CIERRE DE EJERCICIO 2017.

Transcripción

1 CIERRE DE EJERCICIO Controlp.es, con motivo del cierre de ejercicio de su empresa, le pasa este informe, para que le resulte fácil ejecutarlo. Antes de proceder al cierre de ejercicio deberá actualizar la aplicación a la última versión disponible. Las últimas versiones instaladas disponen de un botón en la parte superior para realizar la actualización de forma automática, aunque para que el botón esté disponible hay que entrar como administrador: Si no dispone de ese botón debe ponerse en contacto con nosotros para que realicemos una actualización manual de la aplicación. Para realizar el cierre es imprescindible que la aplicación esté actualizada. A continuación, le detallamos paso por paso como debe realizar un correcto cierre del ejercicio. 1. El primer paso es realizar una Copia de Seguridad de la carpeta de datos de la empresa. Asegúrese de disponer de una copia de seguridad y de que ésta es correcta. 2. El siguiente paso es el Cierre de Ejercicio Ejecutamos la aplicación GesERP y nos aseguramos de que está activa la empresa correcta y el año actual, y pulsamos el botón Cierre de ejercicio, situado en la parte superior de la pantalla. P á g i n a 1 8

2 Si todavía está utilizando la aplicación antigua de GesTienda, podrá realizar el cierre de ejercicio desde el menú Utilidades / Cierre de ejercicio. Se nos presenta la pantalla de cierre de ejercicio: P á g i n a 2 8

3 En esta pantalla el usuario solo tendrá que seleccionar las opciones con que prefiere realizar el cierre de ejercicio. 1- Primero tendrá que seleccionar de qué forma prefiere cerrar el ejercicio. Puede seleccionar cerrar en una empresa nueva y elegir el año (2017) en la lista, de esta manera el programa cerrará la empresa creando una nueva. 2- También puede seleccionar, comenzar el nuevo ejercicio sobre la empresa existente, de esta forma se borrarán todos los datos de la empresa existente. 3- El usuario puede seleccionar también si prefiere inicializar el nuevo ejercicio en una nueva base de datos, con lo cual se crearán dos ficheros de base de datos, uno con los datos existentes hasta el año 2016 y otro con los datos del año Seleccionando esta opción el programa le muestra la siguiente pantalla, donde se puede seleccionar si inicializa la base de datos desde cero o por el contrario ya está inicializada. Puede darse el caso de que la base de datos ya esté inicializada si ya hemos intentado realizar el cierre previamente y se traspasaron algunas tablas, pero por alguna razón se interrumpió el proceso. 4- También puede seleccionar si quiere pasar solo los vencimientos pendientes o si prefiere pasar todos los vencimientos correspondientes a los pagos. Por defecto el cierre de ejercicio va a traspasar los datos pertenecientes a tablas y a maestros, pero el programa, nos permite configurar si deseamos traspasar o no los siguientes procesos, activando o desactivando las casillas correspondientes: 5- Traspasar los artículos marcados como obsoletos que tengan valores de stock actual, pdte. Servir o pdte. Recibir distintos de cero; Con esta opción los artículos marcados como obsoletos si en su ficha de artículo tienen stockactual, stockpdterecibir o stockpdteservir con valor distinto de 0 se puede forzar su traspaso marcando esta opción. 6- Traspasar pedidos de clientes que se encuentran pendientes de servir; el programa traspasa los pedidos de clientes que en el momento del cierre de ejercicio se encuentren pendientes de servir a sus clientes. Se activa esta casilla si queremos que los pedidos de clientes pendientes de servir del 2006 sean traspasados al Traspasar albaranes de venta que se encuentren pendientes de facturar; traspasa los albaranes de ventas que en ese momento se encuentren pendientes de facturar y no marcados como No facturables, asegúrese que todos los albaranes P á g i n a 3 8

