SUBASTA INVERSA MRD. DGCP Sistema Informático para la Gestión de las Compras y Contrataciones del Estado Dominicano. Administraciones Públicas

Transcripción

1 Administraciones Públicas SUBASTA INVERSA MRD DGCP Sistema Informático para la Gestión de las Compras y Contrataciones del Estado Dominicano Edic. /Rev.: Fecha: 05/09/2014

2 DOCUMENTO / ARCHIVO: HOJA DE CONTROL DE DOCUMENTO Título Nombre Archivo SUBASTA INVERSA - MRD DGCP-MRD-Subasta Inversa F001E002.v01.00 docx Fecha 08/08/2014 Versión V01.03 Cliente Asunto / Detalle Soporte lógico Localización DGCP Dirección General de Contrataciones Públicas. En el presente documento se encuentra el MRD correspondiente al proceso de Subasta Inversa. Microsoft Word Santo Domingo República Dominicana REGISTRO DE CAMBIOS Versión Páginas Fecha Modificación Motivo del cambio Creación del documento Corrección sobre comentarios DGCP Aceptación de Cambios Validados en el Documento DISTRIBUCIÓN DEL DOCUMENTO: Nombre Jhonattan Toribio George Slujalkovsky Área Tecnología Tecnología CONTROL DEL DOCUMENTO Este documento ha sido: Nombre Preparado por: Revisado por: Aprobado por: Firma David Furtado Leovigildo Antonio Gomez María Dolores Sánchez Fecha 05/09/ de 47

3 CONTENIDO 1. Introducción Subasta Inversa: Descripción General Fases del Procedimiento / Detalles del MRD Planificación... 8 El Departamento de Planificación y Desarrollo con apoyo de la Dirección Administrativa Financiera (DAF) coordina y ejecuta las actividades relativas a la elaboración del Plan Anual de Compras y Contrataciones (PACC). La Unidad Operativa de Compras y Contrataciones registra el Plan Anual de Compras y Contrataciones en el Sistema Central de Compras y Contrataciones para su publicación y remite a la Oficina de Acceso a la Información para fines de su publicación en el Portal de la Entidad Contratante Preparación Pasos previos a la utilización de la Plataforma Asignación del Número Único y Carga en la Plataforma Convocatoria Difusión y Publicidad Instrucciones a los Oferentes Retiro y Adquisición del Pliego de Condiciones Específicas Aclaraciones sobre el Pliego de Condiciones Específicas Oferta técnica Recepción y Apertura de Ofertas Técnicas Oferta técnica Evaluación Ofertas Técnicas Sobre A Aprobación Informe Preliminar de Evaluación Ofertas Técnicas Sobre A Notificación de Errores u Omisiones de tipo o naturaleza Subsanables Subsanación de ofertas Aprobación Informe Definitivo de Evaluación de Ofertas Técnicas Sobre A y Notificación de Oferentes habilitados para la participación en la subasta electrónica Ver detalle para Declataria de Desierto en Recepción de Ofertas Técnicas Sobre A Declaratoria de desierto Cuando se comprueba que ninguna de las Ofertas se ajusta a las especificaciones técnicas y legales requeridas en el Pliego de Condiciones Específicas, se procederá a declarar el procedimiento desierto, mediante Resolución del Comité de Compras y Contrataciones, el usuario tramitador adjuntarà el documento correspondiente Subasta Electronica Adjudicación Adjudicación Notificación de Adjudicación Perfeccionamiento de la compra o contratación Perfeccionamiento del Contrato Registro del Contrato Orden de Compra o de Servicio Recepción y Gerenciamiento de Contrato Pago Gerenciamiento del contrato Cierre del Expediente Administrativo de Compra Subasta en directo Proveedor Subasta en directo Gráficos Detalle de la subasta Comprador Detalle de la subasta Proveedor Requisitos del pliego Anexos Documentos y plantillas Notificaciones de 47

4 5.1.2 Print Templates Documentación asociada al MRD de 47

5 1. Introducción El presente Documento de Requerimientos del Mercado (MRD) tiene como objetivo principal refinar y validar los requerimientos establecidos en el pliego de condiciones específicas y la oferta. El documento recogerá, además, las reglas de negocio particulares de cada procedimiento. El objetivo final es recoger todos los requisitos, tanto funcionales como de negocio. El MRD, tras su aprobación por parte de la DGCP, servirá como base para la elaboración de los documentos propios de la plataforma Vortal, trasladando estos requisitos de mercado a requisitos de producto y posteriormente a los correspondientes documentos funcionales y técnicos que recogerán las configuraciones y desarrollos necesarios para completar la localización de la herramienta Vortal en la DGCP. Como resultado de la fase de levantamiento de requisitos, se ha determinado la siguiente lista de MRDs que cubren todos los requisitos. MRD Licitación Pública Nacional Licitación Pública Internacional Licitación Restringida Comparación de Precios Sorteo de Obras Compras Menores Procesos de Excepción Compras por Debajo del Umbral Subasta Inversa Planificación PACC Registro de Proveedores del Estado Presentación de Propuesta de Proveedor Gestión de Contratos Administración del Sistema / Uso del Sistema Catálogos Skin Registro de Ofertas Externas Reportes y Estadísticas Migración de Datos Integración con SIGEF y otras Entidades Como puede observarse, existen MRDs específicos de procedimientos (por ejemplo Licitación Pública) y otros que se corresponden con bloques transversales a los varios procedimientos (por ejemplo Planificación PACC) El presente documento en particular, abordará el detalle del MRD de Subasta Inversa 5 de 47

