PROCEDIMIENTO PARA LA TRANSFERENCIA DE RECAUDOS EN LOS ESTABLECIMIENTOS DE VENTA DE GNV

Transcripción

1 PROCEDIMIENTO PARA LA TRANSFERENCIA DE RECAUDOS EN LOS ESTABLECIMIENTOS DE VENTA DE GNV OBJETO: Establecer una metodología clara y sencilla para los Establecimientos de Venta de GNV respecto al cálculo y transferencia del recaudo diario por concepto de financiamientos a través del Sistema de Control de Carga de GNV. MARCO NORMATIVO: 1. Decreto Supremo Nº EM que aprueba el REGLAMENTO PARA LA INSTALACIÓN Y OPERACIÓN DE ESTABLECIMIENTOS DE VENTA AL PÚBLICO DE GAS NATURAL VEHICULAR (GNV) y demás modificatorias: Artículo 87.- Obligatoriedad del Sistema de Control de Carga Los Establecimiento de Venta al Público de GNV y Consumidor Directo de GNV deben disponer y utilizar todos los elementos necesarios que formen parte del Sistema de Control de Carga de GNV. Artículo 68.- Del control y venta de GNV ( ) e) Entregar dentro del plazo establecido por la entidad competente, el monto recaudado a las entidades acreedoras del Sistema Financiero que se encuentren debidamente inscritas en el registro del Administrador del Sistema, cuando hayan financiado la conversión del vehículo a GNV. 2. Convenio de Recaudación suscrito con el Administrador del Sistema de Control de Carga de GNV. PRINCIPALES ACTIVIDADES: I. CÁLCULO DEL MONTO RECAUDADO.- El Establecimiento de Venta de GNV deberá considerar las siguientes actividades, con el fin de obtener las cifras exactas y conciliarlas con lo efectivamente recaudado: 1. Imprimir el reporte Totales del Día a partir de las impresoras de los Puntos de Venta (POS). Ver Anexo Nº1. En este reporte se deberá verificar y tomar nota de la data disponible en la sección inferior del informe impreso, denominada Total Recaudos, tal como se muestra en la imagen a continuación:

2 EDS DE GAS NATURAL Lima Peru Fecha Sistema: 26/02/ :48 CONTROL DE VENTAS DIARIO Fecha: 25/02/2008 *********************************** Total Descuentos 0.00 Total Recaudos 12, Total Financiación 12, Total Impuestos 0.00 Gran Total 39, Recaudación del día Ingresar al módulo de reportes del Establecimiento de Venta de GNV y generar el reporte VentasDiariasPorManguerayTurno (ver Anexo Nº02), prestando atención al monto por concepto de Recaudo, tal y como se muestra en la imagen colocada a continuación. Este reporte debe crearse considerando la fecha de apertura de turno, opción disponible en el filtro Seleccione Filtro Fecha, donde se deberá elegir la alternativa turno. 3. Verificar que las cifras Total Recaudos del reporte Totales del Día coincida con la cifra Recaudo del reporte VentasDiariasPorManguerayTurno. En el ejemplo mostrado en los gráficos, para el caso del día 25/02/2008 el total a depositar por concepto de recaudación es de S/. 12, Verificar que se debe tener tantos cierres de turno (winchas de cierre) como filas haya en el reporte VentasDiariasPorManguerayTurno. Recomendaciones y precauciones: Cabe resaltar que dentro de un mismo turno pueden realizarse varias aperturas del mismo, siempre que estén en el rango de horas definido en el Configurador. En caso que ambos reportes no coincidan, se deberá verificar que todos los turnos del día de liquidación del recaudo estén cerrados. Es importante considerar que si se generan reportes de un día que cuente todavía con algún surtidor con turno abierto, las cifras no serán exactas. Para determinar si un día tiene algún turno abierto basta con emitir el reporte Resumen Diario (Totales del Día), si el reporte sale sin problema quiere decir que todos los turnos están cerrados, de lo contrario saldrá un ticket de error mostrando el siguiente mensaje de error: Error en cierre de día: Existen turnos abiertos para el día 25/02/2008 si el día en cuestión es el 25/02/2008. En el caso de presentarse diferencias o montos no conciliables, contactarse con INFOGAS a través de los números telefónicos provistos. Por ejemplo, en el siguiente gráfico se ve que se ha abierto 2 veces el turno 1 en el surtidor 4 (Mangueras 7 y 8). Posiblemente la primera vez que se abrió se despachó un sólo vehículo, se cerró el turno y se volvió a abrir. Para el caso en mención, se deben tener 9 winchas de cierre para el turno 2 (En el supuesto caso en que cada despachador abra 1 solo turno por surtidor). Por esta razón, no es recomendable calcular el monto de recaudación a depositar en base a las winchas de cierre, porque éstas pueden no estar completas.

