CODIGO DE GOBIERNO CORPORATIVO MULTISEGUROS CR SOCIEDAD AGENCIA DE SEGUROS S.A.

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1 MULTISEGUROS CR SOCIEDAD AGENCIA DE SEGUROS S.A. I. JUSTIFICACION. DISPOSICIONES GENERALES El presente documento denominado Código de Gobierno Corporativo, contiene la estructura de gobierno que ha establecido MULTISEGUROS CR SOCIEDAD AGENCIA DE SEGUROS S.A., para la gestión de la actividad de intermediación de seguros, políticas, perfil de miembros de Junta Directiva, así como los mecanismos y controles y acreditar el cumplimiento dispuesto por la Sociedad, conforme a las leyes y reglamentos vigentes, en particular al Reglamento de Gobierno Corporativo de SUGEF-SUGEVAL- SUPEN-SUGESE, aprobado por el Consejo Nacional de Supervisión del Sistema Financiero, publicado en el Diario Oficial La Gaceta 129 del 6 de julio del 2009, en concordancia a Ley N. 8653, Ley Reguladora del Mercado de Seguros. El Código de Gobierno Corporativo comprende políticas, estructura interna mediante la cual la sociedad dirige y controla su gestión de intermediación, relaciones entre los accionistas, miembros de Junta Directiva, gerencia y personal de apoyo, necesarias para el buen cumplimiento como sociedad intermediaria de seguros y respetando el sano principio de razonabilidad, proporcionalidad y sentido común entre las disposiciones de las leyes, reglamentos y el fin que se persigue, el logro de los objetivos de la sociedad. El Código de Gobierno Corporativo será la guía para el accionar de Multiseguros en los próximos 12 meses, permitirle y facilitarle superar las dificultades que pudiera enfrentar, por lo que deberá ser revisado y actualizado según las necesidades lo determinen. II. ANALISIS DEL ENTORNO Para que la visión sea una realidad, hay que tomar en cuenta diversos factores, entre ellos, el medio en el cual se encuentra la sociedad. Ello con el propósito de adaptarse a las condiciones imperantes. El medio ambiente cambia, y las organizaciones que no se anticipan e intentan adaptarse y tomar control de esas transformaciones, enfrentarán un futuro precario. Las instituciones deben practicar un seguimiento sistemático de lo que acontece para enterarse y comprender estos cambios. Sólo así podrán adaptarse. Es necesario identificar, analizar y dar seguimiento a las diferentes fuerzas que impactan directamente a la Institución en cuanto a su futuro. Las formas en que obtiene, procesa y utiliza la información sobre esos aspectos también deben ser examinadas. 1

2 Para que el proceso de gobierno tenga éxito, debe haber un seguimiento continuo de los ambientes de la sociedad, porque no hay un punto o paso en que empiecen y terminen las fuerzas impulsoras de los cambios. II.1. ENTORNO DE LA SOCIEDAD a. QUIENES SOMOS Conforme el articulo 19 de la Ley Reguladora de Mercado de Seguros, la sociedad realiza la actividad de intermediación de seguros que comprende la promoción, oferta y en general los actos dirigidos a la celebración de un contrato de seguros, su renovación o modificación, la ejecución de tramites de reclamos y el asesoramiento que se preste en relación con esas contrataciones. No incluye actividades propias de la actividad aseguradora, esta debidamente acreditada por el Instituto Nacional de Seguros, entidad aseguradora a la cual esta vinculada por medio de un contrato que le permite actuar, por lo que no puede ejercer su actividad de manera independiente para la operación y participación del mercado. La sociedad esta construida mediante aportes de un grupo importante de empresas cooperativas de caficultores con el fin de reducir los costos del seguro y obtener un mejor servicio a sus necesidades de seguros. Las cooperativas que constituyen los propietarios de Multiseguros prácticamente poseen infraestructura en todo el territorio nacional y pertenecen a más de caficultores. La empresa comercializadora ha venido creciendo en tamaño, en producción de primas y esta ubicada en una situación intermedia en el Ranking de sociedades agencias de seguros. Brinda servicio en todas las áreas de seguros autorizadas por el INS y en todos los servicios propios de la comercialización y usualmente interviene en el cobro masivo de los derechos de circulación del INS. Posee una cartera de negocios medida con base en la producción de primas, de aproximadamente