SUPERINTENDENCIA DE EDUCACIÓN ESCOLAR INSTRUCTIVO DE PROCEDIMIENTOS RENDICIÓN DE CUENTAS SUBVENCIÓN ESCOLAR PREFERENCIAL

Transcripción

1 Página 1 de INTRODUCCIÓN. En el marco de la letra a), del artículo 7 de la Ley N , que establece la Subvención Escolar Preferencial (SEP), los establecimientos educacionales incorporados a este régimen deberán rendir cuenta del uso de los recursos percibidos por dicho concepto (Subvención y Aportes), debiendo contar con la confirmación del visto bueno del Director del establecimiento educacional, previo conocimiento del Consejo Escolar. Por lo anterior, el Ministerio de Educación ha dispuesto en el Portal Comunidad Escolar un nuevo aplicativo de Rendición de Cuentas SEP, que facilita a los establecimientos educacionales el cumplimiento de esta obligación, gracias a la nueva opción de carga masiva de información que se ha habilitado. En esta aplicación, los establecimientos educacionales deberán rendir cuenta de los gastos efectuados en el año 2011, y adicionalmente, aquellos que hayan celebrado Convenio de Igualdad de Oportunidades y Excelencia Educativa en el año 2008, deberán rendir cuenta de los meses de enero y febrero del año 2012, y del 15% de gastos que pueden haber sido destinados a fines distintos a los del convenio suscrito. Asimismo, aquellos establecimientos educacionales que tengan proyectos aprobados para la reparación y construcción de infraestructura y para la reposición de equipamiento y mobiliario por efecto del terremoto del año 2010 (Ley N ), deberán rendir los gastos efectuados en la ejecución de dichos proyectos. Por último, se solicita leer completamente este instructivo antes de comenzar a utilizar el Sistema de Rendición de Cuentas SEP

2 Página 2 de PROCEDIMIENTOS PARA LA DE ESTABLECIMIENTOS EDUCACIONALES ESTRUCTURA DEL APLICATIVO WEB DE. El Aplicativo Web presenta seis etapas donde encontrará la información necesaria para efectuar la Rendición de Cuentas SEP, a saber: Identificación de establecimientos Recursos Percibidos Recursos para Administración Central Carga Masiva o Manual de Documentos Determinación de Etapa, Categoria y Subcategoria de Gasto Determinación de Actividades del PM- SEP Finalización de Rendición de Cuentas Dado el esquema anterior, el presente instructivo explicará la forma de efectuar las actividades necesarias para cumplir con cada etapa del proceso de rendición de cuentas ETAPA I: Identificación De Establecimientos Educacionales. El Sostenedor deberá ingresar a la Zona Privada del Portal Comunidad Escolar ( específicamente en la Sección Destacados, y luego en Rendición de Cuentas SEP, donde encontrará el o los establecimientos educacionales bajo su administración que deberán rendir cuentas. En la sección destacada con la flecha, el sostenedor deberá seleccionar: - El año El establecimiento para iniciar la rendición de cuentas.

3 Página 3 de ETAPA II: Recursos Percibidos Y Recursos Para Administración Central. Una vez seleccionado el establecimiento educacional, ingresará al formulario donde se presentan precargados los ingresos percibidos por el establecimiento educacional y la opción para la destinación de recursos a la administración central De Los Ingresos Percibidos. En la figura se presentan los ingresos precargados, compuestos por el saldo año anterior y otros aportes no declarados y destinados para el Plan de Mejoramiento Educativo (PME- SEP). Este último aporte lo ingresa el Sostenedor. Asimismo, aparecerá el detalle mensual de los recursos percibidos en el año 2011 y el saldo total disponible para el período.

