ASESORIA TRIBUTARIA y RECAUDACION. Gerencia Gestión de Cobros. Plan 2015

Transcripción

1 ASESORIA TRIBUTARIA y RECAUDACION Plan 2015 Diciembre 2014

2 I. INTRODUCCIÓN...3 II. PRINCIPALES LÍNEAS ESTRATÉGICAS Situación Actual Alcance Resultados del Plan Lineamiento Estratégico del Área Mejorar la calidad de la Cartera de Morosos Recupero mínimo de títulos adeudados de la Cartera Inicial III. PLAN DE GESTIÓN DE COBRO Segmentación de la Cartera y su composición Objetivos Vía Administrativa Intensificación y mejora en la calidad de la gestión administrativa Reducir los tiempos de Gestión Objetivos Vía Judicial Incrementar el número de acciones judiciales Promover e intensificar el uso de medidas judiciales específicas con mayor poder coercitivo Recursos disponibles Recursos Humanos Sistemas de información y herramientas informáticas IV. CONSIDERACIONES FINALES Página 2

3 I. INTRODUCCIÓN El presente documento pretende dar cuenta sobre los principales aspectos considerados para la elaboración del Plan Anual 2015, para la Gerencia de Área de Gestión de Cobros. Si bien se exponen en términos sintéticos los principales resultados esperados, como cantidad de Gestiones en la Vía Administrativa y Judicial a ejecutar a lo largo del año 2015, también informa a través de qué medidas se esperan alcanzar los resultados planificados. Es conocido que la existencia de una planificación no asegura el logro de los objetivos planteados, debido a la influencia que pueden tener determinados factores externos no previsibles, sin embargo contar con la misma, permite una optimización en la aplicación de los recursos y exige para su elaboración, entre otras cosas, un análisis de los procesos y procedimientos, revisión de los indicadores y detección de situaciones a mejorar, teniendo como objetivo la implementación de aquellas medidas que aporten valor al Contribuyente y a la Organización. Es por ello, que el Plan Anual fue preparado por el Departamento de Control y Desarrollo de la Gerencia de Gestión de Cobros, contando con el involucramiento de todos los Sectores que la componen. Las sugerencias y aportes, que surgen de la interacción de las distintas fases, contribuyen en gran medida a la clave del éxito del mismo. El Plan Anual establece un marco obligatorio para llevar a cabo las distintas actividades operativas, administrativas y de apoyo y como contrapartida la necesidad de suministrar información de manera fiable para realizar un adecuado seguimiento y evaluación del mismo. Sin embargo, consideramos de vital importancia señalar que por razones de índole práctica el Plan puede sufrir modificaciones, dependiendo de los cambios que se presenten en los supuestos que se emplearon para su elaboración. Página 3

4 II. PRINCIPALES LÍNEAS ESTRATÉGICAS 2.1. Situación Actual El Área de Gestión de Cobros cuenta con dos Sectores, Cobro en Vía Administrativa y Cobro en Vía Judicial; y con el Departamento de Control y Desarrollo. Durante el año 2014, se continuó avanzando en el Proyecto SISCA, que permitirá contar con un sistema de selección de casos para el Sector Judicial, a fin de lograr una mayor eficacia y eficiencia en los casos a gestionar, favoreciendo la toma de decisiones respecto a medidas ulteriores. Al momento de elaboración del presente documento, se encuentra en etapa de testeo y se estima su puesta en producción para los primeros meses del año A su vez, se culminó la definición del Mapa Estratégico y Operativo del área, lo que permitirá a partir del 2015 contar con los resultados obtenidos de los Indicadores de Gestión Cobro. Se espera asociar dichos indicadores, a rangos meta, a los efectos de poder medir el desempeño de los Sectores del Área para futuros planes. Si bien durante el año 2013 se elaboraron los requerimientos del nuevo sistema de seguimiento judicial, previsto para el 2014; se postergo su desarrollo por otras prioridades vinculadas a la bajada de RDB. Independientemente de las mejoras a nivel informático mencionadas en el párrafo anterior, para Cobro Judicial es fundamental contar con el apoyo del Área de Fiscalización, a los efectos de un asesoramiento directo, para realizar gestiones previas a la toma de decisión de las medidas (constatación de domicilios y/o actividad de la empresa, ámbito de su desarrollo fiscal; análisis de documentación de la empresa a los efectos de detectar clientes, stock de mercaderías, bienes que integran el patrimonio empresarial tanto automotores, inmuebles como patrimonio de sus integrantes etc.). Página 4

