GUÍA DEL PROCESO DE LICITACIÓN PÚBLICA

Transcripción

1 GUÍA DEL PROCESO DE LICITACIÓN PÚBLICA DGCP Portal Transaccional Informático para la Gestión de las Compras y Contrataciones del Estado Dominicano Edic. /Rev.: 000 V03.01 Fecha: 09/08/2016

2 DOCUMENTO / ARCHIVO: HOJA DE CONTROL DE DOCUMENTO Título GUÍA DEL PROCESO DE LICITACIÓN PÚBLICA Nombre Archivo DGCP-GUI-Guía del Proceso de Licitación Pública F1B2- E4GC v03.01 Fecha 09/08/2016 Versión v03.01 Cliente Asunto / Detalle Soporte lógico Localización Dirección General Contrataciones Públicas-DGCP GUÍA DEL PROCEDIMIENTO DE LICITACIÓN PÚBLICA Microsoft Word Santo Domingo- República Dominicana REGISTRO DE CAMBIOS Versión Páginas Fecha Modificación Motivo del cambio V /06/2015 Creación del documento V /07/2015 Actualización del procedimiento V /07/2015 Revisión final documento Fase 1A V /10/2015 Actualización final del documento Fase 1A v /11/2015 Actualización documentos Fase 1B1 v /06/2016 Actualización final documentos Fase 1B2 v /08/2016 Actualización final documentos Fase 1B2 DISTRIBUCIÓN DEL DOCUMENTO: Nombre Jhonattan Toribio George Slujalvkosky Yaraida Volquez Área Tecnología Tecnología Implementación Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 2 de 62

3 CONTROL DEL DOCUMENTO Este documento ha sido: Nombre: Preparado por: Revisado por: Aprobado por: Firma: Gianina Cáceres Angélica Consuegra Ramy García Orquidea Almonte Marianelly Aparicio Fecha: 09/08/2016 Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 3 de 62

4 INDICE 1. PROCESO DE LICITACIÓN PÚBLICA NACIONAL CREACIÓN DEL PROCEDIMIENTO LICITACIÓN PÚBLICA NACIONAL SELECCIÓN DEL PROCESO DE LICITACIÓN PÚBLICA APERTURA DE OFERTA (SOBRE TÉCNICO Y ECONÓMICO) APERTURA SOBRE ECONOMICO FASE DE ADJUDICACIÓN (SELECCIÓN) CONTRATO Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 4 de 62

5 1. PROCESO DE LICITACIÓN PÚBLICA NACIONAL La Licitación Pública Nacional es el procedimiento administrativo mediante el cual las entidades del Estado realizan un llamado público y abierto, convocando a los interesados para que formulen propuestas, de entre las cuales seleccionará la más conveniente conforme a los pliegos de condiciones correspondientes. Dentro de los beneficios que tiene una Licitación Pública Nacional es llevar a cabo un procedimiento de selección que garantice una mayor participación y transparencia en las compras y contrataciones de bienes, servicios y obras, que realicen las instituciones que se encuentren dentro del ámbito de aplicación de la ley. Para la creación de un procedimiento de Licitación Pública Nacional se deberá tener pendiente los siguientes pasos: Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 5 de 62

6 2. CREACIÓN DEL PROCEDIMIENTO LICITACIÓN PÚBLICA NACIONAL La creación del procedimiento en el Portal Transaccional inicia con: 1. Registrarse con el usuario y clave asignado. 2. Una vez ingresado al Portal Transaccional en el área de trabajo se deberá continuar con los siguientes pasos: Hacer clic en el Botón Menú que está ubicado en la barra de menú de inicio Ir a Menú del Comprador Hacer clic en Tipos de procesos Imagen 1. Opción Menú Tipos de Proceso Nota: Otras opciones para ingresar directamente al Proceso de Licitación Pública Nacional son: Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 6 de 62

7 A. *Hacer clic en el botón Procesos que está ubicado en la barra de menú de inicio *Hacer clic en Tipos de procesos Imagen 2. Opción Menú Procesos B. *Hacer clic en el botón Ir a que está ubicado en el barra de menú de inicio *Hacer clic en el botón Crear Licitación Pública Nacional Imagen 3. Opción Menú IR A C. *Hacer clic en el botón Menú que está ubicado en la barra de menú de inicio *Seleccionar la opción Procesos de la Unidad de Compras *En este paso se podrá visualizar las compras realizadas y tendrá incluido el botón Crear nuevo proceso para realizar una nueva compra. Imagen 4. Opción Menú Comprador Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 7 de 62

8 Imagen 5. Menú Comprador en la opción Procesos de la Unidad de Compras D. *Hacer clic en el botón Procesos que está ubicado en el menú de inicio. *Seleccionar el botón Procesos de la Unidad de Compras *En este paso se podrá visualizar las compras realizadas y tendrá incluido el botón Crear nuevo proceso para realizar una nueva compra. Imagen 6. Opción Procesos en la opción Proceso de la Unidad de Compras Imagen 7. Opción de la Unidad de Compras Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 8 de 62

9 3. Después de haber ingresado a la página de procesos de compras, deberá iniciar con el proceso de Licitación Pública Nacional. Imagen 8. Tipos de Procesos de Compras 4. Una vez pulsado el botón Crear se abrirá un cuadro, donde se tendrá que completar las informaciones relacionadas al proceso. Imagen 9. Creación de un Proceso de Licitación Pública Nacional Las informaciones que deberá completar son las siguientes: Tipo de Procedimiento: Está definido por defecto Nombre: es el nombre que tendrá el expediente de ese proceso Adquisición de Portal Transaccional de Compras y Contrataciones Unidad de requisición: será el área o unidad de compra que realiza el proceso. Ej.: Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 9 de 62

10 5. Una vez completados estos datos pulsar el botón, el Portal Transaccional guardará la información suministrada y traerá un formulario dividido en bloques donde deberá completar la información del proceso. Imagen 10. Creación de un Proceso de Licitación Pública Nacional completado Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 10 de 62

