Equipo y Mobiliario de Oficina

Transcripción

1 Capítulo 6 Equipo y Mobiliario de Oficina Zane K. Quible, PhD

2 Objetivos Planificar, usar la forma de análisis comparativo y adquirir el equipo de oficina. Esbozar las consideraciones en cuanto al mantenimiento, reemplazo y control del inventario del equipo. Conocer las tendencias nuevas en cuanto al mobiliario de oficina. Implantar medidas de seguridad y estándares de ejecución relativos al mobiliario. 17/10/2014 Prof. M. L. Moctezuma 2

3 Consideraciones al seleccionar equipo de oficina Propósito del equipo. Pertinencia del equipo. Dependencia del equipo. Especificaciones del equipo. Costo del equipo. Procesos operacionales del equipo. 17/10/2014 Prof. M. L. Moctezuma 3

4 Consideraciones al seleccionar Seguridad. Flexibilidad del equipo. Facilidad para operarlo. Velocidad de operación. Costo de la operación del equipo. Tipo de entrada al equipo. Estandarización del equipo. 17/10/2014 Prof. M. L. Moctezuma 4

5 Consideraciones con respecto al vendedor Reputación del vendedor. Adiestramiento provisto por el manufacturero o el vendedor. Opciones de compra. Entrega del equipo nuevo. 17/10/2014 Prof. M. L. Moctezuma 5

6 Consideraciones de mantenimiento Servicio al equipo. Mantenimiento del equipo. 17/10/2014 Prof. M. L. Moctezuma 6

7 Análisis Comparativo Es recomendable comparar las funciones de varias marcas. 17/10/2014 Prof. M. L. Moctezuma 7

8 Opciones de alquiler Alquiler (true lease) Alquiler con opción a compra Conocido también como contributivo, operativo o alquiler justo. Se puede obtener por corto o largo plazo. Conocido como capital lease venta condicional o buyout lease. Al final del alquiler hay la opción de comprar el equipo. 17/10/2014 Prof. M. L. Moctezuma 8

9 Sale Leaseback Un arreglo en el cual una compañía compra el equipo, lo vende al arrendador, quien provee a una organización un alquiler a largo plazo. 17/10/2014 Prof. M. L. Moctezuma 9

10 Qué alternativa usar? Qué hará la organización con el equipo al final del contrato de alquiler? Cuál es el estado del flujo de efectivo de la organización? Cuáles son las deudas contributivas de la organización? Por cuánto tiempo la organización utilizará el equipo? 17/10/2014 Prof. M. L. Moctezuma 10

11 Ventajas de alquilar el equipo Mantiene un capital de trabajo que se podría utilizar para otros propósitos. La organización podrá obtener equipo actualizado en todo momento. Los pagos en true lease son deducibles de la planilla de contribución. El equipo alquilado permite a la organización utilizar los recursos financieros más eficientemente. 17/10/2014 Prof. M. L. Moctezuma 11

12 Desventajas de alquilar equipo Generalmente es más costoso que comprarlo. El alquiler puede establecer que el arrendatario es responsable del mantenimiento y la reparación del equipo. Al arrendatario podría exigírsele mantener un récord detallado del equipo. Si el alquiler le da al arrendatario la oportunidad de comprar el equipo, los pagos no son deducibles de las planillas. 17/10/2014 Prof. M. L. Moctezuma 12

13 Diferencia entre el lease y la renta Leasing Típicamente involucra un contrato que estipula la duración de éste. Generalmente no requiere contrato por un tiempo determinado. Rental 17/10/2014 Prof. M. L. Moctezuma 13

14 Consideraciones para decidir el alquiler o compra del equipo Cuán rápido se efectúan cambios tecnológicos en el equipo en cuestión. Cuál es el costo del equipo? Qué arreglos están dispuestos a proveer los vendedores en caso de alquilar? Qué provisiones especiales estarán disponibles al alquilar el equipo? 17/10/2014 Prof. M. L. Moctezuma 14

15 Consideraciones para decidir Cuán estables son los procesos para los cuales se necesita el equipo? Cuál es el costo por unidad de la tarea: si se alquila; si se compra? Cuáles son los resultados del análisis break-even? Cuánto tomaría recuperar la inversión (payback)? 17/10/2014 Prof. M. L. Moctezuma 15

16 Opciones de mantenimiento Contrato de Servicio A base de llamadas Servicio dentro de la compañía 17/10/2014 Prof. M. L. Moctezuma 16

17 Factores a considerar en el método de mantenimiento Costo y provisiones del contrato de servicio. Frecuencia de las reparaciones. Impacto del mantenimiento preventivo en el aumento de la vida útil del equipo. Disponibilidad de y gastos incurridos en adiestrar empleados para proveer servicio. 17/10/2014 Prof. M. L. Moctezuma 17

18 Factores a considerar Marcas de equipo que tiene la organización. Tipo de equipo a dársele mantenimiento. Costo del papeleo asociado con el mantenimiento del equipo. Premura con la cual el equipo se debe reparar. 17/10/2014 Prof. M. L. Moctezuma 18

19 Factores a considerar al seleccionar mobiliario Uso que se le dará. Adecuacidad con la decoración. Disponibilidad para los usuarios. Versatilidad. Durabilidad Nivel jerárquico de los usuarios. Tamaño en relación al área. Valor del retardador de incendio 17/10/2014 Prof. M. L. Moctezuma 19

20 Diseño modular Consiste de componentes como: escritorio, área de trabajo, espacio para almacenar y para archivar y tablilleros. Las responsabilidades de los empleados son determinantes al seleccionar los componentes necesarios y la configuración. 17/10/2014 Prof. M. L. Moctezuma 20

21 Diseño portátil Facilita el arreglo o mover los componentes de la oficina en la planificación abierta. Usa extensamente paneles y pantallas movibles. 17/10/2014 Prof. M. L. Moctezuma 21

22 Diseño funcional El diseño del mobiliario se basa en las necesidades de los empleados. Toma en consideración cómo el uso del mobiliario se puede maximizar a base de los deberes del empleado. 17/10/2014 Prof. M. L. Moctezuma 22

23 Diseño ergonómico Toma en consideración la relación entre el empleado y el ambiente físico en el diseño del mobiliario. El diseño ergonómico se considera especialmente en el diseño de las sillas. 17/10/2014 Prof. M. L. Moctezuma 23

24 Estándares que se reflejan en el diseño de las sillas La silla debe permitir que el usuario se siente plano en ésta con los codos doblados y los pies planos en el piso. Debe darle apoyo a la espalda en una posición recta. El usuario debe poder colocar los brazos hacia abajo con los codos doblados. 17/10/2014 Prof. M. L. Moctezuma 24