Evaluación de la calidad en la automatización de bibliotecas

Transcripción

1 Evaluación de la calidad en la automatización de bibliotecas Por Eva María Cerezo López; Beatriz Alonso Cervero; Ana María Gómez Pérez Introducción LA PREOCUPACIÓN POR LA CALIDAD en los procesos de automatización de bibliotecas es un tema de creciente interés para los profesionales de la información. En este texto analizaremos la evaluación de la calidad en la automatización de bibliotecas en cuanto a tareas de catalogación de fondos bibliográficos, desde el punto de vista de una empresa especializada que, como Abana Sistemas de Información, cuenta con una amplia experiencia en este tipo de servicios. Hace unos años primaban los volcados de información a las bases de datos sin ningún criterio, con el único objetivo de alimentar cuantitativamente el catálogo de la biblioteca. Actualmente, inmersos en los principios de la sociedad del conocimiento, se piensa que el mayor valor reside en la calidad de los datos registrados en la base de datos bibliográfica, que permita ofrecer un mejor servicio al usuario co- 141

2 Eva María Cerezo López; Beatriz Alonso Cervero; Ana María Gómez Pérez mo fin primordial de cualquier sistema de información. La automatización, por su consumo de esfuerzos y la falta de personal en las bibliotecas, suele delegarse sobre compañías externas al propio centro que forman equipos especializados para la puesta en marcha de proyectos. Es aquí donde juegan un papel importante los responsables bibliotecarios en cuanto a la elección y control de dichas empresas. Causas de baja calidad en las bases de datos Son productos vivos que exigen un esfuerzo continuo para poder mantener su plena actualización y depuración de errores, causados en su mayoría por: Las nuevas tecnologías que permiten el volcado de grandes cantidades de información con un escaso proceso de elaboración, conformando bases de datos bibliográficas que pretenden poner en entredicho la necesidad y la validez de los sistemas tradicionales de información, basados en un costoso proceso de análisis documental. Los cambios en el software documental que derivan en trasvases de información, con las consiguientes pérdidas de datos y errónea distribución de información en La inexistencia de un manual de procedimiento común de introducción de datos en los centros de información que permita recoger toda la casuística surgida para obtener la uniformidad en el proceso. Los numerosos cambios en los métodos de trabajo, que dificultan la homogeneización en los registros. La inexperiencia de algunos centros así como la escasa preparación de su personal en procesos de automatización de fondos bibliográficos. Indicadores de calidad Es preciso aplicar los principios de la gestión de calidad en la administración de bibliotecas, tanto en el diseño y puesta en marcha de nuevos productos documentales, como en la readaptación de los ya existentes a las mejoras que ofrecen las nuevas tecnologías. Y en ambos casos se hace necesario que previamente tengamos claro cuáles son los criterios de calidad que deben perseguirse. «Hace unos años primaban los volcados de información a las bases de datos sin ningún criterio, con el único objetivo de alimentar cuantitativamente el catálogo de la biblioteca» La evaluación de los productos documentales incluye también la del análisis documental que los ha creado. No debe ser una tarea que se ejecute al final de la producción, sino que debe integrarse en ella. Ha de servir para prever y evitar los errores, incluso mediante la realización de mejoras en los sistemas de trabajo: racionalización de procesos y servicios concretos del centro, disminución de costes o adaptación a cambios sociales o tecnológicos. Una fase fundamental es la selección de indicadores que sean pertinentes y significativos, especialmente en aquellos aspectos que sean evaluables y al mismo tiempo con alta incidencia sobre la calidad de las bases de datos. Se podrían esquematizar en los siguientes: 1. Registros bibliográficos. a. Evitar la duplicación de registros en la base de datos. b. Verificar indicadores de codificación de la información. c. Completar y elegir correctamente d. Asignar correctamente los términos de acceso: autores y entidades, títulos, series, materias que merecen un análisis exhaustivo, utilizando una buena clasificación jerárquica que sea conocida y fácil de consultar para conceptos genéricos. Cuando se trata de temas específicos, es muy importante la existencia de suficientes y diferentes puntos de acceso. Una indización inteligente debe reflejar tanto la información 142

