MANUAL DE USUARIO SAICI- Cobros Subvenciones

Transcripción

1 MANUAL DE USUARIO SAICI- Cobros Subvenciones

2 Tabla de Contenidos: 1. Introducción Objetivos y Alcance Registros SB Modificación y anulación de registros SB Registros SBV Modificación y anulación de registros SBV /8

3 SAICI Ingresos Recibidos - Subvenciones 1. Introducción En la actualidad para los ingresos recibidos de Subvenciones en las cuentas restringidas de ingreso de los centros, generalmente de Comunidades Autónomas, el Sistema SAICI tiene la restricción de un cobro / un centro / un proyecto y no abarca todas las necesidades que tienen los Centros y Delegaciones del CSIC para la liquidación de los ingresos y posterior distribución y dotación para gasto. Se ha implementado en el Sistema una funcionalidad que permita el tratamiento de un cobro / varios centros / varios proyectos. La nueva funcionalidad de registro de cobros de subvenciones, encuadrada en el Sistema SAICI en el módulo de facturación emitida / Registros SB y SBV, se encargará del registro y emisión de la documentación necesaria para asociar el cobro de subvenciones a los distintos centros y proyectos. Pantalla de acceso al Registro de subvenciones 2/8

4 1.1. Objetivos y Alcance Se ha implementado esta nueva funcionalidad para tratar los cobros recibidos en las cuentas restringidas de ingreso de los Centros / Delegaciones del CSIC de subvenciones de forma más adecuada a la existente. Se pretende abarcar toda la tipología de cobros recibidos de subvenciones. La nueva funcionalidad: Da la posibilidad de gestionar subvenciones registradas en la Base de Datos Corporativa (Registros SB) y no registradas en BDC (Registros SBV). Da la posibilidad de asociar varias subvenciones a un cobro. Generará un documento impreso equivalente sin IVA y distinto a una factura convencional. Permite la anulación del Registro correspondiente (SB o SBV) en cualquier momento anterior a su asociación a una liquidación de ingreso. Permite realizar cambios en los proyectos asociados a un registro. Los Registros SB o SBV no se podrán liquidar hasta que estén en estado definitivo. Llevará control sobre el importe de los proyectos asociados y el importe total del registro SB o SBV. Es obligatorio cumplimentar los datos del Registro SB / SBV antes de poder asociar los proyectos a estos registros. 3/8

5 2. Registros SB Subvenciones registradas en BDC. La codificación de estos registros corresponde a la serie SB. El Sistema permite unas aplicaciones presupuestarias concretas a las cuales se puede asociar un Registro SB. Se accederá a la nueva funcionalidad de Registro de subvenciones registradas a través de la opción Ingresos -> Mantenimiento facturas emitidas / Registros SB y SBV. Pantalla de Mantenimiento de Facturas / Registros SB y SBV En primer lugar habrá que completar todos los campos incluyendo una sola línea en la que pondremos el importe del ingreso recibido. Cuando pasemos la subvención a estado provisional, esta línea se sustituirá por una genérica que indicará que es una subvención provisional junto al número de subvención. Al pasar el registro a definitivo, se creará una línea por cada proyecto asociado con el código de centro, el código de la entidad financiadora y el título. Además se asignará el importe. Si intentamos acceder a la asociación de proyectos pulsando en el botón del punto naranja antes de guardar el registro, la aplicación nos mostrará un error. Una vez hemos guardar el registro SB, podremos comenzar a asociar proyectos. Pulsando en el botón nos aparecerá la siguiente pantalla: 4/8

6 Pantalla de Mantenimiento Subvenciones registradas (SB) En la parte superior se presentan los campos por los cuales se puede realizar la búsqueda de proyectos: Convocatoria, Proyecto, Centro, Anualidad, Entidad Financiadora e Importe. Una vez introducidos los filtros para la búsqueda, procederemos a buscar pulsando en el botón. Si hay proyectos que concuerdan con la búsqueda realizada aparecerán en el primer grupo de registros de la parte central de la pantalla. Los datos mostrados son un resumen del proyecto, si se quiere ver con más detalle, se podrá hacer pulsando en el botón. Para agregar uno o más proyectos al registro SB, hay que marcar la casilla blanca que aparece en la parte derecha de cada línea del proyecto que queramos agregar. Después se pulsará en. Los proyectos seleccionados aparecen en el último grupo de registros (en la parte de debajo de la pantalla). En el caso de intentar agregar un proyecto que ya esta seleccionado para el Registro en tratamiento, la aplicación nos lo indicará mostrando un mensaje de error. En el campo importe, pondremos la cantidad en euros del proyecto que queremos asociar a la subvención. Si nos hemos equivocado en algún proyecto, podemos eliminarlo marcando la casilla de la derecha y pulsando en. En este punto se pueden tomar dos caminos: - Pulsar botón Provisional: al pulsar en este botón, se guardarán los proyectos asociados y el registro SB pasará a tener estado provisional. Si se quieren modificar los proyectos asociados, añadir o quitar, se podrá hacer posteriormente. Este registro SB no se podrá asociar a una liquidación. - Pulsar botón Definitivo: se validarán los proyectos asociados. Todos los proyectos deberán pertenecer a la misma entidad financiadora, y la suma de los importes deberá ser igual al importe total del registro SB. En caso de no pasar la validación, se mostrará un mensaje 5/8

