FACTURACIÓN ELECTRÓNICA para optimizar la administración financiera

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1 [.estrategiafinanciera.es ] FACTURACIÓN ELECTRÓNICA para optimizar la La eficiencia en las funciones administrativas es cada vez más necesaria para conseguir optimizar los resultados de las empresas... y todavía existe un gran margen de mejora. La facturación electrónica se ha mostrado como uno de los aspectos que más beneficios puede aportar en este campo, pero hay que analizar con detalle a donde se quiere ir si se desea obtener el máximo rendimiento con su implantación, Sergio Garrido Villalba, Socio de Accenture Mercedes Oblanca Rojo Senior Manager de Accenture Ficha Técnica AUTOR: Garrido Villalba, Sergio; Oblanca Rojo, Mercedes TÍTULO: FUENTE: Estrategia Financiera, nº 225. Febrero 2006 LOCALIZADOR: 17 / 2006 RESUMEN: En los últimos tiempos, y como consecuencia del incremento de la competitividad, las funciones administrativas o de back-office han pasado a gestionarse dentro de las empresas con los mismos criterios de eficiencia que el resto de departamentos. Basándose en los resultados obtenidos de una encuesta elaborada entre compañías líderes, se pone de manifiesto que las mejores prácticas en procesos administrativos permiten lograr mejoras de entre un 30% y un 70% en los niveles de eficiencia. La facturación digital se constituye como una de las mejores soluciones para mejorar la eficiencia de los departamentos de administración. No obstante, a la hora de poner en práctica su implantación hay que analizar detenidamente si los beneficios a obtener justifican la inversión. Definir un modelo de a largo plazo, rentabilizar al máximo las inversiones tecnológicas realizadas y centrarse en las funciones clave, externalizando las de menor valor añadido, son algunas de las claves para tomar una correcta decisión a la hora de decidir cómo y cuándo poner en práctica la factura electrónica. DESCRIPTORES: Gestión de costes, Planificación estratégica, facturación electrónica, back-office, EDI: Electronic Data Interchange,. L as funciones administrativas o de back-office han permanecido tradicionalmente en un segundo plano, ocultas tras las funciones core del negocio (comercial, producción, logística, etcétera). Este hecho ha llevado a que dichas funciones se encuentren en muchas ocasiones lejos de sus niveles óptimos de eficiencia. En los últimos años, los entornos cada vez más competitivos han obligado a las organizaciones a la obligación de prestar atención también a estas áreas menos importantes para conseguir la sostenibilidad a largo plazo de sus negocios. De esta forma, las funciones de soporte al negocio han pasado a gestionarse con los mismos criterios de eficiencia que el resto y su principal cometido es dar el mejor servicio posible a sus clientes. Para conseguir convertir los departamentos de administración tradicionales en 48 Estrategia Financiera Nº 225 Febrero 2006

2 un back office de alto rendimiento, las compañías deben contemplar diversos aspectos: Procesos. Optimizar la cadena de valor financiera desde la compra hasta el cobro a través de prácticas avanzadas y una estrecha colaboración con proveedores y clientes. Organización. La estructura organizativa de una de alto rendimiento se configura con clara vocación de servicio y de excelencia operativa mediante economías de escala y especialización y modelos de gestión por objetivos de servicio. Tecnología. La tecnología juega un papel clave en la implantación de procesos de alto rendimiento permitiendo la gestión masiva de transacciones y optimizando los flujos de trabajo entre el centro de y sus clientes y proveedores. La resistencia al cambio es un aspecto recurrente en cualquier evolución tecnológica y se combate con formación, tiempo y demostraciones prácticas de los beneficios que aporta el cambio Asimismo, el correcto equilibrio entre el desarrollo interno de capacidades y la externalización de funciones juega un papel fundamental en la consecución de este objetivo. De acuerdo con las conclusiones que se reflejan en un estudio realizado por Accenture entre compañías líderes en cada uno de los sectores de actividad, se pueden conseguir reducciones de costes que oscilan entre el 30 y el 70% a través de la aplicación de prácticas avanzadas en los procesos administrativos (Gráfico 1). LA ELIMINACIÓN DEL PAPEL: FACTOR CLAVE: Dentro de los diferentes factores que se han identificado como fundamentales para la mejora de los procesos administrativos, la eliminación de los documentos Gráfico 1. Mejores Prácticas Básico Progresivo Pionero Cuentas a Cobrar Cuentas a Pagar Contabilidad Múltiples aplicaciones, no estandarizado Soporte papel, poco control, retraso en pagos No estandarizado, 15 días de cierre 30% 60% 20% Sistema integrado, factura electrónica, portal de servicios Captura digital, factura electrónica, portal de proveedores, confirming Plan de cuentas común, cierre previsional Adm. RRHH Gastos de Viaje Nómina manual, incidencias no integradas Control manual, soporte papel 60% 70% Nómina electrónica, portal del empleado Tarjeta corporativa, liquidación integrada Tesorería Activos Fijos Conciliación manual, contabilidad de bancos Desintegrado, gestión manual 40% 20% Conciliación automática, integración extracto Sistema integrado, gestión de inversiones Compras Generales Compra heterogénea, no consolidada, servicios distribuidos 80% Homologación proveedores, e-procurement, tarjetas de compra Situación Media x% Ahorro Potencial Medio vs Negocios de Alto Rendimiento (Estudio High Performance Accenture 2004) Nº 225 Febrero 2006 Estrategia Financiera 49

3 Los beneficios potenciales de su utilización están muy ligados a la complejidad de los procesos financieros y a la situación existente en cada sector (1) OCR: Acrónimo inglés de Reconocimiento Óptico de Caracteres. en papel destaca como uno de los más importantes. La digitalización de los documentos recibidos del exterior (facturas de proveedores, albaranes, etcétera), permite convertir los papeles en imágenes, posibilitando la captura de los datos mediante herramientas de OCR(1) y agilizando los flujos de información entre los usuarios. Pero sin duda alguna, es la utilización de la facturación digital la solución que aporta un mayor beneficio para todos los actores implicados en el proceso, ya que consigue una total integración entre los emisores y los receptores de los documentos y con ella una significativa reducción del coste total. Gráfico 2. Importancia de los factores de reducción de costes en el proceso de Cuentas a Pagar (6=más importante) Facturación electrónica Conformación automática de facturas Reducción de costes laborales Descuentos pronto pago Fuente: Statistics Pocket Book-December 2004 (Banco Central Europeo). Reducción en llamadas de proveedores Reducción en controles internos La aplicación práctica de esta solución ha sido posible gracias a dos factores: El impulso legislativo dado por la Unión Europea y adoptado por nuestro país, que ha permitido que los documentos electrónicos, cumpliendo una serie de requisitos, sean aceptados como documentos con validez fiscal. El desarrollo tecnológico en lo referente al intercambio electrónico de documentos, que posibilita la realización de operaciones con las garantías de confidencialidad, autenticidad e integridad exigidas por la ley. Sin embargo, el nivel de utilización de este tipo de soluciones tecnológicas está todavía muy lejos de ser el deseado. Algunos de los argumentos más esgrimidos para justificar este hecho pueden ser, entre otros, la resistencia cultural de las organizaciones a dejar de trabajar con papel o la falta de capacidad tecnológica, ya sea propia o de terceros. Afortunadamente, ambos escollos son salvables. La resistencia al cambio es un aspecto recurrente en cualquier evolución tecnológica y se combate con formación, tiempo y demostraciones prácticas de los beneficios que aporta el cambio. Por otro lado, la democratización de las tecnologías que ha supuesto el uso extensivo de internet, permite que cualquiera pueda enviar documentos electrónicos o acceder a una plataforma donde pueda simplemente rellenar un formulario tipo. Por supuesto, en ambos casos, con las máximas garantías de seguridad. BENEFICIOS DE LA FACTURA ELECTRÓNICA La integración con los proveedores permite mejorar la calidad del servicio dado a los clientes internos y eliminar tareas de bajo valor añadido. De igual forma, mediante su automatización, las transacciones repetitivas se realizan de forma más eficiente, disminuye el nivel de errores y se reducen los plazos del proceso, lo cual conlleva un beneficio financiero extra. Los flujos de información se encuentran actualizados en tiempo real, aumentando considerablemente la visibilidad y proporcionando herramientas de análisis más fiables, lo que facilita la toma de decisiones. 50 Estrategia Financiera Nº 224 Enero 2006

4 Además, la validez legal del fichero electrónico de factura permite eliminar el papel, siempre que el soporte electrónico asegure la disponibilidad de acceso y consulta al documento en cualquier momento. Este hecho supone un gran ahorro de espacio y recursos de gestión del archivo, así como un merecido descanso para nuestros maltratados bosques. CÓMO AFRONTAR EL CAMBIO? Parece evidente que la facturación electrónica se va a ir imponiendo y va a suponer la desaparición paulatina de los formatos tradicionales de factura que todos conocemos. Los beneficios potenciales de su utilización están muy ligados a la complejidad de los procesos financieros y a la situación existente en cada sector. En ámbitos de actividad, como por ejemplo el mercado farmacéutico, donde la implantación de herramientas de facturación electrónica no está aún muy extendida, la aplicación de esta tecnología debe suponer una importante mejora de la eficiencia administrativa. En diferente circunstancia se encuentran sectores como el del automóvil, ya que organismos como ANFAC y los propios fabricantes llevan ya tiempo trabajando con los proveedores de automoción en la extensión del uso de tecnologías de intercambio electrónico (EDI: Electronic Data Interchange) para facturas, pedidos y todo tipo de documentos administrativos. En el caso del mundo del gran consumo, la diversidad de tamaños existente en las compañías de este sector lleva a generar un amplio abanico de situaciones. AECOC ha impulsado a lo largo de los últimos años la extensión y uso de estándares de intercambio electrónico de documentos pero, aunque los grandes proveedores se comunican electrónicamente con los grandes distribuidores, aquellos siguen encontrando aún dificultades para hacerlo con los pequeños comerciantes. Del mismo modo, las grandes superficies cuentan entre sus proveedores con multinacionales con capacidad tecnológica avanzada y pequeños negocios locales que emiten facturas manuales. Es en estos casos donde se hace más necesario un análisis detallado para establecer si los beneficios a obtener justifican la inversión. Una clave en este análisis es evaluar la contratación de los servicios de un socio tecnológico que disponga de la plataforma necesaria y permita su utilización con un coste reducido y variable, es decir, directamente relacionado con el uso real del servicio. De este modo, las compañías que no puedan, o no quieran, invertir en el desarrollo interno de esta capacidad, encuentran una alternativa bastante económica, y que les permite olvidarse de cuestiones como el cumplimiento de los requerimientos legales o las evoluciones tecnológicas. En resumen, no existe una receta universal para decidir cómo y cuándo afrontar el reto de poner en práctica la Gráfico 3. Porcentaje facturas a pagar electrónicamente Fuente: Accenture % a 50% 10% a 25% 5% a 10% 9% Más del 50% 8% 4% 8% 37% Menos del 5% 34% Ninguno Nº 225 Febrero 2006 Estrategia Financiera 51

