Ministerio de Economía Dirección de Atención y Asistencia al Consumidor -DIACO- PROCEDIMIENTO DE CAPACITACIÓN. Sistema de Gestión de la Calidad

Transcripción

1 Hoja: 1 de 6 Sistema de Gestión de la Calidad

2 Hoja: 2 de 6 1. PROPOSITO: Establecer los lineamientos para proveer a los colaboradores de la Dirección de Atención y Asistencia al y Usuario la capacitación necesaria para mejorar su competencia laboral. 2. ALCANCE: Este procedimiento aplica para todos los colaboradores del nivel operativo, mandos medios, Dirección y responsables de los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad. 3. USUARIOS Y RESPONSABLES Dirección Jefes de Departamento Jefe de Recursos Humanos Encargado de Compras Responsables de Procesos del Sistema de Gestión de la Calidad 4. VOCABULARIO 4.1 DNC Se refiere a la herramienta que permite determinar las necesidades de capacitación dentro de la y Usuario. 4.2 Capacitación Es crear en los trabajadores las aptitudes y actitudes necesarias para mejorar su desempeño. 4.3 Programa de Capacitación Programa que define los objetivos y fechas para realizar las actividades con el fin de capacitar a los colaboradores de la y Usuario. 4.4 Evaluación Se refiere al cálculo de los beneficios o conocimientos de una cosa. cuantitativa o cualitativa de los resultados de una actividad. Medición

3 Hoja: 3 de Capacitación Interna Se refiere a la capacitación que se realiza con capacitadores que son parte del equipo de colaboradores de la y Usuario. 5. METODOLOGIA Artículo 1. Jefe de Recursos Humanos. Es responsabilidad del Jefe de Recursos Humanos el asegurar que se cumplan los lineamientos establecidos en el presente procedimiento. Artículo 2. Responsabilidad de Jefes de Departamento. Es responsabilidad de los Jefes de cada Departamento, dar a conocer al Jefe de Recursos Humanos las necesidades de capacitación técnica y desarrollo individual del personal a su cargo. Es responsabilidad de los Jefes de cada Departamento realizar la evaluación de la eficacia de la capacitación con cada uno de sus colaboradores. Artículo 3. Detección. Los Jefes de Cada Departamento y Jefe de Recursos Humanos al inicio de cada año, detectan necesidades de capacitación y complementan el formato de Diagnóstico de Necesidades de Capacitación (RH-FO-09); sin embargo estas necesidades de capacitación también pueden surgir de actividades establecidas por la Dirección y luego dadas a conocer al Jefe de Recursos Humanos por medio de un acta de reunión (RP-FO-06). A medida que transcurre el tiempo, estas necesidades de capacitación pueden ir surgiendo y son dadas a conocer al Jefe de Recursos Humanos para que sean analizadas y se incluyan en el programa de capacitación ya sea este programado o no programado (RH-FO-03 y RH- FO-05). Artículo 4. Elaboración y Autorización de Programa. El Jefe de Recursos Humanos tabula la información recopilada en las DNC de cada área de trabajo, de las actividades específicas de la dirección con jefes de departamento y/o responsables de procesos y de necesidades puntuales detectadas a lo largo del tiempo. El Jefe de Recursos Humanos conjuntamente con los Jefes de cada Departamento y la Dirección elaboran el Programa de Capacitación, el cuál puede ser desarrollado semestral o anualmente, definiendo los cursos a desarrollar y proponiendo los meses de ejecución, así mismo se define si éstas pueden ser desarrolladas por instructores internos o externos.