6 2. Subasta Inversa: Descripción General Este procedimiento está todavía por definir por parte de la DGCP, y no ha formado parte de la fase de levantamiento de requisitos, aunque debería sustentarse en la legislación de aplicación, a partir de la cual se ha generado el siguiente resumen. Objetivo Realizar las compras de bienes comunes con especificaciones estándares, mediante medios electrónicos, donde será seleccionado el oferente que presente la propuesta de menor precio. En el procedimiento de subasta inversa los proveedores de dichos bienes y servicios, pujan hacia la baja del menor precio fijado presentado por los oferentes en su oferta inicial en el rango mínimo que para el efecto hayan señalado los pliegos de condiciones. Alcance Comprende todas las compras de bienes comunes de las Instituciones de la Administración Pública, a través del Procedimiento de Subasta Inversa, en función de las condiciones establecidas por la Dirección General de Contrataciones Públicas como Órgano Rector del Sistema. Referencia Normativa Constitución de la República Dominicana. RD-CAFTA. Ley No , sobre Compras y Contrataciones Públicas de Bienes, Servicios Obras y Concesiones, y sus modificaciones contenidas en la Ley No Reglamento de Aplicación de la Ley, aprobado mediante Decreto No Ley No , de Libre Acceso a la Información Pública. Por las normas emitidas por el Órgano Rector del Sistema Nacional de Compras y Contrataciones Públicas. Responsable Comité de Compras y Contrataciones Unidades Operacionales Involucradas Máxima Autoridad Ejecutiva. Dirección Administrativa Financiera o su equivalente. Unidad Operativa de Compras y Contrataciones. Departamento de Planificación y Desarrollo. Almacén y Suministro. Oficina de Acceso a la Información (OAI). Políticas y Otras Observaciones Las compras y contrataciones deberán ser las contempladas en los respectivos Planes y Programas Anuales elaborados por la institución, o compras imprevistas. Las Entidades Contratantes deberán tomar en cuenta los umbrales establecidos por la 6 de 47

7 Dirección General de Contrataciones Públicas, Órgano Rector del Sistema. En el caso de la compra de bienes la subasta inversa será un método aplicable a cualquier valor del presupuesto estimado. Ningún Procedimiento de Subasta Inversa podrá ser iniciado si no se dispone de la apropiación presupuestaria respectiva. Las Unidades Operacionales involucradas deberán utilizar los Documentos Estándar emitidos por la Dirección General de Contrataciones Públicas. La Entidad Contratante deberá elaborar las Especificaciones Técnicas/Fichas Técnicas o Términos de Referencias, de las compras o contrataciones de mayor frecuencia en la institución, a los fines de contar con una base de datos que permita la agilización de los procedimientos. Las mismas deberán ser revisadas periódicamente conforme los incidentes que se vayan presentando durante el desarrollo de los procedimientos. Las Especificaciones Técnicas/Fichas técnicas o Términos de Referencia deberán ser elaboradas por Peritos, debidamente designados por el Comité de Compras y Contrataciones. Las Especificaciones Técnicas no podrán hacer mención de ningún tipo de marca, ni dirigir la compra o contratación a un determinado proveedor o contratista. El Comité de Compras y Contrataciones no deberá aprobar el Pliego de Condiciones Específicas sin el previo dictamen jurídico que emita el Consultor Jurídico de la Entidad Contratante sobre el contenido del referido Pliego, ni aprobar el Procedimiento de Selección sin la debida apropiación de fondos, comprobada mediante el Certificado de Existencia de Fondos, emitido por la Dirección Administrativa Financiera o su equivalente. El Comité de Compras y Contrataciones decidirá por mayoría de votos absoluta de los miembros presentes o debidamente representados. Las enmiendas y adendas a los Pliegos de Condiciones Específicas deberán ser aprobadas por el Comité de Compras y Contrataciones de la Entidad Contratante. Las circulares, enmiendas y adendas deberán difundirse en la página de internet de la Entidad Contratante y en el Portal administrado por el Órgano Rector y notificadas por la mensajería electrónica a los interesados. Las Ofertas Técnicas, Sobre A deberán ser presentadas en sobres sellados, debiendo el notario público actuante sellar y firmar el sobre. La Oferta Técnica Sobre A se aperturará, en presencia de Notario Público y.. El Notario Público se limitará a certificar su contenido, debiendo firmar y sellar el contenido de la misma. Quienes intervengan en el proceso de calificación guardará absoluta confidencialidad y asumirá las responsabilidades que se generen en el caso de que violaren dicho principio. Las Ofertas deberán recibirse hasta la fecha y hora fijada en el Pliego de Condiciones Específicas. Bajo ningún concepto la Entidad Contratante iniciara la puja de precios, sin antes haber evaluado y notificado a los Oferentes los resultados de las Ofertas Técnicas Sobre A, en los plazos contemplados en el cronograma del proceso. Sólo presentaran Ofertas Económicas iniciales los Oferentes que hayan quedado habilitado, luego de superada la Fase Técnica. 7 de 47

8 La Entidad Contratante no podrá bajo ninguna circunstancia adjudicar una Oferta que supere el precio referencial el cual tendrá en cuenta el precio del mercado, el sistema permitirá consultar las compras previas de los artículos similares. Las personas físicas o jurídicas extranjeras que participen en los procedimientos de selección no necesitarán estar inscritas en el Registro de Proveedores del Estado, salvo el caso de que se encuentren domiciliadas en la República Dominicana. Si resultaren adjudicatarias, previa suscripción del contrato, deberán obtener el registro correspondiente. Todos los documentos que se generen en el proceso deberán ser cargados al Sistema Central de Compras y Contrataciones. 3. Fases del Procedimiento / Detalles del MRD 3.1 Planificación La planificación del procedimiento es un paso previo a la utilización de la plataforma. El Departamento de Planificación y Desarrollo con apoyo de la Dirección Administrativa Financiera (DAF) coordina y ejecuta las actividades relativas a la elaboración del Plan Anual de Compras y Contrataciones (PACC). La Unidad Operativa de Compras y Contrataciones registra el Plan Anual de Compras y Contrataciones en el Sistema Central de Compras y Contrataciones para su publicación y remite a la Oficina de Acceso a la Información para fines de su publicación en el Portal de la Entidad Contratante. 3.2 Preparación Pasos previos a la utilización de la Plataforma Elaboración de solicitudes de compras o contrataciones. Verificación de la disponibilidad de fondos. Elaboración de los pliegos de condiciones específicas. Revisión jurídica del pliego de condiciones específicas. Aprobación del pliego de condiciones específicas, procedimiento de selección y designación de los peritos Asignación del Número Único y Carga en la Plataforma La creación del procedimiento en la Plataforma comienza con: Login en la plataforma por parte del usuario. Selecciona opción Nueva compra Selección del procedimiento correspondiente, en este caso, Subasta Inversa, para configurar el procedimiento. Se muestra el bloque Clasificación UNSPSC : Clasificación UNSPSC principal: el usuario podrá seleccionar la clasificación de actividad, a partir del segundo nivel (incluido) para este procedimiento en base a la lista de UNSPSC. Nota: cuando se escoge una categoría UNSPSC que no está en el PACC, el usuario será informado de que la misma no está y que debe hacer un procedimiento no planeado. 8 de 47