11 3. SELECCIÓN DEL PROCESO DE LICITACIÓN PÚBLICA Una vez completado con el procedimiento de la creación de compras de Licitación Pública le mostrará un formulario dividido en bloques en los que se deberán completar los datos solicitados. En esta nueva pantalla, se podrá visualizar un post-it con la siguiente información disponible (La información sólo estará visible después de haber terminado el paso de Información General ): Estado Referencia del procedimiento Tipo de Procedimiento Fase del Procedimiento Equipo Unidad de requisición Para completar el formulario de creación Licitación Pública Nacional deberá completar los siguientes pasos: Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 11 de 62

12 PASO 1. INFORMACIÓN GENERAL: Este paso describirá la información actual del Proceso de Compra. El mismo estará divido por los siguientes bloques: Bloque 1: Información General Bloque 2: Información del Contrato Bloque 3: Ubicación del Contrato Bloque 4: Configuración de Equipo y Flujos Bloque 5: Plan Anual de Compras Bloque 6: Documentos Internos Bloque 7: Fase de Observaciones BLOQUE 1: INFORMACIÓN GENERAL: ESTE BLOQUE SE DEBERÁ COMPLETAR LA SIGUIENTE INFORMACIÓN: Referencia del procedimiento: este pasó esta completado automáticamente por el Portal Transaccional. Nombre: nombre de la compra que se está realizando. Descripción: breve detalle de la compra que se está realizando. Relacionar con otro proceso: en este campo se elegirá si se quiere asociar el proceso de compra actual con otro proceso que se ha realizado anteriormente. Si elige la opción Si se habilitará el siguiente campo: Proceso relacionado: El usuario podrá buscar a través de una lupa todos los procedimientos creados de su Entidad y se deberá seleccionar el procedimiento que se pretende asociar. Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 12 de 62

13 Imagen 11. Paso Información General Imagen 12. Opción Relacionar con otro procedimiento Nota: Cuando el usuario lo relaciona con otro procedimiento los datos no son sustituidos. BLOQUE 2. INFORMACIÓN DEL CONTRATO: ESTE BLOQUE SE COMPONE DE LA SIGUIENTE MANERA: Objeto: se deberá seleccionar cuál es la modalidad del contrato, entre estas opciones están Bienes, Servicios, Obras y Concesiones. Imagen 13. Opciones de Objeto del contrato Bienes: se seleccionará la opción Bienes cuando se esté realizando un proceso de Compras con estas características. Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 13 de 62

14 Servicios: si la elección es Servicios, aparecerá un Subtipo de Contrato, deberá seleccionar una de estas opciones: Servicios Consultorías Consultorías basada en la calidad de los servicios Imagen 14. Subtipo de contrato opción Servicios Obras: se seleccionará la opción Obras cuando se esté realizando un proceso de Compras con esta características. Imagen 15. Objeto opción Obras Concesiones: se seleccionará la opción Concesiones cuando se esté realizando un proceso de Compras con esta características. Imagen 16. Objeto opción Concesiones Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 14 de 62

15 Justificación de la modalidad de contratación: Después de la selección del objeto de la compra se deberá seleccionar si aplica la justificación de la modalidad de contratación. En este paso de desplegará las siguientes opciones: Resolución de la Máxima Autoridad Resolución del Comité de Compras y Contrataciones Organismo de Financiación Externo Imagen 17. Justificación de la modalidad de contratación Duración estimada del contrato: se deberá introducir la duración del contrato. Imagen 18. Duración estimada del contrato BLOQUE 3. UBICACIÓN DEL CONTRATO: Es la misma dirección de la unidad de requisición. En caso de seleccionar otra ubicación el Portal Transaccional dará la posibilidad de definir una nueva ubicación. Esta ubicación se clasificará de acuerdo a los clasificadores geográficos. Imagen 19. Ubicación del Contrato Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 15 de 62

16 Imagen 20. Ubicación del Contrato utilizando otra dirección de la unidad de requisición BLOQUE 4. CONFIGURACIÓN DEL EQUIPO Y DEL FLUJO DE APROBACIÓN: En este paso el equipo y flujo de aprobación esta predeterminado según como se ha configurado en la entidad. Imagen 21. Configuración del Equipo y del Flujo de aprobación BLOQUE 5. PLAN ANUAL DE COMPRAS: Traerá la pregunta Es una adquisición planeada? Si o No. El usuario deberá responder si es o no una adquisición planeada, en caso de que si sea una adquisición planeada el sistema le mostrará la siguiente pantalla, en donde añadirá la adquisición por el PACC. Imagen 22. Plan Anual de Compras Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 16 de 62

17 En caso de no estar planeada con el PAAC, le pedirá que justifique por qué no está planeada. Imagen 23. Plan Anual de Compras BLOQUE 6. DOCUMENTOS INTERNOS: se podrá adjuntar documentos internos que estará disponibles sólo para los usuarios de la entidad definidos en el Equipo del procedimiento. Imagen 25. Ubicación del Contrato utilizando otra dirección de la unidad de requisición Imagen 26. Buscar Documentos Internos Imagen 27. Documento adjuntado Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 17 de 62

18 Después de añadir todos los datos hacer clic en el botón Guardar y Cerrar expediente del procedimiento. BLOQUE 7. FASE DE OBSERVACIONES: En este bloque se deberá seleccionar las opciones SI o No. La opción No deberá quedar seleccionada por defecto si no se va a realizar la fase de observación (Borrador). Si selecciona la opción SI el procedimiento tendrá dos fases (Fase de observación y la Fase de Selección). Nota: Un procedimiento con fase de observaciones tendrá la posibilidad de hacer aclaraciones/observaciones del proceso de compras. En la fase de observación los proveedores no podrán presentar ofertas. Imagen 28. Fase de observación Después de añadir todos los datos se deberá hacer clic en el botón Guardar y después hacer clic en el botón Continuar procedimiento, inmediatamente se habilitará los pasos siguientes para completar. Paso 2. Configuración del Procedimiento En este paso se establecerá las fechas, horas, forma de pago, si se limita o no a pymes y el valor presupuestal del proceso de compras. El paso Configuraciones del Procedimiento estará dividido en 7 bloques que detallamos a continuación: Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 18 de 62

