ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL EN LA GESTION DE RIESGOS

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1 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL EN LA GESTION DE RIESGOS El área de riesgos sirve como soporte en la gestión de los diferentes riesgos al Comité de Riesgos y a la junta directiva, y tiene como objeto identificar, medir, controlar, monitorear e informar los riesgos de mercado y operacionales de la firma. Sin perjuicio del cumplimiento de otras disposiciones, el área de administración de riesgos es un área independiente funcional y organizacionalmente, de las áreas encargadas de las negociaciones. Dicha área pertenece a un nivel jerárquico con poder de decisión que le permite cumplir de manera adecuada con sus funciones, atendiendo la naturaleza y estructura propia de AdCap Colombia S.A. Organizacionalmente el ente superior de control de riesgos interno está conformado por la Junta Directiva, seguida por el Comité de Riesgos y el Área de Riesgos. Entre las funciones principales se encuentran: Junta Directiva: Es la encargada de dictar las directrices en cuanto a riesgo para la entidad. Específicamente, debe realizar las siguientes funciones: Funciones a) Definir y aprobar las políticas de la entidad en materia de administración de riesgo de mercado. b) Aprobar los reglamentos, manuales de procedimientos y funciones de las áreas pertenecientes a la entidad vigilada, así como sus respectivas actualizaciones. c) Aprobar el código de ética (Principios Rectores), el sistema de control interno, la estructura organizacional y tecnológica del SARM. d) Aprobar las actuaciones en caso de sobrepasar o exceder los límites de exposición frente al riesgo de mercado o cualquier excepción de las reglas, así como los planes de contingencia a adoptar respecto de cada escenario extremo. e) Realizar el nombramiento del comité de riesgos, definir sus funciones y aprobar su reglamento, de acuerdo con las normas legales que les apliquen. f) Pronunciarse sobre los informes periódicos que elabora el área de administración de riesgo respecto del nivel de riesgo de mercado de la entidad. g) Hacer seguimiento sobre los reportes periódicos que le presente el representante legal sobre las medidas correctivas aplicadas para que se cumplan los límites de riesgo de mercado. h) Aprobar la metodología que debe elaborar el área de riesgo para identificar, medir, controlar y monitorear el riesgo de mercado. i) Efectuar un monitoreo periódico al cumplimiento de los lineamientos del SARM y comportamiento del riesgo de mercado. Comité de Riesgos: El Comité de Riesgos es el delegado por parte de la junta directiva para la toma de decisiones en el control de los riesgos asociados a las diferentes actividades de la firma, así como de su estabilidad financiera. Entre sus funciones principales se encuentra:

2 a. Proponer, para aprobación de Junta Directiva, el Manual de Administración de Riesgos y los límites de exposición de riesgo por líneas de negocio, operaciones y funcionarios, en forma individual y consolidada. b. Garantizar el correcto cumplimiento de las decisiones de la Junta Directiva. c. Analizar regularmente la conveniencia de reasignar capital entre las áreas de negocio, en función de los resultados que se obtienen y el capital que se arriesga. d. Informar mensualmente a la Junta Directiva sobre aspectos relacionados con la administración de riesgos y sobre las medidas correctivas implementadas, tomando en cuenta el resultado de las evaluaciones de los procedimientos de administración de riesgos. e. Diseñar y aprobar la estrategia de Administración de Riesgos de la entidad y liderar su ejecución. Dicha estrategia involucra la metodología para identificar, medir, monitorear, controlar, informar y revelar los distintos tipos de riesgo de las líneas de negocio y operaciones, actuales y futuras, así como los modelos, parámetros y escenarios que habrán de utilizarse para llevar a cabo la medición, control y monitoreo de los riesgos. f. Analizar las propuestas presentadas por el Director de Riesgos de Mercado, acerca de cambios en las políticas y procedimientos de Administración de Riesgos, de acuerdo con los análisis efectuados por el área a su cargo. g. Informar a la Junta Directiva, la conveniencia o no de la incursión en nuevos productos y mercados, desde el punto de vista de su efecto sobre el riesgo global de la entidad, análisis que deberá ser preparado y presentado al Comité por el Director de Riesgos de Mercado, a solicitud de otras áreas. h. Revisar el cumplimiento de objetivos, procedimientos y controles en la celebración de operaciones, así como de los límites de exposición de riesgo. i. Autorizar los excesos a los límites de exposición de los distintos tipos de riesgo, informando a la Junta Directiva oportunamente sobre dichas autorizaciones, las cuales deben quedar además registradas en las actas del comité. j. Adoptar, implementar y difundir los planes de acción para eventos de contingencia por caso fortuito o fuerza mayor, que impidan el cumplimiento de los límites de exposición de riesgos establecidos. k. Tomar decisiones de gestión que tengan impacto en el valor de la entidad. l. Definir políticas de incentivos de acuerdo con la Administración de Riesgos. m. Determinar las funciones del área de administración de riesgos. n. Asegurar la existencia de metodologías, políticas y sistemas para riesgos cuantificables y no cuantificables. Área de riesgos: Además de servir de soporte al Comité de Riesgos, tiene como objeto identificar, medir, controlar, monitorear e informar los riesgos de mercado y operacionales de la firma. Entre las funciones principales se encuentra: a. Implantar y asegurar las políticas y procedimientos definidas por el Comité de Riesgos. b. Calcular diariamente las posiciones y valorarlas a mercado.

3 c. Definir las fuentes independientes que se deben utilizar para las variables de mercado (precios, tipos, volatilidades, etc.) necesarias para medir riesgo. d. Medir permanentemente los riesgos de mercado y crédito de acuerdo a las metodologías aprobadas. e. Controlar diariamente el nivel de cupos utilizados en las operaciones. f. Calcular con una periodicidad por lo menos mensual los resultados de gestión y la rentabilidad de las áreas de negocio. g. Calcular diariamente el consumo de capital en riesgo de las áreas de negocio. h. Controlar diariamente la liquidez de la entidad en función de los límites establecidos. i. Informar al Comité de Riesgos, con una periodicidad por lo menos mensual, los resultados obtenidos por cada unidad de negocios. j. Monitorear el nivel de capital mínimo de la firma y la relación de las áreas de negocio y operaciones con respecto del nivel de patrimonio técnico de la sociedad. k. Proponer al Comité de Riesgos las metodologías a utilizar o los cambios en las metodologías utilizadas para identificar, medir, controlar y monitorear los riesgos a que se expone la firma comisionista y los aplica una vez sean aprobados por dicho comité. Adicionalmente el área de Riesgos elabora periódicamente diferentes tipos de informes y reportes, dependiendo del tipo de riesgo que se analiza y de la línea de negocio para la cual se produce el informe. Entre los riesgos analizados se encuentran: Riesgo de Mercado Riesgo de liquidez Riesgo de crédito Riesgo operacional Riesgo en las inversiones.

4 RIESGO DE MERCADO Se entiende por riesgo de mercado la posibilidad de incurrir en pérdidas asociadas a la disminución del valor del portafolio, como consecuencia de cambios en el precio de los instrumentos financieros. El comportamiento de las tasas de interés en el mercado obedece a un conjunto de variables cuyo control es ajeno a la sociedad comisionista. Es permanentemente cambiante o susceptible al cambio. Cuando la sociedad comisionista adquiere una inversión para cuenta propia o terceros, inicialmente la registra en su contabilidad por el valor de adquisición, de acuerdo con la metodología, parámetros y lineamientos establecidos en la normatividad vigente o de las normas que la modifiquen, adicionen o sustituyan. Se desprende entonces que un cambio en los precios del mercado introducirá de inmediato una variación en el precio de cada valor, la cual podrá ser positiva o negativa dependiendo del comportamiento del mercado, y a su vez este cambio tiene directa incidencia en el valor neto de las inversiones. Gestión de riesgos de mercado: La implementación del sistema de administración de riesgos de mercado SARM se basa en cuatro fases principales: la identificación, medición, control y monitoreo. Identificación: Para la fase de identificación AdCap Colombia parte del análisis y segmentación de las operaciones de tesorería que se llevan a cabo en la compañía, relacionando estas con los factores de riesgo descritos en el punto 5.1 de la Circular 051 de 2007 expedida por la SFC, los cuales se enuncian a continuación: a. tasa de interés en moneda legal b. tasa de interés en moneda extranjera c. tasa de interés en operaciones pactadas en UVR d. tipo de cambio e. precio de acciones f. inversiones realizadas en carteras colectivas Medición: AdCap Colombia, establece los siguientes criterios generales para la medición de los riesgos de mercado: a. La medición de los distintos riesgos inherentes a los mercados y productos de inversión debe hacerse con sujeción a las características propias de dichos mercados y productos. Para ello, cualquier aprobación o rechazo de un mercado o producto en particular debe ser el resultado del análisis teniendo en cuenta la metodología que plantea el modelo estándar señalado en el Anexo 1 de la circular 051 de 2007 emitida por la SFC. b. El perfil de riesgo de las operaciones de inversión debe enmarcarse dentro de lo aprobado por la Junta Directiva y el Comité de Riesgos de la sociedad comisionista. c. Los procedimientos para la medición de riesgos deben constar por escrito y deben ser conocidos por los integrantes del área de Administración de Riesgos y demás áreas involucradas.

5 Adicional a estos criterios la fase de medición de los eventos de riesgo identificados se desarrolla de acuerdo con el modelo estándar que se describe en el punto de la circular externa 051 del 2007 emitida por la SFC en la cual se hace referencia al Anexo 1 de la misma. Control: Para el desarrollo de la fase de control, en AdCap Colombia se tiene en cuenta la identificación del impacto de cada Riesgo de mercado en cada tipo de operación de tesorería que ser realiza, en relación a esta identificación se describieron los eventos de riesgo que se pueden presentar, con el fin de establecer el control que mitiga la ocurrencia cada evento de riesgo. Sin perjuicio de lo anterior la compañía tiene establecidos límites a nivel de mesa, corredor y producto para las operaciones de recursos de propios y por cuenta propia. Monitoreo: Con base en la norma técnica NTC 5254 de Gestión de Riesgo, se desarrolla la metodología de monitoreo de los controles establecidos para mitigar los riesgos de mercado identificados. En esta norma se establece que es necesario monitorear la eficacia de todas las etapas del proceso de gestión de riesgo, con la finalidad de hacer mejora continua, para lo cual se establecen procesos de monitoreo de los controles establecidos y también para el comportamiento de cada uno de los riesgos de mercado a los que está expuesta la Compañía en relación con las operaciones de tesorería que realiza. Para el monitoreo de los riesgo de mercado se hacen revisiones de los resultados de los niveles de exposición cada riesgo según los límites establecidos por tipo de operación, con el fin de ajustar dichos límites y permitir la retroalimentación de los mismos, lo cual es presentado en el comité de riesgo. Mensualmente se realiza presentación al comité de riesgos del comportamiento de los eventos medidos durante el período, con el fin de allí informar y tomar decisiones al respecto de controles y metodologías de medición que sean necesarias de modificar o actualizar.

6 RIESGO DE LIQUIDEZ En desarrollo de sus operaciones ADCAP COLOMBIA, se exponen al riesgo de liquidez, entendido como la contingencia de no poder cumplir de manera plena y oportuna con las obligaciones de pago en las fechas correspondientes, debido a la insuficiencia de recursos líquidos o a la necesidad de asumir costos inusuales de fondeo. La materialización de dicho riesgo genera necesidades de recursos líquidos, por lo cual la sociedad puede verse obligada a liquidar posiciones en activos con el objeto de reducir sus faltantes y esto, a su vez, puede llevar a que tales activos deban venderse a precios inferiores a los contabilizados, incurriendo en pérdidas. Adicionalmente, la anterior situación puede generar riesgo sistémico para las entidades en su conjunto, en virtud de su efecto sobre la liquidez del mercado, y afectar la percepción del público sobre la estabilidad y la viabilidad financiera de las mismas. Con el fin de evitar las anteriores situaciones, ADCAP COLOMBIA considera implementar un Sistema de Administración de Riesgo de Liquidez (SARL), que les permita identificar, medir, controlar y monitorear eficazmente este riesgo. Dicho sistema permite adoptar decisiones oportunas para la adecuada mitigación del riesgo. Gestion del riesgo de liquidez: La Junta Directiva de ADCAP COLOMBIA de acuerdo con la circular externa 042 de 2009 emitida por la Superintendencia Financiera de Colombia acoge mediante el presente documento las políticas de gestión de riesgo de liquidez para la compañía, las cuales son de obligatorio cumplimiento por parte de los funcionarios de AdCap Colombia. POLÍTICAS GENERALES i. Los funcionarios de AdCap Colombia, deben ejecutar todas sus actividades conforme a los principios rectores de la firma, como lo son: el principio de Independencia, transparencia, liquidez, rentabilidad y seguridad. ii. La junta Directiva y la Presidencia de AdCap Colombia, deben velar porque los funcionarios conozcan y cumplan las disposiciones del Manual de Conducta, el Manual de Políticas, los manuales del SARL, SARM, SARO y el Manual de Prevención en Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo. iii. Los lineamientos establecidos en el SARL serán de obligatorio cumplimiento para los operadores que realicen o tengan que ver con operaciones de posición propia y por cuenta de terceros. iv. AdCap Colombia, acoge las normas expedidas por los órganos de vigilancia y control respecto de la Gestión de liquidez, consciente que las mismas constituyen un soporte para el desarrollo de su objeto social. v. Los órganos de control de la firma, tales como el área de auditoría, revisoría fiscal y contralor normativo deben verificar el cumplimiento de las normas expedidas por las autoridades de vigilancia y control, así como de las normas internas de AdCap Colombia.

7 vi. Cualquier cambio que se pretenda introducir al Manual deberá ser realizado mediante aprobación del Comité de Riesgos y validados por la Junta Directiva, cuya responsabilidad recaerá en la Presidencia de la sociedad comisionista. vii. Se desarrollaran campañas informativas y capacitaciones de los temas referentes al SARL dirigidas a todos los funcionarios de la firma, como mínimo una vez al año. Éstas deben ser conocidas y promovidas por la dirección de riesgo.

8 RIESGO DE CREDITO El riesgo de crédito se define como la posible pérdida y posterior consecuencia de disminución del valor de los activos debido al incumplimiento de las obligaciones contraídas o un deterioro en la calidad crediticia con un tercero. Hemos clasificado bajo la modalidad de riesgo de crédito las categorías de riesgo de contraparte y emisor. Riesgo de contraparte Se define como aquel que puede productor la pérdida por incumplimiento de la contraparte, debido a una situación de iliquidez o insolvencia. Riesgo de Emisor Aquel que genera o puede generar la pérdida por incumplimiento de las obligaciones dinerarias que adquiere la empresa o institución que emite el instrumento financiero. El comité de Riesgo determinará y asignará los cupos, límites de inversión por emisor y calificación de grado de inversión para los diferentes tipos de activos.

9 RIESGO OPERACIONAL De acuerdo a la circular externa 041 de Julio de 2007 que modifica el Capítulo XXIII de la Circular Externa 100 de 1995, Denominado Reglas relativas a la Administración de Riesgo Operativo SARO, Se define Riesgo Operativo como; la posibilidad de incurrir en pérdidas por deficiencias, fallas o inadecuaciones, en el recurso humano, los procesos, la tecnología, la infraestructura o por la ocurrencia de acontecimientos externos. Lo cual incluye el riesgo legal y reputacional, asociado a tales factores. El Riesgo Legal: El riesgo legal es la posibilidad de pérdida que puede generar, el incumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y contractuales, la expedición de resoluciones administrativas y judiciales desfavorables, la aplicación de sanciones con relación a las líneas de negocio, operaciones y demás actividades que realicen las sociedades comisionistas, así como la débil estructuración de los contratos y la deficiente formalización y constitución de las garantías. Riesgo Reputacional: Es la posibilidad de pérdida de clientes, disminución de ingresos o procesos judiciales en que incurre una entidad, por desprestigio, mala imagen, publicidad negativa cierta o no, respecto de la institución y sus prácticas de negocios, que cause pérdida. El riesgo operacional como bien ha sido mencionado por diversos autores es una responsabilidad de toda la organización y constituye no solo una serie de actividades y metodologías encaminadas a reducir el impacto de la ocurrencia de contingencias en la organización sino que también tiene como propósito la prevención de dichos eventos. El riesgo operativo cubre dos aspectos claves: La integridad de los procesos de negocios. La habilidad de continuar con el negocio. Gestion de Riesgo Operacional La Junta Directiva de AdCap Colombia, de acuerdo con la circular externa 041 de julio de 2007 emitida por la Superintendencia Financiera de Colombia acoge mediante el presente documento las políticas de gestión de riesgos operacionales dentro de las cuales la compañía ejecuta todas las actividades en el desarrollo de su objeto social. Las disposiciones enunciadas deberán ser acatadas por todos los funcionarios de la organización para permitir mitigar las pérdidas operacionales para la compañía tales como pérdidas financieras, multas de los entes reguladores, perdida moral o afectación de la reputación organizacional y perdidas de los derechos legales que la compañía pudiera tener a su haber. Lo anterior aplica adicionalmente frente a los clientes y proveedores de la compañía como para los fondos de valores y los portafolios que administra por cuenta de terceros. 1. AdCap Colombia, acoge las normas expedidas por los órganos de vigilancia y control respecto de la Gestión de Riesgo Operacional, consciente que las mismas constituyen un soporte para el desarrollo de su objeto social.

10 Por lo anterior todos los miembros de la compañía deberán conocer la circular externa 041 de julio del 2007 expedida por la Superintendencia Financiera y las resoluciones o circulares que la modifiquen y complementen, con el fin de aplicarlas en la ejecución de las actividades propias al cargo y funciones desempeñadas. 2. Todos los funcionarios de la compañía son responsables de la gestión de SARO, deben propender por que el sistema funcione apropiadamente, deben informar oportunamente todos los eventos de riesgo al área de riesgo operacional, así como también trabajar activamente en la adopción de planes de mejora. 3. Los Gerentes de cada área tienen la responsabilidad de prestar colaboración oportuna al área de riesgo operacional en temas relacionados con la gestión del riesgo operativo. 4. La Junta Directiva y la Presidencia de la compañía son responsables por la Gestión de Riesgo Operacional, con el apoyo del comité de riesgo y la Gerencia Técnica. 5. Los funcionarios de AdCap Colombia deben obrar acorde con los principios éticos y reglas de conducta del mercado público de valores, procurando en todo momento la buena ejecución de los negocios tanto para los clientes como para la compañía. 6. Gerencias de AdCap Colombia impulsaran y adecuaran las condiciones necesarias que permitan el desarrollo e implantación respecto de la cultura de la gestión de riesgos operacionales y de contingencia a todos los niveles de la firma. 7. Los órganos de control de la firma, tales como el área de auditoría, revisoría fiscal y contralor normativo deben verificar el cumplimiento de las normas expedidas por las autoridades de vigilancia y control, así como de las normas internas de AdCap Colombia. 8. Las Gerencias de AdCap Colombia, deben asegurar que los procedimientos de la firma estén documentados y sean periódicamente actualizados, principalmente aquellos que hagan referencia a los productos ofrecidos por la entidad. 9. Se desarrollaran campañas informativas y capacitaciones de los temas referentes al SARO dirigidas a todos los funcionarios de la firma, como mínimo una vez al año. Éstas deben ser conocidas y promovidas por la Presidencia y las Gerencias de AdCap Colombia. 10. Todas las áreas de AdCap Colombia deben realizar reportes de eventos de riesgo operacional cuando estos se presenten, según los requerimientos mínimos referenciados en el presente Manual. Deberán registrar los eventos de riesgo en el momento de su ocurrencia a través de las herramientas dadas a conocer por el Analista de Riesgo Operacional. 11. Los funcionarios de AdCap Colombia, deben ejecutar todas sus actividades conforme a los principios rectores de la firma, como lo son: el principio de Independencia, transparencia, liquidez, rentabilidad y seguridad. 12. La Junta Directiva y la Presidencia de AdCap Colombia, dictaminarán normas internas que estén alineadas con la regulación externa vigente para el sector y que le permitan así mismo

11 ejecutar su actividad económica, conforme a su capacidad financiera y operativa, manteniendo el adecuado control de los riesgos implícitos. 13. La junta Directiva y la Presidencia de AdCap Colombia, deben velar porque los funcionarios conozcan y cumplan las disposiciones del código de Conducta, Manual de riesgo de liquidez, Manual de riesgo de mercado, Manual de riesgo de liquidez, Manual SARLAFT y Manual de riesgo operacional. 14. La Junta Directiva y la Presidencia definirán y mantendrán una estructura organizacional clara, es decir se asegurara que exista independencia entre las áreas de control y las áreas de negocios, procurando que las actividades que hagan parte de la gestión de control tengan prioridad dentro de las acciones que realiza la compañía. 15. La Gerencia Comercial y Jefes de Mesa deben garantizar que los funcionarios del área comercial no realicen negocios u ofrezcan a los clientes productos que no hayan sido evaluados y aprobados por las instancias internas y que no cuenten con los requerimientos mencionados en la política anterior. 16. Los funcionarios se responsabilizaran por el cuidado y mantenimiento de las herramientas de trabajo que la firma les provea, así como del cuidado y reserva de las claves de ingreso tanto a los equipos personales como a los aplicativos manejados.

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