5 Hay que evaluar la contratación de los servicios de un socio tecnológico que disponga de la plataforma necesaria y permita su utilización con un coste reducido y variable facturación digital. La respuesta deberá ser fruto del análisis detallado de la situación de partida y de la reflexión sobre cual es el modelo deseado a futuro. Responder a preguntas del tipo: Dónde se encuentran realmente los mayores ahorros?, Cómo puedo motivar a mis proveedores para que facturen electrónicamente? Qué beneficios les puede aportar a mis clientes? o Cómo puedo rentabilizar el máximo los equipos y tecnologías actuales? pueden ayudar a realizar dicho análisis. En definitiva, las claves para tomar una correcta decisión son: Definir un modelo de administración financiera a largo plazo, alineado con la estrategia del negocio. Capitalizar al máximo las inversiones tecnológicas ya realizadas (sistemas contables, herramientas de gestión documental, etcétera.) Focalizarse en las funciones clave, externalizando las de menor valor añadido y seleccionando los socios más adecuados en cada caso. 9 RESUMEN DEL MARCO LEGAL VIGENTE Regulación de la facturación con firma digital (Orden Ministerial HAC/3134/2002 de 5 de diciembre, publicada en el B.O.E. a fecha 13 de diciembre de 2002). Esta Orden Ministerial se complementa con la Resolución del Director General de la Agencia Estatal de Administración Tributaria que especifica los procedimientos y mecanismos de firma admitidos (Resolución 2/2003 de 14 de febrero, B.O.E. de 17 de febrero) La facturación electrónica se basa en la aplicación de mecanismos (firma electrónica avanzada) que permiten garantizar los principios básicos exigibles a la facturación: la autenticidad del origen y la integridad de su contenido, que impida el repudio de dicha factura. La legislación española otorga desde el 14 de febrero de 2003 total validez legal a las facturas firmadas digitalmente. Las principales características y requerimientos que deben cumplir estos documentos son: Existen diferentes soluciones de facturación electrónica válidas, puesto que cualquier medio de transmisión es aceptado: Redes de valor añadido, Internet, . Al sustituir completamente la factura en papel, la factura electrónica estará sujeta a los mismos requisitos respecto a los datos contenidos y a su almacenamiento. Medios de identificación y autenticación admisibles: Certificados X.509 v3. Entidades Emisoras admitidas en las relaciones tributarias con la Agencia Tributaria. Los mecanismos de generación y de verificación de firma se basarán en la aplicación de algoritmos públicamente conocidos y generalmente aceptados. Por cada factura intercambiada se adjuntará la firma electrónica de la misma y todos los datos que permitan al receptor verificar la integridad y la autenticidad. Solamente es necesaria la conformidad por parte del receptor para trabajar con factura digital. No son necesarias aprobaciones ni autorizaciones de la AEAT. El receptor deberá disponer de un softare que permita verificar la firma de la factura y la identidad del emisor, así como que su certificado no está caducado ni revocado. Los datos recibidos deberán ser almacenados tal y como fueron transmitidos para posibilitar posteriores verificaciones de firma y contenido de las facturas, y en el orden cronológico de su emisión y de su recepción. La obligación de conservación del fichero en formato digital podrá ser sustituida por la impresión de la factura, siempre que ésta incluya dos códigos PDF-417 como marcas gráficas de identificación (uno para los datos y otro para la firma). Otras simplificaciones significativas (Directiva 2001/115/EC): El empresario podrá subcontratar su facturación. Los clientes pueden expedir autofacturas en nombre del proveedor. El almacenamiento de facturas puede delegarse en terceros. 52 Estrategia Financiera Nº 225 Febrero 2006