Gestión documental en el contexto universitario

Transcripción

1 Gestión documental en el contexto universitario

2 Agenda 1. PGD-e en un contexto universitario 2. Archivos Electrónicos y expediente electrónico 3. Creación y fase de gestión del expediente 4. Transferencia a Archivo Intermedio / histórico 5. Trámites administrativos y documentos-e. SIA. 6. Referencias Agenda 2

3 Dónde estamos? 1. PGD-e en un contexto universitario 2. Archivos Electrónicos y expediente electrónico 3. Creación y fase de gestión del expediente 4. Transferencia a Archivo Intermedio / histórico 5. Trámites administrativos y documentos-e. SIA. 6. Referencias Agenda 3

4 1. PGD-e en contexto universitario Política de Gestión Documental Electrónica (PGD-e) El Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI) y la Norma Técnica de Interoperabilidad de gestión de documentos electrónicos, establecen que: Cada Administración debe elaborar su propia Política de Gestión de documentos electrónicos Elementos necesarios para crearla: NTI de PGD-e Esquema de Metadatos (e-emegde) Modelo de PGD-e PGD-e 4

5 1. PGD-e en contexto universitario Ejemplo de PGD-e: Universidad de Murcia 5

6 1. PGD-e en contexto universitario Esquemas de metadatos (I) Normas que definen el conjunto de metadatos mínimos y opcionales que deberían incluirse en los metadatos de una Organización Esquema de Metadatos para la Gestión de Documentos Electrónicos en las Universidades Propuesta de la CAU (Conferencia de Archiveros de las Universidades Españolas) Grupo de trabajo integrado en la CRUE Se está trabajando en la versión 2.0: Añadidos los metadatos básicos obligatorios para hacerla compatible con e-emgde 6

7 1. PGD-e en contexto universitario Esquemas de metadatos (II) e-emgde Esquema de Metadatos para la Gestión del Documento Electrónico Norma técnica a nivel nacional de la Administración del Estado Contiene los metadatos mínimos obligatorios, definidos en las Normas Técnicas de Interoperabilidad (ENI) del Documento Electrónico y Expediente electrónico Otros metadatos complementarios pertinentes en una Política de Gestión y conservación de documentos electrónicos 7

8 1. PGD-e en contexto universitario Ejemplo en la Universidad de Murcia 8

9 1. PGD-e en contexto universitario Cuadro de clasificación (I) Estructura jerárquica, lógica y coherente que vincula los documentos que genera la Universidad con las funciones o actividades que desempeña, estableciendo funcionales organizadas de manera codificada alfanumérica Tipos de cuadro de clasificación Orgánico Funcional Universidad de Murcia Orgánico-funcional Uniforme-integral de documentos 9

10 1. PGD-e en contexto universitario Cuadro de clasificación (II) La Conferencia de Archivos de las Universidades Españoles a través del grupo de trabajo de Identificación, valoración y clasificación de series documentales, ha realizado una propuesta como base para cada Universidad: 10

11 1. PGD-e en contexto universitario Cuadro de clasificación (III) Ejemplo: Universidad de Murcia 11

12 1. PGD-e en contexto universitario Valoración documental (de series) Quién realiza este trabajo? COMISION DE VALORACION Y EXPURGO Creada por Resolución R-698/2014 del Rector de la Universidad de Murcia Funciones: Identificar y analizar todas las series y tipologías documentales generadas por las diferentes unidades administrativas Emitir dictamen sobre: Calendarios de Conservación de los documentos y expedientes Accesibilidad Identificar documentos con valor histórico Identificar los documentos esenciales 12

13 Dónde estamos? 1. Desde el documento-e a una PGD-e 2. Archivos Electrónicos y expediente electrónico 3. Creación y fase de gestión del expediente 4. Transferencia a Archivo Intermedio / histórico 5. Trámites administrativos y documentos-e. SIA. 6. Referencias Agenda 13