19 Bloque 1. Cronograma Bloque 2. MiPymes Bloque 3. Pago de Anticipos Bloque 4. Visitas al sitio de ejecución Bloque 5. Lotes Bloque 6. Observaciones Bloque 7. Configuraciones Avanzadas Bloque 1. Cronograma: este bloque se compone de la siguiente forma: Fecha de publicación del aviso de convocatoria Presentación de aclaraciones Reunión aclaratoria Plazo máximo para expedir emisión de circulares, enmiendas y/o adendas Presentación de ofertas técnicas y económicas Apertura de la oferta técnica Verificación, validación y evaluación de oferta técnica Informe preliminar de evaluación de oferta técnica Notificación de errores u omisiones de naturaleza subsanable Ponderación y evaluación de subsanaciones Notificación de informe definitivo y habilitación para apertura oferta económica Apertura oferta económica Evaluación de ofertas económicas Acto de adjudicación Notificación de adjudicación Constitución de garantía de fiel cumplimiento Suscripción del contrato Publicación del contrato Plazo de validez de las ofertas Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 19 de 62

20 Nota: En la Fase de Observación quedará visible las fechas pertenecientes a esa fase y si esta la fase de Selección quedará visible la de esa fase. Bloque 2. Mi pymes: este paso deberá elegir si quiere limitar el proceso de compras especialmente a Pymes o Mi Pymes Mujeres. En caso de seleccionar que no el Portal Transaccional le mostrará una pantalla como muestra la imagen. Imagen 29. Mipymes Si elige si, el campo Limitar este proceso a Mi pymes va a quedará visible y el proceso va a ser para compañías clasificadas como Mi Pymes o Mi Pymes Mujeres Imagen 30. Mipymes opción SI Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 20 de 62

21 Bloque 3. Pago de anticipos: en este paso se configurará la forma de pago del proceso, el mismo tendrá dos opciones y deberá seleccionar si desea o no desea pagar anticipo. Si selecciona la opción SI deberá llenar la fecha prevista del pago del anticipo y la solicitud de garantías tal cual se muestra en la imagen. Imagen 31. Pago de Anticipo En caso de seleccionar SI el Portal Transaccional le mostrará unas opciones. Como son la Fecha prevista de pago del anticipo y el % del anticipo. Imagen 32. Pago de Anticipo con la opción SI Solicitud de garantía: se deberá seleccionar entre las opciones Si o No. La opción No esta seleccionada por defecto. Imagen 33. Solicitud de garantías Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 21 de 62

22 Si se elige la opción Si se deberá completar los siguientes pasos: Imagen 34. Solicitud de garantías opción SI Cumplimiento: se deberá seleccionar entre las opciones Si o No. La opción No esta seleccionada por defecto. Si se elige la opción Si se deberá completar los siguientes pasos: Buen uso del anticipo: en este campo se completará la opción % de anticipo y la opción Fecha de vigencia Fiel Cumplimiento del Contrato: en este apartado se completará la opción % del valor del contrato y el campo fecha de vigencia. Garantía de Vicios Ocultos: en esta opción se completará las siguientes opciones % del valor del contrato y la Fecha de vigencia. Otro: en este campo se deberá completar las siguientes opciones: Nombre de la garantía, % del valor del contrato y Fecha de vigencia Bloque 4. Visitas al sitio de ejecución: se deberá elegir entre las opciones SI o No en caso de que se requiera visita al lugar de ejecución para el procesos de compras. Imagen 35. Visita al lugar de ejecución En caso de seleccionar la opción SI deberá completar los datos solicitados Imagen 36. Visita al lugar de ejecución opción SI Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 22 de 62

23 Bloque 5. lotes: en este paso se podrá elegir entre las opciones SI o NO (campo obligatorio). La opción NO estará marcada por defecto. Imagen 37. Lotes Si se selecciona la opción SI deberá definir la cantidad y nombres de los lotes. Imagen 38. Lotes opción SI Bloque 6. Observaciones: en este apartado se completará un texto con una disponibilidad de 500 caracteres con los nombres de los diarios de amplia circulación nacional donde se dará publicidad a la convocatoria y la fecha de publicación. Imagen 39. Observaciones Bloque 7. Configuraciones avanzadas: este campo en caso de elegir la opción SI el Portal Transaccional le permitirá configurar número decimales del precio de los artículos, el precio total y por igual se encontrará el modo de presentación de ofertas. Imagen 40. Configuraciones Avanzadas Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 23 de 62

24 Imagen 41. Configuraciones Avanzadas opción SI Si la opción de Configuraciones avanzadas es SI, se desplegará las Configuración de Decimales y el modo de presentación de ofertas que se compone de la siguiente forma: Modo de presentación de ofertas: se deberá elegir entre las opciones desplegables que tiene este campo: Plataforma: los proveedores sólo podrán presentar oferta a través de la plataforma. Papel: los proveedores sólo podrán presentar su oferta en papel (físicamente) y la entidad tendrá la posibilidad de registrar las ofertas manualmente a la plataforma. Plataforma y papel: los proveedores tendrán la posibilidad de presentar sus ofertas a través de la plataforma o en papel. Requiere él envió de muestras: en esta opción se determinará si esta compra requiere envió de muestras se deberá elegir Si o No. Si selecciona la opción Si aparecerá en siguiente campo: Cuando se requiere presentación de la muestra: se seleccionará entre las opciones Con él envió de ofertas o Con la aceptación del Contrato. Comentarios al envío de muestras: en este campo se indicará la dirección donde los proveedores deberán enviar las muestras solicitadas. Este apartado tiene una disponibilidad de 500 caracteres. Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 24 de 62

