PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS QUE HAN DE REGIR EL PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACIÓN DEL DISEÑO, CONSTRUCCION, TRANSPORTE, MONTAJE, DESMONTAJE,

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1 PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS QUE HAN DE REGIR EL PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACIÓN DEL DISEÑO, CONSTRUCCION, TRANSPORTE, MONTAJE, DESMONTAJE, MANTENIMIENTO, SERVICIOS COMPLEMENTARIOS Y ALMACENAJE DEL STAND QUE REPRESENTARÁ A LA JUNTA DE CASTILLA Y LEÓN EN LAS FERIAS DE TURISMO INTUR 2013 Y FITUR

2 ÍNDICE 1.-OBJETO 2. CARACTERÍSTICAS GENERALES 3. DISEÑO, CREATIVIDAD Y CONTENIDO TEMÁTICO 4. ROTULACIÓN 5. ESTRUCTURA, ELEMENTOS Y MATERIALES DE MONTAJE 6. ELEMENTOS DE DECORACIÓN Y MOBILIARIO 7. ILUMINACIÓN Y FONTANERÍA, SISTEMAS DE TRANSMISIÓN DE DATOS, DE AUDIO Y DE VIDEO 8. MONTAJE, DESMONTAJE, MANTENIMIENTO Y TRANSPORTES 9. CARACTERÍSTICAS PARTICULARES DE CADA UNO DE LOS CERTAMENES ANEXO I. PLANOS INTUR 2013 FITUR

3 1. OBJETO El objeto de este contrato es la prestación de los servicios de diseño, construcción, transporte, montaje, desmontaje, mantenimiento, servicios complementarios y almacenaje, incluyendo la limpieza general, del stand que se utilizará en las ferias que se indican, adaptándolo a las diferentes parcelas, manteniendo uniformidad y continuidad en la imagen y los correspondientes elementos identificativos y garantizando la máxima calidad y perfecto acabado en cada uno de los certámenes de turismo que se detallan a continuación: NOMBRE CIUDAD FECHAS SUP estimada (m2) INTUR 2013 Valladolid noviembre FITUR 2014 Madrid enero m2 2. CARACTERISTICAS GENERALES Se deberá conseguir una imagen común a ambos stands que responda a la imagen turística de Castilla en base al Manual de Imagen de la Marca Castilla y León es Vida (se podrá solicitar en el domicilio social de la Fundación Siglo; en la calle María de Molina, 3, 1º VALLADOLID. Teléfono ) y los contenidos determinados en cada caso por la Fundación Siglo, así como en función del espacio contratado en los distintos certámenes. En el diseño de los stands se contemplará la obligación de crear un sistema estructural modulable y reutilizable, de forma que se pueda adaptar a distintos formatos según las necesidades de espacio. Todas las fachadas contarán con un atractivo especial, no admitiéndose espacios faltos de decoración, ni elementos de construcción de tipo modular estándar. Igualmente, deberá tenerse muy en cuenta en el diseño del stand y en su altura, que debe conseguirse una total visibilidad del stand desde la entrada principal del Pabellón con el fin de una inmediata localización del stand desde los puntos de mayor tránsito de público. Se podrá adaptar por la Fundación Siglo, el diseño a las distintas necesidades de contenidos en cada una de las ferias de manera que dichos contenidos y su importancia podrán variar a lo largo del año en función de la estrategia promocional determinada por la Fundación Siglo. 3

4 El stand deberá potenciar su visión desde las zonas de paso de los Pabellones de las distintas ferias, así como desde cualquier parte del mismo, mostrándose como un elemento atractivo al visitante. Se deberá tener en cuenta la previsión de circulación de los asistentes a la Feria en la distribución de los distintos espacios del stand. El adjudicatario deberá tratar de ocultar al máximo posible la visión, que desde el exterior, se tenga de las puertas de acceso a las diferentes zonas del stand. La imagen se unificará e identificará a través de elementos como: materiales a utilizar, suelo, mobiliario, colores, iluminación, logotipos en cualquier tipo de soporte, eslóganes, elementos expositivos, producción audiovisual, siguiendo el manual de marca. En el diseño de todos y cada uno de los stands, se deberá contemplar la obligación de integrar mediante los elementos estructurales necesarios la totalidad de los elementos presentes en el stand y en todas sus fachadas, de forma que el visitante pueda identificar la totalidad del stand que corresponde a Castilla y León. Asimismo, deberá evitarse el exceso de imágenes gráficas como elemento decorativo o como solución para delimitar espacios o representar recursos turísticos debiendo proponer soluciones alternativas, acordes a la imagen gráfica basada en la marca CASTILLA Y LEÓN ES VIDA, y sus recursos. El diseño deberá realizarse de forma que produzca un gran impacto visual, utilizando para ello estructuras arquitectónicas y decorativas que cumplan este objetivo, y permitiendo su adaptación a los diferentes tipos y espacios que se utilizan en cada feria o certamen, sin menoscabo de la imagen que deberá ser identificativa para todas. Los stands tendrán la superficie que se indica en el apartado 1 anterior y en las condiciones particulares de cada una de las ferias que se determinan en el apartado 9 del presente pliego. No obstante, la Fundación Siglo, podrá alterar la configuración del espacio contratado en cada uno de los certámenes, sin que por ello exista derecho a indemnización alguna para el adjudicatario conforme a lo establecido en el punto 9 del presente Pliego. Las características generales señaladas en el presente apartado serán tenidas en cuenta por el adjudicatario sin perjuicio de lo que al respecto se determine en las condiciones particulares de cada una de las ferias que se fijan en el apartado 9 del presente Pliego. Con carácter general, toda la imagen y línea gráfica de los distintos coexpositores en cada una de las Ferias deberá adaptarse al conjunto de la imagen gráfica global del stand. 4

