ELABORACIÓN Y SIMULACIÓN DE PRESUPUESTOS

Transcripción

1 ELABORACIÓN Y SIMULACIÓN DE PRESUPUESTOS 1. INTRODUCCIÓN PROCESOS INICIALES Estructura del presupuesto definitivo Clasificaciones del presupuesto definitivo ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO DE GASTOS Copia Aplicaciones de Gastos del Presupuesto Anterior Mantenimiento de Créditos del Presupuesto de Gastos Carga/Modificación Datos de las Aplicaciones Pestaña Reasigna Niveles de Vinculación ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO DE INGRESOS Copia de Aplicaciones de Ingresos del Presupuesto Anterior Mantenimiento Previsiones Presupuesto Ingresos Carga/Modificación Datos de las Aplicaciones LISTADOS COMPARATIVOS DEL PRESUPUESTO SIMULACIÓN CON OPERACIONES REGISTRADAS EN EL PRORROGADO Relación de aplicaciones Actualización de movimientos LISTADOS E IMPRESIÓN DE MODELOS DE APROBACIÓN DEL PRESUPUESTO INCORPORACIÓN Y APERTURA DEFINITIVA DEL PRESUPUESTO Incorporación definitiva Apertura definitiva del Presupuesto...13

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3 1. INTRODUCCIÓN Hemos comentado ya en otros puntos de este manual que SicalWin permite trabajar de forma simultánea con varios ejercicios contables. Podemos crear un nuevo ejercicio, traspasar resultas, prorrogar el presupuesto y seguir contabilizando operaciones en él. En aquellos casos en los que estemos trabajando en un ejercicio con el presupuesto prorrogado del ejercicio anterior la elaboración del presupuesto definitivo se tendrá que realizar desde Procesos de Apertura Elaboración y Simulación de Presupuestos. En este capítulo se analizarán los pasos a seguir para la elaboración e incorporación del nuevo Presupuesto, y que se esquematiza en la siguiente imagen: 2 PROCESOS INICIALES 2.1 Estructura del presupuesto definitivo En Primer Lugar, tendremos que establecer cual va a ser la estructura del presupuesto definitivo, ya que ésta podría variar con respecto a la del ejercicio anterior. Para ello, accederemos a Procesos de Apertura Elaboración y Simulación de Presupuestos Estructuras Presupuesto Definitivo. En esta ventana la aplicación nos pedirá que establezcamos los niveles de desglose del presupuesto definitivo, mostrándose por defecto los niveles utilizados en el ejercicio anterior. Elaboración y Simulación de Presupuestos 3

4 2.2 Clasificaciones del presupuesto definitivo Una vez establecida la estructura del presupuesto definitivo tendremos que definir las clasificaciones del mismo, tanto en el área de ingresos como en la de gastos. Para ello accederemos a Procesos de Apertura Elaboración y Simulación de Presupuestos Clasificaciones del Presupuesto Definitivo. SicalWin nos preguntará si deseamos copiar las clasificaciones del ejercicio anterior. En el caso de que elijamos no copiar las clasificaciones del presupuesto anterior tendremos que introducir éstas de forma manual. Introduciremos o copiaremos del ejercicio anterior todas las clasificaciones que tengamos definidas en nuestro presupuesto: Gastos: programa, económica y, en su caso, orgánica. Ingresos: económica y, en su caso, orgánica. Si en el año anterior dimos de alta clasificaciones para gastos o ingresos concretos y este año queremos utilizar esas mismas clasificaciones para otros gastos distintos (suele pasar en el caso de las inversiones), es necesario que cambiemos el nombre de esas clasificaciones en esta rejilla. Elaboración y Simulación de Presupuestos 4

