CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO

Transcripción

1 CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA DE ETAPA EP UAIE EMPRESA PÚBLICA MUNICIPAL DE TELECOMUNICACIONES, AGUA POTABLE, ALCANTARILLADO Y SANEAMIENTO DE CUENCA, ETAPA EP INFORME Examen especial a los Contratos suscritos por ETAPA EP con la Compañía de Seguros Sucre S.A. por el período comprendido entre el y el

2 EMPRESA PÚBLICA MUNICIPAL DE TELECOMUNICACIONES, AGUA POTABLE, ALCANTARILLADO Y SANEAMIENTO DE CUENCA, ETAPA EP EXAMEN ESPECIAL A LOS CONTRATOS SUSCRITOS POR ETAPA EP CON LA COMPAÑÍA DE SEGUROS SUCRE S.A. Período comprendido entre el y el UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA DE ETAPA EP Cuenca-Ecuador

3 RELACIÓN DE SIGLAS Y ABREVIATURAS UTILIZADAS SIGLAS SIGNIFICADO CGE Contraloría General del Estado ETAPA EP Empresa Pública Municipal de Telecomunicaciones, Agua Potable, Alcantarillado y Saneamiento de Cuenca GG Gerencia General LOCGE Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado NCI Normas de Control Interno SOAT USD Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito Dólares de los Estados Unidos de Norteamérica

4 ÍNDICE CONTENIDO PÁGINA Carta de presentación 1 CAPÍTULO I: INFORMACIÓN INTRODUCTORIA Motivo del examen 2 Objetivo del examen 2 Alcance del examen 2 Base legal 2 Estructura orgánica 3 Objetivos de la empresa 3-4 Monto de recursos examinados 4 Servidores relacionados 4 CAPÍTULO II: RESULTADOS DEL EXAMEN Personal encargado de la administración de las pólizas de seguros carecen de un Manual de Funciones Espacio físico insuficiente para archivar la documentación de la oficina de Seguros de la Dirección Administrativa Reliquidaciones del Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito de acuerdo a los decretos ejecutivos 1767 y 1813 Cancelación de multas en la renovación del Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito ANEXOS Anexo 1: Nómina de servidores relacionados con el examen 15 Anexo 2: Renovaciones del Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito Anexo 3:Multas pagadas en la contratación del Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito Anexo 4: Cronograma de aplicación de recomendaciones 20-21

5 Cuenca, Señores Gerente General y Miembros del Directorio Empresa Pública Municipal de Telecomunicaciones, Agua Potable, Alcantarillado y Saneamiento de Cuenca, ETAPA EP Presente.- De mi consideración: Hemos efectuado el examen especial a los Contratos suscritos por ETAPA EP con la Compañía de Seguros Sucre S.A., por el período comprendido entre el y el Nuestro examen se efectuó de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de Auditoría Gubernamental emitidas por la Contraloría General del Estado. Estas normas requieren que el examen sea planificado y ejecutado para obtener certeza razonable de que la información y la documentación examinada no contienen exposiciones erróneas de carácter significativo, igualmente que las operaciones a las cuales corresponden, se hayan ejecutado de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes, políticas y demás normas aplicables. Debido a la naturaleza especial de nuestro examen, los resultados se encuentran expresados en los comentarios, conclusiones y recomendaciones que constan en el presente informe. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 92 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, las recomendaciones deben ser aplicadas de manera inmediata y con el carácter de obligatorio. Atentamente, Dios, Patria y Libertad, Econ. C.P.A. Gladys Fernández Avilés Mgs. AUDITORA INTERNA DE ETAPA EP

6 CAPÍTULO I INFORMACIÓN INTRODUCTORIA Motivo del examen El examen especial practicado a la Empresa Pública Municipal de Telecomunicaciones, Agua Potable, Alcantarillado y Saneamiento de Cuenca, ETAPA EP, se efectuó de conformidad con la Orden de Trabajo UAIE del y con cargo a imprevistos al plan operativo de control de 2010 de la Unidad de Auditoría Interna de ETAPA EP, por disposición realizada por el señor Contralor General del Estado Encargado con Oficio Circular DCAI del , y recibido el 29 de diciembre del indicado año con Oficio Circular 2866-DR2CAI firmado por el Director de la Regional 2 de la Contraloría General del Estado. Objetivo del examen Evaluar el proceso de contratación con la Compañía de Seguros Sucre S.A., y el cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y demás normas aplicables al área examinada. Alcance del examen El examen especial comprendió la revisión y evaluación del proceso de contratación con la Compañía de Seguros Sucre S.A., y los pagos realizados por concepto de emisión de pólizas de la oficina de Seguros de la Dirección Administrativa de ETAPA EP con la Compañía de Seguros Sucre S.A., por el período comprendido entre el al Base legal ETAPA EP se rige por la Codificación de la Ley Orgánica de Régimen Municipal, la Ordenanza de Constitución, Organización y Funcionamiento de la Empresa Pública Municipal de Telecomunicaciones, Agua Potable, Alcantarillado y Saneamiento de Cuenca, ETAPA EP, reformada en sesión extraordinaria del