5 3. DISEÑO, CREATIVIDAD Y CONTENIDO TEMATICO El diseño del stand deberá basarse fundamentalmente en la imagen de marca CASTILLA Y LEON ES VIDA. y utilizando como referencia la línea de comunicación de la marca turística CASTILLA Y LEON ES VIDA, actualmente en campaña con el claim CASTILLA Y LEON, EL MUSEO MAS GRANDE DEL MUNDO ESTA VIVO, se desarrollarán los principales contenidos temáticos del stand. El diseño del stand deberá estar basado en el posicionamiento de Castilla y León como destino de tendencia y líder en turismo de interior, sostenible y no masificado, promocionando una oferta experiencial de calidad en la que se coordinen tradición e innovación y en la que se ofrezca al turista una alternativa al tradicional sol y playa. De alguna manera, debe transmitir la posibilidad de disfrutar en Castilla y León de experiencias gratificantes y memorables, en sus ciudades llenas de vida, acogedores pueblos, entornos rurales, espacios naturales..con el denominador común de una reconocida cocina de vanguardia basada en materias primas autóctonas, vinos con denominación de origen capaces de traspasar fronteras y una importante programación cultural. La Cultura como expresión de la identidad turística de la región. La propuesta se basará en un concepto dinámico e innovador de claro impacto visual donde se represente a Castilla y León como un gran escenario/espacio cultural con una amplia y variada programación de actividades durante todo el año en sus ciudades y pueblos: exposiciones, festivales, conmemoraciones, conciertos, fiestas de interés turístico, A modo de posibles ideas, este espacio de experiencias podría ser tematizado en torno a las estaciones o meses del año para que los visitantes puedan disfrutar y participar de lo que allí está ocurriendo. Tendrán especial relevancia y presencia en el stand los acontecimientos culturales que se celebrarán en Castilla y León durante el año 2014, así como las diferentes actividades culturales de interés que se programan con periodicidad anual: Festivales, Exposiciones, Conciertos en edificios históricos,.. Principales Eventos culturales 2014: - XIX edición Exposición Las Edades del Hombre (Aranda de Duero) - Conmemoración IV Centenario de la Beatificación de Santa Teresa (2015, V Centenario del Nacimiento de Santa Teresa) - Conmemoración VIII Centenario de la Peregrinación de San Francisco de Asís a Santiago de Compostela - Centenario de la construcción del Palacio Episcopal de Gaudí en Astorga. 5

6 El diseño deberá ser propuesto por la empresa adjudicataria y será supervisado y aprobado en su ejecución por la Fundación Siglo, tanto en lo que se refiere a la propuesta de distribución del espacio y contenidos, como en el diseño de los distintos elementos del stand, los soportes gráficos y el diseño global del stand. La Fundación Siglo delimitará los contenidos y el programa funcional dirigiendo y supervisando materiales, acabados, elementos decorativos, etc. En todo caso la construcción definitiva del stand estará sometida a la aprobación de la Fundación Siglo. Los stands transmitirán una idea de modernidad, conjugada con los valores patrimoniales, históricos y culturales que Castilla y León posee con técnicas expositivas actuales, medios infográficos novedosos y montajes constructivos avanzados. Los mensajes, contenidos e imagen del stand deben ser directos, originales, vanguardistas y atractivos desde un punto de vista de impacto publicitario. En particular los stands deberán transmitir la imagen de marca que nuestro destino proyecta a nuestro público potencial, como uno de los pilares en los que se apoya la creación de valor al cliente, que son las vivencias que el viajero va a experimentar durante su viaje por Castilla y León. En todo caso, la Fundación Siglo, determinará en cada Feria las diferentes prioridades de los contenidos así como la incorporación de cualquier otro que pueda considerar conveniente. 4. ROTULACIÓN Toda la rotulación será de tipo artístico y homogénea, concordante con la línea del diseño del stand y basada en el manual de imagen de marca CASTILLA Y LEÓN ES VIDA. El conjunto del stand y las diferentes dependencias del mismo deberán rotularse de manera adecuada respetando la línea gráfica y tipográfica del conjunto del stand tanto en castellano como en otros idiomas, si fuera preciso y así se indicara al adjudicatario. Dichos elementos identificativos se estudiarán de manera muy especial atendiendo a su diseño, tamaño, ubicación y ritmo de repetición. En todo caso deberán mandarse con suficiente antelación las pruebas de diseño para la correspondiente aprobación por parte de la Fundación Siglo. Los tamaños y logotipos se indicarán al adjudicatario con suficiente antelación. No obstante, se deberá señalar el sitio idóneo, material y tamaño de la marca turística CASTILLA Y LEÓN ES VIDA que presidirá el stand identificando la Comunidad Autónoma (en todas sus fachadas) y que deberá distinguirse con gran facilidad dentro del recinto en el que esté situado el stand. 6

7 Asimismo deberá destacarse de forma especial: la web el claim CASTILLA Y LEON, EL MUSEO MAS GRANDE ESTA VIVO, el logotipo de la Junta de Castilla y León. cualquier otroque determine la Fundación Siglo. Además, se rotularán todos los módulos de información, los espacios dedicados a los coexpositores que participan en el stand, con nombre y logotipos, mapas u otros rótulos alusivos, así como las zonas comunes (almacenes, despachos, salas de prensa.) La rotulación estará sujeta a posibles modificaciones que se comunicarán en tiempo y forma y cuyos gastos correrán por cuenta del adjudicatario. 5. ESTRUCTURA, ELEMENTOS Y MATERIALES DE MONTAJE El stand que se proyecte deberá constituir un conjunto arquitectónico, decorativo y publicitario que atraiga a los visitantes tanto por su contenido temático, como por su diseño vanguardista. Para ello, se utilizarán elementos de construcción innovadores, resistentes y de primera calidad. Dichas estructuras o materiales deberán aportar modernidad y dinamismo al stand, aprovechando la máxima altura permitida en cada uno de los diferentes certámenes, eliminando la opacidad de la tabiquería del mismo y permitiendo su adaptabilidad a cualquier tipo de montaje. El stand estará dividido, por regla general y cuando no se indiquen otras especificaciones en las condiciones particulares de cada una de las ferias que se determinan en el apartado 9 del presente pliego, en: una zona de información y exposición, una zona de comercialización, un almacén un área de reuniones. No obstante, la Fundación Siglo fijará exactamente la superficie a utilizar y la distribución de los elementos que lo configuran así como sus características, y los compartimentos que, en su caso, según se indica en la relación de ferias adjunta, deban disponer. El diseño deberá contemplar espacios abiertos que faciliten el acceso y tránsito por el stand de los visitantes, así como incorporar estructuras que garanticen la accesibilidad de las personas con movilidad reducida. 7

