Access Julio Vílchez Beltrán. ic editorial

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1 Access 2010 Julio Vílchez Beltrán ic editorial

2 Editado por: INNOVACIÓN Y CUALIFICACIÓN, S.L. Avda. El Romeral, 2. Polígono Industrial de Antequera ANTEQUERA, Málaga Teléfono: Fax: Correo electrónico: iceditorial@iceditorial.com Internet: Access 2010 Autor: Julio Vílchez Beltrán 1ª Edición De la edición INNOVA 2011 INNOVACIÓN Y CUALIFICACIÓN, S.L. ha puesto el máximo empeño en ofrecer una información completa y precisa. Sin embargo, no asume ninguna responsabilidad derivada de su uso, ni tampoco la violación de patentes ni otros derechos de terceras partes que pudieran ocurrir. Mediante esta publicación se pretende proporcionar unos conocimientos precisos y acreditados sobre el tema tratado. Su venta no supone para INNOVACIÓN Y CUALIFICACIÓN, S.L. ninguna forma de asistencia legal, administrativa ni de ningún otro tipo. Reservados todos los derechos de publicación en cualquier idioma. Según el Código Penal vigente ninguna parte de éste o cualquier otro libro puede ser reproducida, grabada en alguno de los sistemas de almacenamiento existentes o transmitida por cualquier procedimiento, ya sea electrónico, mecánico, reprográfico, magnético o cualquier otro, sin autorización previa y por escrito de INNOVACIÓN Y CUALIFICACIÓN, S.L.; su contenido está protegido por la Ley vigente que establece penas de prisión y/o multas a quienes intencionadamente reprodujeren o plagiaren, en todo o en parte, una obra literaria, artística o científica. ISBN: Depósito Legal: MA Impresión: Antakira Grafic Impreso en Andalucía - España

3 Índice Unidad Didáctica 1 Introducción y descripción del gestor de base de datos 1. Qué es una Base de Datos? 9 2. Comenzar y Finalizar una sesión La Ventana de Access El Panel de Navegación 24 Ejercicios de repaso y autoevaluación 29 Unidad Didáctica 2 Conceptos fundamentales en un gestor de base de datos 1. Bases de Datos Relacionales: Tablas Campos: Tipos y Aplicación Registros Campo Clave: Concepto, Utilidad y Criterio de Selección 40 Ejercicios de repaso y autoevaluación 43 Unidad Didáctica 3 Planificación y diseño de una base de datos 1. Estudio Previo y Diseño de la Base de Datos Creación de la Base de Datos Creación de las Tablas Guardar la Base de Datos 58 Ejercicios de repaso y autoevaluación 61 Unidad Didáctica 4 Introducción y modificación de datos 1. Abrir una Base de Datos Introducir y Eliminar Datos en una Tabla Modificar los Registros de una Tabla 74 Ejercicios de repaso y autoevaluación 75 3

4 Unidad Didáctica 5 La ayuda de Office 1. La Ayuda de Office 81 Ejercicios de repaso y autoevaluación 87 Unidad Didáctica 6 Visualización e impresión de los datos 1. Visualización de los Registros Movimiento por las Tablas y Selección de Registros Búsquedas según valor de campo Impresión de los Datos 101 Ejercicios de repaso y autoevaluación 107 Unidad Didáctica 7 Ordenación, archivos, índice e indexación 1. Creación de una Base de Datos Ordenada Problemática de las Bases de Datos Ordenadas Índices e Indexación de Tablas Relación entre Tablas Crear una Relación Integridad Referencial 129 Ejercicios de repaso y autoevaluación 133 Unidad Didáctica 8 Mantenimiento de la base de datos 1. Modificar las Propiedades de una Base de Datos Modificar el Diseño de las Tablas Aplicar Formato a las Tablas Copiar y Eliminar Elementos de una Base de Datos Sistemas de Protección de Datos Compactación y Reparación de una Base de Datos 159 Ejercicios de repaso y autoevaluación 165 Unidad Didáctica 9 Interrogación de la base de datos 1. Qué son las Consultas? Creación de Consultas Afinar Consultas Creación de Informes Ordenación, Agrupación y Clasificación de Datos Etiquetas 207 Ejercicios de repaso y autoevaluación 213 4

5 Unidad Didáctica 10 Mantenimiento de tablas: formularios 1. Qué es un Formulario? Creación de Formularios Introducir datos mediante un Formulario Personalización de un Formulario 225 Ejercicios de repaso y autoevaluación 237 5

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7 Unidad Didáctica 1 Introducción y descripción del gestor de base de datos

8 Contenido 1. Qué es una base de datos? 2. Comenzar y finalizar una sesión 3. La ventana de access 4. El panel de navegación

9 U.D. 1 Introducción y descripción del gestor de base de datos 1. Qué es una Base de Datos? Una de las definiciones más aceptadas de este concepto es aquella que la describe como una colección de datos referentes a determinados temas u objetivos. Podemos concebir una base de datos como un contenedor multifuncional para almacenar y gestionar información. Esta información puede incluir desde nombres y direcciones, hasta datos sobre el inventario y los pedidos de una empresa. Son tres los tipos de bases de datos existentes: Bases de Datos Relacionales. Bases de Datos Jerárquicas. Bases de Datos en Red. Sin embargo, una base de datos es mucho más que datos. También podemos incluir objetos que faciliten la gestión de esos datos, así como formularios (para introducir y editar datos) e informes (para imprimir datos en un formato determinado). Una base de datos se compone de Tablas, que es lo que en realidad contiene la información en sí de nuestra base. A su vez, cada una de esas tablas que forman la base, está formada por Registros y por Campos. 9

10 Access Qué es Microsoft Access Access es un Sistema de Gestión de Bases de Datos Relacionales (SGBD), es decir, un programa que permite gestionar datos almacenados en una base de datos informática. Estos datos pueden ser de cualquier tipo, incluyendo las siguientes modalidades: Nombres y direcciones. Contactos empresariales, clientes y estimaciones de ventas. Información sobre empleados y personal. Inventarios. Facturas, pagos y contabilidad. Bibliotecas y direcciones. Horarios, reservas y proyectos. Probablemente ya conozca el tipo de datos que va a manejar con Access y puede que ya esté familiarizado con otros programas de datos y con los conceptos básicos de gestión de datos. No obstante, independientemente de la práctica que tenga con este tipo de programas, el primer paso es conocer qué es una base de datos. Aunque existen numerosos programas para la manipulación de bases de datos, podemos decir que Access es uno de los más completos. A continuación vamos a definir los objetos que puede utilizar en una base de datos como Access: Tablas: hemos comentado anteriormente, que una tabla está formada por registros y por campos. También hemos dicho que contiene la información en sí, ya que es la tabla la que almacena los datos que vamos a gestionar. Dentro de una tabla los datos se organizan en campos (columnas) y registros (filas). Consultas: son herramientas que sirven para realizar preguntas sobre los datos de una tabla y para efectuar acciones sobre los datos en sí. También se pueden utilizar para combinar y unir datos de tablas separadas, aunque relacionadas entre sí. Por otro lado, su utilización permite modificar, suprimir o añadir gran cantidad de información de un solo golpe, 10

11 U.D. 1 Introducción y descripción del gestor de base de datos y además, podemos emplearlas para configurar tanto formularios, como informes. Por todo esto, las consultas son uno de los principales objetos de todo gestor de bases de datos que se precie. Formularios: mediante éstos, podemos modificar e imprimir los datos de una tabla, así como añadir, ver y modificar los datos existentes en más de una tabla al mismo tiempo. Los formularios pueden ser simples o más elaborados, pudiendo incluir gráficos, líneas y otros muchos elementos que faciliten la introducción de los datos. Informes: permiten imprimir o presentar los datos existentes en cada una de las tablas, así como realizar cálculos matemáticos (totales, medias, etc.). También permiten mostrar información de más de una tabla al mismo tiempo. Módulos: este objeto se debemos crear con el lenguaje de programación Visual Basic para aplicaciones. Con un módulo podemos crear un programa en Access para que pueda ser utilizado por una o varias personas. De todos los objetos que acabamos de describir, son los cuatro primeros, es decir, las tablas, las consultas, los formularios y los informes, los de mayor importancia y utilización. 11

12 Access Comenzar y Finalizar una sesión Para poder acceder a Access, debemos hacer clic sobre el botón Inicio en el escritorio de Windows. A continuación debemos hacer clic sobre el comando Todos los Programas y en su menú desplegable pulsar sobre la carpeta de nombre Microsoft Office, después solo tenemos que hacer clic sobre el icono Microsoft Access. Al hacer clic sobre este último elemento, el programa se ejecutará, y tras ver el logotipo de Access aparecerá la ventana del programa. Se trata de la Página de Introducción de Access, que es la nueva página inicial del programa. Observe que en la parte central de la misma aparece un panel donde podemos elegir entre distintas categorías de plantillas de bases de datos para comenzar a trabajar. Tan sólo debemos seleccionar una y pulsar el botón Crear. Para salir de Microsoft Access, una vez que haya terminado de trabajar con él, resulta aconsejable regresar a Windows antes de apagar el ordenador. Para salir de Access, procederemos de una de las siguientes maneras: 12

13 U.D. 1 Introducción y descripción del gestor de base de datos Utilizar la ficha Archivo, en la que se encuentra la opción Salir de Access. Utilizar el botón Cerrar de la barra de título. Cualquiera de estas formas de salir del programa tendrán el mismo efecto: el programa terminará su ejecución. 13