25 Paso 4: Artículos y Preguntas: En este paso se deberá completar la información de los sobres de Requisitos Técnicos y Propuesta Económica. Donde se encontrará información de la descripción de los artículos, cantidad, código UNSPSC, precio unitario y precio total del proceso de compras, por igual se establecerá preguntas dirijas al proveedor para que se complete cuando se realice la oferta. Para facilitar el registro de condiciones de un procedimiento, la plataforma da la posibilidad de crear tantas preguntas como la entidad necesite. Imagen 42. Artículos y Preguntas Requisitos Técnicos: en el sobre Requisito Técnico se solicitará todos los documentos y preguntas técnicas del proceso de compras. Imagen 43. Sobre Requisitos Técnicos Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 25 de 62

26 Propuesta Económica: en el sobre Propuesta Económica se adjuntará los artículos que se comprarán en el proceso. Imagen 44. Sobre Propuesta Económica El Sobre Propuesta Económico tendrá la siguiente información para completar: Código Artículo: es la enumeración de los artículos. Código UNSPSC: sub clase correspondiente al artículo que se solicita (debe tener la opción de utilizar las búsquedas dentro del clasificador unspsc, permitiendo seleccionar sólo el cuarto o quinto nivel). Esto campo debe ser llenado con el código escogido y su descripción. La descripción y el código no son editables sólo se deben cambiar dentro del clasificador unspsc. Cuenta presupuestaria: cuenta donde se aplicará el gasto. Descripción: breve descripción del o los artículos a comprar. Cantidad: número de artículos a comprar. Unidad: unidad de medida. Precio unitario estimado: es un precio estimado que se debe colocar por cada artículo a comprar. Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 26 de 62

27 Paso 5. Evaluación En este paso será posible definir una evaluación de criterios para las ofertas que se registren en el proceso. El Portal Transaccional hace la pregunta: Definir un modelo de evaluación para este procedimiento: Deberá elegir entre las opciones Si o No (elegido por defecto, editable). Imagen 45. Modelo de Evaluación En caso de seleccionar Si se desplegará las siguientes opciones con las que podrá configurar la evaluación: Modelo de evaluación: tendrá la opción de hacer la evaluación por la Oferta Económica. (Por defecto, no editable). Método de evaluación: Manual (por defecto, no editable). Publicar modelo de evaluación: deberá elegir entre las opciones Si o No (la opción No esta seleccionada por defecto). Si elige la opción si, significa que los criterios de evaluación serán publicados al proveedor cuando se muestre interesado. Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 27 de 62

28 Imagen 46. Modelo de Evaluación opción SI Para agregar los criterios que tendrá la evaluación en el área de configuración del modelo de evaluación deberá pulsa el botón, el Portal Transaccional habilita los campos para describir los criterios, podrá insertar los criterios de evaluación de manera manual indicando el % de ponderación que dará a cada uno. Imagen 47. Configuración del modelo de evaluación Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 28 de 62

29 Deberá pulsar el botón Agregar criterio y el Portal Transaccional le traerá una línea para escribir los criterios con los que evaluara las ofertas, a su vez tendrá el botón borrar seleccionado que le permitirá eliminar criterios ya creados, por igual tendrá el botón comprobar suma que le validará el porcentaje asignado a cada criterio este dentro del rango 100. Paso 6. Documentos del procedimiento Este apartado tendrá las siguientes opciones: Bloque (Comentario) En este bloque podrá añadir observaciones al procedimiento visibles para todos los proveedores. Imagen 48. Bloque Comentario Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 29 de 62

30 Bloque (Documentos) En este bloque será posible adjuntar los documentos necesarios para que el proveedor pueda presentar su oferta, pliego de condiciones, anexos, catálogos etc., podrá adjuntar documentos por tres opciones: Crear desde documento tipo: opción para adjuntar plantillas de documentos. Buscar en la biblioteca: son documentos que han sido cargados previamente en el menú documentos de la entidad y podrá elegir alguno de ellos. Borrar seleccionado: podrá eliminar cualquier documento, seleccionando el documento que desea borrar. Anexar documento: adjuntar documentos que se encuentran en el ordenador. Imagen 49. Bloque Documentos Paso 7. Documentos habilitantes Contiene los siguientes bloques: Bloque Lista de documentos habilitantes solicitados En este bloque el Portal Transaccional mostrará una lista con todos los tipos de documentos que se solicitan a los proveedores en los procedimientos. Al seleccionar uno o varios de estos tipos de documentos podrá definir el momento de entrega de los mismos, si en la Fase de Contrato o en la Fase de Habilitación. Para seleccionarlos podrá filtrarlos por familia. Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 30 de 62

31 Imagen 50. Documentos Habilitantes Bloque otros documentos Otros Documentos requeridos para la presentación de la oferta: deberá elegir entre las opciones Si o No (la opción No esta seleccionada por defecto). - Si el usuario selecciona sí le aparecerá la opción agregar otro tipo de documento (Estos documentos serán públicos). Imagen 51. Otros Documentos Requeridos para la presentación de ofertas Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 31 de 62

32 Imagen 52. Otros Documentos Requeridos para la presentación de ofertas opción SI Paso 8. Configuración del presupuesto El paso Configuración del presupuesto estará disponible en la fase de selección y solamente queda desbloqueado después de hacer clic en Aprobar y antes de la publicación del proceso. Imagen 53. Configuración del Presupuesto Este apartado tiene los siguientes bloques: Bloque configuración del presupuesto Destino del gasto: se deberá seleccionar entre las opciones: Funcionamiento Inversión Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 32 de 62