5 2.2. Alcance ATYR actúa a través de su Gerencia de Área Gestión de Cobros, quien se especializa y asume la superintendencia técnico funcional del proceso a nivel nacional. La ejecución del proceso operativo de la gestión administrativa, se realiza por intermedio de la Gerencia de Gestión de Cobro en Vía Administrativa en Montevideo, delegando en las UDAI las correspondientes al interior; para la Gestión de Cobro en Vía Judicial, los resultados planificados comprenden todos el País, en virtud que, su Gerencia se encuentra centralizada en Montevideo Resultados del Plan 2014 El contar con un plan de trabajo para el Área ha sido positivo, pues implicó un análisis de los procedimientos de trabajo, lo que redundó en un descenso de la cartera de morosos, tanto en montos como en cantidad. Cabe aclarar algunas cuestiones, por un lado, que a la fecha de elaboración del presente documento no se dispone de la totalidad de la información, como para cuantificar el porcentaje total del cumplimiento del plan. A continuación se detallan para ambas Sectores, los resultados reales acumulados que fueron obtenidos hasta octubre de 2014, la columna Grado Avance representa el Grado de Ajuste a lo Planificado para todo el Como información complementaria se exponen en el Anexo III Seguimiento del Plan 2014, los Resultados Reales vs. Resultados Planificados con sus correspondientes desvíos. Cabe mencionar que, los desvíos que se generan en los meses de enero a abril corresponden a periodos de licencia, contemplándose los mismos para la elaboración del Plan Gestión de Cobro en Vía Administrativa: Gestiones Cantidad Empresas Grado Avance Citaciones e intimaciones - Montevideo % Citaciones e intimaciones - Interior % Citaciones por cuotas de convenios atrasados % Intimaciones por suspensión de certificados % *Los datos corresponden al acumulado enero octubre 2014 Página 5

6 Gestión de Cobro en Vía Judicial: Gestiones Cantidad Empresas Grado Avance Fueros Civiles - Montevideo % Fueros Civiles - Interior % Fueros Penales % Medidas posteriores % *Los datos corresponden al acumulado enero octubre Lineamiento Estratégico del Área Durante el año 2014, se alcanzó una disminución de la Cartera de Morosos con respecto al año 2013 de: Monto Deuda 6%, Cantidad de Empresas 9% y Títulos 12%. En virtud de ello y en concordancia con el plan estratégico del Banco, el Área de Gestión de Cobros se ha fijado como principal línea estratégica Disminuir la Cartera de Morosos ; para tales fines, se realizaran acciones específicas tendientes a continuar con la disminución y recupero de la misma. Complementando lo expuesto, y procurando mejorar la composición de la Cartera, se establecieron los siguientes objetivos para el Área: Mejorar la calidad de la Cartera de Morosos. A fin de medir la calidad de la Cartera de Morosos, se consideró como variable representativa, la mediana de la antigüedad de la cartera, dado que es una medida de tendencia central robusta; en contraposición a la media que es sensible ante valores extremos. A continuación se exponen la evolución de la mediana de la antigüedad de los últimos 3 años: Mediana de antigüedad de la cartera Mediana en Años 2,33 2,24 2,20 Mediana en Días Porcentaje de Variación 3,93% 1,86% En virtud de las tendencias en los últimos años, para el 2015 se fijó como objetivo: disminuir la mediana de la antigüedad de la cartera en un 2% con respecto al año anterior. Página 6