14 Access La Ventana de Access Una vez dentro del programa, nos aparecerá una ventana similar a la mostrada en la siguiente figura. En ella se pueden diferenciar las siguientes partes que se describen a continuación: La Barra de título: contiene el nombre del documento seguido de Microsoft Access. Además de visualizar el nombre del documento activo, es decir, aquel con el que estamos trabajando actualmente, la barra de títulos contiene a su vez otros componentes. Botón Minimizar: haciendo clic sobre este botón, conseguiremos que la ventana del programa se oculte en la barra de tareas. Para poder recuperar de 14

15 U.D. 1 Introducción y descripción del gestor de base de datos nuevo la ventana, sólo debemos hacer clic sobre el botón correspondiente en la barra de tareas. Botón Maximizar: haciendo clic sobre su icono la ventana adquirirá un tamaño máximo, adaptándose a los márgenes de la pantalla. Una vez que la ventana está maximizada el botón de maximizar desaparece y en su lugar aparece el botón Restaurar. Al hacer clic sobre este botón la ventana recuperará su tamaño original, es decir, el tamaño que tenía antes de ser maximizada. Botón Cerrar: la utilidad de este botón es la de cerrar la ventana, es decir, cerrar Access La barra de herramientas de acceso rápido: se encuentra en la parte superior izquierda de la barra de título. En esta se muestran las opciones que más se utilizan durante el trabajo con una base de datos. Puede cambiar las opciones que aparecen en la barra de herramientas de acceso rápido seleccionando cualquiera de las opciones que aparecen en el 15

16 Access 2010 menú Personalizar barra de herramientas de acceso rápido que se encuentra a la derecha de la barra. Para añadir una opción a la barra deberá seleccionar cualquiera de las opciones que no tenga la marca de verificación activada. Las opciones que tienen activada la marca de verificación indican que ya aparecen en la barra de herramientas de acceso rápido. Podrá hacer que esta barra se muestre debajo de la cinta de opciones seleccionando la opción llamada del mismo modo. La Cinta de opciones: aparece debajo de la barra de títulos, y muestra las opciones principales del programa. 16

17 U.D. 1 Introducción y descripción del gestor de base de datos Si apunta a una palabra de la cinta de opciones y hace clic, se desplegará la ficha de comandos asociada. Los grupos de opciones: están formados por una serie de botones que permiten realizar rápidamente las tareas más usuales. Cada botón tiene una tarea asociada. Dichas tareas se pondrán en funcionamiento al pulsar sobre el botón correspondiente. Ejemplo Para copiar un texto seleccionado basta con hacer clic sobre el botón copiar. De esta forma resulta más cómodo y rápido el tratamiento del texto. Cabe destacar en esta cinta una novedad de Access 2010 y es la ficha Archivo. Al hacer clic sobre ella aparecerá la Vista Backstage con una serie de opciones a través de las cuales podemos realizar operaciones con los archivos, imprimir, prepararlos para su posterior impresión y enviarlos a un destinatario de correo electrónico, entre otras opciones que iremos viendo más adelante. 17

18 Access 2010 El Panel de Navegación: se muestra cuando abrimos o creamos una base de datos y se presenta en la parte izquierda de la ventana, mostrando los objetos que componen la base de datos ordenados por tipos. Si hacemos clic sobre un tipo concreto, se desplegará mostrando bajo él, los elementos que lo componen. 18

19 U.D. 1 Introducción y descripción del gestor de base de datos El Área de Documento: es la zona de la ventana disponible para la edición y diseño de los objetos de la base de datos. Ahora, este área de documento puede dividirse en distintas fichas, cada una de las cuales puede contener una vista de un objeto de la base de datos; por ejemplo, podemos tener una ficha abierta con una tabla, otra con un formulario y otra con un informe. Cada una de las fichas posee un menú contextual, que se abre al hacer clic con el botón derecho del ratón sobre ella, donde podemos Guardar el objeto que muestra, Cerrar la ficha, Cerrar todas las fichas o cambiar a cualquiera de las vistas disponibles para el objeto que contiene. 19

20 Access 2010 Las Barras de desplazamiento: son pulsadores móviles que aparecen en los bordes de la ventana y que permiten deslizarse por el interior de la vista del objeto cuando no es posible ver todo su contenido en pantalla. Se ubican según sea necesario, en la parte inferior y/o en la parte derecha del área de documento. La barra de estado: nos proporciona información sobre la situación en que nos encontramos en nuestro trabajo sobre el objeto de la base de datos, nos indica la vista del objeto actual y otras informaciones como el estado de activación de las teclas de bloqueo numérico o de mayúsculas, etc. A la derecha de la barra de estado puede ver los Botones de las vistas del documento que proporcionan diversas formas de ver el documento La Cinta de Opciones La cinta de opciones está integrada por fichas para acceder de forma rápida a los grupos de opciones que a su vez nos permitirán usar las tareas más comunes, que con toda seguridad utilizaremos durante el desarrollo de la base de datos. Si coloca el puntero del ratón sobre un botón y lo mantenemos durante un breve tiempo, aparecerá un mensaje que indica la funcionalidad del mismo. De este modo conseguirá una pequeña ayuda de lo que hace cada uno de los botones. 20

21 U.D. 1 Introducción y descripción del gestor de base de datos La ficha Inicio, como su nombre indica, reúne una colección de botones cuyas acciones son diversas pero de uso frecuente. Entre éstas podemos encontrar el portapapeles, las opciones de trabajo con fuentes y párrafos, los diferentes estilos y las opciones de edición. Para acceder a otras funciones tan sólo deberá cambiar la ficha activa pulsando sobre el nombre de la misma. Podrá acceder al cuadro de diálogo de las opciones deseadas si bajo un grupo aparece el icono siguiente: Esto hará que aparezca la ventana o cuadro de diálogo asociado al grupo seleccionado. Cuando una opción o botón aparece sin resaltar significa que está inhibida y por tanto, no puede ser seleccionada en ese momento. Otra forma de acceder a las opciones de Access es a través del teclado, bastará con que pulsemos la tecla [ALT] y a continuación la letra del menú que aparece resaltada en pantalla. Ejemplo Si pulsa la tecla [ALT] aparecerán resaltadas todas las teclas de método abreviado, la ficha Inicio tiene la letra O resaltada, de este modo, pulsando simultáneamente la combinación de teclas [ALT] y [A] abriremos dicho menú. Una vez abierto dicha ficha podrá continuar seleccionando las opciones mediante las letras que vayan apareciendo resaltadas y ejecutarlas pulsando la tecla [ENTER]. 21

22 Access 2010 También puede utilizar combinaciones de teclas para acceder directamente a las operaciones más utilizadas. Suelen ser siempre la tecla [CTRL] (control) más otra tecla. Ejemplo Para ordenar imprimir se utiliza la combinación [CTRL] y [P], y para copiar un texto seleccionado se usa [CTRL] y [C]. No obstante puede consultar dichas combinaciones en la ayuda de Access. Cuando pulsamos con el botón derecho del ratón sobre el área de documento o cualquier otro elemento (barra de herramientas, barra de título) aparecen unos menús denominados menú contextual o menú emergente. Estos menús contienen los comandos más comunes utilizados sobre el elemento al que están asociados. Con el fin de conocer el estado de las opciones seleccionables en el menú, así como su funcionamiento, se describen a continuación los símbolos que podemos encontrar en los menús y su significado: 22

23 U.D. 1 Introducción y descripción del gestor de base de datos Marca de verificación, aparecen dentro de un recuadro donde se agrupan varias opciones y señala la que está seleccionada. Podremos seleccionar más de una opción al mismo tiempo. Triángulos, este símbolo aparece al lado de algunos comandos de menú e indica que la opción dispone de un submenú con varias entradas más. No es necesario hacer clic para que se despliegue el submenú, bastará con que sitúe el puntero del ratón sobre la opción con el triángulo y abriremos automáticamente. Puntos suspensivos, cuando en un menú se incluye un comando que va acompañado de tres puntos suspensivos significa que al seleccionar esa opción 23

24 Access 2010 abriremos un cuadro de diálogo. Para que el programa continúe trabajando, será necesario primero escoger alguna opción a través de ese cuadro. 4. El Panel de Navegación El Panel de Navegación se muestra en la parte izquierda de la ventana de Access, y viene a sustituir a la Ventana de Base de Datos de las versiones anteriores de Access. Este panel nos permite visualizar los objetos de la base de datos, abrirlos para cambiar su diseño, ejecutarlos, etc. El Panel de Navegación nos permitirá también crear grupos personalizados de objetos de la base de datos, de manera que podemos organizarlos de la forma que deseemos libremente. 24

25 U.D. 1 Introducción y descripción del gestor de base de datos La parte superior del panel contiene un menú de categorías que podemos abrir haciendo clic en ella. Este menú nos permite agrupar los objetos de la base de datos en distintas categorías mediante el grupo de opciones Desplazarse a una categoría, además, nos mostrará la que está activa en este momento y filtrará los objetos que no deseemos ver para que se muestren únicamente los seleccionados en el grupo de opciones Filtrar por Grupos. De manera predeterminada se mostrarán los objetos según estén relacionados con una tabla. A la derecha de esta barra de menú, nos encontramos con un botón que nos permite desplegar o replegar el panel. Cuando lo replegamos aparecerá como una pequeña barra a la izquierda del área de trabajo, quedando más ventana disponible para esta. 25