4 Hoja: 4 de 6 La información para la elaboración y autorización del programa de capacitación (RH-FO-03), pueden surgir de la DNC, de las actividades de la Dirección (reuniones) o de necesidades específicas de capacitación. Cuando existan solicitudes de capacitación específicas, estas pueden ser incluidas en el programa de capacitación no programada (RH-FO-05). Cuando se trata de instructores externos o empresas proveedoras del servicio el Jefe de Recursos Humanos solicita al Encargado de Compras las cotizaciones respectivas y de esa forma establecer disponibilidad de los cursos. Artículo 5. Contratación de la Capacitación. Para la Contratación de la persona individual o jurídica que preste los servicios de capacitación se seguirá el procedimiento de compras a cargo del proceso de compras, solicitando a Dirección la capacitación a través de oficio de comunicación (RP-FO-03). Artículo 6. Ejecución. Autorizado el Programa de Capacitación o Capacitación no Programada y definido la persona individual o jurídica que prestaran el servicio, el Jefe de Recursos Humanos, coordina con el Encargado (a) de Compras para definir posibles fechas, lugares y horas para el desarrollo de la capacitación. El Jefe de Recursos Humanos coordina con los Jefes de Cada Departamento la participación del personal a su cargo en los cursos que se tienen programados por departamentos o áreas de trabajo. Durante el desarrollo de los cursos o charlas de formación, el Jefe de Recursos Humanos completa con el nombre y firma del colaborador el formato Listado de Asistencia (RH-FO- 02). Realizadas las actividades el Jefe de Recursos Humanos registra la capacitación recibida por colaborador en el formato Registro de Horas Recibidas de Capacitación (RH-FO-07). De no ser efectuada la capacitación programada o no programada en las fechas previstas, el Jefe de Recursos Humanos conjuntamente con los Jefes de Cada Departamento reprograman nuevas fechas de realización documentándose a través del formato Reprogramación de Capacitación (RH-FO-04). Artículo 7. Capacitación No Programada. Cuando se trate de un curso que no esté programado, se anotará el mismo en el Formato de Capacitación no Programada y se ejecuta siguiendo lo establecido en el artículo 6 de este procedimiento.

5 Hoja: 5 de 6 Articulo 8. Charlas y Talleres de Formación. Las charlas de formación se registran como (CF) y los talleres como (T). Artículo 9. Evaluación de las diferentes formas de capacitación. Cuando las capacitaciones sean formativas, estas están sujetas de realizar la evaluación de la capacitación y la evaluación del capacitador. Cuando las capacitaciones o cursos sean informativas, estas no serán sujetas de realizar la evaluación de la capacitación, sin embargo es obligatorio realizar la evaluación del capacitador no importando que el capacitador sea contratado o no. Cuando se trate de talleres o charlas a todo el personal (masivas) o se cuente con anuencia de la dirección, estas no están sujetas a la evaluación de la capacitación y evaluación del capacitador. Para las diferentes formas de capacitación se llena el Listado de Asistencia de Capacitación (RH-FO-02). Cuando las capacitaciones o cursos requieren ser evaluados se procede de la siguiente manera: La puntuación mínima para la aprobación de dichas capacitaciones es de 70 puntos. La calificación del participante de Talleres Formativos será proporcionada por el capacitador. Cuando la calificación sea menor al valor definido de aprobación (70 puntos), se refuerzan los conocimientos y de ser posible se somete a una nueva evaluación. De no ser aprobada esta nueva evaluación con el punteo definido se le entrega a la persona únicamente una constancia de participación. En el Registro de Horas Recibidas de Capacitación (RH-FO-07), se anotan las horas de participación del personal. Artículo 10. Evaluación del capacitador. Al finalizar cada Curso ya sea este formativo o informativo, el Jefe de Recursos Humanos traslada al personal participante el Formato de Evaluación del Capacitador (RH-FO-06). Esta evaluación se tabula, analiza para la evaluación del proveedor. Para la determinación del valor únicamente se toman en cuenta los incisos 2, 3 y 4 de la evaluación del capacitador. Para el cálculo del valor se aceptan como satisfactorio la sumatoria de las casillas de excelente y muy bueno y la nota esperada

6 Hoja: 6 de 6 no debe ser menor a 80 a puntos. Estos resultados serán informados a Compras en formato de Resultados de la Evaluación del Capacitador (RH-FO-08). Artículo 11. Evaluación de la Eficacia de la capacitación. Los jefes de departamento evalúan trimestralmente al personal a su cargo de conformidad con las capacitaciones formativas recibidas durante el trimestre. El objetivo de la misma es asegurar que el conocimiento adquirido ha tenido un impacto positivo en el desarrollo del trabajo. Los cursos informativos, talleres o charlas informativas no están sujetos a dicha evaluación. La evaluación de la eficacia para el caso de los cursos del sistema de gestión de la calidad es realizada por la representante de la dirección o jefe de aseguramiento de la calidad de forma global. 6. REGISTROS Título Código Versión Evaluación de la eficacia de la capacitación RH-FO Listado de Asistencia de Capacitación RH-FO Programa de Capacitación RH-FO Reprogramación de la Capacitación RH-FO Capacitación no Programada RH-FO Evaluación del Capacitador RH-FO Registro de Horas Recibidas de Capacitación RH-FO Resultados de la Evaluación del Capacitador RH-FO Diagnostico de Necesidades de Capacitación RH-FO Memorándum RP-FO Oficio de Comunicación RP-FO Acta de Reunión RP-FO-06 06