IKT. EKUL - Gestión de Proyectos

Transcripción

1 IKT EKUL - Gestión de Proyectos

2 EKUL - Gestión de Proyectos 2 Índice Introducción... 4 Ventana de proyectos Filtro de búsqueda Árbol de navegación por proyectos Opciones del Menú del Árbol de navegación Datos de proyectos Estado de proyectos propios y delegados Estado y alertas de los proyectos... 8 Situación de la producción de los proyectos Modelo de visualización FICHA DE PROYECTO Alta de proyectos Ficha de proyecto Edición de la ficha de proyecto Eliminar el proyecto Cargar módulos del proyecto de referencia del año anterior Cambiar estado del proyecto Ofertas / especificaciones Asignar oferta a proyecto Editar asignación de oferta a proyecto Baja de asignación de oferta a proyecto Log de seguimiento PARAMETRIZACIÓN Dedicación Accesos Configuración ACTIVIDAD Actividades Detalles de Actividad EJECUCIÓN Ejecución Inf. Partes Edición de facturables y producción estimada Seguimiento Desbloquear mes Cálculo detalle Cargar Horas Edición Seguimiento Definir Producido Producir Multicliente Pedidos RESUMEN... 31

3 EKUL - Gestión de Proyectos 3 DOCUMENTACIÓN

4 EKUL - Gestión de Proyectos 4 Introducción Las opciones son las siguientes: Ventana de Proyectos o o o o A - Filtro de búsqueda. B Árbol de navegación por proyectos. C Opciones del Menú del Árbol de navegación. D - Datos de Proyectos. Ficha de Proyecto o o General Ofertas/especificaciones. Parametrización. o o o Dedicación. Accesos. Configuración. Actividad. o o Actividades Detalles de Actividad Ejecución. o o o o Ejecución Calculo Detalle Multicliente Pedidos Resumen Documentación

5 EKUL - Gestión de Proyectos 5 Ventana de proyectos. La ventana de Proyectos se encuentra dividida en cuatro apartados: A - Filtro de búsqueda. B - Árbol de navegación por proyectos. C - Opciones del Menú del Árbol de navegación. D - Datos de proyectos. Filtro de búsqueda. Según el perfil o permisos de cada usuario se tendrá diferente acceso a los Proyectos y sus datos: Para ver los datos de un proyecto: - Tener permisos de Visualización. - Ser responsable de Departamento. - Ser responsable de Área. Para editar los datos de un proyecto: - Ser el JP del proyecto. - Estar delegado en el proyecto.

6 EKUL - Gestión de Proyectos 6 Con los diferentes filtros podemos realizar una búsqueda más exacta de los Proyectos: - Proyectos (Propios, Delegados o Todos) - Proyectos de un Área concreto. - Proyectos de un Jefe de Proyecto Concreto - Proyectos de un Cliente Concreto - Código del Proyecto. - Descripción del Proyecto. - Estado del Proyecto (Activos, Cerrados o Todos) Árbol de navegación por proyectos. El Árbol de navegación contiene dos niveles, en el primero se muestra el Código del Proyecto y el nombre del mismo. Los proyectos se encuentran identificados por el icono de una carpeta. Este icono aparece en rojo si el proyecto se encuentra en estado cerrado. Por cada Proyecto existe un segundo nivel compuesto de 6 apartados fijos, desde los cuales se podrá acceder a la gestión de los diferentes apartados del Proyecto: - Ficha: Los datos principales del Proyecto y sus Ofertas/Especificaciones. - Parametrización: Personas asignadas al Proyecto para el trabajo diario, Compras o Delegación. Se pueden configurar diferentes aspectos del Proyecto. - Actividad: Actividades y Detalles de Actividad del Proyecto.

