FUNDAMENTOS DE LA PLANEACIÓN Y ADMINISTRACIÓN ESTRATÉGICA

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1 FUNDAMENTOS DE LA PLANEACIÓN Y ADMINISTRACIÓN ESTRATÉGICA John Friedmann afirma que la Planificación es una actividad tan común en nuestra época que si se preguntase: Quiénes son los planificadores?, la respuesta conduciría, indudablemente, a una nueva pregunta: Quién no hace planes? Hoy más que nunca una buena parte de la humanidad mide, proyecta, experimenta, diseña, coordina, en suma, está planificando. Qué es la planeación? Es la función administrativa que involucra la definición de los objetivos de la organización, el establecimiento de estrategias para lograrlos y el desarrollo de planes para integrar y coordinar las actividades laborales. Por lo tanto, tiene que ver tanto con los fines (el qué) como con los medios (el cómo) Concepto de Planificación Planificar es un procedimiento formalizado para producir resultados articulados sobre sistemas coordinados de decisiones. Como bien señala Henry Mintzberg: La planificación no es un medio para crear estrategias, sino para hacer operativas las estrategias ya creadas Hay Planificación cuando se incluye la definición de los objetivos. Hay Planeamiento cuando se plantea sólo la acción para el logro de los objetivos que fueron establecidos previamente. Sistema y pensamiento sistémico Un sistema es una entidad cuya existencia y funciones se mantienen como un todo por la interacción de las partes. De esta manera, el pensamiento sistémico, contempla el todo y las partes, así como las conexiones entre las partes, y estudia el todo para poder comprender las partes. Planeación Estratégica Elementos Críticos Visión Misión Objetivos y Planes Estrategias y Políticas Plan de Negocios, de gestión o de acción. 1

2 Visión Es la representación explicita de lo que la organización se plantea a mediano y largo plazo, lo que la distingue (y a su vez, la asemeja) a otras. Puede decirse que, es una concepción de tipo filosófica, que puede incluir factores vinculados a la ética y debe excluir factores de orden práctico. Está relacionada con los valores, logros, vínculos sociales, fuerzas motivadoras y razones de ser. Concebida correctamente está integrada por dos componentes principales: 1- Una ideología central 2- Un futuro imaginado. Misión Es la identidad que congrega los esfuerzos que realiza una organización para alcanzar sus fines. La función principal se define por su razón de ser, justificando su existencia, es el por qué existe y para que está. Es la orientación principal de la organización, es la representación de los criterios o conceptos empresariales u organizacionales fundamentales por los cuales se inserta en un entorno determinado. Las claves para el desarrollo de una declaración de la misión organizacional son: 1- Visión La historia 2- La capacidad distintiva de la organización 3- El entorno. Objetivos 1. Son los que se establecen a partir de la misión. Indicar a que resultado se debe aspirar y que se necesita para trabajar en forma efectiva para su logro. (P. Drucker 1954) 2. Deben ser posibles de planificar y pueden expresarse cuanti o cualitativamente. 3. Debe poder traducirse en resultados que se pretende lograr.. Tipos de objetivos Económicos o Acelerar el crecimiento de los ingresos o Aumentar el crecimiento de las ganancias o Aumentar los dividendos. Estratégicos o Tener mayor participación en el mercado o Alcanzar un lugar mejor y más seguro en el sector 2

3 o Aumentar la calidad de los productos. Modelos de establecimiento de objetivos Cadena medios-fines: Red integrada de objetivos en la cual el logro de las metas en un nivel sirve como medio para alcanzar los propósitos que se persiguen en el nivel siguiente Pasos del establecimiento de objetivos Los gerentes deben poner en práctica los siguientes cinco pasos al establecer objetivos. 1. Revisar la misión o propósito de la organización. La misión es una declaración de amplio espectro en donde se especifica cuál es el propósito que persigue la organización y que sirve como guía de lo que debe ser importante para los individuos que la integran. i. Los gerentes deben revisar la misión antes de redactar sus objetivos, toda vez que éstos deben reflejarla. ii. Se formulan los objetivos y las estrategias generales de la organización. iii. Los principales objetivos son asignados a las unidades divisionales y departamentales. iv. Los gerentes de las unidades establecen de forma colaborativa los objetivos específicos de sus áreas de trabajo en coordinación con sus subalternos inmediatos. v. Se establecen objetivos específicos con la colaboración de todos los miembros de cada departamento. vi. Los planes de acción, caracterizados por ser específicos y por derivar del acuerdo entre gerentes y empleados, definen cómo se lograrán los objetivos. vii. Se implementan los planes de acción. viii. El progreso hacia la consecución de los objetivos se revisa periódicamente para dar retroalimentación. ix. El logro exitoso de los objetivos es reforzado por las recompensas basadas en el desempeño. 2. Evaluar los recursos disponibles. Lo último que se quiere hacer es establecer objetivos imposibles de lograr con los recursos disponibles 3

