Catálogo de Disposición Documental del Tribunal Electoral de la Ciudad de México

Transcripción

1 CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL Tribunal Electoral de la Ciudad de Méico Catálogo de Documental del Tribunal Electoral de la Ciudad de Méico Contiene el teto publicado en los Estrados del Tribunal Electoral de la Ciudad de Méico del 18 de mayo de

2 CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL Tribunal Electoral de la Ciudad de Méico EMISIÓN Número de Acuerdo Plenario y Fecha de Aprobación: Actas de Reuniones Privadas 017/2017 del 18 de abril de 2017 Fecha de publicación en Gaceta Oficial de la Ciudad de Méico: NO Fecha de publicación en Estrados: 18 de mayo de 2017 Fecha de entrada en vigor: a partir de la fecha de su publicación en los estrados del Tribunal Electoral de la Ciudad de Méico Se encuentra publicado en el Sitio de Internet: Si 1

3 CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL Tribunal Electoral de la Ciudad de Méico 1. Presentación El presente Catálogo de Documental es un instrumento de consulta y control archivístico necesario para la organización ; en el que se establecen, en concordancia con el Cuadro General de Clasificación Archivística, los valores es, los plazos de conservación, la vigencia, las condiciones de acceso y el destino final de la documentación generada y/o recibida en los órganos y áreas del Tribunal Electoral de la Ciudad de Méico. Este instrumento se sustenta en el ciclo vital del documento y contempla las etapas por las que puede pasar el mismo, lo cual da lugar a los diferentes tipos de archivos tales como: trámite, concentración e histórico. Su propósito es decidir el destino final de grandes volúmenes es a fin de evitar conservar todos los documentos que producen las áreas de este Tribunal Electoral y que repercute en la eplosión descontrolada que satura los espacios físicos destinados para el archivo; es necesario aclarar que el tiempo que deberá conservarse la documentación en cada archivo estará en función de los requerimientos institucionales, es decir, hasta que la documentación cumpla la función por la cual fue creada. Por consiguiente, el uso de este instrumento de control y consulta archivística permitirá a los responsables de los archivos conocer los momentos en que los epedientes deberán ser transferidos de manera controlada, para que, en su caso, sea eliminada la documentación que haya perdido sus valores y que no sea necesario conservar. En este orden, el Área Coordinadora de s tendrá a su cargo implementar los procedimientos de valoración y destino final de la documentación junto con el Comité Técnico Interno de Administración de Documentos (COTECIAD). Es de señalar que la valoración involucra la identificación de los valores primarios (administrativo, legal, fiscal) y secundarios (informativo, evidencial o testimonial) de los documentos institucionales; el objeto de esta actividad es favorecer el flujo de la documentación, su conservación, localización y disposición final. 2

4 CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL Tribunal Electoral de la Ciudad de Méico 2. Objetivos General Facilitar la disposición de las series, los plazos de conservación, los valores, el destino final de la documentación generada por las áreas y la identificación de los sistemas de datos personales a los que, en su caso, corresponda cada serie. Específicos Establecer tiempos de conservación de la documentación generada en las áreas del Tribunal. Regular los plazos de conservación, conforme al ciclo vital del documento y a las características de la información contenida. Determinar los valores primarios, los Sistemas de Datos y el destino final de los documentos. 3. Políticas de operación La vigencia general es el tiempo máimo de conservación de los documentos en soportes físicos y electrónicos en los archivos del Tribunal; sin embargo, se podrá realizar el procedimiento de baja o transferencia primaria de epedientes sólo cuando su uso sea esporádico o nulo. La información de las series es es de carácter público, con ecepción de aquella que, por su contenido, sea de acceso restringido en su modalidad de reservada o confidencial. Ningún documento original podrá ser eliminado o destruido a criterio personal. El Comité Técnico Interno de Administración de Documentos del Tribunal (COTECIAD), es el órgano competente, previa propuesta del o la Coordinador/a de s y mediante emisión del dictamen correspondiente, para aprobar la baja respectiva. 3

5 CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL Tribunal Electoral de la Ciudad de Méico Los documentos de comprobación administrativa 1 se utilizan para el apoyo en el ejercicio de las atribuciones de los servidores públicos, pero por sus características no pueden ser tratados como documento de archivo, ya que no son parte de un epediente y su baja debe darse de manera inmediata al término de su utilidad o no más de un año. Las áreas del Tribunal, en el ámbito de sus atribuciones y bajo su responsabilidad, podrán dar de baja las copias simples de documentos que no sean útiles en el apoyo de sus actividades, observando para ello lo previsto en el programa permanente de identificación y eliminación de copias simples. La clasificación de los epedientes de acceso restringido en su modalidad de reservada o confidencial, se realizará de conformidad a los procedimientos establecidos por las leyes correspondientes. Para los efectos del presente Catálogo, la vigencia está determinada por los plazos de conservación de los documentos en los archivos del Tribunal. 1 Documentos creados o recibidos, por una institución o servidores públicos, en el curso de trámites administrativos o ejecutivos y no son documentos estructurados con relación a un asunto. 4