7 EKUL - Gestión de Proyectos 7 - Ejecución: Datos económicos del Proyecto y sus Pedidos relacionados. - Resumen: Informe en modo de resumen del Proyecto. - Documentación: Informe de la documentación asociada al Proyecto, pudiendo visualizarlos. Opciones del Menú del Árbol de navegación. Con el botón se oculta el Árbol de Navegación para poder visualizar mejor los datos del Proyecto, para volver a mostrar el Árbol hay que darle otra vez al mismo botón. Con el botón se actualizan los datos del proyecto referentes al apartado de Ejecución (Partes, Gastos, Pedidos, ). Con el botón se puede dar de Alta un nuevo Proyecto, para ello hay que posicionarse en el nivel y se mostrará la ventana de Alta. El alta de proyectos se explica en el apartado de ficha de proyecto. Datos de proyectos. En este apartado se realiza toda la gestión del Proyecto seleccionado, y según el concepto se visualizarán diferentes datos para poder modificarlos o trabajar con ellos. Estado de proyectos propios y delegados. Seleccionando proyectos en el árbol de navegación nos muestra la situación de los proyectos tanto propios como delegados, independientemente del filtro de búsqueda seleccionado. Los datos que se muestran son los siguientes:

8 EKUL - Gestión de Proyectos 8 La información se encuentra separada en dos apartados: Estado y alertas de los proyectos. Situación de la producción de los proyectos. Estado y alertas de los proyectos. Nos presenta una información resumida del proyecto con los siguientes datos: Presupuesto: Producido. Incurrido. Facturado. Fecha Bloqueo. En segundo lugar se muestran una serie de errores y advertencias del proyecto de cara a facilitar la gestión del mismo: Error: No ha sido definido el proyecto cliente. Advertencia: Proyecto sin oferta/especificaciones. Advertencia: En el mes XX no se ha definido el detalle de factura. Advertencia: Importe Producido > Producción estimada. Advertencia: Fecha estimada Fin de proyecto < Fecha de partes. Advertencia: Fecha estimada Inicio de proyecto > Fecha de partes. Advertencia:Horas estimadas < Horas de partes. Situación de la producción de los proyectos. En este apartado se muestra la situacion de la produccion de proyectos para cada uno de los meses del ejercicio según el siguiente juego de iconos y colores:

9 EKUL - Gestión de Proyectos 9 Icono Color El mes tiene partes y/o gastos y/o pedidos El mes no tiene ni partes ni gastos ni pedidos El mes tiene partes y/o gastos y/o pedidos El mes NO ESTA PRODUCIDO El mes tiene partes y/o gastos y/o pedidos El mes SI ESTA PRODUCIDO El mes no tiene ni partes ni gastos ni pedidos El mes SI ESTA PRODUCIDO El mes no tiene ni partes ni gastos ni pedidos El mes NO ESTA PRODUCIDO Modelo de visualización. Existen una serie de formularios que, dado el volumen de información que se presenta, es aconsejable visualizarlos con la pantalla ampliada a los datos del proyecto usando el botón que minimiza el árbol de navegación de proyectos.

10 EKUL - Gestión de Proyectos 10 FICHA DE PROYECTO Se muestra información general del proyecto según los siguientes apartados: Ficha del proyecto. Oferta y especificaciones del proyecto. Seguimiento de acciones realizadas en el proyecto (log).

11 EKUL - Gestión de Proyectos 11 Alta de proyectos. La pantalla de alta de la ficha de un proyecto es la siguiente: Si deseamos dar de alta la ficha de un proyecto con los datos de un proyecto del ejercicio anterior podremos indicarlo en el apartado de Referencia del año anterior. Se cargan todos los datos menos los económicos, previsiones y duración del proyecto que han de ser introducidos manualmente. Los datos necesarios para identificar el proyecto. Código de proyecto: Se asigna automáticamente por el sistema. Titulo: Jefe de proyecto / Dpto. /Área: Cliente/establecimiento: Tipo de presupuesto: Los proyectos en IKT se pueden clasificar, atendiendo a su financiación, como: Proyectos con presupuesto cerrado, en que existe un presupuesto aprobado por ambas partes. Proyectos por administración, en los que se factura en función de los recursos efectivamente consumidos (horas trabajadas, gastos, consumos, etc.) proyectos no facturables o no productivos, que, en principio, no se facturan a ningún cliente, financiándose a partir del presupuesto de gastos generales de la empresa. Estos proyectos no precisan de contratación ni aceptación de oferta,