7 Estructura orgánica La estructura orgánica y funcional de ETAPA EP contempla los siguientes niveles de actividad: NIVEL DIRECTIVO: Directorio NIVEL EJECUTIVO: Gerencia General Gerencia de Agua Potable, Saneamiento y Gestión Ambiental Gerencia de Telecomunicaciones Gerencia Comercial Corporación Municipal Parque Nacional Cajas NIVEL ASESOR: NIVEL DE APOYO: Dirección General de Planificación Dirección de Asesoría Jurídica Auditoría Interna Secretaría General Dirección Financiera Dirección Administrativa Dirección de Recursos Humanos NIVEL OPERATIVO: Dirección Técnica de Agua Potable y Alcantarillado Dirección de Gestión Ambiental Unidad Ejecutora de Planes Maestros Dirección Técnica de Telecomunicaciones Dirección de Informática Unidad de Control de Agua No Contabilizada Unidad Ejecutora de Proyectos Informáticos Unidad de Aseguramiento de Ingresos Objetivos de la empresa Prestar servicios de telecomunicaciones, agua potable, alcantarillado, saneamiento ambiental, sus servicios complementarios, conexos y afines que pudieren ser 3

8 considerados de interés colectivo, otros servicios que resuelva el Directorio, así como la gestión de sectores estratégicos, el aprovechamiento sustentable de recursos naturales o de bienes públicos y en general el desarrollo de actividades económicas conexas a su actividad que correspondan al Estado, los mismos que se prestarán en base a los principios de obligatoriedad, generalidad, uniformidad, eficiencia, universalidad, accesibilidad, regularidad, calidad, responsabilidad, continuidad, seguridad y precios equitativos. Ejercer sus funciones primordiales en materia de prestación de los servicios de telecomunicaciones, agua potable, alcantarillado y saneamiento y más servicios complementarios, conexos y afines. Le corresponde también la gestión ambiental relacionada con los servicios que presta la empresa en el marco de las políticas y estrategias dictadas por la Municipalidad de Cuenca. Monto de recursos examinados Los ingresos programados provienen principalmente de la prestación de los servicios de agua potable, alcantarillado, saneamiento y telefonía; a los que se suman los ingresos de financiamiento del Sector Público (Banco del Estado), de los organismos multilaterales (Banco Interamericano de Desarrollo) y los aportes de la comunidad. Los gastos considerados están enfocados a cumplir con los objetivos empresariales para el programa de seguros de ETAPA EP, expresados para el 2009 en razón de que únicamente en este año participó la Compañía de Seguros Sucre S.A. (en dólares de los Estados Unidos de Norteamérica): Gasto 2009 Seguros Presupuestado Devengado , ,06 Servidores relacionados Los principales servidores relacionados se detallan en el Anexo 1. 4

9 CAPÍTULO II RESULTADOS DEL EXAMEN Personal encargado de la administración de las pólizas de seguros carecen de un Manual de Funciones De las entrevistas y análisis de las funciones que desempeñan el personal encargado de la administración de las pólizas de seguros, a fin de determinar las funciones que ejecutan por actividades realizadas, se establece que: Los funcionarios que laboran en la oficina de Seguros de la Dirección Administrativa no cuentan por escrito con funciones que permitan ejecutar las actividades para el cumplimiento de los objetivos y metas de la Dirección Administrativa, sin embargo determinadas actividades se realizan conforme a lo que determina el Manual Orgánico Funcional y el Manual de Funciones para los Trabajadores. En la oficina de Seguros de la Dirección Administrativa, el personal desempeña sus actividades y tareas de acuerdo a su experiencia y criterio personal. La oficina de Seguros cuenta con dos funcionarios a cargo del programa de seguros de ramos generales y vida; así como la asistencia personal y profesional para el fondo de salud para 604 trabajadores y 515 empleados y sus familiares. Lo mencionado anteriormente no está de acuerdo con lo previsto en la Norma de Control Interno Estructura organizativa-, Delegación de autoridad- y Manual de clasificación de puestos- que indican respectivamente: La máxima autoridad debe crear una estructura organizativa que atienda el cumplimiento de su misión y apoye efectivamente el logro de los objetivos organizacionales, la realización de los procesos, las labores y la aplicación de los controles pertinentes.- Toda entidad debe complementar su organigrama con un manual de organización actualizado en el cual se deben asignar responsabilidades, acciones y cargos, a la vez que debe establecer los niveles jerárquicos y funciones para cada uno de sus servidoras y servidores. 5

10 La asignación de responsabilidad, la delegación de autoridad y el establecimiento de políticas conexas, ofrecen una base para el seguimiento de las actividades, objetivos, funciones operativas y requisitos regulatorios, incluyendo la responsabilidad sobre los sistemas de información y autorizaciones para efectuar cambios. La entidad contará con un manual que contenga la descripción de las tareas, responsabilidades, el análisis de las competencias y requisitos de todos los puestos de su estructura y organizativa. El documento será revisado y actualizado periódicamente y servirá de base para la aplicación de los procesos de reclutamiento, selección y evaluación del personal. Lo expuesto afecta al desarrollo y cumplimento de los objetivos, metas, actividades y tareas que vienen realizando los funcionarios que laboran en la oficina de Seguros de la Dirección Administrativa; por la falta de asignación por escrito de funciones, y demás procedimientos que permitan el cumplimiento cabal de todas sus actividades. Conclusión En la oficina de Seguros de la Dirección Administrativa las actividades de revisión, análisis y control de los reclamos y liquidaciones de seguros de vida, ramos generales y asistencia médica a través del fondo de salud para los empleados, trabajadores y sus respectivas familias, se realizan sin disponer de la asignación de funciones y demás procedimientos, el personal desempeña sus tareas de acuerdo a su experiencia y criterio personal. Recomendaciones Al Director de Recursos Humanos: 1.- Preparará el proyecto de Manual de Funciones, donde se incluya las funciones específicas del personal que labora en la oficina de Seguros de la Dirección Administrativa, presentará al Gerente General para su revisión y envío al Directorio de la Empresa para su aprobación y posterior puesta en vigencia. Al Director Administrativo: 2.- Definirá y segregará las responsabilidades del personal que labora en la oficina de Seguros de la Dirección Administrativa, para el manejo de asistencia médica a través 6

