MAYO 5 DE 2011 VERISON 5 F-PGRF-068 PERIODO: PRESENTADO A:

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1 INFORME DE LA REVISORIA FISCAL DELEGADA ANTE EL FONDO DE EMPLEADOS DE ABBOTT LABORATORIES DE COLOMBIA FONABBOTT MAYO 5 DE 2011 VERISON 5 F-PGRF-068 PERIODO: JUNIO DE PRESENTADO A: JUNTA DIRECTIVA COMITÉ DE CONTROL SOCIAL GERENCIA BOGOTA, D.C. JULIO DE 2.011

2 INTRODUCCION En este informe se recopila información del Área Jurídica, del Control Interno y el Disponible también de la Cartera de la entidad, generando por medio de un análisis y revisión, unos hallazgos a cada espacio específico, el cual es el motivo de estudio e investigación del presente informe. Se comprueba la existencia de la normatividad interna, de acuerdo a las disposiciones legales vigentes, generando recomendaciones determinadas, buscando que se pongan en práctica y que sean para la entidad una herramienta eficiente en su operatividad general, para el mejoramiento de la misma administración de la entidad. INFORME DE LA REVISORIA FISCAL DEL MES DE JUNIO DE F.E. ABBOTT LABORATORIES 2

3 I. EVALUACIÓN DEL ÁREA JURÍDICA Hallazgos No se observa el Marco Filosófico donde se contemplan los Principios Universales del Cooperativismo que establece la Ley 79 de 1.988, tampoco se evidencio dentro de los estatutos los valores y fines de la Economía Solidaria de acuerdo a la ley 454 de Para el Fondo de Empleados Abbott Laboratories de Colombia Fonabbott, está claro y preciso los objetivos y servicios que presta a sus asociados inmersos en el Capítulo II Objetivos, Actividades y Servicios, artículos desde el No. 4 hasta el No. 10; hacen precisión a los acuerdos y actos cooperativos como lo indican los artículos 3, 4 y 5 de la ley 79 de En el Capítulo III: De los asociados, artículos del 11 al 22, se establece la variabilidad y carácter de asociado, determinación del vínculo de asociación y requisitos de ingreso, deberes de los asociados, derechos de los asociados, perdida del carácter de asociado, renuncia voluntaria, reingreso posterior a la renuncia voluntaria, desvinculación de la entidad patronal, exclusión, procedimiento para la exclusión, muerte del asociado, efectos de la pérdida de la calidad de asociado. El texto se encuentra conforme al artículo 38 de la Constitución Política, decreto 1481 de y ley 79 de Lo referente a régimen disciplinario conforme al artículo 23 y 29 de la constitución política de Colombia y la circular 004 del 2005 de la Supersolidaria, está plenamente establecido en los estatutos del Fondo de Empelados Abbott Laboratories de Colombia Fonabbott, en el Capítulo IV, artículos 32 al 28. Según lo establecido en el Capitulo 8 de la Circular Básica Contable y Financiera referente al Régimen Económico se establece en los estatutos de Fonabbott en el Capitulo V, artículos del 29 al 50; en este capítulo se establece todo lo relacionado a Patrimonio, todo lo referente a Aportes Sociales, Ahorros, Inversión de los Aportes y Ahorros, Reservas, Auxilios, Donaciones y Resultados del Ejercicio. Con relación a la aplicación de los Excedentes está estipulado para el Fondo, dentro del mismo Capítulo V, artículo 50, parágrafo; basados en Circular Básica Contable y Financiera INFORME DE LA REVISORIA FISCAL DEL MES DE JUNIO DE F.E. ABBOTT LABORATORIES 3