12 EKUL - Gestión de Proyectos 12 pero sí de la aprobación del director de departamento. Deben aplicar los procesos de revisión de proyectos, control de gastos, y seguridad de la información. Proyectos activables: Representan aquellos proyectos que contablemente permiten ser considerados activos en lugar de gastos por cumplir los siguientes requisitos: 1) Gastos de I+D cuando estén específicamente individualizados por proyectos y su coste claramente establecido y tener motivos fundados del éxito técnico y rentabilidad económico-comercial del proyecto. 2) Programas de ordenador elaborados por la propia empresa, incluido el desarrollo de páginas web. Tienen que cumplir con los mismos requisitos que los anteriores. No se pueden incluir los gastos de mantenimiento de aplicaciones informáticas. Tarifa: Tipificación: Multicliente: Fecha Inicio/fin: Justificación: Ficha de proyecto. En este apartado se muestran y se actualizan los datos de la ficha del proyecto. Las opciones que se pueden realizar son las siguientes. Edición de la ficha de proyecto. Eliminar el proyecto. Cargar módulos del proyecto de referencia del año anterior. Cambiar estado del proyecto. Edición de la ficha de proyecto. Para poder modificar los datos de la ficha de proyecto hay que pulsar el botón Edición y se mostrará una ventana con dichos datos.

13 EKUL - Gestión de Proyectos 13 Mención especial presentan los datos económicos del proyecto. Estos datos son los siguientes: Todos estos datos son datos estimados, para introducir en el arranque del Proyecto. Financiación anual: La Financiación Anual no es modificable, se calcula automáticamente Financiación Anual = Total a Producir Period./Exist. Periodificación/existencias: Total a producir: Horas estimadas: Representa las horas totales previstas de dedicación al proyecto. Contratación estimada: Representa los importe tanto de pedidos como de subcontrataciones que se van a imputar al proyecto.

14 EKUL - Gestión de Proyectos 14 Gastos estimados: Representa una estimación de los gastos que se van a imputar por los conceptos de dietas, desplazamientos, Eliminar el proyecto. Para Eliminar el Proyecto hay que pulsar el botón Eliminar Proyecto. Cargar módulos del proyecto de referencia del año anterior. Esta opción solamente aparece si el proyecto ha sido dado de alta con un referencia a un proyecto del ejercicio anterior. Las opciones de carga disponibles son las siguientes: Personas asignadas al proyecto: Actualiza las personas que pueden meter partes en el proyecto. Accesos a compras, delegar, visualizar: Actualiza las personas que pueden acceder a la gestión de proyectos con permisos de realizar compras, llevar una gestión delegada del proyecto con los mismos permisos que el JJPP o simplemente acceso a visualizar el proyecto. Ofertas / Especificaciones: Incorpora al proyecto actual las mismas ofertas y especificaciones que tenía el proyecto del año anterior. Actividades. Configuración. LCD Documentación: Vincula al proyecto actual los documentos que se encuentran asociados al proyecto del año anterior. Solamente se vinculan documentos, no se vinculan las carpetas, documentos de las ofertas, facturas, etc.

15 EKUL - Gestión de Proyectos 15 Cambiar estado del proyecto. Esta opcion nos permite cambiar el estado de los proyectos, existiendo para los mismos tres estados posibles: Abierto: Cerrado: Bloqueado. Ofertas / especificaciones Se muestran las Ofertas o Especificaciones asociadas al Proyecto y permite asociar nuevas Ofertas o Especificaciones, modificarlas o eliminarlas del Proyecto. Asignar oferta a proyecto. Editar asignación de oferta a proyecto. Baja de asignación de oferta a proyecto. Log de seguimiento

16 EKUL - Gestión de Proyectos 16 Nos da información de que, quien y cuando se ha realizado una acción sobre el proyecto. Estos avisos nos permites identificar claramente cuando hemos realizado algo en el proyecto o saber si lo hemos realizado con un vistazo rápido. Las anotaciones que se registran en el log del proyecto son en este momento las siguientes: Alta de proyecto Carga de horas del mes XX Paso a estado Necesita Revision el mes XX Producido el mes XX' Asignar personas del proyecto padre. Asignar permisos y accesos del proyecto padre. Asignar ofertas/especificaciones del proyecto padre. Asignar Actividades del proyecto padre. Asignar la configuración del proyecto padre. Asignar el LCD del proyecto padre. Asignar la documentación del proyecto padre.