11 del fondo de salud y del programa de seguros tales como póliza de vida, pólizas de multiriesgo, fidelidad blanket, responsabilidad civil, vehículos, equipo y maquinaria e incendios de bosques, con la finalidad de mejorar la administración de los servicios que ofrece la oficina de Seguros de ETAPA EP. Espacio físico insuficiente para archivar la documentación de la oficina de Seguros de la Dirección Administrativa De la observación al espacio físico utilizado por la oficina de Seguros de la Dirección Administrativa para el archivo de la documentación de las pólizas de vida, multiriesgo, fidelidad tipo blanket, responsabilidad civil, vehículos, equipo y maquinaria, incendios de bosques, y asistencia médica a través del fondo de salud, se determinó que: El espacio físico es reducido para el archivo de la documentación que sustenta los servicios de seguros. Existe documentación que no ha sido archivada oportunamente, por cambio en el Broker de Seguros y la devolución por errores en los reclamos del fondo de salud. El archivo de la documentación de la oficina de Seguros de la Dirección Administrativa es compartido con el archivo de la documentación de la Dirección de Asesoría Jurídica, lo que ocasiona un riesgo de que la documentación del archivo se traspapele. Al respecto la Norma de Control Interno Almacenamiento y distribución- indica: Los ambientes asignados para el funcionamiento de los almacenes o bodegas, estarán adecuadamente ubicados, contarán con instalaciones seguras y tendrán el espacio físico necesario. No se cuenta con el espacio físico suficiente para el archivo de la documentación de la oficina de Seguros, lo que ocasiona un riesgo debido a que el archivo del fondo de salud se encuentra desorganizado e incompleto, tal como se puede observar en las gráficas siguientes: 7

12 Archivo de reclamos del Fondo de Salud Archivo de reclamos del Fondo de Salud Espacio insuficiente Fuente: Oficina de Seguros de la Dirección Administrativa Elaborado por: Unidad de Auditoría Interna Archivo de reclamos del Fondo de Salud Conclusión La capacidad de almacenamiento de la documentación de la oficina de Seguros de la Dirección Administrativa es insuficiente, lo que ocasiona un riesgo de que la misma se pierda y sea manipulada por personal no autorizado, por limitación en su organización, custodia y protección. Recomendación Al Director Administrativo: 3.- Asignará un espacio físico debidamente ubicado, que disponga de instalaciones seguras, para el archivo de la documentación que sustente las actividades de la oficina de Seguros de la Dirección Administrativa. Reliquidaciones del Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito de acuerdo a los decretos ejecutivos 1767 y 1813 De la revisión a las pólizas del Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito emitidas por Seguros Sucre S.A., por el período examinado a base de la información proporcionada por el personal de la oficina de Seguros de la Dirección Administrativa y 8

13 del Departamento de Contabilidad, con la finalidad de determinar la legalidad de la emisión y pago de las pólizas del Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito, se determinó que: Con memorando GG del , el Gerente General de la Compañía de Seguros Sucre S.A. se dirigió al Gerente General de ETAPA EP, para solicitar la contratación y renovación del Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito por el Se canceló 9 258,32 USD por las pólizas del Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito emitidas hasta el a la Compañía de Seguros Sucre S.A., como se puede observar en el Cuadro 1 Pagos realizados por Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito de 2009-, de acuerdo a lo determinado en el Decreto Ejecutivo 809 del Cuadro 1: Pagos realizados por Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito de 2009 Ord. No. Orden de Pago Compromiso Fecha Cía. Valor USD Cheque Decreto Fecha de Expedición feb-09 Administración 89, ,98 11-feb feb-09 Telecomunicaciones 108, ,07 11-feb feb-09 Agua Potable 432, ,28 11-feb mar-09 Agua Potable 108, ,07 6-mar may-09 Agua Potable 7.220, ,46 21-abr jun-09 Agua Potable 463, ,77 27-may jun-09 Comercialización 51, ,53 27-may jun-09 Agua Potable 784, ,16 19-jun oct-09 Gestión Ambiental 70, ago oct-09 Comercialización 70, ago ,32 Fuente: Departamento de Contabilidad y Oficina de Seguros de ETAPA EP Elaborado por: Unidad de Auditoría Interna Con decretos ejecutivos 1767 publicado en el Suplemento del Registro Oficial 613 del , y 1813 publicado en el Registro Oficial 632 del , disponen que se debe solicitar las reliquidaciones de las pólizas SOAT de acuerdo a lo siguiente: Que luego de haberse evaluado los resultados operacionales del sistema, registrados en el ejercicio económico del 2008, con Decreto Ejecutivo 1767, publicado en el Registro Oficial de 16 de junio de 2009, se expidió el nuevo Reglamento del Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito, SOAT, en el que se estableció una reducción del 30% a las tarifas de primas. 9

