Planificación Estratégica. Rosario Bello

Transcripción

1 Planificación Estratégica Rosario Bello

2 CONCEPTO DE PLANIFICACION Existe la idea equivocada sobre la planificación cuando se la define como un proceso que se justifica en sí mismo; y no una herramienta que puede ser utilizada para el logro de determinados Objetivos Ander Egg (1995). - Sustantivamente, planificar es un esfuerzo por influir en el curso de determinados acontecimientos, mediante la acción deliberada de algunos actores sociales; - Formalmente, significa incidir de una manera organizada y formalizada sobre determinados procesos y acciones conducentes al logro de ciertos objetivos y metas propuestos;

3 PARA QUE SE PLANIFICA? Introducir organización y racionalidad a un conjunto de actividades consideradas pertinentes para el logro de determinadas metas y objetivos (Objetivo interno de la gerencia pública) Generar valor público. La generación de bienes y servicios que responden a problemas relevantes para ciudadanos/beneficiarios/usuarios, asegurando el ejercicio de sus derechos. Los resultados deben estar concentrados en los impactos de esos productos y en la calidad de los procesos que los producen. (objetivo externo)

4 En síntesis la planificación: reflexión ordenada sobre un futuro deseado que justifica la existencia de un programa, de una institución, etc. brecha Situación Futura deseada VALOR PUBLICO Situación inicial TRANSFORMARLA EFECTO PROBLEMA NECESIDAD DE PERSONAS Prioridades SOLUCIONES ALTERNATIVAS RESULTADOS

5 La incorporación del concepto de estrategia a la planificación de los procesos organizacionales, nace a partir de la necesidad de generar herramientas que permitan enfrentar de manera más adecuada los cambios que se producen en el entorno en el que se desempeña la institución Estrategia como un modelo: da coherencia, unidad e integridad a las decisiones de la institución Estrategia como un medio para establecer el propósito organizacional en términos de sus objetivos a largo plazo, programas de acción y prioridades en la asignación de recursos.

6 La estrategia como un análisis de las amenazas y oportunidades externas, y debilidades y fortalezas internas Permite definir una política organizacional sustentada en: Sistemas de monitoreo sistemático de las amenazas y debilidades Introducción de un conjunto de medidas que disminuyan los riesgos a partir de las fortalezas

7 CAMBIA LA PREGUNTA DE DESARROLLO Es una buena causa?? Vs Qué se está logrando? Qué se distribuye?? Vs Qué se quiere conseguir?

8 QUE ES LA PLANIFICACION ESTRATEGICA? Proceso que se sigue para determinar los objetivos y las metas de una organización y las estrategias que permitirán alcanzarlos La Planificación estratégica fija los límites dentro de los cuales tiene lugar el control y evaluación de gestión Anthony Robert N. El Control de Gestión Marco, Entorno Proceso. Harvard Business School. Ed. Deusto. 1998

9 DE UN PRESUPUESTO CENTRADO EN EL *CONTROL* A UNO ORIENTADO A LA LA BÚSQUEDA SISTEMÁTICA DE DE *RESULTADOS CONCRETOS* DEL CUMPLIMIENTO DE NORMAS AL AL CUMPLIMIENTO DE DE *RESULTADOS* CORTO PLAZO MEDIANO Y LARGO PLAZO MEDIANO Y LARGO PLAZO GESTION RIGIDA FLEXIBILIDAD DE GESTION FLEXIBILIDAD DE GESTION INERCIA EN LA ASIGNACION PRESUPUESTARIA INTEGRADO A LA LA PLANIFI- CACION ESTRATEGICA SEGUIMIENTO DE LA EJECUCION EVALUACION

10 QUE ES LA PLANIFICACION ESTRATEGICA? Consiste en un ejercicio de formulación y establecimiento de objetivos de carácter prioritario, para definir los cursos de acción (estrategias) que permitan alcanzar dichos objetivos.