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4 Eva María Cerezo López; Beatriz Alonso Cervero; Ana María Gómez Pérez explícita contenida en el título de un documento como la implícita; que siempre ha de aportar más puntos de acceso que una indización automática simplemente mecánica, control de clasificación, y homogeneización entre clasificación y materia. e. Correcciones ortográficas y gramaticales. f. Cumplimiento de las reglas de catalogación del Ministerio de Cultura y del formato ibermarc, dependiendo del material a tratar. g. Coherencia en el análisis documental para el tratamiento que reciben distintos documentos. Uniformidad de criterios: con la biblioteca y entre el equipo de trabajo de la empresa de servicios. h. Errores de omisión, que son los más difíciles de comprobar, pero pueden ser los más graves. 2. Registros de autoridad. El objetivo de buscar la máxima calidad en este punto es normalizar la forma de redacción de determinados puntos de acceso, pues es un proceso que aporta información sobre el término y las relaciones existentes. La calidad abarca dos niveles, uno inicial básico en el que estaría: Evitar la duplicación. Verificar indicadores de codificación de la información. Completar y elegir correctamente Correcciones ortográficas y gramaticales. Cumplir las reglas de catalogación, las de encabezamiento de autoridades Gare (Guidelines for authority and reference entries) y el formato marc. Asignación correcta de relaciones. Un segundo nivel, cuyo objetivo sería completar con otras fuentes de información el registro de autoridad: Buscando en recursos adecuados. Incluyendo información sobre la propia autoridad en el registro. 3. Control de fondos. El objetivo que se pretende conseguir es registrar la información de cada ejemplar físico existente en la biblioteca. Para obtener una calidad total en esta tarea, que beneficiaría a los procesos de gestión del fondo documental, sería necesario: Evitar la duplicación de signaturas topográficas. Completar y elegir correctamente Uniformizar criterios. Asociar correctamente el registro bibliográfico. Identificación que permita la localización correcta de los fondos. Control físico del fondo: tejuelos, bandas magnéticas, códigos de barras, ordenación, etiquetas identificativas del registro bibliográfico y del fondo al que pertenecen. La corrección de erratas puede convertirse en una auténtica obsesión en el trabajo diario del documentalista, pero no garantiza por sí sola una auténtica calidad de un producto bibliográfico. Es tan sólo uno de los aspectos a tener en cuenta, importante, pero en ningún caso exclusivo. No todos los errores tienen la misma trascendencia y tenemos que centrarnos en aquellos que no van a permitir recuperar el documento: signatura correcta, encabezamiento y materia. Principalmente pensando en el usuario final que es quien intentará encontrar esa información. Todos estos datos reflejan la fiabilidad que podemos otorgar al centro productor, si cuenta con personal especializado y con experiencia, si realiza o no correcciones sistemáticas y si invierte en una mejora continua del servicio. Métodos de análisis de calidad Se debe establecer un sistema de gestión de calidad a través del estudio de satisfacción de los usuarios finales así como la aplicación, en su caso, de medidas correctivas y preventivas. El análisis de los datos proporciona información sobre el nivel de satisfacción del clienteusuario, la conformidad con los requisitos del servicio prestado y las características y evolución de los procesos. «La corrección de erratas puede convertirse en una obsesión en el trabajo del documentalista, pero no garantiza una auténtica calidad de un producto bibliográfico» Los criterios e indicadores de calidad sólo resultarán de utilidad si pueden ser cuantificables a través de métodos de fácil ejecución. En su mayoría se basan en recuentos estadísticos, según consultas sobre los catálogos. Dependiendo de la capacidad de recuperación del sistema informático así podremos controlar su calidad. Se pueden realizar búsquedas de todo tipo y entre ellas las más utilizadas son: Que contrasten campos diferentes. Que pongan en relación materias y clasificación. Sobre un catalogador en concreto. 144

5 Evaluación de la calidad en la automatización de bibliotecas Cronológicas basándose en muestreos. Localizando erratas tipográficas. Comparación de los resultados de una búsqueda con la respuesta obtenida por otros sistemas. Prueba de consistencia entre catalogadores. Requisitos de un proyecto de automatización llevado a cabo por una empresa externa de servicios documentales En general, cualquier plan de automatización debe acometerse con una serie de condiciones para el aseguramiento de un nivel óptimo de calidad como: Evaluación del trabajo a realizar (necesidades, prioridades a acometer, plazos, presupuesto, lugar de trabajo, recursos disponibles, personal requerido). Asesoría técnica en el proceso de automatización. La empresa de servicios no debe limitarse a cubrir las necesidades que el cliente expone. Basándose en su experiencia y especialización debe detectar necesidades, proponer soluciones e innovar servicios. Elaboración de un manual de procedimiento que sea referente común, ahorre esfuerzos y unifique criterios. Recibes ya EPI en casa? Por sólo % IVA puedes tener todos los meses tu copia particular y leerla cómodamente cuando quieras. Comunicación con los responsables técnicos de la biblioteca, que les mantengan informados de la marcha del proyecto. Gestión integral de todo el proceso. Dado que una de las razones de contratación de una empresa externa de servicios para el desarrollo de la automatización es la falta de tiempo y de personal de los centros, se hace necesario el funcionamiento autónomo y responsable del equipo que lo lleve a cabo. Controles de calidad. La empresa externa de servicios debe implantar en sus métodos y filosofía de trabajo la gestión de la calidad. Será recomendable exigir su certificación en la normativa de calidad correspondiente. Adaptación de la compañía externa y de su personal asignado en cuanto a material bibliográfico a tratar, sistemas informáticos y de gestión documental, recursos disponibles, instalaciones y otros aspectos que incidan en el desarrollo del proyecto. Concepto de calidad y su importancia Tanto si decidimos automatizar nuestra biblioteca con recursos propios, como si contratamos una empresa especializada externa, el objetivo de calidad debe ser prioritario. Ésta se consigue conociendo nuestras necesidades y perfeccionando continuamente los servicios que ofrecemos a los usuarios mediante el compromiso responsable de todos los profesionales implicados en el desarrollo de los procesos, y a todos los niveles, empezando por la dirección del centro. La formación continua de las personas encargadas de la automatización, y en consecuencia su nivel de capacitación real, está directamente relacionada con el éxito del propio proyecto. Se debe establecer un procedimiento documentado para la identificación de las necesidades de formación del personal para llevarlo a su consecución a través de un plan de formación. Conviene también asegurarse de que los profesionales reciban instrucciones acerca de la importancia de la calidad en los servicios que presta la biblioteca, y que conocen el sistema de calidad que se aplica. Un equipo de profesionales con buena formación y comprometido con el resultado final es la mejor garantía de calidad. Conclusiones La calidad en las bases de datos implica la calidad total de todos los procesos implicados y en ello debemos centrar todos nuestros esfuerzos para conseguir mejores servicios día a día. La calidad de un sistema es el resultado del trabajo responsable y metódico, y no hay que perder de vista que también en el proceso de automatización de una biblioteca las personas son lo más importante del sistema. «La formación continua de las personas encargadas de la automatización está directamente relacionada con el éxito del propio proyecto» La atención e identificación permanente de las necesidades de nuestro personal en un entorno cambiante, así como la búsqueda clara de su compromiso con los objetivos de calidad que se persigue con la automatización, son aspectos tan esenciales como la planificación de objetivos y el seguimiento de sus resultados. Si optamos por delegar este proceso total o parcialmente en una empresa especializada externa las ventajas son evidentes: optimización de recursos propios, mejora de la organización y gestión de los fondos, enriquecimiento de las bases de datos bibliográficas, docu- 145

6 mentación de los procesos, reducción de la burocracia interna, incorporación de nuevas tecnologías en los procesos de gestión y de técnicas de gestión del conocimiento, puntualidad en las entregas, aumento de la productividad y reducción de costes en todo el proceso. Claro, todo eso siempre que la empresa externa implante en sus métodos y filosofía de trabajo la gestión de la calidad. En definitiva, todos los esfuerzos de mejora en los catálogos redundan en una mayor calidad en el acceso a la información y en un mejor servicio al usuario final, que es el objetivo primordial de cualquier biblioteca y empresa de servicios externos dedicada al sector de la documentación. Eva María Cerezo López; Beatriz Alonso Cervero; Ana María Gómez Pérez. Abana Sistemas de Información. Santa Saturnina, 8, bajo B, Madrid. Tel.: ; fax: