CONFIGURANDO FORMATOS DE COMPROBANTES

Transcripción

1 CONFIGURANDO FORMATOS DE COMPROBANTES Para configurar el formato de Comprobantes es importante tener conocimientos básicos de edición de datos, o ser al menos Usuario de MS Word, MS Excel o algún tipo de programa que permita operar con datos, cambiar tipos de fuentes, mover campos de lugar, etc. Contar con cierta experiencia, facilita mucho la tarea del desarrollo de un formato de algún tipo de comprobante. Para facilitar la generación de un nuevo comprobante, y si no se cuenta con demasiada experiencia, es preferible comenzar utilizando un formato existente. Los formatos de comprobantes se encuentran siempre localizados en la carpeta FORMATOS dentro de la carpeta de instalación del sistema. Un Formato se encuentra comprendido por dos archivos: uno de extensión FRT y otro de extensión FRX. Ambos archivos son necesarios para poder ser utilizados dentro de la aplicación. Ingresaremos entonces con el explorador de Windows a la carpeta FORMATOS, dentro de la carpeta de instalación del sistema y copiaremos y pegaremos los dos archivos en los cuales vamos a basar nuestro nuevo formato. En nuestro ejemplo vamos a renombrar el formato recibografico.frt y recibografico.frx y para hacerlo simplemente los marcaremos, los copiaremos y los pegaremos en la misma carpeta para poder luego renombrarlos. En nuestro ejemplo, cambiaremos el nombre del formato a institutomodelo, y para hacerlo presionaremos F2 sobre el archivo marcado o haremos click derecho, cambiar nombre.

2 Ahora si tendremos entonces los archivos necesarios para basar nuestro nuevo formato. Ingresaremos a la aplicación, y ejecutaremos la opción de EDICION DE FORMATO que puede variar su ubicación de acuerdo a la aplicación en ejecución. Normalmente puede encontrarse en HERRAMIENTAS / EDITAR FORMATOS o en el caso de sistemas más específicos en otras ubicaciones como por ejemplo dentro del formulario de COLEGIOS en SIMPLE College. Al presionar sobre el botón de edición del formato nos vamos a encontrar con el editor de formatos, el cual se verá asi: Para trabajar en forma más cómoda, lo ideal es maximizar el área de trabajo, del formulario a editar y anclar la barra de Controles de Informes. Para hacerlo haremos click en el botón maximizar del formulario principal y del formulario que contiene el formato a editar y doble click sobre el título de la barra de Controles de Informes. Tras hacerlo deberíamos tener algo asi:

3 Aquí vamos a encontrar nuestro formato o informe, separado en 3 grupos principales: Encabezado de Página, Detalles, y Pie de Página. Encabezado de Página: Es la cabecera del formato y la que contiene los datos fijos de comprobante que no tiene relación con la cantidad de ítems que lo componen. Estos datos variarán de acuerdo a cada comprobante en particular, pero las posiciones ocupadas por los campos serán siempre las mismas. Detalles: Son los distintos ítems que componen al comprobante y que harán que el mismo se vea con más o menos campos llenos. Pie de Página: Es el final del comprobante de ancho fijo y ubicado siempre en la misma posición. Al ser comprobantes de Informes para Windows, los formatos tienen tamaños pre establecidos como Carta, A4, Oficio, etc. El formato será ocupado por un tamaño y posición fija en el Encabezado de Página y un tamaño y posición fija para el Pié de Página. El espacio entre ambos podrá ser ocupado por el detalle. Para poder variar el tamaño del formato, será necesario ingresar en la opción INFORME / PROPIEDADES

4 Dentro de Propiedades, en CONFIGURAR PÁGINA Y ahí seleccionar entre los formatos ofrecidos por Windows

5 Los datos del comprobante están indicados por campos. Cada campo devuelve un dato específico y es establecido por la aplicación. Los campos pueden variarse en tamaño, moverse o editarse. Para cambiar el tamaño de un campo, haga click sobre el y luego click sobre el lado a modificar Al igual que en cualquier editor, si se desea mover de lugar el campo para que figure en otro lado, simplemente se deberá hacer click y mantenerlo presionado en el medio del campo y moverlo hacia donde se desee colocar, soltándolo en su lugar de destino. Para ajustes pequeños de posición, es preferible hacer un click sobre el campo para marcarlo y utilizar el cursor para moverlo hacia el lado que corresponda. Para editar un campo, será necesario hacer doble click sobre el Se abrirá entonces una ventana de Expresión de informe donde podrá modificarse el contenido. Las expresiones utilizadas hacen referencia a los datos dentro de tablas o a variables utilizadas por el sistema. Es importante que se tenga en cuenta no utilizar expresiones que el sistema no podrá procesar, porque originaría errores en la aplicación. Los datos fijos dentro del formulario se colocan con Etiquetas. Las etiquetas nos permiten colocar información que no variará, como en nuestro ejemplo se encuentran aplicadas a: Sr., Domicilio, Alumno, Curso, etc.

6 En el caso que quisiésemos agregar o editar una Etiqueta, simplemente deberemos seleccionar la herramienta correspondiente de la barra de herramientas Y mover el cursor hacia donde queramos insertar un texto, haciendo click para fijarlo en su posición y escribiendo el texto a insertar. Veamos un Ejemplo. Vamos a colocar un Encabezado de Texto que contenga el Nombre del Colegio y los datos fijos. Para hacerlo, primero debemos eliminar el campo gráfico predeterminado en nuestro formato ejemplo para el logo. Seleccionamos entonces la herramienta seleccionar objetos Hacemos click sobre el campo ole destinado al logo Y presionaremos la tecla SUPR (suprimir) para eliminarlo

7 Nos quedará entonces el lugar disponible para que coloquemos el texto correspondiente a nuestro encabezado. Para comenzar seleccionaremos la herramienta etiqueta y lo posicionaremos donde queramos colocar nuestro encabezado Una vez asignado el texto, podremos mejorarlo cambiando la alineación, el tipo de letra, tamaño y color en la opción FORMATO del Menú.

8 De esta manera iremos dándole forma a nuestro encabezado completando el resto de los datos de idéntica manera.

9 Eventualmente puede ser necesario modificar el tamaño destinado al Encabezado o al Pié de Página. Para hacerlo, deberá hacer click y mantenerlo presionado sobre las barra correspondiente al grupo a modificar y moverlo hacia donde corresponda. Ahora ya disponemos de mayor espacio para el encabezado y podremos seleccionar, mover, cambiar tamaño y hacer lo que sea necesario para que el encabezado quede como pretendemos que nos quede. Este es nuestro ejemplo una vez que lo finalizamos utilizando herramientas y procedimientos explicados en este tutorial.

10 Para grabar los cambios al nuevo formato, será necesario hacer click en el botón de cerrar del formato (Atención! No en el botón de cerrar el editor, sino se corre el riesgo de perder los cambios realizados). Al hacerlo, el sistema nos abrirá la ventana de diálogo que nos permitirá grabar los cambios del formulario modificado Presionaremos entonces en la opción si y ya tendremos nuestro nuevo formato editado y grabado, al cual podremos ingresar las veces que sea necesario para hacer los ajustes que se consideren necesarios.