en el Dos objetivos para una nueva realidad

Transcripción

1 La eadministración y la Atención ciudadana en el Ayuntamiento t de Vitoria-Gasteiz i t i Dos objetivos para una nueva realidad 1

2 Plan de Gestión 2013 Misión Proporcionar el mejor servicio posible a la ciudadanía de Vitoria-Gasteiz, y para ello a los Servicios municipales, mediante el uso de las tecnologías de información y comunicación, la gestión de los canales de atención, el compromiso de la seguridad, la innovación y la mejora de los procesos de la organización municipal, de la forma más eficiente y al menor coste. 2

3 Objetivos en el Plan de Gestión 2013 Adecuación a la L.A.E.C.S.P. Renovación del modelo de atención ciudadana. Conseguir la mejora y continuidad de los servicios prestados de nuestra competencia de la forma más eficiente. Análisis de los recursos tecnológicos y plan de uso y aplicación de los mismos. Dotarnos de una infraestructura t de servicios i y comunicaciones i flexible y adaptable a las necesidades de la situación actual. Disponer de la organización más adecuada del departamento en cada momento. 3

4 Plan de ahorro de costes. Líneas de actuación.. A lo largo de estos últimos años, se han realizado acciones de cara a lograr una reducción en el gasto manteniendo los servicios a través de: Red y Sistemas corporativos unificados para el Ayuntamiento y sus Sociedades públicas. Espacio de información con contenidos integrados en la imagen corporativa vitoria-gasteiz.org Acuerdos para reducción de tarifas Inversiones que provocan una reducción del gasto de mantenimiento i t de los sistemas existentes Proyectos estratégicos de cambio para la consecución de una mayor eficiencia en el funcionamiento de los servicios municipales y en el propio departamento de TTI. Interoperabilidad y cooperación. 4

5 Plan de ahorro de costes. Líneas de actuación. Plan de reducción del gasto corriente Análisis de nuevos recursos y su aplicación Principales proyectos 5

6 Plan de reducción del gasto corriente. Acciones. Evolución del capítulo 2. La evolución en los últimos años ha sido: ,19 (2010) ,55 (2011) ,58 (2012) se ha liquidado en ,97 (2013) 6

7 Plan de reducción del gasto corriente. Acciones. A lo largo del año 2012 se han realizado y aún se siguen realizando acciones en cada uno de los epígrafes del gasto corriente de cara a su reducción. Estos epígrafes son: Mantenimiento de equipos y software Soporte a la atención ciudadana Soporte a la infraestructura del Departamento Gastos de consumos 7

8 Plan de reducción del gasto corriente. Acciones. Mantenimiento de equipos y software Acciones desarrolladas: Inversiones La renovación de los servidores centrales, va a suponer un ahorro anual de en los próximos 3 años. La renovación de la infraestructura para la virtualización de servidores y almacenamiento masivo supone un ahorro anual de , en los próximos 3 años 8

9 Plan de reducción del gasto corriente. Acciones. Soporte a Atención ciudadana Acciones desarrolladas. Cambio organizativo. Se crea el germen del Servicio de atención municipal, normalizando la atención presencial y telefónica en los diferentes edificios municipales. Supone la convivencia de la red de OACs con las nuevas oficinas bajo la supervisión del mismo servicio desde el que se coordinarán todos los efectivos. El nuevo modelo se implanta en el edificio de S.Prudencio donde se ubican los Departamentos de Urbanismo y Medio Ambiente y Espacio Público. 9

10 Plan de reducción del gasto corriente. Acciones. Soporte a la infraestructura del Departamento Asistencia técnica de personal de soporte para el mantenimiento de la infraestructura de los servidores y sistemas de información. Se produce una reducción del gasto de ,13 en 2012, a un gasto inicial de

11 Plan de reducción del gasto corriente. Acciones. Gastos de consumos. Los consumos principales se realizan en los apartados siguientes Publicación en boletines oficiales Correspondencia y notificaciones Facturación en comunicaciones (voz y datos) 11

12 Plan de reducción del gasto corriente. Acciones. Gastos de consumos. Acciones desarrolladas Publicación ió en boletines oficiales i Desarrollando las funciones necesarias (modificación de la ley de tráfico) para publicar las denuncias de tráfico en el TESTRA (Tablón electrónico). En 2013 se implantará el Tablón de anuncios electrónico que evitará un gran número de visitas y de llamadas telefónicas, y por lo tanto, mayor eficiencia y ahorro. 12

13 Plan de reducción del gasto corriente. Acciones. Gastos de consumos. Acciones desarrolladas Correspondencia y notificaciones Se han iniciado nuevos contratos en los que ya se han ajustado las tarifas de distribución de correspondencia, así como de entregas de paquetería. Ya desde finales de los noventa se realizó un cambio organizativo importante con la creación de una unidad centralizada de control y supervisión de la distribución municipal. Con este nuevo contrato se ha incorporado el intercambio automatizado y los acuses de recibo electrónicos. Se ha reducido en más del 30%. 13

