MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIETOS DE ALMACÉN

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1 FONDO DE DESARROLLO INDÍGENA GUTEMALTECO Dirección Administrativa. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIETOS DE ALMACÉN Octubre 2016

2 2 INDICE I.INTRODUCCIÓN... 4 II.OBJETIVOS DEL MANUAL... 5 Objetivos específicos:... 5 III.TERMINOLOGÍA... 6 IV.MARCO LEGAL PEDIDO DE ARTÍCULOS Y SUMINISTROS PARA ABASTECIMIENTO DE ALMACÉN PROCEDIMIENTO PEDIDO DE ARTÍCULOS Y SUMINISTROS PARA ABASTECIMIENTO DE ALMACÉN FLUJOGRAMA RECEPCIÓN DE BIENES ARTÍCULOS Y SUMINISTROS PROCEDIMIENTO RECEPCIÓN DE BIENES ARTÍCULOS Y SUMINISTROS FLUJOGRAMA REGISTRO DE BIENES, ARTÍCULOS Y SUMINISTROS PROCEDIMIENTO REGISTRO DE BIENES, ARTÍCULOS Y SUMINISTROS FLUJOGRAMA DESPACHO DE BIENES, ARTÍCULOS Y SUMINISTROS PROCEDIMIENTO DESPACHO DE BIENES, ARTÍCULOS Y SUMINISTROS FLUJOGRAMA RECEPCIÓN DE BIENES, ARTÍCULOS Y SUMINISTROS, POR CONTRATO ABIERTO/ COMPRA DIRECTA PROCEDIMIENTO RECEPCIÓN DE BIENES, ARTÍCULOS Y SUMINISTROS, POR CONTRATO ABIERTO/ COMPRA DIRECTA FLUJOGRAMA: RECEPCIÓN DE BIENES, ARTÍCULOS Y SUMINISTROS, POR ADJUDICACIÓN / LICITACIÓN PROCEDIMIENTO RECEPCIÓN DE BIENES, ARTÍCULOS Y SUMINISTROS, POR ADJUDICACIÓN / LICITACIÓN FLUJOGRAMA REGISTRO DE BIENES, ARTÍCULOS Y SUMINISTROS... 26

3 3 7.1 PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE BIENES, ARTÍCULOS Y SUMINISTROS FLUJOGRAMA DESPACHO DE BIENES, ARTÍCULOS Y SUMINISTROS POR ADJUDICACIÓN/ LICITACIÓN PROCEDIMIENTO DESPACHO DE BIENES, ARTÍCULOS Y SUMINISTROS POR ADJUDICACIÓN/ LICITACIÓN FLUJOGRAMA ANEXOS FORMA 1-H DE LA CONTRALORIA GENERAL DE CUENTAS LIBRO DE ACTAS DEPARTAMENTO DE ALMACEN, CONTRALORIA GENERAL DE CUENTAS TARJETA DE CONTROL DE KARDEX OFICIAL CONTRALORIA GENERAL DE CUENTAS... 35

4 4 I.INTRODUCCIÓN Este manual normas y procedimientos l partamento Almacén, l Fondo Desarrollo Indígena Guatemalteco FODIGUA ha sido elaborado y actualizado con el objetivo ofrecer los procesos operativos que facilitaran el uso, manejo, control, y ejecución l mismo, y que constituyen el cumplimiento operativo establecidas por la institución, al ejercer el control materiales y para su resguardo y/o distribución correspondiente. Por lo consiguiente se encontraran los objetivos, normas generales procedimientos así también sus respectivos flujo gramas que talla paso a paso los procesos a seguir, adjuntado anexos contraloría general cuentas y cuadros control interno sección almacén.

