WINTASK SICAL 2015 GUIA DE OPERACIONES RELACIONADAS CON EL CIERRE Y APERTURA.

Transcripción

1 Culleredo, 05 de enero de 2016 WINTASK SICAL 2015 GUIA DE OPERACIONES RELACIONADAS CON EL CIERRE Y APERTURA Página 1 de 17

2 INDICE 1. ENTE TRANSITORIO INTRODUCCIÓN CREAR ENTE TRANSITORIO PRORROGA DE PRESUPUESTO IMPORTACIÓN DEL PRESUPUESTO CIERRE DEL EJERCICIO PASOS PREVIOS PASOS DE CIERRE APERTURA DEL EJERCICIO CREACION DE UN ENTE SIN CERRAR FUSIÓN DE LA APERTURA Y ENTE TRANSITORIO PASOS PREVIOS TRASPASO APERTURA Página 2 de 17

3 1. ENTE TRANSITORIO 1.1 INTRODUCCIÓN Para aquellos usuarios que deseen seguir trabajando en un nuevo ejercicio, a pesar de no haber cerrado el ejercicio anterior y realizado la apertura del nuevo, podrán abrir un ente transitorio. Recordamos que en el mencionado ente, solo podrán contabilizar operaciones de gastos, ingresos de corrientes y operaciones no presupuestarias. Cuando se realice el cierre y la apertura se realizará la fusión con el ente transitorio. Un dato importante referido a la descarga de facturas electrónicas es que el programa Wintask FACe descargará las facturas en el ente y ejercicio desde donde se realice la petición. Así por ejemplo, si entramos en el ente 01 Ejercicio 2015 y descargamos facturas de FACe, quedarán en ese ejercicio para su tratamiento. Señalar que como en años anteriores, al realizar el cierre, apertura y fusión con el ente transitorio, se traspasarán los asientos de apertura, los registros de facturas pendientes de contabilizar, facturas contabilizadas y pendientes de pago (apos). También se visualizarán en la ventana de Wintask FACe las facturas traspasadas para ser tratadas. Comentar, que si estamos situados en el ente Transitorio 2016, se bajarán las facturas electrónicas en ese ejercicio. Podrán registrarse y en caso de tener el presupuesto prorrogado o aprobado contabilizado, realizar asientos. 1.2 CREAR ENTE TRANSITORIO Para dar de alta un ente transitorio, seguidamente: se deben seguir las instrucciones que se indican Desde el Menú/Mantenimiento / Entidades, con el botón entidad. se da de alta una nueva Se cumplimentará el código de la entidad (se recomienda, si fuera posible, asignar un código con dígitos coincidentes con el ejercicio que se apertura). Ejemplo: si el ejercicio es el 2016, el código podría ser 16 y la descripción de la misma, AYUNTAMIENTO DE CAMBON EJ Página 3 de 17

4 Una vez informados los datos anteriores, se debe pulsar el botón desea guardar los cambios realizados?, se responderá, SÍ.. A la pregunta A continuación emergerá una nueva ventana: Página 4 de 17

5 En la parte superior de la ventana Nuevo Ejercicio se elegirá el año del ente transitorio a crear, en nuestro ejemplo el ejercicio Seguidamente, se debe completar la opción Ejercicio con datos de otra entidad, indicando el año anterior al ente transitorio, en este caso Se marcará el módulo que corresponda: Simplificado, Normal o Básico. Por último se pulsa la Entidad cuya estructura se copiará (Entidad:01) y se marcarán todas las casillas de Datos a Traspasar, para finalmente pulsar Aceptar. Terminado este proceso ya tendremos una nueva entidad. Es preciso salir de la aplicación y volver a entrar, ahora en la nueva entidad creada. Indicar la ruta donde el usuario desee guardar las facturas electrónicas. Para ello ir al Registro de Facturas, Utilidades/Datos Generales: La ruta puede ser la misma que tenían informada en el año anterior. Para indicarla bastará con pulsar deseada:, se abrirá una ventana para seleccionar la carpeta Página 5 de 17

6 Sugerimos que seleccionen una ruta que pueden acceder los usuarios interesados. Controlar los parámetros de las fechas de inicio y fecha fin legal Desde el Registro de Facturas, Utilidades/Fecha de inicio y fin legal, se visualizarán los parámetros cargados por defecto: El usuario deberá editarlo manualmente si desea otros parámetros. 2. PRORROGA DE PRESUPUESTO Para contabilizar el presupuesto prorrogado, iremos a: Menú/Asientos/Prórroga del Presupuestos. Se visualizará la siguiente pantalla: Página 6 de 17

7 Deberá seleccionarse la entidad y ejercicio y pulsar el botón emergerán las siguientes pantallas:. Posteriormente Después de pulsar aceptar, se visualizará el presupuesto a prorrogar: Con la tecla y confirmando el mensaje de la contabilización. Se generarán los asientos APG 001 (Apertura Presupuesto de Gastos) y API 001 (Apertura Presupuesto de Ingresos). Podrá consultarse el presupuesto contabilizado desde Menú/Consulta/Presupuesto Inicial Página 7 de 17