17 EKUL - Gestión de Proyectos 17 PARAMETRIZACIÓ N Dedicación Se muestran las personas asignadas al Proyecto para el trabajo diario, su coste y sus horas reales totales imputadas a dicho Proyecto. El coste variará en función del Tipo de Presupuesto del Proyecto. Se permite asignar mas personas, modificarlas o darlas de baja del Proyecto. Se podrán activar o desactivar en el Proyecto, por lo que estando inactivas no podrán meter partes ni gastos al Proyecto. Accesos

18 EKUL - Gestión de Proyectos 18 El modulo de accesos permite identificar que personas pueden gestionar el proyecto, a diferencia del apartado de dedicación en el que se realiza la definición de las personas que pueden introducir partes del mismo. En la gestión de accesos se tienen en cuenta las siguientes figuras: Compras: Personas que pueden realizar compras asociadas al proyecto. Delega: Personas que aunque no son las responsables del proyecto puede gestionarlo de forma delegada. Visualiza: Personas que aunque no son responsables del proyecto o gestores delegados se les da acceso para ver el proyecto. Estos usuarios no podrían modificar y/o actualizar ningún dato del mismo. Configuración En este apartado de la gestión de proyectos se definen algunos de los funcionamientos tanto de la gestión como en los módulos dependientes de la misma. Los criterios configurables definidos son los siguientes: Proyecto: Presenta actividades. Proyecto: Presenta detalles de actividad. Proyecto: El proyecto presenta LCD Partes: Observaciones Obligatorias Partes: Obligatorias Definir actividad Partes: Obligatorias Definir Detalles de actividad Gastos: Obligatorio definir actividades. Gastos: Obligatorio definir motivo. Gastos: Permitir cualquier importe.

19 EKUL - Gestión de Proyectos 19 ACTIVIDAD En base al modelo de gestión / seguimiento que se desee realizar se ha habilitado la definición de actividades y detalles de actividad. Tanto las actividades como los detalles de actividad son definibles a nivel de proyecto y, por lo tanto, identifican el tipo de seguimiento que se va a realizar sobre los mismos. Ejemplos del uso de actividades y detalles de actividades pueden ser los siguientes: Un ejemplo puede ser el proyecto de acciones formativas que podría ser definido según la siguiente estructura: ACTIVIDAD Idiomas Ofimática Programacion Capacitación Autoformación DETALLE DE ACTIVIDAD Ingles perfil Alto Euskera perfil Alto Euskera perfil Bajo. Word Excel Asp Ajax.Net. Redactar mejor Presentaciones.. Autoformación de Unix Autoformación de.. Con esta definición se puede obtener la información tanto a nivel de actividad como a nivel de detalle de actividad permitiendo realizar una gestión y un seguimiento mas detallado del proyecto. Actividades

20 EKUL - Gestión de Proyectos 20 Las actividades se definen como los grandes cosas que por las cuales se quieren estructurar los partes de actividad de un Proyecto. En función de la definición de las actividades se puede llegar a perfilar como van a ser introducidos los partes de actividad de ese Proyecto. Los partes de actividad de una persona pueden ser imputados a cualquiera de las actividades definidas para el Proyecto, siempre que la actividad se encuentre activa en la fecha del parte de actividad. Los datos que definen una Actividad son los siguientes: Denominación de la actividad. Fecha de planificación de la actividad: Representa la fecha en la que la actividad ha sido definida. Fecha de inicio de la actividad: especifica la fecha a partir de la cual una actividad se encuentra operativa y, por lo tanto, no puede introducirse partes de actividad con anterioridad a dicha fecha. Fecha prevista de finalización de la actividad. Representa la fecha en la que esta previsto que la actividad se cierre. Esta fecha es opcional y orientativa. Fecha de finalización de la actividad: especifica la fecha en la cual una actividad ha finalizado y, por lo tanto, no puede introducirse partes de actividad con posterioridad a dicha fecha. Horas previstas: Identifica las horas previstas para esta actividad. Si las horas previstas son 0 especifica que no se puede identificar las horas (por ejemplo resolución de incidencias). Loas horas reales se obtienen a partir de los partes de actividad.

