ANEXO 3. REQUISITOS MINIMOS ESCALONAMIENTO VICEPRESIDENCIA DE CREDITO Y COBRANZA

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1 ANEXO 3. REQUISITOS MINIMOS ESCALONAMIENTO VICEPRESIDENCIA DE CREDITO Y COBRANZA OFICINA COMERCIAL Y DE MERCADEO TIPIFICACION - ASUNTO CENTRALIZADO FUNCIONARIO CONTACTO DEL AREA REQUISITOS PARA TRAMITE Pagos Inconsistentes o no aplicados -GUSTAVO CASTRO - LIGIA ORJUELA Reliquidación de los créditos Condonación Andres Bello CUENTA 17 Condonaciones CUENTA CÓDIGOS 11,12,17 Y 19 (POR INVALIDEZ Y MUERTE JULIO CASTANO- GUSTAVO CASTRO LUIS GABRIEL MARTINEZ ANTONIO ESQUIVEL- UNA VEZ ANALIZADA Y AUTOR.POR LAS AREAS COMPETENTES Fotocopia recibo de pago. Solicitud escrita del usuario. Condonación crédito Andrés Bello: Fotocopia de Diploma, Acta de Grado, Notas de toda la Carrera y Certificación Andres Bello. a) Por muerte del beneficiario, certificada mediante la presentación del registro civil de defunción en original o fotocopia autentica o el documento que haga sus veces, expedido por la autoridad competente. (Registradurías Especiales, Registradurías Municipales, Registradurías Auxiliares, Notarías, Inspecciones de Policía, Corregimientos autorizados y Consulados). La condonación del crédito se realizará desde el momento en que se produjo el deceso y es menester que a esa fecha, la obligación se encuentre al día. b) se acredita con el certificado expedido por la autoridad competente (EPS, ARS, Junta regional de Invalidez) de conformidad con las normas que rijan la materia. Ajuste de intereses Ajuste de intereses por retención Salarial JULIO CASTANO- GUSTAVO CASTRO JULIO CASTANO- GUSTAVO CASTRO Se considera con invalidez la persona que por cualquier causa, de cualquier origen, no provocada intencionalmente, hubiese perdido el 50% o más de su capacidad laboral, calificada por la EPS, ARS o la Junta de Calificación de Invalidez. Condonación por invalidez física o mental total y permanente, con el certificado medico que acredite invalidez física o mental total y de carácter permanente, debidamente expedido por una empresa promotora de salud EPS, o la Junta Regional de Invalidez, en todo caso debe determinar el grado de invalidez generado. Análisis Estado de Cuenta. Análisis de Estado de cuenta. Ver anexo instructivo Comité de Cartera Asuntos de Comité de Cartera / Formato Especial Cuota Adicional - Plan de amortización Plan de alivios Refinanciación Endoso de pagarés MARTHA HURTADO JULIO CASTANO- GUSTAVO CASTRO JUAN CARLOS CELIS JUAN CARLOS CELIS Tema de Atención Usuario

2 ANEXO 7. INSTRUCCIONES PARA TRÁMITE DE SOLICITUDES ANTE EL COMITÉ DE CARTERA COMITÉ DE CARTERA Y COBRANZA CÓMO SE CREÓ? El Comité de Cartera y Cobranza fue creado mediante Acuerdo 002 del 11 de enero de QUÉ ES EL COMITÉ DE CARTERA Y COBRANZA? El Comité de Cartera y Cobranza se creó como instancia asesora de los órganos de dirección y administración del ICETEX. Entre sus funciones se encuentran las siguientes: Evaluar y decidir sobre los casos excepcionales que se presenten por los beneficiarios de los créditos en la etapa de administración, seguimiento y control de la cartera. Estudiar y autorizar las solicitudes de condonación de obligaciones por muerte o invalidez. QUIÉNES LO CONFORMAN? El Comité de Cartera y Cobranza está integrado por el Presidente o su delegado quien lo preside con Voz y Voto, un miembro de Junta Directiva con Voz y Voto, el Vicepresidente de Crédito y Cobranza con Voz y Voto, el Vicepresidente de Fondos en Administración con Voz y Voto, el Vicepresidente de Operaciones y Tecnología con Voz y Voto, el Jefe Oficina Jurídica con Voz y el Jefe Oficina de Control Interno con Voz. CADA CUÁNTO SE REÚNE Y CUÁL ES EL QUÓRUM DECISORIO? El Comité de Cartera y Cobranza se reunirá por lo menos una vez al mes y el quórum decisorio estará conformado como mínimo con 3 de los participantes que cuenten con voto y podrán participar invitados permanentes u ocasionales a consideración de los miembros del comité. Las decisiones se tomarán de manera colegiada y con el voto favorable de la mitad mas uno. (Se anexa calendario)

