Manual de Usuario Libro de Obra Digital (LOD) Perfil Administrador de Contratos

Transcripción

1 Manual de Usuario Libro de Obra Digital (LOD) Perfil Administrador de Contratos CORPORACION NACIONAL DEL COBRE DE CHILE (Última actualización junio de 2013) 1

2 Índice 1. Página Ingreso de Usuario Página de Entrada al Sistema Página Contratos Vigentes Página Ingreso Información Contrato Manual Página Borrador de Contrato Manua l Página Apertura del Libro Página Borrador de Apertura de Libro Página Firma de Apertura de Libro Página creación del Acta de inicio Página Borrador del Acta de Inicio Página Firma del Acta de Inicio Página que genera el Acta de Inicio y Entrega de Terreno Página borrador del Acta de Inicio y Entrega de Terreno Página Firma de Acta de Inicio y Entrega de Terreno Página de Folios Pendientes Folios Pendientes llamados desde Contratos Vigentes Página Cambio de Asistente Página generar Cambio de Asistente Página borrador Cambio de Asistente Página estado Cambio de Asistente Página Borradores Pendientes Página para generar transacción de Consulta Página de Borrador de Consulta Página de Firma de Consulta Página para generar Instrucción Pagina Borrador de Instrucción Página Firma de Instrucción Pagina para generar Transacción Notificación de Incumplimiento Página borrador de Notificación de Incumplimiento Página de Firma de la Notificación de Incumplimiento Página para generar transacción Entrega de Información Página de Borrador de Entrega de Información Página Firma de Entrega de Información Página para generar transacción de Solicitud Página de Borrador de Solicitud Página de Firma de Solicitud Página para generar Orden de Cambio Página Borrador Orden de Cambio Página Firmar de Orden de Cambio Página para generar transacción de Constancia Página Borrador de Constancia Página Firma de Constancia Cierre del Libro Página para Respuesta Genérica Página borrador Respuesta Genérica Página firma Respuesta Genérica Página de Respuesta Genérica a Solicitud de Compensación Página de Respuesta para Reclamo Página Contratos Históricos Buscador de Folios Respuesta del Buscador 92 2

3 1 INGRESO AL SISTEMA Para acceder al LOD, debemos ingresar a Portal de Codelco, seleccionar Mi Trabajo y en la parte derecha seleccionar Abastecimiento : Ingresamos al sitio de la Gerencia de Abastecimiento y seleccionamos Sistemas de Abastecimiento : Una vez que se ingresa al SGC, se accede al Menú Principal del sistema: NOTA: Adicionalmente, existe otra forma de ingreso a través de una URL directa, 10

4 Acceso al Libro de Obra Digital 1. Página Ingreso de Usuario Para ingresar al sistema Libro de Obra Digital de Codelco como perfil Administrador Codelco, usted deberá realizar los siguientes pasos: 1. Primero deberá ingresar su R.U.T. en el campo R.U.T. de usuario. 2. Ingrese su contraseña en el campo Contraseña. Su contraseña deberá tener un máximo de 6 dígitos alfanuméricos. 3. Para ingresar al sistema, deberá presionar en el botón Ingresar. 4. Para borrar el RUT y la Contraseña, presione Borrar. 5. Si ha olvidado su clave de acceso, presione Olvidó su Clave para conocerla. 6. Si desea cambiar su clave de acceso, presione Cambio de Clave. 10

5 2. Página Olvido de Clave Si usted se ha olvidado de su clave deberá ingresar a esta pantalla. 1. Deberá ingresar su R.U.T. 2. Una vez ingresado el R.U.T., presione Aceptar. 3. Si se equivocó, presione Borrar. 4. Si no desea recuperar su clave presione Volver. 11

6 3. Página Cambio de Clave Si usted desea cambiar su clave deberé ingresar su Rut a esta página. 1. Deberá ingresar su R.U.T. 2. Una vez ingresado el R.U.T., presione Aceptar. 3. Si se equivocó, presione Borrar. 4. Si no desea cambiar su clave presione Volver. 12

7 4. Página Cambio Definitivo de Clave Para cambiar su clave definitiva, usted deberá seguir los siguientes pasos: Modo de operación 1. Ingrese su clave antigua. 2. Ingrese su clave nueva. 3. Re-ingrese su clave nueva. 4. Si está seguro, presione Aceptar. 5. Si no quiere cambiar su clave presione Volver. 13

8 5. Página de Entrada al Sistema. Luego de ingresar al sistema usted se encontrará con la siguiente página. A continuación describiremos cada área de ésta. Descripción 1. Mesa de Ayuda: Para las dudas o consultas que puedan surgir durante el proceso se creó esta Mesa de Ayuda, la cual estará disponible entre las 08:00 hrs. y 24:00 hrs. 2. Cerrar Sesión: Una vez finalizada las operaciones en el Sistema, Usted deberá Finalizar su Sesión para así evitar el mal uso de esta. 3. Home o Página de Inicio: Optimizado para acceder directamente a la página Inicial. 4. Ayuda: Visite el módulo de ayuda para encontrar las respuestas a sus diferentes dudas. 5. Buscador de Folios: Si desea encontrar un Folio en especial y no recuerda exactamente sus datos, esta herramienta le ayudará en su búsqueda. 6. Identificador de Usuario: Identifica al Usuario que está conectado al Libro de Obra. 14