7 Cabe destacar que, al momento no se cuenta información suficiente de otras variables, que permitan complementar la mediana de la antigüedad, enriqueciendo la medición de la mejora en la calidad de la Cartera Recupero mínimo de títulos adeudados de la Cartera Inicial. A fin de mantener un equilibrio, entre la antigüedad de los títulos que son gestionados y la probabilidad de recupero (se parte del supuesto que los títulos de menor antigüedad tienen mayor probabilidad de recupero), se establece como objetivo: recuperar como mínimo el 20% de los títulos adeudados de la Cartera al 30/10/2014. El siguiente cobro resume el recupero de los títulos adeudados de las carteras iniciales: Movimiento de la Cartera Inicial Títulos Recupero Recupero % Cartera Inicial de títulos % Cartera Inicial de títulos % Página 7

8 III. PLAN DE GESTIÓN DE COBRO Segmentación de la Cartera y su composición. Dado que el Área no cuenta con una Herramienta que le permita calificar el riesgo de los morosos, se procedió en primera instancia, a seleccionar aquellas empresas que posean títulos con una antigüedad menor a 5 años, agrupándose en 5 rangos de antigüedad para cada componente de la Cartera (títulos, empresas y montos. Ver Anexo I Cartera Morosa Segmentada al 31/10/2014). Independientemente de ésta segmentación primaria, cada Sector podrá posteriormente utilizar variables adicionales a los efectos de aplicar los procedimientos operativos más convenientes. A modo de ejemplo, la naturaleza jurídica será utilizada por el Sector Judicial a fin de evaluar la viabilidad de realizar otras medidas de carácter coactivo. En lo que respecta al criterio de atribución de la responsabilidad de los títulos, los mismos serán gestionados en función del domicilio que cada empresa haya constituido. Teniendo en cuenta las consideraciones mencionadas, la Cartera Morosa se distribuye de acuerdo al siguiente detalle: Zona Geográfica Deuda Empresas Títulos Montevideo 64% 45% 47% Interior 36% 55% 53% 3.2. Objetivos Vía Administrativa A partir de la Cartera Morosa definida para la realización del presente, los resultados de la ejecución del Plan 2014, se han fijado para la vía Administrativa los siguientes objetivos: Intensificación y mejora en la calidad de la gestión administrativa Los procesos operativos de abordaje a los deudores se han modificado mediante la intensificación del uso de la herramienta del correo electrónico y notify me (citaciones mediante mensajes de voz vía Página 8

9 telefónica), con la finalidad de hacer más eficiente la gestión de cobro en la vía administrativa, permitiendo la automatización y masificación de las citaciones e intimaciones. Gestiones por Citaciones e Intimaciones Con el objetivo de abordar las empresas pendientes de gestión de la cartera morosa y aquellas que ingresen a la misma en el transcurso del 2015, serán gestionadas administrativamente, por intermedio del procedimiento de Citaciones o Intimaciones según corresponda, empresas en Montevideo y empresas en el Interior. Gestiones por Convenios con Cuotas Atrasadas Con la finalidad de prevenir la caducidad de los convenios y evitar que aumenten los títulos de la Cartera Morosa, se planifica gestionar empresas en Montevideo y empresas para el Interior, a través del procedimiento de citaciones masivas. Gestiones por Intimaciones por Suspensión de Certificado Este tipo de gestión, intima al pago a aquellos contribuyentes que teniendo su certificado vigente no se encuentran al día con sus obligaciones, debe abarcar empresas Reducir los tiempos de Gestión Bajo la premisa que a medida que transcurre el tiempo, disminuye considerablemente la probabilidad de recupero de los adeudos y como forma de generar en los contribuyentes una percepción de riesgo frente al incumplimiento, se considera conveniente que la gestión de los morosos se efectúe en un plazo no mayor a 90 días, a partir de que los mismos ingresan al proceso Objetivos Vía Judicial Incrementar el número de acciones judiciales Fuero Civil De acuerdo con lo planificado en el punto y de la capacidad operativa del Sector, se esperan alcanzar para Montevideo nuevas demandas en sedes civiles, en tanto para el Interior se espera mantener igual nivel que en años anteriores, cifras que oscilan en el entorno de las demandas. Página 9