33 Imagen 54. Destino del Gasto Origen de los recursos: en este apartado se seleccionará entre las opciones desplegables una de las siguientes opciones: Fuente general Fuentes con destino específico Fuentes de recursos propios Transferencias Crédito interno Fuentes de terceros Comprobantes en proceso de pagos (pasivos financieros) Fuentes contables Crédito externo Donación externa Imagen 55. Origen de los recursos Integración manual: este campo no es editable. El Portal Transaccional definirá automáticamente si es una integración automática o manual. Imagen 56. Integración Manual Código Autorización de Disponibilidad Presupuestal: en este apartado se colocará el código Autorización de disponibilidad presupuestal. Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 33 de 62

34 Imagen 57. Código Autorización de Disponibilidad Presupuestal Documento Justificativo: este apartado es obligatorio cuando la integración es manual.se tendrá que añadir un documento para probar que tiene presupuesto para los artículos que va a comprar. Cuando la integración es automática este campo no queda visible. Imagen 58. Documento Justificativo Total estimado: en esta opción es copiado del paso 2. Grilla de las cuentas presupuestarias: los datos de la grilla no son editables. El Portal Transaccional presentará la información que fue cargada en la lista de precios. La grilla tendrá 3 columnas: Cuenta presupuestaria: número de la cuenta Valor: valor de ser consumido de la cuenta Estado: estado de integración Imagen 59. Total estimado y Grilla de las cuentas presupuestarias A LO LARGO DE LA CREACIÓN DEL PROCEDIMIENTO, EL USUARIO TENDRÁ A DISPOSICIÓN LAS SIGUIENTES OPCIONES: -Guardar: el procedimiento se quedará en estado borrador y se podrá seguir trabajando en él posteriormente. -Cancelar proceso: se podrá cancelar la creación del procedimiento. El Portal Transaccional obligará a que se justifique con un campo para observaciones, esta acción se puede realizar antes de finalizar la creación del procedimiento. Una vez cancelado, el procedimiento quedará en estado cancelado. Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 34 de 62

35 -Finalizar creación: el Portal Transaccional asumirá los datos completados en todos los pasos de creación del procedimiento y hace visible la opción publicar. Si faltara por completar algún dato, la plataforma mostrará un mensaje de alerta así como el campo donde existe un error o no está completado. -Si hay un flujo de aprobación asociado a la publicación cada responsable de la aprobación recibirá una alerta de realización de la acción en su correo electrónico. Nota: El Portal Transaccional no permitirá la publicación del procedimiento si no cuenta con la reserva presupuestaria en base al valor estimado. -Publicar: Al pulsar esta opción, el Portal Transaccional esperará hasta que se cumpla la fecha marcada para publicación, según el cronograma registrado, el procedimiento queda publicado, pudiendo ser consultado por cualquier interesado. PUBLICACIÓN DIFERIDA Al pulsar el botón Publicar una vez completados los pasos de la creación del procedimiento, el Portal Transaccional le mostrará la siguiente pantalla informativa, especificando el día y la hora en la que se publicará el procedimiento, a esto le llamamos Publicación Diferida, deberá hacer clic en confirmar. Imagen 60. Publicación Diferida Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 35 de 62

36 Una vez publicado el procedimiento -Es de acceso público y cualquier proveedor puede consultar la información del mismo. -Los proveedores que tengan interés informativo en una misma categoría del procedimiento van a recibir un correo con la información de que un procedimiento en esa categoría fue publicado. - Cancelar proceso: el Portal Transaccional obligará a que el usuario justifique la cancelación, con comentario y adjuntando un documento justificativo (en el flujo de aprobación). Esta acción se registrará asociándole un flujo de aprobación. -Una vez que se realiza la publicación del procedimiento en la plataforma, éste estará disponible para todos los proveedores que accedan a la plataforma a través de las opciones: Consultas activas (sin estar logueado) Búsqueda de procedimientos de acceso público (estando logueado) El pliego de condiciones específicas podrá ser retirado por todo interesado a través de la plataforma. Declarado Desierto Imagen 61. Declarado Desierto -Si no se presentase ningún interesado a retirar los Pliegos de Condiciones Específicas, el proceso deberá ser declarado desierto, mediante Resolución del Comité de Compras y Contrataciones debidamente motivada. Esto se realizará a través de la herramienta de Mensajes, seleccionando la opción Mensaje público. Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 36 de 62

37 -En la declaratoria de Desierto, la Entidad Contratante podrá reabrir el proceso dando un plazo para la presentación de propuestas de hasta un 50% del plazo del proceso fallido. Se hará cancelando el procedimiento y haciendo una copia del mismo o creando uno nuevo dentro de la carpeta del procedimiento. Imagen 62. Declarado Desierto ACLARACIONES SOBRE EL PLIEGO DE CONDICIONES -Los proveedores interesados en el procedimiento podrán solicitar aclaraciones a los pliegos a través de la opción Aclaraciones, dentro de la carpeta del procedimiento. -La entidad contratante tendrá que responder a dicha solicitud a través del botón Aclaraciones. Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 37 de 62

38 - Cuando como consecuencia de una pregunta, se requiera realizar modificación a los pliegos de condiciones específicas, estas se podrán hacer desde la opción Adendas. La plataforma permite definir dentro del Equipo del procedimiento, qué usuarios podrán realizar Adendas, según los roles establecido en la Administración y en las fechas contempladas en el cronograma del procedimiento, salvo los casos que procedan de una suspensión. Siempre habrá que motivar la modificación, que será visible para los proveedores interesados en el procedimiento. Las adendas son: Modificación en las fechas del cronograma Cambiar configuración Cambiar el formulario de respuesta Cambiar la evaluación Cambiar pliegos y documentación -Los proveedores interesados serán notificados a través de una alerta automática de la plataforma de la realización de las adendas o enmiendas. -El envío, la recepción y la lectura de las aclaraciones en la plataforma generan recibos electrónicos que garantizan la fecha y hora en la que se realizó cada una de las acciones. Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 38 de 62

39 4. APERTURA DE OFERTA (SOBRE TÉCNICO Y ECONÓMICO) Las ofertas técnicas y ofertas económicas de los proveedores son recibidas en la plataforma con la información encriptado sin posibilidad de conocer su contenido hasta que el o los usuarios asignados para la apertura de ofertas realicen la acción. Imagen 63. Apertura de oferta Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 39 de 62