8 De forma orientativa se indican distintos acabados: Suelo:. Recubierto de material antideslizante, adecuado según las diferentes zonas. Deberán evitarse diferencias de nivel en el suelo a través de escalones que puedan suponer un riesgo más allá de las escaleras incorporadas, en su caso, al diseño del stand. Con el fin de unificar la imagen general del stand, se recubrirá el pasillo que divide las diferentes parcelas adjudicadas a Castilla y León con el mismo material utilizado en las fachadas principales o, en su caso, con moqueta serigrafiada con el logotipo que la Fundación Siglo indique en su momento (el adjudicatario deberá solicitar el correspondiente permiso a la feria). En la en la propuesta técnica se presentarán tipos de materiales y colores a emplear. Cerramientos: Los cerramientos y tabiquerías se harán en materiales ligeros y fáciles de colocar que a su vez reúnan requisitos de durabilidad, resistencia, apariencia superficial, estabilidad etc. Es importante señalar la necesidad de aislamiento acústico en las salas de prensa, salas de trabajo y cabinas de prensa, de modo que el ruido ambiente general de la feria no interfiera en el desarrollo de actividades interiores. Estos espacios deben estar dotados de climatización y renovación de aire de forma que se mantenga en su interior una temperatura adecuada de trabajo cuando estén ocupadas por personas, teniendo en cuenta las capacidades de las salas y los equipos e instrumental de los profesionales de los medios de comunicación (focos de iluminación) Techos: Los techos serán fácilmente desmontables, pero deben cumplir requisitos de aislamiento acústico en salas de trabajo, sala de prensa, o cabinas de prensa igual que los cerramientos. Pinturas y acabados. Cumplirá la normativa vigente en esta materia y será de buena calidad. Los acabados deben ser acordes con las soluciones de cerramientos, utilizando pinturas plásticas lavables en paramentos preparados para revestir. En la propuesta técnicase presentarán muestras de calidades y colores a emplear en las distintas zonas. Sostenibilidad. Tanto en el diseño, como en la construcción, montaje y desmontaje, se deben tener en cuenta aspectos clave de sostenibilidad como utilizar materiales sostenibles y respetuosos con el medio ambiente, elementos reutilizables y reciclables, hacer una buena gestión de los residuos, 8

9 Los materiales que se utilicen para la construcción del stand, instalación eléctrica fontanería etc, deben cumplir la normativa vigente de la Unión Europea referida a montajes de stand. Los stands resultantes del cada uno de los montajes cumplirán con la normativa vigente y con la normativa específica de cada recinto ferial tanto referente a construcción como a la accesibilidad y a la seguridad, instalación, transporte, canon de montaje, y todo lo relativo a la normativa de uso. 6. ELEMENTOS DE DECORACIÓN Y MOBILIARIO Se utilizarán elementos con un diseño funcional, con equipamientos y componentes de gran calidad, que den respuesta a las diferentes necesidades. Se valorará la utilización de elementos reciclables. Todos los espacios deberán estar amueblados con elementos de calidad (mesas, sillas, estanterías, etc.) acordes con la visión innovadora del stand, empleando para ello mobiliario de diseño contemporáneo, nuevo o en perfecto estado de conservación y uso, elementos acristalados, fotografías y ornamentación de plantas y flores y alusión a la recuperación del patrimonio castellano y leonés. El adjudicatario deberá ser responsable de la elaboración y colocación de todos los elementos de decoración y mobiliario, debiendo presentar relación pormenorizada, así como fotografías o dibujos de todos ellos en la oferta. La Fundación Siglo se reserva el derecho de cambiar el mobiliario, elementos o material, por otros de similares características y precio y sin coste adicional, para adecuación o adaptación en el transcurso de su ejecución. En la decoración de los stands, se valorará el empleo de técnicas, material multimedia, medios audiovisuales y sistemas de decoración vanguardistas además de los rótulos luminosos y puntos de información con portafolletos e iluminación propia que se determinan en el punto nueve del presente pliego, ajustándose al espacio contratado en cada certamen. La empresa adjudicataria elaborará los contenidos y las imágenes de Castilla y León que se utilicen; serán sobre todo vídeos de experiencias, de vivencias Estos elementos estarán confeccionados para futuras reutilizaciones y deberán adaptarse a los espacios, características y temática de cada una de las ferias. El adjudicatario deberá confeccionar elementos decorativos representativos de los productos turísticos e iconografía de Castilla y León, que deberán armonizar en estética y contenido. Asimismo, los espacios correspondientes a cada uno de los coexpositores se decorarán con elementos representativos de cada uno de dichos organismos, cuya elección y diseño deberá ser supervisado y aprobado por la Fundación Siglo. En todo caso, estos espacios deberán tener un diseño homogéneo de manera que los diferentes elementos identificativos 9