8 3. IMPORTACIÓN DEL PRESUPUESTO Los usuarios que disponen de la aplicación de Wintask Presupuestos 2015 y elaboraron el presupuesto, pueden importarlo a Wintask Sical Para ello, lo harán desde Menú/Asientos/Importación del Presupuestos: - Según la opción elegida al confeccionar el Presupuesto, el usuario deberá seleccionar una de las pestañas: Elaboración con Presupuesto de Partida o Elaboración sin Presupuesto de Partida - Indicar la entidad y código de elaboración de dicho presupuesto. - Pulsar el botón. Se visualizará la siguiente imagen: Página 8 de 17

9 - Informar el tipo y la fecha de acuerdo - Pulsar el botón de 4. CIERRE DEL EJERCICIO Para comenzar el cierre del ejercicio, deberán realizar las siguientes acciones: 4.1 PASOS PREVIOS a) Informar el nº de habitantes del Ayuntamiento a fecha 01/01 del año que se va a cerrar. No obstante, de no conocerse este dato en el momento del cierre se podrá añadir posteriormente. (Menú/Mantenimiento / Datos Generales). b) Cumplimentar el informe de remanentes de crédito, a fin de determinar los que son incorporables y no incorporables. (Informes / Anexos a los Estados Anuales / Estado de Página 9 de 17

10 remanentes de crédito). Al igual que en el caso anterior, estos datos podrán ser informados una vez realizado el cierre. c) Comprobar (Mantenimiento / Datos Generales) si el módulo normal o simplificado marcado es el correcto. Deberá informarse antes de realizar el cierre para que la apertura se realice correctamente. d) Aquellos usuarios que tengan Wintask FACe tendrán que revisar todas las facturas en estado 2600 (Rechazada) y 3100 (Anulada). Estos registros necesariamente deben estar Anulados (Facturas/Facturas Recibidas/Registro), en caso contrario pasarán al próximo ejercicio como pendientes. e) Configurar el Balance de Situación y la Cuenta de Resultados. Para ello deberá acceder a Utilidades/Configuración de Informes/Balance de Situación y Cuenta de Resultados y cargar la configuración por defecto. Se detalla a continuación la ventana de la configuración del Balance de Situación: Al pulsar el botón Conf.por defecto, emergerán los siguientes mensajes que deberán aceptar: No es necesario que el usuario realice ninguna acción, excepto en el caso que saliera un mensaje que indique que alguna cuenta contables no estuvieran configuradas el Plan de Cuentas Oficial. f) Realizar una copia de seguridad de la base de datos. Página 10 de 17

11 4.2 PASOS DE CIERRE a) Efectuar un recalculo automático (Utilidades/Recalculo Automático, marcando todas las opciones). b) Generar y visualizar los siguientes informes: - Balance de Situación (Informes / Estados y cuentas anuales) - Cuenta de Resultado Económico Patrimonial (Informes / Estados y cuentas anuales) - Estado de Remanente de Tesorería (Informes / Anexos a los estados anuales). Nota: En el supuesto que se editen (modifiquen) datos en el Resultado Presupuestario (ajustes) y en el Remanente de Tesorería (excesos de financiación), se deberán informar los importes correctos. Estos datos no se guardan en la aplicación, en caso de salir y volver a entrar en estos Estados se deberán completar nuevamente los datos editables. c) Calcular el pendiente de cobro y pago (Asientos / Cierre del ejercicio / Cálculo pendiente de cobro y pago). d) Regularización y cierre. (Asientos / Cierre del ejercicio / Regularización y cierre). - Regularizar. - Cerrar. 5. APERTURA DEL EJERCICIO Cumplimentado el punto anterior, estaremos en condiciones de aperturar el ejercicio (Asientos / Cierre del ejercicio / Apertura automática). Pulsar aperturar: Página 11 de 17

12 Una vez abierto el nuevo ejercicio, deberán comprobar el Balance de Situación Inicial (Informes/Balance de Situación Inicial). Los valores iniciales del ejercicio tienen que coincidir con los valores de cierre del ejercicio anterior y las dos columnas de este informe (Importe e Importe del Ejercicio Anterior) deberán ser idénticas. IMPORTANTE: UNA VEZ CERRADO UN EJERCICIO Y APERTURADO EL SIGUIENTE, HAN DE TENER PRESENTE QUE NO SE DEBEN LLEVAR A CABO VARIACIONES EN EL EJERCICIO CERRADO, YA QUE ESTO PUEDE PROVOCAR QUE LA APERTURA EFECTUADA EN SU MOMENTO YA NO SEA CORRECTA. 6. CREACION DE UN ENTE SIN CERRAR El ente sin cerrar es copia del ejercicio cerrado, sin los asientos de cierre. No es obligatorio crearlo. El objeto de dar de alta un ente sin cerrar es por las siguientes razones: - Tener el ejercicio abierto para emitir informes y/o realizar procesos (generar el XML de cuentas anuales o xbrl de la rendición del presupuesto). - No tener la necesidad de eliminar los asientos de cierre en el ejercicio cerrado. - Mantener el ejercicio cerrado, conservando la información utilizada para el cierre y la apertura. En el caso de que se pretenda crear un ente sin cerrar, se deben seguir las instrucciones que se indican seguidamente: Página 12 de 17

