MANUAL DE CONFIGURACIONES DE ENTIDAD

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1 MANUAL DE CONFIGURACIONES DE ENTIDAD DGCP Sistema Informático para la Gestión de las Compras y Contrataciones del Estado Dominicano ADMINISTRADOR DE LA ENTIDAD Edic. /Rev.: 000 V04.01 Fecha: 09/08/2016

2 DOCUMENTO / ARCHIVO: HOJA DE CONTROL DE DOCUMENTO Título MANUAL CONFIGURACIÓN DE LA ENTIDAD Nombre Archivo DGCP-MAN-Manual Configuración de la Entidad F1B2-E4GC v04.01 Fecha 09/08/2016 Versión v04.01 Cliente Asunto / Detalle Soporte lógico Localización Dirección General de Contrataciones Públicas-DGCP Manual Configuración de la Entidad Microsoft Word Santo Domingo- República Dominicana REGISTRO DE CAMBIOS Versión Páginas Fecha Modificación Motivo del cambio v /12/2014 Creación del Documento v /12/2014 Revisión del Documento v /01/2015 Adjuntar datos Dpto. Asistencia técnica V /01/2015 Adecuación al formato DGCP v /01/2015 Revisión del Documento con plataforma V /01/2015 Revisión final del documento V /05/2015 Actualización con el sistema V /10/2015 Actualización con el sistema V /06/2016 Actualización con el sistema F1B2 V /08/2016 Actualización con el sistema F1B2 DISTRIBUCIÓN DEL DOCUMENTO: Nombre Jhonattan Toribio George Slujalvkosky Yaraida Vólquez Área Tecnología Tecnología Capacitación 2 de 55

3 CONTROL DEL DOCUMENTO Este documento ha sido: Nombre: Preparado por: Revisado por: Aprobado por: Gianina Cáceres Ramy García Angélica Consuegra Orquidea Almonte Marianelly Aparicio Firma: Fecha: 09/08/ de 55

4 INDICE 1. IMÁGENES INTRODUCCIÓN OBJETIVO DATOS DE LA UNIDAD DE COMPRAS VISUALIZACIÓN DE LOS DATOS DE LA UNIDAD DE COMPRAS CONFIGURACIÓN UNIDAD DE COMPRAS ADMINISTRACIÓN DE USUARIOS CREAR USUARIOS ACEPTAR USUARIOS: RECHAZAR USUARIOS: CANCELAR USUARIOS REVERTIR RECHAZO DE USUARIOS OTRAS OPCIONES ENCONTRADAS EN ADMINISTRACIÓN DE USUARIOS PERFILES DE USUARIO EDITAR PERFIL: BORRAR PERFIL DE USUARIOS: OTRAS OPCIONES ENCONTRADAS EN PERFILES DE USUARIO: DEPENDENCIAS BIBLIOTECA DE DOCUMENTOS ANEXAR DOCUMENTOS IMPORTAR ARCHIVOS (ALTERNATIVO) BORRAR DESCARGAR DOCUMENTOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS SUSCRIPCIÓN DE ALERTAS FLUJO DE APROBACIÓN CREAR ACTIVAR DESACTIVAR BORRAR GRUPO DE USUARIOS CREAR GRUPO DE USUARIO ACTIVAR GRUPO DE USUARIOS DESACTIVAR GRUPO DE USUARIO BORRAR GRUPO DE USUARIO GLOSARIO DE TÉRMINOS NOTAS: NOTAS: de 55