11 CAMBIA LA FORMA DE PLANIFICAR Situación inicial brecha Situación Futura deseada La Planificación n Estratégica, es una herramienta de gestión que permite apoyar la toma de decisiones de las instituciones en torno al quehacer actual y al camino que deben recorrer en el futuro PARA QUE? PARA RESPONDER A LOS CAMBIOS Y A LAS DEMANDAS Y LOGRAR LA MAYOR EFICIENCIA, EFICACIA, CALIDAD EN LOS BIENES Y SERVICIOS QUE SE PROVEEN.

12 Planificación Estratégica Mejor Eficacia del Desarrollo Alineación de objetivos a las prioridades estratégicas en el mediano plazo: cadena de resultados Armonización de los indicadores del sistema de evaluación del desempeño Estandarización de los procedimientos operativos respecto de normas establecidas Establecimiento de compromisos de gestión y resultados Una definición clara de los resultados ofrece una mejor meta para los cambios

13 LA PE SE PUEDE APLICAR EN DIFERENTES NIVELES DE DECISION Planeación Nacional de Desarrollo Lineamientos Estratégicos Prioridades Sectoriales (Metas Sectoriales) Planificación Estratégica Institucional Planificación Estratégica Programa (Entidad descentralizada, etc) Programación Anual Operativa

14 Situación inicial brecha Situación Futura deseada BASADA EN LAS PRIORIODADES DE POLITICAS, LA PLANIFICACIÓN N ESTRATÉGICA COMIENZA DANDO RESPUESTA A ESTAS TRES PREGUNTAS: i) Dónde estamos hoy? Análisis de la Misión y Visión - Análisis de la situación. Análisis del entorno. ii) Dónde queremos ir? Objetivos estratégicos y metas. iii) Cómo podemos llegar a donde queremos ir? Comprender las prioridades Qué cursos de acción se requieren (estrategias) Qué decisiones debemos tomar.

15 1. ANALISIS Dónde estamos hoy?

16 MARCO NORMATIVO ANALISIS DE LEYES PRIORIDADES POLITICAS Dónde estamos? MISION Amenazas y Oportunidades Fortalezas y debilidades Análisis del Entorno y del Medio Interno VISION Dónde queremos ir? Cómo llegaremos? Cómo mediremos el desempeño logrado? OBJETIVOS ESTRATEGICOS Planificación Estratégica ESTRATEGIAS INDICADORES DESEMPEÑO

17 misión Quienes somos, Qué hacemos, para quiénes? descripción de la razón de ser de la organización, n, establece su quehacer quehacer institucional, los bienes y servicios que entrega, las funciones principales que la distinguen y la hacen diferente de otras Una correcta definición de la Misión debe contener: Cuál es el propósito y límites de la Organización Qué hace: descripción de los Productos Finales (Bienes y servicios que entrega) Señala: la dirección de las acciones a seguir Cuál es el efecto que se espera lograr: (resultado final): Lo que genera el valor público

18 CONTRIBUIR A LA REDUCCION DEL RIESGO Y DEL IMPACTO DE ORIGEN NATURAL Y ANTRÓPICOS QUE PUEDAN PRODUCIRSE EN EL TERRITORIO DE LA SUBREGION ANDINA COMO? PROMOCION, ADOPCION DE ESTRATEGIAS, MECANISMOS Y HERRAMIENTAS PREVENCION ATENCION DE DESASTRES

19 Utilidad de una buena declaración de Misión Establecen el marco que justifica la intervención pública en el ámbito de responsabilidad Capacidad de mantener el foco directivo en lo importante Lograr encauzar los apoyos políticos y capacidades administrativas de la institución Mostrar a los grupos de interés la creación de valor público esperado

20 Análisis de productos y usuarios Para lograr una formulación consistente de la misión QUE-PARA QUIEN, deben definirse cuáles son los: PRODUCTOS ESTRATEGICOS, FINALES USUARIOS/ CLIENTES/BENEFICIARIOS

21 PRODUCTOS FINALES: PRINCIPAL BIEN O SERVICIO QUE LA INSTITUCIÓN PROPORCIONA DIRECTAMENTE A UN USUARIO EXTERNO Prioridad Estratégica: relacionado con el mandato legal, las prioridades de las prioridades institucionales. Demanda de los usuarios: continua, sistemática, permanente, cautiva.

