MARCO ESTRATÉGICO EN TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

Transcripción

1 MARCO ESTRATÉGICO EN TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN CONSEJO ASESOR DE CÓMPUTO Enero, 2007 Elaborado por: Gerardo Coello Coutiño, Jesús Cruz Guzmán, Raúl Guillermo Enríquez Habib, Marcela Juliana Peñaloza Báez, Alejandro Pisanty Baruch, Facundo Ruiz Doncel, Raúl Varela Gómez, Juan Voutssás Márquez

2 Antecedentes En el presente documento se detallan las conclusiones de un ejercicio de planeación estratégica realizado con el objeto de establecer la dirección y la prioridad de los esfuerzos e inversiones que son requeridos en el área de las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC) en la UNAM. El análisis realizado reveló una larga historia de innovaciones y logros, al mismo tiempo que hizo evidentes las grandes oportunidades de explotación futura de las Tecnologías de Información y Comunicación que la institución debe aprovechar en beneficio de sus funciones sustantivas, ante un entorno informático complejo y en constante cambio. Resultó claro también que debemos renovar el esfuerzo por mantener a la Universidad como una institución competitiva, en la vanguardia educativa y de investigación, asegurando la continuidad de su liderazgo en el futuro. El aprovechamiento óptimo de las Tecnologías de Información y Comunicación, es un factor clave e indispensable para que nuestra casa de estudios se mantenga como modelo de calidad a seguir, dentro de la oferta educativa nacional e internacional. El ejercicio de planeación se realizó tomando como punto de partida el siguiente enunciado de misión institucional de las Tecnologías de la Información y Comunicación: Contribuir al cumplimiento de las funciones sustantivas de la UNAM mediante la aplicación oportuna y eficaz de la informática a sus tareas prioritarias y la generación de nuevos conocimientos en el campo de las Tecnologías de la Información y Comunicación. El uso adecuado y eficiente de las TICs debe generar cambios que beneficien todos los aspectos del quehacer universitario, e incidir favorablemente en el desarrollo de la Comunidad Universitaria y de la Sociedad Mexicana. Análisis y Diagnóstico El diagnóstico de Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas (FODA) permitió identificar y poner en el contexto económico, social y tecnológico los aspectos que requieren de mayor atención, a la vez que evaluó su impacto en las perspectivas futuras de las Tecnologías de Información y Comunicación en nuestra institución. Como conclusión de este diagnóstico, se identificaron tres grandes temas que agrupan las mayores preocupaciones y áreas de oportunidad: 1

3 1. Multiplicidad y falta de coordinación de los esfuerzos comprometidos en proyectos y procesos informáticos, sumados a su falta de alineación con las prioridades estratégicas de la institución. 2. Limitaciones estructurales y organizacionales para obtener el máximo beneficio en el nivel institucional de los recursos asignados a la realización de los procesos y servicios relacionados con las Tecnologías de la Información y Comunicación. 3. Falta de aplicación oportuna de soluciones tecnológicas en las actividades académicas de la institución. La propuesta de solución, plasmada en el Plan Estratégico enunciado más adelante, toma en cuenta el impacto del entorno y las características del contexto universitario, sobresaliendo los siguientes aspectos: 1. La situación de la informática en la UNAM es de naturaleza sistémica y como tal debe ser encarada para llevar a cabo cualquier acción que pretenda entenderla, modificarla o ponerla bajo control. 2. El diagnóstico indica que las acciones de corto plazo tendrán un carácter defensivocorrectivo, lo que implica que habremos de seleccionar con cautela las oportunidades de innovación. 3. Las Tecnologías de Información y Comunicación evolucionan de manera acelerada, para obtener sus máximos beneficios, las organizaciones deben ser capaces de adaptarse y responder oportunamente a la dinámica del cambio tecnológico. La estrategia propuesta está diseñada para resolver las presiones de corto plazo como parte de un proceso constructivo de fortalecimiento y preparación organizacional que nos permita hacer realidad la siguiente visión institucional en el largo plazo: Antes del año 2015, la UNAM es reconocida tanto en el país como internacionalmente, ya que ha incorporado notablemente los beneficios de las Tecnologías de Información y Comunicación en su actividad académica, su trascendencia cultural y sus procesos: - Cuenta con un modelo de educación superior acorde con las nuevas tendencias mundiales, que eleva la calidad de la formación académica de sus egresados. - Incrementa continuamente la participación de su investigación en el contexto nacional e internacional. - Logra flexibilidad y capacidad de adopción de nuevas tecnologías y avances científicos, tanto en el ámbito académico como en el administrativo. 2

