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1 RELEASE NOTES CSS Business Intelligence Version Build Spanish Version English Version

2 Change Log / Detalle de Cambios Revision Date Description Owner Jul- Document Creation / Creación del Mastel Documento ago Document review Daryl Gabin Page 2 of 21

3 Index / Indices Change Log / Detalle de Cambios... 2 Introduction... 4 New in CSS BI New Settings in the Configuration... 5 HOME > New Access Screen... 5 HOME > CSS BI Dashboard... 7 HOME > CSS BI Dashboard - Budget BACK OFFICE > Filter active articles in cost price chart SPA > Adjustments on average number of daily treatments by hour and day Introducción Nuevo en CSS BI Ajustes en la configuración HOME > Nueva pantalla de inicio HOME > CSS BI Dashboard HOME > CSS BI Dashboard - Presupuestos BACK OFFICE > Filtrar artículos activos en tabla de precios de coste 20 SPA > Ajustes en el gráfico de Nº medio de tratamientos por hora y día Notice: All information contained in this document and any video are in English and are owned by Conceptek SA. The information contained herein may not be applicable to all CSS customers depending on the configuration of the property or the installed modules. Aviso: Toda la información contenida en este documento, así como cualquier video están en ingles y son propiedad de Conceptek S.A. La información contenida en este documento puede no ser aplicable a todos los clientes de CSS dependiendo de la configuración de la propiedad o los módulos instalados. Page 3 of 21

4 Introduction Although a new version of CSS BI was made available recently, we are pleased to announce the Release of version This new version includes important functionality sought after by many customers, a Dashboard that consolidates key business indicators in order to allow the user a quick overview of the business status. In addition, we have included two additional improvements that optimize CSS BI management module. These Release Notes summarize the new features and includes links to video demos that explain and demonstrate the new features. These links are underlined and provide direct access the respective video. For more information about CSS Business Intelligence, contact your local provider or Concept Software Systems. We hope you enjoy the new features of CSS BI version Sincerely, Mastel and Concept Software Team Page 4 of 21

5 New in CSS BI New Settings in the Configuration The new version includes internal improvements that involve updating the following configuration files. Update Translation Dictionary file as it has added new features and translations. Install CSS BI Budget 2013.xls file in the same path as css business intelligence.qvw file. When begin the year 2014, the customer must create a new file with the format "CSS BI Budget 2014.xls" without deleting the file from 2013 that will keep the data for that year. HOME > New Access Screen The CSS BI HOME screen in this new version has a new format. Access to the different modules and the new Dashboard is available through this new format. Page 5 of 21

6 Additionally, we have developed three new accesses. Online Bookings: In this new option shortly will include information on the management of reservations through Concept Online module that will be released later this year. This new module will be offered as a service (SaaS) and will provide online booking for golf and spa with Plug & Play format. Custom Development: Following the strategy of covering each and every customer needs, CSS BI includes the ability to design your own indicators or KPI for each client, for their specific business intelligence. For personalized information access, we have created this access and will only be available for customers who choose to create their custom KPI. Hotel Dashboard: The great interest shown in the CSS BI module and the need for some customers to expand their scope of business analysis has enabled Mastel, Conceptek partner, to design a Hotel and Resort Business Intelligence which can be accessed from CSS BI. With this option, the customer will be able to analyze not only its golf and spa business, but also the hotel or hotel group to which it belongs. This access allows you to open the Business Intelligence which develops and analyzes this part of the client's business. NOTE: The licensing and development of Hotel BI or Resort BI is independent of CSS BI licenses, and should be analyzed and developed as a separate project. For more information, contact Concept Software Systems or Mastel Technological Hotel Consultants ( The following video shows the new HOME page. Video: Page 6 of 21

7 HOME > CSS BI Dashboard The new CSS BI Dashboard is intended to provide a first insight into business performance. To access the new Dashboard, you should be in the HOME of CSS BI module. If you are working in any other CSS BI tab, you must go to the HOME tab (click on the CSS Business Intelligence tab) and from there you can access the Dashboard. Clients TOP10 Page 7 of 21

