1. INTRODUCCIÓN 2 2. EVERDRIVE LITE 3 3. SINCRONIZADOR DE EVERDRIVE 4 4. VISTA GENERAL DE LAS OPCIONES DE LA APLICACIÓN 5

Transcripción

1 Aplicación everdrive: Usuario Resumen Funcionalidades disponibles en la aplicación Registro de Modificaciones Versión Descripción [o descripción de cambios] Autor Fecha creación Aprobado por Fecha aprobación 1.0 Versión inicial everisit 20/03/ Versión everisit 15/10/2013 Contenido 1. INTRODUCCIÓN 2 2. EVERDRIVE LITE 3 3. SINCRONIZADOR DE EVERDRIVE 4 4. VISTA GENERAL DE LAS OPCIONES DE LA APLICACIÓN MENÚ DE ÍTEM MENÚ DE APLICACIÓN 6 5. ACCIONES DISPONIBLES PARA UN USUARIO MENÚ DE ÍTEMS Copy to everdrive Share Attach share to Sync now Manage shares Open everdrive web MENÚ DE APLICACIÓN Start Sync Stop Sync Sync History Manage shares Open everdrive web Open everdrive folder Settings About everdrive 23

2 1. Introducción Este manual está dedicado a explicar todas las funcionalidades disponibles en everdrive Copiar en everdrive ( Copy to everdrive ). Compartir ( Share ). Adjuntar archivo compartido a ( Attach share to ). Sincronizar ahora ( Sync now ). Administrar comparticiones ( Manage Shares ). Abrir web de everdrive ( Open everdrive web ). Iniciar sincronizador ( Start Sync ). Parar sincronizador ( Stop Sync ). Historial de sincronizador ( Sync History ). Abrir carpeta de everdrive ( Open everdrive folder ). Configuración ( Settings ). Y el detalle de la nueva funcionalidad, el sincronizador. everisit Pág. 2 de 23

3 2. everdrive lite Ya está disponible everdrive para equipos con sistema operativo distinto a Windows 7, a continuación se detallan las características de la aplicación para cada SO - Windows XP o Almacenamiento en el cloud o Acceso web o Cliente everdrive solamente con la opción share en el menú contextual - Windows 8 y otros o Almacenamiento en el cloud o Acceso web Y procedimiento a seguir para cada caso: - Windows XP, ejecutando el instalador de everdrive. - Windows 8 y otros, abriendo una incidencia en calypso solicitando la creación de everdrive para su usuario. Almacenamiento Acceso web Share from PC Attach share to from PC Copy to everdrive Manage Shares Open everdrive Synchronizer from PC from PC web from PC Windows 7 V V V V V V V V Windows XP V V V X X X X X Windows 8 V V X X X X X X Otros V V X X X X X X everisit Pág. 3 de 23

4 3. Sincronizador de everdrive El sincronizador de everdrive es el responsable de que los cambios efectuados tanto en everdrive local como en everdrive cloud se repliquen entre ellos. La sincronización se podrá realizar conectando el equipo a cualquier tipo de red. Es un proceso que podemos iniciar y detener desde el menú de aplicación de everdrive. * Iniciar/Para sincronizador de everdrive Si el sincronizador está detenido, los cambios efectuados en cualquiera de las plataformas ( everdrive local y everdrive cloud ) no se replicarán hasta que éste se inicie de nuevo. *Importante Es imprescindible que un fichero o directorio se encuentre en everdrive cloud para poder compartirlo, por lo que si trabajamos sobre everdrive local tendremos que esperar a la replicación. everisit Pág. 4 de 23

5 4. Vista general de las opciones de la aplicación Existen dos tipos de menú en everdrive: - De ítems. - De aplicación. 4.1 Menú de ítem Para acceder al menú de ítems se debe hacer click derecho sobre un fichero o carpeta y seleccionar la opción everdrive'. * Acceso al menú de ítems de everdrive. En función de la opción elegida la ventana emergente cambiará. everisit Pág. 5 de 23

6 4.2 Menú de aplicación Para acceder al menú de aplicación deberemos dirigirnos por defecto a la parte inferior derecha de nuestra pantalla: * Icono aplicación everdrive Si no se encuentra ahí, clicar sobre el icono ( en nuestro equipo en la cual se encontrará everdrive ( ). ). Esto desplegará un listado de aplicaciones instaladas * Acceso al menú de aplicación de everdrive. En función de la opción elegida la ventana emergente cambiará. everisit Pág. 6 de 23

7 5. Acciones disponibles para un usuario 5.1 Menú de ítems Las acciones disponibles en el menú de ítems son: Copiar en everdrive ( Copy to everdrive ). Compartir ( Share ). Adjuntar compartición a ( Attach share to ). Sincronizar ahora ( Sync now ). Administrar comparticiones ( Manage Shares ). Abrir web de everdrive ( Open everdrive web ) Copy to everdrive Esta opción copia el fichero o carpeta en nuestro almacenamiento local de everdrive. * Opción Copy to everdrive. everisit Pág. 7 de 23