14 En todo caso, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 229 de la Ley Orgánica de Transporte Terrestre, Tránsito y Seguridad Vial, las nuevas tarifas de primas se aplicarán desde el primero de enero de 2009; por tanto, las renovaciones de las pólizas que se efectúen a partir de la publicación del presente decreto ejecutivo, se ceñirán a las tarifas de primas establecidas en el decreto ejecutivo 1767, de 6 de junio de 2009, publicado en el Suplemento del Registro Oficial No. 613 de 16 de junio de Los pagos que se hayan realizado durante el año 2009, con anterioridad a la publicación de este decreto ejecutivo en base de las tarifas que rigieron para el año 2008, deberán ser reliquidados para que las diferencias sean reconocidas como un crédito a favor del asegurado, que se hará efectivo al momento de la renovación del seguro SOAT para el año 2010 (Decreto 1813) Al existen pólizas del Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito que están próximos a la caducidad, debiendo realizar el trámite de renovación, evitando de esta manera que dichas pólizas se actualicen luego de la fecha de vigencia de las mismas, como se observa en el Anexo 2 Renovaciones del Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito-. En base a lo anotado, se evidencia que no se ha solicitado la renovación de las pólizas del Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito conforme a las fechas de vigencia, por la falta de supervisión y revisión continua de las mismas. Conclusión Mediante diferentes órdenes de pago, que constan en el Cuadro 1, se canceló a la Compañía de Seguros Sucre S.A. valores correspondientes a las primas por el Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito por un monto de 9 258,32 USD con emisión hasta el con las tablas correspondientes al 2008; y no se ha renovado las pólizas del Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito conforme a las fechas de vigencia de las mismas. Recomendación Al Director Financiero: 4. En coordinación con el Director Administrativo revisarán los valores cancelados en la renovación y contratación del Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito emitidas hasta el por concepto de primas a la Compañía de Seguros Sucre S.A., y 10

15 solicitarán las reliquidaciones de los valores que constan en el Cuadro 1, conforme a lo que determina el Decreto Ejecutivo 1767 publicado en el Suplemento del Registro Oficial 613 de y el Decreto Ejecutivo 1813 publicado en el Registro Oficial 632 de Al Director Administrativo: 5. En coordinación con el Responsable del Parque Automotor revisarán las fechas de vigencia de las pólizas del Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito, a fin de renovar oportunamente sin incurrir en gastos adicionales, y el Parque Automotor de ETAPA EP disponga de los documentos obligatorios determinados por ley. Cancelación de multas en la renovación del Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito Del análisis a los valores cancelados por ETAPA EP a la Compañía de Seguros Sucre S.A. por concepto de pago de primas en la contratación del Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito, por el período de análisis, con la información proporcionada por el personal que labora en la oficina de Seguros de la Dirección Administrativa, Departamento de Contabilidad, y los responsables de la Compañía de Seguros Sucre S.A., se determinó que: Se contrató el el programa de seguros para ETAPA EP por el período al de las pólizas de multiriesgo, fidelidad blanket, responsabilidad civil, vehículos, equipo y maquinaria e incendios de bosques con la asociación Colonial Cía. de Seguros y Reaseguros, Seguros Sucre S.A. y Vazseguros S.A. Cía. de Seguros y Reaseguros, por un monto anual de ,06 USD valor que fue cancelado a Colonial, como compañía líder, con órdenes de pago 00041, 00067, 00146, 00154, y 00241, del el valor de la cuota inicial y cuatro pagos iguales conforme a lo negociado. Con órdenes de pago 2, 3, 42, 101, 112, 159, 172, 174, 202 y 247 de varias fechas que constan en el Cuadro 2 -Pagos realizados por ETAPA EP para el Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito a la Compañía de Seguros Sucre 11

16 S.A.-, se canceló el valor de 9 400,22 USD por concepto de Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito, de los cuales el valor de 1 957,41 USD, corresponde a valores cobrados por multas, como se detalla en el Anexo 3 Multas pagadas en la contratación del Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito-. Cuadro 2 Pagos realizados por ETAPA EP para el Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito a la Compañía de Seguros Sucre S.A. Ord. No. Orden de Pago Compromiso Fecha Cía. Valor USD Cheque Decreto Fecha de Expedición feb-09 Administración 89, ,98 11-feb feb-09 Telecomunicaciones 108, ,07 11-feb feb-09 Agua Potable 432, ,28 11-feb mar-09 Agua Potable 108, ,07 6-mar may-09 Agua Potable 7.220, ,46 21-abr jun-09 Agua Potable 463, ,77 27-may jun-09 Comercialización 51, ,53 27-may jun-09 Agua Potable 784, ,16 19-jun oct-09 Gestión Ambiental 70, ago oct-09 Comercialización 70, ago , ,32 Fuente: Departamento de Contabilidad Elaborado por: Unidad de Auditoría Interna Al respecto la Cláusula Primera de las Disposiciones Generales del Reglamento del Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito indica: La fecha de inicio de vigencia del SOAT será aquella de expedición de la póliza y el certificado correspondiente, los cuales deberán ser renovados anualmente, antes de la fecha de vencimiento; de no hacerlo, el valor de seguro sufrirá un recargo acumulativo equivalente al 15% del valor de la prima bruta para cada tipo de vehículo por mes o fracción de retraso, que será obligatoriamente exigido por las aseguradoras al momento de la expedición del SOAT En la renovación de las pólizas del Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito, se canceló 1 957,41 USD por concepto de otros valores, mismo que corresponden a multas, por la falta de revisión periódica de las fechas de vigencia y renovación del Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito de ETAPA EP. Criterio de la entidad: Con oficio VPL de 26 de febrero de 2010, el Profesional de Recursos Materiales, indica que: 12