8 There are a number of generic filters that let you view information throughout, or see only the data for the Shops, Spa, Golf or Membership movements. When a button is "greyed out" it means that no data is available for that module. All this information will be ruled by the buttons on Today, Month to Date and Year to Date. As can be seen, the Dashboard is divided into three distinct areas. At the top is a summary of the main indicators for the property. o The first column provides an overview of the previous day's customers comparing these data with the budget and the previous year (the same day). In addition, this information is also available for the month and year. o The second column shows the revenue, with the same comparative previously defined. o The third column shows the average revenue per customer with the options previously seen. There is also the option to include the property Budget as a reference for the management. To do so, should contact your CSS distributor or Concept Software Systems in order to assess the implementation and updating of data in CSS Business Intelligence module. Page 8 of 21

9 In the bottom of the Dashboard, we see two graphs. One for reservations and billing and other for TOP10 figures. These graphs will change as you toggle between other module Dashboard buttons at the top. o ALL will show a graph of historical billing the last 30 days, and TOP10 customer billing in the property. o POS will show the same graphics but restricted only to operations / stores. o MEMBERS will show a chart with new clients that have been created in the system the last 30 days and the TOP10 member revenue. o SPA will show reserves planned for the next 30 days and Spa TOP10 customer revenues. o GOLF will show reserves planned for the next 30 days and Golf TOP10 customer revenues. Clients TOP10 Finally, the right side of the Dashboard includes information on members and clients. o The top graph shows the percentage of members from the total customers of our database. o The bottom indicates how many new customers we have in the selected periods, the average above by total customers and revenues that have generated these new customers. Page 9 of 21

10 The following video includes detail how to manage the new options in the Dashboard. Video: HOME > CSS BI Dashboard - Budget CSS BI Dashboard allows the introduction of Budget information based on a template that we provide. With this new configuration, the property can enter its budget data based on the following variables: POS: Number of customers and revenue on the Retail (shops) revenue centers. MEMBERS: Number of customers invoiced (same data to ALL) SPA: Number of customers and treatments and leisure activities revenue. GOLF: Number of players and green fee revenue. To update the budget, you will need to access the file "CSS BI Budget 2013.xls" normally located in C: Concept/Business Intelligence. You only have to enter data in the "Enter Data" fields (yellow columns). The data entered in the "Enter Data" is automatically distributed daily based on the days of each month. Page 10 of 21

11 Total of each month will be introduced selecting each tab depending on the month you want to update (1 = January, 12 = December). Once all the data is available, these values appear in the Dashboard automatically to facilitate the comparison of the KPI s; daily, monthly and annual budget setting. The following video shows you how to set up the budget file. Video: BACK OFFICE > Filter active articles in cost price chart The functionality Cost Prices in the Back Office tab allows you to know the margins of products sold on the basis of cost price thereof. In previous versions already included the option to show or hide items that had cost price of zero (0). The new version similarly, can also display, or hide inactive items too. The following video shows that functionality. Video: Page 11 of 21

12 SPA > Adjustments on average number of daily treatments by hour and day In previous versions, this graph in the Spa tab showed the average number of treatments per hour and day of the week. The values showed in that graph were always equal to or lower than 1, so the graph did not provide a clear KPI to the user. Average With the new version, the graph shows the number of activities (not average) by hour and day of the week. Using date filters, we can obtain the desired KPI, offering more realistic information for Spa managers. Nº Activities The following video includes details on the adjustments. Video: Page 12 of 21

13 Introducción Aunque hace muy poco tiempo pusimos a su disposición una nueva versión de CSS BI, tenemos el placer de anunciar el Release de la versión Esta nueva versión incluye una funcionalidad demandada por muchos clientes, un panel de Control o Dashboard que consolidara los principales indicadores del negocio con la finalidad de permitir al usuario una visión rápida del estado del mismo. En breve descubrirán esta nueva opción. Además, se han incluido dos nuevas mejoras que vienen a optimizar la gestión del módulo CSS Business Intelligence. Este documento de Release Notes es un resumen de las nuevas funcionalidades de la versión. Incluye vínculos a los video demos que explican y demuestran las nuevas funcionalidades. Los links subrayados dan acceso directo a videos que le mostrarán una demo de la opción seleccionada. Para más información sobre CSS Business Intelligence, contacte con su proveedor de Concept Software Systems o con Mastel Consultoría Hotelera. Esperamos que disfruten de las nuevas funcionalidades de CSS BI versión Cordialmente, Mastel y Concept Software Page 13 of 21

14 Nuevo en CSS BI Ajustes en la configuración La nueva versión incluye nuevas pantallas y por tanto, nuevos términos dentro del módulo CSS BI. Estos cambios implican que la actualización del software vaya acompañada de los siguientes cambios. Actualizar el fichero de Translation Dictionary ya que se han incluido nuevas traducciones. Instalar el fichero CSS BI Budget 0000.xls en el mismo directorio que el fichero css business intelligence.qvw. Cuando comience el año 2104, habrá que crear un nuevo fichero con el formato "CSS BI Budget 2014.xls" sin borrar el fichero del 2013 que mantendrá los datos para dicho año. HOME > Nueva pantalla de inicio La pantalla principal de CSS BI tiene en esta nueva versión un nuevo formato. El acceso a los diferentes módulos y al nuevo Panel de Control o Dashboard se hace a través de este nuevo formato. Page 14 of 21

15 Adicionalmente, se han creado tres accesos nuevos. Reservas Online: En esta nueva opción, se incluirá en breve la información relativa a la gestión de reservas a través del modulo Concept Online que verá la luz a finales de año. Este nuevo módulo se ofrecerá como servicio (SaaS) y permitirá disponer de reservas online para golf y spa con un formato Plug & Play. Desarrollos a medida: Siguiendo con la estrategia de cubrir todas y cada una de las necesidades de los clientes, CSS BI incluye la posibilidad de diseñar indicadores o KPI propios para cada cliente, su Business Intelligence a la medida. Para acceder a la información personalizada, hemos creado este acceso que estará disponible solo para los clientes que optan por crear sus KPI personalizados. Hotel Dashboard: El gran interés mostrado por el módulo CSS BI y la necesidad de algunos clientes de ampliar el ámbito de análisis de su negocio ha permitido a Mastel, partner de Conceptek, diseñar un Business Intelligence hotelero al cual se puede acceder desde CSS BI. Con esta opción, el cliente podrá ser capaz de analizar no solo su negocio de golf y de spa, sino también el hotelero o el del grupo de hoteles al que pertenezca. Este acceso permite abrir el Business Intelligence donde se desarrolla y analiza esta parte del negocio del cliente. NOTA: El licenciamiento y desarrollo del Hotel BI o Resort BI es independiente a las licencias de CSS BI, y deberá ser analizado y desarrollado como un proyecto independiente. Para más información contacte con su proveedor de Concept Software Systems o con Mastel Consultoría Hotelera ( Video: Page 15 of 21

16 HOME > CSS BI Dashboard El nuevo panel de control de CSS BI está pensado para ofrecer una primera visión de la evolución del negocio. Para acceder al nuevo Dashboard, deberá estar en la HOME del módulo CSS BI. Si se encuentra trabajando en cualquier pestaña del CSS BI, deberá ir a la HOME (pulsando en la pestaña CSS Business Intelligence) y desde ahí podrá acceder al Dashboard. Page 16 of 21

17 Hay una serie de filtros genéricos que permiten ver información de todo el establecimiento, o ver solo los datos relativos a las tiendas, el Spa, Golf o los movimientos de socios. Cuando uno de los botones está en sombreado en gris significará que no hay datos de dicho módulo. Toda esta información se regirá además por los botones de Hoy, Mes en Curso y Año en Curso. Como se puede apreciar, el Dashboard se divide en tres zonas bien diferenciadas. En la parte superior, se muestra un resumen de los principales indicadores de la propiedad. o En la primera de las columnas, se ofrece una visión de los clientes del día previo comparando dichos datos con el Presupuesto y el año anterior (el mismo día). Además, esta información está disponible también para el mes y el año en curso. o La segunda columna muestra los ingresos, con las mismas comparativas que hemos definido anteriormente. o La tercera columna muestra el ingreso medio por cliente con las opciones vistas previamente. Se ha habilitado la opción de incluir el Presupuesto del establecimiento como referencia para los clientes. Para ello, deberán contactar con su distribuidor Concept Software Systems con la finalidad de valorar la implementación y actualización de sus datos en el módulo CSS Business Intelligence. Page 17 of 21

