VERSION 4 ABRIL 28 DE 2011 D-PGRF-06

Transcripción

1 GUIA DE TRABAJO RF No. 09 MES DE DICIEMBRE DE 2012 VERSION 4 ABRIL 28 DE 2011 D-PGRF-06 PERIODO: De Diciembre 1 al 31 de 2012 OBJETIVO: Conocer mediante el análisis y la observación de documentos, el grado de seguridad de la organización solidaria de manera integral, con miras a elaborar el trabajo de acuerdo al alcance de la Revisoría Fiscal y preparar el dictamen y el informe a la asamblea, los cuales deben ser entregados a Revisar Auditores a más tardar Cinco (5) días antes de la Asamblea, con el fin de ser evaluados. PAPELES DE TRABAJO: El revisor Fiscal debe elaborar las guías de trabajo que considere conveniente, dejando adjunto fotocopia de la información evaluada, tales como estados financieros detallados, copia de los libros oficiales de contabilidad con corte a Diciembre de 2012, copia de los libros de actas, de asamblea anterior, junta directiva y/o Consejo de Administración, Comité de Control Social y/o Junta de Vigilancia, comités de crédito, evaluador de cartera, liquidez, educación, bienestar, solidaridad, entre otros. TIEMPO: Para este periodo se recomienda utilizar el tiempo necesario con el fin de evidenciar el trabajo realizado por cuanto esta es la base para desarrollar el plan de auditoría. TIEMPO DE ENTREGA: El periodo de entrega del informe será tres (3) días antes de la reunión de Junta Directiva o Consejo de Administración de la entidad respectiva. ALCANCE: Es informar el estado actual de la entidad, especialmente en la parte financiera, este informe debe ser socializado con la Gerencia de Revisar Auditores con el fin de conocer los estados financieros en detalle con movimiento débitos y créditos.

2 DOCUMENTOS LEGALES DE SOPORTE: Ley 79 de 1988 para las Cooperativas, Decreto 1481 para los Fondos de Empleados, para las Asociaciones los estatutos y la norma que las rige, Código Civil y Comercial, Estatutos y Reglamentos. Cualquier duda dirigirse con la Gerencia o el Director de Revisoría Fiscal; para las Cooperativas de trabajo asociado, verificar el Decreto 4588 de 2006 y Ley 1233 de 2008, además de regímenes y estatutos. PERIODO: De Diciembre 1 al 31 de 2012 Corresponde al mes de Diciembre de 2012; en esta fase el Revisor Delegado debe realizar las auditorias integrales, con las cuales concluye los hallazgos del cierre del ejercicio, con el fin de recomendar los ajustes para la elaboración del dictamen e informe a la Asamblea. A. ASPECTOS CONTABLES La Revisoría Fiscal debe pronunciarse en el informe acerca de las siguientes recomendaciones a la administración: 1. ACTIVO 1.1. ASPECTOS DEL DISPONIBLE: Verificar que se hayan realizado los arqueos al disponible por parte de los administradores o en su defecto y de acuerdo al grado de importancia en el peso material de la cuenta, practicar arqueos a la fecha de la presente auditoria. Incluir en el informe lo relacionado con la toma física del inventario de chequeras, comprobantes de egreso, e ingresos, pagarés y demás garantías. Verificar las conciliaciones bancarias elaboradas a última visita de la Revisoría Fiscal, con corte a Diciembre 31 de 2012, verificar las partidas conciliatorias pendientes por identificar y/o contabilizar observando la cuenta Diversas otras, para el efecto, solicite la gestión adelantada por la administración ante las entidades bancarias.