10 Fuero Penal Concomitantemente con las acciones civiles anteriores y para aquellas empresas que mantengan obligaciones personales impagas, cuyo monto actualizado ascienda aproximadamente a pesos uruguayos, se planifica efectuar en el orden de las 440 denuncias penales. Reinscripción de Juicios Se establece para este tipo de acción un objetivo de por lo menos el 90% del total de reinscripciones que corresponden al año 2015, sin perjuicio de realizarse la inscripciones correspondientes a años anteriores al 2010, para este último caso, el objetivo es de por lo menos el 70% del total de inscripciones Promover e intensificar el uso de medidas judiciales específicas con mayor poder coercitivo Una vez que al contribuyente deudor se le embargó genéricamente y ante la no regularización de su situación frente al Organismo, se deben promover medidas judiciales con mayor fuerza coercitiva, apelando a la totalidad de los recursos previstos por la legislación vigente. En este ámbito y en virtud que a partir de julio de 2015, se encontrara disponible el aplicativo para selección de casos en la Vía Judicial (SISCA GCOB), se prevé la realización de 335 nuevas medidas, atendiendo las especificidades del contribuyente ejecutado. Entre las medidas especiales o posteriores al embargo genérico, destacamos: a) Empresas al día con sus obligaciones corrientes o que hayan presentado nóminas o DJNP, intervenciones judiciales de caja, embargo de cuenta bancaria o embargo del producido de las tarjetas de crédito. b) Empresas cuyo giro sea de servicios (limpieza, seguridad, transporte, etc.) embargo de los créditos a percibir de las empresas que las contrataron. c) Deuda por construcción, aportación rural o servicio doméstico, embargo especifico de inmuebles, el de la construcción, el padrón rural asiento de la explotación o el domicilio fiscal en el caso de servicio doméstico. d) Tanto para las empresas que se encuentren o no en actividad, generar el procedimiento administrativo de responsabilidad solidaria de los representantes establecido por el art. 21 del Código tributario. Página 10

11 e) Empresas que debieron otorgar garantías a favor del Organismo se procederá a ejecutar dichas garantías hipotecarias, prendarias o cesión de créditos. f) Cuando no hayan sido efectivas las medidas reseñadas, tratándose de montos que lo ameriten y deudores contumaces, corresponde gestionar la clausura judicial de la empresa. Para la aplicación de las medidas se tendrán en cuenta, como surge de los literales previos, variables tales como: naturaleza jurídica, giro, aportación, tipo de aporte y monto y antigüedad de la deuda. Otras medidas de naturaleza diversa a las mencionadas refieren a la presentación a la verificación y cobro de nuestros créditos en los procedimientos concursales y a la denuncia de deuda en procedimientos sucesorios y en su caso ejecución de la deuda del causante en la persona de sus herederos previa intimación administrativa Recursos disponibles Recursos Humanos La planificación requiere no sólo del conocimiento de los lineamientos estratégicos, la misión y las funciones del Área, sino que demanda como elemento básico para su desarrollo, el conocimiento de las características cuantitativas y cualitativas de los recursos humanos, que finalmente llevará a cabo lo planificado. La dotación de personal con la que cuenta el Área para la ejecución del Plan 2015 es la siguiente: Gestión de Cobro Vía Administrativa 52 funcionarios (1 Gerente, 3 Jefes Técnicos, 2 Coordinadores y 46 funcionarios), Gestión de Cobro Vía Judicial 51 funcionarios (1 Gerente, 16 Administrativos, 20 Procuradores, 9 Abogados, 4 Escribanos y 1 Contador) y Departamento de Control y Desarrollo con 4 funcionarios (1 Coordinador, 1 Contador con próximo traslado por asumir cargo de jefatura, 1 Economista y 1 Técnica en Administración). De acuerdo a los supuestos utilizados, la distribución del personal se compone de la siguiente manera: Gestión de Cobro Vía Administrativa: 36% (1 Coordinador y 18 funcionarios) afectados al proceso de Regularizaciones (incluye trámites jubilatorios, subsidios por desempleo y devolución de fonasa). Página 11

