GUÍA DE PROCESOS DE EXCEPCIÓN

Transcripción

1 GUÍA DE PROCESOS DE EXCEPCIÓN DGCP Sistema Informático para la Gestión de las Compras y Contrataciones del Estado Dominicano Edic. /Rev.: 000 v03.01 Fecha: 08/08/2016

2 DOCUMENTO / ARCHIVO: HOJA DE CONTROL DE DOCUMENTO Título GUÍA DE PROCESOS DE EXCEPCIÓN Nombre Archivo DGCP-GUI-Guía de Procesos de Excepción F1B2-E4GC v03.01 Fecha 08/08/2016 Versión v03.01 Cliente Asunto / Detalle Soporte lógico Localización Dirección General Contrataciones Públicas-DGCP GUÍA DE PROCESO DE EXCEPCIÓN Microsoft Word Santo Domingo- República Dominicana REGISTRO DE CAMBIOS Versión Páginas Fecha Modificación Motivo del cambio v /05/2015 Creación del documento v /07/2015 Actualización del documento Fase 1 A v /07/2015 Revisión final del documento Fase 1A v /11/2015 Actualización del documentos Fase 1A v /06/2016 Actualización del documentos Fase 1B2 v /08/2016 Actualización del documentos Fase 1B2 DISTRIBUCIÓN DEL DOCUMENTO: Nombre Jhonattan Toribio George Slujalvkosky Yaraida Volquez Área Tecnología Tecnología Capacitación Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 2 de 54

3 CONTROL DEL DOCUMENTO Este documento ha sido: Nombre: Preparado por: Revisado por: Aprobado por: Firma: Gianina Cáceres Angélica Consuegra Orquídea Almonte Fecha: 08/08/2016 Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 3 de 54

4 INDICE PROCESO DE EXCEPCIÓN... 5 CREACIÓN DE PROCESOS DE EXCEPCIÓN... 6 PLANEACIÓN... 9 PUBLICACIÓN DIFERIDA DECLARACIÓN DE DESIERTO DE UN PROCESO APERTURA DE OFERTAS (SOBRE ECONÓMICO) EVALUACIÓN DE CRITERIOS SELECCIÓN (ADJUDICACIÓN) CREACIÓN DEL CONTRATO Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 4 de 54

5 1. PROCESO DE EXCEPCIÓN Los procesos de Excepción van destinados a cubrir las urgencias, emergencias y demás necesidades excepcionales descritas en la normativa, las cuales debido a sus condiciones particulares requieren de un procedimiento expedito que facilite atender dichas necesidades en el tiempo requerido. Creación del Procedimiento Borrador (Opcional) Selección Apertura de Ofertas (Sobre Económico) Gerenciamiento del contrato Creación del Contrato Adjudicación Evaluación Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 5 de 54

6 2. CREACIÓN DE PROCESOS DE EXCEPCIÓN La creación de un proceso de excepción en el Portal transaccional inicia con: 1. Registrarse con el usuario y clave asignado. 2. Una vez ingresado al sistema en el área de trabajo se deberá continuar con los siguientes pasos: Hacer clic en el Botón Menú que está ubicado en la barra de menú de inicio Ir a Menú del Comprador Hacer clic en Tipos de procesos Imagen 1. Ruta para Crear un proceso de Compras Menores Nota: Otras opciones para ingresar directamente al Proceso de Compras Menores son: A. *Hacer clic en el botón Procesos que está ubicado en la barra de menú de inicio *Hacer clic en Tipos de procesos Imagen 2. Ruta número 2 para Crear un proceso de Compras Menores Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 6 de 54

7 B. *Hacer clic en el botón Ir a que está ubicado en el barra de menú de inicio Imagen 3. Ruta número 3 para Crear un proceso de Compras Menores 3. Después de haber ingresado a la página de procesos de compras deberá iniciar con el proceso de Compras de Excepción y pulsar el botón crear. Imagen 4. Proceso compras de Excepción Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 7 de 54

8 4. Una vez pulsado el botón Crear se abrirá un cuadro, donde se tendrá que completar las informaciones relacionadas al proceso. Imagen 5. Crear Proceso de Excepción Las informaciones que deberá completar son las siguientes: Tipo de Procedimiento: Está definido por defecto. Tipo de Sub-procedimiento: Deberá seleccionar el tipo de compra por excepción que realizará. Nombre: es el nombre que tendrá el expediente de ese proceso Adquisición de pasajes aéreos para Dirección Unidad de requisición: será el área o unidad de compra que solicita proceso. Ej.: el 5. Una vez completados estos datos pulsar el botón, el Portal transaccional guardará la información suministrada y traerá un formulario dividido en bloques donde deberá completar la información del proceso. Imagen 6. Confirmar creación de proceso Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 8 de 54

9 3. PLANEACIÓN El portal transaccional mostrará una nueva pantalla, dividida en bloques en los que se deberán completar los datos solicitados. Imagen 7. Confirmar creación de proceso En esta nueva pantalla, se podrá visualizar un post-it con la siguiente información disponible ( la información solo debe estar visible después de terminar el paso Información General Estado: rellenado automáticamente. Referencia del procedimiento: rellenado automáticamente, se completa de acuerdo al código de nombramiento de los expedientes de compras DGCP. Tipo de procedimiento : rellenado automáticamente. Fase del procedimiento: rellenado automáticamente. Equipo: rellenado automáticamente. Unidad de requisición: rellenado automáticamente. Imagen 8. Post-it Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 9 de 54

10 Para completar el formulario de creación de un proceso de Compras por excepción deberá completar los siguientes pasos: 1. Información general 2. Configuraciones del procedimiento 3. Artículos y preguntas 4. Evaluación 5. Documentos del procedimiento 6. Documentos habilitantes 7. Invitación 8. Configuración del presupuesto Paso 1: Información General Este paso describirá la información actual del Proceso de Compra. El mismo estará divido por los siguientes bloques: Bloque 1: Información General Bloque 2: Información del Contrato Bloque 3: Ubicación del Contrato Bloque 4: Configuración de Equipos y Flujos Bloque 5: Plan Anual de Compras Bloque 6: Información Presupuestal Bloque 7: Documentos Internos Bloque 8: Fase de observaciones Bloque 1. Información General: en este bloque se deberá completar la siguiente información: Referencia del procedimiento: este campo estará completado automáticamente por el sistema. Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 10 de 54

11 Nombre: nombre de la compra que se está realizando. Se queda rellenado automáticamente pero es editable. Descripción: breve detalle de la compra que se está realizando. Tipo de Sub- procedimiento: se completa automáticamente de acuerdo a la información colocada en la ventana de creación del expediente. No editable. Relacionar con otro proceso: en este campo se elegirá si se quiere asociar el proceso de compra actual con otro proceso que se ha realizado anteriormente. Bloque 2. Información de Contrato Imagen 9. Bloques del proceso Objeto: se deberá seleccionar cuál es el objeto del contrato de una lista desplegable, entre estas opciones están Bienes, Servicios y Obras. Servicios: si la elección es Servicios aparecerá un Subtipo de Contrato, deberá seleccionar una de estas opciones: Servicios Consultorías Consultorías basada en la calidad de los servicios Justificación de la modalidad de contratación: se deberá seleccionar entre estas opciones, podrá seleccionar varias alternativas, puede adjuntar documentos de soporte en el paso Documentos internos. - Decreto Presidencial - Resolución de la máxima autoridad - Organismo de financiación externo Imagen 10. Bloques del proceso Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 11 de 54

12 Duración estimada del contrato : deberá introducir el tiempo que estima podría durar el contrato de esta compra. Bloque 3. Ubicación del Contrato: Es la misma dirección de la unidad de requisición. En caso de seleccionar otra ubicación el sistema dará la posibilidad de definir una nueva ubicación. Esta ubicación se clasificará de acuerdo a los clasificadores geográficos. Imagen 11. Ubicación del Contrato utilizando la misma dirección Imagen 12. Ubicación del Contrato utilizando nueva dirección Bloque 4. Plan Anual de Compras: traerá la pregunta Es una adquisición planeada? Si o No. El usuario deberá responder si es o no una adquisición planeada, en caso de que si sea una adquisición planeada el sistema le mostrará la siguiente pantalla, en donde añadirá la adquisición por el PACC. Imagen 13. Plan Anual de Compras Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 12 de 54

13 En caso de no estar planeada con el PAAC, le pedirá que justifique por qué no está planeada. Imagen 14. Plan Anual de Compras Bloque 5. Documentos Internos: se podrá adjuntar documentos internos que estarán disponibles sólo para los usuarios de la entidad definidos en el Equipo del procedimiento, los proveedores no tiene acceso a estos documentos. Imagen 16. Documentos Internos Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 13 de 54

14 Imagen 17. Buscar Documentos Internos Imagen 18. Documentos Internos anexos Bloque 6. Bloque Fase de observaciones: el sistema hace la pregunta: Es un procedimiento con Fase de observaciones? A esta pregunta deberá seleccionar SI o No. Si selecciona SI el proceso tendrá una fase adicional de observaciones o borrador que le permitirá hacer observaciones del proceso a los proveedores. La opción NO quedará marcada por defecto. Después de añadir todos los datos deberá hacer clic en el botón o Al hacer clic en el botón Aprobar los pasos siguientes quedarán desbloqueados para continuar. Todos los datos son editables hasta la publicación del procedimiento excepto Bloque Fase de observaciones y el campo Tipo de sub-procedimiento. Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 14 de 54

15 Paso 2: Configuraciones del Procedimiento El paso Configuraciones del Procedimiento estará dividido en 8 bloques que detallamos a continuación: Bloque 1. Cronograma Bloque 2. Mipymes Bloque 3. Pago de anticipos Bloque 4. Visita al lugar de ejecución Bloque 5. Lotes Bloque 6. Observaciones Bloque 7. Configuraciones Avanzadas Bloque 1. Cronograma: Zona horaria Fecha de publicación del aviso de convocatoria Presentación de aclaraciones Reunión aclaratoria Plazo máximo para expedir Emisión de Circulares, Enmiendas y/o Adendas Presentación de ofertas Apertura de ofertas Evaluación de ofertas Notificación de Errores u Omisiones de Naturaleza Subsanable Adjudicación Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 15 de 54