4 Página 4 de De Los Recursos Para La Administración Central. En el mismo formulario de los recursos percibidos, los sostenedores que administren dos o más establecimientos educacionales, podrán destinar recursos a la administración central de los PME-SEP, no pudiendo superar el 10% de los recursos percibidos en el año. En esta sección se deberá declarar los recursos que destinará a la administración central de los PM-SEP. Una vez declarados los recursos a centralizar, se deberá presionar el botón Guardar Centralizado. Efectuada la centralización de recursos, deberá seleccionar el botón Paso 2: Formulario de Declaración

5 Página 5 de ETAPA III: Carga Masiva O Manual De Documentos. Una vez seleccionado el botón Paso 2: Formulario de Declaración, los establecimientos educacionales deberán cargar los documentos a rendir, para lo cual existen dos alternativas, como son: - Carga masiva de documentos (Archivo.CSV), o - Carga manual de documentos Carga Masiva De Documentos (Archivo.CSV) Descarga Y Llenado De La Plantilla *.CSV. Una vez dentro del formulario de declaración, se deberá hacer clic en Descargar Plantilla y guardarla en su PC. La plantilla puede ser guardada con cualquier nombre pero la extensión del archivo siempre debe ser *.CSV Una vez descargado el archivo, abra la plantilla.csv utilizando Excel, la estructura del archivo es la siguiente:

6 Página 6 de 28 De acuerdo con el formato de la plantilla, por cada documento a rendir del establecimiento educacional, debe llenar los campos de la siguiente forma: - Tipo Documento: Usted deberá clasificar los documentos ingresados de acuerdo al siguiente listado: o BOLETA o BOLETA EXENTA o BOLETA HONORARIOS o BOLETA HONORARIOS EXENTA o FACTURA o FACTURA EXENTA o OTRO DOCUMENTO EXENTO o OTRO DOCUMENTO AFECTO Importante: Sólo se deben utilizar estos tipos de documentos o el aplicativo indicará un error y no permitirá cargarlo. - Número Documento: Usted deberá ingresar el número del documento que esté declarando (Sólo el número). - RUT Proveedor: Usted deberá ingresar el RUT del proveedor del documento que esté declarando, de la siguiente forma: o RUT: k, usted debe ingresar K Importante: Los RUT terminados en K, deben ser ingresadas con mayúscula. - Nombre Proveedor: Usted debe ingresar la razón social o el nombre completo del proveedor. Ej.: Librería Juanito. - Fecha: Usted debe ingresar la fecha del documento con el siguiente formato dd-mmaaaa. Ej.: Monto Total: Usted debe ingresar el monto total del documento. Importante: No debe ingresar documentos prorrateados, esto se realiza más adelante, al interior del aplicativo. Una vez ingresados todos los documentos, con todos sus campos, el archivo debe visualizarse de la siguiente forma: Importante: La plantilla cuenta con una única hoja, usted no debe agregar nuevas hojas al archivo. Luego, usted debe grabar el archivo con la extensión CSV (delimitado por punto) (*.csv) y cerrarlo. Los procedimientos para grabar correctamente el archivo se detallan en el instructivo descargado conjuntamente con la plantilla.

7 Página 7 de Carga De La Plantilla Masiva Al Aplicativo. Una vez completado el proceso de llenado, se deberá cargar el archivo al aplicativo seleccionando la opción Examinar, y posteriormente se desplegará un examinador de ficheros, donde deberá ubicar y seleccionar el archivo con los documentos a declarar: Una vez ubicado el archivo, seleccionar Abrir y posteriormente se debe seleccionar Cargar, tal como se muestra a continuación: Con este paso, el aplicativo reconocerá el archivo y cargará los datos, indicando los casos en los cuales no cargó algún documento y la causa, para que sea corregida y se vuelva a ingresar el archivo.

8 Página 8 de Carga Manual De Documentos. En la eventualidad que no sea posible cargar algún documento dentro del archivo.csv, o desee hacer una carga por cada documento a rendir, el establecimiento educacional deberá seleccionar la alternativa Agregar Carga de Datos Manualmente, como se muestra a continuación: Luego aparecerá una ventana donde usted deberá completar todos los datos solicitados por cada documento, para posteriormente seleccionar Agregar Documento. Una vez terminado el proceso el documento quedará cargado al aplicativo, para posteriormente, seguir con el proceso de rendición de cuentas.