9 7. Estado del Perfil: Desde aquí usted podrá revisar el perfil con el cual está trabajando en el sistema. Si su usuario tiene más de un perfil, usted podrá cambiarlo en ese campo. 8. Menú: Desde aquí usted podrá acceder directamente a los diferentes ítems como lo son: Contratos Vigentes, Contratos Históricos, Apertura y Cierre Libro de Obra, Folios, etc. 9. Área de Trabajo: En este sector usted encontrará desplegada la información con las actividades que deberá desarrollar el Administrador de Codelco. 15

10 6. Página Contratos Vigentes. En la pantalla de Contratos Vigentes, usted podrá ver las tareas pendientes a realizar y las actividades nuevas que podrá desarrollar en el perfil Administrador Codelco. En esta página no necesariamente se debe seguir la correlatividad de los ítems marcados, se puede comenzar por cualquiera de ellos. 1. Si selecciona el Número de Contrato, usted podrá ver el Detalle del Contrato. 2. En la columna Apertura y Cierre Libro de Obra, podrá validar las siguiente tareas: a. Contrato Borrador. b. Contrato Vigente sin asignar. c. Apertura pendiente por la contra parte. d. Libro en estado sin Acta. e. Libro con Acta en borrador. 16

11 f. Libro en estado borrador. g. Libro abierto por ambas partes. h. Libro cerrado por Codelco y no Contratista. i. Libro Maestro sin abrir. j. Libro Multidivisional. 3. En la columna Folios, se indicarán los folios pendientes que tiene el Administrador Codelco para el contrato seleccionado. 4. En la columna Borradores Se indicarán los borradores pendientes que tiene el Administrador Codelco para el contrato seleccionado. 5. En la columna Nuevo Folio, se indican las transacciones que usted puede realizar una vez que ya se ha firmado el Acta de Inicio por parte del Administrador Codelco y del Administrador Contratista. 17

12 7. Página Ingreso Información Contrato Manual. Para ingresar un contrato es necesario tener en consideración que los campos que tienen un asterisco (*) son de carácter obligatorio. A continuación veremos de manera gráfica cada campo y las opciones que algunos de ellos tienen. 1. En la primera parte, se deberá ingresar los siguientes datos correspondientes al contrato: Nº de Contrato, Tipo de servicio, Nombre del contrato, tipo de Libro a aperturar y la División. a. En Tipo de Servicio usted deberá seleccionar desde una lista el servicio que entregará el contratista. 18

13 b. En Tipo de Libro, deberá especificar si será un Libro Maestro o Múltiple. b1. Si elige Maestro deberá seleccionar en el campo División la División para la cual se realizarán los trabajos. b2. Si elige Múltiple se desplegarán las distintitas divisiones de Codelco las que por defecto vendrán seleccionadas. Usted deberá desactivar la división en la que NO se realizarán trabajos. 2. Para completar la Fecha de Suscripción, Fecha de Inicio y Fecha Término de Contrato, se deberá seleccionar el calendario que aparece a un costado de cada campo. El sistema desplegará automáticamente un calendario donde se podrá seleccionar la fecha que corresponda y que no supere la fecha actual. 3. Respecto del Monto Inicial y Monto Actualizado, usted deberá indicar para ambos casos el tipo de moneda: Pesos ($), Unidad de Fomento (U.F.), Dólares (US$). 19

14 4. Respecto a los Datos de la Empresa, el sistema permitirá realizar 2 acciones según sea el caso: a. Ingresar el RUT de una empresa ya existente a la cual se le va a asignar el contrato. b. Ingresar el RUT y la Razón Social de una empresa nueva. Para que todos los datos ingresados sean guardados en el sistema, presione el botón Confirmar. 20

15 8. Página Borrador de Contrato Manual. Al efectuar la confirmación de los datos en el sistema, éstos quedarán en Estado de Borrador. El Administrador Codelco tendrá la posibilidad de efectuar las acciones asociadas a la página: 1. Si selecciona Imprimir, tendrá la posibilidad de imprimir esta página. 2. Si selecciona Modificar usted podrá corregir los datos anteriormente ingresados. 3. Si ha seleccionado Ingresar, podrá ingresar definitivamente el contrato al sistema. 21

16 9. Página Apertura del Libro. En esta página el Administrador Codelco podrá realizar el ingreso de los datos necesarios que se requieren para efectuar la Apertura de Libro. 22

17 1. El Administrador Codelco podrá seleccionar un Superior a través de una lista que se mostrará por pantalla cuando se presione el botón Buscar. Cuando es seleccionado el Superior, el sistema automáticamente visualizará los datos en la página con todos los antecedentes del Superior seleccionado. 2. El Administrador Codelco podrá seleccionar un Asistente a través de una lista que se mostrará por pantalla cuando se presione el botón Buscar. Cuando es seleccionado el Asistente, el sistema automáticamente visualizará los datos en la página con todos los antecedentes del Asistente seleccionado. 23

18 3. Presione Borrar para eliminar el Asistente. 4. Para que todos los datos ingresados sean guardados en el sistema, presione el botón Confirmar. 24

19 10. Página Borrador de Apertura de Libro. La Apertura del libro quedará en estado borrador y se podrán seleccionar las siguientes opciones: 25

20 1. Si selecciona Imprimir, tendrá la posibilidad de imprimir esta página. 2. Si selecciona Modificar usted podrá corregir los datos anteriormente ingresados. 3. Si ha seleccionado Firmar, el libro quedará aperturado. Cuando se cumpla lo anterior el Administrador Codelco esta en condiciones de completar el Acta de Inicio, la cual se transformará es un documento oficial del acuerdo suscrito. 26

21 11. Página Firma de Apertura de Libro. Luego de haber firmado la Apertura del Libro lo que es un Proceso definitivo, usted encontrará 3 opciones que podrá seleccionar: 27