22 Población Potencial, Población Objetivo, Beneficiario USUARIO: QUIEN RECIBE DIRECTAMENTE EL BIEN O SERVICIO POBLACION POTENCIAL POBLACIÓN TOTAL QUE PRESENTA LA NECESIDAD Y/O PROBLEMA QUE JUSTIFICA EL PROGRAMA Y POR ENDE PUDIERA SER ELEGIBLE PARA SU ATENCIÓN POBLACION NO AFECTADA POBLACION POTENCIAL POSTERGADA POBLACION OBJETIVO POBLACION QUE SE TIENE PROGRAMADO ATENDER POBLACION NO AFECTADA POBLACION POTENCIAL POSTERGADA POBLACION NO ATENDIDA POBLACION EFECTIVAMENTE ATENDIDA

23 misión VISION Cómo queremos ser reconocidos? Es el futuro deseado de la organización. n. Se refiere a cómo quiere ser reconocida la entidad, representa valores y principios de la organización n que orienta y da el marco para el accionar de su propósito, imagen objetivo. Qu Qué no debe faltar? Los valores de la entidad Cómo quiere ser vista o percibida la institución en el futuro Importancia Compromete públicamente las aspiraciones institucionales, dando un efecto de cohesión a la organización. Enmarca el quehacer institucional en los valores que la sociedad espera de la institución.

24 misión VISION Cómo queremos ser reconocidos?

25 Situación inicial brecha Situación Futura deseada i) Dónde estamos hoy? Análisis de la Misión y Visión - Análisis de la situación. Análisis del entorno.

26 Dónde estamos hoy? SITUACIÓN ACTUAL PROBLEMA SITUACIÓN FUTURA DESEADA Análisis de involucrados Análisis de entorno Análisis de problemas Análisis de objetivos Análisis de alternativas Alternativa 4 Alternativa n Alternativa 1 Alternativa 2 Alternativa 3 ALTERNATIVA SELECCIONADA PROGRAMA Ejecución del programa Objetivos Indicadores Metas Riesgos

27 Análisis Situacional Dónde y Cómo estamos? Dónde queremos estar, y dónde debemos estar Análisis de Problemas Análisis FODA Línea de Base OBJETIVOS Y ESTRATEGIAS Definición n de Programas Plan Indicadores Metas

28 Qué queremos Lograr? MISION MISION VALOR PUBLICO QUE QUEREMOS GENERAR Fortalezas Debilidades * Capacidades * Recursos Cuáles son nuestras Capacidades? ANALISIS SITUACIONAL DE LAS BRECHAS AL INTERIOR DE LA ORGANIZACIÓN N QUE DIFICULTAN OBTENER MEJORES RESULTADOS Y UNA MEJOR GESTION DEL DESEMPEÑO FACTORES QUE LA INSTITUCION PUEDE CONTROLAR

29 Qué queremos Lograr? MISION MISION Oportunidades Amenazas * Necesidades de la población objetivo y de nuestros socios * Entorno social, político, económico, tecnológico Qué se requiere y es viable? ANALISIS DEL ENTORNO: LOS RIESGOS QUE PUEDEN MINIMIZAR LOS NIVELES DE LOGRO DE LOS RESULTADOS Y AFECTAR LA GESTION FACTORES QUE LA INSTITUCION NO PUEDE CONTROLAR