4 Para lo relacionado con el Régimen Administrativo se observo que se encuentra en el Capítulo VI, De la Administración, artículos desde el 51 hasta el 71, en donde muy ampliamente especifican los mecanismos de asambleas de órganos de dirección (Asamblea General, Junta Directiva, Gerente), para cada uno se establecen los requisitos de elección, funciones, procedimientos de elección, manejo de actas, firmas de actas, existencia del representante legal, requisitos. Igualmente existe en el Capítulo VII, Vigilancia y Fiscalización, en los artículos del 73 al 76 lo concerniente a las condiciones y funciones especificas de la revisoría fiscal, de acuerdo a lo preceptuado a las normas del contador público, según la ley 222 de 1995, ley 79 de 1988, decreto 1481 de 1989, y la C.B.J 007 de Dentro del Capítulo VIII, Artículos del 83 al 88 y el Capitulo IX, artículos 89 al 91, se expresan tanto el Régimen de Incompatibilidades y Prohibiciones, así como el Régimen de Responsabilidad del Fondo, de los Directivos y de los asociados, conforme lo establece la ley 79 de 1988, ley 454 de 1998, Capitulo Único. También en el Capitulo XI, se establece todo lo referente a la fusión, escisión, incorporación, transformación, disolución y liquidación, en los artículos 94 al 98. En el Capitulo XII, Disposiciones Finales, se encuentra claro el procedimiento relacionado con las reformas de estatutos, en los artículos 101 y 102 específicamente. Con relación a los Reglamentos establecidos en la entidad se observo lo siguiente: Reglamentos para el Asamblea Ordinaria de Delegados, sin fecha ni firma. Reglamentos para la Elección de Delegados, de fecha de 31 de Enero de con sus firmas. Reglamento Interno de Junta Directiva, de fecha de 04 de Marzo de con sus firmas. Reglamento del Comité de Control Social, de fecha de 27 de octubre de sin firmas. Reglamento Pólizas de Seguros, Firmas Pagos, de fecha de 21 de agosto de y la última actualización esta de fecha 23 de febrero de con sus firmas. INFORME DE LA REVISORIA FISCAL DEL MES DE JUNIO DE F.E. ABBOTT LABORATORIES 4

5 Reglamento Comité y Fondo de Solidaridad, de fecha de 14 de diciembre de y la última actualización esta de fecha 16 de mayo de con sus firmas. Reglamento para Otorgar Auxilio Educativo, de fecha de 14 de noviembre de y la última actualización esta de fecha 14 de mayo de falta una firma. Reglamento Comité Educación y Deportes, de fecha de 17 de febrero de y la última actualización esta de fecha 14 de noviembre de con sus firmas. Reglamento para Otorgar Auxilio Funerario, de fecha de 14 de marzo de y la última actualización esta de fecha 14 de noviembre de con sus firmas. Estos tres últimos están conforme a lo estipulado en capítulo VII de la C.B.C.F. y a la ley 79 de 1988 y el capítulo VII de la C.B.C.F. Manual de Cartera y Reglamento de Prestamos y Servicios, de fecha de 10 de febrero de y la última actualización esta de fecha 18 de marzo de con sus firmas; se constato que esta a los lineamientos Jurídicos C.B.C.F- Capitulo II y III Reglamento del Servicio de Diligencias Personales, de fecha de 01 de marzo de con su firma. Reglamento para Reducción Tiempo Sanción por Retiro Asociados, de fecha de 14 de noviembre de con sus firmas. Reglamento y Procedimiento Operaciones Aportes Sociales, de fecha de 11 de agosto de y la última actualización esta de fecha de 18 de abril de con sus firmas. Reglamento y Procedimiento Operaciones Ahorro Permanente y Deposito de Ahorro, de fecha de 11 de agosto de y la última actualización esta de fecha de 03 de marzo de con sus firmas. Devolución de Ahorros Voluntarios, de fecha de 18 de abril de con sus firmas. Acuerdo No. 16: Reglamento del Comité Evaluador de Cartera, de fecha de 27 de agosto de con sus firmas. Reglamento del Comité Evaluador de Riesgo de Liquidez, de fecha de 27 de agosto de con sus firmas y con forme al capítulo XIV de la C.B.C.F. Reglamento del Comité de Crédito, de fecha de 16 de diciembre de con sus firmas. INFORME DE LA REVISORIA FISCAL DEL MES DE JUNIO DE F.E. ABBOTT LABORATORIES 5