9 Clasificación UNSPSC adicional: el usuario tiene la posibilidad de añadir tantas clasificaciones como sea necesario. No es necesaria la selección de Clasificaciones principales ni adicionales en este paso. El sistema actualizará esta sección automáticamente en base al agrupamiento de los artículos elegidos en la lista de artículos o Price list, en base al nivel dos de UNSPSC (Familias). El usuario elige la opción: Es una compra del PACC? ; tendrá que seleccionar entre Si o No. Si se elige Si la plataforma cruzará con el PACC y aparecerá el bloque PACC. Si se elige No, el bloque PACC no aparecerá. El usuario tendrá una textbox para hacer la justificación de creación de un procedimiento no planeado. En el bloque PACC: La asociación del PACC al procedimiento se puede hacer asociando manualmente adquisiciones planeadas en la creación del procedimiento: El sistema muestra una ventana emergente con la lista de adquisiciones del PACC vigente. Si el usuario seleccionó alguna clasificación en el paso anterior, los resultados de búsqueda traerán los resultados filtrados por las categorías elegidas. Si el usuario no seleccionó ninguna clasificación en el paso anterior, el sistema no muestra ningún filtro inicial. El sistema permitirá la búsqueda rápida por Procedimiento planificado, realizando la búsqueda por nombre del procedimiento o elementos del PACC. El usuario seleccionará las adquisiciones a la cual pretende asociar y traer datos del PACC. Cada adquisición que aparezca en la ventana de asociación, debe tener un check para seleccionarla y poder así, asociar varias adquisiciones. El usuario puede asociar más que una adquisición a cada procedimiento. Sólo se puede adjuntar adquisiciones planeadas. El sistema sólo considera PACC del año en que se está creando el procedimiento. El usuario tiene que elegir una adquisición o como mínimo un articulo del PACC para que sea rellenado automáticamente en la Price list (lista de artículos). Los precios estimados del PACC incluyen todos los impuestos que corresponden al artículo. Si las cantidades fuesen cambiadas en la Price list (lista de artículos) el consumo estadístico del PACC se afecta. Posteriormente se completa una serie de datos generales en el bloque de Datos de Cabecera. Los datos son los siguientes: 9 de 47

10 Tipo de procedimiento: La plataforma rellena automáticamente este campo en compras del PACC Y en ese caso no es editable. Referencia del procedimiento: Cuando se crea el procedimiento la plataforma genera un id único para ese perocedimiento. La plataforma rellena automáticamente este campo de acuerdo con el código de nombramiento de los expedientes de compras DGCP. Ver anexo nomenclatura del prcoceso. Justificación de la modalidad de contratación: El usuario deberá seleccionar entre estas opciones a través de un check box, cuyo contenido será parametrizable desde la consola de Administraciòn. El usuario podrá seleccionar varias alternativas, pudiendo adjuntar documentos de soporte: Resoluciòn del Comité de Compras y Contrataciones El usuario selecciona el tipo de subasta: Subasta inversa (a la baja) En versiones: CherryLot CherryPick Cherry List Unidad de requisición: El usuario debe seleccionar la unidad de requisición, entendida como el área que requiere el bien o servicio, esto es parametrizable desde la consola de Administraciòn. La unidad de requisición debe ser creada antes de la creación del procedimiento. Equipo: El Sistema asigna los actores que participarán en diferentes tareas dentro del procedimiento, según los roles de cada usuario y la configuración que se haya realizado en la consola de Administraciòn.. Para este procedimiento el número mínimo de elementos es 5. Relacionar con otros procedimientos: el usuario podrá buscar a través de una lupa todos los procedimientos creados por la entidad y seleccionar los que pretende asociar al procedimiento. En caso de que el proceso sea una nueva versión de un proceso declarado desierto, esta relación permitirá que las validaciones de fechas sea a un 50% de los plazos. Un procedimiento declarado desierto solo podrá ser relacionado con un nuevo procedimiento, una vez. Una vez completados estos campos, el usuario deberá pulsar el botón Confirmar. La Plataforma muestra una secuencia de pasos, divididos en bloques, en los que se deberán completar los siguientes datos: NOTA: los campos marcados con un asterisco rojo son campos obligatorios. 1. Paso Datos generales En el bloque Identificación: Nombre: El usuario deberá introducir el título del procedimiento; si es planificada este dato se rellena automáticamente según el registro del PACC. En el caso que el usuario haya elegido dos procedimientos del PACC, este dato estará vacío. Siempre es editable. Descripción: El usuario deberá introducir una descripción del título del procedimiento. 10 de 47