14 2. Archivos y expediente electrónico Archivado de documentos Archivos tradicionales en gestión documental Archivo Gestión Expediente vivo Ubicado en la Sección Archivo Intermedio Expediente cerrado Ubicado en Archivo Archivo Histórico Expediente cerrado Ubicado en Archivo Conservación permanente Fase de Gestión Archivo Definitivo 14

15 2. Archivos y expediente electrónico Archivado electrónico en la Administración Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas Obligación de cada Administración Pública de mantener un archivo electrónico único de los documentos que corresponden a procedimientos finalizados, [ ] [ ] la creación de este archivo único resultará compatible con los diversos sistemas y redes de archivos en los términos previstos en la legislación vigente, y respetar el reparto de responsabilidades sobre la custodia o traspaso correspondiente. 15

16 2. Archivos y expediente electrónico Herramientas ofrecidas por la Administración (I) Para la FASE: Archivo de Gestión Permite generar documentos y expedientes electrónicos conformes al ENI Ofrece 2 modos de utilización: InSide Base Instalable en cualquier Administración G-Inside (Generador de Inside) Conjunto de servicios web en la nube SARA que generan los documentos y expedientes en base al ENI y generación de PDFs de visualización. No almacena nada 16

17 2. Archivos y expediente electrónico Herramientas ofrecidas por la Administración (II) Para la FASE: Archivo Definitivo Aplicación web de archivo definitivo Permite el trabajo con expedientes y documentos electrónicos Proporciona mecanismos de notificación de los cambios de estado de los expedientes Permite crear los cuadros de clasificación y series documentales de la Administración 17

18 Dónde estamos? 1. Desde el documento-e a una PGD-e 2. Archivos Electrónicos y expediente electrónico 3. Creación y fase de gestión del expediente 4. Transferencia a Archivo Intermedio / histórico 5. Trámites administrativos y documentos-e. SIA. 6. Referencias Agenda 18

19 3. Creación y fase de gestión Qué opciones tenemos para la primera fase? Archivo Gestión Expediente vivo Ubicado en la Sección Archivo Intermedio Expediente cerrado Ubicado en Archivo Archivo Histórico Expediente cerrado Ubicado en Archivo Conservación permanente Fase de Gestión Archivo Definitivo 19

20 3. Creación y fase de gestión Creación inicial de expediente/documentos Ciudadano PAS PDI Backoffice Archivo de Gestión Sede Universitaria 20

21 3. Creación y fase de gestión Posibilidades técnicas para el Archivo de Gestión Bases de datos corporativas Herramientas de Gestión Documental Repositorios digitales Herramientas personalizadas de gestión de expedientes INSIDE Combinación Gestor Documental + INSIDE 21

22 3. Creación y fase de gestión Qué metadatos debemos almacenar? Al menos los metadatos mínimos obligatorios que se definen en el ENI para permitir el intercambio con otras Administraciones Concepto de Metadatos Propios Metadatos que son de utilidad para el propio tipo de expediente Se corresponderán cuando se haga la transferencia al Archivo definitivo con los Metadatos Complementarios (e-emgde) En que formato? Que esquema? Lo importante es ser capaz de generar el formato técnico para el Intercambio y/o para su transferencia a ARCHIVE y a otras Universidades 22

23 3. Creación y fase de gestión Ejemplo: Universidad de Murcia 23

24 Dónde estamos? 1. Desde el documento-e a una PGD-e 2. Archivos Electrónicos y expediente electrónico 3. Creación y fase de gestión del expediente 4. Transferencia a Archivo Intermedio / histórico 5. Trámites administrativos y documentos-e. SIA. 6. Referencias Agenda 24

25 4. Transferencia a Archivo inter./hist. Cómo hacemos la transferencia? Archivo Gestión Expediente vivo Ubicado en la Sección Archivo Intermedio Expediente cerrado Ubicado en Archivo Archivo Histórico Expediente cerrado Ubicado en Archivo Conservación permanente Fase de Gestión Archivo Definitivo 25

26 4. Transferencia a Archivo inter./hist. Escenario 1 Universidad que utiliza INSIDE con Archivo de Gestión Ciudadano PAS PDI Transferencia Backoffice Archivo de Gestión SIP Archivo Definitivo Sede Universitaria 26