6 Reglamento Auxilio Educativo Empleados, de fecha de 03 de agosto de con sus firmas. De Comité de Bienestar: El fondo de empelados no maneja este fondo por ende tampoco este reglamento. Reglamento de la Consulta y Reporte a las Centrales de Riesgos, el Fondo de Empleados no cuenta con este reglamento. Con relación a los Manuales de Funciones se verifico que existen los siguientes así: Manual de Funciones de la Contadora, última actualización julio 09 de Manual de Funciones de la Tesorera, última actualización julio 09 de Manual de Funciones del Jefe de Ahorro y Crédito, última actualización julio 09 de Manual de Funciones de Mensajero, última actualización junio 12 de Manual de Funciones Auxiliar Punto de Venta Fonexpress, de fecha junio 30 de Manual de Funciones Administrador Fonexpress Medicamentos, última actualización julio 09 de Manual de Funciones de la Telefonista del Call Center, última actualización julio 09 de Con relación a los Manuales de Procedimientos se evidenciaron los siguientes: Procedimiento Fondo Prestamos Automáticos, de fecha 21 de agosto de 2.002, debidamente firmado. Procedimiento de Caja Menor, de fecha 06 de agosto de y la última actualización esta de fecha de 21 de agosto de con sus firmas. En el Fondo de Empleados de Abbott Laboratories Fonabbott no existe el Manual de Buen Gobierno Corporativo ni tampoco un Código de Ética, sin embargo para el primero éste en proceso por parte de la entidad Funceydes. Tampoco existe un Plan de Desarrollo y el Plan Educativo PESEM Se constato que a la fecha no se ha efectuado el respectivo reporte de Control de Legalidad ante la Superintendencia de Economía Solidaria. INFORME DE LA REVISORIA FISCAL DEL MES DE JUNIO DE F.E. ABBOTT LABORATORIES 6

7 Recomendaciones Es necesario implementar específicamente dentro de los estatutos el Marco Filosófico con los Principios Universales del Cooperativismo que establece la Ley 79 de 1.988, así como los valores y fines de la Economía Solidaria de acuerdo a la ley 454 de Establecer dentro de los estatutos del Fondo, el procedimiento para la celebración de reuniones y asambleas virtuales o no presenciales. Se recomienda la elaboración e implementación del Reglamento de la Consulta y Reporte a las Centrales de Riesgos, así como el Plan de Desarrollo y el Plan Educativo PESEM y el Código de Ética II. EVALUACIÓN AL CONTROL INTERNO Y AL DISPONIBLE Hallazgos De Caja Menor o Caja General: Existe el reglamento de Caja Menor no tiene fecha específica pero está estableciendo el monto para el año y no cuenta con firma. Reglamento de Caja General no existe, ya que no manejan nada por medio de caja general. Se efectuó un arqueo de Caja Menor con los siguientes resultados así: La Caja Menor tiene una base de $ El valor en efectivo fue de $ y el valor total de las facturas que respaldan los gastos correspondió a $ , para un total de $ , quedando un saldo a favor (sobrante) de $ El Fondo de Empleados dentro de su operatividad tiene Trasferencias Electrónicas, pero no existe ni un Reglamento ni un Manual para el respetivo control y manejo de las mismas. La entidad cuenta con cuatro (4) cajas fuertes las cuales están distribuidas de la siguiente manera: INFORME DE LA REVISORIA FISCAL DEL MES DE JUNIO DE F.E. ABBOTT LABORATORIES 7

8 1. Una está en la farmacia donde manejan la atención al cliente por la venta los productos farmacéuticos, con responsabilidad de Jefferson Arturo Cuervo. 2. Otra esta en el área de cartera y la tiene como responsable el Sr. Jorge Enrique Ramírez R. 3. La tercera está en poder y custodia de la Sra. Luz Marina Torres, contadora de la entidad 4. Y la última está en poder la Gerencia General del Fondo, en custodia de la Sra. Astrid Gómez. El Fondo de Empelados de Abbott Laboratories Fonabbott si cuenta con póliza de manejo, la cual se relaciona a continuación así: No. Póliza Concepto Fecha Valor Asegurado Valor Prima Vencimiento Básica de Manejo 15-abr dic Empleados No Identificado 30-abr dic-11 Recomendación: Establecer un Reglamento y Manual para las Trasferencias Electrónicas a la mayor brevedad posible. III. CARTERA DE CREDITO Hallazgos Se pudo evidenciar en el libro de actas del Comité Evaluador de Cartera dos actas de este comité de fechas 01 de diciembre de y 26 de noviembre de 2.010, no existen informes como tal. El cumplimiento de la cartera con respecto a las provisiones, clasificación y calificación de la misma con respecto a la norma, es la correcta, al efectuar las pruebas se constato que de la Cartera Total por valor de $ , está debidamente calificada y clasificada y que existe una provisión general efectuada por valor de $ y otra individual por valor de $ ; esto con corte 30 de junio de 2.011; igualmente se constato que el procedimiento para la INFORME DE LA REVISORIA FISCAL DEL MES DE JUNIO DE F.E. ABBOTT LABORATORIES 8