un 70% de seguros comerciales y un 30% de seguros solidarios. Aproximadamente un 60% de la cartera de negocios es aportado por las cooperativas de caficultores, de consumo y servicios múltiples y sus asociados, que es atendida por sus agentes de planta y aproximadamente el 40% restante lo aportan los agentes externos. b. NUESTRA VISION Justificación: Tener una visión que le confiere a la sociedad una imagen previsora e idealizada de sí misma así como claridad a un plazo predeterminado en el mercado de seguros costarricense. Tener una visión que les proporciona a los miembros de la organización: Un sentido claro de dirección. Movilización de la energía en la dirección correcta El sentimiento de estar involucrado en algo importante. 2

3 Un sentido de orgullo y motivación que hará al grupo funcionar a niveles más altos de lo que se pensaba posible. Por eso, fue importante que todos los colaboradores, directivos y agentes de Multiseguros hayan participado en su formulación y hagan del conocimiento de todo el personal y clientes la Visión de la organización, los ayuden a comprenderla y los motiven a adherirse a ella y a apoyarla. Porque la visión sólo puede funcionar si es compartida por todos. Ello permitirá que se dé una interacción dinámica entre líderes y colaboradores. Visión de SOCIEDAD. Ser la comercializadora líder del sector cooperativo cafetalero. Ser el principal proveedor de seguros de nuestros socios y clientes mediante un servicio diferenciado por el asesoramiento, capacitación y servicio con un personal comprometido y capacitado. c. NUESTRA MISION Justificación: Multiseguros existe para lograr algo. Nuestra misión esta orientada al mercado, pues las necesidades básicas del mercado pueden durar eternamente, no así los productos y las técnicas. Nuestra misión es específica, realista, ajustable al ambiente de mercado, distintiva y motivadora para que los miembros de la organización enfoquen sus labores. Misión de SOCIEDAD Satisfacer las necesidades de protección, prevención y seguridad financiera de nuestros clientes, patrimonial y personalmente, mediante programas de seguros y servicios de calidad, competitivos, personalizados, oportunos y reconocidos localmente d. NUESTROS VALORES Y POLITICA DE ETICA Justificación: Una persona o entidad sin valores o normas de conducta, camina en forma incierta. Los valores nos guían por el camino correcto. Los valores que guiarán individualmente todo el accionar de la Sociedad serán los siguientes: Valores individuales: o Integridad o Compromiso o Solidaridad o Lealtad 3

4 Los valores que guiarán el accionar de todos los que conformamos la Sociedad serán los siguientes: Valores organizacionales: o Honestidad o Transparencia o Calidad y excelencia en el servicio o Innovación y creatividad o Respeto a la integridad del mercado o Observancia de la confidencialidad de la información. o Prevención de Lavado de Activos: Cumplir a plena cabalidad los extremos de la Ley 8204 o Respeto a la competencia: Consejo de Ética: Para velar por el fiel cumplimiento de la política de valores y ética profesional la Sociedad, nombrar un comité o consejo. Lo conformaran un miembro de la Junta Directiva, un miembro de la administración y un representante de los agentes de seguros acreditados por el INS e inscritos ante la SUGESE por la Sociedad. e. NUESTROS OBJETIVOS DEL GOBIERNO CORPORATIVO DE LA SOCIEDAD Justificación: Para poder alcanzar nuestra Visión y cumplir con nuestra Misión hemos definido los siguientes objetivos: 1. Afianzar la posición que hoy día ostenta en el mercado nacional y fortalecer sus fundamentos para que alcance mayores niveles de competitividad de cara a las nuevas condiciones de la organización del mercado de seguros. 2. Proyectar entre los socios actuales y potenciales la naturaleza de los servicios de la Sociedad Agencia de Seguros, a fin de ampliar la gama de oportunidades de negocio y su proyección social. 3. Monitorear constantemente la situación del mercado de seguros costarricense, para adoptar las medidas pertinentes de ajuste en este Código de Gobierno Corporativo, con oportunidad y seguridad. 4. Desarrollar las alianzas estratégicas necesarias, nacional e internacionalmente, que le permitan mantenerse y desarrollarse en el futuro cercano. 5. Desarrollar confianza, garantía y seguridad en sus clientes y en los mercados en que incursione, respecto a su capacidad institucional de mantenerse en el mercado y de representar al sector cooperativo. III. DISPOSICIONES GENERALES DE GOBIERNO CORPORATIVO DE LA SOCIEDAD De los miembros de Junta Directiva, del Fiscal y del Gerente General: Ninguno de los miembros de Junta directiva ni el Fiscal pueden desempeñar cargos como el de gerente general o administrador de la sociedad ni ningún otro cargo de la sociedad. Tanto 4