5 3 ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO DE GASTOS Una vez establecidas la estructura y clasificaciones definitivas procederemos ya a la elaboración del nuevo presupuesto. Ejecutaremos para ello Procesos de Apertura Elaboración y Simulación de Presupuestos Elaboración del Presupuesto de Gastos Elaboración del Presupuesto de Gastos. Si el nuevo presupuesto que queremos introducir no tiene muchas aplicaciones presupuestarias podemos ir directamente a la pestaña Carga/Modificación datos de Aplicaciones y cargar de forma manual todas las aplicaciones presupuestarias. Si queremos elaborar el nuevo presupuesto en base a las aplicaciones del anterior es interesante utilizar las posibilidades que nos ofrecen las pestañas Copia Aplicaciones de Gastos del Presupuesto Anterior y Mantenimiento Créditos Ppto. De Gastos. 3.1 Copia Aplicaciones de Gastos del Presupuesto Anterior. Desde aquí realizaremos una copia de las aplicaciones del presupuesto del ejercicio anterior para elaborar, a partir de las mismas, las del ejercicio actual. Es importante aclarar que los datos capturados no van a ser los definitivos, simplemente nos servirán de base para elaborar el nuevo presupuesto. En este proceso podremos realizar también las modificaciones en el importe que resulten oportunas. En el primer bloque de este formulario indicaremos el criterio de selección de las aplicaciones de gastos del ejercicio anterior a copiar al proyecto de presupuesto de este ejercicio. En el segundo bloque indicaremos los criterios para la copia de los importes de las aplicaciones: podremos copiar las aplicaciones con sus créditos iniciales, los créditos definitivos, el total de obligaciones reconocidas o bien con importe cero. En el tercer bloque tendremos la posibilidad de modificar los importes anteriores según un determinado criterio: aplicación de un porcentaje de aumento o disminución (con signo negativo), aumento o disminución (con signo negativo) de un importe fijo o bien igualar los créditos origen y destino. Elaboración y Simulación de Presupuestos 5

6 En el ejemplo de la imagen recuperaremos las aplicaciones del Capítulo II incrementadas en un 2% sobre los créditos iniciales del presupuesto anterior. Tras pulsar el botón Aceptar el programa nos mostrará las aplicaciones seleccionadas con sus nuevos importes incrementados, que, no obstante, podremos modificar. Elaboración y Simulación de Presupuestos 6

7 De estas aplicaciones copiadas del presupuesto anterior seleccionaremos aquellas que formarán parte del nuevo presupuesto. Podemos seleccionarlas una a una o utilizar el botón para realizar selecciones masivas. de la barra de herramientas Para incorporar estas aplicaciones al nuevo proyecto de presupuesto pulsaremos el botón Actualizar. Tras pulsar el botón Volver, repetiremos todo el proceso con el resto de aplicaciones. 3.2 Mantenimiento de Créditos del Presupuesto de Gastos Si no lo hemos hecho en el paso anterior, una vez copiadas las aplicaciones del presupuesto anterior que continuaran teniendo consignación presupuestaria en el actual procederemos, desde esta pestaña, a modificar sus importes monetarios. Al igual que hacíamos en la pestaña anterior, podemos ir recuperando aplicaciones individuales, capítulos completos o bien recuperar de una sola vez todas las clasificaciones copiadas pulsando directamente el botón Aceptar. En el segundo bloque de este formulario tendremos todavía la posibilidad de modificar los importes definidos en los pasos anteriores según un determinado criterio: aplicación de un porcentaje de aumento o disminución (con signo negativo), aumento o disminución (con signo negativo) de un importe fijo, igualar los créditos origen y destino, asignar valor cero a todos los importes o mantener los valores introducidos en los pasos anteriores. Tras pulsar el botón Aceptar el programa, de nuevo, nos mostrará las aplicaciones seleccionadas con sus nuevos importes incrementados, que, no obstante, podremos modificar. Elaboración y Simulación de Presupuestos 7

8 Desde esta pestaña podremos también sacar un listado comparativo de las aplicaciones incorporadas con respecto al ejercicio anterior. Para ello seleccionaremos las aplicaciones que queremos listar y pulsaremos el botón de la barra de herramientas. Tras pulsar el botón Actualizar pasaremos a la siguiente pestaña. 3.3 Carga/Modificación Datos de las Aplicaciones Desde aquí podremos modificar cualquiera de las características propias de cada una de las aplicaciones copiadas, tales como su nivel de vinculación, si posee IVA, si permite proyectos de gastos, anticipos de caja fija, etc. También podremos introducir, en su caso, las nuevas aplicaciones no copiadas de ejercicios anteriores. Las posibilidades de este formulario son las mismas que las vistas en la carga del Presupuesto en el Capítulo 2 de este Manual. Si alguna aplicación no existiese la daríamos de alta desde Procesos de Apertura Elaboración y Simulación de Presupuestos Clasificaciones del Presupuesto Definitivo. Elaboración y Simulación de Presupuestos 8