22 1. Bajar la Firma, para tener un respaldo de la Apertura del Libro. 2. Imprimir esta página. 3. Abrir el Acta de Inicio. 28

23 12. Página creación del Acta de inicio. El Acta de Incio es el primer folio del libro, donde se darán por iniciada las actividades para los servicios encomendados según contrato entre Codelco y el Contratista. 1. En este campo usted deberá indicar la ciudad en la que se realizarán los trabajos. 2. Usted deberá indicar si el Acta se realizará Sin o Con Observaciones. 3. En el caso que seleccione Sin observaciones, no podrá escribir ya que automáticamente el sistema bloqueará ese campo dispuesto para incorporar Observaciones. En el caso de que se seleccione Con observaciones, usted podrá indicar en el campo respectivo las observaciones correspondientes para ese contrato. Si usted al momento de crear el contrato no indicó la fecha de suscripción del contrato, en el campo observaciones del Acta de Inicio se mostrará el siguiente mensaje: Esta Acta de Inicio se suscribe sin haberse suscrito el respectivo contrato. 29

24 4. Si selecciona Imprimir, tendrá la posibilidad de imprimir esta página. 5. Para que todos los datos ingresados sean guardados en el sistema, presione el botón Confirmar. 30

25 13. Página Borrador del Acta de Inicio. Luego de confirmar el ingreso de los datos solicitados en el Acta de Inicio, usted podrá seleccionar una de las tres opciones existentes. 1. Si selecciona Imprimir, tendrá la posibilidad de imprimir esta página. 2. Si selecciona Modificar, usted podrá corregir los datos anteriormente ingresados. 3. Si ha seleccionado Firmar, el Acta de Inicio quedará firmada. Cuando se cumpla lo anterior el Administrador Codelco esta en condiciones de comenzar a generar transacciones. 31

26 14. Página Firma del Acta de Inicio. Una vez firmada el Acta de Inicio, se mostrará por pantalla datos como el número del folio, las observaciones realizadas y la Firma Digital Avanzada. Esta última debe utilizar un E-token(*).La Firma Digital Avanzada convierte al Acta en un documento oficial y válido para efectos legales. 1. El número de folio aparece luego que se firmó el Acta de Inicio. 2. Se desplegarán las observaciones realizadas. 3. El sistema mostrará la Firma Digital Avanzada, luego de realizar el proceso de firma digital a través de un E-token (*). (*) El E-token es un instrumento que se utiliza para asegurar la autenticidad de la Firma Digital, el que es provisto por una empresa certificadora de Firma Digital. 32

27 15. Página que genera el Acta de Inicio y Entrega de Terreno. El Acta de Inicio sólo se activa para los Servicios de Construcción. 33

28 1. En este campo usted deberá indicar la ciudad en la que se realizarán los trabajos. 2. Usted deberá indicar si el Acta se realizará Sin o Con Observaciones. 3. En el caso que seleccione Sin observaciones, no podrá escribir ya que automáticamente el sistema bloqueará ese campo dispuesto para incorporar Observaciones. En el caso de que se seleccione Con observaciones, usted podrá indicar en el campo respectivo las observaciones correspondientes para ese contrato. Si usted al momento de crear el contrato no indicó la fecha de suscripción del contrato, en el campo observaciones se mostrará el siguiente mensaje: Esta Acta de Inicio se suscribe sin haberse suscrito el respectivo contrato. 4. En el área de respuesta, usted deberá indicar Sí, No o No aplica, según corresponda a la pregunta formulada. 5. Estas son las preguntas que usted tendrá que responder. 6. Si la respuesta es Sí, usted deberá indicar en porcentaje el estado de la entrega de terreno. 7. Para que todos los datos ingresados sean guardados en el sistema, presione el botón Confirmar. 34

29 16. Página borrador del Acta de Inicio y Entrega de Terreno. Luego de confirmar el ingreso de los datos solicitados en el Acta de Inicio y Entrega de Terreno, usted podrá visualizar el porcentaje del estado en que será entregado el Terreno. 35

30 1. El sistema mostrará los porcentajes relacionados con las respuestas ingresadas por Codelco en un gráfico de barra y en números. 2. Si selecciona Imprimir, tendrá la posibilidad de imprimir esta página. 3. Si selecciona Modificar, usted podrá corregir los datos anteriormente ingresados. 4. Si ha seleccionado Firmar, el Acta de Inicio y Entrega de Terreno quedará firmada. Cuando se cumpla lo anterior el Administrador Codelco esta en condiciones de comenzar a generar transacciones. 36

31 17. Página Firma de Acta de Inicio y Entrega de Terreno. Una vez firmada el Acta de Inicio y Entrega de Terreno, se mostrarán por pantalla datos como el Número de Folio, las Observaciones realizadas, las respuestas marcadas y la Firma Digital Avanzada. 37

32 1. Bajar la Firma, para tener un respaldo del Acta de Inicio. 2. Imprimir esta página. 3. Ir a Contratos Vigentes, para desarrollar otras actividades. 38

33 18. Página de Folios Pendientes. En esta página usted verá todos los Folios Pendientes que tiene un contrato y podrá realizar las siguientes acciones: 1. Si usted presiona el Número de Contrato correspondiente, podrá ver un detalle del contrato. 2. Si usted presiona el Nombre del Contrato, podrá ver un detalle del contrato. 3. El sistema le mostrará si el contrato tiene algún Folio Pendiente que deberá revisar. Al seleccionarlo, el sistema desplegará en la misma página los folios pendientes que tiene ese contrato. 4. El sistema mostrará datos como el Número del Folio, para quien esta dirigida la transacción, el nombre del autor de la transacción, el Tipo de Transacción, el asunto, la Fecha Máxima en la que deberá dar respuesta y las Tareas Pendientes. 5. En Tareas Pendientes, usted visualizará la tarea que le corresponde realizar. 6. En el caso de que genere más de 5 filas de resultados en la página, se crearán páginas adicionales. El Administrador Codelco podrá acceder a las páginas siguientes. 39