5 los miembros de Junta directiva como el fiscal son nombrados conforme el Acta Constitutiva de la sociedad, y el Código de Comercio, por periodos de dos años, pudiendo ser reelectos. Identificación de los miembros de Junta Directiva, Fiscal, Gerencia, Administrador y Asistencia Gerencia. La información de los miembros de Junta directiva, del personal de Gerencia general se publica en la página Web de la SOCIEDAD AGENCIA DE SEGUROS: conforme al Artículo 4 y 5 del Reglamento de Gobierno Corporativo. Perfil de los miembros de Junta Directiva. Conforme el Articulo 6 del Reglamento de Gobierno Corporativo, los miembros de Junta directiva, Fiscal deberán cumplir por lo menos con los siguientes requisitos: a) Ser accionista directo o estar debidamente acreditado cuando se trate de accionista personas jurídicas, al momento de la elección e integración como miembro de Junta Directiva. Debe constar por escrito el poder consignado en el momento de la elección. b) Cumplir con lo establecido en el Acta Constitutiva y el Código de Comercio que rige la sociedad. c) Demostrar independencia en la toma de decisiones, disponibilidad de tiempo para desempeñar su posición y funciones, por medio de su asistencia a sesiones, comités y reuniones cuando lo amerite la buena marcha de la sociedad. d) Cumplir con las prohibiciones a que debe sujetarse, incompatibilidades por posibles conflictos de intereses que las leyes y reglamentos, y Acta Constitutiva de la Sociedad establezcan. Funciones de Junta Directiva. De conformidad con el artículo 7 del Reglamento de Gobierno Corporativo y sin perjuicio de las funciones y responsabilidades que les asignan otras leyes y Reglamentos, serán funciones de Junta Directiva, las siguientes. a) Establecer la visión, misión estratégica y valores de la entidad. b) Supervisar la gerencia superior de la entidad y exigir explicaciones claras e información Suficiente y oportuna, a efecto de formarse un juicio crítico de su actuación. c) Nombrar cuando aplique a los miembros del Comité de Auditoria y demás comités de apoyo, necesarios para el cumplimiento eficiente de los objetivos asignados a dichos Comités. d) Analizar los informes que les remitan los comités de apoyo, los órganos supervisores y las auditorias interna o externa y tomar las decisiones que se consideren procedentes. e) Designar cuando corresponda a los auditores internos. Asimismo designar la firma auditora Externa o el profesional independiente, de conformidad con la propuesta previamente emitida por el Comité de Auditoria. f) Conocer el plan anual de trabajo de la auditoria interna u órgano de control que aplique y solicitar la incorporación de los estudios que se consideren necesarios. g) Aprobar el plan de continuidad de operaciones. h) Solicitar a la auditoria interna u órgano de control que aplique los informes sobre temas específicos, en el ámbito de su competencia e independencia funcional y de criterio, que Requieran los órganos supervisores. i) Dar seguimiento a los informes de la auditoria interna u órgano de control que aplique 5

6 Relacionados con la atención, por parte de la administración, de las debilidades comunicadas por los órganos supervisores, auditores y demás entidades de fiscalización. j) Aprobar las políticas establecidas en el presente Reglamento, dentro de ellas las necesarias para procurar la confiabilidad de la información financiera y un adecuado ambiente de control interno de la entidad supervisada, así como las políticas de los comités de apoyo. En los casos en que aplique, se deben aprobar los procedimientos respectivos. k) Cumplir con sus funciones respecto a la información de los estados financieros y controles internos requeridos en el Reglamento sobre auditores externos aplicable a los sujetos fiscalizados por la SUGEF, SUGEVAL, SUPEN y SUGESE. Evaluar periódicamente sus propias prácticas de