16 Acto de Adjudicación Notificación de Adjudicación Constitución de garantía de Fiel Cumplimiento Suscripción del contrato/ Orden de compra Publicación del contrato/orden de compra Plazo de validez de las ofertas Imagen 19. Cronograma Bloque 2. Mi Pymes: en este paso deberá elegir si quiere limitar el proceso de compras especialmente a MiPymes o MiPymes Mujeres. En caso de seleccionar que no el sistema le mostrará una pantalla como muestra la imagen. Imagen 20. Mipymes Si elige si, el campo Limitar este proceso a Mi pymes quedará visible y el proceso va a ser para compañías clasificadas como Mi Pymes o Mi Pymes Mujeres Imagen 21. Mipymes mujeres Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 16 de 54

17 Bloque 3. Pago de Anticipos Pago de Anticipos: en este se configurará la forma de pago del proceso, el mismo tendrá dos opciones y deberá seleccionar si desea o no pagar anticipo. Si selecciona la opción SI deberá llenar la fecha prevista del pago del anticipo y el porciento de anticipo tal cual se muestra en la imagen. Imagen 22. Anticipos Solicitud de garantías? Deberá seleccionar entre las opciones Sí o No. Al seleccionar Si deberá completar los siguientes datos: Imagen 23. Garantías Bloque 4. Visita al lugar de ejecución: se deberá elegir entre las opciones SI o No en caso de que se requiera visita al lugar de ejecución para el procesos de compras. Si elige SÍ el sistema mostrara los siguientes campos a completar: - Fecha Límite para visitas : Selección de la fecha y hora a través de un calendario - Información Adicional: podrá indicar la dirección donde los proveedores deben hacer las visitas Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 17 de 54

18 Imagen 24. Visitas al lugar de ejecución Bloque 5. Lotes: Definir Lotes: en este paso se podrá elegir entre las opciones Si o No (campo obligatorio). La opción No estará marcada por defecto. Imagen 25. Lotes Si se selecciona la opción Si deberá definir la cantidad y nombres de los lotes. Imagen 26. Lotes Bloque 7. Observaciones: este bloque se colocara la información con los nombres de los diarios de circulación nacional donde se dará publicidad a la convocatoria. Máximo 500 caracteres. Imagen 27. Observaciones Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 18 de 54

19 Bloque 9. Configuraciones Avanzadas: este campo en caso de elegir la opción SI el sistema le permitirá configurar número decimales del precio de los artículos y el precio total, por igual se encontrará el modo de presentación de ofertas. Imagen 28. Configuraciones avanzada Imagen 29. Configuraciones avanzada Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 19 de 54

20 Paso 3: Artículos y preguntas En este paso se configura la cantidad, código UNSPSC, descripción, cuenta presupuestaria, precio unitario y precio total de los artículos a comprar, por igual se establecerá preguntas dirigidas al proveedor para que se completen cuando se realice la oferta. Para facilitar el registro de condiciones de un procedimiento, la plataforma da la posibilidad de crear tantas preguntas como la entidad necesite. La pantalla en que se puede realizar la configuración del formulario de respuesta está dividida en tres áreas principales: - Espacio donde podrá establecer las preguntas y cuestiones que los proveedores deben responder - Barra de herramientas con las opciones de añadir sección, preguntas, borrar, guardar plantillas, guardar como pdf. - Acceso rápido al listado de preguntas Imagen 30. Artículos y preguntas Los campos a completar para la lista de precios son: Código Artículo: Rellenado automáticamente y editable; Código UNSPSC: Sub clase correspondiente al artículo que se solicita (debe tener la opción de utilizar las búsquedas dentro del clasificador UNSPSC, permitiendo seleccionar sólo el cuarto o quinto nivel). Esto campo debe ser llenado con el código escogido y su descripción. La descripción y el código no son editables sólo se deben cambiar dentro del clasificador UNSPSC; Cuenta Presupuestaria: Cuenta o cuentas presupuestarias correspondientes al código UNSPSC que se solicita. Cada código UNSPSC puede tener una o más de una cuenta presupuestaria asociada. Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 20 de 54

21 - Si el código UNSPSC escogido en el campo anterior tiene solamente una cuenta presupuestaria asociada, entonces el campo se va a quedar llenado automáticamente y no editable; - Si el código UNSPSC escogido en el campo anterior tiene más de una cuenta presupuestaria asociada, entonces el campo va a ser un despliegue con la opción Seleccione por defecto y todas las otras cuentas presupuestarias disponibles para seleccionar. - Si se borra el código UNSPSC, el campo Cuenta Presupuestaria debe ser borrado automáticamente. - Si se modifica el código UNSPSC, el campo Cuenta Presupuestaria también debe ser modificado. Descripción: Descripción del artículo que se solicita. Cantidad: Número de unidades del artículo que se solicita Unidad: Unidad de medida de los artículos Precio unitario estimado: Precio estimado de cada artículo (campo obligatorio) Precio total estimado: Rellenado automáticamente - Se tiene la opción de añadir observaciones en cada una de las líneas en el detalle del artículo. Esta opción sirve para que el usuario pueda añadir más detalles en la descripción de los artículos. Los tipos de preguntas disponibles para solicitar a los proveedores son: - Respuesta Múltiple - Matriz de respuestas - Pregunta abierta - Pregunta numérica - Anexos - Respuesta lógica - Pregunta de requisitos - Plazo - Pregunta de condiciones de entrega - Lista de precios Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 21 de 54