11 El precio de inicio de la subasta. Proceso limitado a MIPYMES?: El usuario deberá elegir entre las opciones Sí o No; si es planificada este dato se rellena automáticamente según el registro del PACC. Si se elige Si, el procedimiento va a ser público, pero sólo envía la invitación a MIPYMES y MIPYMES mujeres. Es necesario que los proveedores estén debidamente clasificados como tales. Después de elegir si, la opción abajo queda visible. Sólo Mipymes Mujeres? el usuario deberá elegir entre las opciones Sí o No. Si se elige Sí el procedimiento va a ser publico, pero solo Mipymes Mujeres pueden presentar ofertas. Es necesario que los proveedores estén debidamente clasificados como tales. Nota: Si se seleccionan varios procesos desde PACC y existe uno de ellos que es destinado a MIPYMES, el sistema asume que todo el Proceso será destinado a MIPYMES, y si se ha escogido alguno de ellos como MIPYME Mujer, el sistema asumirá que todo el proceso es destinado a MIPYME mujer. En el bloque Información del contrato: Objeto: el usuario deberá seleccionar cuál es el objeto del contrato, eligiendo una de las opciones de una lista desplegable; esta lista es parametrizable: Bienes Servicio Duración estimada del contrato: el usuario deberá introducir la duración del contrato en una caja y seleccionar en el desplegable entre días, semanas o meses. Ubicación del Contrato: Es la misma dirección de la unidad de requisición. Si el usuario quita la selección, el sistema dará al usuario la posibilidad de definir una nueva ubicación. Esta ubicación se clasificarà de acuerdo a los clasificadores geográficos. Nota: 1- Desde la Lista de artículos o Price list, se podrán seguir agregando elementos del clasificador UNSPSC en el cuarto nivel, o descargar la lista de artículos mediante la exportación de Excel e importar nuevamente el listado que puede contener nuevos artículos. Para agregar elementos de PACC el usuario retornará a la sección PACC. En todos los casos el sistema validará la coherencia de los datos introducidos y que el código de UNSPSC exista en el clasificador. En el bloque Información Presupuestal Destino del gasto: el usuario deberá seleccionar entre las opciones funcionamiento o inversión, esta lista es parametrizable. Origen de los recursos: el usuario deberá seleccionar (en una dropdown) entre: Fuente general, Fuentes con destino específico, Fuentes de recursos propios, Transferencias, Crédito interno, Fuentes de terceros, Comprobantes en proceso de 11 de 47

12 pagos (pasivos financieros), fuentes contables, fuentes externas, Crédito externo, Donación externa; esta lista es parametrizable y homologada con el clasificador de fuentes presupuestarias de financiamiento. Valor estimado: Sumatoria de todos los valores base utilizados en la lista de artículos (Price list). Campo rellenable manualmente por el usuario o actualizable una vez llenado el detalle de los artículos a requerir. Código Autorización de Disponibilidad Presupuestal: en este paso hay integración con el SIGEF, es informativo y obligatorio; el sistema deberá traer la información rellenada en la fase de creación del expediente. Ver mas detalle en MRD Integraciones con SIGEF y otras entidades. La plataforma contendrá un parámetro habilitando la Vinculación con SIGEF por institución. Si está habilitado nos informará el código de disponibilidad presupuestal. Si no está habilitado, pedirá un adjunto de certificación presupuestaria. Ver mas detalle en MRD Integraciones con SIGEF y otras entidades. Como alternativa a la integración, si falla, el usuario podrá continuar con la creación del procedimiento y adjuntar el documento que justifique esa asignación presupuestaria en el paso Documentos Internos. En el bloque Configuración de Equipos y Flujos: Aparecerá el equipo definido previamente, y el flujo asociado al mismo para el procedimiento. En el bloque Documentos internos: El usuario podrá adjuntar documentos internos que estarán disponibles sólo para los usuarios de la entidad definidos en el Equipo del procedimiento. Los proveedores no tendrán acceso a esta documentación. 2. Paso Configuraciones del procedimiento El usuario completará a través de un calendario cada una de las fechas. El sistema validará las fechas introducidas de acuerdo con los plazos establecidos en la ley para este procedimiento: La fecha de inicio y la hora de la subasta en directo. La fecha y hora de finalización de la subasta en directo. Este listado de fechas mìnimas requeridas, es parametrizable desde la consola de Administraciòn, desde donde se podrán adicionar otras fechas según las necesidades del proceso. Una vez publicado el procedimiento, estas fechas pueden ser modificadas a través de una adenda. Notas: Los plazos tienen que estar de acuerdo con la normativa. La plataforma mostrará un mensaje marcado en rojo si las fechas no son introducidas adecuadamente, o si hay errores de coherencia. En el bloque Configuración de decimales: 12 de 47

13 Nº decimales (precio de los artículos): el usuario deberá seleccionar el número máximo de decimales que permitirá que tengan los precios de las ofertas. Nº decimales (precio total): el usuario deberá seleccionar el número máximo de decimales que tendrá el precio total de las ofertas. Si el usuario elige menos decimales que en la configuración anterior, el sistema realizará un redondeo de manera automática. Nota: el máximo de decimales será 6 en ambas opciones, parametrizable desde la consola de Administración. En el bloque Difusión: El usuario podrá rellenar un campo de texto (máximo caracteres) con los nombres de los diarios de amplia circulación nacional donde se dará publicidad a la convocatoria y la fecha de publicación en los mismos. En el bloque Información adicional: Modo de presentación de ofertas: el usuario solo tendrá disponible la opcion: Plataforma: los proveedores sólo podrán presentar oferta técnica a través de la plataforma. Visita al sitio de ejecución del contrato?: el usuario deberá elegir entre las opciones Sí o No. Si se elige sí aparecen los siguientes campos: Dirección de las visitas: el usuario deberá indicar la dirección donde los proveedores deben hacer las visitas (campo texto, máximo caracteres), debe integrar los clasificadores geogràficos. Fecha límite para visitas: Selección de la fecha y hora a través de un calendario. Información Adicional: (campo texto, máximo caracteres). Es necesario el envío de muestras?: el usuario deberá elegir entre las opciones Sí o No. Si se elige sí aparecen los siguientes campos: El usuario deberá elegir entre las opciones, con el envío de la oferta o con la adjudicación, esta lista es parametrizable desde la consola de Administraciòn. Dirección del envío de las muestras: el usuario deberá indicar la dirección donde los proveedores deben enviar las muestras. (campo texto, máximo caracteres), debe integrar los clasificadores geogràficos. En el bloque Definir Lotes: Definir lotes: El usuario podrá elegir entre las opciones Sí o No. Definir precio tope por lote: Si en la pregunta anterior se ha elegido Si, tendrá la posibilidad de definir un precio tope por lote. Es obligatorio. En el bloque Precios: Precio Referencial Tope: rellenado automáticamente de acuerdo con la suma de todos los precios tope que se tienen en el PACC. Este precio referencial se hará publico una vez publicado el procedimiento ya que de este precio los oferentes harán su oferta económica inicial. 13 de 47