30 Oportunidades Amenazas D+O MISION Estrategias de superación debilidades ESTRATEGIAS F+A Estrategias de reducción de riesgos Planificación n Estratégica Análisis AFOD MACRO EXTERNOS MICRO Oportunidades Amenazas Fortalezas F+O F+A INTERNOS Debilidades D+O D+A

31 Qué queremos Lograr? MISION MISION El Mejor curso de acción Fortalezas Debilidades * Capacidades * Recursos Oportunidades Amenazas * Necesidades de la población objetivo y de nuestros socios * Entorno social, político, económico, tecnológico Cuáles son nuestras Capacidades? Qué se requiere y es viable? De un buen análisis FODA surge toda una gama de planes de acción estratégicos y proyectos para lograr el éxito.

32 Qué queremos Lograr? MISION MISION VALOR PUBLICO METAS i) Dónde estamos hoy? Análisis de la situación. Análisis del entorno. Análisis interno. Fortalezas Debilidades * Capacidades * Recursos Oportunidades Amenazas * Necesidades de la población objetivo y de nuestros socios * Entorno social, político, económico, tecnológico Cuáles son nuestras Capacidades? Qué se requiere y es viable?

33 2. ANALISIS Dónde queremos ir?

34 Dónde estamos? MARCO NORMATIVO ANALISIS DE LEYES MISION VISION Amenazas y Oportunidad es, Fortalezas y debilidades Análisis del Entorno y del Medio Interno Dónde queremos ir? Cómo llegaremos? OBJETIVOS ESTRATEGICOS ESTRATEGIAS Planificación Estratégica Cómo mediremos el desempeño logrado? INDICADORES DESEMPEÑO

35 OBJETIVOS ESTRATEGICOS Son logros que la organización persigue en un plazo determinado. Estos deben ser coherentes con la misión y orientaciones de las políticas ministeriales La definición de los objetivos permitirá seleccionar las actividades prioritarias para el mejoramiento de la organización y aprovechar las ventajas. Los objetivos estratégicos surgen como respuesta a una pregunta esencial: Qué debemos lograr en el corto, mediano y largo plazo, para tener un accionar coherente con la misión?

36 OBJETIVOS ESTRATEGICOS Constituyen la base para el establecimiento de los indicadores que permitirán medir el avance de las acciones gubernamentales hacia los resultados. Su definición debe permitir identificar acciones en ámbitos de: programación procesos cobertura calidad oportunidad del servicio, etc

37 OBJETIVOS ESTRATEGICOS: Cómo se redactan? Señalar la expresión de logro, evidenciar un cambio o transformación que se esperan con las políticas a cargo de la Institución. EJ.: Mejorar los estándares de competitividad, disminuir niveles de pobreza, garantizar niveles de seguridad, etc. Evitar: Contribuir, Fomentar, Procurar (con excepción cuando se comparten resultados con otras instituciones). La ciudadanía debe conocer hacia dónde se dirigen los recursos asignados a la Institución. Deben responder a qué problema social o aspecto relacionado con la misión que responde.

38 OBJETIVOS ESTRATEGICOS: Cómo se redactan? Señalar la expresión de logro, evidenciar un cambio o transformación que se esperan con las políticas a cargo de la Institución. EJ.: Mejorar los estándares de competitividad, disminuir niveles de pobreza, garantizar niveles de seguridad, etc. Evitar: Contribuir, Fomentar, Procurar (con excepción cuando se comparten resultados con otras instituciones). La ciudadanía debe conocer hacia dónde se dirigen los recursos asignados a la Institución. Deben responder a qué problema social o aspecto relacionado con la misión que responde.