9 Página 9 de Etapa IV: Asociar Etapas, Categorías Y Subcategorías A Los Documentos. Una vez seleccionado el botón Cargar, el aplicativo verificará que: - Los documentos correspondan al período rendido (Año 2011) 1. - Los documentos no estén rendidos en otro RBD (Validez de documento único). - Los documentos no estén rendidos por el total (Permite prorratear hasta el monto total del documento). - El RUT sea correcto. Validado lo anterior, el establecimiento verá los documentos contenidos en el archivo.csv, de la siguiente forma en el aplicativo: Luego, el establecimiento educacional deberá: - Seleccionar la Etapa en la que se encuentra el establecimiento educacional, es decir, en Diagnóstico o en Ejecución del PME-SEP, como se muestra a continuación: 1 Las rendiciones de cuentas deben incluir sólo documentos efectivamente pagados en el período a rendir, por lo cual, se acepta rendir documentos fechados desde noviembre de 2010, pero efectivamente pagados en 2011.

10 Página 10 de 28 - Selecciona la Categoría de Gasto: - Seleccionar la Subcategoría de Gasto: - Seleccionar los Documentos a rendir en esta configuración [Etapa-Categoría- Subcategoría seleccionada]:

11 Página 11 de 28 - Además, deberá determinar si rendirá uno o varios de los documentos seleccionados por un monto menor (Prorrateo): - Deberá seleccionar el botón Aplicar Etapa y Categorías, con lo cual visualizará lo siguiente: En esta bandeja, quedarán inhabilitado los documentos parametrizados [Etapa- Categoría-Subcategoría], y pendientes los que deben parametrizar. En esta bandeja, quedarán los documentos parametrizados [Etapa- Categoría-Subcategoría], pudiendo ser modificados. - En el caso de rendir gastos en Asesoría Técnica Educativa Externa del Registro ATE, se deberá seleccionar la Categoría Gastos en asesoría técnica y capacitación, por lo cual usted visualizará lo siguiente:

12 Página 12 de 28 En esta ventana, deberá ingresar el RUT de la ATE contratada y seleccionar el botón Validar ATE : Efectuado este paso, el aplicativo verificará que el RUT ingresado corresponda a una ATE inscrita en el registro, y de ser correcto, aparecerá el siguiente cuadro con los servicios que presta la ATE: Usted deberá verificar que la ATE sea correcta, y seleccionar los servicios que fueron contratados y seleccionar el botón Agregar ATE :

13 Página 13 de 28 Luego, seleccionar el botón Aplicar Etapa y Categorías, por lo cual visualizará: - Finalmente, si configuró todos los documentos deberá seleccionar el botón Asociar Acciones PME-SEP, finalizando la Etapa de Determinación de Etapa, Categoría y Subcategoría de Gasto. - Si usted no realizó gastos, debe hacer clic en el botón Rendición Sin Documentos.

14 Página 14 de Establecimientos Que Ejecutaron Proyectos Aprobados Por La Ley Los establecimientos que ejecutaron proyectos de reconstrucción, reparación y/o habilitación de mobiliario y equipamiento con evento de la Ley , por efecto del terremoto del año 2010, deberán declarar los gastos efectuados en estos proyectos en la Categoría y Subcategorías definidas, a saber: Categoría: Proyectos Ley : Subcategorías: Construcción de Infraestructura, Reparación de Infraestructura, Mobiliario y Equipamiento Cabe señalar, que sólo los establecimientos educacionales con proyectos aprobados podrán cargar gastos en esta categoría y subcategoría.

15 Página 15 de Etapa V: Asociar Acciones PME-SEP. Una vez finalizada la Etapa de Determinación de Etapa Categoría - Subcategoría, los establecimientos educacionales deberán determinar a qué actividad del PME-SEP corresponde cada gasto rendido, para lo cual deberá: - Seleccionar los documentos que se asocian a una misma actividad del PME-SEP: - Seleccionar la actividad del PME-SEP a la cual corresponde:

16 Página 16 de 28 - Seleccionar el botón Asociar Acciones PME-SEP, con lo cual usted visualizará: En esta bandeja, quedarán inhabilitado los documentos parametrizados [Actividades del PME-SEP], y pendientes los que deben parametrizar. En esta bandeja, quedarán los documentos parametrizados [Actividades del PME-SEP], pudiendo ser modificados. - Una vez parametrizados todos los documentos con sus respectivas actividades del PME-SEP, deberá seleccionar el botón Paso 4: Finalizar Rendición, finalizando la etapa de determinación de actividades del plan.

