Comunicación presentada en las XIX Jornadas de Archivos Municipales Arroyomolinos, de mayo de 2013 METADATOS POR DOQUIER

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1 Comunicación: Metadatos por doquier - Autora: Roser Latorre Tafanell pág. 1 Comunicación presentada en las XIX Jornadas de Archivos Municipales Arroyomolinos, de mayo de 2013 METADATOS POR DOQUIER Roser Latorre Tafanell Jefa de la Unidad de Archivo y Documentación Ayuntamiento de Sant Boi de Llobregat Profesora de la Facultad de Biblioteconomía y Documentación Universidad de Barcelona De un tiempo a esta parte, los colectivos profesionales -archiveros, documentalistas, informáticos- cuyo objeto de trabajo está relacionado directamente con la información y con "datos" hemos entrado en contacto con la palabra "metadatos". Pero su uso puede plantearnos muchas dudas. Entendemos todos lo mismo cuándo hablamos de "metadatos"? Usamos de forma coherente la palabra "metadatos"? Hasta dónde nos incumben los "metadatos"? Qué parte de nuestro trabajo puede variar si queremos aplicar o gestionar "metadatos"? Cómo debe evolucionar nuestra concepción de la "Archivística" o "Gestión documental" si tenemos en cuenta la ISO y la ISO23801 de "metadatos"? Para poder comprender el alcance de la palabra "metadatos", deberemos, ante todo leer y trabajar la ISO :2006 y la ISO/TS :2007. Así mismo será necesario tener en cuenta el MoReq Finalmente, podremos ver i contrastar ejemplos de aplicación de metadatos en las "Normas Técnicas de Interoperabilidad" 1 para el expediente, el documento y firma electrónica así como en el "Vocabulari de metadades" 2 publicado por la Generalitat de Catalunya. Desde una visión más general, la ISO nos aporta, ante todo, normalización, lo cual es del todo imprescindible si queremos implantar Gestión Documental. La normalización y estandarización de nuestros datos, metadatos, inventarios, instrumentos de descripción e incluso de nuestros procesos de trabajo es una cuestión del todo necesaria, imprescindible e indiscutible ante el cambio de la administración analógica a la administración digital. Si queremos gestionar electrónicamente no sólo los datos, sino también los documentos, y automatizar todos los procesos, tanto de gestión administrativa como de gestión documental, deberemos planificar nuestro trabajo y, ante todo, normalizar y estandarizar. En caso contrario nuestros productos no tendrán la funcionalidad necesaria o simplemente serán un fracaso, y nuestros interlocutores o clientes no verán en nuestro trabajo una solución sino un obstáculo al que oponer resistencia. La otra gran aportación de la ISOI es entender como integrante del Sistema de Gestión Documental -y como tal tratable y metadatizable- a cualquier elemento que pueda "describir el contexto, contenido y estructura de los documentos, así como la gestión a lo largo del tiempo" 3. A estos elementos que intervienen en la gestión documental los denomina "entidades" e identifica cuatro clases de entidades: 1 Resolución de 19 de julio de 2011, de la Secretaría de Estado para la Función Pública, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad del Expedient Electrónico. BOE núm. 182 de 30 de julio de VVAA, Vocabulari de Metadades, Subdirecció General d'arxius i Gestió Documental del Departament de Cultura de la Generalitat de Catalunya, Barcelona ISO :2000, 3.12.

2 Comunicación: Metadatos por doquier - Autora: Roser Latorre Tafanell pág Documentos 2. Actividades de gestión, incluyendo las actividades de gestión de documentos 3. Agentes 4. Regulaciones A la vez, cada entidad está formada por diferentes "niveles de agrupación" que generarán otras tantas entidades. Tabla correspondiente a la Clase de entidades: Documentos, ISO/TS :2007, pág. 17.