22 Pulsando el menú Opciones, dentro del artículo, la plataforma permite exportar a Excel, importar desde Excel y añadir secciones, entendido como un enunciado separador de un conjunto de artículos dentro de un lote. Al hacer el importe, cuando uno de los campos no es llenado correctamente el sistema hace el importe pero eso campo queda vacío; En cada artículo, la plataforma da la posibilidad de adjuntar un documento específico para ese artículo; La plataforma permite crear plantillas de formularios de respuesta que se podrán utilizar posteriormente en otros procedimientos y que pueden estar disponibles únicamente para el usuario que la creó o para toda la entidad; Si el mapa de cantidades es muy extenso, la plataforma permite su exportación desde formato MS Excel. Esta plantilla en formato Excel debe ser primero descargada de la plataforma y su configuración de columnas no es editable. Posteriormente debe ser importada a la plataforma. Al hacer el importe, cuando uno de los campos no es llenado correctamente el sistema hace el importe pero ese campo queda vacío. Imagen 31. Importar y exportar lista Paso 4. Evaluación En este paso será posible definir una evaluación de criterios a las ofertas que se harán a este proceso. El sistema hace la pregunta: Definir un modelo de evaluación para este procedimiento: Deberá elegir entre las opciones Si o No (la opción No esta elegido por defecto y es editable). Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 22 de 54

23 Imagen 32. Evaluación de criterios En caso de seleccionar Si le desplegará las siguientes opciones con las que podrá configurar la evaluación: Tipo de evaluación: Evaluación de varios criterios de selección (por defecto, no editable). Método de evaluación: Manual (por defecto, no editable). Publicar modelo de evaluación: deberá elegir entre las opciones Si o No (la opción No esta seleccionada por defecto). Si elige la opción si, significa que los criterios de evaluación serán publicados al proveedor cuando se muestre interesado. Imagen 33. Evaluación de criterios Para agregar los criterios que tendrá la evaluación en el área de configuración del modelo de evaluación deberá pulsar el botón, el sistema habilita los campos para describir los criterios, podrá insertar los criterios de evaluación de manera manual indicando el % de ponderación que dará a cada uno. Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 23 de 54

24 Imagen 34. Configuración del modelo de evaluación Deberá pulsar el botón Agregar criterio y portal transaccional le traerá una línea para escribir los criterios con los que evaluara las ofertas a su vez tendrá el botón Borrar seleccionado que le permitirá eliminar criterios ya creados y Comprobar suma que le validará el porcentaje asignado a cada criterio este dentro del rango 100. Imagen 35. Reglas para el modelo de evaluación seleccionado Imagen 36. Configuración del modelo de evaluación Paso 5. Documentos del procedimiento: Bloque Comentarios Externos En este bloque podrá añadir observaciones al procedimiento visibles para todos los proveedores. Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 24 de 54

25 Imagen 37. Comentarios externos Bloque Documentos En este bloque será posible adjuntar los documentos necesarios para que el proveedor pueda presentar su oferta, pliego de condiciones, anexos, catálogos etc., podrá adjuntar documentos por tres opciones: Crear desde documento tipo: opción para adjuntar plantillas de documentos. Buscar en la biblioteca: son documentos que han sido cargados previamente en el menú documentos de la entidad y podrá elegir alguno de ellos. Anexar documento: adjuntar documentos que se encuentran en el ordenador. Borrar seleccionado: podrá eliminar cualquier documento, seleccionando el documento que desea borrar. Imagen 38. Adjuntar documentación Paso 6. Documentos Habilitantes Bloque Documentos Habilitantes En este bloque portal transaccional mostrará una lista con todos los tipos de documentos que se solicitan a los proveedores en los procedimientos. Al seleccionar uno o varios de estos podrá definir el momento de entrega de los mismos, si en la Adjudicación o en la oferta. Para seleccionarlos podrá filtrarlos por familia. Imagen 39. Documentos Habilitantes Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 25 de 54

26 Bloque otros documentos Otros Documentos requeridos para la presentación de la oferta: deberá elegir entre las opciones Si o No (la opción No esta seleccionada por defecto). - Si el usuario selecciona sí le aparecerá la opción agregar otro tipo de documento (Estos documentos serán públicos). Imagen 40. Bloque otros documentos Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 26 de 54

