Vencimiento Cuando el mismo sea explicitado en el oficio se procederá a dejar constancia de dicho plazo en los datos registrados en el sistema.

Transcripción

1 RECEPCIÓN Y RESPUESTA DE OFICIOS JUDICIALES Y CONSULTAS DE SIMILAR TRATAMIENTO. El presente tiene por objeto efectuar un estricto control de las notificaciones y contestaciones en tiempo y forma, y preservar la documentación de los Oficios Judiciales y consultas que conllevan habitualmente similar tratamiento que aquellos (en adelante los Oficios ) que ingresan al Colegio de Escribanos de la Provincia de Buenos Aires (en adelante, COLEGIO ), o a la Caja de Seguridad Social de Escribanos de la Provincia de Buenos Aires (en adelante CAJA ), ya sea a través de sus diferentes Delegaciones o directamente en su Sede Central de calle 47 esq. 13 de la localidad de La Plata, Pcia. de Bs. As. El mismo será de cumplimiento obligatorio sin excepción, por todos los intervinientes desde el momento mismo de su notificación y consistirá en lo siguiente: OFICIOS O CONSULTAS RECIBIDOS EN SEDE CENTRAL 1.- Todo Oficio Judicial dirigido al COLEGIO o a la CAJA, o consulta de similar tratamiento que aquellos, deberá ser recepcionado únicamente en original por Asesoría Legal-Mesa de Entradas del COLEGIO, donde luego de efectuado el control de la documentación, de acuerdo a las instrucciones emitidas por los Asesores Legales, se procederá obligatoriamente a colocar un Sello de Entrada en donde conste el día y hora de recepción y, en caso de corresponder, se verificará el cumplimiento del pago de la tasa correspondiente. De la misma manera se procederá con los fax de oficios que envían las Delegaciones al Colegio y sus originales de acuerdo a lo establecido en el punto 15 del presente procedimiento.- En caso de no corresponder, se devolverá la documentación omitiendo su ingreso. Documentos adjuntos: La Mesa de Entradas de Asesoría Legal deberá controlar que los Oficios efectivamente ingresen acompañados con la documentación que indique su contenido.- En caso de que el Oficio exprese que se adjunta documentación y la misma no esté efectivamente adjuntada, deberá dejarse constancia de ello al estampar el Sello de Entrada en el original y en su caso, en la copia que queda en poder del presentante. REGISTRACIÓN EN EL SISTEMA 2.- Todos los originales que se reciban en forma directa en el COLEGIO en su Sede Central, como así también los fax que las Delegaciones remitan adelantando Oficios Judiciales o consultas de similar tratamiento, serán ingresados por Mesa de Entradas de Asesoría Legal al Sistema Informático de Documentos Judiciales en el sector que se determine de acuerdo a la siguiente clasificación. Vencimiento Cuando el mismo sea explicitado en el oficio se procederá a dejar constancia de dicho plazo en los datos registrados en el sistema.- Primera clasificación de la Mesa de Entradas - Procedimiento Los Oficios relacionados con asuntos de COLEGIO, como los de CAJA, serán ingresados a la Asesoría Legal, la que derivará a Asesoría Legal de Caja los que correspondan a esta última, a cuyo cargo estará la confección de su respuesta y continuar el procedimiento. En los casos relacionados con asuntos de COLEGIO, los oficios se mantendrán en la Asesoría Legal, a cuyo cargo estará la función de determinar las consultas y requerir los informes necesarios a fin de confeccionar su respuesta.- Numeración En el espacio libre que quedase en el borde superior del oficio, preferentemente sobre la derecha, deberá colocarse en forma visible el número de trámite emitido por el Sistema de Seguimiento de Documentos Judiciales.- DILIGENCIAMIENTO 3.- Los Oficios serán clasificados por la Asesoría en atención al tema específico del informe solicitado, a fin de determinar el área que deberá proceder a su diligenciamiento y contestación en su parte pertinente.- 1