7 indicando qué ha fallado. Si la supera, se guardarán los proyectos marcando el registro SB como definitivo. Los proyectos asociados no se podrán modificar. En este estado, el registro SB ya se puede liquidar. Si posteriormente al haber marcado el registro SB como definitivo nos damos cuenta que hay algún error en los proyectos asociados, solo podremos modificarlo antes de que éste este asociado a una liquidación (Marcado como cobrado). Para ello habrá que entrar en el desglose de proyectos y pulsar el botón Provisional. El proceso a continuación es el mismo que el descrito anteriormente. Si el registro SB ya está liquidado (asociado a una liquidación de ingreso) no se podrá hacer ninguna modificación. 2.1 Modificación y anulación de registros SB Después de guardar el registro SB, podrá modificarse hasta que sea cobrado (asociado a una liquidación). La única modificación no permitida es el tipo de origen. Si queremos anular el registro SB, podremos hacerlo pulsando en el botón que se activará solo en los casos en los que el registro no esté cobrado, generando un registro SB de anulación. Una vez cobrado, si queremos hacer alguna modificación, habrá que hacerlo a través del botón. Al pulsar en el botón se generará un registro SB de rectificación, se desasociarán todos los proyectos asociados al registro SB y mostrará en pantalla un nuevo registro SB de sustitución. Después de hacer los cambios necesarios y guardar, se deberá asociar de nuevo los proyectos. 6/8

8 3. Registros SBV Subvenciones no registradas en BDC. La codificación de estos registros corresponde a la serie SBV. El Sistema permite unas aplicaciones presupuestarias concretas a las cuales se puede asociar un Registro SBV. Se accederá a la nueva funcionalidad de Registro de subvenciones no registradas a través de la opción Ingresos -> Mantenimiento facturas emitidas. Pantalla de Mantenimiento de Facturas / Registros SB y SBV En primer lugar habrá que completar todos los campos incluyendo una sola línea en la que pondremos el importe del ingreso recibido. Cuando pasemos la subvención a estado provisional, esta línea se sustituirá por una genérica que indicará que es una subvención provisional junto al número de subvención. Al pasar a definitivo, se creará una línea por cada proyecto asociado con el código de centro, el código de la entidad financiadora y el título. Además se asignará el importe. Si intentamos acceder a la asociación de proyectos pulsando en el botón del punto naranja antes de guardar el registro, la aplicación nos mostrará un error. Una vez hemos guardar el registro SBV, podremos comenzar a asociar proyectos. Pulsando en el botón nos aparecerá la siguiente pantalla: 7/8

9 Pantalla de Mantenimiento Subvenciones no registradas (SBV) En esta pantalla se deberá rellenar los datos que tengamos de los proyectos que no estén registrados en la base de datos corporativa. Para añadir una línea habrá que pulsar en y para eliminarla en. Una vez se tengan todos los proyectos del ingreso, se podrán tomar dos caminos: - Pulsar botón Provisional: al pulsar en este botón, se guardarán los proyectos asociados y el registro SBV pasará a tener estado provisional. Si se quieren modificar los proyectos asociados, añadir o quitar, se podrá hacer posteriormente. Este registro SBV no se podrá cobrar / liquidar todavía. - Pulsar botón Definitivo: se validarán los proyectos asociados. La suma de los importes deberá ser igual al importe total del registro SBV. En caso de no superar la validación, se mostrará un mensaje indicando qué ha fallado. Si la supera, se guardarán los proyectos marcando el registro SBV como definitivo. Los proyectos asociados no se podrán modificar. En este estado, el registro SBV ya se puede cobrar / liquidar Modificación y anulación de registros SBV Después de guardar el registro SBV, podrá modificarse hasta que sea cobrado. La única modificación no permitida es el tipo de origen. Si queremos anular el registro SBV, podremos hacerlo pulsando en el botón que se activará solo en los casos en los que el registro no esté cobrado, generando un registro SBV de anulación. Una vez cobrado, si queremos hacer alguna modificación, habrá que hacerlo a través del botón. Al pulsar en el botón se generará un registro SBV de rectificación, se desasociarán todos los proyectos asociados al registro SBV y mostrará en pantalla un nuevo registro SBV de sustitución. Después de hacer los cambios necesarios y guardar, se deberá asociar de nuevo los proyectos. 8/8