27 Paso 7. Invitación Bloque invitación manual de proveedores Este paso se queda desbloqueado después de clicar en Finalizar Consulta y antes de la publicación del proceso. En este paso el sistema va a hacer un match de las categorías seleccionadas en la lista de precios y saldrá un listado de proveedores con interés en la misma categoría escogida. Los proveedores que tienen interés en la misma categoría van a recibir una notificación. Para todos los sub-procedimientos, el módulo de invitación no se controlará la cantidad mínima de invitados. El comprador podrá invitar directamente o no, la cantidad de proveedores que requiera. Solamente se pueden invitar proveedores que están en el listado de match de las categorías. Se invita pulsando el botón Invitar que abre una ventana con el listado de proveedores con interés y con el botón Seleccionar en frente a cada proveedor que permite invitar los proveedores seleccionados. Los proveedores invitados directamente van a recibir una notificación y va a ser creada una oportunidad en su área de trabajo; Tendrá la opción de Borrar pero sólo se podrán borrar los proveedores invitados directamente.. El usuario tramitador podrá seleccionar los proveedores que desea invitar y que están registrados en la plataforma en las mismas categorías del procedimiento. Si el procedimiento es limitado a Mi pymes entonces sólo deberán ser visibles proveedores que sean Mi pymes. Nota: Los proveedores seleccionados recibirán una alerta en su correo electrónico y podrán encontrar también la invitación en el widget Notificaciones en el área de trabajo del procedimiento. Imagen 41. Invitación Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 27 de 54

28 Imagen 42. Buscar y Añadir Proveedores Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 28 de 54

29 Paso 8. Configuración del presupuesto Este paso solo estará disponible en la etapa planeación y se queda desbloqueado después de pulsar en Finalizar Consulta y antes de la publicación del proceso. Bloque Configuración del Presupuesto Destino del gasto: el usuario deberá seleccionar entre las opciones: -Funcionamiento -Inversión. Origen de los recursos: el usuario deberá seleccionar de una lista entre: Fuente general, Fuentes con destino específico, Fuentes de recursos propios, Transferencias, Crédito interno, Fuentes de terceros, Comprobantes en proceso de pagos (pasivos financieros), fuentes contables, Crédito externo, Donación externa Integración Manual: campo no editable. El sistema define automáticamente si es una integración automática o manual. Si el sistema no hace la integración automática o esa integración no existe entonces el sistema va a chequear el campo. Código Autorización de Disponibilidad Presupuestal: si la es integración manual, este campo es obligatorio y editable. Si hay integración con el SIGEF, este campo es informativo y no editable (el sistema deberá traer la información rellenada en la fase de creación del expediente. Nota: La plataforma contendrá un parámetro habilitando la Vinculación con SIGEF por institución desde la consola de Administración. Si está habilitado nos informará el código de disponibilidad presupuestal. Si no está habilitado, pedirá un adjunto de certificación presupuestaria. Como alternativa a la integración, el usuario podrá continuar con la creación del procedimiento y adjuntar el documento que justifique esa asignación presupuestaria en el paso Documentos Internos. Documento Justificativo: esto campo sólo es visible y obligatorio cuando la integración es manual. El usuario tiene que añadir un documento para probar que tiene presupuesto para los artículos que va a comprar. Cuando la integración es automática esto campo no se queda visible. Valor Total del Presupuesto: El valor presentado en este campo es copiado del valor presentado en el paso 2. Campo visible y no editable. Grilla de las cuentas presupuestarias: los datos de la grilla no son editables. El sistema presenta en la grilla la información que fue cargada en la lista de precios. La grilla va a contener 3 columnas: Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 29 de 54

30 - Cuenta Presupuestaria: número de la cuenta - Valor: valor a ser consumido de la cuenta - Estado: estado de la integración. Imagen 43. Configuración del presupuesto Una vez completados todos los pasos, deberá pulsar el botón quedará publicado en modo diferido. y el proceso A lo largo de la creación del procedimiento, tendrá a su disposición las siguientes opciones: Guardar: el procedimiento se queda en estado borrador podrá seguir trabajando en él posteriormente. Cancelar: podrá cancelar la creación del procedimiento, pero no eliminar la información. Finalizar: el sistema asume los datos y coloca visible la opción Publicar si faltará por completar algún dato el sistema emitirá una alerta indicando el campo que deberá rellenar o corregir. Si hay flujo de aprobación asociado: si hay un flujo de aprobación asociado a la publicación en alguno de los pasos anteriores, tendrá que confirmar dicho flujo y cada responsable de la aprobación recibirá una notificación para realizar la tarea. - si el aprobador rechaza la acción, el usuario comprador recibirá una alerta en la plataforma y podrá realizar las modificaciones y/o correcciones pertinentes; - si el usuario aprueba la acción, el usuario podrá publicar el procedimiento. Si no hay flujo de aprobación asociado: podrá pulsar la opción Publicar Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 30 de 54

31 Aclaraciones sobre el Pliego de Condiciones Los proveedores interesados en el procedimiento podrán solicitar aclaraciones a los pliegos a través del widget Aclaraciones, dentro de la carpeta del procedimiento; La entidad contratante tendrá que responder a dicha solicitud a través del widget Aclaraciones; Cuando como consecuencia de una pregunta, se requiera realizar una modificatoria a los pliegos de condiciones específicas (adendas o enmiendas), estas se podrán hacer desde el widget Adendas. La plataforma permite definir dentro del Equipo del procedimiento, qué usuarios podrán realizar Adendas, según los roles establecidos en la consola de Administración y en las fechas contempladas en el cronograma del procedimiento, salvo los casos que procedan de una suspensión. Siempre habrá que motivar la modificación, que será visible para los proveedores interesados en el procedimiento. Las adendas son: - Modificación en las fechas del cronograma - Cambiar configuración - Cambiar el formulario de respuesta - Cambiar la evaluación - Cambiar pliegos y documentación. Los proveedores interesados serán notificados a través de una alerta automática de la plataforma de la realización de las adendas o enmiendas, estas serán incorporadas al widget de enmiendas. Esta lista de proveedores podrá ser exportada a formato MS Excel en la sección de reportes y estadísticas. El envío, la recepción y la lectura de las aclaraciones en la plataforma generan recibos electrónicos que garantizan la fecha y hora en la que se realizó cada una de las acciones. Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 31 de 54

32 4. PUBLICACIÓN DIFERIDA Al pulsar el botón Publicar una vez cumplimentados los pasos de la creación del procedimiento, el sistema le mostrará la siguiente pantalla informativa, especificando el día y la hora en la que se publicará el procedimiento ya programado en el cronograma, a esto le llamamos Publicación Diferida, deberá hacer clic en confirmar. Una vez publicado el procedimiento: Imagen 44. Publicación Diferida El mismo será de acceso público y cualquier proveedor puede consultar la información. Los proveedores que tengan interés informativo en una misma categoría del procedimiento van a recibir un correo con la información de que un procedimiento en esa categoría fue publicado. Cancelar procedimiento: el sistema obliga a que el usuario justifique la cancelación, con comentario y adjuntando un documento justificativo (en el flujo de aprobación). esta acción se registrará asociándole un flujo de aprobación. una vez cancelado, el procedimiento quedará en estado cancelado. Una vez realizada la publicación del procedimiento en la plataforma, éste estará disponible para todos los proveedores que accedan a la plataforma a través de las opciones: - Consultas Activas (sin login). - Búsqueda de procedimientos de acceso público (con login). - El Pliego de Condiciones Específicas podrá ser retirado por todo interesado a través de la plataforma. Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 32 de 54

33 5. DECLARACIÓN DE DESIERTO DE UN PROCESO Un proceso podrá ser declarado desierto en caso de no recibir ofertas en el tiempo definido, esta acción podrá ser realizada siempre y cuando haya pasado el tiempo de presentación de oferta y no se presentará ningún interesado. Imagen 45. Declaración de Desierto Si quiere relanzar el procedimiento, el sistema le da opción de realizarlo, haciendo la pregunta Relanzar el proceso? En el caso de elegir si, el sistema creará una copia del proceso y podrá realizar las modificaciones de lugar. Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 33 de 54

34 Imagen 46. Declaración de Desierto Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 34 de 54

35 6. APERTURA DE OFERTAS (SOBRE ECONÓMICO) Las ofertas de los proveedores son recibidas en la plataforma con la información encriptada sin posibilidad de conocer su contenido hasta que el o los usuarios asignados para la apertura de ofertas realicen la acción. En la fecha de la apertura, en la carpeta del expediente tendrá que pulsar la opción. Imagen 47. Área de Trabajo Apertura y evaluación mapa comparativo El o los usuarios definidos para la apertura de ofertas realizarán la desencriptación de las mismas, pulsando el botón Abrir. El sistema publica la lista de oferentes que presentaron ofertas económicas. Imagen 48. Iniciar Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 35 de 54

36 A continuación pulsar el botón Imagen 49. Abrir Sobres Los sobres serán desencriptados y quedarán disponibles las ofertas recibidas Una vez revisada la documentación tendrá que calificar las ofertas que se encuentran en estado pendiente de esta manera podrá: Calificar todos los pendientes Descalificar todos los pendientes (Tendrá que justificar) Calificar (en una oferta concreta) Descalificar (en una oferta concreta) Tendrá que justificar Imagen 50. Fase de apertura Calificar o Descalificar Calificadas las ofertas deberá pulsa la opción Publicar lista de oferentes y a continuación confirmar. Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 36 de 54

37 Evaluación Económica Tendrá la opción de realizar un estudio de precios que le permitirá evaluar la mejor oferta, podrá acceder al mismo por diferentes vías: Vía 1: Imagen 51. Vía 1 para evaluación económica Vía 2: Imagen 52. Vía 2 para evaluación económica Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 37 de 54

38 La plataforma indicará automáticamente el precio más bajo recibido, y se podrá generar un archivo en formato Excel, que podrá ser adjuntado a los Documentos correspondiente a la fase de apertura. La unidad operativa de compras genera el reporte preliminar de lugares ocupados y el estudio de precios, de esta forma los peritos podrán descargarlo y realizar las evaluaciones de ofertas económicas. Imagen 53. Evaluación económica Imagen 54. Análisis de la evaluación económica Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 38 de 54

39 Imagen 55. Reporte de la evaluación económica Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 39 de 54

40 7. EVALUACIÓN DE CRITERIOS Al consultar el detalle de la oferta, la entidad tiene la opción para hacer la evaluación manual de la oferta de acuerdo con los criterios definidos en la creación del procedimiento En la plataforma hay dos opciones distintas para hacer la evaluación: 1. En la pantalla de apertura de sobres, tras la apertura, está la opción Evaluación 2. En el área de trabajo del procedimiento, en el widget Evaluación. Al hacer el clic en el botón Evaluación el sistema muestra una pantalla para crear evaluación que tiene los siguientes campos: Bloque detalles del proceso: Id procedimiento (relleno automático) Id técnico (relleno automático). Imagen 56. Bloque detalle del proceso de evaluación Bloque información general: Referencia de la evaluación (campo obligatorio) Nombre de la evaluación Después se le dará clic al botón crear. Imagen 57. Bloque Información general de evaluación Se puede crear un flujo de aprobación para la evaluación. Antes de que el usuario aprobador realice la acción, el perito podrá adjuntar el informe con la recomendación de adjudicación en el paso Documentos del flujo de aprobación. 1 1 La evaluación de criterios solo estará disponible si es configurada en el proceso, Paso 4 Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 40 de 54

41 Imagen 58. Evaluación creada Se le dará clic al botón Crear análisis para hacer el análisis de la evaluación. Imagen 59. Crear análisis Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 41 de 54

42 Imagen 60. Análisis de evaluación Imagen 61. Evaluación comparativa creada Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 42 de 54

43 Imagen 62. Análisis de la evaluación proveedores Imagen 63. Puntuación de evaluación Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 43 de 54

44 Imagen 64. Finalizar evaluación Imagen 65. Evaluación admitida Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 44 de 54

45 8. SELECCIÓN (ADJUDICACIÓN) La adjudicación se podrá realizar desde diferentes opciones: En la fase de apertura, pulsando el botón adjudicación. A partir del mapa comparativo de precios, o sea, tras el estudio de precios, la entidad tiene la posibilidad de adjudicar con base en ese análisis. A partir de la evaluación, la entidad tiene la posibilidad de adjudicar con base en ese análisis. En el área de trabajo del procedimiento, en el widget adjudicación. Siempre que se crea una adjudicación, la plataforma le asigna una numeración única (ID de la adjudicación). Creación de una adjudicación La creación de una adjudicación consta de varios pasos: 1. Paso Información General Bloque Título Estado: campo rellenado automáticamente por la plataforma. no editable. Tipo de adjudicación: campo rellenado automáticamente por la plataforma. no editable. Creado desde análisis comparativo: campo rellenado automáticamente por la plataforma. no editable. Imagen 66. Bloque titulo Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 45 de 54

46 Bloque Resumen Número de expediente: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. Título: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. Descripción: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. Fase: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. Otras Referencias/Id: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. Bloque Datos Generales Imagen 67. Bloque Resumen Número de expediente: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. Título: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. Unidad de requisición: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. Tipo de procedimiento: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. Imagen 68. Bloque Datos Generales Bloque Información del Contrato Local de ejecución/entrega: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. Tipo de contrato: campo rellenado automático. El contrato puede ser prorrogado: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. Imagen 69. Bloque Información del Contrato Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 46 de 54

47 Bloque Comentarios de la adjudicación Comentario: casilla de campo libre donde se podrán añadir comentarios a la adjudicación. Bloque Anexos procesos de selección Imagen 70. Bloque Comentarios a la Selección El usuario podrá adjuntar documentación a la adjudicación pulsando el botón Añadir Documento. Bloque Configuración del presupuesto Imagen 71. Bloque Anexos a la Adjudicación Destinación del gasto: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable; Origen de los recursos: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable; Integración Manual: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable; Código Autorización de Disponibilidad Presupuestal: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable; Documento Justificativo: este campo sólo es visible cuando la integración fue manual. El usuario va a tener la opción de hacer descarga del documento añadido. Total Estimado: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable; Grilla de las cuentas presupuestarias: datos rellenados automáticamente y no editables. Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 47 de 54

48 Imagen 71. Bloque Anexos a la Adjudicación Bloque de la Unidad de Compras Entidad contratante: ya rellenado con la información definida en la creación del expediente. Dirección: ya rellenado con la información definida en la creación del expediente. Correo electrónico: ya rellenado con la información definida en la creación del expediente. Teléfono: ya rellenado con la información definida en la creación del expediente. Bloque miembros de la apertura Imagen 72. Bloque Unidad de Compras Información sobre los usuarios que realizaron la apertura de ofertas, así como la fecha y hora en la que se realizó dicha acción. Imagen 73. Miembros de la Apertura Bloque Clasificación Lista de proveedores que enviaron sus ofertas. Aparecerá la siguiente información: Posición: Se deberá indicar la posición en la que ha quedado el proveedor (1º, 2º, 3º, etc.) Orden de llegada: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. Referencia de la oferta: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 48 de 54

49 Nombre de la oferta: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. Nombre del proveedor: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. Tipo de entidad: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. Valor (precio ofertado): campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. Resultado : el usuario deberá seleccionar entre las opciones adjudicar, admitir o excluir. Puntuación: El usuario deberá indicar la puntuación obtenida por cada uno de los proveedores. Justificación: Pulsando en la opción Añadir comentario, el usuario podrá añadir un comentario para una oferta en concreto. Opción para ver el detalle de la oferta. Bloque Artículos a adjudicar Imagen 74. Clasificación Tras la selección de los artículos a adjudicar, el sistema presenta la lista final y el usuario tendrá que pulsar en la opción confirmar para seguir con la adjudicación. Este valor es confirmado por el sistema para que no sobrepase el umbral permitido para este procedimiento. Bloque Lista de Proveedores seleccionados Una vez confirmados los artículos a adjudicar el sistema presenta la lista final de los adjudicatarios, con la siguiente información: Nombre del proveedor Descripción de los lotes (si existen) Nº de artículos adjudicados Precio total de adjudicación Precio base total Contrato (el sistema genera automáticamente el contrato y al pulsar sobre su referencia el sistema le re-direccionara a la pantalla de creación del contrato). Opción para evaluar el proveedor Opción para ver la lista de los artículos Borrar. Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 49 de 54

50 Una vez completados los pasos anteriores, el usuario deberá pulsar el botón Confirmar, para continuar. El sistema validará los siguientes datos, si el proveedor está o no al día con el pago de impuesto con DGII y TSS. Si el resultado de la verificación es CERTIFICADO=FALSE, un mensaje con la respuesta debe ser mostrado en la pantalla y no será posible adjudicar el proveedor. En algunos casos los proveedores pueden tener un acuerdo de pago y así pueden seleccionar la opción tiene acuerdo de pago? será posible continuar con el registro (en este caso deberá adjuntar un fichero comprobante del acuerdo de pago). Imagen 75. Anexar certificación del Proveedor Nota: en el caso del servicio de validación no estar disponible o con error técnico debe ser posible adjudicar adjuntando un documento justificativo de certificación de estatus tributario que en este caso deberá solicitarle al proveedor como parte de la documentación de la oferta. Si son varios documentos, deberán agregarse en un zip. En el caso del servicio estar inactivo (configurado en la consola de Administración) debe ser posible continuar la adjudicación sin validación. Una vez que se complete la verificación del pago de impuesto del proveedor adjudicado, deberá pulsar el botón guardar, de esta manera, el Portal Transaccional habilitará el paso 2 Informe final. Si el usuario no ha completado todos los pasos de la creación de una adjudicación, el Portal Transaccional emitirá una alerta y no permitirá finalizar la adjudicación. Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 50 de 54

51 2. Informe Final Podrá notificar a todos los proveedores que han enviado una oferta en este paso se podrá adjuntar un documento de la notificación de la adjudicación. Imagen 76. Pasó 2 Informe Final Existen varias opciones para generar un documento de la notificación de adjudicación: - La plataforma propone una plantilla que contiene referencia del procedimiento y el nombre del proveedor, además de otros datos. Deberá pulsar el Botón. Imagen 77. Paso 2 Informe Final - Cargar un documento alojado en el ordenador del usuario: se pulsará en la opción Añadir una nueva y se cargará el mismo. Se tendrá que pulsar el botón A continuación, volver al paso 2 (Informe) y pulsar el botón Publicar. Publicado el informe final el portal transaccional sistema genera la referencia del contrato u orden de la compra. A lo largo de la creación de una adjudicación, el usuario tendrá a su disposición las siguientes opciones: Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 51 de 54

52 - Imprimir: la adjudicación se puede imprimir en cualquier estado -Cancelar adjudicación: Si el usuario se hubiese equivocado en la adjudicación se puede cancelar la misma y crear una nueva. La cancelación de una adjudicación ya notificada genera una alerta automática de la plataforma dirigida todos los proveedores que han enviado una oferta. Imagen 78. Información general de selección Imagen 79. Publicar Selección Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 52 de 54

53 9. CREACIÓN DEL CONTRATO Después de crear la Adjudicación será posible crear el Contrato con el proveedor o proveedores adjudicados. Solo podrá crear el contrato una vez creada la adjudicación, de tal manera que los datos de la adjudicación se volcarán automáticamente en el mismo. Se podrá acceder al borrador del contrato desde la propia adjudicación o desde el widget contratos, pulsando en la referencia interna del contrato. Pasos del Contrato: El contrato consta de los siguientes pasos, los cuales se deberán de completar antes de ser enviado al proveedor. Los pasos son los siguientes: Paso 1. Información general Paso 2. Condiciones Paso 3. Bienes y servicios Paso 4. Documentos del Proveedor Paso 5. Documentos del Contrato Paso 6. Configuración del procedimiento Paso 7. Ejecución del Contrato Paso 8. Facturas del Contrato Paso 9. Modificaciones del Contrato Paso 10. Incumplimientos Nota: Las definiciones de los pasos del contrato se encuentran en el Manual de Gestión de Contratos. (Ver en el manual Gestión de Contratos). A lo largo de la creación de un contrato, el usuario tendrá a su disposición las siguientes opciones: Guardar: el contrato se queda en estado borrador y el usuario podrá seguir trabajando en él posteriormente; Finalizar: el contrato se queda en estado pendiente de aprobación por el usuario aprobador. Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 53 de 54

54 Los estados del contrato son: Creado (en edición) Terminado(confirmado) Aprobado (enviado para el proveedor) Cumplido(cerrado) Suspendido Rescindido Modificado Una vez creado el contrato, se pulsará el botón Enviar al proveedor para que éste reciba dicho documento. Si hay un flujo de aprobación asociado al envío del contrato, antes del envío, el usuario aprobador recibirá una alerta para que apruebe el contrato y este quedará en estado Aprobado. Una vez estando el contrato aprobado tendrá la opción de hacer modificaciones al contrato y crear incumplimientos. (Ver en el manual Gestión de Contratos). Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 54 de 54