34 19. Folios Pendientes llamados desde Contratos Vigentes. Existe también la opción de ver los Folios Pendientes que tendrá un contrato desde la página de Contratos Vigentes. 1. Si usted presiona el Número del Contrato, el Nombre de la Obra o Apertura y Cierre de Libro de Obra, podrá ver el detalle del contrato. 2. El sistema le mostrará si el contrato tiene algún folio pendiente que deberá revisar. Al seleccionarlo, el sistema desplegará en la misma pantalla los folios pendientes que tiene ese contrato. 3. El sistema mostrará datos como el Número del Folio, para quien esta dirigida la transacción, el nombre del autor de la transacción, el Tipo de Transacción, el asunto, la fecha máxima en la que deberá dar respuesta y las Tareas Pendientes. 4. En Tareas Pendientes, usted visualizará la tarea que le corresponde realizar. 40

35 5. En el caso de que genere más de 5 filas de resultados en la página, se crearán páginas adicionales. El Administrador Codelco podrá acceder a las páginas siguientes. 41

36 20. Página Cambio de Asistente. En esta página usted tiene la posibilidad de cambiar el Asistente seleccionado para un contrato. 1. Usted podrá ver datos como: Contrato, Obra y el Asistente actual. 2. Si usted presiona el botón Cambiar Asistente, el sistema lo enviará a la página correspondiente para el Cambio de Asistente. 42

37 21. Página generar Cambio de Asistente. En esta página usted podrá realizar el Cambio de Asistente. 1. El Administrador Codelco podrá seleccionar un Asistente a través de una lista que se mostrará por pantalla cuando se presione el botón Buscar. Cuando es seleccionado el Asistente, el sistema automáticamente visualizará los datos en la página con todos los antecedentes del Asistente seleccionado. 43

38 2. Presione Borrar para eliminar el Asistente. 3. Para que todos los datos ingresados sean guardados en el sistema, presione el botón Confirmar. 44

39 22. Página borrador Cambio de Asistente. Luego de confirmar el ingreso de los datos del nuevo Asistente, usted tiene dos opciones para seleccionar: 1. Si presiona el botón Volver, volverá a la página de ingreso del nuevo Asistente. 2. Para que todos los datos ingresados sean cambiados definitivamente en el sistema, presione el botón Confirmar. 45

40 23. Página estado Cambio de Asistente. En esta página el sistema le informará que la operación de Cambio de Asistente se ha o no realizado exitosamente. 1. Usted deberá presionar en Volver a Contratos Vigentes para desarrollar otras actividades. 46

41 24. Página Borradores Pendientes En esta página usted verá todos los Folios Pendientes que tiene un contrato y podrá realizar las siguientes acciones: 1. Si usted presiona el Número de Contrato o Nombre de la Obra, podrá ver un detalle del contrato. 2. Si usted presiona en Borradores Pendientes, el sistema desplegará en la misma pantalla los borradores pendientes que tiene ese contrato. 3. El sistema mostrará datos como: para quien está dirigida la transacción, el nombre del autor de la transacción, el Tipo de Transacción, el asunto, la fecha máxima en que la transacción en Estado de Borrador permanecerá en el sistema. 4. Si usted presiona el Asunto de la Transacción, el sistema mostrará la transacción en estado borrador. 47

42 5. En el caso de que genere más de 5 filas de resultados en la página, se crearán páginas adicionales. El Asistente Codelco podrá acceder a las páginas siguientes. 48

43 25. Página para generar transacción de Consulta. Esta transacción se aplica a hechos pasados o futuros. Permite realizar una consulta respecto del proyecto, de algún evento o hito en particular. Es una instancia de comunicación abierta, donde se permite preguntar libremente respecto de cualquier tema. Esta transacción no es para solicitar información anexa, ni para solicitar bienes físicos. 1. Deberá indicar el asunto por el cual está efectuando la consulta. 2. En Archivos Adjuntos, usted podrá adjuntar archivos que ayudan a formular la consulta. Por ejemplo algún informe sobre especificaciones de un terreno. 49

44 3. Una vez que presiona Adjuntar, en el recuadro se mostrará el nombre del documento que se anexa. Se podrán adjuntar los documentos que usted estime necesario. El no adjuntar un documento, no afecta la creación de la consulta. 4. En el campo Requiere Respuesta por defecto se indicará que la consulta necesita respuesta de la contraparte. 5. En el campo De mi consideración, usted puede extender el motivo de la consulta. Es obligatorio ingresar una referencia sobre la consulta. 6. Para que todos los datos ingresados sean guardados en el sistema, presione el botón Confirmar. 50

45 26. Página de Borrador de Consulta Luego de confirmar el ingreso de los datos solicitados, la consulta quedará en Estado de Borrador. En esta página usted podrá seleccionar una de las tres opciones existentes. 1. Si selecciona Imprimir, tendrá la posibilidad de imprimir esta página. 2. Si selecciona Modificar usted podrá corregir los datos correspondientes al asunto, adjuntar o eliminar algún archivo. Además podrá cambiar el texto del campo De mi consideración. 3. Si ha seleccionado Firmar, la consulta es firmada y derivada al Administrador Contratista para su posterior respuesta. Recuerde que para firmar una Consulta deberá hacerlo utilizando su E-token. 51