10 de cada uno se determinarán por la Fundación Siglo, y no por los coexpositores, cuya relación directa con el adjudicatario se reducirá a lo que determine la Fundación Siglo expresamente. Se valorarán las ideas aportadas por el licitador para el enriquecimiento de la decoración general del stand, relacionadas con los distintos productos turísticos de Castilla y León. El adjudicatario deberá decorar con transparencias, fotografías, dibujos, imágenes audiovisuales u otro elemento, las diferentes áreas de los stands. El revelado, digitalización, diseño, composición, realización y enmarcado o encastrado de dicho material correrá a cargo del licitador, así como cualquier otro tratamiento de imágenes o textos, producción, postproducción, transporte y montaje. Todos los elementos gráficos y audiovisuales que se utilicen aportarán una perspectiva publicitaria y un enfoque en consonancia con los tratamientos más vanguardistas en soluciones fotográficas y audiovisuales, pudiendo ser tratadas mediante filtros u otros recursos, mostrando una imagen actual y dinámica de Castilla y León. Toda la decoración propuesta por la adjudicataria será supervisada y previamente aprobada en su ejecución por la Fundación Siglo El adjudicatario deberá tener plenamente disponibles, o se obliga a adquirir, los derechos de propiedad intelectual e industrial de todos los elementos incorporados en las obras y creaciones que pudieran resultar de la realización de los trabajos y actividades derivados de la prestación de servicios objeto del presente contrato, y sobre los materiales y soportes de cualquier índole elaborados al efecto. El adjudicatario asumirá todos los gastos relativos a eventuales derechos de propiedad intelectual y/o industrial, garantizará a la Fundación Siglo que el resultado de sus trabajos no vulnerará los derechos de propiedad intelectual u otros derechos de terceros y exime de toda responsabilidad a la Fundación Siglo por cualquier reclamación que reciba respecto de eventuales derechos de propiedad intelectual y/o industrial por parte de terceros. Las imágenes graficas, aportados por el adjudicatario pasarán a propiedad de la Fundación Siglo si así lo solicitase una vez finalizado el contrato. El adjudicatario deberá estar en condiciones de ceder el uso pacifico y gratuito de las imágenes del stand a la Fundación Siglo hasta el 31 de diciembre de Cualquier tipo de decoración suplementaria para iluminación y proyecciones: incluyendo medios audiovisuales, truss, proyectores, pantallas, reproductores, sistemas informáticos, equipos de sonido,, será aportada por el adjudicatario y todos los gastos de material o personal técnico correrán a cargo del mismo (debiendo especificar este apartado en la propuesta). Deberán contar con cerraduras individuales independientes de alta calidad, especialmente armarios y puertas. El adjudicatario entregará al menos dos llaves por cada una de las cerraduras que haya en el stand, tanto de muebles como de elementos fijos. 10

11 La empresa adjudicataria dispondrá para su uso de las necesarias estanterías resistentes, cubos de basura, papeleras y enchufes en las diferentes áreas que se especifican para cada una de las ferias. Todos los costes correspondientes a mobiliario y decoración de todos los elementos del stand, incluida la jardinería y ornamentación floral, serán cubiertos por el adjudicatario. 7. ILUMINACIÓN, FONTANERÍA, SISTEMAS DE TRANSMISIÓN DE DATOS, DE AUDIO Y DE VIDEO El stand tendrá sistemas de iluminación que garanticen una correcta percepción de las distintas áreas. En las zonas de trabajo debe haber una iluminación mínima de 300Lx, pudiendo reducirse a 200Lx en zonas de paso y a 150Lx en almacenes. En todo caso la iluminación irá adaptada al proyecto expositivo potenciando y valorando los distintos espacios y objetos expuestos. Las tomas de corriente y de agua se adaptarán a lo suministrado por la organización ferial, pero deberá tener presente las necesidades de insonorización de los distintos espacios como salas de prensa, salón de actos, bar, etc. Los cuadros generales y secundarios, deberán ser suministrados y colocados por el adjudicatario. La potencia eléctrica a considerar mínima es de 80W/m2, pudiendo variar en función de la superficie del local excepto la sala de prensa y espacios similares donde la potencia a considerar será muy superior y contarán con el suficiente dimensionamiento del cableado eléctrico y aparatos de maniobra, protección y control, de forma que se evite en todo momento problemas de saturación o sobrecarga de las líneas eléctricas, teniendo en cuenta la gran demanda de potencia eléctrica de los diferentes aparatos y unidades de trabajo utilizadas por los medios de comunicación, en especial televisiones (focos de iluminación). Se deberá disponer de un número suficiente de tomas de corriente, de forma que se pueda prestar servicio simultáneo a un elevado número de medios de comunicación, así como mesas de sonido con un mínimo de 10 salidas para los medios de comunicación. La empresa adjudicataria debe proyectar la instalación de forma que no se produzca ningún tipo de interrupción del suministro de energía imputable a las instalaciones del propio stand de Castilla y León. A tal efecto, se asegurará la existencia de líneas de suministro independientes, con potencia suficiente, para las instalaciones de acondicionamiento ambiental y para la iluminación y los servicios de megafonía y proyección. Todas las instalaciones eléctricas de los stands se proyectarán por un titulado técnico competente en la materia, que también realizará su ejecución, responsabilizándose del correcto funcionamiento de las mismas y el cumplimiento de la normativa vigente en materia de instalaciones eléctricas, así como las normas particulares establecidas por la Institución Ferial correspondiente. 11

12 Durante todos los días de duración de la Feria deberán establecerse todas las medidas, instalaciones y equipos necesarios que garanticen el adecuado y suficiente suministro de potencia eléctrica para el correcto funcionamiento del stand y de todas sus instalaciones Se valorará la adaptación de la iluminación al proyecto expositivo. El stand dispondrá de líneas de transmisión de datos de alta velocidad como líneas RDSI o ADSL de al menos 512 M/seg. El conjunto del stand (excepto despachos, almacenes, sala de actos, prensa y cabinas de radio) estará equipado con un sistema de audio que pueda tener regulación en las diversas áreas, con el fin de emitir un fondo de música ambiental o bien mensajes de voz, así como espacios dentro del stand con sistema de megafonía independiente que permita realizar Presentaciones. Habrá además un sistema de megafonía que se pueda adaptar a las necesidades particulares de pequeñas convocatorias de visitantes. Se tratará de ocultar al máximo la visión de altavoces en las zonas exteriores del stand. Los costes de producción de todos aquellos elementos sonoros si los hubiera, que se expongan en el stand serán cubiertos por el adjudicatario. Toda la instalación deberá cumplir las normas dictadas al respecto por las autoridades feriales, presentando el adjudicatario cuanta documentación se solicite a este fin, incluidos los posibles proyectos, todo lo cual será por cuenta del adjudicatario, debiendo quedar las canalizaciones de modo que, en ningún momento, supongan una barrera para las personas discapacitadas, ni para el tránsito normal. Los gastos de contratación de tomas generales de agua y potencia eléctrica, de los sistemas de transmisión de datos, líneas especiales, así como la distribución y conexiones desde esas tomas hasta los distintos puntos de consumo del stand, con su instalación completa, así como los consumos correspondientes serán por cuenta del adjudicatario. Se empleará luz fría obligatoriamente en todos los almacenes, despachos, áreas de expositores, salón de actos, sala de prensa, cabinas de radio y todos aquellos lugares en los que por los productos expuestos o por la acumulación de personas así se requiera, así como aquellos que se determinen en las condiciones particulares de cada una de las ferias que se determinan en el apartado 9 del presente Pliego. 12