8 Tras pulsar sobre Copy to everdrive aparecerá la siguiente ventana emergente: * Ventana de copia de ítems. 1) Copy from: Ruta del fichero/carpeta a copiar. 2) Copy to: Ruta de destino en everdrive. 3) Select destination: Permite seleccionar una ruta personalizada donde copiar, siempre y cuando se encuentre dentro de la everdrive. 4) Move: Realiza la acción de mover. 5) Copy: Realiza la acción de copiar. 6) Close: Cancela la acción de copiado y cierra la ventana. Si deseamos cambiar la ruta de destino cuyo valor predeterminado es la raíz de la everdrive, pulsar sobre Select destination (3) y seleccionar la nueva ruta. Una vez seleccionada la ruta, tenemos dos opciones distintas: - Copy: Copia el ítem deseado en everdrive, es decir, el archivo permanecerá en nuestro equipo y se hará un duplicado en everdrive. - Move: Mueve el ítem deseado a everdrive. En este caso, el ítem desaparecerá de nuestro equipo y existirá únicamente en everdrive. Una vez seleccionada la opción deseada, la herramienta copiará/moverá el ítem en everdrive local y seguidamente preguntará si deseamos compartirlo: * Confirmación para compartir el ítem copiado. everisit Pág. 8 de 23

9 Si no deseamos compartirlo pulsar sobre No. En caso contrario pulsar Sí y seguir las instrucciones del punto Para poder compartir un ítem éste debe encontrarse en everdrive cloud, por lo que una vez realizada la copia se deberá de sincronizar Share Esta opción permite compartir ficheros/carpetas con otros usuarios. Para ello, deben encontrarse en el almacenamiento de everdrive. * Opción Share Windows 7. * Opción Share Windows XP. everisit Pág. 9 de 23

10 Si compartimos un ítem que no se encuentra en everdrive, aparecerá una ventana emergente preguntando si deseamos copiarlo en ella. * Ventana de confirmación de copia. Es obligatorio que un ítem a compartir se encuentre en everdrive, por tanto, si seleccionamos No se cancelará toda la operación. Al seleccionar Sí se abrirá la ventana de copia de ítems (ver punto 4.1.1). Una vez copiado a everdrive local debe de sincronizarse para poder compartirlo. Tras pulsar sobre Share aparecerá la siguiente ventana emergente: * Ventana de compartir ítems. everisit Pág. 10 de 23

11 1) Type: Tipo de ítem [Directory, Fyle]. 2) Content: Nombre del ítem a compartir. 3) Shared permission: Tipo de permisos para el ítem [Read only, Full access]. 4) Send mail: Indica si se debe enviar un mail a las personas con las que deseamos compartir el ítem. 5) Share expires: Indica la fecha en la que expirará el ítem y por tanto no estará disponible durante más tiempo. 6) Permite introducir el manualmente o por medio de una búsqueda de empleado por número de empleado o nombre [Any , Employee Search]. 7) Ventana de destinatarios del . 8) Share: Realiza la acción de compartir. 9) Close: Cancela la acción de compartir y cierra la ventana. Tras seleccionar las opciones que más convengan al usuario, pulsar sobre el botón Share. Aparecerá un link para acceder al ítem compartido y se abrirá un nuevo correo de Outlook, en el cual aparecerán los destinatarios que introdujimos anteriormente y poder enviarles un para avisarles de la compartición. Si el ítem aún no se ha replicado en everdrive cloud aparecerá esta ventana y everdrive incluirá ese ítem como pendiente de sincronizar: everisit Pág. 11 de 23

12 5.1.3 Attach share to Esta opción permite compartir ficheros/carpetas con otros usuarios. * Opción Attach share to . Si compartimos un ítem que no se encuentra en everdrive, aparecerá una ventana emergente preguntando si deseamos copiarlo en ella. * Ventana de confirmación de copia. Es obligatorio que un ítem a compartir se encuentre en everdrive, por tanto, si seleccionamos No se cancelará la operación. Al seleccionar Sí se abrirá la ventana de copia de ítems (ver punto 3.1). Una vez en everdrive local, deberemos esperar a que se replique en everdrive cloud. Con esta opción, se abrirá un nuevo correo en Outlook con un archivo adjuntado de extensión.url. En este nuevo correo, podremos indicar los destinatarios deseados, así como el asunto y cuerpo del a enviar. everisit Pág. 12 de 23

13 La durabilidad de la compartición será de seis meses, así como un acceso restringido a ellos de Sólo lectura. * Ventana de nuevo correo con archivo.url adjuntado. Los usuarios que reciban el , podrán acceder al archivo.url adjuntado. Al abrir este fichero, se abrirá una ventana en el navegador con everdrive mostrando los ficheros/carpetas que se compartieron. * Ventana everdrive mostrando ficheros compartidos. Todas las personas que obtengan el fichero con la URL en la cual se alojan los ítems compartidos, tendrán acceso a los mismos. everisit Pág. 13 de 23