26 Excel 2010 Julio Vílchez Beltrán ic editorial

27 Editado por: INNOVACIÓN Y CUALIFICACIÓN, S.L. Avda. El Romeral, 2. Polígono Industrial de Antequera ANTEQUERA, Málaga Teléfono: Fax: Correo electrónico: iceditorial@iceditorial.com Internet: Excel 2010 Autor: Julio Vílchez Beltrán 1ª Edición De la edición INNOVA 2011 INNOVACIÓN Y CUALIFICACIÓN, S.L. ha puesto el máximo empeño en ofrecer una información completa y precisa. Sin embargo, no asume ninguna responsabilidad derivada de su uso, ni tampoco la violación de patentes ni otros derechos de terceras partes que pudieran ocurrir. Mediante esta publicación se pretende proporcionar unos conocimientos precisos y acreditados sobre el tema tratado. Su venta no supone para INNOVACIÓN Y CUALIFICACIÓN, S.L. ninguna forma de asistencia legal, administrativa ni de ningún otro tipo. Reservados todos los derechos de publicación en cualquier idioma. Según el Código Penal vigente ninguna parte de éste o cualquier otro libro puede ser reproducida, grabada en alguno de los sistemas de almacenamiento existentes o transmitida por cualquier procedimiento, ya sea electrónico, mecánico, reprográfico, magnético o cualquier otro, sin autorización previa y por escrito de INNOVACIÓN Y CUALIFICACIÓN, S.L.; su contenido está protegido por la Ley vigente que establece penas de prisión y/o multas a quienes intencionadamente reprodujeren o plagiaren, en todo o en parte, una obra literaria, artística o científica. ISBN: Depósito Legal: MA Impresión: Antakira Grafic Impreso en Andalucía - España

28 Índice Unidad Didáctica 1 Introducción a Excel Qué es Microsoft Excel? 9 2. Entrar y salir del programa La ventana de Microsoft Excel El concepto de hoja de cálculo Introducción de datos 25 Ejercicios de repaso y autoevaluación 27 Unidad Didáctica 2 Operaciones básicas 1. Cerrar y crear nuevos libros de trabajo Diversas formas de guardar los libros Abrir un libro de trabajo Desplazamiento por la hoja de cálculo Los datos de Excel Vista previa de impresión e imprimir 55 Ejercicios de repaso y autoevaluación 65 Unidad Didáctica 3 Trabajar con celdas 1. Cómo seleccionar varias celdas? Copiar y mover bloques Modificación de datos Comandos deshacer y rehacer Búsqueda y reemplazo de datos Insertar y eliminar celdas Repetición de caracteres El comando Suma 99 Ejercicios de repaso y autoevaluación 103 3

29 Unidad Didáctica 4 Formato de texto y hojas de cálculo 1. Tipos de Letra Alineación de datos Aplicación de tramas, bordes y color Sangrado Configurar página Encabezados y pies de página Saltos de página Estilos Validación de datos 145 Ejercicios de repaso y autoevaluación 151 Unidad Didáctica 5 Uso de nombres y referencias externas 1. Selección de Hojas de Cálculo Mover y copiar hojas de cálculo Insertar y eliminar hojas de cálculo Generalidades de las hojas de cálculo Uso de Nombres 173 Ejercicios de repaso y autoevaluación 177 Unidad Didáctica 6 La ayuda de Office 1. La Ayuda de Office 183 Ejercicios de repaso y autoevaluación 187 Unidad Didáctica 7 Visualización de los libros de trabajo 1. Formas de ver una hoja de cálculo Cuadro de Nombre y de Fórmula Pantalla Completa y Zoom Visualización del Libro y de las Hojas Gestión de Ventanas 206 Ejercicios de repaso y autoevaluación 209 Unidad Didáctica 8 Formatos de hoja 1. Relleno Automático de Celdas Celdas de Referencia Relativa, Absoluta y Mixta Formatos de Datos Numéricos Formatos Condicionales 224 4

30 5. Protección de Datos Libros Compartidos Comentarios Creación de Esquemas 245 Ejercicios de repaso y autoevaluación 251 Unidad Didáctica 9 Herramientas más útiles en Excel 1. Autocorrección Ordenaciones Cálculos automáticos en la Barra de estado Otras características de Excel 264 Ejercicios de repaso y autoevaluación 269 Unidad Didáctica 10 Fórmulas y funciones (I) 1. Crear Fórmulas Localización de errores en las fórmulas Calcular Subtotales Rango de funciones Funciones Estadísticas y Matemáticas Funciones Financieras La Función Euroconvert Funciones de Información 317 Ejercicios de repaso y autoevaluación 319 Unidad Didáctica 11 Fórmulas y funciones (II) 1. Funciones de fecha y hora Funciones de texto Funciones lógicas Funciones de búsqueda y referencia 345 Ejercicios de repaso y autoevaluación 347 Unidad Didáctica 12 Creación de gráficos 1. WordArt Insertar y Eliminar Imágenes Insertar gráficos Los Minigráficos 401 Ejercicios de repaso y autoevaluación 405 5

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32 Unidad Didáctica 1 Introducción a Excel 2010

33 Contenido 1. Qué es Microsoft Excel? 2. Entrar y salir del programa 3. La ventana de Microsoft Excel 4. El concepto de hoja de cálculo 5. Introducción de datos

34 U.D. 1 Introducción a Excel Qué es Microsoft Excel? Los programas denominados Hojas de cálculo han supuesto una auténtica revolución dentro del mundo empresarial. Una hoja de cálculo es un programa que se utiliza para realizar cálculos matemáticos desde un nivel sencillo hasta operaciones realmente complejas. Estas hojas contienen una serie de datos distribuidos en celdas, dispuestas por filas y columnas, como posteriormente se podrá ver. Estos datos pueden ser de varios tipos y se pueden relacionar unos con otros para resolver un cálculo. Excel es un programa de hoja de cálculo, es decir, un programa capaz de dar respuesta a algunas de las principales necesidades que se tienen en el mundo financiero, empresarial, educativo y doméstico. En resumen, todo aquello que tenga que ver con números y fórmulas, sea cual sea el grado de complejidad de las operaciones requeridas. Otra de sus aplicaciones fundamentales es la creación de gráficos a partir de los datos de la hoja, para interpretar más clara y eficientemente las información contenida en ella. Excel es, actualmente, la hoja de cálculo más utilizada del mercado. La versión para Windows ofrece unas prestaciones difícilmente superables por sus programas competidores. La unión de la ya tradicional potencia de este producto de Microsoft con la que proporciona el manejo cómodo, intuitivo y simple del ordenador con el 9

35 Excel 2010 sistema operativo Windows, permite pronosticar su definitiva consolidación en los próximos años. 2. Entrar y salir del programa El primer paso para comenzar a trabajar con un programa es entrar dentro de él, ejecutándolo para que comience a funcionar. En el caso de Microsoft Excel, tan solo hay que acceder al menú, todos los programas, a través del botón Iniciar de Windows, se abre el submenú Microsoft Office y se hace clic en la opción Microsoft Excel También es posible, en función de cómo se haya configurado Windows en el ordenador, que tras abrir el menú Iniciar y el submenú Todos los programas no haya que abrir ningún submenú para llegar hasta Microsoft Excel, o que no 10

36 U.D. 1 Introducción a Excel 2010 se necesite menús si se da el caso de que se disponga de un acceso directo al programa en el Escritorio de Windows. Otra forma de que se abra el programa es haciendo doble clic sobre un archivo de Excel ya creado. Al entrar en Excel el programa se ejecutará y, tras ver el logotipo de Excel, aparecerá la pantalla de edición, en la que se puede comenzar a trabajar. 11

37 Excel 2010 Para salir de Microsoft Excel se pueden utilizar diferentes alternativas: 1. Seleccionar la opción Salir de la ficha Archivo. 2. Utilizar el botón Cerrar de la ventana de Microsoft Excel. 3. Pulsando la combinación de teclas [Alt] + [F4]. 3. La ventana de Microsoft Excel Una vez que el programa Excel esté abierto, este presentará un aspecto similar al mostrado en la siguiente figura. 12

38 U.D. 1 Introducción a Excel 2010 La ventana de Microsoft Excel está compuesta por varias partes; todas ellas se irán describiendo a continuación. La Barra de Título es la barra que se encuentra situada en la parte superior de la ventana. En ella se puede ver siempre el nombre del programa (en este caso Microsoft Excel) y el nombre del archivo que se está utilizando. La barra de Título contiene a su vez otros componentes como: Botón Minimizar: haciendo clic sobre este botón se consigue que la ventana del programa se oculte en la barra de Tareas (situada en la parte inferior de la pantalla del ordenador, y la cual contiene el botón Iniciar, una serie de botones con las aplicaciones que estén abiertas y otros componentes). Botón Maximizar: haciendo clic sobre este botón, la ventana adquirirá su valor máximo, adaptándose a los márgenes de la pantalla. Una vez que la ventana está maximizada, este botón desaparece y, en su lugar, apare- 13

39 Excel 2010 ce el botón Restaurar, el cual recupera el tamaño original de la ventana, es decir, el tamaño que tenía antes de ser maximizada. Botón Cerrar: la utilidad de este botón es la de cerrar Excel. La Cinta de Opciones aparece debajo de la barra de títulos, y muestra las opciones principales del programa. Si apunta a una palabra de la Cinta de opciones y hace clic, se desplegará la ficha de comandos asociada. Los grupos de opciones están formados por una serie de botones que permiten realizar rápidamente las tareas más usuales. Cada botón tiene una tarea asociada. Dichas tareas se pondrán en funcionamiento al pulsar sobre el botón correspondiente. La Cinta de opciones está integrada por fichas para acceder de forma rápida a los grupos de opciones, que a su vez le permitirá usar las tareas más comunes, que, con toda seguridad, podrá utilizar durante el desarrollo del documento. Si coloca el puntero del ratón sobre un botón y lo mantiene durante un breve tiempo, aparecerá un mensaje que indica la funcionalidad del mismo. De este modo, conseguirá una pequeña ayuda de lo que hace cada uno de los botones. 14