13 8. MONTAJE, DESMONTAJE, MANTENIMIENTO, ALMACENAJE Y TRANSPORTES El montaje y desmontaje deberá estar diseñado de forma que el stand no sufra desperfectos en su transporte. En el caso del montaje, deberá realizarse con la antelación suficiente para que la instalación completa del stand esté terminada el día anterior a la inauguración de la feria a las h. Cada stand deberá estar en perfectas condiciones de uso, por lo que si se reutilizan materiales deberán ser repuestos y costeados por el adjudicatario los que no estén en perfecto estado de conservación. Será por cuenta del adjudicatario el correcto funcionamiento y mantenimiento en perfecto estado de uso de todo el stand durante el tiempo que dure cada feria. El stand contará con una persona de mantenimiento durante la celebración de las ferias que se encargará de solucionar los posibles problemas técnicos o de reparación que se planteen, así como con los técnicos responsables necesarios para garantizar el correcto funcionamiento durante todos los días de la Feria de los equipos eléctricos, equipamiento informático, equipos audiovisuales y de luz y sonido. El día y hora en que finalice cada certamen, la empresa adjudicataria se compromete a hacerse cargo y custodia de todos los elementos que permanezcan en el stand, incluido todo el material de promoción sobrante, así como de la recogida de las piezas de mayor valor. Será por cuenta del adjudicatario el desmontaje, en los plazos establecidos en las normas de la feria, de los elementos constructivos y decorativos del stand en todos y cada uno de los lugares donde se celebren las ferias, y el almacenaje y transporte de los mismos en perfectas condiciones. Una vez entregado el stand, se retirará del mismo todo aquel material de construcción, a fin de almacenarlo en otro lugar, siendo por cuenta del adjudicatario su custodia y mantenimiento, así como el transporte de embalajes, contenedores y demás material. La parcela del stand deberá ser entregada a la organización de cada una de las ferias totalmente limpia y recogida, siendo por cuenta del adjudicatario la limpieza y el transporte de desechos y escombros a los lugares señalados por la feria. El adjudicatario deberá consultar y cumplir estrictamente el reglamento y la normativa exigida por cada Feria, haciéndose cargo de las gestiones y gastos en materia de construcción, instalación, transporte, canon de montaje, tasas, visados de proyectos en su caso, y todos los derivados de la normativa correspondiente. El adjudicatario deberá suscribir a su cargo las pólizas de seguro necesarias que cubran cualquier riesgo por daños a personas, cosas o de responsabilidad civil derivado de su ejecución (fabricación, transporte, montaje, mantenimiento, desmontaje y almacenaje entre las dos ferias y hasta la finalización del último certamen). 13

14 9. CARACTERÍSTICAS PARTICULARES DE CADA UNO DE LOS CERTAMENES Las ferias que se recogen en el presente apartado noveno, además de las características generales contempladas en los apartados anteriores del Pliego en cuanto a diseño, decoración y contratación de servicios, contendrán las siguientes especificaciones: INTUR 2013 En el diseño y montaje del stand, la empresa adjudicataria incluirá además de las Características Generales del presente documento las siguientes especificaciones y servicios: El stand tendrá una superficie estimada de 828 m2 dividido, como mínimo, en tres zonas: Con el fin de obtener la máxima visibilidad del espacio expositivo, desde cualquier punto del pabellón, el stand contará con la altura máxima permitida por la organización de la feria: 5 m. retranqueando 1 metro hacia el interior en todo el perímetro, 1. ZONA DE INFORMACION GENERAL En esta zona destaca el mostrador principal de información turística. Se localizará en un lugar preferente a modo de recepción y bienvenida. Deberá, tanto por su ubicación como por la altura de su rotulación, ser perfectamente visible desde cualquier punto. Estará rotulado con la marca CASTILLA Y LEON ES VIDA, con el claim CASTILLA Y LEON EL MUSEO MAS GRANDE DEL MUNDO ESTA VIVO, el logotipo de la Junta de Castilla y León y con la página web: Deberá contemplar una decoración que refleje por medio de las nuevas tecnologías los principales recursos turísticos de Castilla y León con monitores WEB y un Video Wall de 4x3 con FULL HD 2. ZONA DE ESCENARIO POLIVALENTE La temática de esta zona se basará en la promoción directa de productos, rutas y servicios turísticos concretos. El objeto es reunir en un mismo espacio servicios y productos turísticos susceptibles de ser promocionados, tratando de conjugar el máximo de información útil para el profesional como para el público general. 14

15 El escenario deberá estar diseñado y prever las características técnicas precisas para realizar en él distinto tipo de actividades como presentaciones, ruedas de prensa, espectáculos culturales, programas de radio o televisión, degustaciones gastronómicas, catas de vino o cualquier otra actividad a realizar con presencia de público. La Fundación Siglo se encargará de la previsión, organización y coordinación de dichas actividades a efectos de la utilización del escenario. Se deberá tener en cuenta las posibles emisiones los medios de comunicación en esta zona por lo que se respetará un espacio exclusivo para medios. Igualmente se producirán otro tipo de eventos que se acuerden con el suficiente espacio a fin de proveer de todo tipo de necesidades técnicas para su correcta ejecución durante la feria. Este espacio deberá contemplar el montaje funcional y decorativo de un escenario gastronómico innovador y dinámico para unas 30 personas sentadas. En este escenario se montará una cocina de diseño actual para preparación de platos en directo y catas de vino. Este espacio deberá contar con un almacén adecuado al destino de uso del área. Se suministrarán los siguientes electrodomésticos: placas de inducción separadas, frigorífico, microondas, horno, lavavajillas, fregadero y demás equipamiento necesario para los actos previstos. Se instalarán las acometidas de agua y desagüe y tomas eléctricas precisas para el correcto funcionamiento. Se instalará una cámara de video que grabará la preparación de platos por parte de los cocineros. Las imágenes que se capten se emitirán en un Video Wall de al menos 4X3 de Full HD que se deberá proveer a tal efecto. Se suministrará asimismo un equipo de megafonía y sonido completo, que incluya cajas de sonido y 3 micrófonos inalámbricos, 4 de diadema y un pie de micrófono. En todo caso, deberá tenerse prevista la utilización de un equipo de megafonía alternativo, para el caso de fallo del equipo principal, así como una mesa de sonido con, al menos, diez salidas para prensa. 3. SALAS DE ATENCION PROTOCOLARIA - Sala de prensa y/o despacho con capacidad para atender a los medios de comunicación - Sala o despacho de atención protocolaria con posibilidades de servicio de cocina y bar. Deberá preverse el adecuado equipamiento a tales efectos: microondas, frigorífico, fregadero, acometidas de agua y desagüe, tomas eléctricas y cualquier otro elemento para la realización de comidas y bebidas calientes y frías. 15

16 El diseño de estas salas será elegante y actual, estará completamente amueblado y en su decoración el adjudicatario utilizará mobiliario y elementos acordes con el estilo planteado. Se preverán líneas ADSL en ambas salas. Alteración de áreas: La Fundación Siglo podrá, una vez adjudicado el contrato, realizar cambios en el plano y adaptar las zonas que se estimen convenientes, sin coste adicional ninguno. FITUR 2014 Castilla y León contará con dos espacios diferenciados en FITUR 2014: A) Stand Institucional situado en el Pabellón Número 9, con una superficie de m 2., dividida en dos parcelas colindantes (719 m2, 672 m2,) en isla. B) Stand Comercial ubicado en el Pabellón 8, con una superficie estimada de 100 m2. Los dos stands deberán mantener la uniformidad en la imagen. En el diseño y montaje del stand, la empresa adjudicataria incluirá además de las Características Generales del presente documento las siguientes especificaciones y servicios: A) FITUR STAND INSTITUCIONAL PABELLON 9 Superficie: m 2., dividida en dos parcelas colindantes (719 m2, 672 m2,) en isla, separadas por un pasillo. (Se adjunta plano de situación en el anexo de este pliego). Parcela núm. 9C11: 719 m2 Parcela núm. 9C13: 672m2 Pese a esta división del espacio en parcelas, la propuesta de diseño del stand debe ser global sobre la totalidad del espacio contratado sin establecer más diferenciaciones que las que exige la Feria en cuanto al tamaño de los pasillos y las que se estimen convenientes realizar en función de los diferentes contenidos del stand. El stand contará con la altura máxima permitida por la organización de la feria: 6 m. retranqueando 1 metro hacia el interior en todo el perímetro. Los cerramientos perimetrales en panel ciego no podrán ser superiores al 50% de cada fachada a pasillo. 16

17 Se recubrirá el pasillo que divide las dos parcelas con materiales del mismo color utilizado en las fachadas principales, a fin de unificar la imagen general del stand y respetar su continuidad. El adjudicatario deberá solicitar el correspondiente permiso a la organización de la feria. Es fundamental asegurar la visibilidad del stand y su identificación de la forma más impactante posible desde la entrada del Pabellón y desde los puntos de mayor tráfico de público. El stand estará estructurado, como mínimo, en las siguientes zonas: 1. ZONA DE INFORMACIÓN GENERAL Situada en zona preferente, a modo de recepción de visitantes. Deberá incluir el mostrador principal de información y la zona de acceso a información a través de (zona web). El mostrador deberá diseñarse de manera que permita el fácil acceso del público al interior del stand sin que constituya un obstáculo físico ni visual. Estará equipado con, al menos, dos estanterías reforzadas, que no deben pandear por mucho peso que soporten, cuatro pequeños armarios con llave y once taburetes, así como capacidad de almacenaje suficiente para la reposición inmediata de material. Deberá figurar de manera muy visible y destacada la marca CASTILLA Y LEÓN ES VIDA, el eslogan actual CASTILLA Y LEON, EL MUSEO MAS GRANDE DEL MUNDO ESTA VIVO, la web turismocastillayleon.com y el logotipo de la Junta de Castilla y León. En un lateral del mostrador se situará un punto de consulta de la web de Castilla y León, provisto de una pantalla táctil con conexión a Internet, con cableado e instalación completa y tomas de electricidad. En esta zona se habilitará un área de almacenaje anexa de unos 12 m 2 para aprovisionamiento del material promocional de salida diaria. Toda la zona institucional contará con papeleras. 2. ZONA DE OFERTA PROVINCIAL Esta área englobará las propuestas turísticas expuestas por los Patronatos Provinciales de Turismo participantes en el stand y que serán: - Ávila - Burgos - El Bierzo - León - Palencia - Salamanca - Segovia 17

