Importació de dades a l epèrgam

Transcripción

1 Importació de dades a l epèrgam Passos a seguir abans de la importació de dades a l epèrgam Fer una revisió de les dades del fitxer Taules.mdb del pèrgam 1.1. Per seguretat convé treballar amb una còpia del fitxer i, per tant, respectar el contingut del fitxer taules.mdb que es troba a C:\pergam. Convertir el fitxer taules.mdb revisat a un nou fitxer anomenat pergam.zip. Importar des de l epèrgam el fitxer pergam.zip. La revisió de dades del fitxer taules.mdb des de l Access. La bases de dades taules.mdb conté diverses taules: Autoria, Autors, Catàleg, CDU, Cursos, Descriptors, Editors, Exemplars,..., però ens caldrà revisar només la informació de les dues taules següents: Catàleg i CDU. Si disposeu de l Access 97 Podeu obrir directament la base de dades taules.mdb, i us respectarà el format d origen. Un cop oberta la base de dades taules.mdb, podreu obrir les taules Catàleg i CDU fer la revisió de les dades i desar els canvis. Si disposeu de l Access 2000 o posterior Si heu de treballar amb l Access 2000 o posterior, aquest no permet obrir directament la base de dades taules.mdb. Cal tenir en compte que no convé convertir la base de dades taules.mdb a Access 2000, ja que el nou fitxer resultant després no ens serviria per fer la importació. Per tant, amb l Access 2000, caldrà crear una base de dades en blanc i vincular taules del fitxer taules.mdb. Creeu, amb Access 2000, una nova base de dades en blanc amb el nom que vulgueu en una carpeta creada anteriorment a la unitat C:\, també amb el nom que vulgueu. Pàgina 1 de 13

2 Procediment Obriu l Access 2000 o posterior. Menú: Archivo Opció: Nova. A la Finestra Nova Trieu: Base de Dades (Opció per defecte) i premeu el botó: Acceptar. A la finestra Arxiu nova base de dades Navegueu fins a trobar la Carpeta que haureu creat a la C:\ a Nom de l arxiu escriviu XXXX (el nom) i premeu el botó: Crear Vinculeu les taules Cataleg i CDU de taules.mdb a XXXX.mdb Procediment: Obriu la base de dades XXXX.mdb (Si no l heu tancat ja la teniu oberta del pas anterior). Pàgina 2 de 13

3 Obriu el Menú: Arxiu - Obtenir dades externes -Vincular taules. A la finestra Vincular Cerqueu l arxiu taules.mdb i premeu el Botó: Vincular. Pàgina 3 de 13

4 A la finestra Vincular taules Seleccioneu les taules Cataleg i CDU i premeu el Botó: Acceptar. Observeu que a la base de dades XXXX.mdb apareixen les taules Cataleg i CDU, aquestes taules estan vinculades a les taules de la base de dades Taules mdb i per tant els canvis que feu en aquestes taules de XXXX.mdb es faran i seran desats també a la base de dades taules.mdb. Pàgina 4 de 13

5 Revisió de la taula Catàleg Per fer la revisió dels diferents camps, anirem utilitzant l opció d ordenar el contingut de cada camp per ordre ascendent. Pel menú: Registres Ordenar Ordre ascendent: o, per la icona [A-Z]: Revisió del camp Títol Poseu el cursor al camp Títol del primer registre i premeu la icona [A- Z]. Cal repassar aquesta columna de Títols per detectar alguna anomalia. Si hi ha alguna incorrecció, al principi de la taula, hi figuraran registres sense o amb poca informació al camp Títol, escrits en majúscules, per tant els podem esborrar, completar, si escau, i corregir. Revisió del camp Autors Poseu el cursor al camp Autors del primer registre i premeu la icona [A-Z]. Pàgina 5 de 13

6 Comproveu que els registres que no tenen autor (poden correspondre a diccionaris, enciclopèdies, guies,..), cal que ho reviseu. Fixeu-vos, però, en els que si en tenen per comprovar que les dades siguin coherents i intentar que un mateix autor no hi figuri amb entrades diferents. Revisió del camp Llengua Poseu el cursor al camp Llengua del primer registre i premeu la icona [A-Z]. Si trobeu registres que no tenen informació al camp Llengua, completeu-los tenint en compte la informació del camp Títol. Revisió del camp Signatura Poseu el cursor al camp Signatura del primer registre i premeu la icona [A-Z]. Si hi ha registres que no tenen informació al camp Signatura, i no tenim la possibilitat de completar la informació en aquest moment, podem elaborar un llistat per a arreglar-ho més endavant directament a l epèrgam. Per a fer el llistat, seguiu el següent procediment: Seleccioneu els registres complerts, premeu l opció Edición-Copiar, després, en un full apaïsat del processador de textos (OpenOffice o Word), premeu Edita - Enganxa. Això ens crearà una taula on podem ajustar la mida d algunes columnes i eliminar les que no ens interessen. Revisió del camp Editor El camp editor el podeu revisar de forma anàloga al que heu fet amb els camps anteriors. Revisió de la taula CDU a la taula catàleg La informació de la taula CDU es traspassa directament a la nova taula de l epèrgam, ja que es tracta d una llista d autoritat on a cada valor li correspon una temàtica. Pàgina 6 de 13

7 En fer la importació el valor de la CDU que figura a cada registre, es comprova que figuri a la taula CDU, i si no és així no s importa la informació d aquest camp, quedant en el nou registre el camp CDU en blanc. Donat que en el Pèrgam 1.1 existia la possibilitat de posar valors al camp CDU, que no figuressin a la llista d autoritat de la taula CDU, això pot generar la pèrdua d informació en aquest camp. Això, es pot solucionar, en la majoria de vegades, afegint uns quants valors nous a la taula CDU, abans de fer la importació. Es tracta en aquest cas, que comproveu que els termes utilitzats al camp CDU de la taula Catàlegs, figurin a la taula d autoritats CDU. En cas que detecteu termes que no hi figuren, cal que els afegiu a la taula CDU. Els exemples més freqüents són els termes d imaginació: I1, I2, I3... Per fer-ho, Podeu consultar la Classificació Decimal Universal (CDU) ( A la taula Catàleg, poseu el cursor al camp CDU del primer registre i premeu la icona [A-Z]. Cal homogeneïtzar la informació del camp CDU, com per exemple: Treure la informació addicional als registres de CDU 1 com els parèntesis. Per exemple 1(Bal) hauria de quedar com a 1. Canviar I* per I1. També podeu fer aquest canvi al camp Signatura, per tal de fer coincidir la informació dels dos camps. I** per I2. També podeu fer aquest canvi al camp Signatura, per tal de fer coincidir la informació dels dos camps. Canviar I*** per I3. També podeu fer aquest canvi al camp Signatura, per tal de fer coincidir la informació dels dos camps. Treure la informació addicional als registres de CDU N. Per exemple N 833 hauria de quedar com a N. Revisió de la taula d autoritat CDU Comproveu si els valors del camp CDU de la taula Catàleg (CDU no numèriques del tipus: I1, I2, I3, JN, NE, N, C, P, T, CL, ) figuren a la taula d autoritat CDU, si no és així cal que els afegiu. Pàgina 7 de 13

8 Conversió de les dades del fitxer Taules.mdb al fitxer pergam.zip Descàrrega del fitxer per a l exportació de la base de dades Access El primer que heu de fer és accedir a l entorn de biblioteca i, entrar al mòdul d utilitats a l opció Importa dades: Pàgina 8 de 13

9 S obrirà una finestra com la següent: A l opció 1 Descarregueu el fitxer per a l'exportació de la base de dades Access cliqueu sobre l opció que us convingui, segons la versió de programa Access que disposeu, Access 97 o Access 2000 o posterior, i deseu al vostre ordinador el fitxer "exportpergam97.zip" o exportpergam.zip. Descompressió del fitxer "exportpergam97.zip" o exportpergam.zip Descomprimiu el fitxer exportpergam97.zip o "exportpergam.zip" (normalment només cal fer doble clic sobre el fitxer). En descomprimir-lo, es crearà automàticament la carpeta /exportpergam97, o /exportpergam. Si no funciona de forma automàtica, descompacteu-lo manualment a una carpeta anomenada /exportpergam. Pàgina 9 de 13

10 La carpeta ha de contenir 2 fitxers: exportpergam.exe i exportpergam.mdb. Importació de dades a l epèrgam Conversió de les dades Copieu el fitxer" taules.mdb, amb les dades ja revisades i arreglades, a la carpeta exportpergam97 o exportpergam, creada en el pas anterior. En aquesta carpeta, és imprescindible que hi hagi els fitxers: exportpergam.exe i exportpergam.mdb com ja s ha dit. Feu doble clic sobre el fitxer exportpergam.exe per tal d executar-lo (no us heu de confondre amb el fitxer exportpergam.mdb ). Mentre s executi, es visualitzarà una pantalla negra que informa que el procés pot durar uns minuts. Quan s acabi el procés, a la mateixa carpeta s haurà creat el fitxer pergam.zip, que és el que us cal per importar les dades a l epèrgam. Pàgina 10 de 13

11 Si l'exportpergam.exe no funciona Importació de dades a l epèrgam Algunes vegades, en alguns ordinadors, per alguna incompatibilitat entre el Windows i l Access, el fitxer "Exportpergam.exe" no funciona bé. Surt una pantalla negra que desapareix ràpidament i no acaba el procés de creació del fitxer pergam.zip. Per tal de solucionar aquest problema, de moment la solució passa per fer el procés de forma manual i reproduir les accions que fa el fitxer executable: Una vegada fetes les següents accions prèvies, ja descrites anteriorment: Descarregueu el fitxer exportpergam.zip (segons la versió d'access disponible) Descompacteu-lo a la carpeta /exportpergam en els seus dos fitxers (exportpergam.exe i exportpergam.mdb) Copieu el fitxer del Pèrgam 1.1 "taules.mdb" a la carpeta /exportpergam Aleshores, cal fer el següent: 1. Executeu l'access, aneu al menú "Archivo Abrir base de datos" i seleccioneu el fitxer "exportpergam.mdb". Una vegada s obre el fitxer es fan unes accions i es tanca l'access. 2. Si aneu a la carpeta /exportpergam comprovareu que s han generat 4 fitxers txt: "cataleg.txt", "descriptors.txt", "CDU.txt" i "Exemplars.txt". 3. Seleccioneu els 4 fitxers i genereu un zip anomenat "pergam.zip". Aquest fitxer ja és el que us permetrà importar les dades al vostre epèrgam. Importació de dades a l epèrgam Accedir a l entorn de biblioteca i, entrar al mòdul d Utilitats a l opció Importa dades. Pàgina 11 de 13

12 Cliqueu sobre el botó Navega per buscar el fitxer pergam.zip creat anteriorment. Aneu a la carpeta /exportpergam i seleccioneu el fitxer pergam.zip. Cliqueu el botó Obre o bé feu doble clic sobre el nom del fitxer. Seleccionat el fitxer cliqueu Importa per tal d iniciar la importació. L aplicació informa que el procés pot durar uns minuts. Cliqueu d Acord per confirmar el missatge. Pàgina 12 de 13

13 Una finestra mostra el procés d importació. Si no veieu la finestra pot ser que sigui, perquè el vostre navegador té blocades les finestres emergents. Quan acaba el procés d importació, si tot ha anat bé, surt un missatge indicant que la importació ha finalitzat correctament, el nombre de documents inserits i els erronis, si n hi hagués. Pàgina 13 de 13