gobierno corporativo y ejecutar los cambios a medida que se hagan necesarios, lo cual debe quedar debidamente documentado. l) Incluir o velar porque se incluya en el informe anual a la Asamblea General de Accionistas, u órgano equivalente, los aspectos relevantes de los trabajos realizados por cada uno de los comités y la cantidad de reuniones que se celebraron durante el periodo por cada comité. m) Mantener un registro actualizado de las políticas y decisiones acordadas en materia de gobierno corporativo. n) Promover una comunicación oportuna y transparente con los órganos supervisores, sobre situaciones, eventos o problemas que afecten o pudieran afectar significativamente a la entidad. ñ) Velar por el cumplimiento de las normas por parte de la entidad supervisada y por la gestión de los riesgos de ésta. Para estos efectos se deben definir las políticas que se consideren necesarias. o) Aprobar el informe anual de Gobierno Corporativo que se establece en este Reglamento. p) Comunicar a la Asamblea General de Accionistas, de la Sociedad Agencia de Seguros, el Código de Gobierno Corporativo adoptado, según lo dispuesto en el presente Reglamento. q) Analizar los estados financieros trimestrales intermedios y aprobar los estados financieros de la Sociedad Agencia de Seguros Sesiones de Junta Directiva: La Junta Directiva realizara por lo menos una sesión ordinaria mensual de acuerdo a un calendario anual de sesiones ordinarias previamente establecido y convenido entre los miembros de Junta Directiva de la Sociedad y realizara sesiones extraordinarias cuando sean necesarias para la buena marcha de la Sociedad y convocadas de conformidad con el Acta Constitutiva y el Código de Comercio que rige la Sociedad. Para las sesiones ordinarias se seguirá un Orden del Día, dentro del cual se incluirá un espacio para las peticiones y ponencias de los miembros de la Junta Directiva que así lo requieran. En toda sesión se levantara un acta con el fiel reflejo de los acuerdos tomados, asistentes, directores ausentes con justificación, lugar donde se llevo a cabo la sesión, hora de inicio y finalización, y deberá consignarse aquellas participaciones que expresamente y textualmente solicite el miembro de la Junta Directiva. El Presidente confecciona el orden del día, teniendo en cuenta, en su caso, las peticiones de los demás miembros. El acta deberá estar en el correspondiente libro de actas y firmado por el Presidente y el Secretario. COMITES Y OTROS ORGANOS INTERNOS DE GOBIERNO CORPORATIVO: 6

7 Comité Órgano de Control: Es un cuerpo colegiado nombrado por acuerdo de Junta Directiva y estará conformado por dos miembros de Junta Directiva, y el fiscal. Cuando la Junta Directiva lo acuerde podrá incorporar otros miembros como el gerente, representante de la auditoria externa. Constituirá el apoyo para el control y seguimiento de las políticas, procedimientos y controles establecidos en la Sociedad Agencia de Seguros. Conforme lo establecen los Artículos 22 del Reglamento de Gobierno Corporativo, serán funciones del Comité Órgano de Control las siguientes funciones. a) Propiciar la comunicación entre los miembros de la Junta Directiva u órgano equivalente, el gerente general, la auditoría interna u órgano de control que aplique, la auditoría externa y los entes supervisores. b) Conocer y analizar los resultados de las evaluaciones de la efectividad y confiabilidad de los sistemas de información y procedimientos de control interno. c) Cuando exista la función de auditoría interna, proponer a la Junta Directiva u órgano equivalente los candidatos para auditor interno. d) Dar seguimiento al cumplimiento del programa anual de trabajo de la auditoría Interna u órgano de control que aplique. e) Proponer a la Junta Directiva u órgano equivalente la designación de la firma auditora Externa o el profesional independiente y las condiciones de contratación. f) Revisar la información financiera anual y trimestral antes de su remisión a la Junta Directiva u órgano equivalente, poniendo énfasis en cambios contables, estimaciones contables, ajustes importantes como resultado del proceso de auditoría, evaluación de la continuidad del negocio y el cumplimiento de leyes y regulaciones vigentes que afecten a la entidad. g) Revisar y trasladar a la Junta Directiva u órgano equivalente, los estados