3 Turno 2 abierto 2 veces en el surtidor 4, por lo tanto deben entregarse 2 winchas de cierre para ese surtidor en ese turno de ese día De igual manera, es recomendable que el Establecimiento de Venta de GNV verifique los contómetros de los surtidores y contraste la información de los inicios y cortes de turnos, así como de las cifras generadas durante el turno, de manera que se incremente el control y verificación del correcto despacho a través del Sistema de Control de Carga de GNV. II. OBLIGACIÓN DEL ABONO DIARIO POR CONCEPTO DE RECAUDACIÓN.- 1. La transferencia por concepto de recaudos deberá realizarse de manera diaria y estar disponible en la cuenta recaudadora del Sistema de Control de Carga de GNV hasta antes de las 12:00h del mediodía del día en curso. 2. El Establecimiento de Venta de GNV será responsable de verificar que la transferencia de recaudaos se haya hecho efectiva y ejecutado en los tiempos acordados. 3. La transferencia de los recaudos deberá realizarse todos los días de lunes a viernes. Los abonos correspondientes a los días viernes, sábado y domingo serán regularizados el día lunes en el mismo horario. De igual manera, los abonos correspondientes a días feriados, se regularizarán al siguiente día hábil. 4. El ITF es un impuesto que grava todas las operaciones financieras. Al momento de realizar el depósito del recaudo, el banco aplicará este impuesto sobre el total a depositar, lo que significa que el importe depositado va a ser ligeramente menor a lo que figura en el sistema. Este costo o descuento generado, no deberá ser asumido por el Establecimiento de Venta de GNV, sino que es asumido por el Fideicomiso de manera automática cuando se realiza el depósito. Ejemplo: * Si el monto total recaudado asciende a S/.3, * La Estación deberá depositar el MONTO TOTAL en la cuenta recaudadora * La Entidad Financiera descontará el porcentaje de ITF vigente al momento del depósito (% ITF 2009 = 0.07%) * Dicho importe asciende a: 0.07% = S/ y es descontado por el Banco automáticamente en el momento del depósito. * Finalmente el importe que ingresa a la cuenta recaudadora es S/.2,997.90

4 5. El Establecimiento de Venta de GNV deberá realizar la transferencia de los recaudos en la siguiente cuenta: IFI: Banco Continental - BBVA Cuenta: Nombre: Cta. Corriente MN - COFIDE Fideicomiso de Administración del Sistema de Control de Carga de GNV. Es de suma importancia considerar que la obligatoriedad de la transferencia diaria de los recaudos y la estricta disciplina con el cumplimiento del horario acordado por parte de los Establecimientos de Venta de GNV permiten que a su vez el Administrador del Sistema de Control de Carga de GNV INFOGAS transfiera dichos importes a las Entidades Financieras, evitando perjudicar al usuario vehicular final con el cumplimiento de sus obligaciones financieras. III. COMUNICACIÓN DEL MONTO ABONADO POR CONCEPTO DE RECAUDACIÓN.- Para efectos de mejorar el proceso de transferencia de la recaudación diaria conforme se especifica en el Convenio de Recaudación, es imprescindible contar con información detallada y oportuna relacionada a estas operaciones. 1. Una vez realizado el abono diario, el Establecimiento de Venta de GNV deberá informar de inmediato y antes de las 12h del mediodía el detalle de lo transferido vía correo electrónico. 2. La información comunicada deberá remitirse con la siguiente estructura: - Nombre de la Estación de Servicio. - Monto en Soles transferido a la cuenta corriente del Fideicomiso (BBVA Banco Continental). - Fecha y hora de la transferencia. - Fecha a la que corresponde la recaudación. - Número de operación o referencia de la confirmación de la operación. 3. Deberá adjuntarse también el reporte RecaudacionDiaria Cuando se emita el reporte y no haya turnos abiertos el reporte mostrará la cifra de recaudo a depositar, y se mostrará de la siguiente manera:

5 3.2. Cuando se emita el reporte y queden turnos abiertos del día el reporte detallará estos turnos abiertos y se mostrará de la siguiente manera: Si el reporte muestra turnos abiertos, éstos deberán cerrarse antes de realizar el cuadre de la cifra total de recaudo; de lo contrario los montos no serán precisos. 4. La comunicación deberá dirigirse a los siguientes destinatarios: Sr. Juan Manuel Franco jfranco@cofide.com.pe Srta. Jessica Lozano Santiago jlozano@cofide.com.pe Sr. Emiliano García jgarcia@cofide.com.pe IV. ABSOLUCIÓN DE CONSULTAS.- Cualquier incidencia relacionada al presente procedimiento de recaudación, deberá ser reportada en el día de ocurrencia a fin de tomarse las acciones pertinentes a través de los correos electrónicos previamente proporcionados y también a través de los números telefónicos Anexos V. GLOSARIO.- Abrir turno: Operación que consiste en habilitar un surtidor para el despacho asignándole la responsabilidad a un despachador, el cual se hace responsable de las ventas realizadas en el turno abierto. Con la apertura de un turno se registran las lecturas iniciales del surtidor para llevar un control de los metros cúbicos vendidos. Cerrar turno: Operación que consiste en deshabilitar el despacho en un surtidor de tal manera que se pueda hacer un arqueo de todo lo vendido en el turno. En el cierre de turno se registran las lecturas finales y la diferencia de lecturas para determinar el

6 volumen de metros cúbicos vendidos; asimismo se puede determinar el total monetario vendido y el total recaudado en el turno. Fecha de turno: Fecha que toma en cuenta la fecha de apertura del turno. Fecha real: Fecha efectiva del despacho o venta. Wincha: Reporte impreso generado en los Puntos de Venta (POS) después de cerrar un turno. Reporte Totales del Día: Reporte emitido desde cualquiera de los POS, y que representa el resumen del día siempre y cuando los turnos abiertos ese mismo día estén cerrados. Muestra información de lecturas iniciales, finales, diferencias de lectura, recaudación y total monetario de ventas. Reporte VentasDiariasPorManguerayTurno: Reporte emitido desde la computadora que actúa como servidor del sistema en la estación. Muestra un resumen de los turnos abiertos en un día agrupado por número de turno y manguera. Cuenta recaudadora: Cuenta corriente de tránsito, que permite reunir los montos por concepto de recaudación de todos los Establecimientos de Venta de GNV y transferirlos a las Entidades Financieras involucradas. Convenio de Recaudación: Convenio marco que establece las obligaciones y responsabilidades de los Establecimientos de Venta de GNV y de INFOGAS con relación a la recaudación de financiamientos realizados a través del Sistema de Control de Carga de GNV.

7 ANEXO Nº01: Procedimiento para imprimir el reporte Totales del Día 1. Presionar la tecla F2.IMPRESION 2. Seleccionar la opción 5. Totales del Día 3. Ingresar la fecha y presionar ENTER 4. Si la información digitada es correcta, se imprimirá el reporte, de lo contrario, se imprimirá un ticket especificando el error.

8 ANEXO Nº02: Procedimiento para la generación del Reporte Ventas Diarias Por Manguera y Turno a) Ingresar al módulo de reportes. b) Ingresar el usuario y contraseña de acceso al módulo de reportes. c) Hacer clic en el reporte VentasDiariasPorManguerayTurno. d) Ingresar la fecha inicial turno, la fecha final turno y seleccionar el filtro fecha: Turno (Turno cuando se quiere utilizar la fecha de apertura de los turnos, Real cuando se quiere usar la fecha de despacho de las ventas). La Estación de Servicios, deberá seleccionar la opción Turno para efectos del cálculo del monto recaudado. Seleccionar fecha de Turno

9 e) Hacer clic en View Report, y se mostrarán los resultados tal como se ve en el siguiente gráfico: Recaudación del día