9 3.4 Pestaña Reasigna Niveles de Vinculación Este Proceso elimina la información sobre niveles de vinculación de cada una de las aplicaciones del modulo de elaboración y los reasigna en función de lo establecido por defecto en Clasificaciones Presupuesto Definitivo. 4 ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO DE INGRESOS Para la elaboración del presupuesto de ingresos ejecutaremos Procesos de Apertura Elaboración y Simulación de Presupuestos Elaboración del Presupuesto de Ingresos Elaboración del Presupuesto de Ingresos. Si el nuevo presupuesto que queremos introducir no tiene muchas aplicaciones podemos ir directamente a la pestaña Carga/Modificación datos de Aplicaciones y cargar de forma manual todas las aplicaciones de ingresos. Si queremos elaborar el nuevo presupuesto sobre la base a las aplicaciones del anterior es interesante utilizar las posibilidades que nos ofrecen las pestañas Copia de Aplicaciones de Ingresos del Presupuesto Anterior y Mantenimiento Previsiones Presupuesto Ingresos. 4.1 Copia de Aplicaciones de Ingresos del Presupuesto Anterior Al igual que hemos hecho con el presupuesto de gastos, capturaremos desde aquí las aplicaciones de ingresos del presupuesto anterior para elaborar, a partir de las mismas, el presupuesto de ingresos del ejercicio actual. Las posibilidades de este formulario son las mismas que las vistas en la elaboración del presupuesto de gastos. 4.2 Mantenimiento Previsiones Presupuesto Ingresos Una vez copiadas las aplicaciones del presupuesto de ingresos del ejercicio anterior procederemos a modificar los importes monetarios de las aplicaciones. Las posibilidades de este formulario son las mismas que las vistas en la elaboración del presupuesto de gastos. Elaboración y Simulación de Presupuestos 9

10 4.3 Carga/Modificación Datos de las Aplicaciones En esta ventana podremos ver las características propias de cada una de las aplicaciones de ingresos que formarán parte del presupuesto definitivo. En el caso de que tengamos que introducir aplicaciones nuevas será en esta ventana donde tendremos que darlas de alta. Las posibilidades de este formulario son las mismas que las vistas en la elaboración del presupuesto de gastos. 5 LISTADOS COMPARATIVOS DEL PRESUPUESTO Podremos obtener listados comparativos con el presupuesto del ejercicio anterior ejecutando Procesos de Apertura Elaboración y Simulación de Presupuestos Elaboración del Presupuesto de Gastos Listados Comparativos del Presupuesto de Gastos. Para los listados comparativos del presupuesto de ingresos ejecutaremos Procesos de Apertura Elaboración y Simulación de Presupuestos Elaboración del Presupuesto de Ingresos Listados Comparativos del Presupuesto de Ingresos. 6 SIMULACIÓN CON OPERACIONES REGISTRADAS EN EL PRORROGADO El siguiente paso a realizar en la elaboración de nuestro proyecto de presupuesto será relacionar aquellas aplicaciones del presupuesto prorrogado sobre las que hemos imputado gastos o ingresos con las nuevas aplicaciones del definitivo. Este proceso se realizará en dos pasos: 1. Relacionar aplicaciones presupuestarias del presupuesto prorrogado con el definitivo. Donde indicaremos a qué aplicaciones del presupuesto definitivo imputaremos posibles operaciones contabilizadas en aplicaciones del prorrogado. 2. Actualizar los movimientos del prorrogado. Donde se modificarán las operaciones del prorrogado en función de las condiciones establecidas en el primer paso. Estos dos pasos se tendrán que realizar tanto en el caso de operaciones de ingresos como en el de operaciones de gastos Relación de aplicaciones Para relacionar las aplicaciones de gastos del prorrogado con nuevas aplicaciones del presupuesto definitivo ejecutaremos Procesos de Apertura Elaboración y Simulación de Presupuestos Elaboración del Presupuesto de Gastos Simulación con Operaciones Registradas en el Prorrogado Relaciona Aplicaciones Presupuesto Prorrogado con Definitivo. Aparecerán aquí todas las aplicaciones del prorrogado sobre las que hemos realizado alguna operación. Elaboración y Simulación de Presupuestos 10