14 3. Paso Formulario de respuesta Para facilitar el registro de condiciones de un procedimiento, la plataforma da la posibilidad de crear tantas preguntas como la entidad necesite, que el oferente deberá contestar la oferta tecnica. La pantalla en que se puede realizar la configuración del formulario de respuesta está dividida en tres áreas principales: Espacio en el que establecer las preguntas y cuestiones que los Oferentes deben responder. Barra de herramientas con que añadir, editar o eliminar las cuestiones que se plantean. Acceso rápido al listado de preguntas. Si se ha escogido previamente Procesos del PACC, en la lista de articulos, se encontrará el mapa de cantidades con la descripción de los artículos solicitados ya rellenado con la información de los artículos del PACC. Si fueran eliminados, no van a ser consumidos del PACC para fines estadísticos. Nota: Desde la Lista de artículos o Price list, se podrán seguir agregando elementos del clasificador UNSPSC en el cuarto nivel, o descargar la lista de artículos mediante la exportación de Excel e importar nuevamente el listado que puede contener nuevos artículos. Para agregar elementos de PACC el usuario retornará a la sección PACC. En todos los casos el sistema validará la coherencia de los datos introducidos y que el código de UNSPSC exista en el clasificador. Si no se ha escogido previamente el PACC ni el catálogo electrònico ni el clasificador UNSPSC, en el Sobre B, el usuario tramitador tendrá que crear la lista de artículos, utilizando la lupa, para la búsqueda por clasificador UNSPSC o Catálogo electrónico. Los campos de obligado cumplimiento son: Còdigo UNSPSC: Sub clase correspondiente al artículo que se solicita (debe tener la opción de usar las búsquedas dentro del clasificador UNSPSC, permitiendo seleccionar solo el cuarto nivel). Descripción: Nombre del artículo que se solicita. Cantidad: Número de unidades del artículo que se solicita. Unidad: Unidad de medida de los artículos. El usuario tramitador puede seleccionar un tipo de lista de precios (lista de artículos). Pulsando el menú Opciones, dentro del artículo, la plataforma permite añadir secciones, entendido como un enunciado separador de un conjunto de artículos dentro de un lote. En cada artículo, la plataforma da la posibilidad de adjuntar un documento específico para ese artículo. La plataforma permite crear plantillas de formularios de respuesta que se podrán utilizar posteriormente en otros procedimientos y que pueden estar disponibles únicamente para el usuario que la creó o para toda la entidad. Si el mapa de cantidades es muy extenso, la plataforma permite su exportación desde formato MS Excel, esta plantilla debe tener integrada todas las listas de selección (Còdigos UNSPSC, entre otras). Esta plantilla en formato Excel debe ser primero descargada de la plataforma y su configuración de columnas no es editable. Posteriormente debe ser 14 de 47

15 importada a la plataforma, la misma hará una revisión de integridad de la plantilla importada. 4. Paso evaluación La evaluación elegida para la subasta actual. El tipo de evaluación tendrá un enlace que se abrirá una nueva ventana con toda la información necesaria acerca de la evaluación. Si utiliza un modelo de evaluación: La fórmula de evaluación presentará todos los componentes de la evaluación que va a ser utilizado en la subasta en directo. La fórmula se descompone en elementos cuantitativos, lista de precios y puntos de evaluación de base. Lista de precios: la parte de la fórmula que evaluará sólo los elementos de la lista de precios. La fórmula se presenta en una forma textual, la identificación de las variables con las mismas referencias de columnas utilizadas en el área de oferta en directo Los elementos cuantitativos: la parte de la fórmula evaluará sólo con los elementos. La fórmula es presentada de forma textual, la identificación de las variables con las mismas referencias de columnas utilizadas en el área de oferta en directo. Los puntos de evaluación base: la referencia de la evaluación desde el expediente comprador usada para la evaluación base en la subasta es presentada. Los puntos de evaluación en total será presentada con cada componente y su peso en%. Si la evaluación es por precio: La misma ventana presentará un texto para describir cómo funciona la evaluación con los precios más bajos. 5. Paso Pliegos de condiciones NOTA: todos los documentos cargados en la plataforma pueden ser buscados a través de un módulo de búsqueda y de búsqueda avanzada. En el bloque cometarios externos: El usuario tramitador podrá añadir observaciones al procedimiento, visibles para los proveedores. En el bloque Documentos: Se adjuntarán los documentos necesarios (pliegos y anexos) para que el proveedor pueda preparar su oferta. El usuario tramitador podrá adjuntar los pliegos de condiciones específicas y sus anexos. El anexo de documentos en este paso se puede hacer: Desde el repositorio documental documentos de la entidad. Estos documentos han sido cargados previamente en la plataforma. Opción para adjuntar plantillas de documentos. Desde el ordenador del usuario, realizando una búsqueda en su computadora. 15 de 47

16 Opción para definir si tendrá costo para el proveedor y en su caso el valor, la disponibilidad de esta opción será parametrizable desde la consola de Administraciòn, por defecto viene apagado. Una vez cargados los pliegos, así como sus anexos, el sistema llevará estadísticas de todas las descargas. En el bloque Pago de anticipos: Pago de anticipos: El usuario deberá seleccionar entre las opciones Si o No. Si selecciona Sí, deberá completar los siguientes campos: Fecha prevista de amortización: el usuario deberá seleccionar la fecha desde el calendario. % del anticipo: el usuario deberá introducir el importe en una caja. Si el procedimiento está destinado a MIPYMES el anticipo máximo automático generado por el sistema es 20%. El usuario solo puede cambiar para un % menor. 6. Paso Documentos habilitantes En el bloque lista de documentos habilitantes solicitados: Aparecerá una lista con todos los tipos de documentos habilitantes que se pide a los proveedores en el procedimiento de Subasta Inversa. Esta lista es previamente configurada en la opción Documentos Administrativos. El usuario al seleccionar uno o varios de estos tipos de documentos podrá definir el momento de entrega: En el momento de presentación de oferta tecnica. Posterior a la adjudicación. En el bloque Otros documentos: Exigir otros tipos de documentos: el usurario deberá elegir entre las opciones Si o No. Si el usuario selecciona sí le aparecerá la opción agregar otro tipo de documento (Estos documentos serán públicos o publicados después de la firma del contrato). A lo largo de la creación del procedimiento, el usuario tramitador tendrá a su disposición las siguientes opciones: Guardar: el procedimiento se queda en estado borrador y el usuario tramitador podrá seguir trabajando en él posteriormente. Anular procedimiento: el sistema obliga a que el usuario justifique la anulación con un campo para observaciones; esta acción se puede realizar antes de finalizar la creación del procedimiento.una vez anulado, el procedimiento quedará en estado Anulado. Finalizar creación: El sistema asume los datos completados en todos los pasos de creación del procedimiento y hace visible la opción Publicar. Si faltara por completar algún dato, la 16 de 47