18 En la parte inferior del Dashboard, vemos dos gráficos. Uno de reservas y otro de facturación. Estos gráficos irán cambiando según seleccionamos uno u otro módulo con los botones del Dashboard de la parte superior. o ALL nos mostrará un gráfico del histórico de facturación de los últimos 30 días, y los TOP10 en facturación del establecimiento. o POS nos mostrará los mismos gráficos pero restringidos únicamente a las operaciones de las/las tiendas. o SOCIOS nos mostrará un gráfico con los nuevos clientes que se han creado en el sistema los últimos 30 días y el TOP10 de ingresos de los socios. o SPA nos mostrará las reservas previstas para los próximos 30 días y el TOP10 de ingresos de clientes de spa. o GOLF nos mostrará las reservas previstas para los próximos 30 días y el TOP10 de ingresos de clientes de golf. Por último, el margen derecho del Dashboard, incluye información relativa a los socios y clientes. o El gráfico superior nos muestra cual es el porcentaje de Socios entre el total de clientes de nuestra base de datos. o La parte inferior nos indica cuantos clientes nuevos tenemos en los periodos seleccionados, el volumen que suponen entre el total de clientes, y los ingresos que han generado esos nuevos clientes. Page 18 of 21

19 El siguiente video incluye detalladamente cómo se gestionan las nuevas opciones en el Dashboard. Video: HOME > CSS BI Dashboard - Presupuestos El panel de control de CSS BI permite la introducción automática del presupuesto en base a una plantilla que ponemos a su disposición. Gracias a esta nueva configuración, el establecimiento podrá introducir sus datos presupuestarios en base a las siguientes variables: POS: Número de clientes e ingresos en las tiendas del establecimiento. SOCIOS: Número de clientes que han facturado (mismo dato que ALL). SPA: Número de clientes e ingresos por tratamientos y actividades de ocio. GOLF: Número de jugadores e ingresos por green fee. Para actualizar los datos del presupuesto, se tendrá que acceder al fichero CSS BI Budget 2013.xls situado normalmente en C: Concept/Business Intelligence. Solo se tendrán que introducir los datos en la columna Enter Data (columnas amarillas). Los datos introducidos en la columna Enter Data se distribuirán diariamente de manera automática en base a los días de cada mes. Page 19 of 21

20 Los totales se introducirán mes a mes seleccionando cada pestaña según el mes que desee actualizar (1 = Enero, 12 = Diciembre). Una vez introducidos todos los datos, estos valores aparecerán en el Dashboard de manera automática para facilitarle la comparación de sus indicadores diarios, mensuales y anuales con el presupuesto del establecimiento. El siguiente video les muestra como preparar el fichero de presupuestos. Video: BACK OFFICE > Filtrar artículos activos en tabla de precios de coste La funcionalidad Precios de Coste de la pestaña del Back Office permite conocer los márgenes de los productos vendidos en base a los precios de coste de los mismos. En versiones previas ya se incluía la opción de mostrar u ocultar aquellos artículos que tenían precio de coste igual a cero (0). La nueva versión posibilita además, mostrar u ocultar los artículos activos, o todos los artículos (incluyendo los que no están activos). El siguiente video les muestra dicha funcionalidad. Video: Page 20 of 21

21 SPA > Ajustes en el gráfico de Nº medio de tratamientos por hora y día En versiones previas, el este gráfico de la pestaña de Spa mostraba la media de actividades por hora y día de la semana. Los valores que mostraba dicho gráfico eran siempre iguales o mejor a 1, por lo que dicho gráfico no ofrecía un indicador claro para el usuario. Promedio Con la nueva versión, el gráfico muestra el número de actividades por hora y día de la semana. Usando los filtros de fechas, podemos obtener los indicadores deseados, ofreciendo información más realista para los responsables del Spa. Nº Actividades El siguiente video le muestra la nueva funcionalidad. Video: Page 21 of 21