financieros anuales auditados, el informe del auditor externo, los informes complementarios y la carta de gerencia. h) En caso de que no se realicen los ajustes propuestos en los estados financieros auditados por el auditor externo, trasladar a la Junta Directiva u órgano equivalente un informe sobre las razones y fundamentos para no realizar tales ajustes. Este informe debe remitirse conjuntamente con los estados financieros auditados, asimismo debe presentarse firmado por el contador general y el gerente general o representante legal. i) Dar seguimiento a la implementación de las acciones correctivas que formulen el auditor externo, el auditor interno cuando exista y la Superintendencia correspondiente. j) Proponer a la Junta Directiva u órgano equivalente el procedimiento de revisión y aprobación de los estados financieros internos y auditados, desde su origen hasta la aprobación por parte de los miembros del respectivo cuerpo colegiado. k) Velar porque se cumpla el procedimiento de aprobación de estados financieros internos y auditados. l) Evitar los conflictos de interés que pudiesen presentarse con el profesional o la firma de contadores públicos que se desempeñan como auditores externos al contratarles para que realicen otros servicios para la empresa. m) Además de los informes particulares que se requieran para dar cumplimiento a las funciones aquí señaladas, el Comité de Órgano de Control debe rendir un reporte semestral sobre sus actividades a la Junta Directiva. Idoneidad de miembros de Comités de Apoyo: Los miembros de los comités de apoyo 7

8 deben contar con el conocimiento o experiencia de acuerdo con la normativa especial aplicable y con los requisitos aprobados por la Junta Directiva u órgano equivalente. Si un miembro no cumple con los requisitos de idoneidad exigidos en la normativa vigente o en las políticas internas de la entidad, se debe proceder de inmediato a la sustitución. Comités de Apoyo y Oficial de Cumplimiento: Cuando la Junta Directiva o la gerencia de la Sociedad así lo consideren necesario y siempre guardando el principio de razonabilidad y proporcionalidad entre la regla jurídica y el fin que se persigue, y para un mejor accionar de la Sociedad establecerá los Comités de Apoyo que se requieran para la ejecución de las operaciones, el cumplimiento de las normas atinentes y de gobierno corporativo. La Sociedad Agencia de Seguros considera que por las características especiales en que desarrolla su actividad, el bajo volumen de las transacciones de sus clientes que permite llevar un control actualmente por parte de un funcionario de control interno como parte de sus funciones, conocimiento que tiene de sus clientes con patrones habituales conocidos, bajo volumen de clientes con operaciones superiores a $10 mil objeto de reporte, no opera como Aseguradora, las primas de seguro que paga el cliente no las administra ni recauda la Sociedad, ya que van directamente a las cuentas bancarias de la Aseguradora y no de la Sociedad Agencia de Seguros; no le es aplicable el articulo 37 del Reglamento a la Ley 8204, por lo que formalmente así lo solicito a la Superintendencia de General de Seguros, mediante oficio de fecha 9 de noviembre de 2009 Como medida alternativa de Control la Sociedad dado el volumen de operaciones, el limitado riesgo de las mismas y conocimiento que tiene de sus clientes, incorpora las funciones de vigilancia, seguimiento, reportes al órgano fiscalizador y actualización y capacitación en los temas relacionados con la legitimación de capitales ilícitos y otros relacionados, en el Administrador Contable Administrativo y la persona a cargo del control de operaciones, indicada al final en este Código. Cuando el volumen de operaciones lo demande se contratara el Oficial de Cumplimiento. POLITICAS DE MULTISEGUROS CR SOCIEDAD AGENCIA DE SEGUROS: Corresponde a la Junta Directiva la aprobación de las políticas para el gobierno de MULTISEGUROS CR SOCIEDAD AGENCIA DE SEGUROS S. A. y la administración de los conflictos de intereses por las actuaciones de la Sociedad, sus miembros de Junta Directiva y funcionarios en la relación con los clientes de la Sociedad, con la entidad reguladora, Aseguradora vinculada y otros entes relacionados, por lo que se compromete con las siguientes políticas de Gobierno Corporativo: Política de Calidad: Nuestro compromiso, esfuerzo e innovaciones técnicas necesarios para lograr calidad y total satisfacción de nuestros clientes en el servicio que ofrecemos en el tiempo prometido y oportunidad que el cliente lo necesita y una adecuada admininistración del portafolio o cuenta de nuestros clientes. Política de selección, retribución, calificación y capacitación: Se definen las siguientes reglas de cumplimiento para ordenar los intereses a mediano y largo plazo la sociedad en cuanto a selección y retribución de los miembros de la Junta Directiva, 8