17 En atención a lo solicitado por usted mediante oficio UAIE, cúmpleme informar que el suscrito no es el funcionario que se encarga de contratar las pólizas de seguros obligatorios para accidentes de tránsito de los vehículos de la empresa, ya que dicha labor recae en la persona que desempeña las funciones de Asistente de Seguros Con oficio 051-DA-SS de 11 de marzo de 2010, la Asistente de Seguros en el párrafo tercero indica que: Como es de su conocimiento para realizar la renovación de los SOATS, se requiere contar con los originales, por lo que la Dirección Administrativa, mediante Oficio No. 117-DA-SS, del 6 de abril de 2009, solicitó al Profesional de Recursos Materiales (Responsable del área Parque Automotor) que remita los mismos a fin de realizar los trámites de renovación, cuyos primeros 72, me fueron proporcionados por la Dirección Administrativa mediante Hoja de Ruta No , de fecha 15 de abril de 2009 y luego los restantes el 22 de abril y el 7 de mayo del 2009, cuyas copias notariadas adjunto. Sic Con oficio TE de 12 de marzo de 2010, los Profesionales 4 y 1 en el punto 3 indican que: Finalmente, de conformidad con lo establecido en la Norma de Control Interno No , que indica: Los gastos adicionales que se originen por concepto de intereses o multas por mora injustificada en el pago de las obligaciones con retraso, será de responsabilidad personal y pecuniaria de quien o quines los hayan ocasionado, por acción u omisión, expresamos la necesidad de revisar las competencias establecidas en el Manual Orgánico Funcional de la Empresa, pues en el literal g) de las competencias de la Dirección Administrativa, le corresponde: Organizar y controlar el buen uso y funcionamiento del parque automotor, lo que se ratifica con lo dispuesto en el literal c) de las competencias del Departamento del Parque Automotor y Equipo Mecanizado, que establece como su competencia el gestionar la asignación de los suministros necesarios para la movilización de los vehículos de la Empresa.Sic Lo expuesto por los servidores de ETAPA EP en los diferentes oficios recibidos en la Unidad de Auditoría Interna, anterior y posteriores a la lectura del borrador del informe, ratifican el criterio del equipo de trabajo, sobre la cancelación de valores correspondientes a multas por 1 957,41 USD debido a la falta de renovación oportuna en las fechas indicadas en las pólizas SOAT. Conclusión Se canceló 1 957,41 USD por concepto de otros valores, que corresponden a multas del 15% por mes o fracción de retraso en la renovación del Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito. 13

18 Recomendación Al Director Administrativo 6. Emitirá disposiciones al Responsable del Departamento del Parque Automotor y Equipo Mecanizado, para que en coordinación con los funcionarios de la oficina de Seguros de la Dirección Administrativa, se renueven los Seguros Obligatorios de Accidentes de Tránsito conforme las fechas de vigencia de las pólizas. Atentamente, Econ. C.P.A. Gladys Fernández Avilés Mgs. AUDITORA INTERNA DE ETAPA EP 14

19 Anexo 1 NÓMINA DE SERVIDORES RELACIONADOS CON EL EXAMEN NOMBRE CARGO PERÍODO DE GESTIÓN DESDE HASTA Econ. Óscar Oswaldo Larriva Alvarado Econ. Vicente Eduardo Méndez Rojas Dr. Teodoro Oswaldo Tamariz Valdivieso Dr. Teodoro Oswaldo Tamariz Valdivieso Econ. María Fernanda Vintimilla Alvear Sr. Edgar Esteban Pacuruco Cuesta Srta. Ana Lorena Ramos Espinoza Econ. Vicente Belisario Piedra Ledesma Econ. William Bolívar Alvarado Gutiérrez Ing. Com. Hugo Javier Ordóñez Valencia Gerente General Continúa* Director Financiero Continúa* Director Administrativo Continúa* Director de Recursos Humanos (E) Continúa* Tesorera Continúa* Responsable del Departamento de Parque Automotor y Equipo Continúa* Mecanizado Asistente de Seguros Continúa* Responsable del Parque Automotor Continúa* Director Financiero Continúa* Director Administrativo *Continúan laborando con posterioridad al

20 Anexo 2 RENOVACIONES DEL SEGURO OBLIGATORIO DE ACCIDENTES DE TRÁNSITO Núm. Descripción Chasis Fecha de vigencia del 2008 Fecha de Vigencia 1 Gran Vitara Blanco MA8LDCK Nuevo Luv D-Max 8LBETF3G Nuevo Luv D-Max 8LBETF3G Nuevo Luv D-Max 8LBETF3G Nuevo Luv D-Max 8LBETF3G Nuevo Luv D-Max 8LBETF3G Nuevo Internacional 3HAMKAAR59L Nuevo Moto Yamaha 9FK3TK Moto Yamaha 9FK3TK Moto Suzuki 9FSSG11A75C Moto Suzuki 9FSSG11A74C Moto Suzuki TS Luv D-Max 8LBETF1G Luv D-Max 8LBETF1G Toyota Land Cruiser FZJ Mitsubishi Montero V Toyota Land Cruiser 9FH11VJ Toyota Land Cruiser 9FH11VJ Luv 4x2 TFR16HD Toyota Land Cruiser JTEHT05JX Moto Yamaha 9FK3TK Moto Suzuki TS185SC Moto Suzuki 9FSSG11A63C Moto Suzuki 9FSG11A23C Luv D-Max 8LBETF1G Camión Hino JHDG1JLU7XX Luv D-Max 8LBETF1G Luv D-Max 8LBETF2G Toyata Dyna BU Chevrolet NFR 9GDNPR71L3B Toyota 4Runner RN Moto Suzuki 9FSSG11A66C Moto Suzuki 9FSSG11A16C Moto Suzuki 9FSSG11A36C Moto Suzuki 9FSSG11A66C Moto Yamaha 3TS Luv D-Max 8LBETF1G Toyota Land Cruiser 9FH11UJ Luv D-Max 8LBETF1G Chevrolet NFR 9GDNPR7196B Toyota Hilux RN Luv 4x4 TFS16FL Man WXMA M048801X Toyota Stout YK Toyota Hilux 9FH33UNG Toyota Hilux 9FH33UNG Luv D-Max 8LBTEF1G