4 pendientes se van a facturar en el Si pincha el cuadro que se encuentra a la derecha de esta opción no se traspasarán los albaranes de venta no oficiales pendientes de facturar al nuevo ejercicio económico. 8- Traspasar cartera de cobro que se encuentre pendiente de cobrar; se traspasa los vencimientos que se encuentren en cartera de cobros, pendientes de cobrar. 9- No traspasar albaranes de representados, no traspasa los albaranes generados por otras empresas a las que ésta representa, puesto que tampoco los va a facturar. 10- Traspasar pedidos a proveedores pendientes de recibir; traspasa los pedidos de su empresa que estén pendientes de recibir. 11- Traspasar albaranes de compra pendientes de facturar (si no gestionamos las facturas de compras sobre albaranes de compras se debería desactivar esta opción), se traspasa los albaranes de las compras de su empresa que estén pendientes de facturar. 12- Traspasar cartera de pagos pendientes de pagar (si no gestionamos facturas de compras sobre albaranes de compra ni sobre acreedores deberíamos desactivar esta casilla). Esta opción traspasa los vencimientos de pagos o gastos del ejercicio económico actual (2016) al nuevo ejercicio económico (2017). 13- Usar Iges, cuando tenga el programa de autoventa y preventa Iges instalado 14- Inicializar contador de albaranes, hace que en el nuevo ejercicio los albaranes empiecen a numerarse desde 1, en vez de continuar con la numeración correlativa del ejercicio anterior. 15- Al marcar esta casilla traspasa también las facturas y albaranes de B 16- Traspasar albaranes de venta pendientes de facturar y con importe pendiente de cobrar por entregas agrupándolos por referencia; traspasa los albaranes de ventas pendientes de facturar y que en su empresa estén pendiente de cobrar por entregas, agrupando varios albaranes de ventas por referencia que es el código del pedido del cliente. 17- Actualizar el año en la fecha de los albaranes de venta periódicos y ponerle el nuevo ejercicio económico; esta opción actualiza las fechas de los albaranes de ventas periódicos automáticamente y los actualiza al nuevo ejercicio económico, solamente cambiando el año. 18- Actualizar el precio de cada línea de venta de cada albarán de ventas periódicos según un porcentaje, actualiza automáticamente los precios de los albaranes de ventas periódicos, según el porcentaje que indique el usuario. En el proceso de cierre de ejercicio no se traspasarán al nuevo ejercicio económico los artículos marcados como obsoletos, y las líneas que contengan artículos obsoletos (estas tampoco se traspasarán al nuevo ejercicio económico), ya sea albarán, pedido o factura. P á g i n a 4 8

5 En el proceso de cierre de ejercicio también se traspasarán los presupuestos vigentes, a fecha de cierre, pero no se traspasarán aquellas líneas del presupuesto que contengan artículos marcados como obsoletos, y las bajadas a pedidos de cliente. También se traspasarán las ofertas vigentes a fecha de cierre de ejercicio, pero igual que en presupuestos, no se traspasarán las líneas de la oferta que contengan un artículo marcado como obsoleto. Una vez que tiene todo configurado debe pinchar en el botón comenzar y comenzará a descargar los ficheros necesarios para realizar el cierre: Al terminar de extraer los ficheros, nos muestra una ventana en la que podremos elegir en una lista los representados que queremos traspasar al año siguiente: P á g i n a 5 8

6 Al pulsar el botón Salir con el cierre: se desplazarán unos indicadores de progreso, indicando que se está realizando el traspaso de información: P á g i n a 6 8

7 Debe esperar a que el programa muestre un mensaje de confirmación de que se ha acabado el proceso, mientras tanto no cancele la operación. El tiempo necesario para realizar el cierre de ejercicio depende del equipo y de la cantidad de datos de la empresa. Puede que al terminar nos da un mensaje de que las bases no se renombraron correctamente: En este caso, póngase en contacto con nosotros lo antes posible. 3. A continuación, debemos comprobar que todo ha salido como era de esperar: a. Abrimos de nuevo la aplicación y nos situamos en la nueva empresa: P á g i n a 7 8

8 b. Navegamos por la aplicación para comprobar que las tablas tienen los datos que deberían tener (Artículos, proveedores, clientes, albaranes, etc.) Una vez hecha esta comprobación, el proceso de cierre ha finalizado. I m p o r t a n t e La aplicación debe estar actualizada antes de proceder a realizar el cierre de ejercicio. En el momento de realizar el cierre de ejercicio, para aquellas instalaciones en red, solamente debe estar trabajando en la gestión comercial el equipo que realiza el cierre. Debe tener todos sus datos en orden antes de realizar el cierre de ejercicio, es decir, por ejemplo si va a traspasar todos los albaranes de venta pendientes de facturar debería revisarlos antes para asegurarse de que los albaranes que están pendientes de facturar son correctos, y no están marcados como no facturables. Al igual con el resto de procesos que se seleccionen para traspasar al nuevo ejercicio. Debe realizar una copia de seguridad de los datos y comprobarla antes de proceder con el cierre de ejercicio. Ante cualquier duda póngase en contacto con nosotros y recuerde que es imprescindible realizar una copia de seguridad antes de realizar nada. Nadie puede estar trabajando en el momento de realizar el cierre de ejercicio, a poder ser tener todos los ordenadores apagados excepto en el que se está realizando el cierre de ejercicio. Control+P, S.L. Software y Servicios P á g i n a 8 8