9 gerencias, ejecutivos, miembros de comité de apoyo, órgano de control interno, y demás empleados o funcionarios de la Multiseguros CR Sociedad Agencia de Seguros S.A. a) Identificar y contratar personas con los más altos niveles eficiencia y experiencia en el campo de la actividad que realiza la Sociedad. b) Todos los candidatos a cargos de nivel ejecutivo de la Sociedad Agencia de Seguros, como: Gerentes, Auditores, Encargado de Cumplimiento, se presentarán ante la Junta Directiva para su selección. c) Los empleados de la Sociedad deberán someterse a un proceso de capacitación integral y permanente conforme lo requiera la especialidad de su trabajo.. Políticas sobre la relación con clientes: Se tendrá el siguiente conjunto de reglas que ordenan la relación con clientes para asegurar un trato equitativo y un acceso transparente a la información sobre la entidad, tanto para clientes vinculados como para clientes no vinculados a la Sociedad Agencia de Seguros a) Conocer los riesgos y demandas de cobertura de nuestros sus clientes para ofrecerles productos y servicios adecuados. b) Revisar conjuntamente con el cliente su cuenta de seguros de acuerdo a las necesidades de cada momento para realizar el ajuste necesario en sus seguros y lograr una mayor confianza y fidelidad y una adecuada administración de la cartera. c) Guardar la debida confidencialidad de la información de los clientes, mediante una buena custodia de la documentación. comercial. d) Aplicar herramientas de recolección y gestión de datos sobre el cliente. Formula Conozca su Cliente. e) Asesorar en forma oportuna al cliente ante la ocurrencia de un siniestro. Política sobre el trato con los accionistas, asociados o similares. Sin detrimento de lo que establezca el Acta Constitutiva de la Sociedad, las Leyes y el Código de Comercio, se garantiza el acceso transparente e información suficiente y confiable sobre la Sociedad, a los accionistas de la sociedad, por medio de: a) Los libros de actas de Asambleas, sesiones de junta directiva, así como el de Accionistas, se encuentran debidamente actualizado y en la sede de la Sociedad, en poder de la secretaria de actas, o en su defecto en custodia del Administrador Contable Administrativo. b) Los libros contables y las transacciones y documentos que respaldan las operaciones de la Sociedad se encuentran con la suficiente actualización y en custodia del Administrador Contable Administrativo. d) Los libros contables, de actas y de accionistas, cuando no estén siendo utilizados por los responsables estarán custodiados en caja fuerte. Política de revelación y acceso a la información: Son las normas que tienen como objetivo establecer una estructura que fomente la transparencia y la confiabilidad en el suministro y acceso a la información, tanto para los clientes de la entidad, como para 9

10 accionistas, órganos reguladores y público en general. A lo interno de la entidad, estas políticas deben permitir a los miembros del órgano directivo, gerencias, ejecutivos, miembros de comité de apoyo, y demás empleados o funcionarios de la Sociedad el suministro de la información necesaria para el adecuado desempeño de sus funciones. a) Se mantendrá la cartera de clientes actualizada y forma electrónica. b) Se mantendrán al día los libros de actas de Asambleas y Sesiones de Junta Directiva, y de Registro de Capital Accionario para ser de fácil acceso al los accionistas. c) La información de la Sociedad Agencia de Seguros relativa a cada cliente es estrictamente confidencial, y no podrá ser suministrada a un tercero a no ser que se apruebe un diferente uso de acuerdo a las políticas éticas y legales pertinentes. d) Estados financieros serán suministrados conforme la ley y la ética pertinente. Política de rotación: Se