27 4. Transferencia a Archivo inter./hist. Escenario 2 Universidad que tiene un Archivo de Gestión propio, y utiliza INSIDE para generar Expedientes/Documentos conforme al ENI Ciudadano PAS PDI WS Exp./doc. ENI Sede Universitaria Backoffice Archivo Gestión / Gestor Documental (CMIS) SIP Archivo Definitivo Transferencia 27

28 4. Transferencia a Archivo inter./hist. Escenario 3 Universidad que tiene un Archivo de Gestión / Oficina propio, capaz de generar expedientes/documentos conforme al ENI Ciudadano PAS PDI Transferencia Backoffice Archivo Gestión / Gestor Documental SIP Archivo Definitivo Sede Universitaria 28

29 4. Transferencia a Archivo inter./hist. Escenario 4 Universidad que tiene un Archivo Definitivo Propio (utilice INSIDE o un Archivo de Gestión propio) Ciudadano PAS PDI Transferencia Backoffice Archivo Definitivo - Propio - Dspace - Fedora - Sede Universitaria Archivo Gestión / Gestor Documental 29

30 Dónde estamos? 1. Desde el documento-e a una PGD-e 2. Archivos Electrónicos y expediente electrónico 3. Creación y fase de gestión del expediente 4. Transferencia a Archivo Intermedio / histórico 5. Trámites administrativos y documentos-e. SIA. 6. Referencias Agenda 30

31 5. Trámites administrativos y doc. Artículo 9, Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica Las administraciones públicas mantendrán actualizado un Inventario de Información Administrativa, que incluirá procedimientos administrativos y servicios que prestan de forma clasificada y estructurados en familias, con indicación del nivel de información de los mismos[ ] Cada Administración pública regulará la forma de creación y mantenimiento de este Inventario, que se enlazará e inter-operará con el Inventario de la AGE[ ] 31

32 5. Trámites administrativos y doc. Sistema de Información Administrativa (SIA) Proporciona un inventario de información administrativa Contiene la relación de procedimientos y servicios de la AGE y de las diferentes administraciones públicas participantes Ofrece una aplicación que permita el alta de los trámites administrativos por responsables de cada administración Los trámites son publicados en el PAG (Punto de Acceso General al ciudadano) 32

33 5. Trámites administrativos y doc. Subgrupo de trabajo CRUE-SIA Enmarcado dentro del grupo de trabajo Administración Electrónica, Seguridad y Auditoría TI Trabajo para homogeneizar la incorporación de las universidades al SIA Resultados actuales: Guía de buenas prácticas para la creación de trámites en SIA Se está trabajando en la racionalización y homogenización de los trámites en los diversos áreas de las Universidades Gestión Académica, Recursos Humanos, Gestión Económica,. 33

34 5. Trámites administrativos y doc. Trámites, expedientes y documentos electrónicos Trámite Administrativo Serie Documental 1. Alta trámite en SIA 2. Creación de la Serie Documental (si es necesario) 3. Valoración de la Serie Documental Comisión 4. Alta de tipos de expediente / archivos Archivo Gestión 34

35 Dónde estamos? 1. Desde el documento-e a una PGD-e 2. Clasificación y valoración 3. La obligatoriedad del archivado electrónico 4. Creación y fase de gestión del expediente 5. Trámites administrativos y documentos-e. SIA. 6. Referencias Agenda 35

36 6. Referencia Esquemas de metadatos. e-emgde. - CAU (v. 0.2). Política de Gestión Documental Electrónica Modelo de Política. bre/noticia_ _modelo_politica_gestion_doc_electronico.html Política de la Universidad de Murcia. Herramientas y portales Servicio de Información Administrativa (SIA). INSIDE. ARCHIVE. 36

37 Preguntas Muchas gracias! Preguntas? Jesús Damián Jiménez Re Área de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones Aplicadas (ATICA) Universidad de Murcia - Sección de Metodologías, Normalización y Calidad del Software 37