6 CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL Tribunal Electoral de la Ciudad de Méico 4. Estructura del Catálogo de Documental La estructura del Catálogo contiene los siguientes elementos para cada serie : 1 FONDO: Tribunal Electoral de la Ciudad de Méico S SUSTANCIACIÓN Y RESOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS SUB S.1 JEL Juicio Electoral

7 CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL Tribunal Electoral de la Ciudad de Méico 5. Elementos del Catálogo de Documental CONTEXTO DOCUMENTAL 1. FONDO: Tribunal Electoral de la Ciudad de Méico 2. CÓDIGO DE CLASIFICACIÓN: Está compuesto por letras y números que identifican a la serie o subserie en el Cuadro General de Clasificación Archivística. 3. SECCIÓN/: Refiere el nombre de la sección (funciones sustantivas y comunes), serie y subseries (actividades y asuntos). VALOR DOCUMENTAL VIGENCIA DISPOSICIÓN DOCUMENTAL SISTEMA DE DATOS PERSONALES Atiende a la identificación de los valores primarios de la serie que trate. Corresponde al período de tiempo que deberán resguardarse los documentos en cada archivo. Establece el destino que tendrán los documentos que previamente fueron valorados. Corresponde a las series es que se relacionan con algún Contable/fiscal concentración del sistema NIVEL DE SEGURIDAD OBSERVACIONES 17. En este apartado se colocan las notas adicionales si es el caso. 6

8 CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL Tribunal Electoral de la Ciudad de Méico 6. Catálogo de Documental compuesto del Fondo : MX09. Administrativ o Contable/ fiscal Concentració n 1S SUSTANCIACIÓN Y RESOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS SUB 1S.1 JEL Juicio Electoral S.2 1S.3 1S.4 1S.5 1S.6 JLDC Juicio para la Protección de los Derechos Político-Electorales de los Ciudadanos JIAI Juicio de Inconformidad Administrativa promovido por los servidores del Instituto Electoral del Distrito Federal JIAT Juicio de Inconformidad Administrativa promovido por los servidores del Tribunal Electoral del Distrito Federal JLI Juicio para dirimir conflictos Laborales entre el Instituto Electoral del Distrito Federal y sus servidores JLT Juicio para dirimir conflictos Laborales entre el Tribunal Electoral del Distrito Federal y sus servidores S.7 PP Procedimiento Paraprocesal S.8 PES Procedimiento Especial Sancionador JDC Juicio para la Protección de los 1S.9 Derechos Político-Electorales del Ciudadano 1S.10 JRC Juicio de Revisión Constitucional Electoral S.11 JE Juicio Electoral Federal S.12 AG Asuntos Generales Sustanciación de Controversias Laborales y Administrativas Sustanciación de Controversias Laborales y Administrativas 7

9 CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL Tribunal Electoral de la Ciudad de Méico compuesto del Fondo : MX09. 2S VINCULACIÓN Y COORDINACIÓN JURISDICCIONAL SUB 2S.1 Sesiones y reuniones del Pleno S.2 Acuerdos plenarios S.3 Actas de reuniones privadas S.4 Actas de sesiones públicas S.5 Libro de Gobierno S.6 Informes de seguimiento del cumplimiento de sentencias

10 CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL Tribunal Electoral de la Ciudad de Méico compuesto del Fondo : MX09. 3S JURISPRUDENCIA, TESIS RELEVANTES Y ESTADÍSTICA JURISDICCIONAL 3S.1 3S.2 SUB Disposiciones en materia de Jurisprudencia y Estadística Programas y proyectos en materia de Jurisprudencia y Estadística S.3 Jurisprudencia y Tesis Relevantes S.4 Informes y reportes estadísticos S.5 3S.6 3S.7 3S.8 3S.9 3S.10 Sistema de información estadística del Tribunal Difusión de Jurisprudencia y Tesis Relevantes del TEPJF Seguimiento de sesiones públicas de las Salas Superior y Regional de la Ciudad de Méico del TEPJF Seguimiento de las sesiones públicas del Instituto Nacional Electoral (INE) y del Instituto Electoral del Distrito Federal (IEDF) Seguimiento de las sesiones públicas de la Suprema Corte de Justicia (SCJN) en materia de controversias constitucionales Notas de seguimiento a determinaciones del pleno del en sesiones públicas