40 U.D. 1 Introducción a Excel 2010 La ficha Inicio, como su nombre indica, reúne una colección de botones cuyas acciones son diversas pero de uso frecuente. Entre estas puede encontrar el portapapeles, las opciones de fuente y alineación, etc. Para acceder a otras funciones solamente deberá cambiar la ficha activa, pulsando sobre el nombre de la misma. Podrá acceder al cuadro de diálogo de las opciones deseadas si bajo un grupo aparece el icono mostrado en la siguiente figura. Esto hará que aparezca la ventana o cuadro de diálogo asociado al grupo seleccionado. Cuando una opción o botón aparece sin resaltar significa que está inhibida y, por tanto, no puede ser seleccionada en ese momento. Otra forma de acceder a las opciones de Excel es a través del teclado, solo bastará conque pulse la tecla [Alt] y a continuación la tecla del menú que aparece resaltada en pantalla. Por ejemplo, si pulsa la tecla [Alt] aparecerán 15

41 Excel 2010 resaltadas todas las teclas de método abreviado; la ficha Fórmulas tiene la letra U resaltada, de este modo, pulsando simultáneamente la combinación de teclas [Alt] y [U] se abrirá dicho menú. Una vez abierta dicha ficha podrá continuar seleccionando las opciones mediante las letras que vayan apareciendo. También puede utilizar combinaciones de teclas para acceder directamente a las operaciones más utilizadas. Suele ser siempre la tecla [Ctrl] junto con otra tecla. Por ejemplo, para ordenar imprimir se utiliza la combinación [Ctrl] y [P], y para copiar se usa [Ctrl] y [C]. No obstante, puede consultar dichas combinaciones en la ayuda de Excel. Cuando pulse con el botón derecho del ratón sobre el área de trabajo o cualquier otro elemento (barra de herramientas, barra de título) aparecen unos menús denominados menú Contextual o menú Emergente. Estos menús contienen los comandos más comunes utilizados sobre el elemento al que están asociados. Una novedad que incorpora Excel 2010 es la ficha Archivo, que al hacer clic sobre ella, aparece un menú con una serie de opciones, a través de las cuales puede realizar operaciones con los archivos, imprimir, prepararlos para su posterior impresión y enviarlos a un destinatario de correo electrónico. 16

42 U.D. 1 Introducción a Excel 2010 La barra de herramientas de acceso rápido se encuentra en la parte superior izquierda de la barra de título. En esta se muestran las opciones que más se usan durante la utilización del programa. Puede cambiar las opciones que aparecen en la barra de herramientas de acceso rápido, seleccionando cualquiera de las opciones que aparecen en el menú Personalizar barra de herramientas de acceso rápido que se encuentra a la derecha de la barra. 17

43 Excel 2010 Para añadir una opción a la barra deberá seleccionar cualquiera de las opciones que no tenga la marca de verificación activada. Las opciones que tienen activada la marca de verificación indican que ya aparecen en la barra de herramientas de acceso rápido. Podrá hacer que esta barra se muestre debajo de la cinta de opciones seleccionando la opción llamada del mismo modo. La ventana del libro de trabajo u hoja es la zona donde se encuentran todas las celdas. En esta zona es precisamente donde se introducirán todos los datos, como rótulos de texto, datos numéricos, fórmulas, funciones, etc. 18

44 U.D. 1 Introducción a Excel 2010 El nombre de la celda que se encuentra seleccionada, se identificará en el Cuadro de nombres. En esta lista solamente se identificará la celda seleccionada, entendiendo por celda seleccionada aquella en la que ha hecho clic. Aunque en el caso de que estén seleccionadas más de una celda, la lista Cuadro de nombres indicará el número de filas (o líneas) y columnas seleccionadas. Una de las herramientas más potentes de Excel es la utilización de fórmulas. Para introducir las fórmulas en la hoja de cálculo se utiliza la barra de fórmulas. Esta barra no solo puede ser útil para cuando necesite introducir fórmulas, sino que también la puede utilizar para los rótulos o incluso para escribir el contenido de las celdas. Las Barras de desplazamiento permiten desplazarse por la hoja de cálculo. Son pulsadores móviles que aparecen en los bordes derecho e inferior de la ventana y que permiten deslizarse por el interior de la hoja cuando su tamaño es mayor que el de la pantalla. La Barra de estado, situada en la parte inferior de la pantalla, muestra en todo momento el estado de la orden realizada, el estado de las teclas de bloqueo de mayúsculas, bloqueo numérico, etc. Las Etiquetas de hojas, que contienen las celdas, se emplean para acceder a las distintas hojas del libro de trabajo, ya que se puede tener más de una hoja 19

45 Excel 2010 y todas ellas se encuentran en el libro de trabajo que posteriormente se definirá con más detalle. Para ver el contenido de una hoja, bastará con hacer clic en la pestaña correspondiente. El Portapapeles de Office se introdujo en la versión 2000 y rápidamente se convirtió en uno de los elementos preferidos de los usuarios. Cuando copie o corte elementos, estos se almacenan en el portapapeles de Office, y se mantendrán para que pueda usarlos cuando sea necesario. Este panel se activa cuando se corta o se copia más de un objeto, y se abre pulsando la flecha que está situada a la derecha de Portapapeles. 20

46 U.D. 1 Introducción a Excel 2010 En la siguiente imagen puede ver las distintas opciones que muestra el Portapapeles. Cuando se abre el Portapapeles, se puede seleccionar y pegar o eliminar un objeto individualmente o utilizar los botones Pegar todo o Borrar todo con los objetos que aparezcan. 4. El concepto de hoja de cálculo Las hojas de cálculo están formadas por datos distribuidos en filas y columnas. Las filas se encuentran numeradas desde la primera (la número 1) hasta la última (la ). Y las columnas se nombran mediante letras, siguiendo el orden alfabético de estas. Al llegar a la columna Z se comienza el recuento mediante dos letras (AA, AB, AC, etc.), siguiendo un sistema parecido al de los automóviles. En Excel la primera columna es la A y la última es la XFD. Por lo tanto, para localizar un dato en una hoja de cálculo habrá que dar sus coordenadas, es decir, el número de fila y la letra de la columna donde se encuentre. 21

47 Excel 2010 Tal y como se puede ver en el ejemplo anterior, el dato Mensaje aparece en la celda B5. Si la hoja de cálculo es muy grande, quizás no sea tan inmediato ver la coordenada de la celda seleccionada, en este caso la coordenada viene indicada en el Cuadro de nombres, comentado anteriormente. La siguiente imagen muestra un ejemplo de trabajo con direcciones. 22

48 U.D. 1 Introducción a Excel 2010 Se observa que en la barra de fórmulas aparece el dato =SUMA(B2;C3), que utilizará el dato contenido en B2 (15) para sumárselo a 2 (dato que aparece en C3). El resultado de la fórmula aparece en la celda B5. Existe un modo especial de referirse a un grupo de celdas contiguas o no, refiriéndose por grupo a más de una celda. A este bloque de celdas, se le denomina Rango. Para identificar la posición del grupo se utiliza la dirección de dos de ellas: 1. La celda superior izquierda del grupo. 2. La celda inferior derecha del grupo. En este caso, para referirse al rango de celdas, se escribe la dirección de la primera celda seguida de dos puntos (:) y, a continuación, se escribe la segunda. En la siguiente imagen puede ver un rango de celdas ocupadas con datos. El rango comienza por la celda cuya dirección es B3 (que contiene el dato Enero) y termina en D7 (que contiene el dato 5). Para hacer referencia a este rango se indica: B3:D7. 23

49 Excel 2010 Por supuesto, Excel permite elegir otros rangos mayores y menores. Por ejemplo, si desea trabajar solo con las celdas que contienen los meses, se indica el rango: B3:B7. En la siguiente imagen se muestran tres rangos separados, los formados por las celdas B3:B4, C3:C7 y D3:D7. Para introducir un dato en una celda determinada, primero habrá que activar la celda por medio del ratón o el teclado. Seguidamente, se escribirá el dato, que en la pantalla aparecerá en la barra de fórmulas y, una vez escrito, se pulsa [Intro], para que el dato se introduzca en la celda activa. Una vez se haya escrito el dato en la celda, si mueve el cursor hacia abajo con el teclado, el dato escrito también se introduce en la celda donde se desplace al teclear el primer carácter del dato escrito en la celda anterior. 24

50 U.D. 1 Introducción a Excel 2010 Excel permite introducir en cada celda valores o texto con un máximo de caracteres. Para editar el contenido de una celda, basta con situarse en ella y hacer clic, también se puede editar la celda activa pulsando la tecla [F2] del teclado. Si ha editado una celda que no es la correcta, puede pulsar la tecla [Esc]. Cuando se está tecleando algún dato en una celda (como ya se ha comentado), este mismo dato aparecerá en la barra de fórmulas de la siguiente forma. Esto es debido a que los datos se pueden introducir en una celda, desde la misma celda o desde la barra de fórmulas. En este último caso hay que hacer clic en dicha barra y escribir el contenido de la celda. Para gestionar los datos de la barra de fórmulas e introducirlos en la celda, dispone de los siguientes botones que se encuentran a la izquierda de la barra de fórmulas. Un Libro de trabajo está formado por una serie ilimitada de hojas de cálculo que dependerá de la memoria del ordenador. 5. Introducción de datos A la hora de introducir los datos se pueden realizar varias operaciones como: Introducir: mediante este botón, el dato escrito en la barra de fórmulas se introducirá (aceptará) en la celda activa. 25

