SUSPENSION DE COBERTURAS, RESCISION Y ANULACION DE OPERACIONES

Transcripción

1 SUSPENSION DE COBERTURAS, RESCISION Y ANULACION DE OPERACIONES IMPORTANTE La veracidad y exactitud de la información declarada en el presente es compromiso del responsable del mismo, por lo tanto cualquier observación o corrección que se considere oportuna deberá comunicarse a la brevedad, antes de firmar la conformidad del procedimiento Gerencia Comercial Zona Centro Gerencia Comercial Zona Norte Subgerencia Técnica Comercial Directorio - Presidente OBJETIVO Describir el procedimiento de Suspensión de Coberturas, Rescisión y Anulación de Operaciones. RESPONSABLES Directorio / Gerencia General / Gerencia Comercial Seguros de Vida y Patrimoniales - Subgerencia Técnica Comercial. ALCANCE Aplicación en todo el ámbito de acción de la Compañía. VIGENCIA / CUMPLIMIENTO A partir del 01/12/2007 y es de cumplimiento obligatorio. Los Gerentes y Supervisores involucrados deberán tomar las previsiones para su cumplimiento y para la capacitación del personal correspondiente. Versión:26/11/07 1

2 DEFINICIONES: Convenio: Es el número que la compañía le asigna a un contratante para identificarlo. Subconvenio: Es cada número que se le asigna a un convenio cuando posee varias pólizas. CONSIDERACIONES GENERALES La registración contable de una anulación de póliza sólo será llevada a cabo, previa verificación de que exista notificación fehaciente al asegurado de tal circunstancia. En caso que la anulación se origine por solicitud del asegurado, la misma sólo se llevará a cabo si existe un pedido expreso y personal del asegurado al efecto. En este caso, sólo se considerarán admisibles los siguientes medios de notificación: Pedido de anulación firmado por el asegurado en la sede de la aseguradora; Pedido de anulación firmado por el asegurado y entregado a la aseguradora por persona que éste haya indicado en la misma. Nota remitida por el asegurado por vía postal, conservando el sobre donde figure el domicilio del remitente. Nota firmada por el asegurado y enviada por fax, donde conste el número del teléfono emisor. DESCRIPCION ANALÍTICA DEL PROCEDIMIENTO SEGUROS COLECTIVOS DE VIDA PROCESO Nº 1: SUSPENSIÓN DE COBERTURA POR FALTA DE PAGO 1. Agencia Responsable Administrativo/ Responsable Seguro Colectivo 1.1. Controlará para cada convenio el cumplimiento de pago de las facturas Determinará si se verifican las causales de suspensión de la cobertura previstas en las pólizas por falta de pago de los premios Dispondrá la suspensión de la cobertura si transcurridos 30 días desde la fecha del vencimiento del premio impago, no se ha abonado la factura correspondiente En este caso comunicará al convenio esta situación y se citará al responsable de la contratación para discutir de qué manera se saldará la deuda Enviará la información por mail a Casa Matriz, Sección Producción Si dentro de los 30 días posteriores a la fecha de inicio de la suspensión de la cobertura, el convenio cancelará la deuda, la suspensión de cobertura se levantará a partir de las 0 horas del día siguiente al pago e inmediatamente se comunicará a Casa Matriz, Sección Producción esta situación. Versión:26/11/07 2

3 2. Casa Matriz - Subgerencia Operativa - Sección Producción 2.1. Recibirá la información Realizará el ingreso al sistema de las suspenciones de facturación y de cobertura, como así también aquellas que se haya determinado levantarlas. EXTENSIÓN DE COBERTURA A nivel comercial se podrá disponer la mantención de la cobertura, para ello cada Gerente de Agencia deberá comunicar en forma fehaciente a la Gerencia Operativa la causa del retraso en el pago y la decisión de extender la cobertura y plazo de gracia para el pago. PROCESO Nº 2: RESCISIÓN DE PÓLIZAS 1. Agencia Responsable Administrativo/ Responsable Seguro Colectivo 1.1. La rescisión de una póliza puede ser: Por falta de pago, cuando una póliza se encuentra con cobertura suspendida y no ha regularizado su situación. En tal caso, se comunica por carta documento a los responsables del convenio que la rescisión por falta de pago se producirá en un plazo de 30 días a contar desde la fecha de finalización del plazo de gracia previsto en la póliza A pedido del convenio, mediante nota firmada por los responsables o vía correo electrónico, en estos casos la compañía remitirá carta documento en la cual ratificará lo solicitado por el convenio Por decisión de la compañía, mediante comunicación fehaciente al titular del convenio, dando un preaviso de 30 días Por cualquier otra causal expresamente prevista en la póliza o en la normativa aplicable. 2. Casa Matriz - Subgerencia Operativa - Sección Producción 2.1. Recibirá la información Realizará el ingreso al sistema de la baja de la póliza Procederá a asentar la anulación en el Registro de Anulaciones, dentro de los plazos y modalidades previstos en la normativa vigente (los registros son llevados en forma digitalizada). CONTROL : No se podrá en el sistema dar de baja un convenio hasta que no haya cancelado sus saldos, obviamente hasta tanto, la/s póliza/s respectiva/s estará/n sin cobertura, por lo que no se abonará a partir de la fecha de anulación, ningún siniestro. Versión:26/11/07 3