11 CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL Tribunal Electoral de la Ciudad de Méico compuesto del Fondo : MX09. 4S CONTROVERSIAS LABORALES Y ADMINISTRATIVAS 4S.1 4S.2 4S.3 4S.4 SUB Sesiones de la Comisión de Controversias Laborales y Administrativas Proyectos de acuerdos y resoluciones de juicios laborales y administrativos Opiniones jurídicas, laborales o administrativas internas Propuestas de reformas legales y reglamentarias en materia laboral

12 CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL Tribunal Electoral de la Ciudad de Méico compuesto del Fondo : MX09. 1C LEGISLACIÓN SUB 1C.1 Circulares C.2 Leyes C.3 s C.4 Decretos C.5 Compilaciones jurídicas C.6 Gaceta Oficial de la Ciudad de Méico y Diario Oficial de la Federación (publicaciones en)

13 CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL Tribunal Electoral de la Ciudad de Méico compuesto del Fondo : MX09. 2C ASUNTOS JURÍDICOS SUB 2C.1 Contratos C C C C C.1.05 Contratos de Licitación Pública Nacional Contratos de Invitación Restringida Contratos de Adjudicación Directa Contratos de Prestación de Servicios por Honorarios Contratos de Prestación de Servicios por Honorarios Asimilables a Salarios Elaboración, validación, control y registro de los contratos de adquisiciones, arrendamientos y prestación de servicios para el Tribunal Electoral de la Ciudad de M Distrito Federal Elaboración, validación, control y registro de los contratos de adquisiciones, arrendamientos y prestación de servicios para el Tribunal Electoral del Distrito Federal Elaboración, validación, control y registro de los contratos de adquisiciones, arrendamientos y prestación de servicios para el Tribunal Electoral del Distrito Federal Elaboración, validación, control y registro de los contratos de adquisiciones, arrendamientos y prestación de servicios para el Tribunal Electoral del Distrito Federal Elaboración, validación, control y registro de los contratos de adquisiciones, arrendamientos y prestación de servicios para el Tribunal Electoral del Distrito Federal Elaboración, validación, control y registro de los contratos de adquisiciones, arrendamientos y prestación de servicios para el Tribunal Electoral del Distrito Federal 12

14 CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL Tribunal Electoral de la Ciudad de Méico compuesto del Fondo : MX09. 2C ASUNTOS JURÍDICOS SUB 2C.1.06 Contratos de compra venta por afectación de vehículos usados C.2 Convenios interinstitucionales C.3 Opiniones o estudios jurídicos en materia contractual y normativa C.4 Normativa interna C.5 Informe Anual de Actividades del Tribunal C.6 Juicios de Amparo C.7 2C.601 Juicios de Amparo directo C.602 Juicios de Amparo indirecto Actuaciones y representaciones en materia legal C.8 Denuncias penales C.9 2C.10 Instituto Nacional del Derecho de Autor (INDAUTOR) Programa de Derechos Humanos de la Ciudad de Méico Elaboración, validación, control y registro de los contratos de adquisiciones, arrendamientos y prestación de servicios para el Tribunal Electoral del Distrito Federal Elaboración, validación, control y registro de los contratos de adquisiciones, arrendamientos y prestación de servicios para el Tribunal Electoral del Distrito Federal s en Materia de Derechos de Autor del Tribunal Electoral del Distrito Federal 13

15 CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL Tribunal Electoral de la Ciudad de Méico compuesto del Fondo : MX09. 3C PROGRAMACIÓN, ORGANIZACIÓN Y PRESUPUESTACIÓN 3C.1 3C.2 SUB Disposiciones en materia de planeación, programación y presupuestación Programas y proyectos en materia de planeación, programación y presupuestación C.3 Proceso de programación C.4 Programa Operativo Anual C.5 Manuales, normas y lineamientos de procesos y procedimientos C.6 Informes C.6.01 Informe del avance programático presupuestal y del ejercicio del presupuesto 2 3 3C.6.02 Informe de avance trimestral 2 3 3C C C.6.05 Informe trimestral de actividades del Informe anual de ejecución del presupuesto y POA Informe de estados financieros dictaminados C.7 Indicadores diversos