17 plataforma mostrará un mensaje de alerta así como el campo donde existe un error o no está completado. o o Si no hay un flujo de aprobación asociado a la publicación, el usuario tramitador podrá pulsar la opción Publicar. Si hay un flujo de aprobación asociado a la publicación, cada responsable de la aprobación recibirá una alerta de realización de la acción en su correo electrónico. Si el usuario aprobador rechaza la acción, el usuario tramitador recibirá una alerta en la plataforma y podrá realizar las modificaciones y/o correcciones pertinentes. Si el usuario aprobador aprueba la acción el procedimiento se hace pùblico. El sistema no permitirá la publicación del procedimiento si no cuenta con la reserva presupuestaria en base al valor estimado. Sin embargo se seguirán los procesos y pasos alternativos descriptos en Detalle en el MRD de Integración con SIGEF y Otras Entidades. Publicar: Al pulsar esta opción, el sistema espera hasta que se cumpla la fecha marcada para publicación, según el cronograma registrado, el procedimiento queda publicado, pudiendo ser consultado por cualquier interesado. En caso de que la fecha de publicación sea anterior, el sistema arroja una alerta y no permite publicar hasta tanto el usuario ajuste, a una fecha igual o posterior al dia en que se ejecute la acción. El procedimiento asume el estado Publicado. Nota: A medida que se van realizando acciones en la plataforma (apertura, análisis, adjudicación, etc.), el estado del procedimiento va cambiando. La plataforma tiene un módulo que agrupa los procedimientos por estado para facilitar su búsqueda. Nota2: Un usuario sin loguearse al sistema podrá acceder a un procedimiento de compra publicado mediante el URL único, accediendo a toda la documentación pública del mismo. Una vez publicado el procedimiento: Aunque es de acceso público y cualquier proveedor puede consultar la información del mismo, los proveedores registrados en la categoría seleccionada recibirán una invitación (Creación de una oportunidad) por correo electrónico para participar en el mismo. Esta invitación se puede gestionar a través de plantillas de notificaciones previamente definidas. Los proveedores tendrán un acceso directo al procedimiento al que han sido invitados en su área de trabajo. Los proveedores invitados también encontrarán la creación de la oportunidad en el widget Notificaciones dentro del área de trabajo del procedimiento. La plataforma genera una lista de proveedores invitados que se puede consultar y exportar a formato MS Excel dentro del widget procedimiento, en el bloque Invitación.Esta lista solo podrá ser consultada por la Unidad Contratante. Cancelar procedimiento: el sistema obliga a que el usuario justifique la cancelación, con comentario y adjuntando un documento justificativo; esta acción se registrarà asociándole un flujo de aprobación.una vez cancelado, el procedimiento quedará en estado Cancelado. Los proveedores marcados como interesados recibirán notificación al respecto y se integra con 17 de 47

18 SIGEF para cancelar la reserva presupuestaria, según MRD Integración con SIGEF y otras entidades. Suspender: El usuario podrá suspender temporalmente el procedimiento, justificando dicha decisión con un comentario y adjuntando un documento justificativo. Los proveedores marcados como interesados recibirán notificación al respecto. Posteriormente, el procedimiento puede ser reactivado; la reactivación requerirà una reconfiguración del cronograma del proceso, a partir de la etapa en que se suspendió. El órgano rector podrá suspender temporalmente el procedimiento, a través de los perfiles autorizados y justificando dicha decisión. Nota: Esta acción se puede realizar después de la publicación del Procedimiento hasta el contrato en ejecución inclusive. En este caso los usuarios del sistema solo podrán realizar consultas del procedimiento. Área de la subasta en directo: donde la subasta en directo será representada. Cada área tendrá 2 secciones, la red en directo de la subasta y un área de widgets con información para ayudar al dueño de la subasta durante el período de ofertas: Widget con el tiempo restante: El tiempo restante de la subasta con el tiempo y las herramientas adicional para aplicar la prórroga a la subasta. Widget con la función de chat en directo: Configuración: Una característica interactiva que le permitirá enviar y recibir mensajes a los Oferentes. Emergente(popup) con la página de detalles de la subasta Información widget de agregación: Un conjunto de información widgets con el estado de la subasta. Widget de la evolución de la subasta: Una vista continua para identificar por un rápido gráfico del estado real de la subasta. Este widget se utiliza las fórmulas de evaluación y se actualizará en tiempo real. El gráfico puede ser presentado por puntos o por valor global. Este control puede estar oculto por el usuario. En el botón de acción: un botón de impresión que va a permitir la exportación (en PDF) de la vista actual de la página. Área de la subasta en directo: en la que se representaba la subasta en vivo El estado de los widgets son un conjunto de widgets con acceso rápido a la información de la subasta: El ahorro total en la subasta actual: muestra el ahorro total en el valor total y en porcentaje de los ahorros durante la evolución de la subasta. Número total de los lotes y artículos: muestra el número total de los lotes y artículos que se esperó en la subasta actual. Número total de ofertas: muestra el número total de ofertas para la subasta actual. 18 de 47