5 5 II.OBJETIVOS DEL MANUAL Realizar las operaciones recepción bienes artículos y con sus respectivos procedimientos evitando así cualquier anomalía en su ingreso y egreso al área almacén y así por abastecer a todas las direcciones, unidas, partamentos y oficinas regionales l Fondo Desarrollo Indígena guatemalteco FODIGUA- Objetivos específicos: 2.1. Mantener en existencia bienes insumos y en almacén l FODIGUA Llevar el control tallado los para por evaluar el estado y la existencia los mismos Revisión tallada los materiales conforme a los documentos que los amparan, asegurando la recepción lo solicitado Mantener un control los materiales en mal estado, inservibles o en suso Guardar manera segura, ornada y clasificada los bienes o ingresados a almacén.

6 6 III.TERMINOLOGÍA Facturas 1-H: Son las constancias ingreso a almacén y a inventario. Libro actas: Documento que se emplea durante la entrega bienes artículos e insumos proyectos a la persona beneficiada. Tarjeta control almacén: Documento a utilizar para la creación reportes ingresos o egresos. Contrato abierto: En el contrato en cuyos términos se scriben las clausulas o disposiciones que se puen modificar sin el consentimiento mutuo. Compra directa: Es la acción obtener un producto o servicio la calidad acuada, con el precio justo, el tiempo indicado y el lugar preciso. Requisición Es el nombre que se le al formato para solicitar materiales, o insumos salientes almacén. Recepción : Es una etapa control importante para garantizar la conformidad los antes integrar en las existencias almacén. Licitación: Es un procedimiento jurídico-administrativo por virtud l cual la administración pública elige a la persona con la cual habrá celebrar un convenio el cual pue tener diferentes objetos.

7 7 IV.MARCO LEGAL 1. Constitución Política la República Guatemala. 2. Decreto , Ley Acceso a la Información Pública 3. Decreto , ley contra la corrupción.

8 8 1. PEDIDO DE ARTÍCULOS Y SUMINISTROS PARA ABASTECIMIENTO DE ALMACÉN Descripción Objetivo Normas La solicitud compra los bienes, insumos y almacén berán sustentarse acuerdo a cantidas existen en almacén, promedios consumo mensual, anual y requerimientos escritos las unidas administrativas Mantener el stock necesario bienes, insumos y en almacén para abastecer los requerimientos todas las unidas trabajo, tanto centrales como regionales. Del Fondo Desarrollo Indígena Guatemalteco FODIGUA- 1. Todos los requerimientos las unidas trabajo berán remitirse en forma escrita al encargado almacén, previa autorización l Director o jefe la unidad administrativa. 2. Todas las solicitus elaboradas por el encargado almacén berá acompañarlos con las existencias en almacén. 3. El encargado almacén berá justificar todas las solicitus compra bienes, artículos y con promedios consumos. 4. Toda solicitud bienes artículos y previamente autorizado podrán trasladarse al partamento compra.

9 9 1.1 PROCEDIMIENTO PEDIDO DE ARTÍCULOS Y SUMINISTROS PARA ABASTECIMIENTO DE ALMACÉN Nombre la actividad Recepción documentación. Descripción la actividad Se recibe todas las solicitus enviadas por las unidas administrativas al partamento almacén responsable Integración datos Se integra las diferentes cantidas bienes, artículos y. Supervisión Se verifican las existencias para terminar si las cantidas son justificadas Elaboración documento Autorización Se elabora la solicitud compra Solicitar visto bueno Dirección Administrativa Director Administrativo Documento aprobado Envió solicitud Envió solicitud compra autorizado por dirección administrativa Remitir la solicitud, previamente autorizada al partamento compra Director administrativo

10 FLUJOGRAMA Almacén Dirección Administrativa Compras INICIO Recepción documentación. Integració n datos Supervisión Elaboración documento compra Autorizaci Documento aprobada Envió solicitud aprobada FIN