3 QUÉ CASOS SE PUEDEN PRESENTAR AL COMITÉ DE CARTERA Y COBRANZA? 1. Casos excepcionales: El Comité de Cartera y Cobranza se encuentra facultado para evaluar y decidir casos excepcionales, que se presenten por los beneficiarios de los créditos en la etapa de administración, seguimiento y control de la cartera, que no se ha podido resolver a través de los mecanismos establecidos por el ICETEX. 2. Condonaciones por muerte e invalidez: El Comité de Cartera y Cobranza se encuentra facultado para estudiar y autorizar las solicitudes de condonación de obligaciones por muerte o invalidez, previo cumplimiento de los requisitos establecidos por el Instituto. 1. EVALUACIÓN Y DECISIÓN DE CASOS EXCEPCIONALES QUIÉN PUEDE PRESENTAR CASOS PARA SER EVALUADOS POR EL COMITÉ DE CARTERA Y COBRANZA? 1. Los contratistas o funcionarios encargados de atención al usuario. 2. Los funcionarios del ICETEX a quienes le llegue la solicitud del beneficiario por escrito. En todo caso, los formatos y soportes enviados deberán ser revisados y avalados con su Vo.Bo. así: 1. Los casos presentados por los agentes de Siemens, por el Coordinador Nacional. 2. Los casos presentados por los funcionarios de una Territorial, por el Asesor de Presidencia. 3. Los casos presentados por funcionarios de Bogotá, por el Coordinador del Proyecto Acces o por el Director de Cobranzas. CÓMO SE PRESENTAN LOS CASOS AL COMITÉ DE CARTERA?

4 Los casos excepcionales deben ser presentados a través del formato que se anexa, el cual deberá ser diligenciado completamente y será enviado vía a la funcionaria Martha Helena Hurtado de la Vicepresidencia de Crédito y Cobranza mhurtado@icetex.gov.co o al funcionario que se designe para tal efecto y físicamente con todos los soportes a la Vicepresidencia de Crédito y Cobranza. Si es necesario profundizar o aclarar el tema se debe hacer en una hoja anexa. Antes de enviar los casos al comité, éstos deben haber sido analizados y estudiados detalladamente por la dependencia o agente que los presenta, para lo cual deberán anexar todos los documentos que soporten las investigaciones, estudios realizados y su respectiva recomendación, con el fin de que los miembros del Comité tomen una decisión. En caso de que lo consideren conveniente, los miembros del Comité podrán solicitar investigaciones o documentos adicionales. Nota: Para estudio de solicitudes de beneficiarios con crédito Acces, el beneficiario debe encontrarse al día con el pago de las cuotas en época de estudios, salvo aquellos casos en los que la solicitud, se encuentre relacionada con éstos. En el formato anexo se deben especificar la siguiente información en los campos establecidos así: BENEFICIARIO: Se debe incluir, el nombre del deudor, documento de identificación IES, programa y periodo académico. ANTECEDENTES: En este campo se debe especificar entre otros: Fecha de adjudicación del crédito, valor línea y modalidad del crédito. Giros realizados. Resumen histórico del crédito por periodos académicos con fechas y valores (girado, aplazado, renovado, prorrogado, reestructurado). Estado actual del crédito (ejecución, amortización, prórroga, etc.) Fecha de paso al cobro con el valor del capital e intereses (si se encuentra en época de amortización) Saldos actuales, vencidos y vigentes

5 SOLICITUD: En este campo se debe especificar la petición del beneficiario, indicando los motivos de la misma y la propuesta de éste. OBSERVACIONES: En este campo se debe relacionar entre otra, la siguiente información: Datos relevantes que permitan tomar la mejor decisión, tales como una enfermedad comprobada del beneficiario que no le permitió, continuar con sus estudios, enfermedad de los padres, motivos de fuerza mayor. Certificaciones y documentos que anexa Investigaciones y trámites realizados Comportamiento del usuario en toda la vida del crédito RECOMENDACIÓN: De acuerdo con el estudio y análisis del caso, el funcionario o agente que presenta el caso debe aportar una recomendación clara y debidamente fundamentada, para que con base en ésta los miembros del Comité de Cartera y Cobranza puedan tomar una decisión. ANEXOS: Se deben anexar copias de todos los soportes de la información suministrada en el formato de estudio de casos excepcionales tales como: Estado de cuenta Para peticiones relacionadas con el crédito de sostenimiento, ésta debe ir avalada por el deudor solidario y adicionalmente, es necesario anexar formato de visita domiciliaria diligenciado. Certificaciones médicas Copia de resoluciones de giro Certificaciones expedidas por la IES Documento que certifique estrato socioeconómico Todos aquellos documentos que sirvan para soportar la solicitud del beneficiario y la respectiva recomendación.