46 27. Página de Firma de Consulta. Una vez firmada el Consulta, se mostrará por pantalla datos como el número del folio, las consideraciones realizadas y la Firma Digital Avanzada. Modo de operación 1. Bajar la Firma, para tener un respaldo de la Consulta. 2. Imprimir esta página. 3. Ir a Contratos Vigentes, para desarrollar otras actividades. 52

47 28. Página para generar Instrucción. Es aplicable a hechos futuros y sólo podrá usar esta transacción el Administrador de Codelco. Esta Transacción comunica al Contratista que debe ejecutar una determinada acción, seguir un determinado procedimiento, o actuar de acuerdo a lo que se ha establecido. Una Instrucción es una orden para actuar de determinada manera. 53

48 1. Deberá indicar el asunto por el cual esta generando la Instrucción. 2. En Archivos Adjuntos, usted podrá adjuntar archivos que ayudan formular la Instrucción. 3. Una vez que presiona adjuntar, en el recuadro aparecerá el nombre del documento que se anexa. Se podrá adjuntar los documentos que usted crea necesario. El no adjuntar un documento no afecta la creación de la Instrucción. 4. En el campo Requiere Respuesta deberá seleccionar entre Si o No para indicar si la Instrucción requerirá o no respuesta de la contraparte. En el caso de seleccionar Si, el sistema mostrará la fecha límite que tendrá la contraparte para responder. 5. En el campo De mi consideración, usted tiene que indicar los motivos por los cuales esta realizando la Instrucción. 6. Para que todos los datos ingresados sean guardados por el sistema, presione el botón Confirmar. 54

49 29. Pagina Borrador de Instrucción. Luego de confirmar el ingreso de los datos solicitados, la Instrucción quedará en Estado de Borrador. En esta página usted podrá seleccionar una de las 3 opciones existentes. 1. Si selecciona Imprimir, tendrá la posibilidad de imprimir esta página. 2. Si selecciona Modificar usted podrá corregir los datos correspondientes al asunto, adjuntar o eliminar algún archivo. Además podrá cambiar el texto del campo De mi consideración. 3. Si ha seleccionado Firmar, la Instrucción es firmada y derivada al Administrador contratista para su posterior respuesta si así fue seleccionada. Recuerde que para firmar deberá hacerlo utilizando su E-token. 55

50 30. Página Firma de Instrucción Una vez firmada la Instrucción, se mostrará por pantalla datos como el número del folio, las consideraciones realizadas y la Firma Digital Avanzada. 1. Bajar la Firma, para tener un respaldo de la Instrucción. 2. Imprimir esta página. 3. Ir a Contratos Vigentes, para desarrollar otras actividades. 56

51 31. Pagina para generar Transacción Notificación de Incumplimiento. En esta página el Administrador de Codelco podrá realizar la transacción Notificación de Incumplimiento cuando el Contratista no cumplio con alguna actividad dentro del proyecto. 1. Deberá indicar el asunto por el cual esta generando la Notificación de Incumplimiento. 2. En campo Aplica Multa usted deberá ingresar si aplica o no una Multa por el Incumplimiento. Al seleccionar Si el Administrador 57

52 Codelco deberá obligatoriamente ingresar el monto y el tipo de moneda respectivo. 3. En Archivos Adjuntos, usted podrá adjuntar archivos que ayudan formular la Notificación de Incumplimiento. 4. Una vez que presiona adjuntar, en el recuadro aparecerá el nombre del documento que se anexa. Se podrá adjuntar los documentos que usted crea necesario. El no adjuntar un documento no afecta la creación de la Entrega de Información. 5. En el campo Requiere Respuesta por defecto el sistema deberá indicar que la Notificación de Incumplimiento necesita respuesta de la contraparte. 6. En el campo De mi consideración, usted tiene que indicar los motivos por los cuales esta realizando la Notificación de Incumplimiento. 7. Para que todos los datos ingresados sean guardados por el sistema, presione el botón Confirmar. 58

53 32. Página borrador de Notificación de Incumplimiento. Luego de confirmar el ingreso de los datos solicitado en la transacción Notificación de incumplimiento, usted podrá seleccionar una de las tres opciones existentes. 1. Si selecciona Imprimir, tendrá la posibilidad de imprimir esta página. 2. Si selecciona Modificar usted podrá corregir los datos correspondientes al asunto, Aplica Multa, adjuntar o eliminar algún archivo. Además podrá cambiar el texto del campo De mi consideración. 3. Si ha seleccionado Firmar, la Notificación de Incumplimiento es firmada y derivada al Administrador Contratista para su posterior respuesta. Recuerde que para firmar deberá hacerlo utilizando su E- token. 59

54 33. Página de Firma de la Notificación de Incumplimiento. Una vez firmada la Notificación de Incumplimiento, se mostrará por pantalla datos como el número del folio, la Multa aplicada, las consideraciones realizadas y la Firma Digital Avanzada. 1. Bajar la Firma, para tener un respaldo de la Notificación de Incumplimiento. 2. Imprimir esta página. 3. Ir a Contratos Vigentes, para desarrollar otras actividades. 60

55 34. Página para generar transacción Entrega de Información Esta transacción es aplicable a hechos pasados o futuros. Permite efectuar un requerimiento de información de un reporte, un plano específico, o algún otro documento (de carácter formal) considerado importante para el desarrollo del proyecto. 1. Deberá indicar el asunto por el cual esta generando la Entrega de Información. 2. En Archivos Adjuntos, usted podrá adjuntar archivos que ayudan formular la Entrega de Información. 3. Una vez que presiona adjuntar, en el recuadro aparecerá el nombre del documento que se anexa. Se podrá adjuntar los documentos que usted crea necesario. El no adjuntar un documento no afecta la creación de la Entrega de Información. 61

56 4. En el campo Requiere Respuesta deberá seleccionar entre Si o No para indicar si la Entrega de Información requerirá o no respuesta de la contraparte. En el caso de seleccionar Si, el sistema mostrará la fecha límite que tendrá la contraparte para responder. 5. En el campo De mi consideración, usted tiene que indicar los motivos por los cuales esta realizando la Entrega de Información. 6. Para que todos los datos ingresados sean guardados por el sistema, presione el botón Confirmar. 62

57 35. Página de Borrador de Entrega de Información. Una vez digitada la información usted sólo deberá presionar Confirmar para ingresar la transacción Entrega de información, la que quedará en Estado de Borrador. 1. Si selecciona Imprimir, tendrá la posibilidad de imprimir esta página. 2. Si selecciona Modificar usted podrá corregir los datos correspondientes al asunto, adjuntar o eliminar algún archivo. Además podrá cambiar el texto del campo De mi consideración. 3. Si ha seleccionado Firmar, la Instrucción es firmada y derivada al Administrador contratista para su posterior respuesta si así fue seleccionada. Recuerde que para firmar deberá hacerlo utilizando su E-token. 63

58 36. Página Firma de Entrega de Información. Una vez firmada la Entrega de Información, se mostrarán por pantalla datos como el número del folio, las consideraciones realizadas y la Firma Digital Avanzada. 1. Bajar la Firma, para tener un respaldo de la Entrega de Información. 2. Imprimir esta página. 3. Ir a Contratos Vigentes, para desarrollar otras actividades. 64

59 37. Página para generar transacción de Solicitud. Esta transacción se usa cuando una de las partes requiere o pide algo de la otra. Si lo requerido es un bien físico (material, insumo o recurso), la contraparte deberá usar una Constancia. Si lo requerido no es un bien físico, sino que se trata de un archivo, un mapa, plano o documento, la contraparte deberá usar una Entrega de Información. Si lo requerido no es un bien, pero tampoco se anexa ningún documento en la respuesta, la contraparte deberá usar una Respuesta Genérica. 65

60 1. Deberá indicar el asunto por el cual esta efectuando la Solicitud. 2. En Archivos Adjuntos, usted podrá adjuntar archivos que ayudan formular la consulta. Por ejemplo algún informe sobre especificaciones de un terreno. 3. Una vez que presiona Adjuntar, en el recuadro se mostrará el nombre del documento que se anexa. Se podrán adjuntar los documentos que usted crea necesario. El no adjuntar un documento, no afecta la creación de la consulta. 4. En el campo Requiere Respuesta por defecto se indicará que la consulta necesita respuesta de la contraparte. 5. En el campo De mi consideración, usted puede extender el motivo de la consulta. Es obligatorio ingresar una referencia sobre la consulta. 66

61 38. Página de Borrador de Solicitud. Luego de confirmar el ingreso de los datos solicitados, la Solicitud quedará en Estado Borrador. En esta página usted podrá seleccionar una de las tres opciones existentes. 1. Si selecciona Imprimir, tendrá la posibilidad de imprimir esta página. 2. Si selecciona Modificar usted podrá corregir los datos correspondientes al asunto, adjuntar o eliminar algún archivo. Además podrá cambiar el texto del campo De mi consideración. 3. Si ha seleccionado Firmar, la Solicitud es firmada y derivada al Administrador Contratista para su posterior respuesta. Recuerde que para firmar una Solicitud deberá hacerlo utilizando su E-token. 67

62 39. Página de Firma de Solicitud. Una vez firmada la Solicitud, se mostrará por pantalla datos como el Número del Folio, las Consideraciones realizadas y la Firma Digital Avanzada. Modo de operación 1. Bajar la Firma, para tener un respaldo de la Solicitud. 2. Imprimir esta página. 3. Ir a Contratos Vigentes, para desarrollar otras actividades. 68

63 40. Página para generar Orden de Cambio Esta transacción es generada cuando se produce un cambio en las condiciones iniciales del contrato, producto de una Solicitud de Compensación por parte del Contratista. 69

64 1. Debe indicar el asunto por el cual esta efectuando la transacción Orden de Cambio. 2. En Archivos Adjuntos, usted puede adjuntar archivos que sirvan de respaldo para hacer la Orden de Cambio. 3. Una vez que presiona adjuntar, en el recuadro aparecerá el nombre del documento que se anexa. Se podrá adjuntar los documentos que usted crea necesario. El no adjuntar un documento no afecta la creación de la Orden de Cambio. 4. En el campo Requiere Respuesta por defecto el sistema deberá indicar que la Orden de Cambio necesita respuesta de la contraparte. 5. El Administrador Codelco deberá indicar el impacto en plazos (días), montos ($,UF, US$) o ambas. 6. Este campo permitirá especificar el motivo del impacto de la Orden de Cambio. 7. Si existen razones que usted cree que son importantes de informar, en este campo podrá indicarlo. 8. Para que todos los datos ingresados sean guardados por el sistema, presione el botón Confirmar. 70

65 41. Página Borrador Orden de Cambio. Una vez ingresada la información, usted deberá presionar Confirmar para dejar la transacción en Estado de Borrador. 1. Si selecciona Imprimir, tendrá la posibilidad de imprimir esta página. 2. Si selecciona Modificar usted podrá corregir los datos correspondientes al Asunto, adjuntar o modificar algún archivo, cambiar los plazos y los montos, cambiar los Motivos de Impacto y las Consideraciones. 3. Si ha seleccionado Firmar, la Orden de Cambio es firmada y derivada al Administrador Contratista para su posterior respuesta si así 71

66 fue seleccionada. Recuerde que para firmar deberá hacerlo utilizando su E-token. 72

67 42. Página Firmar de Orden de Cambio. Una vez firmada la Orden de Cambio, se mostrarán por pantalla datos como el número del folio, los motivos de impacto, las consideraciones realizadas y la Firma Digital Avanzada. Esta última se debe conectar a través de un E-token(*). 1. Bajar la Firma, para tener un respaldo de la Orden de Cambio. 2. Imprimir esta página. 73

68 3. Ir a Contratos Vigentes, para desarrollar otras actividades. 74

69 43. Página para generar transacción de Constancia Esta transacción se usa sólo cuando se requiere formalizar, notificar o constatar cierto hecho o situación, y que se considera relevante para el desarrollo del proyecto. Además se utiliza para formalizar la recepción de bienes físicos. 1. Debe indicar el asunto por el cual esta efectuando la Constancia. 2. En Archivos Adjuntos, usted puede adjuntar archivos que sirvan de respaldo para hacer la Constancia. 3. Una vez que presiona Adjuntar, en el recuadro aparecerá el nombre del documento que se anexa. Se podrá adjuntar los documentos que usted crea 75

70 necesarios. El no adjuntar un documento no afecta la creación de la Constancia 4. En el campo Requiere Respuesta deberá seleccionar entre Sí o No para indicar si la Constancia requerirá o no respuesta de la contraparte. En el caso de seleccionar Sí, el sistema mostrará la fecha límite que tendrá la contraparte para responder. 5. En el campo De mi consideración, usted tiene que indicar los motivos por los cuales esta realizando la Constancia. Para que todos los datos ingresados sean guardados en el sistema, presione el botón Confirmar 76

71 44. Página Borrador de Constancia. Una vez Ingresada la información, usted debe presionar Confirmar para ingresar la transacción Constancia, la que quedará en Estado de Borrador. 1. Si selecciona Imprimir, tendrá la posibilidad de imprimir esta página. 2. Si selecciona Modificar usted podrá corregir los datos correspondientes al asunto, adjuntar o eliminar algún archivo. Además podrá cambiar el texto del campo De mi consideración. 3. Si ha seleccionado Firmar, la Constancia es firmada y derivada al Administrador contratista para su posterior respuesta si así fue seleccionada. Recuerde que para firmar deberá hacerlo utilizando su E-token. 77

72 45. Página Firma de Constancia. Una vez firmada la Constancia, se mostrarán por pantalla datos como el número del folio, las consideraciones realizadas y la Firma Digital Avanzada. 1. Bajar la Firma, para tener un respaldo de la Constancia. 2. Imprimir esta página. 3. Ir a Contratos Vigentes, para desarrollar otras actividades. 78

73 46. Cierre del Libro. En la Página de Cierre del Libro, se muestran todas las transacciones realizadas dentro del contrato. Modo de operación 1. En el campo de Observaciones, el Administrador de Codelco podrá efectuar las observaciones correspondientes a este libro. 2. Al Confirmar el Cierre del Libro queda en Estado de Borrador. Una vez que se ha firmado el Cierre del Libro definitivamente se esta cerrando el contrato existente y toda la información referente a las transacciones 79

74 realizadas quedarán disponibles sólo para consulta. Esta consulta se podrá revisar en la página de Contratos Históricos. 80

75 47. Página para Respuesta Genérica Esta página se activará cuando el Administrador Codelco deba responder a una Transacción que fue resalizada por la contraparte. Las transacciones que requieren respuesta obligatoria del Administrador Codelco son: Consulta, Solicitud, Solicitud de Compensación y Notificación de Incumplimiento. Las transacciones que tienen respuesta optativa son: Entrega de Información y Constancia. 1. En Campo Folio de Origen, el Administrador Codelco podrá revisar los folios anteriores que tiene el contrato. 2. En Archivos Adjuntos, usted podrá adjuntar archivos que ayudan a formular la consulta. Por ejemplo algún informe sobre especificaciones de un terreno. 81

76 3. Una vez que presiona Adjuntar, en el recuadro se mostrará el nombre del documento que se anexa. Se podrán adjuntar los documentos que usted crea necesario. El no adjuntar un documento, no afecta la creación de la Respuesta. 4. En la campo Requiere Respuesta deberá seleccionar entre Si o No para indicar si la Constancia requerirá o no respuesta de la contraparte. En el caso de seleccionar Si, el sistema mostrará la fecha límite que tendrá la contraparte para responder. 5. En el campo De mi consideración, usted puede extender el motivo de la Respuesta. Es obligatorio ingresar una referencia sobre la consulta. 6. Para que todos los datos ingresados sean guardados en el sistema, presione el botón Confirmar. 82

77 48. Página borrador Respuesta Genérica Una vez Ingresada la información, usted debe presionar Confirmar para ingresar la transacción Respuesta, la que quedará en Estado Borrador. 1. Si selecciona Imprimir, tendrá la posibilidad de imprimir esta página. 2. Si selecciona Modificar usted podrá adjuntar o eliminar algún archivo. Además podrá cambiar el texto del campo De mi consideración. 4. Si ha seleccionado Firmar, la Respuesta es firmada y derivada al Administrador Contratista para su posterior respuesta. Recuerde que para firmar una deberá hacerlo utilizando su E-token. 83

78 49. Página firma Respuesta Genérica. Una vez firmada la Respuesta, se mostrarán por pantalla datos como el número del folio, las consideraciones realizadas y la Firma Digital Avanzada. 1. Bajar la Firma, para tener un respaldo de la Respuesta. 2. Imprimir esta página. 3. Ir a Contratos Vigentes, para desarrollar otras actividades. 84

79 50. Página de Respuesta Genérica a Solicitud de Compensación. Se puede aplicar a hechos pasados o futuros, el Administrador Codelco usa este tipo de transacción solamente como réplica o respuesta a la Solicitud de Compensación realizada por el Administrador Contratista. 85

80 Las respuestas a la Solicitud de Compensación pueden ser: a. Para aceptar la Solicitud de Compensación, la que lo derivaría a la transacción Orden de Cambio. b. Para rechazar la Solicitud de Compensación, situación en la cual el Contratista debe decidir si interpone o no un Reclamo. 1. En Campo Folio de Origen, el Asistente Codelco podrá revisar los folios anteriores que tiene el contrato. 2. En Archivos Adjuntos, usted puede adjuntar archivos que sirvan de respaldo para hacer la Orden de Cambio. 3. Una vez que presiona adjuntar, en el recuadro aparecerá el nombre del documento que se anexa. Se podrá adjuntar los documentos que usted crea necesario. El no adjuntar un documento no afecta la creación de la Orden de Cambio. 4. En el campo Requiere Respuesta por defecto el sistema deberá indicar que la Respuesta a la Solicitud de Compensación necesita respuesta de la contraparte. 5. El Administrador Codelco deberá indicar el impacto en plazos (días), montos ($,UF, US$) o ambas. 6. Este campo permitirá especificar el motivo de la Respuesta a la Solicitud de Compensación. 7. Si existen razones que usted cree que son importantes de informar, en este campo podrá indicarlo. 8. Para que todos los datos ingresados sean guardados por el sistema, presione el botón Confirmar. 86

81 51. Página de Respuesta para Reclamo En esta página el Administrador Codelco podrá responder a una transacción de Reclamo realizada por el Administrador Contratista. 87

82 1. En Campo Folio de Origen, el Administrador Codelco podrá revisar los Folios anteriores que tiene el contrato. 2. En Archivos Adjuntos, usted podrá adjuntar archivos que ayudan a formular la Respuesta al Reclamo. 3. Una vez que presiona adjuntar, en el recuadro se mostrará el nombre del documento que se anexa. Se podrán adjuntar los documentos que usted crea necesario. El no adjuntar un documento, no afecta la creación de la consulta. 4. En el campo Cita Primera Reunión, deberá indicar la Fecha, Hora y Lugar de la primera reunión donde e evaluará el correspondiente reclamo hecho por el contratista. 5. En el campo De mi consideración, usted podrá indicar el motivo de la respuesta al Reclamo. Es obligatorio ingresar una referencia sobre la respuesta al reclamo. 6. Para que todos los datos ingresados sean guardados por el sistema, presione el botón Confirmar. 88

83 52. Página Contratos Históricos. En la Página de Contratos Históricos, usted encontrará todos los contratos que se encuentran asociados a un R.U.T. y todas las transacciones realizadas dentro de este contrato en particular. La información que encontrará será la siguiente: 1. Si usted presiona el Número de Contrato correspondiente, podrá ver un detalle del contrato. 2. Si usted presiona el Nombre del Contrato, podrá ver un detalle del contrato. 3. El sistema mostrará si el contrato tiene algún folio generado. Si lo selecciona, el sistema desplegará en la misma página los folios generados que tiene ese contrato. 4. El sistema mostrará datos como el Número de Folio, para quien está dirigida la transacción, el nombre del autor de la transacción, el tipo de transacción, el Asunto y la fecha en que se genero la transacción. 89

84 53. Buscador de Folios Para realizar la búsqueda de todos los folios asociados a un contrato, primero debe seleccionar esta opción presionando el botón Buscador de Folios que aparece sobre el menu. Una vez que se encuentra en la página de búsqueda, usted debe completar la siguiente información: 1. Primero tiene que seleccionar el Número del Contrato. 2. Debe especificar los criterios de búsqueda para los folios y estos pueden ser: a. Por número de Folio: Puede ingresar un valor exacto o aproximado del folio que necesita buscar. b. Por fecha: Puede buscar todos los folios realizados durante un tiempo determinado que pueden ser algunas semanas, un mes o un año. c. Por Autor: Puede buscar todas las transacciones asociadas a ese autor (Codelco o Contratista). d. Por Asunto: Puede buscar todos los folios asociados a un contrato y que tengan un asunto en particular como por ejemplo Movimientos de tierra. 90

85 e. Por Tipo de Transacción: Puede buscar de todos los folios asociados a una transacción en particular, como por ejemplo buscar todas las Consultas que se han realizado en un contrato. 91

86 54. Respuesta del Buscador En esta página aparecerán los resultados de las búsquedas realizadas, los que estarán separados por: a. Número de Folio. b. Para quien fue enviada la transacción. c. De, donde aparecerá el nombre del autor. d. El Tipo de Transacción que se realizó. e. Cual fue el Asunto de la Transacción. f. La Fecha de Inicio de la Transacción. 1. Presione Imprimir para imprimir esta página. 2. Presione Bajar a Excel para guardar un respaldo para Excel. 3. Presione Volver al Buscador si usted necesita realizar una nueva búsqueda. 92