11 11 Descripción 2. RECEPCIÓN DE BIENES ARTÍCULOS Y SUMINISTROS. La recepción toda compra será a través l encargado almacén, quien coordinara acciones con el encargado inventarios, encargado vehículos o encarado informática si el caso amerite, para la verificación las especificaciones técnicas solicitadas. Objetivo Normas Lograr que la compra adjudicada, ingrese a almacén con las características y especificaciones técnicas solicitadas, para garantizar la efectividad la compra 1. Toda compra para su ingreso a almacén berá tener el visto bueno dirección administrativa y autorizada por dirección ejecutiva. 2. Se pedirá apoyo a la unidad que sea necesaria para la verificación las especificaciones y que llenen los requisitos que fueron solicitados. 3. Toda compra berá reunir las características y especificaciones solicitadas. 4. Toda compra berá contar con su respectiva factura, datos la institución, valores precios unitarios y cantidas solicitadas. 5. Deberán clasificarse acuadamente los bienes, adquiridos para su almacenamiento, conservación y prevención accintes.

12 PROCEDIMIENTO RECEPCIÓN DE BIENES ARTÍCULOS Y SUMINISTROS. Nombre la actividad Codificación bienes o Descripción la actividad Se codifican los bienes, artículos y adquiridos. responsable Solicitud documento Se solicita al encargado compras la cotización aprobada, lo que ingresara a almacén (factura l proveedor). Envió documento requerido Verificación documentos Recepción bienes o Encargado compra traslada cotización aprobada (factura l proveedor). Confrontar la cotización con la factura para terminar si se facturo lo que fue solicitado, caso contrario no se hará la recepción. Se recibe la compra según factura. Para esta etapa el encargado almacén solicitara la intervención : Asistente compras Si se trata equipo cómputo solicitar la intervención dirección informática para que fe l funcionamiento y especificaciones técnicas. Si se tratara vehículos solicitar la intervención l partamento transportes, para chequeo y funcionamiento. cuando se trate bienes que se consiran activos fijos solicitar la intervención la unidad inventarios para la clasificación y codificación según registros activos. Encargado informática. Encargado transportes. Coordinador inventarios

13 FLUJOGRAMA almacén compras informática transportes inventarios INICIO Codificación bienes Solicitud documento Envió documento requerido Verificación documentos Equipo cómputo Vehículos Activos fijos Recepción bienes o, intervendrán: Fin

14 14 3. REGISTRO DE BIENES, ARTÍCULOS Y SUMINISTROS Descripción El registro los bienes, artículos y adquiridos berá realizarse inmediatamente spués su recepción, chequeo y clasificaciones correspondientes Objetivo Con los registrar oportunamente las compras a almacén reflejaran información oportuna, logrando con ello un control confiable y actualizado Normas 1. Toda factura berá estar razonada al dorso, en don justifique la compra y la unidad que lo solicito, así también llevara la firma y sello l Director Administrativo. 2. Toda nota entrada berá sustentarse con su factura correspondiente para el registro físico interno. 3. Todos los bienes, artículos y berán registrarse acuerdo a su clasificación y registro correspondiente. 4. No se aceptaran retrasos en los ingresos.

15 PROCEDIMIENTO REGISTRO DE BIENES, ARTÍCULOS Y SUMINISTROS Nombre la actividad Clasificación bienes y Envió documento Descripción la actividad Se clasifican los bienes, artículos y adquiridos para su registro Se proporcionara copia la factura al encargado inventarios para que inicie la clasificación si fueran activos fijos e inicie su registro correspondiente Responsable Intificación. Se buscara en los registros Karx, la existencia un código que scriba el articulo para no generar otro. Si no existiera un código con la scripción l artículo, se procerá a la creación la misma, el cual scribirá sus especificaciones que sean necesarias para su intificación Registro en el sistema almacén. Clasificación ingreso. e Cada suministro se registra en el sistema control almacén (Karx) generado una nota entrada especificando los ingresados adjuntado a esta ira copia la factura, al dorso llevara el sello certificación artículos y sus códigos correspondientes, así también el sello almacén y la firma l jefe almacén Cada artículo será intificado con su respectivo código, y será ingresada a la boga almacén, para su resguardo y almacenamiento según sean sus clasificaciones.