6 CUÁL ES EL PLAZO PARA ENTREGAR LOS CASOS A LA VICEPRESIDENCIA DE CRÉDITO Y COBRANZA? Las solicitudes y soportes de evaluación de los casos excepcionales deberán ser entregados en la Vicepresidencia de Crédito y Cobranza a más tardar con tres (3) días de anterioridad a la fecha de realización del Comité, de acuerdo con el cronograma establecido, es decir, si el Comité se realiza un viernes, los documentos deben quedar radicados el día lunes anterior. Cualquier modificación a esa fecha, será informada vía e- mail. QUIÉN DA RESPUESTA A LAS SOLICITUDES DE LOS USUARIOS? Una vez realizado el Comité de Cartera y Cobranza, la Vicepresidencia de Crédito y Cartera informará a través de correo electrónico las decisiones respectivas a los funcionarios o agentes que presentaron los casos, con el fin de que éstos den la respectiva respuesta a la solicitud de los usuarios y realicen el respectivo seguimiento. CUÁLES CASOS NO SE PRESENTAN A COMITÉ DE CRÉDITO Y COBRANZA? Los siguientes casos no serán presentados al Comité de Cartera y Cobranza: Aquellos que no hayan sido entregados a la Vicepresidencia de Crédito y Cobranza dentro del término establecido vía y físicamente. Casos que no cumplen con los requisitos, presentan información incompleta o no se anexan todos los soportes. Casos que se puedan solucionar a través de alguno de los mecanismos, políticas o procedimientos establecidos por el ICETEX. 2. ESTUDIO Y AUTORIZACIÓN DE CONDONACIONES POR MUERTE E INVALIDEZ CUÁLES OBLIGACIONES SE PUEDEN CONDONAR?

7 El Artículo 12 del Reglamento de Crédito del ICETEX establece lo siguiente: ARTÍCULO 12.- CONDONACIÓN DE DEUDAS. El ICETEX condonará las obligaciones de los beneficiarios en los siguientes eventos: a) Por muerte del beneficiario, certificada mediante la presentación del registro civil de defunción en original o fotocopia autentica o el documento que haga sus veces, expedido por la autoridad competente. (Registradurías Especiales, Registradurías Municipales, Registradurías Auxiliares, Notarías, Inspecciones de Policía, Corregimientos autorizados y Consulados). La condonación del crédito se realizará desde el momento en que se produjo el deceso y es menester que a esa fecha, la obligación se encuentre al día. b) Por el hecho sobreviviente de invalidez del beneficiario, la cual se acredita con el certificado expedido por la autoridad competente (EPS, ARS, Junta regional de Invalidez) de conformidad con las normas que rijan la materia. El funcionario o agente que presente el caso debe: 1. En caso de fallecimiento, revisar el Registro Civil de Defunción con sello original de la notaría. 2. En caso de invalidez, debe verificar que el Certificado de invalidez sea expedido por la autoridad competente y se encuentre registrado el porcentaje de pérdida de la capacidad laboral, el cual debe ser igual o superior al 50%. Adicionalmente debe verificar que en dicho documentos se encuentre registrada la fecha de estructuración de la invalidez. 3. Verificar que a la fecha del deceso o de la estructuración de la invalidez, el usuario se encontraba al día. 4. Diligenciar el formato de presentación del caso (anexo) y adjuntar los respectivos soportes. 5. Remitir el formato de presentación del caso con sus anexos a la Vicepresidencia de Crédito y Cobranza. En caso de condonación de créditos Acces, estos deberán ser enviados a la Coordinación del Proyecto, con el fin de que se adicionen los saldos correspondientes a cada beneficiario y ésta dependencia será la que lo remita a la Vicepresidencia antes mencionada.

8 Nota: Para solicitudes de condonación de Créditos otorgados a través de fondos en administración, la Vicepresidencia de Crédito y Cobranza solicitará a la Vicepresidencia de Fondos en Administración una certificación de que la condonación no se ejecuta con cargo a los recursos del fondo. Igualmente, ésta Vicepresidencia será la responsable de responder las solicitudes de condonación a los usuarios. Cordialmente, ADRIANA PATRICIA VILLEGAS LONDOÑO Vicepresidente de Crédito y Cobranza Anexos: 1. Cronograma reuniones Comité de Cartera año Cuadro estudio casos excepcionales 3. Modelo presentación de casos al Comité de Cartera y Cobranza ORMATO PARA ESCALAR SOLIITUDES ANTE EL COMITÉ DE CARTERA. COMITÉ DE CARTERA DEL DE DE Estudio de casos especiales en período de estudios y de amortización FE CH A No. BENEFICIARIO CÓDIGO - ESTUDIOS - IES ANTECEDENT ES SOLICITUD OBSERVACIONES RE CO ME ND AC IÓ N DECI SIÓ N DEL COM ITÉ FIRMA DEL FUNCIONARIO NOMBRE FUNCIONARIO:

9 DEPENDENCIA : Vo. Bo. JEFE INMEDIATO

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