14 Plan de reducción del gasto corriente. Acciones. Gastos de consumos. Acciones desarrolladas d Correspondencia y notificaciones Además, dentro de las acciones de los proyectos englobados en la Tramitación electrónica, se están desarrollando los servicios necesarios para la transferencia de notificaciones i electrónicas, en lo que respecta a denuncias de tráfico, como para las notificaciones y comunicaciones de tipo general. Los resultados se plasmarán a lo largo de

15 Plan de reducción del gasto corriente. Acciones. Gastos de consumos. Acciones desarrolladas Facturación comunicaciones: Voz y datos A pesar de que los servicios van potencialmente en aumento, se consigue contener y reducir el total de esta facturación (2010) (2011) (2012) (2013) En 2013 se va a tramitar un concurso de todos los lotes de servicios de telecomunicaciones. 15

16 Análisis de nuevos recursos. Acciones. Creación de un servicio específico para llevar a cabo el análisis de los recursos tecnológicos y su aplicación, así como la mejora de la productividad interna. Trabajando en los siguientes ámbitos: Metodología y herramientas de gestión de proyectos para la mejora en la colaboración entre servicios internos. Normalización del desarrollo de servicios internet e intranet Línea de producto como solución al framework de desarrollo Diseño del repositorio de documentos electrónicos Redefinición de la oferta de servicios en la sede electrónica Reducción de mantenimiento software: Análisis de nuevos productos. Servicios en la nube Virtualización.. 16

17 Principales proyectos en marcha. Plan de prevención contra el fraude fiscal y gestión de subvenciones con partidas específicas desde el Puesta en marcha del nuevo modelo de atención ciudadana Reingeniería y simplificación de los procesos Implantación de la plataforma de componentes para la tramitación electrónica Publicación de contenidos en la sede electrónica Y todo ello formando parte de la puesta en marcha de un plan para la Gestión del cambio. Adecuación de la Organización al nuevo escenario 17

18 Principal proyecto estratégico En el que se aúnan la consecución de los distintos t objetivos en una NUEVA REALIDAD 18

19 Antecedentes La prestación de Servicios de Atención al Ciudadano, de calidad, es una constante de las AAPP y de este Ayuntamiento en particular.. La administración electrónica o e- administración, amparada bajo el paraguas legal de la Ley LAECP 2007, dio lugar a proyectos de muy diferente alcance y complejidad. + Hechos La concentración de distintos departamentos y servicios en un único edificio en un futuro próximo en San Martín. El compromiso de abordar el proyecto y los sub-proyectos de e-administración i ió como un proyecto integral y Global con una gestión del Cambio Unificada. 19

20 Objetivos desde la Dirección de T.I. Definición de un modelo de articulación de los servicios de Att. Ciudadana de forma multicanal. Desarrollo de un modelo conceptual y un marco operativo sobre el que construir la nueva cultura de la e-administración Proyecto de Proyecto Atención e-administración Ciudadana 20

21 Proyectos en marcha Definición de un nuevo modelo de Atención Ciudadana Revisión y redefinición de Procesos, incluyendo la simplificación. Desarrollo de un nuevo Entorno a la Ventana de Atención municipal Digitalización de los documentos de entrada Puesta en marcha de un nuevo Registro General y Tablón de Anuncios Implantación de una plataforma tecnológica para la e-administración Sede Electrónica 21

22 Dónde se van a dar los cambios? En la apertura de la oficina i del SAM en el edificio i donde d se ubican los Departamentos de Urbanismo y Medio Ambiente. Se concreta en: Creación de un grupo de atención personalizada del edificio Recogida de documentación en entrada con digitalización Puesta en marcha de la unidad de digitalización centralizada Soporte específico para los agentes de información ió (E.V.A.). VA Implantación de la valija electrónica en los departamentos afectados 22

23 EVA E.V.A. Objetivo A. Integrar desde una visión unificada la recepción de la documentación de los procedimientos administrativos B. Informar al ciudadano de la documentación asociada al procedimiento C. Emitir justificante al ciudadano de la documentación entregada en registro D. Registrar y digitalizar la documentación de entrada E. Envío automatizado a la valija electrónica de la entrada registrada 23

24 Gestión del cambio Esta experiencia va a servir de guía para la validación, en un entorno de alcance acotado, de las herramientas y la metodología utilizados para El análisis conjunto y la simplificación de los procesos La adaptación al cambio de la nueva operativa y al uso de las herramientas El proceso de formación para esta adaptación al cambio La utilización de recursos que ayuden en el proceso de adaptación En definitiva, para la validación de la nueva realidad y su extensión a toda la organización municipal 24