2 Toda documentación y/o actuación en soporte papel, deberá ser foliada correlativamente, bajo media firma de personal autorizado de la Asesoría legal. Cuando la Asesoría estime procedente podrá verificar la información requerida accediendo a los registros del colegio a fin de dar celeridad al mismo.- Se adjunta anexo al presente con una primera clasificación y puntos de gestión a título ejemplificativo siendo responsabilidad de los Asesores Legales definir los pases para su diligenciamiento atendiendo las particularidades de cada caso.- DOCUMENTACIÓN ORIGINAL 4.- Deberá evitarse el envío de la documentación original fuera de la Institución estableciéndose todas las medidas necesarias para su verificación en Sede Central cuando correspondiere.- CONTESTACION FINAL, ARCHIVO Y CONSERVACION 5.- Una vez recabada la información brindada por las distintas Reparticiones de la Institución, los Oficios deberán ser remitidos a la Asesoría Legal con la contestación confeccionada para su respuesta definitiva, despacho y archivo de la misma, a cuyo exclusivo cargo estará la firma de la nota de remisión de estilo Los envíos postales de respuestas deberán efectuarse bajo la modalidad del Aviso de Retorno (Memorando de la Secretaría de Gobierno del 28/02/2001). La entrega en forma personal al interesado, de los Oficios diligenciados y/o contestados, se efectuará solamente en Mesa de Entradas de Asesoría Legal y únicamente en los casos en que la persona que lo retira sea el mismo requirente u oficiante o se halle autorizado expresamente para su diligenciamiento y sea debidamente identificado.- Se deberá conservar constancia de su retiro, preferentemente asentada en la copia de la documentación que se reserve según corresponda La Asesoría Legal reservará en su sector, las copias de las respuestas diligenciadas de los Oficios de CAJA y COLEGIO ordenadas cronológicamente por numeración otorgada por el sistema Se fija como plazo de reserva 1 (UN) AÑO. Transcurrido éste se remitirá la documentación al Archivo de Actuaciones Administrativas.- PLAZOS DE DESPACHO Y CONTESTACIONES 9º.- Los oficios judiciales deberán ser contestados con la máxima celeridad posible, no excediendo en ningún caso los establecidos por el Juzgado oficiante o dentro del máximo de 10 (DIEZ) días hábiles administrativos si no se hubiere fijado plazo en el oficio.- El plazo máximo en que cada oficina del COLEGIO deberá cumplimentar su informe o contestación no podrá exceder a 3 (TRES) días.- En los oficios provenientes de Juzgados, Fiscalías (así como también sus Unidades Funcionales de Instrucción U.F.I.-) o Instrucción Policial librados en causas penales o Instrucción Penal Preparatoria (I.P.P.), que hayan sido identificados como URGENTES o indiquen que existe/n detenido/s, la contestación deberá efectuarse en un plazo máximo de 5 (CINCO) DIAS hábiles administrativos, salvo que haya fijado el Órgano oficiante un plazo menor.- En este caso, el plazo en que cada oficina debe cumplimentar su informe o contestación será de 24 horas hábiles.- Resulta de suma importancia el cumplimiento de los plazos y la respuesta a la totalidad de las requisitorias, así como también la exactitud y calidad de la información que se brinda, de modo de evitar reiteraciones y/o pedidos de aclaraciones y preservar así la imagen Institucional debiendo todas las áreas responder con la celeridad requerida de acuerdo a los plazos establecidos. CASOS COMPLEJOS 10º.-En los casos en que por la complejidad del requerimiento o de la contestación sea necesario disponer de plazos mayores a los indicados, el encargado de la respectiva oficina deberá indicarlo por interno a la Asesoría Legal, la que evaluará la situación y únicamente en carácter de excepción fijará el plazo ampliatorio contestando por la misma vía.- La oficina respectiva deberá registrar esta circunstancia en el Sistema de Seguimiento de Documentos Judiciales. 2

3 REGISTRACION DE PASOS SUCESIVOS EN EL SISTEMA 11.- Resulta estrictamente obligatorio y necesario que todos los intervinientes en las contestaciones, ingresen las tareas realizadas y los respetivos pases o remisiones internas, en el Sistema Informático de Seguimiento de Documentos Judiciales. Ello así en tanto el objetivo de este procedimiento es que se pueda efectuar un estricto control de las notificaciones y contestaciones en tiempo y forma de los Oficios. Asimismo deberá dejarse constancia del estado del mismo y demás datos que permitan rápidamente identificar su situación. CONTROL DE GESTION 12.-La Asesoría Legal verificará el cumplimiento del procedimiento y de los plazos establecidos en el presente Mensualmente, la Asesoría Legal, del día 10 al 20 de cada mes, dará cuenta al Comité Ejecutivo de la cantidad de Oficios recibidos durante el mes calendario anterior, indicando número de Trámite, fecha de su recepción, fecha de respuesta y remisión de la misma, así como también de los trámites pendientes, dejando expresa mención de casos anómalos que se presenten (los que serán comunicados al Cuerpo al momento en que esta misma tome conocimiento de ello). Lo expuesto permitirá un mayor control en el cumplimiento del presente procedimiento y una evaluación estadística constante del diligenciamiento de los Oficios Judiciales. TASA RETRIBUTIVA DE GASTOS 14º.-Para el supuesto en que el Consejo Directivo fije una tasa retributiva de gastos, la Mesa de Entrada o Delegación que reciba el respectivo Oficio del tipo alcanzado por dicha tasa, deberá controlar que la misma haya sido debidamente abonada. OFICIOS O CONSULTAS RECIBIDOS EN DELEGACIONES 15.-Si tales oficios fueran recibidos en las Delegaciones, éstas únicamente podrán responder directamente sin intervención de la Sede Central, los referidos a los tipos que a continuación se detallan: -Consultas sobre la actuación profesional de Notarios en los Registros de los partidos pertenecientes a la Delegación, tales como: inicio de su actividad, suspensiones, sanciones, cese y/o condición. Previo al envío de la contestación, las Delegaciones podrán confirmar la exactitud de la información con el Departamento de Servicios Notariales de Sede Central, mediante . -Consultas sobre datos personales de los Notarios (nacionalidad, fecha de nacimiento y número de documento) y domicilios legales (sede del Registro). -Información referida a la provisión de folios de protocolo, de actuación notarial, de certificación de autenticidad de firmas y de fotocopias, utilización de folios de legalización y/o apostilla expedidos por la Delegación. -Información sobre la similitud de firmas y sellos de Legalizantes en relación a las registradas en la Delegación. Para contestar sobre la autenticidad de la firma, corresponderá que la contestación posea, a su vez, el reconocimiento de la misma por parte del respectivo Legalizante. -Consulta sobre ubicación de Protocolos (Archivo, Depositario, etc.) correspondientes a Registros de Partidos pertenecientes a la Delegación. -Todo otro supuesto que determine el Comité Ejecutivo. Los oficios o consultas que versen sobre otros asuntos no indicados precedentemente, no deberán contestarse directamente desde la Delegación, debiendo seguirse el procedimiento establecido en el punto 1 y siguiente de la presente Orden de Servicio. A título ejemplificativo, no deberán contestarse directamente desde la Delegación los oficios o consultas que versen sobre los siguientes asuntos: -Cuestiones relacionadas con la Caja de Seguridad Social para Escribanos de la provincia de Buenos Aires. -Expedición de fotocopias autenticadas de boletos, escrituras y documentación en general. -Información referida a si determinada persona otorgó actos ante Notarios de Registros pertenecientes a la Delegación. 3