13 a) Desde el Menú/Mantenimiento / Entidades, con el botón se da de alta una nueva entidad. Se deberá cumplimentar el código de la entidad (se recomienda, si fuera posible, asignar un código con dígitos coincidentes con el ejercicio que se cierra). Ejemplo: si el ejercicio es el 2015 el código podría ser 15 y la descripción de la misma, AYUNTAMIENTO DE CAMBON EJ Una vez informados los datos anteriores, se debe pulsar el botón desea guardar los cambios realizados?, se responderá, SÍ. b) A continuación emergerá una nueva ventana:. A la pregunta En la parte superior de la ventana Nuevo Ejercicio se elegirá el año del ejercicio a crear (ejercicio cerrado), en nuestro ejemplo el ejercicio Página 13 de 17

14 Seguidamente, se debe completar la opción Ejercicio con datos de otra entidad, indicando el año del ejercicio a crear, en este caso Se marcará el módulo que corresponda: Simplificado, Normal o Básico. Por último se pulsa la Entidad cuya estructura se copiará (Entidad:01) y se marcarán todas las casillas de Datos a Traspasar, para finalmente pulsar Aceptar. c) Una vez terminado este proceso ya tendremos una nueva entidad. Es preciso salir de la aplicación y volver a entrar, ahora en la nueva entidad creada. d) Una vez dentro de la misma, las acciones a realizar son las siguientes: - Menú/Utilidades / Informáticas / Importar datos Es preciso pulsar con el ratón sobre la entidad de la que se quieren copiar los datos. Una vez elegida, necesariamente, debe figurar en rojo en la parte inferior de esta ventana. Por otra parte, se debe seleccionar el ejercicio del que se pretenden copiar los datos. Una vez comprobados los puntos anteriores, se pulsará Traspasar. Observación 1. Con los primeros pasos se ha copiado la estructura de una entidad. Con esta última acción, se han copiado los datos de la entidad de origen. Observación 2. En el supuesto de que el usuario no proceda a la creación de un ente sin cerrar, tiene la opción de eliminar los asientos de cierre. Página 14 de 17

15 7. FUSIÓN DE LA APERTURA Y ENTE TRANSITORIO 7.1 PASOS PREVIOS Este paso solo se realizará si el usuario decidió crear un ente transitorio para trabajar hasta tanto se efectuara el cierre y la apertura. Una vez que se procedió al cierre del ejercicio y apertura del nuevo, habrá que unificar los datos de apertura con los existentes en el ente transitorio. La secuencia de los pasos a seguir serán los siguientes: Hacer copia de seguridad de la base de datos: conta2015.wur Mantener los puestos de Winstask Sical 2015 cerrados y que ningún usuario esté trabajando. 7.2 TRASPASO APERTURA Para realizar el traspaso de la apertura, se buscará el ejecutable TraspasoHistorico2015.exe en la ruta: C:\Contabilidad_2015: Al ejecutarlo se visualizará la siguiente imagen: Los datos principales de esta pantalla son: Entidad de origen: Se seleccionará en el desplegable la entidad donde se realizó la apertura del ejercicio. Página 15 de 17

16 Entidad de destino: Será el ente transitorio, donde se unificará con la apertura. Donde colocar la apertura: Poner al Principio: En esta opción el programa inserta todos los asientos de apertura al inicio y reenumera los asientos que hubiera (puede no haber) en el ente transitorio Poner al Final: Los asientos de apertura se insertan realizado por el usuario en el transitorio. después del último asiento Mensaje de advertencia: El siguiente mensaje nos advierte que solo se podrá realizar el traspaso si el cliente tiene en el ejercicio 2015 los asientos de apertura. Completado los puntos anteriores, con pulsar el botón Traspasar hace el proceso de traspaso de la apertura. el programa Al terminar sale el siguiente mensaje: Página 16 de 17

17 Deberá entrar en el ejercicio de destino y hacer un recalculo automático (Menú Utilidades/Recalculo/Recalculo Automático, marcando todas las opciones). Ya estará unificada la apertura con los asientos que se hubiesen realizado en el ente transitorio. Como así mismo traspasará los datos en Wintask Registro de facturas y en Wintask FACe Página 17 de 17