11 Se pueden establecer 3 criterios por los que podemos relacionar el presupuesto prorrogado con el definitivo: Relacionar aplicaciones del prorrogado con aplicaciones del definitivo. Esta relación sólo se realizará en el caso de que las aplicaciones de gastos del prorrogado y el definitivo sean diferentes. Si la codificación de la partida no ha variado no será necesario relacionarlas. Relacionar referencias de gastos. Introduciremos de forma manual la referencia o bien la buscaremos mediante la tecla de función F5. Utilizaremos este criterio si hemos imputado a una misma partida del prorrogado operaciones que han de aplicarse a distintas aplicaciones del definitivo. Relacionar operaciones de gastos. Tendremos que introducir la operación de forma manual (el sistema no proporciona ninguna ayuda). No es necesario relacionar aquellas aplicaciones cuya codificación sea la misma en el presupuesto prorrogado y en el definitivo. Para relacionar las aplicaciones de ingresos del prorrogado con nuevas aplicaciones del presupuesto definitivo ejecutaremos Procesos de Apertura Elaboración y Simulación de Presupuestos Elaboración del Presupuesto de Ingresos Simulación con Operaciones Registradas en el Prorrogado Relaciona Aplicaciones Presupuesto Prorrogado con Definitivo Actualización de movimientos Una vez establecidas las relaciones, para actualizar los movimientos del prorrogado ejecutaremos Procesos de Apertura Elaboración y Simulación de Presupuestos Elaboración del Presupuesto de Gastos Simulación con Operaciones Registradas en el Prorrogado Actualiza Movimientos del Prorrogado. Elaboración y Simulación de Presupuestos 11

12 En el caso de que se hayan realizado modificaciones de crédito en el presupuesto prorrogado, el sistema nos pedirá que marquemos aquellas modificaciones que el sistema tendrá que deshacer por estar sus créditos ya incluidos en las previsiones iniciales del presupuesto definitivo. Puede ocurrir que con las operaciones ya contabilizadas sobre el prorrogado relacionadas a una determinada aplicación del presupuesto definitivo se agote el crédito de ésta a nivel de vinculación. En este caso la incorporación definitiva no se podrá realizar hasta que no se subsane este error. Se tendrá que repasar la relación de aplicaciones a nivel de aplicación, referencias u operaciones; o bien deshacer las operaciones realizadas sobre el prorrogado. Desde este módulo y una vez realizada la actualización de movimientos del prorrogado podremos también consultar el presupuesto de gastos, el nivel de vinculación y los estados de ejecución según la simulación. En ingresos realizaremos estas operaciones desde Procesos de Apertura Elaboración y Simulación de Presupuestos Elaboración del Presupuesto de Ingresos Simulación con Operaciones Registradas en el Prorrogado. 7. LISTADOS E IMPRESIÓN DE MODELOS DE APROBACIÓN DEL PRESUPUESTO Desde Procesos de Apertura Elaboración y Simulación de Presupuestos Impresión Modelos de Aprobación del Presupuesto podremos obtener listados que forman parte del expediente de aprobación del presupuesto definitivo. También desde Procesos de Apertura Elaboración y Simulación de Presupuestos Listados Auxiliares obtendremos diferentes listados del presupuesto definitivo. Elaboración y Simulación de Presupuestos 12

13 8. INCORPORACIÓN Y APERTURA DEFINITIVA DEL PRESUPUESTO 8.1. Incorporación definitiva Ejecutando Procesos de Apertura Elaboración y Simulación de Presupuestos Incorporación Definitiva, la aplicación incorporará de forma definitiva el presupuesto previamente elaborado a través del módulo de elaboración y simulación de presupuestos Apertura definitiva del Presupuesto En todos los pasos anteriores hemos trabajado con una simulación del proyecto de presupuesto definitivo. A partir de la apertura definitiva del presupuesto ya no se podrán realizar cambios ni en el presupuesto definitivo ni en la relación de aplicaciones. Es aconsejable, pues, asegurarse de que todas las aplicaciones y relaciones están correctamente introducidas. Tras la apertura definitiva no hay vuelta atrás (salvo la recuperación de copias de seguridad de la base de datos). Es necesario asegurarse de que todos los datos están correctamente introducidos. Para aperturar definitivamente el presupuesto ejecutaremos Procesos de Apertura Proceso de Apertura del Presupuesto. Marcaremos la casilla de verificación Apertura Definitiva e indicaremos la fecha de aprobación definitiva del Presupuesto. Elaboración y Simulación de Presupuestos 13