12 10% (1 Jefe Técnico y 4 funcionarios) afectados al proceso de Seguimiento y cumplimiento tributario. 21% (1 Jefe Técnico y 10 funcionarios) afectados al proceso de Procesos Especiales. 10% (1 Coordinador y 4 funcionarios) afectados al proceso de Mantenimientos Informáticos. 17% (1 Jefe Técnico y 8 funcionarios) afectados al proceso de Coordinación Operativa. 6% (1 Gerente y 2 funcionarios) Gestión de Cobro Vía Judicial: 32% (16 administrativos) afectados a ingreso y salida de expedientes; análisis de los títulos ejecutivos y preparación de antecedentes para que los técnicos procesen las acciones judiciales las acciones judiciales; atención al público, asistencia a los profesionales. 40% (20 Procuradores) afectados a preparación demanda, presentación en sede judicial y realizar procuración de las mismas ante las sede judiciales a nivel nacional, preservar los créditos del BPS efectuando la reinscripción de los embargos. 18% (9 Abogados) afectados a las siguientes tareas: 2 encargados de asuntos penales, 1 encargado de intervenciones, 1 encargado de Concursos. Todos estudian y firman las demandas; preparan vistas, contestan excepciones y recursos, asisten a las audiencias judiciales. Estudian medidas posteriores al embargo genérico. Realizan su tarea a nivel nacional. 8% (4 Escribanos) afectados a autenticar los títulos ejecutivos y al control y seguimiento de las garantías. 2% (1 Contadora) colaborando con el equipo de intervenciones, actuando en calidad de interventora de algunas empresas y a cargo de la imputación de los pagos provenientes de las intervenciones. Para cumplir con los objetivos fijados es importante contar con funcionarios capacitados y profesionalizados, por lo cual se define un mínimo de 20 horas anuales de capacitación por funcionario, en cursos internos y/o externos, que permitan una mejora en la gestión, en la atención al público, en la negociación, en el uso de todas las herramientas disponibles en el Organismo, etc. Página 12

13 Sistemas de información y herramientas informáticas. Como mencionáramos en el punto 2.1, durante el año 2014, se continuó avanzando en el Proyecto SISCA, estimándose su puesta en producción para los primeros meses del año 2015; también quedo postergado, el desarrollo del sistema de seguimiento judicial previsto para el En lo que respecta al sistema de seguimiento de Vía Administrativa, también requiere una actualización profunda en el corto plazo (pues lo que se realizan son mantenimientos), actualizando y vinculando el aplicativo a los procesos de trabajo de toda el Área. Es importante destacar que tanto la obtención de información externa (otros organismos estatales y no estatales), como el desarrollo y actualización permanente de herramientas informáticas, que apoyen el trabajo de las Gerencias, principalmente en los procesos de análisis y selección de casos, así como en los procesos operativos y de control de gestión, son absolutamente prioritarios. Página 13

14 IV. CONSIDERACIONES FINALES Fácil es advertir la importancia que la Gestión de Cobros reviste para la Administración Tributaria, en tanto sea efectivo el control en esta fase del proceso, permite administrar y reducir la brecha de incumplidores existente en toda Administración Tributaria; al generar la sensación de riesgo no solo ante situaciones de no registración o no declaración (materia de la función de fiscalización) sino también ante la omisión de pago de tributos ya determinados o fácilmente determinables. Más aún, podemos afirmar que dicho riesgo efectivamente existe cuando los contribuyentes, sea cual sea su propensión a cumplir voluntariamente, internalizan debidamente que todo tipo de incumplimiento tributario, es susceptible de ocasionarle consecuencias negativas. En este sentido, es que se percibió la necesidad de contar con un Plan de gestión, que demanda importantes esfuerzos de todos los niveles de la Gerencia, que verán sus frutos si anualmente podemos comprobar que se alcanza un buen nivel de cumplimiento operativo, si se logra con los objetivos de reducir la cartera de morosos y a su vez que los contribuyentes logren salir de la morosidad retomando el pago de sus obligaciones corrientes. Página 14