acataran las disposiciones de Acta Constitutiva y Código de Comercio que rige la Sociedad. Informe anual de Gobierno Corporativo: Corresponde a la Junta Directiva aprobar el Informe anual de Gobierno Corporativo que comprende cada año calendario El informe es de acceso publico y será enviado a la SUGESE a mas tardar el ultimo día hábil del mes de marzo del siguiente año que comprende el informe, y deberá por lo menos incluir: a) Titulo, nombre de la Sociedad, periodo que comprende, fecha de elaboración, fecha y número de sesión en que fue aprobado por parte de la Junta Directiva. b) Nombre completo, números de cedula u otra identificación que la sustituya, cargo, fecha de ultimo nombramiento, variaciones durante el periodo, de los miembros de la Junta Directiva, Fiscal. c) Fechas y numero de sesiones realizadas por la Junta Directiva. d) Indicación del numero de miembros, funciones y responsabilidades y aspectos de mayor relevancia tratados durante el periodo por el Comité Órgano de Control y otros Comités de Apoyo que a futuro cuente la Sociedad para un normal funcionamiento y cumplimiento de sus funciones y obligaciones de Acta Constitutiva, leyes, reglamentos y normativa que la cobije. Cantidad de sesiones que realizo el comité Órgano de Control como cualquier otro comité de apoyo con que a futuro cuente la sociedad. e) Detalle cuando exista de operaciones relevantes que supongan una transferencia de recursos u obligaciones entre la sociedad y los miembros de la Junta Directiva y Fiscal, revelando nombre, tipo de operación tipo de moneda y monto de la operación. f) Nombre de la firma de auditoria externa contratada para la auditoria de los estados financieros del periodo, con indicación del número de años lleva de forma ininterrumpida realizándola directamente o a través de algún grupo al que pertenezca. Se debe indicar si ha realizado otros trabajos para la Sociedad distintos a los servicios de auditoria. g) Indicación de los miembros de Junta Directiva, gerente, miembros de comités de apoyo que posean participación accionaría ya sea directa o indirecta en el capital de la entidad, así como los movimientos de capital accionario realizados por estos miembros durante el periodo. 10

11 Remuneraciones de Directores: Todos los Directores devengarán una dieta por cada sesión a la que asista la cual se ajustara en forma semestral en igual porcentaje decretado privado. Se hará un reconocimiento económico adicional de acuerdo al desplazamiento del director dado que en su mayoría pertenece a cooperativas accionistas ubicadas en zonas rurales del país. Responsabilidad del control interno: Es responsabilidad de la Gerencia General y todo el personas de Multiseguros CR Sociedad Agencia de Seguros mantener, establecer y dar el mejor servicio, así como evaluar los sistemas de control de las operaciones de la Sociedad Los miembros de la Junta Directiva, y el Gerente General y Administrador Financiero y Administrativo, son responsables de la información financiera, así como determinar todos los sistemas o condiciones de control de la Sociedad. ORGANISMOS DE LA SOCIEDAD AGENCIA DE SEGUROS: JUNTA DIRECTIVA Conforme lo establece el Acta Constitutiva y sus reformas, la sociedad cuenta con una Junta Directiva y Fiscalía que estará integrada por miembros con periodo de vigencia de dos años cada uno, alternándose en cada nombramiento el Presidente, Tesorero y Fiscal y el Vicepresidente, Secretario y Vocal GERENCIA GENERAL: Realizara sus funciones respetando siempre todos los lineamientos del Código de Gobierno Corporativo aprobado sin detrimento del cumplimiento que las Leyes, Reglamentos, y Normativa establezca. Deberá velar por el cumplimiento del Control Interno y llevar acabo las acciones necesarias para que se cumpla el Código de Gobierno Corporativo. Junto con la Junta Directiva y Fiscal tiene la responsabilidad de que la información financiera guarde la adecuada razonabilidad para lo cual debe llevar a cabo las acciones pertinentes. Debe rendir una declaración jurada ante la SUGESE conforme lo establece el artículo 20 y anexo 3 del Reglamento de Gobierno Corporativo. COMITÉ ORGANO DE CONTROL (AUDITORIA INTERNA) Se contrataran eventualmente los servicios de un encargado de revisar y analizar en forma objetiva la ejecución de las operaciones de la organización, lo que de acuerdo a las necesidades actuales de la Sociedad en este campo de bajo volumen, lo realizara por lo menos mediante dos visitas mensuales de 3 horas cada una. Conforme el volumen de operaciones aumente, se incrementara el numero de horas mensuales que garanticen a la Sociedad un adecuado control y cumplimiento a los establecido en la Ley No y No Corresponderá su nombramiento a la Junta Directiva. Tendrá como mínimo las siguientes funciones. Elaborar un Plan de Auditoria Interna Revisar que haya las garantías de cumplimiento respectivas. 11