16 CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL Tribunal Electoral de la Ciudad de Méico compuesto del Fondo : MX09. 4C RECURSOS HUMANOS SUB 4C.1 Disposiciones en materia de Recursos Humanos 4C.2 Programas y proyectos en materia de Recursos Humanos C.3 Epediente único de personal C.4 Nómina de pago de personal C.5 Incidencias de personal C.6 Control de prestaciones en materia económica 4C.6.01 Seguro de separación individualizado C.6.02 Fondo de Ahorro C.6.03 Seguro de gastos médicos C.7 Afiliaciones al ISSSTE C.8 Servicio social y prácticas profesionales Registro, control de personal y nómina del Tribunal Electoral del Distrito Federal Registro, control de personal y nómina del Tribunal Electoral del Distrito Federal Registro, control de personal y nómina del Tribunal Electoral del Distrito Federal Registro, control de personal y nómina del Tribunal Electoral del Distrito Federal Registro, control de personal y nómina del Tribunal Electoral del Distrito Federal Registro, control de personal y nómina del Tribunal Electoral del Distrito Federal Registro, control de personal y nómina del Tribunal Electoral del Distrito Federal Programa de personas prestadoras de servicio social y/o prácticas profesionales 4C.9 Epedición de constancias y credenciales

17 CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL Tribunal Electoral de la Ciudad de Méico compuesto del Fondo : MX09. 4C RECURSOS HUMANOS SUB 4C.10 Epediente clínico de los servidores públicos del Tribunal Servicio Médico compuesto del Fondo : MX09. 5C RECURSOS FINANCIEROS 5C.1 SUB Disposiciones en materia de Recursos Financieros C.2 Gastos o egresos por partida presupuestal C.3 Pólizas de diario, ingresos y egresos C.4 Cuentas por liquidar certificadas C.5 Presupuesto

18 CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL Tribunal Electoral de la Ciudad de Méico compuesto del Fondo : MX09. 5C RECURSOS FINANCIEROS SUB 5C.6 Conciliaciones C.7 Estados financieros C.8 Pago de derechos C.9 Cuenta pública C.10 Fondo revolvente C.11 Comité de Fondo de Ahorro

19 CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL Tribunal Electoral de la Ciudad de Méico compuesto del Fondo : MX09. 6C RECURSOS MATERIALES Y OBRA PÚBLICA SUB Disposiciones en materia de recursos 6C.1 materiales, obra pública, conservación y mantenimiento Programas y proyectos en la materia, obra 6C.2 pública, conservación y mantenimiento C.3 Adquisiciones C.3.01 Licitaciones C.3.02 Invitación Restringida C.3.03 Adjudicación Directa C.3.04 Adjudicación Directa. Pedido C.3.05 Adjudicación Directa. Capítulo 3000 honorarios C.4 Conservación y mantenimiento C.5 Registro de proveedores/as y contratistas C.6 Activo fijo C.7 Inventario físico y control de bienes muebles C.8 Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios C.9 Comité de Obra Pública Padrón de proveedores/as y procedimientos de contratación de personas físicas. Padrón de proveedores/as y procedimientos de contratación de personas físicas. Padrón de proveedores/as y procedimientos de contratación de personas físicas. Padrón de proveedores/as y procedimientos de contratación de personas físicas. Padrón de proveedores/as y procedimientos de contratación de personas físicas. Padrón de proveedores/as y procedimientos de contratación de personas físicas. 18

20 CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL Tribunal Electoral de la Ciudad de Méico compuesto del Fondo : MX09. 7C SERVICIOS GENERALES SUB 7C.1 Servicios de transportación C.2 Control del parque vehicular C.3 Control de vales de combustible C.4 Control y servicios en auditorios y salas C.5 Comité de Protección Civil Información básica del personal, con fines de Protección Civil 19

21 CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL Tribunal Electoral de la Ciudad de Méico compuesto del Fondo : MX09. 8C TECNOLOGÍAS Y SERVICIOS DE LA INFORMACIÓN 8C.1 8C.2 SUB Disposiciones en materia de tecnologías y servicios de la información Programas y proyectos en materia de tecnologías y servicios de la información C.3 Infraestructura de telecomunicaciones C.3.01 Centro de cómputo C.3.02 Equipos de comunicación C.3.03 Cableado estructurado C.3.04 Servidores físicos C.3.05 Servidores virtuales C.3.06 Respaldos C.3.07 Servicios de cómputo C.3.08 Telefonía

22 CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL Tribunal Electoral de la Ciudad de Méico compuesto del Fondo : MX09. 8C TECNOLOGÍAS Y SERVICIOS DE LA INFORMACIÓN SUB 8C.4 Redes de comunicación de datos y voz C.5 Desarrollo de sistemas de información C.6 Seguridad informática C.7 Servicios de tecnologías de la información