4 -Consultas relacionadas con temas de salarios u otro referido a recursos humanos.- -Medidas cautelares Todo oficio o consulta que no sea de los tipos que puedan ser contestados directamente por las Delegaciones y que sea recibido en alguna de ellas, inmediatamente de colocado el Sello de Entrada, deberá ser remitido vía fax a Asesoría Legal-Mesa de Entradas, utilizando para su remisión la carátula de fax que aquí se acompaña como Anexo II. Posteriormente, dentro de las 72 horas hábiles de recibido en la Delegación, deberá enviarse el original (previo archivo de una copia en el lugar de recepción) vía correo interno o postal a Mesa de Entradas de la Sede Central del COLEGIO para su incorporación al trámite iniciado con el fax. En este supuesto, las Delegaciones deberán responder al Oficiante aclarando la circunstancia del envío del Oficio a Sede Central para su contestación final. 4

5 ANEXO I CLASIFICACIÓN Y PUNTOS DE GESTION A título ejemplificativo se señala la siguiente clasificación de los oficios en atención al tema específico del informe solicitado a fin de determinar el Área que deberá proceder a su diligenciamiento y contestación de su parte pertinente. - Oficios que se refieran a consultas sobre folios de actuación notarial: Asesoría Legal informará si los mismos fueron vendidos y detalle de venta requiriendo la información al sistema de ventas de Delegaciones. Para los folios vendidos con fecha anterior a la puesta en marcha de los sistemas informáticos remitir como primer despacho a División Auditoria de Delegaciones. Si la consulta además requiere que el COLEGIO se expida sobre la autenticidad del folio (que se supone deberá estar adjuntado al Oficio ), se requerirá a la Dirección de Servicios Notariales (Departamento Comunicaciones), quien deberá establecer los mecanismos necesarios a fin de evitar el traslado de documentación original fuera de la sede central para su verificación. A su vez, en caso de que el requerimiento prevea la información sobre si existen constancias de denuncia sobre robo, hurto o extravío Asesoría Legal requerirá la información al sistema si estuviera disponible, caso contrario remitir al Departamento Administrativo. Asimismo podrá requerir copia de la denuncia, atendiendo cada caso. - Oficios que contengan consultas jurídico notariales o informes de interés institucional o los que por la complejidad del tema así lo ameriten, la Asesoría Legal efectuará en forma directa la respuesta. - Oficios que soliciten traba de embargos, retenciones de haberes o pedidos de informe relativos al Personal, ya sea perteneciente al COLEGIO o a los Organismos Públicos cuyos fondos sean administrados por el COLEGIO serán enviados a la Oficina de Liquidación de Haberes. - Oficios que contengan consultas que no sean de las referidas precedentemente: la Asesoría Legal determinará los pasos de dicha gestión de acuerdo al tema solicitado. ANEXO II Cubierta de fax. Notifica Oficio. Para: ASESORIA LEGAL Mesa de Entradas Colegio de Escribanos de la Pcia. de Bs. As. (Sede Central) Teléfono Fax: De Delegación: Teléfono: Fax: Correo Electrónico Fecha: Total de páginas incluida la cubierta: Comentarios / observaciones: Aprobación RCE Fecha de Modificación RCE Reemplaza página de fecha 9/2006 4/01/2008 5