39 PRIORIDAD POLITICA DE CAPRADE MISION Y VISION PRIORIDADES Indicadores 2010 Metas 2010 PROGRAMAS INSTITUCIO NALES Visión estratégica de los Programas Objetivos Estratégicos Indicadores Metas Estrategias Líneas de Acción Qué espero lograr con el DEPENDENCIAS Programa en términos PROGRAMAS concretos para operacionalizar la Misión de la Entidad y sus OE? Objetivos Estratégicos de los programas O dependencias FIN debe estar en sintonía con el Objetivo Estratégico Matriz de Marco Lógico Matriz de Evaluación Indicadores

40 OBJETIVOS ESTRATEGICOS CAPRADE PRIORIDADES Indicadores 2010 Metas 2010 FORTALECIMIENTO DE LA INSTITUCIONALIDAD Y LAS CAPACIDADES SUBREGIONALES NACIONALES Y LOCALES ESTABLECER SISTEMAS DE IDENTIFICACION, EVALUACION Y MONITOREO DE RIESGOS, ALERTA TEMPRANA Y PLANES DE PREPARACION Y CONTINGENCIA ESPECIFICOS FOMENTAR CULTURA DE PREVENCION CON PARTICIPACION Y RESPONSABILIDAD SOCIAL DESARROLLO SISTEMAS DE INFORMACION PARA LA PREVENCION Y ATENCION DE DESASTRES ESTABLECER Y ORGANIZAR MECANISMOS DE ASISTENCIA MUTUA EN PREVENCION Y ATENCION DE DESASTRES

41 OBJETIVOS ESTRATEGICOS CADA PAIS Objetivos Estratégicos Indicadores Metas Estrategias Líneas de Acción

42 Alineación n de objetivos a las prioridades y metas estratégicas en el mediano plazo: cadena de resultados Objetivos Estratégicos de CAPRADE Metas Brecha alineación Armonización n de los indicadores del sistema de evaluación del desempeño Objetivos de las Entidades de cada país prioridades SOLUCIONES ALTERNATIVAS RESULTADOS buscados

43 3. ANALISIS Cómo llegaremos?

44 Dónde estamos? MARCO NORMATIVO ANALISIS DE LEYES MISION VISION Amenazas y Oportunidad es, Fortalezas y debilidades Análisis del Entorno y del Medio Interno Dónde queremos ir? Cómo llegaremos? OBJETIVOS ESTRATEGICOS ESTRATEGIAS Planificación Estratégica Cómo mediremos el desempeño logrado? INDICADORES DESEMPEÑO

45 Estrategias La definición de las estrategias debe permitir: Describe cómo se lograrán los objetivos, esto es, lo que se quiere lograr con los productos o servicios de la institución, incluyendo los métodos de intervención que ayudarán a la institución a cumplir su misión y a lograr sus objetivos de manera factible y eficaz. La estrategia es una herramienta multidimensional que abarca la totalidad de las actividades críticas de una organización y le da un sentido de unidad, dirección y propósito Establece un patrón de decisiones coherente, unificador e integrador para la institución

46 Factores estratégicos de éxito: Son aspectos que inciden directamente en el éxito o fracaso de la organización y hacia los cuales debe orientarse la acción institucional para garantizar el cumplimiento de la misión. Determinar los FACTORES ESTRATEGICOS DE ÉXITO, permitirá: Cumplir con objetivos y metas. Transformar debilidades en fortalezas Eludir amenazas y aprovechar oportunidades Alcanzar el éxito de las unidades y de la Institución en su conjunto Aumentar el posicionamiento institucional.

47 SEGUNDO TRABAJO DE GRUPO DEFINICION DE OBJETIVOS ESTRATEGICOS Y ESTRATEGIAS 1. Revise la misión de CAPRADE y los objetivos estratégicos. 2. Para cada objetivo estratégico, identifique cuáles son las variables, temas o aspectos relevantes. 3. A partir del ejercicio anterior, defina los objetivos estratégicos de su grupo, estableciendo claramente dónde quiere ir? Y cómo se alinean estos objetivos a la misión de CAPRADE. 4. Identifique cuáles son los principales factores de riesgo que afectarían el logro de los objetivos y cuáles son las fortalezas. 5. Defina las estrategias necesarias para el logro de los objetivos propuestos, las instituciones responsables y los mecanismos de coordinación.