5 1. IMÁGENES Imagen 1. Configuración de la Unidad de Compras. 9 Imagen 2. Datos de la Unidad de Compras 10 Imagen 3. Configuraciones de la Unidad de Compras 11 Imagen 4. Configuraciones de la Unidad de Compras Configuración de Equipos. 11 Imagen 5. Administración de Usuarios 12 Imagen 6. Administración de Usuarios Información Usuario. Imagen 7. Administración de Usuarios Información de Inicio de Sesión Imagen 8. Administración de Usuarios Configuración Imagen 9. Administración de Usuarios Seleccionar Configuración Imagen 10. Administración de Usuarios Asignar a una dependencia 13 Imagen 11. Administración de Usuarios Asignar perfil de usuario Imagen 12. Administración de Usuarios Personalizar perfil de usuario Imagen 13. Administración de Usuarios Guardar creación de usuario Imagen 14. Administración de Usuarios Opciones Aceptar usuarios Imagen 15. Administración de Usuarios Aceptar Usuarios Imagen 16. Administración de Usuarios Usuario Aceptado Imagen 17. Administración de Usuarios Opción Rechazar Usuarios Imagen 18. Administración de Usuarios Rechazar Usuarios Imagen 19. Administración de Usuarios Usuario Rechazado Correctamente 16 Imagen 20. Administración de Usuarios Opción Cancelar Usuarios 17 Imagen 21. Administración de Usuarios Cancelar Usuarios 17 Imagen 22. Administración de Usuarios Usuario Cancelado Imagen 23. Administración de Usuarios Opción Revertir rechazo de usuarios Imagen 24. Administración de Usuarios Revertir rechazo de usuarios Imagen 25. Administración de Usuarios Revertido de usuario Imagen 26. Administración de Usuarios Otras opciones Imagen 27. Ruta para Creación de perfiles de usuario Imagen 28. Crear perfiles de usuario Imagen 29. Bloque Menú-Crear perfiles de usuario Imagen 30. Bloque Menú- Definición de elementos del menú inicio 21 Imagen 31. Bloque Menú- Opciones Imagen 32. Bloque Zona de accesos directos- Áreas rápidas Imagen 33. Bloque Zona de accesos directos- Enlaces rápidos (Ir a) 22 Imagen 34. Bloque escritorio- Enlaces rápidos 23 Imagen 35. Bloque usuarios- Asignar esta dependencia 23 Imagen 36. Bloque usuarios- Asignar usuarios 23 Imagen 37. Editar perfil de usuarios 24 Imagen 38. Borrar perfiles de usuarios 24 Imagen 39. Selección de perfiles de usuarios para borrar 25 Imagen 40. Perfiles de usuario eliminado Imagen 41. Otras opciones encontradas en perfiles de usuario Imagen 42. Configuración Dependencias Imagen 43. Detalle de Dependencias Imagen 44. Usuarios de la Dependencia Imagen 45. Agregar Dependencias Principal Imagen 46. Agregar nombre departamento de Dependencias Imagen 47. Actualización departamento de Dependencias Imagen 48. Actualización departamento de Dependencias 28 Imagen 49. Agregar grupo de trabajo o Agregar usuarios Imagen 50. Selección de usuarios para la dependencia Imagen 51. Ruta para la Biblioteca de Documentos 30 5 de 55

6 Imagen 52. Búsqueda de documentos Imagen 53. Documento adjuntado para anexar Imagen 54. Verificación de documentos anexado Imagen 55. Importar archivos (alternativos) Imagen 56. Borrar documentos de la entidad 32 Imagen 57. Confirmación de los documentos eliminados Imagen 58. Descarga documentos importados Imagen 59. Carpeta del documento importado Imagen 60. Carpeta del documento importado Imagen 61. Suscripción de alertas Imagen 62. Flujo de aprobación Imagen 63. Crear flujo de aprobación Imagen 64. Crear flujo de aprobación completado Imagen 65. Agregar nivel de flujo de aprobación 37 Imagen 66. Agregar nuevo nivel Imagen 67. Número de usuarios Imagen 68. Agregar una nueva tarea Imagen 69. Agregar una nueva tarea completada Imagen 70. Flujo de aprobación creado Imagen 71. Activar flujo de aprobación Imagen 72. Activar flujo de aprobación activada Imagen 73. Desactivar flujo de aprobación activada Imagen 74. Flujo de aprobación desactivado 41 Imagen 75. Borrar flujo de aprobación 42 Imagen 76. Flujo de aprobación eliminado 42 Imagen 77. Grupo de Usuario 43 Imagen 78. Creación Grupo de Usuario 43 Imagen 79. Ejemplo creación de grupo Imagen 80. Agregar Rol Imagen 81. Ejemplo Agregar nuevo rol 44 Imagen 82. Ejemplo rol creado 45 Imagen 83. Buscar usuarios a agregar 45 Imagen 84. Agregar usuarios 46 Imagen 85. Selección de usuario 46 Imagen 86. Grupo de usuario creado 47 Imagen 87. Activar grupo de usuarios desactivados 47 Imagen 88. Activar grupo de usuarios 48 Imagen 89. Grupo de usuario activado 48 Imagen 90. Desactivar Grupo de usuario Imagen 91. Grupo de usuarios disponible para desactivar Imagen 92. Grupo de usuarios desactivado Imagen 93. Borrar Grupo de usuario creado Imagen 94. Grupo de usuario Eliminado 51 6 de 55