16 16 Almacén 3.2 FLUJOGRAMA Inventarios INICIO Clasificación bienes y Envió documento Intificación códigos Registro en el sistema almacén Clasificación e ingreso. FIN

17 17 Descripción Objetivo 4. DESPACHO DE BIENES, ARTÍCULOS Y SUMINISTROS El spacho solicitados por las distintas direcciones, unidas, partamentos y regionales l fondo sarrollo indígena guatemalteco FODIGUA- se efectuara una forma ornada, planificada, y justificada. La entrega los bienes, insumos y, se programara según sea la necesidad l personal Entregar manera inmediata y eficiente los bienes, insumos y que sean solicitados por las distintas Direcciones unidas, partamentos y regionales l FODIGUA. normas 1. Toda solicitud bienes, insumos y, berán ser atreves una requisición, el cual proporcionara el encargado almacén. 2. Antes solicitar los artículos, consultar al encargado almacén. 3. Toda requisición berá ser entregado al encargado almacén con sus respectivas firmas y sellos l jefe inmediato y Director administrativo. 4. Si la requisición ya no es utilizada, se anulara y se archivara, para control interno.

18 PROCEDIMIENTO DESPACHO DE BIENES, ARTÍCULOS Y SUMINISTROS Nombre la actividad creación formatos Descripción la actividad Fotocopiado y numeración formularios para requerimientos Responsable Descripción Describir en la requisición los insumos o y la cantidad que sea requerida por el personal unidad solicitante Autorización requisición Dicha requisición tendrá que ser autorizada por el jefe inmediato la unidad solicitante Jefe unidad inmediato Aprobación requisición Aprobación l director administrativo don indicara las cantidas que serán spachadas por el encargado almacén. Director Administrativo Remitir requisición Entrega Descarga datos l sistema El solicitante presentara la requisición previamente a autorizado por el jefe inmediato y aprobada por el director administrativo al partamento almacén, Se spachan las cantidas bienes, insumos y autorizados por director administrativo Luego l spacho se scargara l karx almacén, generando una nota salida adjuntada a la requisición don berá firmar la persona que está recibiendo los. Unidad solicitante Archivo documentos Se proce archivara la requisición con su respectiva nota salida

19 FLUJOGRAMA Almacén Unidad solicitante Director administrativo Inicio Creación formatos Descripción Autorizaci ón Entrega Remitir requisición Aprobaci ón Descarga datos l sistema Archivo documento Fin

20 20 5. RECEPCIÓN DE BIENES, ARTÍCULOS Y SUMINISTROS, POR CONTRATO ABIERTO/ COMPRA DIRECTA Descripción Objetivo Normas Verificar que sean las especificaciones técnicas que el Contrato Abierto o Compra Directa indiquen. Dependiendo los, bienes, insumos o suministro se solicitara el apoyo a la Dirección Desarrollo Maya Garífuna y Xinka. (Analistas), Unidad informática, unidad transportes, para el apoyo técnico y visto bueno l mismo Lograr una buena recepción los bienes insumos y que sean muy buena calidad y llenen las especificaciones técnicas que según sea el caso compra (Contrato Abierto/Compra Directa 1. Inmediatamente se tendrá que informar al Encargado Almacén toda compra o recepción bienes. 2. Se pedirá apoyo a la unidad que sea necesario para la verificación las especificaciones y que llenen los requisitos que indica el Contrato Abierto o la Compra Directa. 3. Toda compra berá contar con su respectiva factura, datos la Institución, valores precios unitarios y cantidas solicitadas. 4. Deberán clasificarse acuadamente los bienes, adquiridos para su almacenamiento, conservación su calidad y prevención accintes.

