Medir el Trabajo del Personal de Oficina Zane K. Quible, PhD

Transcripción

1 Capítulo 15 Medir el Trabajo del Personal de Oficina Zane K. Quible, PhD

2 Objetivos Al terminar el capítulo, los estudiantes: Conocerán la naturaleza, objetivos y ventajas de medir el desempeño de los empleados. Identificarán las características de las tareas que se pueden medir. Diseñarán programas para medir diversas actividades. Enumeraran varias técnicas de medición. Conocerán diferentes tipos de estándares y las ventajas de establecerlos. 01/11/2014 Traducido y adaptado por Prof. M. L. Moctezuma 2

3 Medir del trabajo Se utiliza para ayudar a determinar qué constituye un día justo de trabajo desde el punto de vista del empleado y del patrono. 01/11/2014 Traducido y adaptado por Prof. M. L. Moctezuma 3

4 Objetivos de medir la labor Expresa el rendimiento esperado a nivel de producción. Sirve de guía al planificar el programa de trabajo de los empleados. Ayuda a determinar el número de empleados necesarios para completar un proyecto en el tiempo asignado. 01/11/2014 Traducido y adaptado por Prof. M. L. Moctezuma 4

5 Objetivos de medir Sirve para establecer métodos y procedimientos eficaces al realizar las tareas. Ayuda a determinar el costo de operaciones en la oficina. Permite asignar las tareas equitativamente a los empleados. 01/11/2014 Traducido y adaptado por Prof. M. L. Moctezuma 5

6 Ventajas de medir el trabajo Proporciona mayor control en los procesos y métodos de trabajo. Determina la cantidad adecuada de empleados a asignar a una unidad de trabajo. Ayuda a determinar la eficiencia al planificar las tareas. Previene atrasos en las labores o tareas acumuladas. Simplifica los procesos en los trabajos o tareas. 01/11/2014 Traducido y adaptado por Prof. M. L. Moctezuma 6

7 Características de las actividades medibles en la oficina Deben ser tareas aisladas. Las tareas deben ser constantes entre medidas. El volumen de las tareas debe ser lo suficientemente alto para justificar el costo de medirlas. Las tareas evaluadas añaden valor a nuestras funciones o actividades. Las tareas deben tener fechas límites para completarse. 01/11/2014 Traducido y adaptado por Prof. M. L. Moctezuma 7

8 Programa de medición de trabajo Antes de desarrollar un programa para medir el trabajo, los empleados deben estar convencidos de que es necesario y de que producirá los resultados deseados. 01/11/2014 Traducido y adaptado por Prof. M. L. Moctezuma 8

9 Pasos del programa de medición de trabajo Establecer planes preliminares Reclutar empleados Ganar la aceptación y apoyo para el programa Recopilar datos importantes 01/11/2014 Traducido y adaptado por Prof. M. L. Moctezuma 9

10 Pasos del programa de medición de trabajo Analizar los datos reunidos y desarrollar los estándares Adiestrar a los supervisores y gerentes Adiestrar a los empleados Establecer un programa efectivo, continuo y medible 01/11/2014 Traducido y adaptado por Prof. M. L. Moctezuma 10

11 Técnicas para medir el trabajo Técnica de producción Muestreo de trabajo Estudio de tiempo Estudio de movimientos Data de tiempo estándar predeterminado 01/11/2014 Traducido y adaptado por Prof. M. L. Moctezuma 11

12 Técnica de producción Es simple y rápida. Usa expedientes de la producción del empleado para determinar el tiempo en completar tareas específicas. Utiliza un registro del tiempo donde indica el número de unidades producidas en una cantidad de tiempo determinada para tener claro las tareas y la cantidad de tiempo dedicada a realizarlas. 01/11/2014 Traducido y adaptado por Prof. M. L. Moctezuma 12

13 Técnica de producción Los estándares se determinan dividiendo el número total de unidades producidas entre el tiempo que tomó producirlas. Si los estándares se fijan a un nivel demasiado alto puede que sea necesario ajustarlos. 01/11/2014 Traducido y adaptado por Prof. M. L. Moctezuma 13