9 liquidación de la provisión de cartera se efectúa de manera manual; no lo ejecuta el aplicativo contable. Al verificar la información entregada contablemente con relación a la entregada por el área de cartera, genera una diferencia de $58.014, que corresponde al siguiente asociado por los siguientes conceptos: Mónica Triana Seguro de Vida: $ Comcel: $ Que según explicación de la contadora de la entidad, la diferencia se genera por el error que tiene el sistema al llevar estos conceptos y valores contablemente en una cuenta por pagar y no a las cuenta de la cartera. Igualmente dichos valores son identificados y ajustados contablemente generalmente dentro del mismo mes. No se evidencio informe específico del cobro de cartera en mora o procedimientos, para el mismo, se constato que según las categorías de la cartera en mora los siguientes asociados son los que se encuentras en mora: NOMBRE DIAS DE MORA VALOR Jaroslav Fonseca Alcalá 60 $ Glexman Alexander Alarcón Ruiz 870 $ Éstas carpetas se revisaron con la carpeta de cada uno y según reglamento de crédito, se verifico que para el primero existe un compromiso de pago de 2 cheques cada uno por $ , sin embargo esto solo existe por medio de correo electrónico y con fecha de abril 25 de 2011, en donde según dicho correo se entregaban los cheques posfechados pero no están todavía en poder del Fondo de Empleados. Para el segundo caso ya se encuentra en cobro jurídico con la entidad Francisco@bogados E.U., quienes se encuentran en dicho proceso. El crecimiento de la cartera en forma comparada con el mes de junio del año anterior, corresponde al 13,14%, que es un crecimiento mínimo teniendo en cuenta que corresponde a la actividad principal del Fondo. INFORME DE LA REVISORIA FISCAL DEL MES DE JUNIO DE F.E. ABBOTT LABORATORIES 9

10 Efectivamente la cartera cumple con las garantías y el reglamento vigente a este momento, el ultimo aprobado el 16 de mayo de 2.011, también con la clasificación, calificación y provisiones. Los convenios existentes que son servicios prestados a los asociados son descuentos en forma debida. Se verifico que las cuentas por cobrar deudoras patronales se encuentran adecuadamente contabilizadas Las provisiones de la cuenta Deudores Patronales y Empresas no existen debido a que mensualmente los pagos son efectuados y aplicados oportunamente y el saldo de la cuenta generalmente se encuentra en ceros. Sin embargo existen otras cuentas por pagar que contablemente generan un saldo mensual y corresponde a la , por los conceptos de CXC Abbott Descuentos, CXC Abbott Devoluciones, CXC Abbott Negoc. Especiales, los cuales son valores pendientes de recibir por parte de Laboratories Abbott y que son cancelados generalmente en el mes siguiente al descuento. Recomendaciones Se recomienda que el Comité Evaluador de Cartera opere en forma constante, igualmente que sus informes estén elaborados con base al Capítulo II de CBCF No 004 de Es necesario que el aplicativo contable efectúe de manera automática las provisiones de cartera para lo cual, ésta revisoría hace referencia a el análisis que se presento de un nuevo aplicativo contable para ser tenido en cuenta de acuerdo a varias apreciaciones y recomendaciones que el área de sistemas de nuestra firma generó. También es necesario ajustar los procesos para que los valores de saldos de algún o algunos asociados, así sean pequeños o menores no se deban ajustar cada mes sino que sean procesos automáticos y uniformes. INFORME DE LA REVISORIA FISCAL DEL MES DE JUNIO DE F.E. ABBOTT LABORATORIES 10

11 Se recomienda elaborar un informe especifico de del cobro de cartera en mora o procedimientos, para el mismo Cordialmente, PATRICIA GUERRERO CAÑON T.P. No T Revisor Fiscal Delegado REVISAR AUDITORES LTDA. T.R. 727 Junta Central de Contadores REVISO: NEBG AUTORIZO: LDRS INFORME DE LA REVISORIA FISCAL DEL MES DE JUNIO DE F.E. ABBOTT LABORATORIES 11