19 Número de participantes: el número de los postores totales de la subasta. 3.3 Convocatoria Difusión y Publicidad Una vez que se realiza la publicación del procedimiento en la plataforma, éste estará disponible para todos los interesados que accedan a la plataforma a través de las opciones: Buscar Procedimientos (sin login) Búsqueda de procedimientos de acceso público (con login). El interesado podrá pulsar en la opción Detalle para consultar la información del procedimiento y acceder a los documentos relacionados. Cuando el proveedor se marca como interesado y accede al área de trabajo del procedimiento, tendrá visible un reloj con la cuenta atrás para la fecha límite de recepción de ofertas. 3.4 Instrucciones a los Oferentes Retiro y Adquisición del Pliego de Condiciones Específicas El Pliego de Condiciones Específicas podrá ser retirado por todo interesado a través de la plataforma, desde el acceso público o desde el área de trabajo (escritorio) de los proveedores. Los proveedores tendrán la opción de marcarse como interesados en el procedimiento y escribir un comentario. Cuando el proveedor empieza a crear su oferta técnica accede al área de trabajo del procedimiento, tendrá visible un reloj con la cuenta regresiva para la fecha límite de recepción de ofertas. El usuario podrá ver el listado de proveedores que se han marcado como interesados en el procedimiento en el área de trabajo del expediente, en el widget Interesados. Esta lista de proveedores podrá ser exportada a formato MS Excel Aclaraciones sobre el Pliego de Condiciones Específicas Los proveedores interesados en el procedimiento podrán solicitar aclaraciones a los pliegos a través del widget Aclaraciones, dentro de la carpeta del procedimiento. La entidad contratante tendrá que responder a dicha solicitud a través del widget Aclaraciones. La respuesta es conocida por todos los proveedores marcados como interesados y se publica en las secciones de Documentos del procedimiento, utilizando la plantilla definida por el órgano rector para generación de Circulares del proceso. Cuando como consecuencia de una pregunta, se requiera realizar una modificatoria a los pliegos de condiciones específicas (adendas o enmiendas), éstas se podrán hacer desde el widget Adendas. La plataforma permite definir dentro del Equipo del procedimiento, qué usuarios podrán realizar Adendas, según los roles establecidos en la consola de Administraciòn y en las fechas contempladas en el cronograma del procedimiento, salvo los casos que procedan de una suspensión. Siempre habrá que motivar la modificación, que será visible para los proveedores interesados en el procedimiento. Las adendas disponibles son: 19 de 47

20 Modificación en las fechas del cronograma Cambiar configuración. Cambiar el formulario de respuesta. Cambiar la evaluación. Cambiar pliegos y documentación. El sistema guardará el historial de modificaciones al procedimiento. Se podrá crear un flujo de aprobación para dichas adendas o enmiendas antes de su publicación, desde la consola de Administraciòn. Los proveedores interesados serán notificados a través de una alerta automática de la plataforma de la realización de las adendas o enmiendas, estas serán incorporadas al widject de enmiendas. Esta lista de proveedores podrá ser exportada a formato MS Excel en la sección de reportes y estadísticas. El envío, la recepción y la lectura de las aclaraciones en la plataforma generan recibos electrónicos que garantizan la fecha y hora en la que se realizó cada una de las acciones. 3.5 Oferta técnica Recepción y Apertura de Ofertas Técnicas Las ofertas técnicas de los proveedores son recibidas en la plataforma con la información encriptada sin posibilidad de conocer su contenido hasta que el o los usuarios asignados para la apertura de ofertas realicen la acción. Detalle en el MRD de Presentación de propuesta de Proveedor. La información de los nombres de los oferentes es visible para la entidad compradora antes de la apertura de la propuesta tecnica. El sistema no acepta ofertas técnicas fuera del plazo establecido en el cronograma del proceso. En el widget Fases de apertura, El Notario Público actuante en presencia del Comité de Compras y Contrataciones debidamente conformado en el lugar, fecha y hora fijada, encontrará el nombre de los proveedores que han enviado sus ofertas, así como la fecha en la que se hizo la entrega de las mismas y el orden de llegada. Con el notario presente, el o los usuarios definidos para la apertura de ofertas tecnicas realizarán la desencriptaciòn de las mismas, pulsando el botón Abrir. Sólo se tendrá acceso al contenido de la oferta técnica. El sistema publica la lista de oferentes que presentaron ofertas y solo es visualizado por la Unidad Contratante. En el flujo de apertura de ofertas tecnias la plataforma propone dos estructuras de niveles a través de plantillas de flujos de trabajo para la apertura de ofertas: Secuencial (plantilla con varios niveles). Posteriormente se podrá decir si los niveles son secuenciales o simultáneos. Paralelo (plantilla con un único nivel). Posteriormente se podrá decir si los niveles son secuenciales o simultáneos. El Notario Público prepara el acta notarial que puede ser adjuntada en el paso Documentos correspondiente a la fase de apertura de la oferta técnica y solo es visualizada por la Entidad Contratante hasta que pasada la fecha de adjudicación de subasta inversa 20 de 47

21 Declaración de Desierto Si no se presentase ninguna oferta técnica en la fecha y hora establecida en el Cronograma de Actividades, el proceso deberá ser declarado desierto, mediante Resolución del Comité de Compras y Contrataciones debidamente motivada. En la declaratoria de Desierto, la Entidad Contratante podrá reabrir el proceso dando un plazo para la presentación de propuestas de hasta un 50% del plazo del proceso fallido. Se hará cancelando declarando desierto el procedimiento y permitiendo haceriendo una copia del mismo yo creando uno nuevo dentro de la carpeta del procedimiento, que se relacionará con el anterior. En caso de que el proceso sea una nueva versión de un proceso declarado desierto, esta relación permitirá que las validaciones de fechas sea a un 50% de los plazos. Un procedimiento declarado desierto solo podrá ser relacionado con un nuevo procedimiento, una vez. Se realiza desde el widget Mensajes, seleccionando la opción Mensajes Públicos, quedando disponible esta información en el Detalle del procedimiento, en la búsqueda de procedimientos de acceso público (con Login) o en la opción Buscar Procedimientos (sin Login) y enviando una notificación via correo electrónico a los oferentes que manifestaron interés en el procedimiento y a los que fueron invitados a participar En cada proceso declarado desierto se deberá disminuir (rechazar) el preventivo. Ver mas detalle en MRD Integraciones con SIGEF y otras entidades. En el caso de declaratoria desierto, el sistema registrará el no consumo en el PACC y se liberarán los ítems planificados. El sistema registra el estado desierto para el proceso. 3.6 Oferta técnica Evaluación Ofertas Técnicas Sobre A Los peritos procederán a calificar las ofertas técnicas de los participantes que hubieren cumplido con las condiciones definidas en los Pliegos de condiciones. Los peritos designados podrán acceder a la información de las ofertas, así como al contenido del Sobre A través de la plataforma, accediendo a widget Fases de Apertura, posteriormente pulsando en la referencia de cada oferta y descargando la documentación en el paso Documentos, o bien esta documentación se les puede facilitar por otros medios por parte del Comité de Compras y Contrataciones. Los peritos pueden realizar la evaluación de las ofertas en la plataforma o fuera de la plataforma. En la plataforma Los peritos podrán hacer la evaluación desde los siguientes puntos: En la fase de apertura, pulsando el botón evaluación. En el área de trabajo del procedimiento, en el widget evaluación de criterios. La plataforma realizará de manera automática una comparativa de criterios del Sobre Ade todas las ofertas recibidas o se podrán introducir las puntuaciones de manera manual. Se creará un flujo de aprobación para la evaluación, desde la consola de Administraciòn. Antes de que el usuario aprobador realice la acción, el perito adjuntará el informe preliminar en el paso Documentos del flujo de aprobación. Fuera de la plataforma 21 de 47