21 PROCEDIMIENTO RECEPCIÓN DE BIENES, ARTÍCULOS Y SUMINISTROS, POR CONTRATO ABIERTO/ COMPRA DIRECTA Nombre la actividad Descripción la actividad Responsable Verificación Se inspecciona o verifican los que fueron adquiridos Envió contratos Traslada el Contrato Abierto o las especificaciones técnicas la Compra Directa, para su verificación. Jefe compras Comparación contrato y factura Comparación contrato y factura Confrontara el contrato abierto o ya sea bien las especificaciones técnicas la compra directa con la factura para terminar si se facturo lo que fue solicitado, caso contrario no se hará la recepción Recepción la compra según factura. Para esta etapa el encargado almacén solicitara la intervención : 1.1 si se trata material construcción u otro, para su verificación y calidad. 1.2 Si se trata equipo cómputo. 1.3 Si se trata vehículos, para su chequeo y funcionamiento. 1.4 cuando se trate bienes que se consiran activos fijos para que intervenga en la clasificación y codificación según registro activos Analista Gestión para el Desarrollo. Analista informática. Encargado transportes. Encargado almacén

22 FLUJOGRAMA: Almacén Compras Gestión para el sarrollo Informática Trasportes Inventarios Inici o Verificación Comparació n contrato y factura Envió contratos Material construcción Equipo cómputo Vehículos Activos fijos Comparación contrato y factura Fin

23 23 6. RECEPCIÓN DE BIENES, ARTÍCULOS Y SUMINISTROS, POR ADJUDICACIÓN / LICITACIÓN Descripción Objetivo El encargado almacén estará en el acompañamiento la recepción los bienes, artículos o. La junta recepción será la encargada la verificación los bienes insumos y que fueron aprobadas por la junta Adjudicación según sea el caso, así también se solicitara al partamento Compras la oferta que la empresa presento en Guate compras y que fue adjudicada por la junta para la verificación los bienes o. Lograr la recepción los bienes, insumos y, sean muy buena calidad y llenen las especificaciones técnicas que fueron publicadas en Guate compras y la adjudicación aprobada por la junta. Normas 1. Dirección administrativa y partamento compras Inmediatamente tendrá que informar al Encargado Almacén toda compra o recepción bienes. 2. La junta recepción indicara si necesita algún apoyo técnico para la verificación las especificaciones técnicas. El encargado almacén acompañara el proceso para verificar y estar conforme a lo aprobado con la junta recepción. 3. Toda compra berá contar con su respectiva factura, datos la institución, valores y cantidas solicitadas. 4. Deberán clasificarse acuadamente los bienes adquiridos para su almacenamiento, conservación su calidad y prevención accintes.

24 PROCEDIMIENTO RECEPCIÓN DE BIENES, ARTÍCULOS Y SUMINISTROS, POR ADJUDICACIÓN / LICITACIÓN Nombre la actividad Descripción la actividad Responsable Verificación Se inspecciona o verifican los que fueron adquiridos Junta recepción Envió documento Traslada factura con las especificaciones técnicas la Compra que se adjudico con sus respectivas cotizaciones Verificación documentos Confrontar la factura compra con la cotización para terminar si se facturo lo que fue solicitado, caso contrario no se hará la recepción. Jefe compras Conteo Inspección y conteo los bienes adjudicados previo a registrarlos e ingresarlos al área almacén. Jefe almace

25 FLUJOGRAMA Almacén Compras Junta Recepción INICIO Verificación documento s Envió documento Verificación Conteo FIN

26 26 7. REGISTRO DE BIENES, ARTÍCULOS Y SUMINISTROS Descripción Objetivo Normas El registro los bienes, insumos y adquiridos berán realizarse inmediatamente spués su recepción, chequeo y clasificaciones correspondientes Registrar oportunamente las recepciones bienes, insumos y al almacén que reflejaran información oportuna, logrando con ello un control confiable y actualizado 1. Toda factura por Adjudicación o Licitación berá estar razonada al dorso, don indique los siguientes datos: Nombre l proyecto, proyecto, ESNIP y numero NOG, así también tendrá que llevar la firma y sello l Director Administrativo. 2. En el caso contrato abierto o compra directa, La factura indicara los siguientes datos como mínimo: Nombre l proyecto, Proyecto, o según sea el caso la justificación l motivo la compra efectuada. Así también el sello y firma l Director Administrativo. 3. Toda nota entrada berá sustentarse con su factura correspondiente, para el registro físico interno. 4. Todos los bienes, insumos y berán registrarse acuerdo a su clasificación y registro correspondiente.