14 5.1.4 Sync now Esta opción permite replicar los cambios efectuados de local a everdrive de una manera más rápida. * Opción Sync now. Al utilizar esta opción, los cambios empezarán a procesarse en un periodo máximo de cinco minutos, siempre y cuando el sincronizador esté activado. En función de los cambios a procesar, estos tardarán más o menos en reflejarse en everdrive. Está opción también requiere que los archivos se encuentren en everdrive local. everisit Pág. 14 de 23

15 5.1.5 Manage shares Esta opción permite gestionar nuestros comparticiones. * Opción Manage shares. Tras pulsar sobre Manage shares aparecerá la siguiente ventana emergente: * Ventana de Manage shares. Desde aquí podremos ver todos nuestras comparticiones y diversa información de los mismos, tales como los datos de conexión, la fecha de creación, fecha de expiración, tipo de permiso, usuarios a los que se les envió la notificación de compartir y el nombre del archivo compartido. everisit Pág. 15 de 23

16 Si se desea eliminar algún archivo compartido, se deberá seleccionar y pulsar sobre el botón Delete. * Borrar archivo compartido Open everdrive web Desde esta opción podremos acceder a la web de everdrive directamente. * Opción Open everdrive web. everisit Pág. 16 de 23

17 5.2 Menú de aplicación Las acciones disponibles en el menú de aplicación son: Start Sync Iniciar sincronizador ( Start Sync ). Parar sincronizador ( Stop Sync ). Historial de sincronizador ( Sync History ). Administrar comparticiones ( Manage Shares ). Abrir web de everdrive ( Open everdrive web ). Abrir carpeta de everdrive ( Open everdrive folder ). Configuración ( Settings ). Sobre everdrive ( About everdrive ). Esta opción inicia el sincronizador de everdrive y lo pone a la escucha de nuevos cambios para replicarlos en everdrive cloud. * Opción Start Sync. Cuando el sincronizador se haya iniciado, el icono de aplicación de everdrive cambiará y se mostrará un mensaje: * Sincronizador iniciado. everisit Pág. 17 de 23

18 5.2.2 Stop Sync Esta opción detiene el sincronizador de everdrive y con él la replicación de datos entre everdrive local y everdrive cloud. * Opción Stop Sync. Cuando el sincronizador se detiene, el icono de aplicación de everdrive cambiará y se mostrará un mensaje: * Sincronizador parado Sync History Esta opción muestra las tareas pendientes de procesar y las procesadas por el sincronizador desde la última vez que se inició. * Opción Sync History. everisit Pág. 18 de 23

19 Tras pulsar sobre Sync History aparecerá la siguiente ventana: * Ventana Sync History. El cuadro superior muestra los ítems pendientes de replicar o que están siendo replicados en ese momento. Por otro lado, el cuadro inferior muestra los ítems que ya han sido replicados a everdrive cloud Manage shares Esta opción es análoga a la opción Manage Shares del menú de ítems (consultar punto 4.1.5). Opción Manage shares. everisit Pág. 19 de 23

20 5.2.5 Open everdrive web Esta opción es análoga a la opción Open everdrive web del menú de ítems (consultar punto 4.1.6). Opción Open everdrive web Open everdrive folder Esta opción muestra el contenido de nuestro everdrive local. * Opción Open everdrive folder. everisit Pág. 20 de 23

21 Tras pulsar sobre Open everdrive folder aparecerá la siguiente ventana con los ficheros que tengamos en nuestro everdrive local : * Ventana everdrive local Settings Esta opción muestra la configuración de everdrive para nuestro equipo. * Opción Settings. everisit Pág. 21 de 23

22 Tras pulsar sobre Settings aparecerá la siguiente ventana: * Ventana Settings. En ella podremos apreciar los siguientes campos de configuración: Network user: Usuario de red asociado al everdrive local. Password: Password del usuario de red asociado. Full sync check each X minutes: Tiempo de espera para realizar un chequeo completo de los ítems de everdrive y comenzar a procesar los cambios. Rapid sync check each X minutes: Tiempo de espera para replicar los cambios efectuados desde el último Rapid sync. everdrive URL: Servidor de everdrive asociado al usuario. everdrive Directory: Directorio de everdrive cloud del usuario. Drive: Unidad mapeada en la que se aloja everdrive local. Show notifications in systray: Indica si las notificaciones de everdrive deben ser visibles. Ejemplo: * Notificación systray. everisit Pág. 22 de 23

23 5.2.8 About everdrive Contiene diversa información relacionada con el desarrollo de everdrive. * Opción About everdrive. Tras pulsar la opción aparecerá la siguiente ventana: * Ventana About everdrive. Aquí podrá ver las noticias y correcciones de cada una de las versiones de everdrive. Si una actualización está disponible, podrá actualizar pulsando sobre el botón Update Now. everisit Pág. 23 de 23