EFECTIVO. No se encontraron elementos de tabla de contenido.

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1 2011 No se encontraron elementos de tabla de contenido. EFECTIVO SE ESTUDIA LA CUENTA DE CAJA EN LA QUE SE REGISTRA EL EFECTIVO PROPIEDAD DE UNA ORGANIZACIÓN, ASI COMO EL FONDO DE CAJA CHICA PARA EL CONTROL DE LOS GASTOS MENORES QUE SE REALIZAN. LA CUENTA DE BANCOS REPRESENTA SIN DUDA UNA DE LAS CUENTAS RELEVANTES EN SU MANEJO SE ABORDAN LOS PUNTOS PARA ELABORAR UNA CONCILIACION BANCARIA A PARTIR DEL ESTADO DE CUENTA QUE ENVIA EL BANCO. 0 unach ligia Microsoft 30/09/2011

2 Uno de los elementos que se presentan en el balance general es el activo circulante dentro del cual se localizan las cuentas de caja y bancos, son las primeras cuentas que se encuentran en la clasificación por su fácil disponibilidad del efectivo, propiedad de la entidad. 1.1 Caja. Esta cuenta controla el dinero en efectivo que entra y sale de las entidades y el saldo representa el dinero propiedad de la empresa. 1.3 Caja y bancos. Es la suma de dinero en efectivo y depósitos realizados en cuentas de cheques que la entidad apertura en una o varias instituciones bancarias, como parte del ciclo propio de sus operaciones. Los términos Ingresos y Entradas generalmente tienen el mismo significado, pero en la Contabilidad Ingreso significa un incremento al patrimonio de la entidad, bien que se produzca en bienes tangibles, como el dinero en efectivo o simplemente en bienes intangibles, como el caso de los derechos que se adquieren para cobrar o recibir un servicio a futuro. 1.2 Bancos. La cuenta registra los aumentos y disminuciones que en cuentas de cheques o depósitos bancarios realizan las empresas por concepto de sus operaciones practicadas y que son de su propiedad. Por lo tanto la entrada constituye un aumento a los bienes tangibles de la entidad, pudiendo representar o no un incremento a su patrimonio. Se concluye que puede existir: 2.1 Ingresos sin entrada. Una venta de mercancía a crédito. El patrimonio o capital social de la entidad se ve incrementado por el 1

3 ingreso que representa la utilidad generada en la transacción. No se ha producido una entrada, pues la entidad no recibió efectivo alguno, solo el derecho a cobrar el valor de la operación. EFECTIVO 2.2 Entrada sin ingreso. El cobro a un cliente por una venta de mercancías a crédito. La recepción de efectivo en la caja constituye una entrada, pues se trata de un bien tangible que incrementa la disponibilidad de dinero. No representa un Ingreso, porque no aumenta el patrimonio de la entidad por el hecho de cobrar. El Capital ya se había incrementado cuando se efectuó la venta. A diferencia de la igualdad que estos términos tienen en el lenguaje común, la contabilidad considera significados diferentes. Egreso constituye un decremento al patrimonio de la entidad, bien que se produzca por la disminución de bienes tangibles como el dinero en efectivo, o bien por la adquisición de compromisos que deban cumplirse a futuro. 2.3 Entrada simultánea al ingreso. Una venta de mercancía al contado. Al mismo tiempo que se produce un ingreso por la utilidad generada por la venta, se produce una entrada, en virtud de que la disponibilidad en efectivo de la entidad se ve aumentada por el dinero cobrado de inmediato. La salida por su parte, constituye una disminución a los bienes tangibles de la entidad y puede representar o no un decremento a su patrimonio. Bajo estas bases, es posible concluir que pueden existir: 3.1 Egreso sin salida. Una compra de mercancías a crédito. El patrimonio o Capital de la entidad se ve reducido por el egreso que 2

4 representa el costo incurrido de la transacción. Sin embargo, no se ha producido una salida, pues la entidad no desembolsó efectivo alguno, por ahora sólo la obligación de liquidar el valor de la operación. 3.2 Salida sin Egreso. El pago que se le efectúa a un proveedor por una compra de mercancía a crédito. La disminución de efectivo en la caja constituye una salida, pues se trata de un bien tangible que reduce la disponibilidad de dinero. No representa un egreso, porque no disminuye el patrimonio de la entidad por el hecho de efectuar el pago. El capital ya se había disminuido cuando se consumó la compra. No es recomendable que el efectivo recibido por la entidad permanezca físicamente en ella. Existen razones de seguridad y control que hacen recomendable la apertura de una o varias cuentas de cheques en un banco para que en ellos se depositen las entradas de efectivo y a través del propio banco se efectúen los pagos. Existen gastos menores, que por los importes pequeños no resulta apropiado para expedir cheques individuales por cada uno de ellos, por ello la necesidad de que las entidades cuenten con pequeñas disponibilidades en efectivo, las cuales reciben el nombre de Fondos de caja o caja chica. 3.3 Salida simultánea al Egreso. Una compra de mercancía al contado. Al mismo tiempo que se produce un Egreso por el costo incurrido al efectuar la compra (Decremento al patrimonio de la entidad), se produce una Salida, la disponibilidad del efectivo de la entidad se ve disminuida por el dinero pagado de inmediato. El fondo de caja se establece a partir de la expedición de un cheque para este fin específico, retirándose la cantidad estimada para cubrir los gastos menores de un periodo determinado. Los desembolsos efectuados por el egreso deben justificarse mediante un vale, recibos o facturas para 3