40 Apertura y evaluación del sobre técnico Al iniciar la apertura y antes de abrir los sobres se deberá hacer clic en el botón Apertura de Ofertas, en el Portal Transaccional estarán disponible las siguientes informaciones: Imagen 64. Requisitos Técnicos 1. Notificación de Sobre 1. Requisitos Técnicos 2. Nombre de los proveedores que han presentado las ofertas 3. Fecha y hora de presentación de ofertas y los botones habilitar o excluir una oferta. 4. Documentos internos 5. Ofertas Recibidas Una vez visualizado las ofertas técnicas se deberá seleccionar si se excluirán o habilitarán los pendientes. Una vez seleccionado las opciones se hará clic en el botón. Imagen 65. Excluir o admitir los pendientes Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 40 de 62

41 El sobre requisitos técnicos tendrá la opción de Documentos Internos en el que podrá adjuntar algunos documentos referentes al proceso de compras. Imagen 66. Documentos Internos Nota: Si se excluye una oferta para el sobre técnico por igual queda excluido en el sobre económico. Una vez aperturado el sobre se podrá realizar la evaluación de las ofertas en la plataforma. Esta evaluación se podrá hacer en las siguientes fases: En la fase de apertura haciendo clic en el botón ir a evaluar En el área de trabajo del procedimiento en el botón evaluación de criterios Se podrá introducir de manera manual las puntuaciones del sobre Técnico de todas las ofertas recibidas. Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 41 de 62

42 Imagen 67. Botón Ir a Evaluar Una vez hecho clic en el botón Ir a evaluar el Portal Transaccional le mostrará una pantalla donde se colocará la Referencia de la Evaluación y el Nombre de la evaluación, luego de haber completado esta información deberá hacer clic en el botón Crear. Imagen 68. Crear Evaluación Luego de haberle dado clic al botón Crear el Portal Transaccional presentará una pantalla donde se deberá hacer clic en el botón Crear análisis. Imagen 69. Crear Análisis Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 42 de 62

43 Para crear el análisis de evaluación se deberá colocar la Referencia del Análisis, Nombre del Análisis y el Análisis. Imagen 70. Información General del Análisis de la Evaluación Despues de completar la información General del análisis de la evaluación la opción Análizar traerá automaticamente las ofertas que se registrarón en el proceso de compras. En este apartado se seleccionara a los proveedores para crear el análisis de la evaluación. Imagen 71. Selección de proveedores para el Análisis de la Evaluación Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 43 de 62

44 Imagen 72. Puntuación de los Proveedores Sobre Técnico Imagen 73. Puntuación completada de los Proveedores Sobre Técnico Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 44 de 62

45 Después de completar la puntuación de los proveedores se hará clic en el botón Finalizar evaluación. Imagen 74. Finalizar Evaluación Cuando se finaliza la evaluación se habilitará la clasificación de la evaluación donde se seleccionará que proveedor cumplió con los requisitos del sobre técnico. Imagen 75. Selección de Proveedor Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 45 de 62

46 Notificación de errores u omisiones de tipo o naturaleza subsanables El comprador va a enviar un mensaje a través de la opción Mensajes en el área de trabajo del procedimiento, para que los proveedores les falten documentos. El proveedor recibirá el mensaje en la opción y tiene la posibilidad de adjuntar documentos al mensaje. El comprador recibirá el mensaje con los documentos y tendrán el botón Añadir para poder añadir los documentos automáticamente a la oferta. En el envío, recepción y lectura de los mensajes generan un recibo electrónico con la fecha y hora en la que se realizó la acción. Imagen 76. Notificación de Errores vía Mensajes Subsanación de ofertas Después de descargar la documentación aportada por el proveedor, podrán hacer la realización de una nueva evaluación en la plataforma. Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 46 de 62

47 Podrán hacer la evaluación desde los siguientes puntos: En la fase de apertura, pulsando el botón evaluación. En el área de trabajo del procedimiento, en el botón evaluación de criterios. La plataforma mostrará los campos correspondientes a los criterios y se podrá introducir la puntuación de manera manual en la comparativa de criterios del Sobre Técnico. Se puede crear un flujo de aprobación para la evaluación. Antes de que el usuario aprobador realice la acción, el perito podrá adjuntar el Informe de evaluación de Ofertas Técnicas en el paso Documentos del flujo de aprobación. Los Oferentes que no subsanen los errores u omisiones de tipo o naturaleza subsanable dentro del plazo, serán excluidos del procedimiento en el paso Fases de Apertura. Cuando ninguna de las Ofertas se ajusta a las especificaciones técnicas y legales requeridas en el Pliego de Condiciones Específicas, se procederá a declarar el procedimiento desierto. Evaluación después de la subsanación Según los resultados, se tendrá que cualificar las ofertas en el paso Fases de Apertura, ya que estas se encuentran con el estado Pendiente. Se podrá: Calificar todos los pendientes Descalificar todos los pendientes: se tendrá que indicar el motivo de la exclusión. Calificar (en una oferta en concreto) Descalificar en una oferta en concreto Después de realizar la calificación de las ofertas, el usuario tramitador tendrá que pulsar Terminar calificación, con lo que el registro pasará al flujo de aprobación. La notificación de los resultados definitivos del proceso de evaluación y validación de Ofertas Técnicas y con ello los Oferentes habilitados para la apertura y lectura de sus Ofertas Económicas se realizará a través de la herramienta de Mensajes eligiendo entre dos opciones: Selección de destinatarios selección manual, eligiendo el proveedor (de tal manera que se comunicará proveedor a proveedor) Selección de destinatarios licitadores de tal manera que un único mensaje estará disponible para todos los proveedores que enviaron una oferta El usuario tiene la posibilidad de adjuntar documentos al mensaje El envío, recepción y lectura de los mensajes generan un recibo electrónico con la fecha y hora en la que se realizó la acción. Las Ofertas Económicas de los Oferentes que no quedaron habilitados, es decir, que fueron excluidos, quedarán cifradas en la plataforma sin posibilidad de acceder a su contenido. Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 47 de 62

48 5. APERTURA SOBRE ECONOMICO Luego de finalizar la evaluación de sobre Técnico se deberá ir al panel del proceso para apertura el sobre económico y admitir o excluir las ofertas enviadas. Imagen 77. Apertura de Sobre Económico Imagen 78. Apertura de Sobre Económico Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 48 de 62

49 Después de seleccionar cuales ofertas han sido admitidas o excluidas se deberá hacer clic en el botón para que el Portal Transaccional confirme lo realizado. El Portal Transaccional tendrá la opción de publicar la lista de oferentes que participen en el proceso de compras. Luego de confirmar las ofertas se deberá hacer clic en el botón para generar en el Portal Transaccional un mapa comparativo de los precios de las ofertas. Evaluación Económica El Portal Transaccional generará una pantalla donde evaluaremos los precios de las ofertas del proceso de licitación pública nacional. Se completará la Información General que contiene los siguientes puntos: Proceso en evaluación de ofertas: en este apartado se colocara automáticamente el nombre del proceso de compras. Referencia del análisis: se colocará la referencia del proceso de evaluación económica. Nombre del análisis: nombre que se le colocará a la evaluación económica. Comentarios: campo para escribir algún comentario. Imagen 79. Información General de Evaluación Económica Imagen 80. Información General de Evaluación Económica completada Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 49 de 62

50 Completada la información general de la creación de la Evaluación Económica se seleccionará en el bloque ofertas de evaluación con cuales proveedores se hará la evaluación. Imagen 81. Bloque Oferta de Evaluación Seleccionado los proveedores se dará clic en el botón crear. Imagen 82. Clic botón Crear Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 50 de 62

51 Después de haber hecho clic al botón crear el Portal Transaccional generará el análisis de la evaluación económica como muestra en la pantalla Imagen 83. Imagen 83. Evaluación Económica Para ver el detalle de la evaluación se hará clic en el botón para visualizar en análisis de precios de las ofertas enviadas versus al valor estimado del proceso de compra. El Portal Transaccional recomendará una oferta de acuerdo al precio más bajo. Imagen 84. Evaluación Económica Una vez verificado el análisis de la evaluación económica se hará clic en el botón y luego hacer clic en el botón. Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 51 de 62

52 6. FASE DE ADJUDICACIÓN (SELECCIÓN) La adjudicación se podrá hacer desde cuatro puntos: Fase de Apertura haciendo clic en EL BOTÓN SELECCIÓN A partir del MAPA COMPARATIVO DE PRECIOS A partir de la evaluación la entidad tiene la posibilidad de adjudicar con BASE AL ANALISIS. En el área de trabajo del procedimiento en el botón CREAR SELECCIÓN La creación de la adjudicación consta de los siguientes pasos: Paso 1. Información General Bloque Titulo Estado: campo rellenado automáticamente por la plataforma, no es editable. Tipo de adjudicación: rellenado automáticamente por la plataforma, no es editable. Creado desde análisis comparativo: rellenado automáticamente por la plataforma, no es editable. Imagen 85. Información general del proceso de selección Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 52 de 62

53 Bloque Resumen Referencia del procedimiento: campo rellenado automáticamente por la plataforma, no es editable. Título del proceso: campo rellenado automáticamente por la plataforma, no es editable. Descripción: campo rellenado automáticamente por la plataforma, no es editable. Fase: campo rellenado automáticamente por la plataforma, no es editable. Otras referencias/ids: campo rellenado automáticamente por la plataforma, no es editable. Imagen 86. Resumen del proceso de selección Bloques datos generales Referencia del procedimiento: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. Título del proceso: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. Unidad de requisición: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. Proceso de selección: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. Tipo de procedimiento: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. Imagen 87. Datos generales del proceso de selección Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 53 de 62

54 Bloque información del contrato Tipo de contrato: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. Lugar de ejecución: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. El contrato puede ser prorrogado: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. Total estimado: campo completado automáticamente. Imagen 88. Información del contrato del proceso de selección Bloque sobre Comentario sobre la adjudicación (selección) Comentario: caja de campo libre donde se podrán añadir comentarios a la adjudicación. Imagen 89. Comentario sobre la selección Bloque Anexos proceso de adjudicación (selección) El usuario podrá adjuntar documentación a la adjudicación pulsando el botón Añadir Documento. Imagen 90. Anexos proceso de selección Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 54 de 62

55 Bloque Configuración del presupuesto Destinación del gasto: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable Origen de los recursos: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. Integración manual: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. Código autorización de disponibilidad presupuestal: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. Documento justificativo: esto campo sólo es visible cuando la integración fue manual. El usuario va a tener la opción de hacer una descarga del documento añadido. Total estimado: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. Grilla de las cuentas presupuestarias: datos rellenados automáticamente y no editables. Imagen 91. Configuración de Presupuesto Bloque de la Unidad de Compras Unidad de Compras: rellenado con la información definida en la creación del expediente. Dirección: rellenado con la información definida en la creación del expediente. Correo electrónico: rellenado con la información definida en la creación del expediente. Teléfono: rellenado con la información definida en la creación del expediente. Imagen 92. Información de la Unidad de Compras Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 55 de 62

56 Bloque aprobadores para la apertura Información sobre los usuarios que realizaron la apertura de ofertas, así como la fecha y hora en la que se realizó dicha acción. Imagen 93. Bloque aprobadores para la apertura Bloque Clasificación Lista de proveedores que enviaron sus ofertas. Aparecerá la siguiente información: Posición: se deberá indicar la posición en la que ha quedado los proveedor (1º, 2º, 3º, ETC.). Orden de llegada: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. Nombre de la oferta: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. Proveedor: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. Tipo de Unidad de compras/ proveedor: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. Valor total de la oferta: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. Resultado: se deberá seleccionar entre las opciones adjudicar, admitir o excluir. Puntaje: se deberá indicar la puntuación obtenida por cada uno de los proveedores. Justificación: pulsando en la opción añadir comentario, el usuario podrá añadir un comentario para una oferta en concreto. Opción para ver el detalle de la oferta. Imagen 94. Bloque clasificación Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 56 de 62