21 48 Chevrolet NPR 9GDNPR71L4B Chevrolet NPR 9GDNPR7117B Toyota Hiace JTFHK02P Chevrolet Trooper UBS16CLK Toyota Land Cruiser FZJT Isuzu NKR JAANPR58GP * Mitsubishi Montero V Toyota Hilux YN80000Y563 * Chevrolet NPR 9GDNPR7108B Freightliner FL 1FVABXAK13DL Luv D-Max 8LBETF1G Toyota Land Cruiser FZJ Moto Suzuki 9FSSG11A35C Moto Yamaha 9FK Hyundai H 100 KMFFD27GP2K Toyota Hilux RN Toyota Land Cruiser FZJ Chevrolet NPR 9GDNPR Chevrolet NPR 9GDNPR Chevrolet NPR 9GDNPR7128B Man XWMA M048795X Toyota Hilux 9FH33UNG Toyota Hilux 9FH33UNG Chevrolet NPR 9GDNPR7157B Toyota Land Cruiser FZJ Chevrolet NPR 9GDNPR71L4B Chevrolet NPR 9GDNPR71L4B Chevrolet NPR 9GDNPR71L4B Ford LN8000 1FDYR82E3RVA289VC * Toyota Hilux 9FH33UNG Nissan 4x2 3N6CD13SS33K Chevrolet NPR 9GDNPR7126B Moto Suzuki 9FSSG11A46C * Moto Yamaha 9FK3TK * Moto Yamaha 9FK3TK * Moto Suzuki 9FSSG11A15C * Moto Suzuki 9FSSG11A85C * Moto Suzuki 9FSSG11A66C * Moto Suzuki 9FSSG11A46C * Moto Suzuki 9FSSG11A96C * Moto Suzuki 9FSSG11A06C * Moto Suzuki 9FSSF11AA93C * Luv D-Max 8LBETF Nuevo Luv D-Max 8LBETF3E Nuevo Luv D-Max 8LBETF3EX Nuevo Chevrolet Trooper UBS16CLK * Toyota Hilux 9FH33UNG Ford LN8000 1FDYR82E7RVA Toyota Hilux MROFX223G * Toyota Hilux MROFX22G * * Se entregó la Póliza Original a la Compañía para la renovación, la misma que no fue devuelta, y se entregó las renovadas. Fuente: Departamento de Contabilidad y oficina de Seguros de ETAPA EP Elaborado por: Unidad de Auditoría Interna 17