27 PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE BIENES, ARTÍCULOS Y SUMINISTROS Nombre la actividad Descripción la actividad Responsable Clasificación bienes y Envió documento Se clasifican los bienes, artículos y adquiridos para su registro Se proporcionara copia la factura al encargado inventarios para que inicie la clasificación si fueran activos fijos e inicie su registro correspondiente Coordinador Inventario Intificación. Se buscara en los registros Karx, la existencia un código que scriba el articulo para no generar otro. Si no existiera un código con la scripción l artículo, se procerá a la creación la misma, el cual scribirá sus especificaciones que sean necesarias para su intificación Registro en el sistema almacén. Clasificación e ingreso. Cada suministro se registra en el sistema control almacén (Karx) generado una nota entrada especificando los ingresados adjuntado a esta ira copia la factura, al dorso llevara el sello certificación artículos y sus códigos correspondientes, así también el sello almacén y la firma l jefe almacén Cada artículo será intificado con su respectivo código, y será ingresada a la boga almacén, para su resguardo y almacenamiento según sean sus clasificaciones.

28 FLUJOGRAMA Almacén Inventario INICIO Clasificación bienes y Envió documento A IDENTIFICACION DE CODIGOS A Registro en el sistema almacén Clasificación e ingreso. FIN

29 29 8. DESPACHO DE BIENES, ARTÍCULOS Y SUMINISTROS POR ADJUDICACIÓN/ LICITACIÓN Descripción Para la entrega los bienes insumos y, se coordinara con la Dirección Desarrollo Maya Garífuna y Xinka el cual programara la entrega realizando la convocatoria respectiva a las comunidad beneficiarias y/o según sea el caso. En don se firmara los documentos entrega insumos o bienes solicitados (acta recepción) Objetivo Normas Entregar manera inmediata y eficiente los bienes o a los beneficiarios una manera ornada y sin mora. 1. El partamento proyectos tendrá que solicitar los bienes o insumos a la Unida Almacén a través una Solicitud, scribiendo cada uno los bienes con cada una sus especificaciones técnicas, con firma l Analista y Director Desarrollo Maya Garífuna y Xinka. 2. Toda entrega se tendrá que programar con la Unidad Almacén para por redactar la nota salida y el acta recepción 3. Solicitar los datos correspondientes, con las personas que recepcionaran los artículos

30 PROCEDIMIENTO DESPACHO DE BIENES, ARTÍCULOS Y SUMINISTROS POR ADJUDICACIÓN/ LICITACIÓN Nombre la actividad Descripción la actividad Responsable Envió solicitud Verificación Entrega Descarga datos l sistema Remite solicitud scribiendo cada una ellas con sus especificaciones y con el nombre l proyecto Se verifica y prepara los solicitados para su entrega Se hace entrega los bienes, insumos y que fueron solicitados Luego l spacho se scargara l karx almacén, generando una nota salida adjuntada a la solicitud don berá firmar la persona que está recibiendo los. Dirección Desarrollo Maya Garífuna y Xinka Archivo documentos Se proce archivara la requisición con su respectiva nota salida

31 FLUJOGRAMA Almacén Dirección Desarrollo Maya Garífuna y Xinka INICIO Verificación Envió solicitud Entrega Descarga datos l sistema Archivo documento FIN

32 32 ANEXOS

33 33 FORMA 1-H DE LA CONTRALORIA GENERAL DE CUENTAS

34 34 LIBRO DE ACTAS DEPARTAMENTO DE ALMACEN, CONTRALORIA GENERAL DE CUENTAS

35 35 TARJETA DE CONTROL DE KARDEX OFICIAL CONTRALORIA GENERAL DE CUENTAS