21 EKUL - Gestión de Proyectos 21 Detalles de Actividad Las Actividades a la vez se pueden desglosar en diferentes Detalles de Actividad, con la finalidad de poder ajustar aun mas los partes a las diferentes actividades realizadas en el Proyecto, para una mejor gestión del Proyecto. Denominación del Detalle de Actividad: Descripción del Detalle de Actividad. Observaciones del Detalle de Actividad. Fecha de inicio del Detalle de Actividad: especifica la fecha a partir de la cual un Detalle de Actividad se encuentra operativo y, por lo tanto, no puede introducirse partes de actividad con anterioridad a dicha fecha. Esta fecha no es obligatoria. Fecha prevista de finalización del Detalle de Actividad. Representa la fecha en la que esta previsto que el Detalle de Actividad se cierre. Esta fecha es opcional. Horas previstas: Identifica las horas previstas para este Detalle de Actividad. Si las horas previstas son 0 especifica que no se puede identificar las horas (por ejemplo resolución de incidencias). Las horas reales se obtienen a partir de los partes de actividad. Fecha de finalización del Detalle de Actividad: especifica la fecha en la cual un Detalle de Actividad ha finalizado y, por lo tanto, no puede introducirse partes de actividad con posterioridad a dicha fecha. Esta fecha tiene que ser mayor o igual que el último parte introducido para dicho detalle de actividad.

22 EKUL - Gestión de Proyectos 22 Persona asignada al Detalle de Actividad. Se define que persona es la responsable del Detalle de Actividad. Responsabilidad exclusiva. Especifica si la persona asignada al Detalle de Actividad lo es en exclusividad y, por lo tanto, si solamente puede meter partes a esta actividad la persona responsable de la misma o cualquier persona que esté asignada al Proyecto. Prioridad del Detalle de Actividad: Especifica la prioridad bajo la cual se define el Detalle de Actividad (alta, media, baja). Con el botón Cierre Det. podremos cerrar el Detalle de Actividad a la fecha que introduciremos.

23 EKUL - Gestión de Proyectos 23 EJECUCIÓN En este apartado se muestra la información económica del proyecto, clasificado según los siguientes apartados: Ejecución. Calculo detalle de un mes del proyecto. Multiclientes del proyecto. Situación de los pedidos del proyecto. Ejecución En este apartado se muestra la información resumen de la situación económica del proyecto. Los datos que aparecen en la pantalla son los siguientes: Indicador del estado de la producción: Se indica mediante un indicador de color con la siguiente simbología: o Rojo: Indica que el proyecto, para ese mes, producido. no se ha o Verde: Indica que el proyecto, para ese mes, se encuentra en estado producido. o Amarillo: Indica que un mes que ya se había producido se ha desbloqueado para realizar una actualización de datos (meter partes, gastos, pedidos ). Una vez finalizadas las correcciones hay que volver a producir dicho mes. Coste Horario: Importe que supone las horas imputadas por las personas asignadas al proyecto (según partes de actividad) multiplicado por el coste de cada uno. El coste variará en función del Tipo de Presupuesto del Proyecto (coste nomina / coste con gastos indirectos). Liquidación de gastos: Importe de los Gastos imputados al proyecto en función de los Partes de Gastos.

24 EKUL - Gestión de Proyectos 24 Pedidos: Importe de los Pedidos contabilizados. Producción: estimación de la parte del presupuesto efectivamente ejecutada (con valor cero en los proyectos internos o no productivos). La producción es, principalmente, una redistribución temporal de la facturación, equivalente a la facturación teórica en función del avance efectivo del proyecto. Al estimarla se deben aplicar, por tanto. los criterios que tendríamos en cuenta al facturar: presupuesto por administración o cerrado, reconocimiento de beneficios o pérdidas, etc. Facturado: Importe Facturado. Importe Facturable. El facturable es la orden de facturación que el jefe de proyecto cursa a Administración. Las facturas son emitidas desde Administración previa redacción y revisión del texto por parte del jefe de proyecto. Normalmente, las facturas agregan facturables de varios proyectos para un mismo cliente. Resultado: Representa el resultado económico de lo Producido. Producción estimada: Importe previsto a producir. A modo informativo se nos muestra también los Datos Económicos referentes al Proyecto como Financiación Anual, Period./Exist. y el Total a Producir. Y por otro lado el Importe total del los pedidos Emitidos, Recibidos y Contabilizados al día actual. Las opciones disponibles desde esta pantalla son las siguientes: Informe de partes. Edición de facturables y producción estimada. Datos de seguimiento Desbloquear mes. Inf. Partes Se ha habilitado un informe de partes de actividad como apoyo a la realización del seguimiento y el cálculo del producido mensual de los proyectos. Los datos del informe son los relativos al proyecto y mes seleccionados en ese momento en la pantalla de gestión de proyectos. El modelo del informe es el siguiente:

25 EKUL - Gestión de Proyectos 25 Permite selección el formato del informe para poder exportarlo a Excel. La información se encuentra agrupada por actividades según la definición o configuración del proyecto. La información de los partes de actividad reflejada en el informe es la siguiente: o Observaciones introducidas en el parte de actividad. o Persona que ha introducido el parte. o Día-Mes del parte. o Horas del parte. Edición de facturables y producción estimada Con el botón de Edición es posible modificar el importe por cada mes Facturable y la producción estimada. Seguimiento Mediante el botón de Seguimiento podemos introducir unas notas en diferentes apartados del mes seleccionado.

26 EKUL - Gestión de Proyectos 26 Desbloquear mes. Por ultimo podemos modificar la Fecha de Bloqueo del Proyecto.

27 EKUL - Gestión de Proyectos 27 Cálculo detalle. Según el mes seleccionado en la pestaña de Ejecución, al pasar a la pestaña de Calculo Detalle se nos muestra para el mes seleccionado un desglose de las personas asignadas al proyecto con los datos a imputar: - Horas (P.): Horas imputadas según los partes. - Horas Corr.: Horas corregidas (son las validas para luego realizar la producción) - Coste: Coste de la persona. - Tarifa: Tarifa de la persona. - Tarifa Corr.: Tarifa de la persona corregida (es la valida para luego realizar la producción) - Prod. (S.P.): Producido según partes, Horas (P.) * Tarifa. - Prod. Cor.: Producido corregido, Horas Corr. * Tarifa Corr. - Gastos: Gastos imputados. - Prod. Real: Producido Real, Prod. Corr. + Gastos. Cargar Horas Se pueden cargar las Horas Corregidas y las Tarifas Corregidas con las Horas según partes y Tarifas con el botón de Cargar Horas. Edición Pero también se pueden modificar estos valores por persona con el botón Edición.

28 EKUL - Gestión de Proyectos 28 Seguimiento Mediante el botón de Seguimiento podemos introducir unas notas en diferentes apartados del mes. Definir Producido Antes de realizar la producción del mes se puede modificar el importe a producir, aunque por defecto se calcula de forma automática. Para ello tenemos el botón Definir Producido. Producir Y para realizar la producción debemos pulsar en Producir, se mostrará una ventana con el importe a producir y confirmamos pulsando de nuevo en Producir.

29 EKUL - Gestión de Proyectos 29 Multicliente. Los Proyectos pueden estar asociados a un Multicliente, por lo que un Multicliente puede contener varios proyectos. En esta pestaña se muestran dichos Proyectos siempre y cuando el Proyecto con el que estamos trabajando tengo un Multicliente. Los datos visualizados por cada Proyecto son Ppto., Gasto, Pedidos, Producido, Facturado, Facturable y Resultado. Y son importes acumulados a un mes, ese mes es el seleccionado en la pestaña Ejecución.

30 EKUL - Gestión de Proyectos 30 Pedidos. Los Pedidos se realizan siempre asociándolos a un Proyecto y luego sus costes se imputan a dicho Proyecto. En la pestaña Pedidos se muestran los Pedidos asociados al Proyecto, sin necesidad de tener que ir al modulo de Pedidos para consultar alguna Referencia o Importe.

31 EKUL - Gestión de Proyectos 31 RESUMEN Se genera un informe con los datos del Proyecto en modo resumen pudiendo ver de este modo el estado actual del Proyecto.

32 EKUL - Gestión de Proyectos 32 DOCUMENTACIÓ N. Se genera un informe con la documentación asociada al Proyecto, pulsando el icono Documento. podemos visualizar el contenido del