57 Bloque Lista de Cantidades Proveedor: el usuario deberá seleccionar el proveedor Seleccionado. Una vez seleccionado el proveedor, el Portal Transaccional presenta en este campo la lista de artículos con las respectivas cantidades y valores. Se deberá seleccionar los artículos a adjudicar y pulsar en la opción añadir seleccionados. Imagen 95. Bloque Lista de Cantidades Bloque Artículos a Seleccionar Tras la selección de los artículos a adjudicar, el Portal Transaccional presenta la lista final y se tendrá que pulsar en la opción Confirmar para seguir con la adjudicación. Imagen 96. Bloque Artículos a Seleccionar Una vez completados los pasos anteriores, el usuario deberá pulsar el botón Confirmar, para continuar. El sistema validará los siguientes datos, si el proveedor esta o no al dia con el pago de impuesto con DGII y TSS. Si el resultado de la verificación es CERTIFICADO=FALSE, un mensaje con la respuesta debe ser mostrado en la pantalla y no deberá ser posible adjudicar el proveedor. En algunos casos los proveedores pueden tener un acuerdo de pago y así pueden seleccionar la opción tiene acuerdo de pago? y mismo que el servicio devuelva CERTFICADO=FALSE debe ser posible continuar con el registro (en este caso deberá adjuntar un fichero comprobante del acuerdo de pago). Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 57 de 62

58 Imagen 97. Anexar certificación del Proveedor Nota: en el caso del servicio de validación no estar disponible o con error técnico debe ser posible adjudicar adjuntando un documento justificativo de certificación de estatus tributario que en este caso deberá solicitarle al proveedor como parte de la documentación de la oferta. Si son varios documentos, deberán agregarse en un zip. En el caso del servicio estar inactivo (configurado en la consola de Administración) debe ser posible continuar la adjudicación sin validación. Grupos de Certificación Disponibles que hará el sistema: Grupo Nombre Proceso DGII TSS DGII_TSS creación de proveedor, cambio de tipo de documento, adjudicación, recepción de ofertas si se indica información de cuenta bancaria. En esta validación, aunque el resultado que se devuelva sea Falso, puede ser porque el cliente no esté registrado en la TSS, por tanto se debe validar el mensaje devuelto. caso en que haya que validar las dos cosas Una vez que se complete la verificación del pago de impuesto del proveedor adjudicado, debera pulsar el boton guardar, de esta manera, el Portal Transaccional habilitará el paso 2 Informe final. Si el usuario no ha completado todos los pasos de la creación de una adjudicación, el Portal Transaccional emitirá una alerta y no permitirá finalizar la adjudicación. Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 58 de 62

59 Bloque lista de proveedor Seleccionados Una vez confirmado los artículos a adjudicar el Portal Transaccional presentará la lista final de los adjudicatarios con la siguiente información: O Nombre del proveedor O Descripción de los lotes (si existen) O Número de artículos seleccionados O valor total de la oferta O Precio total estimado O Contrato (el Portal Transaccional generará automáticamente el contrato y al pulsar sobre su referencia el Portal Transaccional direcciona a la creación del contrato) O Tipo O Seleccionar proveedores O Borrar Imagen 98. Lista de proveedor Seleccionados Una vez completados los pasos anteriores, se deberá pulsar el botón Crear, de esta manera el Portal Transaccional habilitará el paso 2 Informe final. Paso 2. Informe final El Portal Transaccional tendrá la opción de notificación a todos los proveedores que han enviado su oferta al proceso de compras, en este paso se podrá adjuntar un documento de la notificación de la adjudicación o crearlo desde el mismo informe. Imagen 99. Informe de selección Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 59 de 62

60 El informe de selección tiene las siguientes opciones: Imprimir: la adjudicación se podrá imprimir en cualquier estado. Cancelar selección: si hubieses algún error en la adjudicación se podrá cancelar esa selección y crear una nueva. Esta cancelación generará una alerta automática dirigida a los proveedores que han enviado su oferta. Confirmar: el Portal Transaccional asumirá los datos completados en la adjudicación y hace visible el paso informe final. Si los datos no están debidamente completado el Portal Transaccional le dará una alerta de que está incompleto. Si no hay flujo de aprobación asociado a la adjudicación: el usuario podrá pulsar la opción finalizar adjudicación. Si hay flujo de aprobación asociado: en esta opción se tendrá que confirmar la adjudicación y cada responsable de aprobación recibirá una alerta de aprobación. Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 60 de 62

61 7. CONTRATO Después de crear la Adjudicación será posible crear el Contrato con el proveedor o proveedores adjudicados. Solo podrá crear el contrato una vez creada la adjudicación, de tal manera que los datos de la adjudicación se volcarán automáticamente en el mismo. Se podrá acceder al borrador del contrato desde la propia adjudicación o desde el widget contratos, pulsando en la referencia interna del contrato. PASOS DEL CONTRATO: El contrato consta de los siguientes pasos, los cuales se deberán de completar antes de ser enviado al proveedor. Los pasos son los siguientes: Paso 1. Información general Paso 2. Condiciones Paso 3. Bienes y servicios Paso 4. Documentos del Proveedor Paso 5. Documentos del Contrato Paso 6. Configuración del procedimiento Paso 7. Ejecución del Contrato Paso 8. Facturas del Contrato Paso 9. Modificaciones del Contrato Paso 10. Incumplimientos Nota: Las definiciones de los pasos del contrato se encuentran en el Manual de Gestión de Contratos. (Ver en el manual Gestión de Contratos). Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 61 de 62