4 Plan Estratégico Propuesto Como resultado del ejercicio, se proponen las siguientes rutas estratégicas: I. Gobernanza 1 Como elemento central de la estrategia propuesta, está el de adquirir la capacidad de coordinar las acciones entre la administración central y las dependencias universitarias para que la totalidad de los recursos comprometidos en la institución para actividades relacionadas con las Tecnologías de Información y Comunicación, sean aplicados esencialmente en aquellos aspectos de la vida universitaria que más beneficien a la misión institucional. Por lo tanto, se propone formular un modelo de Gobernanza Informática específicamente diseñado para satisfacer las características de trabajo y las prioridades estratégicas de la UNAM. Con el objeto de cumplir con lo anterior, se proponen las siguientes metas específicas: La política informática deberá ser parte integral de una planeación estratégica institucional, que sea capaz de responder a los requerimientos académicos y administrativos en toda instancia y dependencia universitaria. Establecer los mecanismos y actualizar las normas necesarias para asignar los recursos de inversión y gasto correspondientes a Tecnologías de Información y Comunicación con una visión integral, de manera que los proyectos y procesos informáticos resulten en un máximo beneficio para la misión de la institución. Definir las responsabilidades y puestos que conforman las estructuras organizacionales requeridas para llevar a cabo los procesos y proyectos informáticos. Establecer los criterios que permitan dimensionar las necesidades de las dependencias universitarias en este rubro. 1 Gobernanza de Tecnologías de la Información y Comunicación significa contar con una estructura organizacional así como un conjunto de procesos que administran y controlan las actividades de Tecnologías de la Información y Comunicación de la organización, con el fin de asegurar el logro de los objetivos y estrategias de la misma; añadiendo valor en tanto que balancea los riesgos versus retorno de inversión en Tecnologías de la Información y Comunicación (IT Governance Hands-on: Using COBIT to Implement IT Governance, 2004, p. 2). El modelo de Gobernanza de Tecnologías de la Información y Comunicación: establece los objetivos de TI, (dirección inicial); inicia un ciclo continuo de desempeño que mide y compara con los objetivos; y si es necesario genera nueva dirección y cambio en los objetivos (Board Briefing on IT Governance, 2nd Edition, 2003, p. 12). 3

5 La institución debe asumir la responsabilidad de garantizar la seguridad informática en todos y cada uno de los servicios ofrecidos a la comunidad. Nuevamente es necesaria una política institucional que sea aplicada y respetada en todas las dependencias y todos los niveles organizacionales. II. Excelencia Operativa La calidad y confiabilidad de los servicios informáticos, lejos de ser superfluos, son una meta crítica del desempeño operativo organizacional. Muchos atributos de una institución de excelencia dependen de esos aspectos, como son: un mejor aprovechamiento de los recursos, la eficiencia de los servicios, la imagen institucional y el cumplimiento de metas estratégicas de desempeño institucional. Por todo lo anterior, es indispensable asignar la categoría de prioridad estratégica al objetivo de elevar la eficiencia y calidad de los servicios informáticos que proporcionamos a nuestra comunidad, tanto en el nivel institucional como en el nivel local, cuya realización depende de las siguientes metas específicas: Orientar la estructura organizacional a procesos y resultados. Proporcionar capacitación en gestión y mejora continua de procesos. Lograr que la atención a usuarios sea un compromiso institucional. Establecimiento y seguimiento de parámetros de desempeño de los procesos informáticos. Identificar, documentar, asignar responsabilidades y dar seguimiento a procesos críticos, conforme a modelos internacionales. Aplicación sistemática de la metodología de mejora continua. Establecimiento y gestión de acuerdos de niveles de servicio (SLA s). III. Excelencia Académica La aplicación de las Tecnologías de Información y Comunicación a las actividades académicas, requiere tanto de una estrategia específica que responda a los requerimientos docentes y de investigación, como de una plataforma tecnológica que debe estar alineada con los dos aspectos mencionados anteriormente. El objetivo final, es contribuir con los apoyos y herramientas tecnológicas necesarias para que la UNAM cuente con un modelo de educación superior acorde con las nuevas tendencias mundiales, que eleve la calidad de formación académica de sus egresados e incremente continuamente la participación de su investigación en el contexto nacional e internacional. 4

6 Estas tres grandes rutas estratégicas, constituyen en su conjunto una propuesta sistémica necesariamente de largo plazo, para transitar del nivel actual de aprovechamiento de las Tecnologías de Información y Comunicación a los niveles de eficacia y eficiencia que son requeridos en una sociedad del conocimiento. Las instituciones que realicen con éxito esta transición serán los líderes educativos del mañana. Un plan estratégico de esta naturaleza y los programas, iniciativas y proyectos estratégicos derivados del mismo, demandará una asignación importante de recursos presupuestales. El rezago en el presupuesto federal asignado que se ha acumulado a través de los años, un panorama incierto para los próximos años en el ámbito político y financiero y la presencia de otras instituciones de educación superior que disputan los recursos financieros disponibles, agudizan la situación coyuntural en la que se encuentra nuestra Universidad. Los esfuerzos que la UNAM haga al invertir en forma adecuada y oportuna en Tecnologías de Información y Comunicación, traerán beneficios que serán decisivos tanto para realizar exitosamente los procesos operativos de una institución de educación superior, como también para constituirse en el medio para transitar hacia posibilidades futuras que hoy apenas vislumbramos. 5