51 Word 2010 Julio Vilchez Beltrán ic editorial

52 Editado por: INNOVACIÓN Y CUALIFICACIÓN, S.L. Avda. El Romeral, 2. Polígono Industrial de Antequera ANTEQUERA, Málaga Teléfono: Fax: Correo electrónico: iceditorial@iceditorial.com Internet: Word 2010 Autor: Julio Vilchez Beltrán 1ª Edición De la edición INNOVA 2011 INNOVACIÓN Y CUALIFICACIÓN, S.L. ha puesto el máximo empeño en ofrecer una información completa y precisa. Sin embargo, no asume ninguna responsabilidad derivada de su uso, ni tampoco la violación de patentes ni otros derechos de terceras partes que pudieran ocurrir. Mediante esta publicación se pretende proporcionar unos conocimientos precisos y acreditados sobre el tema tratado. Su venta no supone para INNOVACIÓN Y CUALIFICACIÓN, S.L. ninguna forma de asistencia legal, administrativa ni de ningún otro tipo. Reservados todos los derechos de publicación en cualquier idioma. Según el Código Penal vigente ninguna parte de éste o cualquier otro libro puede ser reproducida, grabada en alguno de los sistemas de almacenamiento existentes o transmitida por cualquier procedimiento, ya sea electrónico, mecánico, reprográfico, magnético o cualquier otro, sin autorización previa y por escrito de INNOVACIÓN Y CUALIFICACIÓN, S.L.; su contenido está protegido por la Ley vigente que establece penas de prisión y/o multas a quienes intencionadamente reprodujeren o plagiaren, en todo o en parte, una obra literaria, artística o científica. ISBN: Depósito Legal: MA Impresión: Antakira Grafic Impreso en Andalucía - España

53 Índice Unidad Didáctica 1 Introducción a Word Qué es Microsoft Word 2010? 9 2. Entrar y salir del programa La ventana de Microsoft Word La cinta de opciones Composición y descripción del teclado 23 Ejercicios de repaso y autoevaluación 25 Unidad Didáctica 2 Operaciones básicas 1. Operaciones básicas Cerrar y crear nuevos documentos Diferentes formas de guardar un documento Abrir uno o varios documentos Desplazarse por un documento Impresión rápida y Vista previa de Impresión e Imprimir Trabajar con varios documentos 56 Ejercicios de repaso y autoevaluación 59 Unidad Didáctica 3 La ficha vista 1. Vistas de documento El grupo mostrar Zoom 73 Ejercicios de repaso y autoevaluación 77 Unidad Didáctica 4 La ayuda de Office 1. La ayuda de Office 81 Ejercicios de repaso y autoevaluación 87 3

54 Unidad Didáctica 5 Funciones básicas de trabajo 1. Selección de un bloque de texto Copiar, mover y borrar bloques de texto Tipos de letra Búsqueda y sustitución de palabras clave Deshacer, rehacer y repetir 118 Ejercicios de repaso y autoevaluación 121 Unidad Didáctica 6 Formato de texto I 1. Alineación y justificación Espaciado entre párrafos, líneas y caracteres Tipos de sangrado Tabulaciones Viñetas y párrafos enumerados 142 Ejercicios de repaso y autoevaluación 149 Unidad Didáctica 7 Formato de texto II 1. Bordes y sombreado de texto Letra capital y convertir mayúsculas a minúsculas Creación de columnas Copiar formato División de palabras y guiones 164 Ejercicios de repaso y autoevaluación 167 Unidad Didáctica 8 Formato de página y documento 1. Configurar página Secciones y saltos Encabezados y pies de página Numeración de páginas Notas a pie de página y notas finales Comentarios 190 Ejercicios de repaso y autoevaluación 193 4

55 Unidad Didáctica 9 Utilización de las herramientas de texto 1. Corregir ortografía y gramática Opciones del corrector ortográfico Autocorrección Sinónimos Insertar caracteres especiales y símbolos 210 Ejercicios de repaso y autoevaluación 221 Unidad Didáctica 10 Tablas 1. Crear y dibujar una tabla Cambio de posición y tamaño de la tabla Desplazamientos por la tabla y selecciones de celda Manipulación del contenido de una tabla Cambio de dimensiones de celdas Insertar y eliminar filas o columnas Sangría y alineación de celdas Unir y dividir celdas Bordes y sombreados de tablas Trabajos matemáticos con tablas 249 Ejercicios de repaso y autoevaluación 253 Unidad Didáctica 11 Gráficos 1. Wordart Insertar y eliminar imágenes Herramientas de imagen Situar imágenes en una página 284 Ejercicios de repaso y autoevaluación 287 Unidad Didáctica 12 Automatización de tareas 1. Plantillas Estilos Macros Fecha y hora 306 Ejercicios de repaso y autoevaluación 309 5

56 Unidad Didáctica 13 Cartas, sobres y etiquetas 1. Combinar correspondencia Las herramientas de correspondencia Crear sobres y etiquetas 319 Ejercicios de repaso y autoevaluación 325 6

57 Unidad Didáctica 1 Introducción a Word 2010

58 Contenido 1. Qué es Microsoft Word 2010? 2. Entrar y salir del programa 3. La ventana de Microsoft Word 4. La cinta de opciones 5. Composición y descripción del teclado

59 U.D. 1 Introducción a Word Qué es Microsoft Word 2010? Los procesadores de texto son herramientas de amplia difusión en la empresa y en los ordenadores domésticos. Los predecesores de los actuales procesadores de texto fueron las antiguas máquinas de escribir eléctricas y electrónicas que para la corrección de errores de tecleo utilizaban métodos tradicionales (papeles de tinta blanca, tarjetas magnéticas, etc.). Los primeros procesadores de texto, desarrollados a finales de los años setenta, eran ordenadores dedicados que permitían la manipulación del texto visualizado en una pantalla. De esta forma, los errores se corregían antes de que el documento llegara a imprimirse, evitándose la necesidad de la reescritura completa del mismo. El precio que había que pagar para librarse de estos penosos trabajos era excesivo, los procesadores de texto dedicados costaban en ocasiones más de euros. Los procesadores de texto de la actualidad pueden ejecutarse en sistemas bastante más baratos y son lo suficientemente fáciles de manejar y potentes como para emplearse en la elaboración de un amplio espectro de tipos de documentos, desde las simples cartas hasta los manuales técnicos altamente estructurados y repletos de imágenes y fotografías. La tecnología ha madurado y la competencia desencadenada en la actualidad está basada en la potencia de sus funciones y su facilidad de uso. De todos los procesadores de textos existentes, Microsoft Word es uno de los más ampliamente conocidos, puesto que ha ido ganando popularidad por sus excelentes prestaciones y sencillez de manejo. Este procesador de textos que hace unos años era utilizado con ordenadores que funcionaban bajo el sistema operativo MS-DOS, ahora está disponible en una versión equivalente claramente más avanzada para los entornos Windows. Nos referimos a Microsoft Word 2010 que presenta ciertas características nuevas muy potentes que lo sitúan entre los mejores procesadores de texto del momento. 9

60 Word Requisitos del sistema Para utilizar Microsoft Word 2010, la configuración básica recomendada es: Equipo/Procesador: equipo con un procesador de 500 megahercios o superior. Memoria: los requerimientos de memoria RAM son de 256 Mb o superior. Disco duro: los requerimientos de espacio en disco duro varían según la configuración; las opciones de instalación personalizadas requerirán más o menos espacio en disco 3,0 gigabytes (Gb), parte de este espacio se liberará después de la instalación. Sistema operativo: Windows XP (debe tener SP3) (32 bits), Windows 7, Windows Vista con Service Pack (SP) 1, Windows Server 2003 con SP2 con MSXML 6.0 (solo Office de 32 bits), Windows Server 2008 o SO de 32 o 64 bits posterior. Unidad: unidad de CD-ROM o DVD. Pantalla: monitor con una resolución 1024 x 768 o superior. Periféricos: un teclado y un ratón. 2. Entrar y salir del programa El primer paso para comenzar a trabajar con un programa es entrar dentro de él, ejecutarlo para que comience a funcionar. En el caso de Microsoft Word, tan solo debemos acceder al menú Inicio a través del botón Iniciar de Windows, seleccionar la opción Todos los programas y hacer clic en el enlace Microsoft Word. También es posible, en función de cómo se haya configurado Windows en nuestro ordenador, que tras abrir el menú Inicio y el submenú Todos los programas debamos abrir un nuevo subme- 10

61 U.D. 1 Introducción a Word 2010 nú, Microsoft Office, para llegar hasta Microsoft Word, o que no necesitemos de menú alguno si se da el caso de que disponemos de un acceso directo al programa en el Escritorio de Windows. Entremos en Word del modo que entremos, el programa se ejecutará y, tras ver el logotipo de Word 2010, nos encontraremos ante la pantalla de edición, en la que podremos comenzar a trabajar. El proceso contrario a la entrada en el programa será la salida, es decir, llegará un momento en que desearemos dejar de trabajar con él, bien para seguir trabajando con otras aplicaciones o bien para cerrar Windows y desconectar el ordenador. 11

62 Word 2010 Para salir de Microsoft Word podemos utilizar diferentes alternativas: 1. Utilizar el la ficha Archivo, en la que encontraremos la opción Salir de Word. 2. Utilizar el botón Cerrar de la barra de título. Cualquiera de estas formas de salir del programa tendrán el mismo efecto: el programa terminará su ejecución. 12