3 Comunicación: Metadatos por doquier - Autora: Roser Latorre Tafanell pág. 3 La clase de entidad "Documentos" está formada por los siguientes niveles de agrupación: 1. Documento simple 2. Expediente simple 3. Expediente compuesto 4. Serie 5. Fondo 6. Agrupación de fondo La clase de entidad "Actividad de gestión" está formada por los siguientes niveles de agrupación: 1. Operación o transacción 2. Actividad/proceso 3. Función 4. Función marco Para la clase de entidad "agente" tenemos los siguientes niveles:: 1. Persona 2. Grupo de trabajo 3. Entidad, órgano, organismo 4. Institución Finalmente, para la entidad "regulaciones" obtendremos: 1. Reglas 2. Políticas 3. Legislación/regulaciones Todas estas entidades pueden o deberían tener sus propios metadatos con el objetivo de poder ser identificadas, descritas e incluso informadas para conocer su evolución y tratamiento. Ello significa que para cada entidad o nivel de agrupación deberíamos crear el correspondiente esquema de metadatos, la relación o plantilla de metadatos, organizados y estructurados que nos debe servir de base para la descripción y gestión de las entidades. Otra cuestión de vital importancia a la que se refiere la ISO de metadatos sin la cual no entenderíamos el propio Sistema de Gestión Documental son las relaciones que se establecen entre las diferentes entidades del Sistema de Gestión Documental. La ISO de metadatos no concibe un Sistema de gestión documental que no establezca la relación entre los propios documentos y las entidades Agente y sus agrupaciones, la entidad Actividad de gestión y sus agrupaciones y la entidad Regulación y sus agrupaciones. Esquema de las relaciones entre entidades, ISO /TS :2007, pág. 12.

4 Comunicación: Metadatos por doquier - Autora: Roser Latorre Tafanell pág. 4 Asimismo, quiero señalar que la ISO no olvida el concepto de "descripción multinivel", concepto introducido de forma general por la ISAD(G). La ISO lo denomina de otra manera, "Herencia", pero en definitiva la funcionalidad sigue siendo la misma: heredar metadatos de un nivel superior para asegurar la consistencia de los mismos y para que no sea necesario repetir las propiedades definidas en un nivel superior para todos los niveles subordinados. Una vez integrado en nuestro conocimiento la base metodológica y conceptual de lo que son y representan los metadatos según la ISO 23081, y ante el reto de definir los requerimientos técnicos y funcionales del gestor documental, nos propusimos crear el esquema de metadatos más necesario e imprescindible según nuestras necesidades actuales, el "Esquema de metadatos" de la entidad expediente, tanto en soporte tradicional como electrónico. Así pues, presentamos el "Esquema de metadatos" de expediente basado en la ISO que hemos elaborado con el objetivo que sirva de base para la identificación y gestión de los diferentes expedientes municipales y como base también para la identificación de las funcionalidades que debería tener el software de Gestión documental. El Esquema de Metadatos El "Esquema de metadatos" que presentamos a continuación está elaborado según las siguientes características y con el fin de cumplir con las siguientes necesidades de gestión: 1. Los diferentes metadatos se han organizado en grupos siguiendo la misma agrupación que establece la ISO El "Esquema de metadatos" tiene que incorporar la información de los diferentes soportes o naturalezas que puedan existir para cada expediente. 3. El "Esquema de metadatos" tiene que incorporar la información de los distintos eventos o políticas que puedan aplicarse a los diferentes soportes o naturalezas de cada expediente. 4. El "Esquema de metadatos" incorpora las equivalencias de sus metadatos con la NTI de expediente electrónico y con el "Vocabulari de Metadades".