4 NOTA: Los plazos consignados precedentemente responden a los previstos en el Seguro de Vida Plus Colectivo y Grupal autorizado en el Expediente SSN Nº En los casos de pólizas cuyas condiciones respondan a otros textos autorizados, los plazos a considerar en tales casos serán los que obren en el texto respectivo. SEGUROS GRUPALES DE VIDA PROCESO Nº 1: SUSPENSIÓN DE COBERTURA POR FALTA DE PAGO 1. Casa Matriz - Subgerencia Operativa - Sección Cobranzas 1.1. Cumplido el período de gracia sin haber abonado el premio correspondiente se produce la suspensión de la cobertura Abonados los premios dentro del mes siguiente al vencimiento del plazo de gracia, se restituye la cobertura a los términos originarios a partir de la cero hora del día siguiente a la fecha en que se haya realizado el pago. PROCESO Nº 2: BAJA DE MOROSOS 1. Casa Matriz - Subgerencia Operativa - Sección Cobranzas IMPORTANTE En Casa Matriz se llevarán a cabo las bajas de las cuentas que a la fecha de ejecución de este proceso (último día hábil de cada mes) posean 2 meses consecutivos impagos de los asegurados Imprimirá de cada Agencia los siguientes listados: Listado previo al proceso de bajas: este listado es para controlar si las cuentas a dar de baja coinciden con la cantidad de cuentas que se darán de baja. CONTROL: Se verificará que no haya ningún lote abierto de ninguna Agencia. Si se encontrara alguno abierto se comunicará con la Agencia correspondiente y le indicará que lo cierre inmediatamente. Si esto no es posible, se cerrará el lote desde el programa Agencias en importe cero. El lote del cajero también debe estar cerrado. No podrá continuar el proceso si no se encuentran cerrados todos los lotes de cada Agencias a las cuales se le aplicarán las bajas Cerrará las Rendiciones de cada una de las Agencias Realizará la Baja de las cuentas en el Sistema "Baja de Morosos". CONTROL: Verificará que no falte ni sobre ninguna Agencia en el detalle mostrado por el sistema. Versión:26/11/07 4

5 PROCESO Nº 3: BAJA A PEDIDO DEL ASEGURADO Ver manual de Procedimiento Recepción de propuestas de coberturas. Emisión y entrega de certificados de coberturas y pólizas. Seguros de Personas Proceso n 7 punto 1.6. PROCESO Nº 4: RESCISIÓN DE PÓLIZAS 1. Casa Matriz Subgerencia Operativa 1.1. La rescisión de una póliza grupal puede ser: Por falta de pago, cuando una póliza se encuentra con cobertura suspendida y no ha regularizado su situación. En tal caso, se comunica por carta documento al contratante que la rescisión por falta de pago se producirá en un plazo de 30 días a contar desde la fecha de finalización del plazo de gracia previsto en la póliza A pedido del contratante, mediante nota firmada por los responsables Por decisión de la compañía, mediante comunicación fehaciente al contratante, dando un preaviso de 30 días Por cualquier otra causal expresamente prevista en la póliza o en la normativa aplicable. 2. Casa Matriz - Subgerencia Operativa - Sección Producción 2.1. Recibirá la información Realizará el ingreso al sistema de la baja de la póliza Procederá a asentar la anulación en el Registro de Anulaciones, dentro de los plazos y modalidades previstos en la normativa vigente (los registros son llevados en forma digitalizada). PROCESO Nº 1: ANULACIONES ANULACIONES POR SISTEMA SEGUROS GENERALES 1. Casa Matriz - Subg erencia Técnica Comercial - Sección Seguros Generales 1.1. Vencidos los plazos de pago del premio exigible sin que éste sea abonado, la cobertura se encuentra suspendida, comunicándose la morosidad mediante una carta recordatoria Abonada la deuda se restituye la cobertura a partir de la cero hora del día siguiente al que la compañía reciba el pago Al finalizar cada mes por sistema se corre un proceso, el cuál anula todas aquellas pólizas que tengan una mora de 60 días o más en el pago de sus cuotas. Es decir, al tener dos cuotas impagas, la póliza se anula automáticamente por falta de pago. Versión:26/11/07 5

6 ANULACIONES A SOLICITUD DEL ASEGURADO 1. Casa Matriz - Subgerencia Técnica Comercial - Sección Seguros Generales 1.1. Se confecciona la solicitud de anulación indicando el motivo por el cuál se realiza la baja de la póliza Para el caso de Automotores se solicita con el mismo formulario que para la solicitud del seguro (Ver Anexo 1 y 2) y para el resto de las ramas se usa un formulario diferente (Ver Anexo 3) En caso de proceder, se pone a disposición del asegurado la devolución de las primas que correspondieran. ANULACIONES POR DECISIÓN DE LA COMPAÑÍA O POR CAUSAL PREVISTA EN LA PÓLIZA 1. Casa Matriz - Subgerencia Técnica Comercial - Sección Seguros Generales 1.1. Por voluntad de la compañía o cuando se verificara alguna de las causales de rescisión o caducidad previstas en la póliza, se procede a rescindir el contrato. Se trata de un proceso de anulación interno Previamente se le comunica al asegurado la decisión mediante carta documento, con un preaviso no menor a 15 días Se pone a disposición del asegurado la devolución de las primas que correspondieran. PROCESO Nº 2: REGISTRACIÓN DE LA ANULACIÓN Casa Matriz - Subgerencia Operativa - Sección Producción 2.1. Recibirá la información Realizará el ingreso al sistema de la baja de la póliza Procederá a asentar la anulación en el Registro de Anulaciones, dentro de los plazos y modalidades previstos en la normativa vigente (los registros son llevados en forma digitalizada). NOTA: L o s f o rmularios que se adjuntan a continuación son sólo ejemplificativos, por lo cual los mismos podrán ser modificados por el sector correspondiente sin que ello implique que se ha introducido una reforma al manual de procedimiento. Versión:26/11/07 6

7 ANEXO 1: SOLICITUD P ARA SEGUROS DE VEHÍCULOS AUTOMOTORES Y/O REMOLCADOS Versión:26/11/07 7