14 Ventajas de la técnica de producción Es simple y fácil de entender. Facilita el desarrollo rápido y la implantación del programa para medir el trabajo sin la necesidad de emplear a especialistas. 01/11/2014 Traducido y adaptado por Prof. M. L. Moctezuma 14

15 Desventajas de la Técnica de Producción Puede producir estándares incorrectos si los empleados no registran correctamente el tiempo. Da lugar a preparar estándares a base de qué se considera mejor, en vez de lo que deber ser mejor. 01/11/2014 Traducido y adaptado por Prof. M. L. Moctezuma 15

16 Técnica de muestreo del trabajo Utiliza una base estadística que requiere observaciones al azar para determinar la cantidad de tiempo dedicada a cada parte de un procedimiento en la oficina. El elemento estadístico se basa en la ley de probabilidad. Si un procedimiento se observa varias veces, los resultados serán confiables. 01/11/2014 Traducido y adaptado por Prof. M. L. Moctezuma 16

17 Técnica de muestreo Se eligen empleados al azar para las observaciones. Las ayudas determinan qué porcentaje de tiempo se consume en completar cada actividad. 01/11/2014 Traducido y adaptado por Prof. M. L. Moctezuma 17

18 Ventajas de la técnica de muestreo Los resultados son altamente precisos. La técnica no requiere los servicios de analistas altamente adiestrados. La técnica es bastante razonable en términos del costo de implantación. Los resultados se pueden recolectar más rápidamente. El muestreo del trabajo es adecuado para procesos extensos. 01/11/2014 Traducido y adaptado por Prof. M. L. Moctezuma 18

19 Desventajas de la técnica de muestreo Algunos empleados tienden a ser más diligentes cuando saben que los están observando. Los procesos que conllevan algunas actividades no son convenientes para el muestreo de trabajo. Para fijar los estándares, los expedientes de producción tienen que ser utilizados para determinar las unidades de salida. Los expedientes no están siempre accesibles fácilmente. 01/11/2014 Traducido y adaptado por Prof. M. L. Moctezuma 19

20 Desventajas de la técnica de muestreo El uso del muestreo de trabajo es tan complejo que requiere utilizar analistas adiestrados. Algunos elementos en el proceso son tan complejos que se dificulta que los empleados lo entiendan. 01/11/2014 Traducido y adaptado por Prof. M. L. Moctezuma 20

21 Técnica de estudio del tiempo También se conoce como estudio del cronómetro. Todo movimiento perdido se elimina del proceso analizado antes de que se recopilen los datos. 01/11/2014 Traducido y adaptado por Prof. M. L. Moctezuma 21

22 Técnica de estudio del tiempo Involucra los siguientes pasos: Separar las tareas. La cantidad de tiempo invertido en cada elemento de la tarea se registra en una hoja de estudio del tiempo, el cual se repite por varios ciclos. Los estándares se basan en el tiempo consumido por cada elemento del proceso. 01/11/2014 Traducido y adaptado por Prof. M. L. Moctezuma 22

23 Ventajas de la técnica de estudio del tiempo El resultado es el desarrollo de estándares exactos. Produce resultados más exactos que las otras técnicas discutidas al medir las tareas detalladamente. Los resultados en el desarrollo de los estándares se pueden utilizar fácilmente para determinar el rendimiento de los empleados. 01/11/2014 Traducido y adaptado por Prof. M. L. Moctezuma 23

24 Desventajas de la técnica de estudio del tiempo Este proceso de medir requiere a menudo el uso de analistas adiestrados. Los empleados de oficina tienden a tener una reacción negativa al uso de cronómetros. La técnica no es útil para medir ciertos elementos en el proceso que consumen mucho tiempo. 01/11/2014 Traducido y adaptado por Prof. M. L. Moctezuma 24

25 Tecnica de estudio del movimiento Utiliza un medio visual como una película, cinta de vídeo o un vídeo digital. Es especialmente apropiada para el proceso que implica gente y equipo. La grabación visual se examina para determinar la cantidad de tiempo consumido en cada paso del proceso. El tiempo se determina contando los frames del vídeo o utilizando un cronómetro. El proceso puede requerir el uso de un microchrometer, que es un dispositivo integrado a la grabación. 01/11/2014 Traducido y adaptado por Prof. M. L. Moctezuma 25