22 Anexo 3 MULTAS PAGADAS EN LA CONTRATACIÓN DEL SEGURO OBLIGATORIO DE Ord. Descripción Chasis ACCIDENTES DE TRÁNSITO Fecha de renovación Fecha de Expedición Fecha Vigencia Prima 15% multa por Tiempo no Gastos de Otros valores mes o renovado emisión (pólizas) fracción Tatal Pagado 1 Gran Vitara Blanco MA8LDCK Nuevo ,48 0,50 89,98 2 Luv D-Max 8LBETF3G Nuevo ,57 0,50 108,07 3 Luv D-Max 8LBETF3G Nuevo ,57 0,50 108,07 4 Luv D-Max 8LBETF3G Nuevo ,57 0,50 108,07 5 Luv D-Max 8LBETF3G Nuevo ,57 0,50 108,07 6 Luv D-Max 8LBETF3G Nuevo ,57 0,50 108,07 7 Camioneta Internacional 3HAMKAAR59L Nuevo ,57 0,50 108,07 8 Moto Yamaha 9FK3TK ,19 2 meses 0,50 10,56 10,56 46,25 9 Moto Yamaha 9FK3TK ,19 2 meses 0,50 10,56 10,56 46,25 10 Moto Suzuki 9FSSG11A75C ,19 2 meses 0,50 10,56 10,56 46,25 11 Moto Suzuki 9FSSG11A74C ,19 2 meses 0,50 10,56 10,56 46,25 12 Moto Suzuki TS ,19 2 meses 0,50 10,56 10,56 46,25 13 Luv D-Max 8LBETF1G ,57 2 meses 0,50 32,27 32,27 140,34 14 Luv D-Max 8LBETF1G ,57 2 meses 0,50 32,27 32,27 140,34 15 Toyota Land Cruiser FZJ ,57 2 meses 0,50 32,27 32,27 140,34 16 Mitsubishi Montero V ,57 2 meses 0,50 32,27 32,27 140,34 17 Toyota Land Cruiser 9FH11VJ ,57 2 meses 0,50 32,27 32,27 140,34 18 Toyota Land Cruiser 9FH11VJ ,57 2 meses 0,50 32,27 32,27 140,34 19 Luv 4x2 TFR16HD ,48 2 meses 0,50 26,84 26,84 116,82 20 Toyota Land Cruiser JTEHT05JX ,57 2 meses 0,50 32,27 32,27 140,34 21 Moto Yamaha 9FK3TK ,19 2 meses 0,50 10,56 10,56 46,25 22 Moto Suzuki TS185SC ,19 2 meses 0,50 10,56 10,56 46,25 23 Moto Suzuki 9FSSG11A63C ,19 2 meses 0,50 10,56 10,56 46,25 24 Moto Suzuki 9FSG11A23C ,19 2 meses 0,50 10,56 10,56 46,25 25 Luv D-Max 8LBETF1G ,57 2 meses 0,50 32,27 32,27 140,34 26 Camión Hino JHDG1JLU7XX ,38 2 meses 0,50 21,11 21,11 91,99 27 Luv D-Max 8LBETF1G ,57 2 meses 0,50 32,27 32,27 140,34 28 Luv D-Max 8LBETF2G ,57 2 meses 0,50 32,27 32,27 140,34 29 Toyata Dyna BU ,38 2 meses 0,50 21,11 21,11 91,99 30 Chevrolet NFR 9GDNPR71L3B ,38 2 meses 0,50 21,11 21,11 91,99 31 Toyota 4Runner RN ,48 1 mes 0,50 13,42 13,42 103,40 32 Moto Suzuki 9FSSG11A66C ,19 2 meses 0,50 10,56 10,56 46,25 33 Moto Suzuki 9FSSG11A16C ,19 2 meses 0,50 10,56 10,56 46,25 34 Moto Suzuki 9FSSG11A36C ,19 2 meses 0,50 10,56 10,56 46,25 35 Moto Suzuki 9FSSG11A66C ,19 2 meses 0,50 10,56 10,56 46,25 36 Moto Yamaha 3TS ,19 2 meses 0,50 10,56 10,56 46,25 37 Luv D-Max 8LBETF1G ,57 1 mes 0,50 16,14 16,14 124,21 38 Toyota Land Cruiser 9FH11UJ ,57 2 meses 0,50 32,27 32,27 140,34 39 Luv D-Max 8LBETF1G ,57 2 meses 0,50 32,27 32,27 140,34 40 Chevrolet NFR 9GDNPR7196B ,57 2 meses 0,50 32,27 32,27 140,34 41 Toyota Hilux RN ,48 2 meses 0,50 26,84 26,84 116,82 42 Luv 4x4 TFS16FL ,48 2 meses 0,50 26,84 26,84 116,82 43 Man WXMA M048801X ,38 2 meses 0,50 21,11 21,11 91,99 44 Toyota Stout YK ,48 2 meses 0,50 26,84 26,84 116,82 45 Toyota Hilux 9FH33UNG ,48 2 meses 0,50 26,84 26,84 116,82 46 Toyota Hilux 9FH33UNG ,48 2 meses 0,50 26,84 26,84 116,82 47 Luv D-Max 8LBTEF1G ,57 2 meses 0,50 32,27 32,27 140,34 48 Chevrolet NPR 9GDNPR71L4B ,38 2 meses 0,50 21,11 21,11 91,99 49 Chevrolet NPR 9GDNPR7117B ,38 2 meses 0,50 21,11 21,11 91,99 50 Toyota Hiace JTFHK02P ,38 2 meses 0,50 21,11 21,11 91,99 51 Chevrolet Trooper UBS16CLK ,48 2 meses 0,50 26,84 26,84 116,82 52 Toyota Land Cruiser FZJT ,57 2 meses 0,50 32,27 32,27 140,34 53 Isuzu NKR JAANPR58GP * ,57 2 meses 0,50 32,27 32,27 140,34 54 Mitsubishi Montero V ,57 2 meses 0,50 32,27 32,27 140,34 55 Toyota Hilux YN80000Y563 * ,48 2 meses 0,50 26,84 26,84 116,82 56 Chevrolet NPR 9GDNPR7108B ,38 1 mes 0,50 10,56 10,56 81,44 57 Freightliner FL 1FVABXAK13DL ,38 1 mes 0,50 10,56 10,56 81,44 58 Luv D-Max 8LBETF1G ,57 2 meses 0,50 32,27 32,27 140,34 59 Toyota Land Cruiser FZJ ,57 2 meses 0,50 32,27 32,27 140,34 60 Moto Suzuki 9FSSG11A35C ,19 2 meses 0,50 10,56 10,56 46,25 61 Moto Yamaha 9FK ,19 2 meses 0,50 10,56 10,56 46,25 62 Hyundai H 100 KMFFD27GP2K ,38 2 meses 0,50 21,11 21,11 91,99 63 Toyota Hilux RN ,48 2 meses 0,50 26,84 26,84 116,82 64 Toyota Land Cruiser FZJ ,57 2 meses 0,50 32,27 32,27 140,34 65 Chevrolet NPR 9GDNPR ,38 1 mes 0,50 10,56 10,56 81,44 66 Chevrolet NPR 9GDNPR ,38 1 mes 0,50 10,56 10,56 81,44 67 Chevrolet NPR 9GDNPR7128B ,38 1 mes 0,50 10,56 10,56 81,44 68 Man XWMA M048795X ,38 2 meses 0,50 21,11 21,11 91,99 69 Toyota Hilux 9FH33UNG ,48 2 meses 0,50 26,84 26,84 116,82 70 Toyota Hilux 9FH33UNG ,48 2 meses 0,50 26,84 26,84 116,82 71 Chevrolet NPR 9GDNPR7157B ,38 2 meses 0,50 21,11 21,11 91,99 72 Toyota Land Cruiser FZJ ,57 2 meses 0,50 32,27 32,27 140,34 73 Chevrolet NPR 9GDNPR71L4B ,38 2 meses 0,50 21,11 21,11 91,99 74 Chevrolet NPR 9GDNPR71L4B ,38 2 meses 0,50 21,11 21,11 91,99 75 Chevrolet NPR 9GDNPR71L4B ,38 2 meses 0,50 21,11 21,11 91,99 76 Ford LN8000 1FDYR82E3RVA289VC * ,38 2 meses 0,50 21,11 21,11 91,99 18