17 Página 17 de Etapa VI: Finalización De Rendiciones De Cuentas. Una vez finalizada la etapa de determinación de actividades, seleccionando el botón Paso 4: Finalizar Rendición, usted podrá visualizar los documentos rendidos en el establecimiento y el monto total que declara, como se presenta a continuación: En el caso que usted se dé cuenta que existe un error en el ingreso de uno de los gastos, debe seguir la instrucción que a continuación se señala en la imagen: Para volver a cargar el gasto eliminado, pero con los datos corregidos, debe seguir el procedimiento indicado en el punto 2.1.4, de este documento.

18 Página 18 de 28 Si los gastos ingresados están correctos, pasamos a la etapa de Pre-Declaración. En la parte inferior de la pantalla aparecen tres botones, a saber: - Guardar: En esta opción usted podrá guardar los datos cargados en la rendición, pudiendo posteriormente editar los datos cargados. Importante: Con esta opción no se da por efectuada la declaración de rendición de cuentas por parte del sostenedor. - Pre-visualizar: En esta opción usted podrá visualizar e imprimir el resumen de su rendición de cuentas, visualizando la siguiente ventana:

19 Página 19 de 28 - Finalizar Rendición: En esta opción el sostenedor podrá finalizar su rendición de cuentas, debiendo primeramente seleccionar la casilla de Pre-Declarar y posteriormente el botón de Finalizar Rendición. Importante: Una vez finalizada la rendición por parte del sostenedor, quedará en estado de Pre-Declarada, faltando el Visto Bueno del Director del establecimiento educacional, procedimiento que se detalla en el punto 5 de este instructivo 2. 2 Una vez Pre-Declarada la Rendición de Cuentas SEP no se realizará reapertura del sistema de rendición de cuentas, salvo que el Director del establecimiento educacional rechace la rendición realizada por el Sostenedor.

20 Página 20 de PROCEDIMIENTOS PARA ESTABLECIMIENTOS QUE CELEBRARON CONVENIOS EN EL AÑO Para los establecimientos educacionales que celebraron Convenio de Igualdad de Oportunidades y Excelencia Educativa en el año 2008, se les habilitará una nueva rendición para los meses de enero y febrero del año 2012, y también para el 15% de gastos que puedan haber sido destinados a usos distintos a los establecidos en el convenio suscrito HABILITACIÓN DE LA RENDICIÓN. Una vez finalizada la rendición del año 2011, el aplicativo de rendición de cuentas habilitará la rendición del establecimiento en cuestión, para lo cual, usted deberá efectuar lo siguiente: Seleccionar el año 2012: Seleccionado el año 2012, aparecerán aquellos establecimientos que, una vez efectuada la rendición del año 2011, deben rendir con evento de la renovación de los convenios, a saber:

21 Página 21 de DEL AÑO 2012 Y 15% DE LA LEY N Rendición De Cuentas Año Esta rendición debe efectuarse respetando los mismos procedimientos descritos en el punto 2 del presente instructivo, debiendo rendir sólo los gastos efectuados en enero y febrero del año 2012, por lo cual el aplicativo presenta precargados los ingresos de estos meses: Rendición Del 15% De Gastos Por La Ley N En esta misma rendición del año 2012, fue habilitada una Categoría y Subcategoría especial para rendir los documentos asociados al 15% de recursos que puedan haberse destinado a fines distintos del PME-SEP (Años 2008, 2009, 2010, 2011) 3, a saber: Categoría: Ley N : 3 Se pueden ingresar gastos que el sostenedor haya realizado, siempre que cumplan los siguientes requisitos copulativos: haber sido utilizados hasta el 31 de agosto de 2011 y haberse destinado de acuerdo a los usos previstos en el inciso primero del artículo 5 del Decreto con Fuerza de Ley N 2, de 1998, del Ministerio de Educación. No serán considerados como gastos los documentos ingresados en esta Rendición por concepto de Ley N Estos gastos sólo serán considerados para el proceso de renovación del convenio

22 Página 22 de 28 Subcategorías: Años 2008, 2009, 2010 y 2011: En esta Categoría y Subcategoría los establecimientos educacionales deberán rendir los documentos que financiaron con estos recursos entre el año 2008 y agosto del año Finalmente, efectuados los procedimientos de rendición, los sostenedores terminarán el proceso de rendición de cuentas de sus establecimientos educacionales, quedando en estado Pre-Declaradas, faltando el Visto Bueno de los Directores de los establecimientos educacionales para finalizar la declaración, etapa que se debe realizar según lo indicado en el punto 5 de este instructivo.