22 Los peritos evaluarán las ofertas fuera de la plataforma y realizarán su informe preliminar. El rol tramitador o usuario con permisos para realizar esta acción registrará en el sistema los resultados de la evaluación, y adjuntará el informe pericial en el paso de Documentos internos del procedimiento o en su correspondiente Fase de apertura. La plataforma dejará constancia del usuario, fecha y hora en la que se realizó la acción del registro Aprobación Informe Preliminar de Evaluación Ofertas Técnicas Sobre A La aprobación por parte del Comité de Compras y Contrataciones se puede realizar en la plataforma o fuera de la plataforma En la plataforma: En el paso Evaluación, con un flujo de aprobación creado, el usuario designado para la aprobación puede descargar el Informe preliminar. Una vez estudiado el informe, aprobará o rechazará la evaluación junto con dicho informe y podrá cargar en el mismo paso de Documentos, en el flujo de aprobación, su Acta de Informe Preliminar de Evaluación Técnica Sobre A. En el caso de que se rechace el informe preliminar y/o la evaluación, el perito recibirá una notificación en la plataforma sobre esta decisión y podrá realizar modificaciones o correcciones en la plataforma, con fines de revisión y ponderación. La plataforma dejará constancia del usuario, fecha y hora en la que se realizó la acción de aprobación o rechazo. Fuera de la plataforma: El usuario tramitador podrá descargar el informe preliminar desde el paso Documentos Internos o desde los Documentos del Flujo de apertura correspondiente, y lo remite al Comité de Compras y Contrataciones. El usuario designado para la aprobación aprobará o rechazará la evaluación junto con dicho informe y podrá cargar en el mismo paso de Documentos, en el flujo de aprobación, el Acta de Informe Preliminar de Evaluación Técnica Sobre A. La plataforma dejará constancia del usuario, fecha y hora en la que se realizó la acción de aprobación o rechazo Notificación de Errores u Omisiones de tipo o naturaleza Subsanables. El Comité de Compras y Contrataciones ordenará a la Unidad de compras correspondiente la notificación de errores a los proveedores. Esta orden se podrá hacer a través de la plataforma, en el área de trabajo del procedimiento, en el widget Tareas. Nota: La herramienta de Tareas del procedimiento es una herramienta de comunicación interna donde los usuarios de la entidad pueden enviarse alertas, sólo visible por ellos. El usuario encargado de realizar esta notificación recibirá en su correo electrónico una alerta de la tarea. La notificación de errores u omisiones se realiza desde el widget Mensajes. 22 de 47

23 Nota: La herramienta de Mensajes del procedimiento es una herramienta de comunicación donde la entidad puede enviar documentos e información y comunicarse con los proveedores. Estos mensajes generarán alertas automáticas que serán recibidas en los correos electrónicos de ambas partes. Se enviará un mensaje diferente a cada proveedor, seleccionando la opción Selección manual y buscando al proveedor en cuestión en el sistema. El usuario tiene la posibilidad de adjuntar documentos al mensaje. Los proveedores, dentro del plazo establecido en el Cronograma de Actividades del Pliego de Condiciones Específicas procederàn a su subsanación, tendrán que contestar a este mensaje de subsanación a través de la plataforma. Deberán adjuntar la documentación requerida para la subsanación en el mensaje. El envío, recepción y lectura de los mensajes generan un recibo electrónico con la fecha y hora en la que se realizó la acción Subsanación de ofertas Los peritos podrán descargar la documentación aportada por el proveedor a través de la herramienta de Mensajes. Podrán hacer una nueva evaluación en la plataforma o hacerla fuera de la plataforma: En la plataforma: Los peritos podrán hacer la evaluación desde los siguientes puntos: En la fase de apertura, pulsando el botón evaluación. En el área de trabajo del procedimiento, en el widget evaluación de criterios. La plataforma mostrará los campos correspondientes a los criterios y se podrá introducir la puntuación de manera manual en la comparativa de criterios del Sobre A. Se puede crear un flujo de aprobación para la evaluación. Antes de que el usuario aprobador realice la acción, el perito podrá adjuntar el Informe definitivo de evaluación de Ofertas Técnicas Sobre A en el paso Documentos del flujo de aprobación. Fuera de la plataforma: Los peritos evaluarán las ofertas fuera de la plataforma. El rol tramitador o usuario con permisos para realizar esta acción, registrará en el sistema los resultados de la evaluación y adjuntará el informe pericial en el paso de Documentos internos del procedimiento. El usuario designado para la aprobación aprobará o rechazará la evaluación junto con dicho informe y podrá cargar en el mismo paso de Documentos, en el flujo de aprobación, su Acta de Informe Definitivo de Evaluación Técnica Sobre A. Los Oferentes que no subsanen los errores u omisiones de tipo o naturaleza subsanable dentro del plazo, serán excluidos del procedimiento en el paso Fases de Apertura, si no cumplen con los requerimientos mìnimos. 23 de 47