63 U.D. 1 Introducción a Word La ventana de Microsoft Word Una vez dentro del programa, nos aparecerá una ventana similar a la mostrada en la siguiente figura. En ella se pueden diferenciar las siguientes partes que se describen a continuación: La Barra de título contiene el nombre del documento seguido de Microsoft Word. Word utiliza por defecto como nombre temporal Documento 1 hasta que usted le asigne un nombre al documento que esté realizando. Además de visualizar el nombre del documento activo, es decir, aquel con el que estamos trabajando actualmente, la barra de títulos contiene a su vez otros componentes. 13

64 Word 2010 La barra de herramientas de acceso rápido se encuentra en la parte superior izquierda de la barra de título. En esta se muestran las opciones que más se utilizan durante la edición de un documento en Word. Puede cambiar las opciones que aparecen en la barra de herramientas de acceso rápido seleccionando cualquiera de las opciones que aparecen en el menú Personalizar barra de herramientas de acceso rápido que se encuentra a la derecha de la barra. Para añadir una opción a la barra deberá seleccionar cualquiera de las opciones que no tenga la marca de verificación activada. Las opciones que tienen activada la marca de verificación indican que ya aparecen en la barra de herramientas de acceso rápido. Podrá hacer que esta barra se muestre debajo de la cinta de opciones seleccionando la opción llamada del mismo modo. 14

65 U.D. 1 Introducción a Word 2010 Botón Minimizar: haciendo clic sobre este botón, conseguiremos que la ventana del programa se oculte en la barra de tareas. Para poder recuperar de nuevo la ventana, solo deberemos hacer clic sobre el botón correspondiente en la barra de tareas. Botón Maximizar: haciendo clic sobre su icono, la ventana adquirirá un tamaño máximo, adaptándose a los márgenes de la pantalla. Una vez que la ventana está maximizada el botón de maximizar desaparece y en su lugar aparece el botón «Restaurar». Al hacer clic sobre este botón, la ventana recuperará su tamaño original, es decir, el tamaño que tenía antes de ser maximizada. Botón Cerrar: la utilidad de este botón es la de cerrar la ventana, es decir, cerrar Word También podemos cerrar la aplicación haciendo doble clic sobre el icono del menú de control. La Cinta de opciones aparece debajo de la barra de títulos, y muestra las opciones principales del programa. 15

66 Word 2010 Si apunta a una palabra de la cinta de opciones y hace clic, se desplegará la ficha de comandos asociada. Cabe destacar en esta cinta una novedad de Word 2010 y es la ficha Archivo. Al hacer clic sobre ella aparecerá la Vista Backstage con una serie de opciones, a través de las cuales podremos realizar operaciones con los archivos, imprimir, prepararlos para su posterior impresión y enviarlos a un destinatario de correo electrónico, entre otras opciones que iremos viendo más adelante. 16

67 U.D. 1 Introducción a Word 2010 Los grupos de opciones están formados por una serie de botones que permiten realizar rápidamente las tareas más usuales. Cada botón tiene una tarea asociada. Dichas tareas se pondrán en funcionamiento al pulsar sobre el botón correspondiente, por ejemplo para copiar un texto seleccionado basta con hacer clic sobre el botón copiar. De esta forma resulta más cómodo y rápido el tratamiento del texto. Las Reglas Horizontal y Vertical se encuentran debajo de la cinta de opciones. La funcionalidad de las reglas es la de controlar la posición de elementos en el texto, así como permitir el cambio de los márgenes, tabulaciones y sangrados. Para hacer aparecer y desaparecer las reglas deberá pulsar el botón Regla, que se encuentra situado a la derecha del programa bajo la cinta de opciones. 17

68 Word 2010 El Área de Escritura es la zona de la ventana disponible para la edición y diseño del texto. Trata de emular la escritura en papel convencional, solo que ahora esta área de escritura se ha convertido en papel electrónico, es decir, muestra el texto como si se tratase de una hoja de papel en la que escribimos con la consiguiente ventaja que supone escribir, modificar y corregir un documento que todavía no ha sido impreso. El Punto de inserción o cursor está permanentemente intermitente para indicarnos el lugar en que aparecerá el próximo carácter que escribamos. Las Barras de desplazamiento son pulsadores móviles que aparecen en los bordes de la ventana y que permiten deslizarse por el interior del texto cuando no es posible ver todo su contenido en pantalla. Se ubican según sea necesario, en la parte inferior y/o en la parte derecha de la ventana. 18

69 U.D. 1 Introducción a Word 2010 El Panel de tareas aparece cuando es necesario. Este presenta las diferentes opciones de imágenes prediseñadas, estilos, portapapeles, etc., manteniendo un estilo coherente. Con el panel de tareas podremos acceder a muchas opciones de una forma fácil y rápida. La barra de estado nos proporciona información sobre la situación en que nos encontramos sobre el documento, nos indica el número de página actual, sección, posición actual del cursor, etc. A la derecha de la barra de estado puede ver los Botones de las vistas del documento, que proporcionan diversas formas de ver el documento. 19

70 Word 2010 También a la derecha de esta barra dispone de la herramienta zoom, que permitirá establecer el nivel de zoom con el que podrá ver el documento. 4. La cinta de opciones La cinta de opciones está integrada por fichas para acceder de forma rápida a los grupos de opciones que, a su vez, nos permitirán usar las tareas más comunes, que con toda seguridad utilizaremos durante el desarrollo del texto. Si colocamos el puntero del ratón sobre un botón y lo mantenemos durante un breve tiempo, aparecerá un mensaje que indica la funcionalidad del mismo. De este modo, conseguirá una pequeña ayuda de lo que hace cada uno de los botones. La ficha Inicio, como su nombre indica, reúne una colección de botones cuyas acciones son diversas pero de uso frecuente, las cuales se pueden encontrar en cualquier procesador de textos. Entre estas podemos encontrar el portapapeles, las opciones de trabajo con fuentes y párrafos, los diferentes estilos y las opciones de edición. Para acceder a otras funciones tan solo deberá cambiar la ficha activa pulsando sobre el nombre de la misma. Podrá acceder al cuadro de diálogo de las opciones deseadas si bajo un grupo aparece el siguiente icono: 20

71 U.D. 1 Introducción a Word 2010 Esto hará que aparezca la ventana o cuadro de diálogo asociado al grupo seleccionado. Cuando una opción o botón aparece sin resaltar significa que está inhibida y, por tanto, no puede ser seleccionada en ese momento. Otra forma de acceder a las opciones de Word es a través del teclado, bastará con que pulsemos la tecla [Alt] y a continuación la letra del menú que aparece resaltada en pantalla. Por ejemplo, si pulsa la tecla [Alt] aparecerán resaltadas todas las teclas de método abreviado, la ficha Inicio tiene la letra O resaltada, de este modo, pulsando simultáneamente la combinación de teclas [Alt + A] abriremos dicho menú. Una vez abierto dicha ficha podrá continuar seleccionando las opciones mediante las letras que vayan apareciendo resaltadas y ejecutarlas pulsando la tecla [Enter]. También puede utilizar combinaciones de teclas para acceder directamente a las operaciones más utilizadas. Suelen ser siempre la tecla [Ctrl] (control) más otra tecla. Por ejemplo, para ordenar imprimir se utiliza la combinación [Ctrl + P], y para copiar un texto seleccionado se usa [Ctrl + C]. No obstante, puede consultar dichas combinaciones en la ayuda de Word. Cuando pulsamos con el botón derecho del ratón sobre el área de escritura o cualquier otro elemento (barra de herramientas, barra de título) aparecen unos menús denominados menú contextual o menú emergente. Estos menús contienen los comandos más comunes utilizados sobre el elemento al que están asociados. 21

72 Word 2010 Con el fin de conocer el estado de las opciones seleccionables en el menú, así como su funcionamiento, se describen a continuación los símbolos que podemos encontrar en los menús y su significado: Marca de verificación: aparecen dentro de un recuadro donde se agrupan varias opciones y señala la que está seleccionada. Podremos seleccionar más de una opción al mismo tiempo. Triángulos: este símbolo aparece al lado de algunos comandos de menú e indica que la opción dispone de un submenú con varias entradas más. No es necesario hacer clic para que se despliegue el submenú, bastará con que sitúe el puntero del ratón sobre la opción con el triángulo y se abrirá automáticamente. 22

73 U.D. 1 Introducción a Word 2010 Puntos suspensivos: cuando en un menú se incluye un comando que va acompañado de tres puntos suspensivos significa que al seleccionar esa opción se abrirá un cuadro de diálogo. Para que el programa continúe trabajando, será necesario primero escoger alguna opción a través de ese cuadro. 5. Composición y descripción del teclado El teclado de un ordenador se asemeja bastante al de una máquina de escribir tradicional. La parte principal del teclado es la que contiene las letras y los números. La disposición de las teclas suele seguir el estándar QWERTY, si se fija este nombre indica el orden de las teclas contenidas en la segunda fila del teclado, leídas de izquierda a derecha, aunque según el lugar pueden existir otras disposiciones distintas. Además de esta zona principal, en el teclado del ordenador se distinguen otras zonas de teclas: Teclas de función: estas teclas están dispuestas en una única fila de doce teclas situada en la parte superior del teclado. Estas teclas, según el programa que estemos utilizando, realizarán una tarea u otra. 23

74 Teclado numérico: esta zona contiene los números y algunos símbolos matemáticos. Esta se utiliza para introducir números y realizar operaciones con una gran rapidez. Esta parte del teclado cuenta con una doble función, ya que pulsando la tecla [BloqNum] podemos conmutar a modo de desplazamiento del cursor. Zona de desplazamiento: estas teclas se encuentran entre el teclado de letras y el teclado numérico. La función de estas es el desplazamiento del cursor por la pantalla. De esta forma, con las flechas podremos movernos hacia arriba, abajo, izquierda y derecha. Y con el grupo superior y, dependiendo de la aplicación, podremos movernos por páginas enteras con solo pulsar una tecla o situarnos al principio o final de un párrafo.

