MANUAL DE USO PARA EL GESTOR DOCUMENTAL e-docs. Versión en Español

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1 MANUAL DE USO PARA EL GESTOR DOCUMENTAL e-docs Versión en Español 1

2 INDICE Contenido Pag 1. Qué es el gestor documental edocs? Para qué sirve el gestor documental edocs? Cómo solicitar una cuenta del gestor documental edocs? Cómo ingresar al gestor documental edocs? Cómo buscar de forma genérica en el gestor documental edocs?... 6 OPCION BÚSQUEDA Cómo buscar por tipo de documento en el gestor documental edocs? Cómo buscar un documento Almacén en el gestor documental edocs? Cómo buscar un documento de Mantenimiento en el gestor documental edocs? Cómo buscar un componente en el gestor documental edocs? Cómo buscar un documento COMAT en el gestor documental edocs? Cómo buscar una bitácora de vuelo/mantenimiento en el gestor documental edocs? Cómo buscar un nuevo libro MLB y FLB en el gestor documental e-docs? Cómo buscar un mayor repair Form 337? Cómo buscar una Shop Visit de Motor? Cómo descargar varios documentos desde el gestor documental edocs? Preguntas frecuentes

3 1. Qué es el gestor documental edocs? Es una plataforma digital desarrollada por la Gerencia de Aeronavegabilidad donde se pueden visualizar documentos de la ejecución del mantenimiento, almacén, trazabilidad de componentes, bitácoras de vuelo y COMAT. 2. Para qué sirve el gestor documental edocs? El gestor documental edocs permite consultar, visualizar y descargar distintos tipos de documentos como la ejecución del mantenimiento, almacén, trazabilidad de componentes, bitácoras de vuelo y COMAT. 3. Cómo solicitar una cuenta del gestor documental edocs? a) Ingresar al portal LATAM en la opción autoservicio b) Ingresar a continuidad de negocio 3

4 c) Ingresar a CDN mantenimiento/solicitud acceso gestor documental d) Llenar la información de la solicitud 4

5 e) Informar a tu jefe directo que debe aprobar el Workflow para avanzar con la solicitud. 4. Cómo ingresar al gestor documental edocs? a) Ingresar al gestor documental edocs, el Username y Password son los mismos de la red LATAM. 5

6 b) Seleccionar View Documents 5. Cómo buscar de forma genérica en el gestor documental edocs? a. Puedes buscar cualquier tipo de documento mantenimiento, almacén, componente, comat o bitácora de vuelo, ejemplo buscar el T006M3Z2, una serie number componente, serviciable part tag, etc 6

7 Actualmente esta opción se encuentra deshabilitada, el sistema les entregara el siguiente mensaje: Se recomienda usar BUSQUEDA 7

8 OPCION BÚSQUEDA 6. Cómo buscar por tipo de documento en el gestor documental edocs? Se dispone de un menú que permite buscar los siguientes tipos de documentos: 7. Cómo buscar un documento Almacén en el gestor documental edocs? a) Para buscar almacén puedes usar cualquiera de los campos disponibles, ejemplo buscar por el Inventory Barcode el I00042QL 8

9 Resultado: También puedes buscar varios Inventory Barcode usando la coma, como separador 9

10 8. Cómo buscar un documento de Mantenimiento en el gestor documental edocs? a) Seleccionar General Seach y usar cualquiera de los campos disponibles, ejemplo1, buscar un ID Barcode JIC T00BM3Z2 o algun codigo REQ o WP 10

11 También puedes buscar varios Barcode JIC, REQ o WP usando la coma, como separador. Al buscar un REQ el resultado son todas las JIC asociadas. Al buscar un WP el resultado son todas las JIC asociadas. (Ejemplo 2, buscar WP: T00BDGPX) 11

12 9. Cómo buscar un componente en el gestor documental edocs? a) Seleccionar Components Search y usar cualquiera de los siguientes campos, Ejemplo: Buscar Serial Number:

13 10. Cómo buscar un documento COMAT en el gestor documental edocs? a) Seleccionar COMAT y usar cualquiera de los siguientes campos. Ejemplo: Buscar N Documento Importación:

14 11. Cómo buscar una bitácora de vuelo/mantenimiento en el gestor documental edocs? a) Seleccionar Technical Log Book search y usar cualquiera de los siguientes campos, sin embargo se recomienda usar el A/C MSN o A/C Registration más un complete date asociado. Ejemplo: Buscar A/C Registration: CC-BAH y complete date: hasta Nota: Desde Septiembre-2017 se incorporó un nuevo Technical Log Book el cual reemplaza al anterior, este documento se divide en un Maintenance Log Book (MLB) y un Flight Log Book (FLB), para buscar este tipo de documento usar: 14

15 12. Cómo buscar un nuevo libro MLB y FLB en el gestor documental e-docs? Los nuevos MLB y FLB se empezaron a usar desde Septiembre 2017 por lo tanto muchos de ellos ya están disponibles en el gestor documental e-docs, la forma correcta para buscarlos es: 1. Ingresa al gestor documental e-docs / View Documents / BUSQUEDA / New Technical Log Book. 2. Ingresa el Type (MLB o FLB) + A/C Registration ya que estos son campos obligatorios. Resultado: Encontraste tres archivos MLB que corresponden a todos los disponibles para el CC-CPJ y cada archivo contiene los registros entre las fechas Opening Date y Close Date. Al abrir el documento se mostrara un archivo.pdf que contiene el MLB completo. 15

16 Como ejercicio también intenta buscar de las siguientes formas: 16

17 13. Cómo buscar un mayor repair Form 337? a) Seleccionar Major Repair (Form 337) y buscar por alguno de los siguientes campos: Ejemplo: A/C Registration CC-BAH Resultado: Todos los Form 337 asociados al CC-BAH 17

18 14. Cómo buscar una Shop Visit de Motor? 1. Seleccionar Shop Visit y buscar por cualquiera de los siguientes campos: 15. Cómo descargar varios documentos desde el gestor documental edocs? 1. Seleccionar con un click el checkbox para todos los documentos. Ejemplo: WP T00BDGPX. Para ver más registros ampliar las entradas en Show 18

19 2. Solicitar descargar archivo Zip. 3. Confirmar la descarga Zip 4. Seleccionar archivos ZIP y Download. 19

20 16. Preguntas frecuentes 1. Si no encuentro un documentos en el gestor documental edocs a quién debo solicitarlo? R: De no encontrarse algún documento se debe solicitar vía sysaid al grupo Record Keeping Para matriculas CC, HC, LV y N generar sysaid a: Categoria: Airworthiness LATAM Subcategoria: Document Request Matricula: Engineering Order Grupo de agentes: Record Keeping Para matriculas PR y PT generar sysaid a: Categoria: Airworthiness Brazil - Records / Audit Data Subcategoria: Aeronaves Matricula: Airworthiness Brazil - Records / Audit Data Grupo de agentes: TAM Aero Records Importante: Favor indicarnos los BC MXI que necesita y el plazo del sysaid. Nota: De no contar con cuenta sysaid, enviar un correo hacia: GrpRecordKeeping@lan.com 20

21 2. Qué navegador es el ideal para el gestor documental edocs? Google Chrome 3. Existe algún comodín de búsqueda para el gestor documental edocs? Si, el comodín de búsqueda es el asterisco * Ejemplo: Buscar todos los vuelos LAN de la aeronave MSN En Flight Number escribir LAN* y en A/C MSN Hay alguna diferencia si se busca un Technical Log Book por la matricula o A/C MSN? Si, varias aeronaves en el transcurso de su operación han cambiado de matrícula, por lo tanto es recomendable buscar por A/C MSN ya que este parámetro no cambia. 5. Qué diferencia tienen los MLB y FLB de los actuales Technical Log Book? El actual Technical Log Book se dividió en dos libros el primero es el MLB (Maintenance Log Book) donde se registran las acciones de mantenimiento, el segundo es el FLB (Flight Log Book) donde se registran las acciones de la operación del vuelo. Para la búsqueda en el gestor documental edocs se recomienda intentar con el Technical Log Book y New Technical Log Book 21

22 6. Si tengo un problema para ingresar al gestor documental edocs? Llamar al teléfono.: , , o enviar un correo a: GrpRecordKeeping@lan.com Nota: Antes de reportar el problema, intente limpiar el historial del navegador Google Chrome 22