18 - Soria - Valladolid - Zamora Estos espacios, claramente identificados y con una superficie mínima de 12m2, dispondrán de: - Una zona de información provista de un mostrador diferenciado de línea vanguardista (de forma circular, semicircular o del modo que el licitador considere a fin de ganar espacio), con una superficie de al menos 4 m, provisto de estanterías resistentes y un armario pequeño con llave en la parte inferior, una papelera, un porta folletos luminoso y un dispensador de posters decorativo, así como dos taburetes, todos ellos concordantes con el diseño general del stand. - Rotulación individual empleando los nombres o logotipos de cada uno de ellos y diseños innovadores. De la forma que el licitador estime más oportuna, se incluirá un elemento decorativo totalmente representativo de cada provincia, siguiendo la línea de diseño del conjunto del stand. - Pantalla de proyección de vídeos e imágenes perfectamente integrada en el diseño. - Espacio para profesionales, de, como mínimo, 4 m 2, equipado con una mesa, cuatro sillas, papelera y toma de electricidad. - Armario decorativo para almacenaje de material promocional de salida diaria. Dispondrá de puertas con cerradura individual y estanterías. La ubicación del espacio de cada Patronato se decidirá en todo caso por la Fundación Siglo. En cuanto al diseño, distribución del espacio y línea gráfica de esta área deberá adaptarse a la línea general del stand, a sus características generales y a su imagen gráfica global y, en todo caso, deberá ser objeto de aprobación por la Fundación Siglo en su ejecución. 3. GRAN ESCENARIO DE PRESENTACIONES Y ESPECTÁCULOS Ocupando un lugar destacado en el stand se diseñará un gran escenario que servirá para realizar diversas actividades dirigidas a los medios y al público de la Feria: - Presentaciones Institucionales - Actuaciones escénicas relacionadas con los Festivales y las Conmemoraciones Culturales. - Degustaciones gastronómicas - Catas de vino - Ruedas de prensa - Programas de medios de comunicación, entrevistas Este escenario deberá tener un tamaño de 15 metros cuadrados como mínimo, los medios técnicos y la versatilidad necesaria para adaptarse a las distintas actividades citadas y deberá contar con un espacio adecuado de almacén y un camerino. 18

19 En particular, esta área deberá prever la asistencia de público en un número de personas sentadas mínimo de 70. En lo que se refiere a la actividad gastronómica deberá incluir una cocina de diseño actual para preparación de platos en directo y catas de vino. El adjudicatario suministrará los siguientes electrodomésticos: placas de inducción separadas, frigorífico, microondas, horno, lavavajillas, fregadero, y demás equipamiento necesario para los actos previstos. Se instalarán las acometidas de agua y desagüe y tomas eléctricas precisas para el correcto funcionamiento. Este espacio dispondrá además de un almacén anexo para cocina y cocineros, provisto del menaje necesario y dotado de tomas de corriente, enchufes y espacios de almacenaje adecuados. El adjudicatario instalará una cámara de vídeo que grabará la preparación de platos por parte de los cocineros. Las imágenes que se capten se emitirán en un videowall de 4 x 3 con FULL HD, que se deberá proveer a tal efecto. En su caso, esta cámara se utilizará para la grabación o emisión en directo de las intervenciones, presentaciones y espectáculos que se realicen. Se suministrará asimismo un equipo de megafonía y sonido completo, que incluya cajas de sonido y 3 micrófonos inalámbricos, 4 de diadema, 2 de mano y un pie de micrófono como mínimo. En todo caso deberá tenerse prevista la utilización de un equipo de megafonía alternativo para el caso de fallo del equipo principal, así como una mesa de sonido con, al menos, diez salidas para prensa. 4. ZONA MEDIOS DE COMUNICACIÓN Esta zona estará técnicamente aislada e insonorizada para evitar ruidos externos y suficientemente iluminada (luz fría). A tal efecto, los cerramientos y tabiquerías se harán en materiales que garanticen que el ruido ambiente general de la feria no interfiera en el desarrollo de actividades interiores. Estos espacios deben estar dotados de climatización y renovación de aire de forma que se mantenga en su interior una temperatura agradable de trabajo cuando estén ocupadas por personas, teniendo en cuenta las capacidades de las salas y los equipos e instrumental de los profesionales de los medios de comunicación (focos de iluminación). En las salas se utilizará un acabado de techo, paredes (y si es necesario suelos) de materiales absorbentes, para evitar reverberaciones de sonido. Su ambientación y decoración seguirá la línea estética utilizada para el resto del stand y se tratará de ocultar al máximo todo el cableado. 19

20 Esta zona contará con: - Una Sala de Prensa para uso de los medios de comunicación con equipamiento informático dotado, como mínimo, de 6 ordenadores portátiles con conexión a internet a través de RDSI/ADSL, conexiones para ordenador y fax, una línea telefónica independiente con al menos dos terminales, conexión para fax, terminal de fax e impresora-escáner láser. Esta sala estará técnicamente aislada e insonorizada para evitar ruidos externos, tendrá techo rígido, sistema de aire acondicionado que permita una perfecta ventilación, luces frías e incorporará 10 sillas, 4 papeleras y 2 percheros, 1 mesa para 10 puestos de trabajo, y 2 armarios bajos con llave. - Cinco cabinas con frente acristalado, con puerta y cerradura independiente y con las mismas condiciones de insonorización, aislamiento, iluminación y ventilación que la sala de prensa. También deberá incorporar una mesa redonda y cuatro sillas, un armario y una papelera para cada cabina, así como conexiones eléctricas y a internet a través de línea RDSI. - Una Sala de Presentaciones a medios que requieran aislamiento acústico. Esta zona tendrá una superficie aproximada de 25 m 2. dedicada a realizar las actividades sociales y de promoción que se desarrollen durante la feria: ruedas de prensa, presentaciones, etc.. Estará técnicamente aislada e insonorizada para evitar ruidos externos y suficientemente iluminada (luz fría). A tal efecto, los cerramientos y tabiquerías se harán en materiales que garanticen que el ruido ambiente general de la feria no interfiera en el desarrollo de actividades interiores. Estos espacios deben estar dotados de climatización y renovación de aire de forma que se mantenga en su interior una temperatura agradable de trabajo cuando estén ocupadas por personas, teniendo en cuenta las capacidades de las salas y los equipos e instrumental de los profesionales de los medios de comunicación (focos de iluminación). En la sala se utilizará un acabado de techo, paredes (y si es necesario suelos) de materiales absorbentes, para evitar reverberaciones de sonido, y de color oscuro para el techo que facilite la visualización de proyecciones y una ventilación adecuada cuando se celebren presentaciones o ruedas de prensa. Estará equipada con un sistema de megafonía completo, provisto de mesa de mezclas donde poder acoplar las conexiones de los diferentes medios de comunicación, Rac con al menos seis salidas de sonido, 6 micrófonos de mesa, dos de mano y uno inalámbrico, dos pantallas de plasma (de al menos 50") con reproductor de vídeo, DVD y ordenador portátil, así como todos los complementos necesarios para presentaciones en powerpoint, El adjudicatario construirá una pequeña cabina acristalada para el control de sonido y luz y correrá además con los gastos del personal técnico para su montaje, desmontaje, mantenimiento y atención durante las presentaciones que se realicen. 20