75 U.D. 1 Introducción a Word 2010 Ejercicios de repaso y autoevaluación 1. Qué tipo de programa es Microsoft Word 2010? 2. Qué elemento de la ventana de Microsoft Word nos muestra información sobre la situación en que nos encontramos sobre el documento? 3. Cuándo se despliega un menú contextual? 4. Indique tres formas de acceder al comando Imprimir. 5. Suponga que desea cambiar los márgenes de la página actual. Qué elemento permite realizar esta operación? 6. Haga lo necesario para entrar en Microsoft Word. 7. Haga lo que crea conveniente para minimizar la ventana del programa. 8. Haga lo que crea conveniente para maximizar de nuevo la ventana del programa. 9. Haga lo necesario para salir de Microsoft Word. 25

76 PowerPoint 2010 Julio Vílchez Beltrán ic editorial

77 Editado por: INNOVACIÓN Y CUALIFICACIÓN, S.L. Avda. El Romeral, 2. Polígono Industrial de Antequera ANTEQUERA, Málaga Teléfono: Fax: Correo electrónico: iceditorial@iceditorial.com Internet: PowerPoint 2010 Autor: Julio Vílchez Beltrán 1ª Edición De la edición INNOVA 2011 INNOVACIÓN Y CUALIFICACIÓN, S.L. ha puesto el máximo empeño en ofrecer una información completa y precisa. Sin embargo, no asume ninguna responsabilidad derivada de su uso, ni tampoco la violación de patentes ni otros derechos de terceras partes que pudieran ocurrir. Mediante esta publicación se pretende proporcionar unos conocimientos precisos y acreditados sobre el tema tratado. Su venta no supone para INNOVACIÓN Y CUALIFICACIÓN, S.L. ninguna forma de asistencia legal, administrativa ni de ningún otro tipo. Reservados todos los derechos de publicación en cualquier idioma. Según el Código Penal vigente ninguna parte de éste o cualquier otro libro puede ser reproducida, grabada en alguno de los sistemas de almacenamiento existentes o transmitida por cualquier procedimiento, ya sea electrónico, mecánico, reprográfico, magnético o cualquier otro, sin autorización previa y por escrito de INNOVACIÓN Y CUALIFICACIÓN, S.L.; su contenido está protegido por la Ley vigente que establece penas de prisión y/o multas a quienes intencionadamente reprodujeren o plagiaren, en todo o en parte, una obra literaria, artística o científica. ISBN: Depósito Legal: MA Impresión: Antakira Grafic Impreso en Andalucía - España

78 Índice Unidad Didáctica 1 Introducción a PowerPoint 1. Qué es PowerPoint? 9 2. Elementos que componen una presentación Entrar y salir del programa La ventana de PowerPoint 15 Ejercicios de repaso y autoevaluación 23 Unidad Didáctica 2 Operaciones básicas 1. Crear una presentación Guardar una presentación Abrir y cerrar una presentación existente Modos de visualización 40 Ejercicios de repaso y autoevaluación 47 Unidad Didáctica 3 Trabajar con diapositivas 1. Insertar y eliminar diapositivas Desplazamiento a través de una diapositiva Copiar una diapositiva Mover diapositivas Reglas, cuadrículas y guías Diapositivas patrón 64 Ejercicios de repaso y autoevaluación 71 Unidad Didáctica 4 Creación de presentaciones 1. Crear una presentación mediante plantillas Cambiar la apariencia a la presentación Paleta de colores Fondos de diapositivas Ejecución de una presentación 89 3

79 6. Imprimir presentaciones 91 Ejercicios de repaso y autoevaluación 99 Unidad Didáctica 5 La ayuda de Office 1. La Ayuda de Office 103 Ejercicios de repaso y autoevaluación 107 Unidad Didáctica 6 Gestión de objetos 1. Seleccionar y mover objetos Copiar objetos Distancia entre objetos y modificaciones de tamaño Girar y voltear Alinear, distribuir y ordenar objetos Formato de objetos Eliminar objetos 141 Ejercicios de repaso y autoevaluación 143 Unidad Didáctica 7 Trabajar con texto 1. Insertar y modificar texto Tipos de letra Alineación, justificación y espaciado entre líneas Formato para el cuadro de texto o para el marcador de posición de texto Efectos especiales: WordArt Numeración y viñetas Corrector ortográfico 174 Ejercicios de repaso y autoevaluación 177 Unidad Didáctica 8 Insertar imágenes, fotografías, formas y gráficos 1. Insertar imágenes, fotografías, formas y gráficos Ficha formato imagen 199 Ejercicios de repaso y autoevaluación 203 Unidad Didáctica 9 Creación de presentaciones avanzadas 1. Inserción de audio Inserción de videoclips Inserción de tablas y otros documentos Inserción de fecha y hora 231 4

80 5. Inserción de organigramas Animaciones Transiciones 242 Ejercicios de repaso y autoevaluación 245 Unidad Didáctica 10 Formatos para diapositivas 1. Configurar página Encabezados, pies y numeración de diapositivas Comentarios Presentación de funciones en pantalla 256 Ejercicios de repaso y autoevaluación 259 Unidad Didáctica 11 Otras herramientas para las presentaciones 1. Creación de notas para el orador Configurar presentaciones Presentaciones personalizadas Empaquetar para cd-rom Botones de acción Búsqueda y reemplazo automático de datos Crear un álbum de fotografías 280 Ejercicios de repaso y autoevaluación 285 5

81

82 Unidad Didáctica 1 Introducción a PowerPoint

83 Contenido 1. Qué es PowerPoint? 2. Elementos que componen una presentación 3. Entrar y salir del programa 4. La ventana de PowerPoint

84 U.D. 1 Introducción a PowerPoint 1. Qué es PowerPoint? De todas las funciones para las que es útil un PC, quizá las relacionadas con la multimedia (creación de imágenes, sonidos y combinación de estos elementos) son las que más llaman la atención. Y es que en la actualidad lo que verdaderamente predomina en el mercado es todo lo relacionado con la multimedia. Hoy en día, gracias a los sistemas informáticos y programas de los que disponemos, pueden crearse imágenes sencillas o diseñarse secuencias completas de imágenes cinematográficas. Pero una parte especial del tratamiento de imágenes es la que está formada por los programas de presentación, que mezclan esas imágenes con texto y sonidos para la exposición de datos en salas con un público más o menos amplio. PowerPoint, de la compañía Microsoft, es uno de los programas de presentación más extendidos en la actualidad. Al venir integrado en el paquete Microsoft Office, podemos aprovechar las ventajas que ofrecen estos elementos para la realización de presentaciones verdaderamente profesionales. Con PowerPoint podemos crear todo tipo de presentaciones: diapositivas estándar de 35mm, transparencias, documentos impresos para los asistentes a la presentación, así como notas y esquemas para el presentador. Además, incluso podremos introducir sonidos, imágenes, animaciones, vídeo, etc. PowerPoint se puede considerar como una aplicación multimedia, ya que, como se acaba de comentar, permite incluir sonidos, imágenes y vídeo. También podremos crear presentaciones que se ejecuten de forma automática, incluir diversos efectos especiales, e incluso ejecutar las presentaciones en un orden aleatorio al preestablecido. 9

85 PowerPoint Elementos que componen una presentación Antes de nada, debemos conocer los elementos que componen una presentación en PowerPoint. El conjunto global de una presentación puede dividirse en varias partes, que servirán de ayuda al orador: Diapositivas. Las diapositivas son los elementos fundamentales que constituyen la presentación. Son cuadros de información que se van sucediendo de forma secuencial durante la ejecución de la presentación. Pueden contener títulos, textos, gráficos, objetos dibujados, formas geométricas y demás aplicaciones. Esquemas. Las diapositivas se pueden agrupar por temas, que constituyen el contenido completo. El esquema de la presentación muestra todos los temas, así como las diapositivas que contiene cada uno. Los esquemas son útiles para organizar las ideas en la fase inicial de preparación, para introducir el texto, para distribuirlo en distintas diapositivas, etc. Notas. Podemos generar anotaciones que el orador puede utilizar para guiarse durante la presentación. Generalmente, suelen ser notas aclaratorias, ya que, como guía, tenemos los esquemas. 10

86 U.D. 1 Introducción a PowerPoint Una vez sabemos los elementos que componen una presentación, veamos un ejemplo de cómo se trabaja con diapositivas. En la siguiente figura se muestra un ejemplo de presentación en PowerPoint. Como podemos observar en la figura anterior, la presentación está compuesta por varias diapositivas, cuyo título se muestra en el esquema de la parte izquierda de la ventana de PowerPoint. En este mismo esquema podemos ver cómo se titula cada una de las diapositivas. Asimismo, podemos ver las notas que el creador de las diapositivas ha insertado. 11

87 PowerPoint 2010 El modo de desplazarnos entre las diapositivas y los modos de visualización se verá en el siguiente tema. Asimismo, el diseño de los distintos elementos de la diapositiva lo iremos viendo a lo largo del curso. No obstante, la verdadera potencia de PowerPoint, como veremos más adelante, está en que si ejecutamos la presentación, presentará el siguiente aspecto: Como podemos comprobar, el diseño ocupa la pantalla del ordenador por completo. Si en la sala de exposición disponemos de un cañón o reproductor multimedia, podremos mostrar las imágenes en una pantalla, dando una calidad muy profesional a nuestra presentación. Asimismo, una presentación puede contener más de una diapositiva. Por ejemplo, en el caso que nos ocupa, si una vez ejecutada la presentación hacemos clic en ella, esta pasará a la siguiente diapositiva. De esta forma, nos moveremos a través de las diapositivas que componen nuestra presentación. 3. Entrar y salir del programa El primer paso para comenzar a trabajar con un programa es entrar dentro de él, es decir, ejecutarlo para que comience a funcionar. 12