12 Obligaciones Obrero Patronales. Gestión de recibo y transferencia directa de dineros a Entidad Aseguradora, conforme las disposiciones reglamentarias Cumplimiento de operación de cobro y colocación, promoción de seguros. Cumplimiento de Reportes Mensuales con Operaciones de clientes de la Sociedad superiores a $10 mil, al Oficial de Cumplimiento del Instituto Nacional de Seguros. Cumplimiento de información contenida en Formula Conozca su Cliente. Cumplimiento de Operación del manejo de modificaciones en contratos de seguros. Cumplimiento de procedimientos de operación de asesoria en reclamos por siniestros. Presentación oportuna de Plan de Ventas Anual. Cumplimiento de procedimientos de suscripción de requisitos de seguros y otros establecidos en el Contrato de Intermediación de la Sociedad, como de sus agentes acreditados. Presentación de Reportes de actividades financieras sospechosas a la SUGESE en cumplimiento con la Ley 8204, su Normativa y Reglamento. AUDITORIA EXTERNA: Corresponde a la auditoria externa contratada auditar los estados financieros del periodo, emitir la carta de gerencia con las indicaciones relevantes que afecten o puedan afectar la situación financiera de la Sociedad, así como la observaciones del cumplimiento de las responsabilidades administrativos, financiera y técnicas conforme la naturaleza del puesto ocupado por el funcionario o director y la legislación y practicas éticas establecidas. Debe regirse por los principios de independencia de criterio, disponer los recursos necesarios, contar con la suficiente capacidad y diligencia, confidencialidad de la información, OFICIAL DE CUMPLIMIENTO Y SUPLENTE DE OFICIAL DE CUMPLIMIENTO: Ver articulo 37 Reglamento Ley Relevante el párrafo 3 Cuando la Junta Directiva o la gerencia de la Sociedad así lo consideren necesario y siempre guardando el principio de razonabilidad y proporcionalidad entre la regla jurídica y el fin que se persigue, y para un mejor accionar de la Sociedad, establecerá los Comités de Apoyo que se requieran para la ejecución de las operaciones, el cumplimiento de las normas atinentes y de gobierno corporativo. La Sociedad Agencia de Seguros considera que por las características especiales en que desarrolla su actividad, el bajo volumen de las transacciones de sus clientes que permite llevar un control actualmente por parte de un funcionario de control interno como parte de sus funciones, conocimiento que tiene de sus clientes con patrones habituales conocidos, bajo volumen de clientes con operaciones superiores a $10 mil objeto de reporte, no opera como Aseguradora, las primas de seguro que paga el cliente no las administra ni recauda la Sociedad, ya que van directamente a las cuentas bancarias de la Aseguradora y no de la Sociedad Agencia de Seguros, no le es aplicable el articulo 37 del Reglamento a la Ley 8204, por lo que formalmente así lo solicito a la Superintendencia de General de Seguros, mediante oficio de fecha 9 de noviembre de

13 Como medida alternativa de control la Sociedad dado el volumen de operaciones, el limitado riesgo de las mismas y conocimiento que tiene de sus clientes, incorpora las funciones de vigilancia, seguimiento, reportes al órgano fiscalizador y actualización y capacitación en los temas relacionados con la legitimación de capitales ilícitos y otros relacionados, en el administrador contable administrativo y la persona a cargo del control de operaciones, indicada al final en este Código. Cuando el volumen de operaciones lo demande se contratara el Oficial de Cumplimiento. El presente Código de Gobierno Corporativo fue aprobado por la Junta Directiva de Multiseguros CR Sociedad Agencia de Seguros S.A, en sesión No. 145celebrada el 24 de noviembre del

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