5 Comunicación: Metadatos por doquier - Autora: Roser Latorre Tafanell pág Grupos de metadatos del Esquema: 1.1. Metadatos de identificación. Para identificar la entidad (tipo de entidad, nivel de agrupación y código de referencia) Metadatos de descripción/título. Permiten comprobar si la entidad es realmente la requerida (título, resumen) Metadatos de uso, soporte y acceso. Para el uso de la entidad (entorno técnico, acceso, derechos) Metadatos de eventos o procesos de archivo. Información usada para gestionar la entidad, identificando los diferentes eventos aplicados a la entidad (tipo de evento, fecha, desencadenante) Metadatos de control de la descripción 2.-Gestión de expedientes con varios soportes o naturalezas El "Esquema de metadatos" para la entidad "expediente" tiene que recoger los metadatos e información de los posibles diferentes soportes o naturalezas de un mismo documento. Por ejemplo, actualmente en el Archivo hemos realizado dos copias digitales de los libros del Pleno Municipal; la primera copia se ha realizado con una resolución de 150 dpi y su objetivo es informativo y de acceso rápido; la segunda copia es una copia auténtica, firmada electrónicamente con un sello de órgano y tiempo, realizada con una resolución de 300dpi, cuyo objetivo es que pueda tener la misma validez que el documento original en papel. Por supuesto, el esquema de metadatos debe poder informar también de la existencia del documento original en papel, firmado analógicamente e instalado en el Archivo. Las tres naturalezas tienen que ser identificadas y descritas en nuestra propuesta de "Esquema de metadatos", porque así ocurre en el día a día: un expediente, varias naturalezas. Y cada soporte o naturaleza tiene que incorporar la información pertinente: si se trata de documentos en soporte papel, deberemos poder informar de la signatura topográfica y del estado de conservación, etc.; si son documentos en soporte electrónico firmados electrónicamente, deberemos poder describir las características técnicas del formato así como poder incluir todos los metadatos correspondientes a la firma electrónica. 3.-Informar sobre los eventos realizados a los expedientes El "Esquema de metadatos" propuesto también debe poder integrar como metadatos la información de los procesos o tratamientos archivísticos -eventos- que se hayan realizado sobre los expedientes y sus diferentes naturalezas-. Siguiendo con el ejemplo anterior de los Plenos Municipales, la descripción del documento original en soporte papel siguiendo el esquema propuesto, debería reflejar el proceso de transferencia realizado sobre dichos documentos: cuándo tuvo lugar, unidad responsable, código de transferencia, etc. El mismo "Esquema de metadatos" también debería poder recoger la información sobre el proceso de digitalización: cuándo se realizó, criterios de digitalización, responsable de la digitalización, etc. Si una de las copias electrónicas se transfiere a l'iarxiu -el repositorio para integrar los documentos de las administraciones catalanas"-, deberíamos poder informar de los metadatos correspondientes al "evento transferencia", sobre qué naturaleza actuamos, cuándo se realizo, quién la realizó, qué metadatos se transfirieron, etc. Y así, de forma sucesiva, todos aquellos eventos o procesos de archivo que se realicen sobre los documentos, deberían incorporar en el esquema la información correspondiente a estos eventos. 4.-El Esquema de metadatos", las Normas Técnicas de Interoperabilidad y el "Vocabulari de metadades". En el desarrollo de un esquema de metadatos que nos sirva tanto para documentos electrónicos como para documentos en soporte tradicional, no podemos olvidarnos de los requerimientos que puedan ser externos a nuestra propia organización pero que a la vez puedan ser obligatorios o necesarios. Nos estamos

6 Comunicación: Metadatos por doquier - Autora: Roser Latorre Tafanell pág. 6 refiriendo al Esquema de Metadatos incluido en la "Norma Técnica de Interoperabilidad de Expediente electrónico" y al "Vocabulari de Metadades". El "Esquema de metadatos" propuesto en la NTI para el expediente electrónico propone unos metadatos mínimos obligatorios si queremos interoperar expedientes con otras administraciones. Ello nos obliga a considerarlos en nuestro "Esquema", en previsión de la aplicación de la interoperabilidad. La columna de la derecha bajo el epígrafe NTI nos indica esta relación. En el segundo caso tratamos de armonizar los metadatos incluidos en el "Esquema de metadatos" del "Vocabulari de Metadades" para el nivel de expediente con la propuesta del "Esquema de Metadatos" propuesto para el nivel expediente del Archivo Municipal. En este caso también hemos incluido una columna que nos permite controlar las referencias entre los metadatos del "Vocabulari" con el "esquema de metadatos" del Archivo Municipal de Sant Boi de Llobregat. Sant Boi de Llobregat, mayo 2013.