4 3. Determinar los objetivos, ya sea de forma individual o con aportación de otras personas. Los objetivos reflejan los resultados deseados y, por lo tanto, deben ser congruentes con la misión de la organización y con las metas establecidas en otras áreas de la misma. Por otro lado, hay que recordar que los objetivos deben ser medibles, específicos e incluir un marco temporal para su cumplimiento. 4. Consignar los objetivos por escrito y comunicarlos a todos aquellos que deban conocerlos. 5. Revisar los resultados y corroborar si se han logrado los objetivos. El gerente está listo para desarrollar los planes adecuados para trabajar hacia su consecución. Planes Los planes son documentos en los que se especifica cómo se lograrán los objetivos. Tipos de planes Las formas más populares de describir los planes organizacionales son en función de: 1. Alcance (estratégicos u operativos), 2. Marco temporal (de corto o de largo plazo) 3. Especificidad (direccionales o específicos) 4. Frecuencia de uso (de una sola vez o permanentes). Estrategia Es un patrón o plan que integra las principales metas y políticas de una organización y, a la vez, establece la secuencia coherente de las acciones realizar. Políticas Son declaraciones generales o entendimientos que guían el pensamiento de los administradores para la toma de decisiones. Tantos las estrategias como las políticas dan dirección a los planes, proporcionan el marco de referencia para los proyectos y sirve como base para el desarrollo de tácticas y otras actividades administrativas. Elementos de planeamiento Plan: Hace referencia a las decisiones de carácter general que expresan lineamientos políticos fundamentales, las prioridades, la asignación de recursos, las estrategias de acción, los medios e instrumentos que se utilizaran para alcanzar los metas y objetivos. El plan tiene por finalidad trazar el curso deseable y probable del desarrollo nacional o del desarrollo de un sector (económico, social o cultural) 4

5 Programa: Hace referencia a un conjunto organizado, coherente e integrado con las actividades. Forma parte de un plan más organizado. Proyecto: Hace referencia a un conjunto de actividades, interconectadas y coordinadas entre sí, que se realizan con el fin de producir determinados bienes y o servicios capaces de resolver problemas. Actividades: es el medio de intervención sobre la realidad, mediante la realización secuencial e integrada de diversas acciones para alcanzar las metas y objetivos. Tareas: Es la acción que tiene el máximo grado de concreción y especificidad. Análisis F.O.D.A. Ampliamente reconocido como uno de los modelos clásicos aplicado a los procesos de planeamiento (como así también a los de diagnóstico). Está compuesto por cuatro componentes básicos: Fortalezas Oportunidades Debilidades Amenazas La matriz FODA es un marco conceptual para el análisis sistemático, que facilita la coincidencia entre las amenazas, las oportunidades, las debilidades y las fortalezas de la organización Fortalezas Son las habilidades desarrolladas, las capacidades con las que cuenta una organización para distinguirse o adaptarse para aprovechar al máximo las ventajas del entorno y enfrentar con mayores posibilidades las amenazas que este presenta. Las fortalezas permiten diferenciar a una empresa de otra y cuando son fuertes y sostenidas en el tiempo la destacan. Aplicada a la planificación deben analizarse qué fortalezas se requerirán en el futuro a efectos de poder ser incluidas como necesidades en el plan y asignar los recursos para alcanzarlas. Oportunidades: Son situaciones o factores externos no controlables por la organización, que son factibles de ser aprovechados si ésta se da las estrategias para beneficiarse de ellas. Las empresas rápidas y adelantadas (léase también inteligentes, creativas, innovadoras) son creadoras de oportunidades, se las identifica como líderes, del mismo modo que las hay seguidoras; es una opción de acuerdo a las posibilidades de cada una. 5

6 Debilidades Son las limitaciones o carencias que padece una organización que no le permiten el aprovechamiento de las oportunidades que se consideran ventajosas en el entorno, impidiéndole defenderse de las amenazas. Para que las debilidades puedan ser superadas deben incluirse como objetivos en la planificación, definiendo metas y produciendo dificultades. Las debilidades no atendidas tienden a profundizarse, siendo más difícil luego resolverlas. Amenazas Son situaciones o factores externos, no controlables por la organización, que podrían limitar o perjudicar el cumplimiento de la misión. Son factibles de ser neutralizadas si se desarrollan las estrategias adecuadas para neutralizarlas o, mejor aún, convertirlas en oportunidades. Monitoreo Estos cuatro componentes del modelo son vulnerables y cambiantes, es necesario crear un dispositivo de monitoreo permanente del FODA. Estrategias alternativas La combinación de los cuatros componentes establecen cuatro estrategias alternativas: 1- La intención de la estrategia DA: Consiste en minimizar tanto las amenazas como las debilidades. 2- La estrategia DO: Consiste en minimizar las debilidades y maximizar las oportunidades 3- La estrategia FA: Se basa en las fortalezas para hacer frente a las amenazas 4- La estrategia FO:Se basa en las fortalezas para el aprovechamiento de las oportunidades. La más deseable de las estrategias. 6