7 2. INTRODUCCIÓN Este manual ofrece la documentación esencial para la configuración de la Entidad; auxiliándose de Instrumentos importantes, las cuales permiten que el administrador pueda hacer uso de las diferentes funcionalidades en el sistema. Cada herramienta está encaminada para que la Entidad pueda manejar la administración de usuario, crear perfiles, determinar los flujos de aprobación, asignar la dependencia del usuario o grupo, anexar recomendaciones digitales, establecer el flujo de aprobación según las tareas a realizar y asociar los grupos de usuario que están involucrados dentro de la entidad. Cada proceso se definirá punto por punto y a su vez se estará ilustrando por imágenes; tal cual aparece en la plataforma del sistema para mayor comprensión. Para facilitar la ubicación de cada herramienta; se estará desplegando un índice de temarios con los tópicos que se explican en cada página y el índice de imágenes con el título de la herramienta que se está desarrollando. 7 de 55

8 3. OBJETIVO Presentar el manual de Configuraciones de Entidad de una forma fácil y práctica para que el usuario pueda conocer y crear los procesos de la creación, administración y participación de los involucrados por flujo de dependencia o grupos de usuario de una Entidad. 8 de 55

9 4. DATOS DE LA UNIDAD DE COMPRAS En esta sección será posible visualizar los datos generales de la empresa, así como también, los contactos de la entidad, información del contacto, páginas de web, el huso horario, recomendaciones, certificaciones y documentos. 4.1 Visualización de los Datos de la Unidad de Compras Para visualizar los datos de la Unidad de Compras deberá realizar los siguientes pasos: 1- Ingresar al área de Configuración Unidad de Compras, que se encuentra en la parte superior derecha en la pantalla de área de trabajo. Imagen 1. Configuración de la Unidad de Compras. 2- Esto le llevará a una pantalla no editable dividida en cinco pasos generales los cuales se podrá verificara los datos de la Unidad de Compras. A continuación detalle de la información que se podrá visualizar: 1. Identificación de la compañía: (Nombre de la entidad, Nombre abreviado, Tipo de la Unidad de Compras, Clasificación Institucional, Encabezado de reporte, Pie de Reporte, UEPEX, Otros Fondos no Presupuestarios, Entidades Relacionadas. 2. Información de contacto: ( País, Ubicación, Calle, Número, Sector, Código Postal, Apto/Oficina, Teléfono, Fax, , Correo Electrónico para Notificaciones DGCP, Contacto. 9 de 55

10 A continuación se encuentra la pantalla con los conceptos mencionados anteriormente: Imagen 2. Datos de la Unidad de Compras 10 de 55

11 5. CONFIGURACIÓN UNIDAD DE COMPRAS Esta área permitirá que el administrador pueda configurar las acciones que podrán realizar los usuarios de su entidad. Las configuraciones de unidades de compras se figuran de la siguiente forma: 1. Accesos por Unidad de requisición: podrá definir qué usuarios tendrán acceso a los procedimientos gestionados por unidad de requisición, de tal manera que únicamente visualizarán éstos procedimientos, deberá elegir Si o No en el caso que defina conveniente. Esta opción se encontrará marcada por defecto con No. 2. Personalizar el escritorio: Podrá establecer si se permitirá que los usuarios dentro de la entidad puedan configurar su área de trabajo. Esta opción se encontrará marcada por defecto con No 3. Configuración de equipos: se podrá definir qué usuarios podrán crear los equipos para tipos de procedimientos en concreto. Esta opción se encontrará marcada por defecto con No. Imagen 3. Configuraciones de la Unidad de Compras Si selecciona la opción Si, el sistema mostrará la opción Agregar usuarios para seleccionar cuáles usuarios tendrán permiso para crear o modificar equipos, le muestra los niveles de permiso: Parcial: estos usuarios podrán cambiar miembros de un equipo ya creado. Total: estos usuarios podrán crear, cambiar y eliminar equipos. Imagen 4. Configuraciones de la Unidad de Compras Configuración de Equipos. 11 de 55

12 6. ADMINISTRACIÓN DE USUARIOS Área donde será posible crear usuarios, aceptar usuarios, rechazar usuarios, cancelar usuarios y revertir rechazo de usuarios. 6.1 Crear Usuarios Imagen 5. Administración de Usuarios Hacer clic en el botón y completar los datos solicitados. Para crear nuevos usuarios se deberá realizar los siguientes pasos: 1. Información de usuario: en este paso el administrador completará la información con el nombre propio del usuario (Nombre y Apellido), país (República Dominicana) y el correo electrónico. Imagen 6. Administración de Usuarios Información Usuario. 12 de 55

13 2. Información de inicio de sesión: en este apartado se colocará cual va hacer el nombre de usuario que la persona utilizará para ingresar al sistema y una contraseña temporal. Nota: Esta contraseña es temporal y será necesario que el usuario la modifique al iniciar por primera vez sesión. Imagen 7. Administración de Usuarios Información de Inicio de Sesión 3. Configuración: En este apartado podrá seleccionar la zona horaria, el idioma y configuración regional o podrá seleccionar la misma configuración predeterminada de la entidad. Imagen 8. Administración de Usuarios Configuración En caso de seleccionar otra zona horaria se deberá quitar el cotejo de Usar configuración predeterminada el sistema desplegará las opciones para que se seleccione el deseado. Imagen 9. Administración de Usuarios Seleccionar Configuración 4. Asignar a una dependencia: Permitirá organizar los usuarios de la entidad en grupos para una mejor distribución de tareas, así como replicar el organigrama de la entidad. Se tendrán que asociar usuarios a los departamentos. Imagen 10. Administración de Usuarios Asignar a una dependencia 13 de 55

14 5. Asignar perfil de usuario: Permitirá crear conjuntos de autorizaciones (definir un patrón de perfil, accesos directos y funcionalidades del área de trabajo) aplicables a varios usuarios o departamentos que condicionan las funcionalidades a las que los mismos tendrán acceso. Nota: Los usuarios se crean primero y luego se coloca el perfil de usuario en el módulo perfiles de usuario. Imagen 11. Administración de Usuarios Asignar perfil de usuario 6. Personalizar perfil de usuario: Esta personalización puede realizarse de dos formas: seleccionando un perfil existente y añadiéndole o quitándole funcionalidades entre las disponibles, o configurando desde cero las funcionalidades a las que tendrá acceso el usuario. Imagen 12. Administración de Usuarios Personalizar perfil de usuario 7. Guardar creación de usuario: Una vez completado los pasos solicitados deberá hacer clic al botón pantalla como muestra la imagen 19.. Este le arrojará una Imagen 13. Administración de Usuarios Guardar creación de usuario 14 de 55

15 6.2 Aceptar Usuarios: En este apartado se seleccionará los usuarios que desean asociarse a la Entidad, se pulsará el botón para dar acceso al solicitante según como muestra la imagen 21 y 22. Imagen 14. Administración de Usuarios Opciones Aceptar usuarios Imagen 15. Administración de Usuarios Aceptar Usuarios Imagen 16. Administración de Usuarios Usuario Aceptado 15 de 55

16 6.3 Rechazar Usuarios: En este apartado se seleccionará los usuarios que desea rechazar, se pulsará el botón dar acceso al solicitante según como muestra la imagen 24. para no Nota: Si el administrador rechaza un acceso el usuario rechazado podrá volver solicitar. Imagen 17. Administración de Usuarios Opción Rechazar Usuarios Imagen 18. Administración de Usuarios Rechazar Usuarios Imagen 19. Administración de Usuarios Usuario Rechazado Correctamente 16 de 55

17 6.4 Cancelar Usuarios En esta opción escogerá los usuarios que desea cancelar, se pulsará el botón los accesos que tenga el usuario en la entidad. para desactivar Imagen 20. Administración de Usuarios Opción Cancelar Usuarios Imagen 21. Administración de Usuarios Cancelar Usuarios Imagen 22. Administración de Usuarios Usuario Cancelado 17 de 55

18 6.5 Revertir Rechazo de Usuarios Se utilizará para revertir la opción de rechazo del usuario. Deberá hacer clic en el botón como muestra en la imágenes 23 y 24 así la solicitud volverá a su estado pendiente. Imagen 23. Administración de Usuarios Opción Revertir rechazo de usuarios Imagen 24. Administración de Usuarios Revertir rechazo de usuarios Imagen 25. Administración de Usuarios Revertido de usuario 18 de 55

19 6.6 Otras opciones encontradas en Administración de Usuarios Para visualizar las actividades ya completadas y tener un seguimiento con lo realizado (creación, aceptación, rechazo, cancelación y revertir), en este proceso contará con la opción ver que permitirá visualizar todo el trabajo realizado. Está opción cuenta con 7 categorías que ayudará a darle continuidad a lo elaborado: 1. Últimas modificaciones 2. Todos 3. Activo 4. Desactivados 5. Acceso pendiente 6. Aceptados 7. Accesos rechazados Imagen 26. Administración de Usuarios Otras opciones 19 de 55

20 7. PERFILES DE USUARIO En esta área se podrán crear perfiles predefinidos que posteriormente podrán asignarse a usuarios concretos o a todos los usuarios asignados a una dependencia, grupo de usuarios o unidad de requisición. Estos perfiles servirán para definir qué tipo de actividades podrá realizar el usuario en nombre de la Entidad Estatal. Imagen 27. Ruta para Creación de perfiles de usuario Para crear un perfil de usuario deberá realizar los siguientes pasos: 1. Hacer clic en la opción crear para comenzar a completar los datos solicitados. Imagen 28. Crear perfiles de usuario 20 de 55

21 La opción crear lo llevará a un formulario de cuatro bloques divididos en los siguientes pasos: Menú Zonas de Accesos Directos Escritorio Usuarios Información General Definición de elementos del menú inicio Áreas rapidas Enlaces Rápidos (Ir a) Enlaces rápidos Asignar esta dependencia Asignar a usuarios Opciones Bloque menú 2. Información general: En este bloque podrá definir el nombre del perfil a crear, modelos propuestos por tipo rol de usuario. Nota: Lo ideal será seleccionar siempre la opción establecer como perfil predeterminado. Imagen 29. Bloque Menú-Crear perfiles de usuario 3. Definición de elementos del menú inicio: En este paso se podrá definir las funcionalidades que aparecerá en el menú de inicio. Nota: Se deberán elegir 5 funcionalidades y las otras opciones hacer clic y borrarlas. Imagen 30. Bloque Menú- Definición de elementos del menú inicio 21 de 55

22 4. Opciones: En este apartado se definirá las configuraciones que tendrá acceso el usuario según el perfil de usuario que corresponda. Imagen 31. Bloque Menú- Opciones Bloque Zona de accesos directos 5. Áreas rápidas: Acceso directo a las últimas actualizaciones de los expedientes creados. Imagen 32. Bloque Zona de accesos directos- Áreas rápidas 6. Enlaces rápidos (Ir a): Permitirá definir las funcionalidades que verá el usuario de manera más rápida. Imagen 33. Bloque Zona de accesos directos- Enlaces rápidos (Ir a) 22 de 55

23 Bloque escritorio 7. Enlaces rápidos: Permitirá cambiar los bloques del área de trabajo de un lugar a otro. Imagen 34. Bloque escritorio- Enlaces rápidos Bloque usuarios 8. Asignar esta dependencia: Permite seleccionar departamentos previamente creados en configuraciones de la entidad > departamentos. Imagen 35. Bloque usuarios- Asignar esta dependencia 9. Asignar a Usuarios: Imagen 36. Bloque usuarios- Asignar usuarios 23 de 55

24 7.1 Editar perfil: En este apartado se podrá modificar un perfil haciendo clic en Editar que aparece a la derecha de los diferentes perfiles. Esto llevará a un formulario similar al de creación, en el que el usuario podrá actualizar las características del perfil. Imagen 37. Editar perfil de usuarios 7.2 Borrar perfil de usuarios: Esta área se utilizará para borrar perfil que no esté en uso. Imagen 38. Borrar perfiles de usuarios 24 de 55

25 Imagen 39. Selección de perfiles de usuarios para borrar Imagen 40. Perfiles de usuario eliminado 7.3 Otras opciones encontradas en Perfiles de Usuario: Para visualizar las actividades ya completadas y tener un seguimiento con lo realizado, el bloque del perfil de usuario contará con una opción Ver que permitirá ver las últimas modificaciones realizadas. Imagen 41. Otras opciones encontradas en perfiles de usuario 25 de 55

26 8. DEPENDENCIAS Esta área tendrá como objetivo organizar a los usuarios de la entidad en grupos para una mejor distribución de tareas, así como replicar el organigrama de la entidad. Para realizar una creación de dependencia se deberá realizar los siguientes pasos: 1er. Paso: hacer clic en el botón Configuración Entidad Estatal / Proveedor 2do. Paso: hacer clic en el bloque Dependencias Imagen 42. Configuración Dependencias 3er. Paso: en las funciones presentadas en el bloque de dependencia pulsar el botón. Imagen 43. Detalle de Dependencias 26 de 55

27 4to. Paso: en el siguiente paso se mostrará los usuarios que pertenece a la dependencia principal. Imagen 44. Usuarios de la Dependencia 5to. Paso: en el siguiente paso se mostrará el formulario para crear una dependencia, en el mismo hará clic en el botón Imagen 45. Agregar Dependencias Principal 6to. Paso: una vez se haya dado clic al botón del departamento, luego hacer clic en el botón. se abrirá un campo requiriendo nombre Imagen 46. Agregar nombre departamento de Dependencias 27 de 55

28 7to Paso: Luego de haber confirmado el nombre del departamento se deberá hacer clic en el departamento para editar dependencia. Imagen 47. Actualización departamento de Dependencias Imagen 48. Actualización departamento de Dependencias 28 de 55

29 8to Paso: Luego de haber confirmado y actualizado el nombre del departamento el sistema solicitará si se desea agregar grupo de trabajo o agregar usuarios. Imagen 49. Agregar grupo de trabajo o Agregar usuarios Imagen 50. Selección de usuarios para la dependencia 29 de 55

30 9. BIBLIOTECA DE DOCUMENTOS Permitirá archivar y gestionar todos los documentos cargados en la plataforma, posibilitando su reutilización sin que sea necesario efectuar una nueva carga. Se podrá consultar firmas, fechas, añadirlas o eliminarlas de los documentos. Esta funcionalidad tiene 4 opciones: Imagen 51. Ruta para la Biblioteca de Documentos 9.1 Anexar Documentos Esta opción permitirá cargar documentos desde el ordenador del usuario, para esto se deberá hacer clic en el botón Buscar Documentos. Imagen 52. Búsqueda de documentos 30 de 55

31 Imagen 53. Documento adjuntado para anexar Imagen 54. Verificación de documentos anexado 9.2 Importar archivos (alternativo) Este apartado permitirá cargar varios documentos desde el equipo del usuario. Imagen 55. Importar archivos (alternativos) 31 de 55

32 9.3 Borrar Permitirá borrar documentos de la entidad, se ejecuta de la siguiente manera: Imagen 56. Borrar documentos de la entidad Imagen 57. Confirmación de los documentos eliminados 32 de 55

33 9.4 Descargar Documentos Esta opción permitirá descargar a la computadora archivos ya importados al sistema. Imagen 58. Descarga documentos importados Imagen 59. Carpeta del documento importado 33 de 55

34 10. DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS Imagen 60. Carpeta del documento importado 34 de 55

35 11. SUSCRIPCIÓN DE ALERTAS Esta opción permitirá que lleguen notificaciones al correo asignado a la misma. Imagen 61. Suscripción de alertas 35 de 55

36 12. FLUJO DE APROBACIÓN En este apartado se podrán definir los responsables de ejecutar actividades en un Proceso, incluyendo el orden en que deben realizar las acciones los distintos usuarios. Una vez definidos, estos flujos podrán ser guardados para ser utilizados en diferentes tareas de la gestión de los Procesos. Esta funcionalidad tendrá como objetivo simplificar las actividades de administración, para poder reutilizar los flujos. No es necesario definir más que una vez aquellos que implican a los mismos usuarios y en el mismo orden. Imagen 62. Flujo de aprobación El flujo de aprobación ofrecerá las siguientes opciones distribuidas en 4 pasos: 36 de 55

37 12.1 Crear Esta opción le permitirá establecer un nuevo flujo de aprobación. Para crear un flujo de aprobación deberá seguir los siguientes pasos: 1. Indicar el nombre y la descripción del flujo que va a crear. Imagen 63. Crear flujo de aprobación Imagen 64. Crear flujo de aprobación completado 2. Definir el tipo de nivel que tendrá el flujo la plataforma Simultáneo: si los aprobadores deben realizar la validación a la vez. Secuencial: si los aprobadores deben realizar la validación en un orden determinado. Imagen 65. Agregar nivel de flujo de aprobación 37 de 55

38 Imagen 66. Agregar nuevo nivel Nota: Elegir la opción simultánea deberá indicar el número de usuarios necesarios para concluir la acción. Imagen 67. Número de usuarios 3. Una vez seleccionado el nivel del flujo hacer clic en el botón agregar tarea para indicar el departamento o usuario que aprobará el flujo. Agregar una nueva tarea cuenta con un formulario que indica los datos de la misma: Nombre: nombre de la tarea Descripción: descripción de la tarea Asignado a: seleccionar a quien va dirigido (usuario, entidad, grupo de usuario o dependencia) Días/horas hasta la fecha límite: Hora y fecha de utilizar flujo Prioridad: establece la urgencia de la tarea que tiene que realizar el usuario. Enviar notificación por correo electrónico? Alerta por correo electrónico informando al usuario de la acción a realizar. Esta tarea es suficiente para la aprobación de nivel? 38 de 55

39 Imagen 68. Agregar una nueva tarea Imagen 69. Agregar una nueva tarea completada 4. Después de completar los datos solicitados deberá pulsar el botón crear y el flujo de aprobación estará creado. Imagen 70. Flujo de aprobación creado 39 de 55

40 12.2 Activar El usuario a través de esta opción podrá activar flujos de aprobación que se encuentran inactivos. Para realizar esta acción deberá seleccionar el o los flujos que desea activar y pulsar el botón activar. Imagen 71. Activar flujo de aprobación Imagen 72. Activar flujo de aprobación activada 40 de 55

41 12.3 Desactivar A través de esta opción podrá desactivar flujos de aprobación que se encuentran activos. Para realizar esta acción se deberá seleccionar el o los flujos que desea desactivar y pulsar el botón desactivar. Imagen 73. Desactivar flujo de aprobación activada Imagen 74. Flujo de aprobación desactivado 41 de 55

42 12.4 Borrar A través de esta opción podrá borrar flujos de aprobación que se encuentran inactivos y que no son necesarios para la Entidad Estatal. Para realizar esta acción deberá seleccionar el o los flujos que desea borrar y hacer clic en el botón borrar. Imagen 75. Borrar flujo de aprobación Imagen 76. Flujo de aprobación eliminado 42 de 55

43 13. GRUPO DE USUARIOS Esta función permitirá dentro de la cuenta crear conjuntos de usuarios, como por ejemplo, los que sólo serán visualizadores, auditores o compradores dentro del sistema. Imagen 77. Grupo de Usuario Este apartado tendrá como opción cuatro actividades para crear este procedimiento: 13.1 Crear Grupo de Usuario Esta opción permitirá establecer nuevos grupos de usuarios siguiendo los siguientes pasos: 1. Indicar el nombre y la descripción del grupo de usuarios. Imagen 78. Creación Grupo de Usuario Imagen 79. Ejemplo creación de grupo 43 de 55

44 2. Luego de registrar el nombre y descripción de usuario deberá hacer clic en el botón, pondrá un nombre al rol del grupo como por ejemplo (Consulta, Gestión, Visualizadores, etc.). Imagen 80. Agregar Rol Imagen 81. Ejemplo Agregar nuevo rol 44 de 55

45 3. Una vez creado el rol deberá asignar el grupo de usuarios, se podrá aplicar tanto a usuarios específicos como a Usuarios incluidos en un departamento (con lo que se incluirán todos los Usuarios que forman parte del mismo). Imagen 82. Ejemplo rol creado 4. Para agregar usuarios deberá realizar los siguientes pasos: 1. Pulsar botón. 2. Pulsar botón buscar para agregar usuarios autorizados para el grupo de usuario. Imagen 83. Buscar usuarios a agregar 45 de 55

46 3. Seleccionar usuarios autorizados y pulsar botón agregar. Imagen 84. Agregar usuarios 4. Una vez seleccionado el usuario deberá hacer clic en el botón. Imagen 85. Selección de usuario 46 de 55

47 5. Después de pulsar el botón los datos completados serán guardados y se creará el grupo de usuario. Imagen 86. Grupo de usuario creado 13.2 Activar grupo de usuarios Este apartado permitirá activa grupo de usuarios que han sido desactivados. Imagen 87. Activar grupo de usuarios desactivados 47 de 55

48 Para activar los grupos de usuario el usuario administrador deberá: Seleccionar el o los grupos de usuarios que desea activar Pulsar el botón activar. Imagen 88. Activar grupo de usuarios Imagen 89. Grupo de usuario activado 48 de 55

49 13.3 Desactivar grupo de usuario Este paso permitirá desactivar los grupos de usuario que temporalmente la Entidad no utilice. Para desactivar los grupos de usuario se deberá: 1. Hacer clic en el botón desactivar. Imagen 90. Desactivar Grupo de usuario 2. Seleccionar grupo de usuario para desactivar y hacer clic en el botón desactivar. Imagen 91. Grupo de usuarios disponible para desactivar 49 de 55

50 3. Grupo de usuario desactivado 13.4 Borrar grupo de usuario Imagen 92. Grupo de usuarios desactivado Está opción permitirá borrar un grupo de usuario que la entidad no esté utilizando. Para borrar grupo de usuario se deberá seguir los siguientes pasos: 1. Hacer clic en el botón borrar. Imagen 93. Borrar Grupo de usuario creado 50 de 55

51 2. Seleccionar grupo de usuario para borrar y hacer clic en el botón borrar. Imagen 94. Grupo de usuario Eliminado 51 de 55

52 14. GLOSARIO DE TÉRMINOS 1. AGENDA: lista de actividades del usuario en formato calendario. 2. APLICACIÓN: es una herramienta informática que permite realizar de manera automática diferentes procesos de trabajos. 3. ÁREA DE TRABAJO: es la entrada a la plataforma, en ella, están disponibles varias aplicaciones que ayudan al usuario, de una forma rápida a trabajar en procedimientos y a establecer mecanismos de trabajo a través de la plataforma. 4. BUBO: es el tutor de ayuda en línea en el área de trabajo de la plataforma. 5. DARSE DE ALTA: es la instrucción que permitirá iniciar el Registro de Usuario. 6. ENTIDAD: es la empresa o institución estatal. 7. FLUJO DE APROBACIÓN: es la aprobación de las secuencias de acciones o de las actividades a realizar en un proceso. 8. HUSO HORARIO: Es la estructura geográfica artificialmente creada por el hombre para organizar los horarios del planeta tierra de manera sucesiva y permanente. Los husos horarios son 24 espacios artificiales que definen el horario específico de cada región del planeta y sirven para conocer con mayor exactitud la hora en la que cada parte del planeta está en cada momento. 9. LINK: enlace navegador web. 10. MENÚ DE INICIO: menú en el que se encuentran disponibles diferentes opciones para trabajar en la plataforma. 11. NAVEGADOR: es el software que permite acceder al internet. 12. NOMBRE COMERCIAL: un nombre comercial es el nombre, denominación, designación o abreviatura que identifica a una institución, empresa o establecimiento. 52 de 55

53 13. NOMBRE LEGAL: es el nombre de la razón social bajo la cual la institución lleva a cabo sus operaciones. 14. PLATAFORMA: es un sistema que sirve de base para hacer funcionar un conjunto de módulos informáticos compatibles. 15. RNC: Registro Nacional de Contribuyentes. 16. SUGERENCIAS DEL DIA DE BUBO: alertas de la plataforma. 17. USUARIO: es el individuo que tendrá autorización de utilizar la plataforma. 18. UNIDAD DE CONTRATACIÓN: son los usuarios que tendrán acceso a los procedimientos gestionados por la unidad, de tal manera que únicamente visualizarán éstos procedimientos. 53 de 55

54 NOTAS: 54 de 55

55 NOTAS: 55 de 55