3 Verificar que se haya realizado el reembolso de cajas y que se haya consignado en la cuenta bancaria de la entidad, de acuerdo a la política institucional. Coordinar con Revisar Auditores el envío de la circularización de bancos y cartera con corte a 31 de Diciembre de 2012 y anexarlo en papeles de trabajo INVENTARIOS: Si la entidad posee mercancías o bienes de terceros para la venta, realizar los inventarios debidamente valorados y conciliados con la contabilidad, dejando evidencias y haciendo acompañamiento a la entidad, verificando la misma. Verificar que los bienes no se encuentren en estado de obsolescencia, o en este caso recomendar la rotación de dichas mercancías o que no existan productos perecederos. Analizar que existan las medidas de seguridad de las mercancías, como sistemas de cableado eléctrico, cámaras, seguridad del modulo de inventarios y contabilidad. Evidenciar la existencia de extintores debidamente recargados y con la vigencia, indague sobre el manejo de los mismos, verificando que hayan recibido las instrucciones correspondientes. Verificar la existencia de acuerdos, contratos o convenios en los cuales se establezcan responsabilidades en la administración y manejo de dichas mercancías. Verificar si existen pólizas para los funcionarios encargados de la custodia de los inventarios 1.3. INVERSIONES: Asegúrese que hayan sido valoradas, que se encuentren provisionadas en caso de pérdidas de su valor real. Recomiende solicitar a la entidad financiera el certificado de calificación y estados financieros con el fin de observar el grado de confianza de dicha institución.

4 Dichas valoraciones deben quedar documentadas. Solicite la circularización de las mismas. Solicite o recomiende un manual de políticas de inversión y la jerarquía de quien tiene la facultad para realizar estas inversiones y los crieterios CARTERA DE CRÉDITO Verifique que exista el informe de evaluación de cartera con corte a Diciembre de Auditar el cumplimiento de la cartera con respecto a las provisiones, clasificación y calificación de la misma con respecto a la norma, haciendo pruebas manuales y anexándolas como papel de trabajo; debe aplicar la nueva Circular Básica Contable y Financiera No 006 de Analice el informe del cobro de cartera en mora y los procedimientos como la existencia documentada de manuales de gestión de la cobranza. Se debe pronunciar respecto al crecimiento de la cartera en forma comparada con el año anterior, consulte el por que de las diferencias. Audite mediante muestra selectiva materialmente representativa la cartera en mora y aquella que estando en categoría A sean créditos representativos, de acuerdo al tamaño de la entidad. Solicitar el último informe entregado por los abogados en caso de existir cobro jurídico de cartera; este informe debe estar firmado por abogado titulado solicitando indicar el Número de la tarjeta profesional. Observe si existen procesos en contra de la entidad o favor, diferente a la cartera de crédito. Conciliar los descuentos realizados por nomina verificando que lo enviado por novedades sea lo cancelado por la empresa empleadora. Verifique las mismas garantías de acuerdo a la muestra de cartera evaluada y verifique de ellas que estén firmadas tanto el deudor principal como el solidario, tales como pagaré, carta de instrucción con huella dactilar, verifique los seguros y certificado de libertad CUENTAS POR COBRAR Verificar clasificación, calificación y provisiones, haciendo pruebas manuales y anexándolas como papel de trabajo; Observe la nueva circular Básica Contable y Financiera No 006 de 2012 emitida por la Supersolidaria.

5 Asegurarse de que existan los convenios o contratos, audite que los descuentos se realicen en forma debida, y que se esté causando adecuadamente en la cuenta que corresponde. Verifique que los descuentos por pagos a las aseguradoras por las pólizas colectivas vida deudores o de cartera, se estén realizando de acuerdo al número de asociados registrados en el respectivo libro. Las cuentas por cobrar deudoras patronales deben quedar adecuadamente contabilizadas, utilizando la cuenta puente del pasivo para efectos de causar aportes y ahorros. Solicitar el último informe entregado por los abogados en caso de existir cobro jurídico de cuentas por cobrar. Conciliar los descuentos realizados por nómina verificando que lo enviado por novedades sea lo cancelado por la empresa empleadora ACTIVOS FIJOS Debe existir el inventario físico, debidamente marcado. Asegurase de la existencia de las pólizas. Verificar que el software realice las depreciaciones en forma automática realizando pruebas manuales cruzando tanto la cuenta del activo con la cuenta del gasto. Evaluar la fecha de los avalúos. Asegurase de la existencia del certificado de libertad de los bienes debidamente actualizados. Que se hayan cancelado los impuestos de predial y valorización. Impuesto de vehículo en caso de existir. Asegurarse de que los activos fijos de la entidad no presenten ningún tipo de restricción, tales como embargos o que estén dados en garantías por obligaciones o litigios. Verifique la existencia de las pólizas contra todo riesgo Verifique los avalúos en caso de existir maquinaria tales como bombas de agua, gas, cuartos fríos, hornos, estufas y lavadoras industriales OTROS ACTIVOS Que existan debidamente registrados conforme a la CBCF 004/8, respecto a las cuentas y a los montos dados en salarios mínimos.