21 La sala contará con una tarima al fondo en la que se ubicará una mesa de presidencia de aproximadamente 4 m. de largo con seis sillas para ponentes, al menos 40 sillas para público, espacios para prensa, radio y TV y tomas de corriente. En la pared del fondo se colocará un photocall con el logotipo o gráfica de la Junta de Castilla y León en cuatricromía que se determine en su momento. 5. ZONA INSTITUCIONAL Toda esta zona estará integrada dentro del conjunto decorativo del stand y se tendrá en cuenta la estética de todas las paredes exteriores. Presentará una ambientación, decoración y mobiliario elegantes, prestando una especial atención a Zona de Atenciones Protocolarias, siguiendo el concepto estético que prevalece en el exterior del stand Despacho Institucional: Estará equipado con una mesa de despacho (con cajones), un sillón de trabajo, dos confidentes, una mesa redonda con cuatro sillas, un armario grande con buena cerradura, papelera y un pequeño almacén a modo de guardarropa provisto de barras y perchas. Dispondrá de conexiones para ordenador y fax, una línea telefónica independiente, una línea RDSI/ADSL un aparato de fax, un ordenador (con pantalla TFT), una impresoraescáner láser a color, tomas de corriente y enchufes. Todos los aparatos serán aportados e instalados por la empresa adjudicataria y estarán en perfecto funcionamiento a las 20:00 h. del día antes del inicio del certamen Zona de Atenciones Protocolarias Esta zona tendrá polivalencia de Zona de Descanso, debidamente aislada del resto de las áreas, estará equipada con una mesa de reuniones para 8 personas, una mesa de centro con un sofá y dos butacas, dos mesitas bajas con dos butacas cada una, lámparas decorativas, papeleras y enchufes, y de Sala de Atención Protocolaria con un mínimo servicio de cocina y bar. Deberá preverse el adecuado equipamiento a estos efectos. En la zona de almacén de la Sala de Atención Protocolaria, se colocarán 6 estanterías metálicas, así como una mesa de trabajo, fregadero con doble seno y escurridor, un frigorífico, un microondas, una máquina de cortar embutido, horno, así como un contenedor de desechos. Se instalarán las acometidas de agua y desagüe y tomas eléctricas precisas para el correcto funcionamiento. Entre las dos zonas se colocará una amplia puerta de doble hoja para el flujo y circulación del personal de cocina. Estará dotada de cerradura y comunicada con la cocina, y será de fácil acceso desde la barra de la Sala de Atención Protocolaria. 21

22 5.3. Zona de Reuniones: Se creará una zona con capacidad también para 4 mesas y 16 sillas para posibles reuniones, celebraciones o descanso del personal. Toda la zona presentará una decoración y mobiliario elegantes. Estará equipada con una línea ADSL/RDSI con su conexión e instalación completa, enchufes y papeleras Zona de Personal: Este espacio contará con 12 taquillas provistas de estanterías, colgador de ropa, cerradura individual y un espejo. Dispondrá además de una mesa redonda con cinco sillas, una nevera pequeña y un dispensador de agua Zona de Almacenes: Independientemente de estas áreas expositivas, el stand deberá contar con un almacén general diáfano con una superficie mínima de 50 m2 para el material promocional de carácter regional a cargo de la Fundación Siglo. Por otra parte, deberá preverse un almacén para cada uno de los Patronatos Provinciales coexpositores, con una superficie mínima de 6 metros cuadrados equipados con un perchero y estanterías metálicas de gran resistencia, ancladas a una de las paredes largas del almacén. Alteración de áreas: Esta distribución de espacio por Áreas podrá ser modificada por la Fundación Siglo en función de criterios promocionales y con posterioridad a la adjudicación del pliego y a la firma del contrato. B) FITUR STAND COMERCIAL PABELLON 8 Con una superficie aproximada de 100m2 constituirá una zona de trabajo para profesionales. (Se adjunta plano de situación en el anexo de este pliego). Este espacio dispondrá de: - 8 mesas numeradas dispuestas de la manera que mejor convenga para aprovechar al máximo el espacio y preservar la privacidad, con 24 sillas. - Una toma de corriente por mesa. - Un espacio de recepción donde se colocará un mostrador de, al menos, 3m2 con ordenador portátil y acceso WIFI, además de un taburete con respaldo. 22

23 - Un coffeecorner provisto de un armario con llave y una cafetera automática de capsulas. - Un espacio con baldas o expositores para que los empresarios puedan exponer sus folletos en un lugar visible. - Un pequeño almacén de 12 m2 provisto de estanterías y percheros. - Se deberá rotular con la marca CASTILLA Y LEON ES VIDA y el claim CASTILLA Y LEON, EL MUSEO MAS GRANDE DEL MUNDO ESTA VIVO y los logotipos que la Fundación Siglo facilite en su momento. Esta zona estará perfectamente identificada dentro del Pabellón y será totalmente visible y accesible a los visitantes desde el exterior. En el diseño y decoración se utilizarán elementos gráficos concordantes con la línea estética del stand institucional situado en el Pabellón 9, evitando compartimentos cerrados. La Fundación Siglo se reserva el derecho de poder modificar en plano la distribución de las diferentes zonas del stand, sin coste adicional alguno. 23