26 Ventajas de Micro-motion Es extremadamente exacto. Analiza minuciosamente la mayoría de los elementos de un proceso. Puede ser utilizado para simplificar fases del trabajo porque la grabación detecta los movimientos innecesarios. 01/11/2014 Traducido y adaptado por Prof. M. L. Moctezuma 26

27 Desventajas de Micro-motion Es más costosa que otras técnicas. Se limita a procesos de mucho volumen y costosos. Requiere los servicios de analistas adiestrados. 01/11/2014 Traducido y adaptado por Prof. M. L. Moctezuma 27

28 Técnica de data de tiempo estándar predeterminado Utiliza datos obtenidos de fuentes externas. Tiende a producir resultados altamente uniformes en los estándares que son consistentes de una situación a otra. 01/11/2014 Traducido y adaptado por Prof. M. L. Moctezuma 28

29 Técnica de data de tiempo estándar predeterminado Pasos: El proceso en las tareas se analiza en el más mínimo detalle. Cada elemento se analiza a base de cada movimiento utilizado. Para determinar el estándar adecuado, cada actividad en el trabajo se compara con datos predeterminados. El estándar para el proceso se determina sumando el tiempo consumido en cada uno de los movimientos. 01/11/2014 Traducido y adaptado por Prof. M. L. Moctezuma 29

30 Ventajas de la técnica de data de tiempo estándar predeterminado Resulta en estándares exactos. Los empleados tienden a aceptar el resultado debido a lo detallado del proceso. El proceso es bastante rápido. 01/11/2014 Traducido y adaptado por Prof. M. L. Moctezuma 30

31 Desventajas de la técnica predeterminada de medir la data Desventajas de la técnica de data de tiempo estándar predeterminado Es una técnica costosa. No se recomienda para ciertas operaciones en la oficina. 01/11/2014 Traducido y adaptado por Prof. M. L. Moctezuma 31

32 Nivel de ejecución Es un proceso que provoca el ajuste de los estándares de las tareas del empleado, ayudando a determinar qué constituye un día justo de trabajo tanto para el patrono, como para el empleado. 01/11/2014 Traducido y adaptado por Prof. M. L. Moctezuma 32

33 Estándares en el Trabajo Se basa en la data recopilada a través del proceso de medir las tareas. No se deben fijar de modo que sólo el trabajador más productivo pueda lograrlos. No deben fijarse a un nivel que casi todos los empleados puedan lograrlo con un mínimo de esfuerzo. 01/11/2014 Traducido y adaptado por Prof. M. L. Moctezuma 33

34 Ventajas de los estándares en el trabajo Aumenta la eficacia con la cual los empleados realizan las tareas. Informa a los empleados los niveles previstos de producción. Ayuda a los gerentes a tomar decisiones en cuanto al personal porque identifica los empleados cuyas ejecuciones sobrepasan el estándar. 01/11/2014 Traducido y adaptado por Prof. M. L. Moctezuma 34

35 Ventajas de los estándares en el trabajo Como los empleados conocen los procedimientos para realizar las tareas, se requiere menos supervisión y control. Proveen las bases para los incentivos salariales a los empleados. Ayudan a aumentar la moral de los empleados porque conocen lo que se espera de ellos. 01/11/2014 Traducido y adaptado por Prof. M. L. Moctezuma 35

36 Tipos de estándares Estándares de cantidad Se expresan en unidades de salida por unidades de tiempo. Estándares de calidad Miden la exactitud y aceptabilidad del trabajo. Estándares descriptivos 01/11/2014 Traducido y adaptado por Prof. M. L. Moctezuma Identifican qué es aceptable en términos de la naturaleza descriptiva de un objeto en la oficina, como el mobiliario. 36

37 Observaciones al azar Determina: El tiempo que consume la mínima actividad en el proceso total. El grado de tolerancia requerido para realizar la tarea. La confiabilidad de los resultados obtenidos. 01/11/2014 Traducido y adaptado por Prof. M. L. Moctezuma 37