23 Ord. Descripción Chasis Fecha de renovación Fecha de Expedición Fecha Vigencia Prima 15% multa por Tiempo no Gastos de Otros valores mes o renovado emisión (pólizas) fracción Tatal Pagado 77 Toyota Hilux 9FH33UNG ,48 2 meses 0,50 26,84 26,84 116,82 78 Nissan 4x2 3N6CD13SS33K ,48 2 meses 0,50 26,84 26,84 116,82 79 Chevrolet NPR 9GDNPR7126B ,38 2 meses 0,50 21,11 21,11 91,99 80 Moto Suzuki 9FSSG11A46C * ,19 3 meses 0,50 15,84 15,84 51,53 81 Moto Yamaha 9FK3TK * ,19 3 meses 0,50 15,84 15,84 51,53 82 Moto Yamaha 9FK3TK * ,19 3 meses 0,50 15,84 15,84 51,53 83 Moto Suzuki 9FSSG11A15C * ,19 3 meses 0,50 15,84 15,84 51,53 84 Moto Suzuki 9FSSG11A85C * ,19 3 meses 0,50 15,84 15,84 51,53 85 Moto Suzuki 9FSSG11A66C * ,19 3 meses 0,50 15,84 15,85 51,54 86 Moto Suzuki 9FSSG11A46C * ,19 3 meses 0,50 15,84 15,84 51,53 87 Moto Suzuki 9FSSG11A96C * ,19 3 meses 0,50 15,84 15,84 51,53 88 Moto Suzuki 9FSSG11A06C * ,19 3 meses 0,50 15,84 15,84 51,53 89 Moto Suzuki 9FSSF11AA93C * ,19 3 meses 0,50 15,84 15,84 51,53 90 Luv D-Max 8LBETF Nuevo ,57 0,50 108,07 91 Luv D-Max 8LBETF3E Nuevo ,57 0,50 108,07 92 Luv D-Max 8LBETF3EX Nuevo ,57 0,50 108,07 93 Chevrolet Trooper UBS16CLK * ,48 4 meses 0,50 53,69 53,69 143,67 94 Toyota Hilux 9FH33UNG ,48 4 meses 0,50 53,69 53,69 143,67 95 Ford LN8000 1FDYR82E7RVA ,57 4 meses 0,50 64,54 64,54 172,60 96 Toyota Hilux MROFX223G * ,19 2 meses 0,50 16,26 16,26 70,95 97 Toyota Hilux MROFX22G * ,19 2 meses 0,50 16,26 16,26 70, ,32 48, , ,41 * Se entrega la Póliza Original para la renovación, no fue devuelta físicamente, se entrega las renovadas 9.400,22 Fuente: Personal del Departamento de Contabilidad, Personal de la Oficina de Seguros de la Dirección Administrativa, Responsables de la Compañía de Seguros Sucre S.A. Elaborado por: Unidad de Auditoría Interna 19

24 Unidad de Examen Especial al Movimiento de la cantidad de cable multipar de las Obras por Administración Directa de la Gerencia de Telecomunicaciones Anexo 4 EMPRESA EXAMINADA: SANEAMIENTO DE CUENCA, ETAPA EP EMPRESA PÚBLICA MUNICIPAL DE TELECOMUNICACIONES, AGUA POTABLE, ALCANTARILLADO Y CRONOGRAMA DE APLICACIÓN DE RECOMENDACIONES No. CARGOS/ RECOMENDACIONES ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC Al Director de Recursos Humanos: 1 Preparará el proyecto de Manual de Funciones, donde se incluya las funciones específicas del personal que labora en la oficina de Seguros de la Dirección Administrativa, presentará al Gerente General para su revisión y envío al Directorio de la empresa para su aprobación y posterior puesta en vigencia. Al Director Administrativo: 2 Definirá y segregará las responsabilidades del personal que labora en la oficina de Seguros de la Dirección Administrativa, para el manejo de asistencia médica a través del fondo de salud y del programa de seguros tales como póliza de vida, pólizas de multiriesgo, fidelidad blanket, responsabilidad civil, vehículos, equipo y maquinaria e incendios de bosques, con la finalidad de mejorar la administración de los servicios que ofrece la oficina de Seguros de ETAPA EP. 3 Asignará un espacio físico debidamente ubicado, que disponga de instalaciones seguras, para el archivo de la documentación que sustente las actividades de la oficina de Seguros de la Dirección Administrativa. FIRMAS DE LOS SERVIDORES RESPONSABLES DEL CUMPLIMIENTO O APLICACIÓN

25 Unidad de Examen Especial al Movimiento de la cantidad de cable multipar de las Obras por Administración Directa de la Gerencia de Telecomunicaciones 5 En coordinación con el Responsable del Parque Automotor revisarán las fechas de vigencia de las pólizas del Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito, a fin de renovar oportunamente sin incurrir en gastos adicionales, y el Parque Automotor de ETAPA EP disponga de los documentos obligatorios determinados por ley. 6 Emitirá disposiciones al Responsable del Departamento del Parque Automotor y Equipo Mecanizado, para que en coordinación con los funcionarios de la oficina de Seguros de la Dirección Administrativa, se renueven los Seguros Obligatorios de Accidentes de Tránsito conforme las fechas de vigencia de las pólizas. Al Director Financiero: 4 En coordinación con el Director Administrativo revisarán los valores cancelados en la renovación y contratación del Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito emitidas hasta el por concepto de primas a la Compañía de Seguros Sucre S.A., y solicitarán las reliquidaciones de los valores que constan en el Cuadro 1, conforme a lo que determina el Decreto Ejecutivo 1767 publicado en el Suplemento del Registro Oficial 613 de y el Decreto Ejecutivo 1813 publicado en el Registro Oficial 632 de Nota: Las recomendaciones que constan en el borrador de informe y que son puestas en conocimiento de los servidores responsables de su aplicación en la entidad examinada, se encuentran sujetas a cambios durante el proceso de revisión hasta el trámite de la aprobación final del informe. Elaborado por: Revisado por: Ing. Com. Luis Arguello Ballesteros Jefe de Equipo Econ. C.P.A. Gladys Fernández Avilés Mgs. Auditora Interna de ETAPA EP

26 Unidad de Examen Especial al Movimiento de la cantidad de cable multipar de las Obras por Administración Directa de la Gerencia de Telecomunicaciones