88 U.D. 1 Introducción a PowerPoint Podremos entrar a PowerPoint accediendo al menú Todos los programas a través del botón Iniciar, situado generalmente en la esquina inferior izquierda de la pantalla, y hacer clic en la opción Microsoft PowerPoint. Puede ocurrir, debido a la configuración que tenga Windows en nuestro ordenador, que no se encuentre la opción Microsoft PowerPoint directamente en el menú Todos los programas, por lo que tendremos que abrir el submenú Microsoft Office para llegar a la opción deseada. Otra forma de arrancar PowerPoint es haciendo doble clic sobre el icono de acceso directo que se encuentra en el escritorio, siempre que dispongamos de él. 13

89 PowerPoint 2010 Entremos en PowerPoint del modo que entremos, se ejecutará el programa y, tras ver el logotipo de PowerPoint, nos encontraremos ante la pantalla de edición, en la que podremos comenzar a trabajar. El proceso contrario a la entrada en el programa será la salida, es decir, llegará un momento en el que deseemos dejar de trabajar con él, bien para seguir trabajando con otras aplicaciones o bien para cerrar Windows y desconectar el ordenador. Para salir de Microsoft PowerPoint podemos utilizar diferentes alternativas: 1. Seleccionar la opción Cerrar de la ficha Archivo. 2. Utilizar el botón Cerrar de la barra de título. 3. Pulsar la combinación de teclas [Alt + F4]. Si, al cerrar el programa, no hemos guardado los cambios efectuados en la presentación, nos preguntará si queremos guardarlos o incluso nos puede llegar a mostrar el cuadro de diálogo asociado al menú Guardar, en el caso de no haberlo guardado anteriormente. 14

90 U.D. 1 Introducción a PowerPoint 4. La ventana de PowerPoint Una vez abierto el programa aparece directamente la ventana de Microsoft PowerPoint, como la que a continuación se muestra: A continuación se comentarán cada una de las partes que componen la ventana de PowerPoint. La Barra de Título contiene el nombre de la presentación sobre la que se está trabajando actualmente, precedido de Microsoft PowerPoint. PowerPoint utiliza por defecto como nombre temporal Presentación1 (dependiendo de las que hayamos creado) hasta que sea guardada y le asignemos el nombre deseado. Además de visualizar el nombre de la presentación activa, la barra de Título contiene, a su vez, otros componentes: 15

91 PowerPoint 2010 El botón Minimizar. Haciendo clic sobre este botón, conseguiremos que la ventana del programa se oculte en la barra de Tareas (situada en la parte inferior de la pantalla del ordenador y contiene el botón Inicio, una serie de botones con las aplicaciones que tengamos abiertas y otros componentes). El botón Maximizar. Haciendo clic sobre este botón la ventana adquirirá su valor máximo, adaptándose a los márgenes de la pantalla. Una vez que la ventana está maximizada, este botón desaparece y en su lugar aparece el botón Restaurar, el cual recupera el tamaño original de la ventana, es decir, el tamaño que tenía antes de ser maximizada. El botón Cerrar. La utilidad de este botón es la de cerrar PowerPoint XP. La Cinta de opciones aparece debajo de la barra de títulos, y muestra las opciones principales del programa. Los grupos de opciones están formados por una serie de botones que permiten realizar rápidamente las tareas más usuales. Cada botón tiene una tarea asociada. Dichas tareas se pondrán en funcionamiento al pulsar sobre el botón correspondiente, por ejemplo agregar una diapositiva a una presentación, basta con hacer clic sobre el botón nueva diapositiva. De esta forma resulta más cómoda y rápida la creación de la nueva diapositiva. La cinta de opciones está integrada por fichas para acceder de forma rápida a los grupos de opciones que, a su vez, nos permitirán usar las tareas más comunes, que con toda seguridad utilizaremos durante el desarrollo de la presentación. Si colocamos el puntero del ratón sobre un botón y lo mantenemos durante un breve tiempo, aparecerá un mensaje que indica la funcionalidad 16

92 U.D. 1 Introducción a PowerPoint del mismo. De este modo, conseguirá una pequeña ayuda de lo que hace cada uno de los botones. La ficha Inicio, como su nombre indica, reúne una colección de Grupos de comandos cuyas acciones son diversas, pero de uso frecuente. Entre estas podemos encontrar el portapapeles, las opciones de las diapositivas con fuentes y párrafos, los diferentes dibujos y las opciones de edición. Para acceder a otras funciones, tan solo deberá cambiar la ficha activa pulsando sobre el nombre de la misma. Podrá acceder al cuadro de diálogo de las opciones deseadas si bajo un grupo aparece el icono. Esto hará que aparezca la ventana o cuadro de diálogo asociado al grupo seleccionado. Cuando una opción o botón aparece sin resaltar significa que está inhibida y, por tanto, no puede ser seleccionada en ese momento. Otra forma de acceder a las opciones de PowerPoint es a través del teclado. Bastará con que pulsemos la tecla [Alt] y, a continuación, elegiremos la letra o número que nos interese entre los que aparecen resaltados en pantalla. Estas letras o números sobre un cuadradito blanco se denominan IDENTIFICADO- RES DE SUGERENCIAS DE TECLAS. Las letras aparecerán para las fichas de la Cinta de Opciones y los números aparecerán para la Barra de herramientas de acceso rápido. La ficha Inicio tiene la letra O resaltada. De este modo, pul- 17

93 PowerPoint 2010 sando la tecla O abriremos dicha ficha. Una vez abierta dicha ficha, podrá continuar seleccionando las opciones mediante las letras que vayan apareciendo resaltadas. También puede utilizar combinaciones de teclas para acceder directamente a las operaciones más utilizadas. Suelen ser siempre la tecla [Ctrl] (control) más otra tecla. Por ejemplo, para ordenar imprimir se utiliza la combinación [Ctrl + P]; y para copiar un texto seleccionado se usa [Ctrl + C]. No obstante, puede consultar dichas combinaciones en la ayuda de PowerPoint. Cuando pulsamos con el botón derecho del ratón sobre el área de trabajo o cualquier otro elemento (barra de herramientas, barra de título) aparecen unos menús denominados menú contextual o menú emergente. Estos menús contienen los comandos más comunes utilizados sobre el elemento al que están asociados. Con el fin de conocer el estado de las opciones seleccionables en el menú, así como su funcionamiento, se describen a continuación los símbolos que podemos encontrar en los menús y su significado: Marca de verificación. Aparece dentro de un recuadro donde se agrupan varias opciones y señala la que está seleccionada. Podremos seleccionar más de una opción al mismo tiempo. 18

94 U.D. 1 Introducción a PowerPoint Triángulo. Este símbolo aparece al lado de algunos comandos de menú e indica que la opción dispone de un submenú con varias entradas más. No es necesario hacer clic para que se despliegue el submenú, bastará con que sitúe el puntero del ratón sobre la opción con el triángulo y se abrirá automáticamente. Puntos suspensivos. Cuando en un menú se incluye un comando que va acompañado de tres puntos suspensivos significa que, al seleccionar esa opción, se abrirá un cuadro de diálogo. Para que el programa continúe trabajando, será necesario primero escoger alguna opción a través de ese cuadro. La barra de herramientas de acceso rápido se encuentra en la parte superior izquierda de la barra de título. En esta se muestran las opciones que más se utilizan durante la utilización del programa. Puede cambiar las opciones que aparecen en la barra de herramientas de acceso rápido, seleccionando cualquiera de las opciones que aparecen en el menú Personalizar barra de herramientas de acceso rápido que se encuentra a la derecha de la barra. 19

95 PowerPoint 2010 Para añadir una opción a la barra deberá seleccionar cualquiera de las opciones que no tenga la marca de verificación activada. Las opciones que tienen activada la marca de verificación indican que ya aparecen en la barra de herramientas de acceso rápido. Podrá hacer que esta barra se muestre debajo de la cinta de opciones seleccionando la opción llamada del mismo modo. Cabe destacar en esta cinta una novedad de PowerPoint 2010 y es la ficha Archivo. Al hacer clic sobre ella aparecerá la Vista Backstage, con una serie de opciones a través de las cuales podremos realizar operaciones con los archivos, imprimir, prepararlos para su posterior impresión y enviarlos a un destinatario de correo electrónico, entre otras opciones que iremos viendo más adelante. 20

96 U.D. 1 Introducción a PowerPoint El Panel Diapositiva es el espacio que aparece en el centro de la ventana y es donde diseñaremos la presentación. Las Barras de desplazamiento son pulsadores móviles que aparecen en los bordes de la ventana y que nos permiten deslizarnos entre las diapositivas cuando no es posible visualizar todo su contenido en pantalla. Se ubican, según sea necesario, en la parte inferior derecha y en la parte derecha de la ventana. El Panel de Fichas Diapositivas y Esquemas muestra los títulos de las diapositivas que vamos creando con su número, e incluso puede mostrar las diapositivas en miniatura si seleccionamos la pestaña Diapositivas. 21

97 PowerPoint 2010 La barra de estado es la que aparece en la parte inferior de la ventana y muestra el estado de la presentación. PowerPoint irá presentando mensajes en ella, indicándonos las acciones que se están realizando o información de otro tipo. 22