5 comprobar los gastos, al agotarse el fondo, sirven de base para solicitar el reembolso del fondo de manera periódica; el cual se realiza mediante la expedición de un cheque por el importe que se está comprobando, con esta cantidad se reinicia el ciclo. se establece un fondo variable de caja, en los cuales el ciclo fondogasto-reembolso se repite en periodos de tiempo muchos más cortos y con cantidades diferentes. Los fondos de caja pueden ser fijos y variables. 4.1 Fondo fijo de caja. Es aquel en el que se determina una cantidad que permanece estable por periodos más o menos amplios. Es posible modificar su monto cuando las necesidades de la entidad así lo determinen. Eventualmente la entidad puede contar con divisas en sus disponibilidades en efectivo en caja o bancos, ya sea por hacer aceptado pagos en moneda diferente a la nacional o sencillamente por efectuar compras en el extranjero. (Importaciones). En el momento de presentar la información en el balance general o estado de situación financiera, se tiene que verificar el tipo de cambio vigente de la moneda que se trate y convertirlo a la moneda nacional. 4.2 Fondo variable de caja. Cuando el monto de los pagos menores varía considerablemente de un día a otro o de una semana a otra, 4

6 Es el convenio celebrado entre una Institución de Crédito y otra entidad, para que ésta expida órdenes de pago que cubrirá la primera, sobre disposiciones de efectivo previamente depositadas por la entidad expedidora. Los depósitos se documentan en mediante fichas de depósito que elaboran los bancos y los retiros o pagos quedan asentados en los propios cheques que se emitieron. Mensualmente el banco expide un estado de cuenta que envía al domicilio de la entidad con la que celebro un contrato. En el estado de cuenta se reportan los depósitos y pagos efectuados en el periodo, así como el saldo disponible. 6.1 ventajas. Las cuentas de cheques ofrecen las siguientes ventajas: 1. Se evitan los riesgos que implica guardar el dinero en efectivo en la caja de la entidad, como es el caso de los robos o extravíos. 2. Los pagos efectuados mediante cheque son controlados por la administración de la entidad, evitándose con ello el pago de conceptos no autorizados. La apertura de la cuenta de cheques permite a las entidades establecer relaciones con las Instituciones de Crédito, de las cuales pueden derivarse financiamientos, cobranzas de clientes, compra-venta de divisas, traspasos de saldos, etc. Cada transacción por medio del banco, implica un movimiento en la contabilidad tanto de la entidad, como del banco mismo. Con cierta frecuencia ocurre que en este tipo de cuentas que se pueden calificar como de movimientos recíprocos, los saldos sean 5

7 diferentes, presentándose la necesidad de conocer las diferencias y las causas que originaron las mismas dichas diferencias se detectan al comparar el saldo de la cuenta o subcuenta del banco en la contabilidad de la entidad con el saldo que reporta el banco en un estado de cuenta que sean de la misma fecha. Las diferencias deben investigarse y cuando sean atribuibles a la entidad, se deben efectuar los ajustes necesarios en la contabilidad, con el fin de que la información financiera que se expresa en el renglón de caja y bancos, sea coincidente con la realidad. El procedimiento que se sigue para determinar las diferencias entre los saldos de las cuentas de la entidad y el banco, así como para identificar las partidas que merecen un ajuste en la contabilidad, se le denomina conciliación bancaria. La conciliación Bancaria se compone de dos etapas: La determinación de la diferencia entre los saldos y la realización de ajustes. De conformidad con cada etapa, es posible reconocer dos tipos de conciliaciones: aritmética y contable. 7.1 Conciliación aritmética: Compara el saldo de la cuenta de cheques con el saldo de la otra, mediante la determinación de las diferencias y el concepto de las mismas. Consiste en "ligar" o conectar, en forma numérica, los saldos, utilizando las diferencias encontradas, partiendo del saldo de la empresa para llegar al saldo del banco o viceversa. 7.2 Conciliación contable: Identifica las partidas en conciliación que ameritan un ajuste en la 6

8 contabilidad para hacerla coincidir con la realidad. 7.3 Diferencias en la conciliación. Las causas más comunes que provocan diferencias entre las cuentas del banco y de la organización son: Falta de aviso de la parte que origino la transacción. Aviso extemporáneo de las operaciones que se hayan efectuado por una de las partes. Cuando los valores que amparan las transacciones se reciben o se hacen efectivos con posterioridad al cierre de la cuenta. Inconformidad de alguna de las partes por el asiento efectuado. Diferencia en el cálculo numérico originado por discrepancia en la aplicación de criterios. 7.4 Aspectos a considerarse en la elaboración de la conciliación bancaria. Se debe revisar lo siguiente para aplicar el procedimiento adecuado en la elaboración de la conciliación bancaria: Verificación de la conciliación del mes anterior. Revisar las Pólizas de corrección que fueron elaboradas y aplicadas en los libros. Recopilación de documentos comprobatorios para elaborar la conciliación actual. Relación de depósitos en tránsito del mes anterior. Relación de cheques en tránsito del mes anterior. Las empresas manejan un libro auxiliar de bancos en el cual registra cada uno de los movimientos hechos en una cuenta bancaria, como son los depósitos, rendimientos, cheques emitidos, cheques cancelados, 7

9 comisiones, etc. Este libro sirve de base para la revisión del estado de cuenta y elaboración de la conciliación bancaria mensual. EFECTIVO 8