23 CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL Tribunal Electoral de la Ciudad de Méico compuesto del Fondo : MX09. 9C COMUNICACIÓN SOCIAL SUB 9C.1 Publicaciones y diseños institucionales C.1.01 Publicaciones C.1.02 Diseños C.2 Material de difusión y promoción C.2.01 Promocionales Distribución de publicaciones y/o materiales 9C.3 Publicidad institucional C.3.01 Spots para radio y televisión C.3.02 Inserciones y anuncios C.3.03 Podcast C.4 Prensa C.4.01 Información para medios de comunicación C.5 Sesiones públicas y eventos institucionales C.5.01 Fotografía, audio y video

24 CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL Tribunal Electoral de la Ciudad de Méico compuesto del Fondo : MX09. 10C AUDITORÍA Y RESPONSABILIDADES ADMINISTRATIVAS 10C.1 10C.2 10C.3 SUB Disposiciones en materia de control y auditoría Programas y proyectos en materia de control y auditoría Auditorías y seguimiento a la aplicación de medidas y/o recomendaciones Procedimientos s 10C.4 Revisiones de rubros específicos Procedimientos s 10C.5 Quejas y denuncias Procedimientos s 10C.6 Responsabilidades administrativas Procedimientos s 10C.7 Inconformidades de proveedores Procedimientos s 10C.8 Procedimientos sancionatorios a proveedores Procedimientos s 10C.9 Declaraciones patrimoniales Situación Patrimonial 10C.10 Actas de entrega recepción Procedimientos s 10C.11 10C.12 Declaraciones de Posible Conflicto de Interés Procedimientos contra resoluciones de la Contraloría General Situación Patrimonial Procedimientos s 10C.13 Informes

25 CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL Tribunal Electoral de la Ciudad de Méico compuesto del Fondo : MX09. 11C TRANSPARENCIA, ACCESO A LA INFORMACIÓN Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES 11C.1 11C.2 SUB Disposiciones en materia de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Programas y proyectos en materia de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Protección de Datos C.3 Comité de Transparencia C.4 Solicitudes de acceso a la información pública C.5 Sistemas de Datos C.6 11C.7 11C.8 11C.9 11C.10 11C.11 Solicitudes de Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición de Datos Enlace en materia de capacitación ante el INFO Portal de obligaciones en materia de transparencia Informes en materia de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Recursos de revisión en materia de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Recomendaciones en materia de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Epedientes de solicitudes de información pública, de Acceso, Rectificación, Cancelación u Oposición de Datos del Tribunal Electoral del Distrito Federal 24

26 CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL Tribunal Electoral de la Ciudad de Méico compuesto del Fondo : MX09. 12C ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS 12C.1 12C.2 SUB Programas y proyectos en materia de s y Documentación Comité Técnico Interno de Administración de Documentos C.3 Instrumentos de control archivístico C.4 Sistema Institucional de s C.5 Transferencias primarias y secundarias C.6 Bajas es C.7 Difusión archivística C.8 12C.9 12C.10 Actualización de la normativa interna y eterna que rige al Tribunal Sistema electrónico de administración de archivos Servicios de administración de correspondencia de entrada y salida

27 CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL Tribunal Electoral de la Ciudad de Méico compuesto del Fondo : MX09. 13C INVESTIGACIÓN Y CAPACITACIÓN 13C.1 SUB Programas y proyectos en materia de Investigación y Capacitación C.2 Relaciones de intercambio académico C.3 13C.4 Registro de participación y calificaciones de cursos Actividades académicas y desarrollo profesional C.5 Préstamo interbibliotecario y donaciones C.6 13C.7 Sistema de Administración bibliotecario Servicios que presta la biblioteca y constancias de no adeudo Registro de participantes en actividades académicas y de capacitación del Tribunal Electoral del Distrito Federal. Registro de préstamo de material bibliohemerográfico ARTÍCULOS TRANSITORIOS PRIMERO. El presente Catálogo de Documental del Tribunal Electoral de la Ciudad de Méico entrará en vigor al día siguiente de su publicación en los estrados de este Órgano Jurisdiccional. SEGUNDO. Se Abroga el Catálogo de Documental del Tribunal Electoral del Distrito Federal aprobado mediante Acuerdo Plenario 001/2013 de 17 de abril de 2013, publicado en estrados el 19 de abril de 2013 y en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 29 de abril de TERCERO. Publíquese en los Estrados y en los sitios de Internet e Intranet de este Órgano Colegiado. 26