6 Que los diferidos corresponda a lo determinado por lo norma en cuanto a su monto y el tipo de cuenta. Solicitar certificaciones de los aportes en agremiaciones Verificar que los diferidos se estén amortizando debidamente. Pronunciarse sobre la no aplicabilidad legal y de la técnica contable de llevar al diferido gastos futuros o gastos de la vigencia para la realización de actividades sociales o compras de obsequios o bonos de la entidad para sus asociados. 2. PASIVOS Verificar el monto, tasa de interés y plan de amortización, determinando el corto y largo plazo Verificar si existen créditos con personas naturales con algún plan de aportes, con el fin de determinar que no configuren captaciones ilegales. Verificar que si no existen inventarios no debe existir la cuenta inventarios, debe registrarse en exigibilidades Circularizar deudores y proveedores. Recomendar que se cause todos los deudores Verificar que se haya pagado la seguridad social y el impuesto de ICA dentro del mes de diciembre por efectos fiscales Se debe solicitar la conciliación y cancelación de la cuenta de provisiones de prestaciones sociales y registrar en la cuenta real. Conciliar impuestos, verificando lo contabilizado con lo declarado Verificar que se hayan Causado los pasivos estimados por servicios públicos o algún proveedor cuando haya llegado tarde la factura. Pronunciarse sobre la causación de gastos en cuentas de pasivos estimados para vigencias futuras. Recomendar no dejar provisiones para gastos futuros, los deben ejecutar. Se debe verificar que se haya cumplido con los fondos sociales agotables por efectos fiscales. Circularizar los ahorros, realizar inventario de CDAT S, etc. Se debe recomendar crear la provisión para el respectivo impuesto de renta para aquellos gastos no deducibles, conforme a la normatividad fiscal en cuentas tales como: Impuesto al patrimonio, Gravamen a los Movimientos financieros en la parte gravada, gastos de ejercicios anteriores, impuestos asumidos, indemnizaciones, litigios, entre otras.

7 Este punto hace referencia a las cooperativas y aquellos fondos de empleados que realizan actividades comerciales o industriales, deberán pagar impuesto de renta sobre dichos ingresos; para ello solicite la depuración de la renta, este aspecto debe quedar antes del cierre contable del año La revisoría debe observar si la entidad causo con cargo al gasto recursos de los fondos sociales verificando que haya quedado documentado en acta de asamblea dicha autorización. 3. PATRIMONIIO Verificar el libro de registro de asociados. Auditar los saldos del libro de asociados con los auxiliares de contabilidad y el balance. Circularizar el saldo de aportes Verificar que los descuentos por aportes realizados a los asociados corresponda al porcentaje establecido en el estatuto, para ello debe realizar unas pruebas manuales, indicándolo en el informe en un cuadro anexo como papel de trabajo. Verificar cada una de las cuentas del patrimonio que corresponda a la codificación, origen y naturaleza de las mismas. Observar que se haya causado adecuadamente las decisiones tomadas en la asamblea respecto a la distribución de excedentes, reservas y fondos con destinaciones específicas. 4. INGRESOS, COSTOS Y GASTOS Verificar que los ingresos registrados correspondan tanto a los de la operación con asociados o con terceros Auditar las recuperaciones de provisiones confrontando con la contabilidad Verificar en la cuenta de gastos, las provisiones, depreciaciones y amortizaciones, que coincidan con lo contabilizado. Verificar en la cuenta de gastos el pago de la seguridad social y la causación de las prestaciones sociales. Auditar que se haya causado lo correspondiente a las retenciones practicadas a los rendimientos financieros por la cuenta de ahorros. Recomendar la elaboración del Presupuesto para la vigencia Verificar que la causación en el gasto de las depreciaciones y activos amortizados, corresponda a los saldos de las cuentas del activo.

8 Verificar que los ingresos estén debidamente clasificados en operacionales y no operacionales, en caso de la existencia de estos últimos. B. ELEMENTOS LEGALES Evidencia Documentada De La Gestión De Cartera En Mora Evidencia De Informes Del Fondo De Liquidez Registro De Los Integrantes Del Comité De Riesgo De Liquidez Evidencia De La Evaluación De La Cartera-Informe Comité De Cartera Evidencia Del Cumplimiento De Normas De Derechos De Autor Nombramiento Del Oficial De Cumplimiento Y Posesión Ante La SES Verificación De Cumplimiento De Indicadores Reportes De Fondo De Liquidez Y Brechas De Liquidez Libros De Actas Al Cierre De Diciembre De Consejos De Administración- Juntas Directivas Comité De Control Social, Comité De Educación- Solidaridad-Bienestar-Liquidez Crédito Y Cartera Libros Oficiales De Contabilidad Y Libro Registro De Asociados Archivo Depurado De Hojas De Vida De Asociados Reportes De Informes a la Supersolidaria Preparación De Reformas De Estatutos- Actualización a últimas disposiciones Actualización De Reglamentos Elaboración Del Manual Del Buen Gobierno Actualización Del Siplaft e Infraestructura Pesem y plan de desarrollo. Existencia de litigios a favor o en contra de la organización solidaria. Existencia de activos recibidos en dación de pagos, tales como activos fijos, semovientes, etc. Verificar que la administración haya observado los mandatos de la asamblea para efectos de pronunciarse en el informe de gestión respecto del cumplimiento de los mismos.

9 C. ELEMENTOS PARA LA ELABORACIÓN DEL INFORME DE GESTIÓN. El Informe de Gestión debe estar elaborado conforme al Artículo 45,46 y 47 de la Ley 222 de D. PLANEACION PARA LA CONVOCATORIA A LA ASAMBLEA Se debe recomendar que el Consejo de Administración o Junta Directiva y la gerencia realicen la convocatoria a la asamblea, dando estricto cumplimiento a lo normado en su estatuto para evitar que el ente de control declare ineficaz dicho acto administrativo. Para ello indique en el informe el artículo relacionado con la convocatoria, requisitos para elegir delegados y quórum exigibles; EL REVISOR FISCAL QUE TENGA MAS DE UNA ENTIDAD DEBE SOLICITAR LA PLANEACIÓN CON EL FIN DE QUE NO SE LE CRUCEN LAS ASAMBLEAS DE LAS ENTIDADES. Les agradecemos dar cumplimiento al presente plan y deseamos el mejor de los éxitos en el ejercicio de la revisoría. NOTA 1: Para la revisión, y emisión del informe se hace necesario que los papeles de trabajo (debidamente organizados, enumerados y que correspondan a los puntos de la guía de trabajo), planillas de control de visita (esta debe venir firmada y sellada por la persona quien este autorizada en la entidad donde se presta el servicio.) Estos deben ser radicados en Revisar Auditores, una vez presentado el informe. NOTA 2: Ninguno de los aspectos incluidos en esta guía se puede dejar de tratar y menos para analizar en posteriores meses, por lo que se devolverá al revisor el informe para que lo complete. NOTA 3: Los informes de Revisoría Fiscal deben ser enviados a más tardar el día 25 de Enero de 2013, a través de los medios diseñados y autorizados por Revisar Auditores. Se dan por no recibidos aquellos informes remitidos por medios distintos al indicado en

10 NOTA 4: La gerencia se permite citar a reunión a aquellos revisores fiscales que aun presentan incumplimiento en lo contractualmente convenido respecto de la entrega oportuna de informes y papeles de trabajo; dichas reuniones deben ser coordinadas con la dirección de revisoría fiscal o con la gerencia. NOTA 5: El Dictamen y el informe anexo hacen parte de la guía de trabajo del mes de diciembre de 2012, por lo que es importante hacer entrega de estos con el debido tiempo con el fin de ser evaluado lo suficiente. Cordialmente, HENRY OLIVEROS SERRANO Gerente General