23 Página 23 de PROCEDIMIENTOS PARA LA DE LAS ADMINISTRACIONES CENTRALES. Una vez efectuadas todas las rendiciones de cuentas de los establecimientos educacionales, los sostenedores que cuenten con dos o más establecimientos podrán administrar centralizadamente los PME-SEP. Para ello deben haber centralizado recursos, tal como se señaló en el punto de este instructivo, y así rendir cuentas de los recursos destinados a la administración central de los PME-SEP. En tal sentido, usted deberá ingresar a la rendición de la administración central: Una vez en la rendición, usted deberá efectuar los siguientes procedimientos: - Saldo Inicial y Montos Centralizados: Verificar el saldo inicial y los ingresos que desde sus establecimientos educacionales centralizó: Si desea ver el monto centralizado desde cada establecimiento educacional, seleccione el botón :

24 Página 24 de 28 Seleccionado el botón, usted visualizará: - Documentos a rendir: A través de carga masiva o manual de documentos, usted deberá rendir los gastos efectuados con los recursos centralizados en el año Determinación Categoría y Subcategorías: Usted deberá determinar la categoría y subcategoría de los documentos declarados.

25 Página 25 de 28 Una vez seleccionada la categoría y subcategoría de gasto, se debe seleccionar el gasto a declarar y hacer clic en el botón Cargar Documento. Luego, seleccionar el botón Cargar Documentos, por lo cual visualizará:

26 Página 26 de 28 - Finalización de Rendición: Una vez ingresados y revisados los documentos rendidos en la administración central, usted deberá seleccionar el botón Finalizar Rendición, siguiendo los mismos pasos descritos en la rendición de los establecimientos educacionales. Importante: Terminada la rendición del año 2011, se habilitará la rendición de la administración central para los meses de enero y febrero Esta rendición de la administración central no incluye los gastos del 15% de la ley , dado que esos gastos deben cargarse a los establecimientos educacionales.

27 Página 27 de PROCEDIMIENTOS PARA DAR VISTO BUENO A LAS RENDICIONES POR PARTE DEL DIRECTOR DEL ESTABLECIMIENTO EDUCACIONAL. Finalmente, una vez efectuadas las rendiciones de los establecimientos educacionales y administración central para el año 2011, y para los meses de enero y febrero de 2012 y el 15% de la Ley N , los Directores de los establecimientos educacionales deberán dar el Visto Bueno a las rendiciones, mediante el cual manifestarán su acuerdo y el previo conocimiento del Consejo Escolar frente a lo que presenta el Sostenedor, debiendo efectuar los siguientes procedimientos: - Ingreso a las rendiciones: Los Directores deberán ingresar al Portal Comunidad Escolar, a través de su Login y Password de RBD, específicamente en la sección Destacados, al Link de Rendición de Cuentas SEP. - Resumen de rendición de cuentas y documentos: Una vez ingresado al aplicativo, el Director visualizará el resumen de la rendición de cuentas, y los documentos rendidos: El detalle de los documentos rendidos:

28 Página 28 de 28 - Visto Bueno: Una vez revisado, el Director deberá dar el Visto Bueno o rechazar la rendición: Importante: - En el caso de dar el Visto Bueno, la rendición quedará en estado Declarada, con lo cual se finaliza el proceso de rendición de cuentas del establecimiento educacional. - En el caso de Rechazar, la rendición de cuentas quedará en esta Incompleta, por lo cual, el sostenedor deberá coordinar con el Director los posibles ajustes que se requieran, terminar nuevamente la rendición y dar el visto bueno. 6. CONSULTAS Y DUDAS. En caso de dudas o consultas respecto al uso del aplicativo la podrán realizar a la Mesa de Ayuda cuyo teléfono es el o al mail rendicioncuentassep@mineduc.cl 7. PROFESIONALES PARTICIPANTES PROFESIONAL QUE ELABORÓ PROFESIONAL QUE REVISÓ Y APROBÓ Max Inostroza Cabello Alonso Martínez Hidalgo Fecha: Fecha: