INSTRUCTIVO PARA RESPALDO DE DATOS SENSIBLES OI-IN

Transcripción

1 HOJA: Pág. 1 de OBJETIVO. Realizar respaldos de la información local de los equipos asignados a los usuarios, de la base de datos del sistema ERP QBIZ, base de datos del sistema AQUAPROOF y de la base de datos del sistema ERP TMAX2000 de Organización Iliniza S.A. como una medida de protección frente a incidencias graves. 2. ALCANCE. Se realizará el proceso de respaldo de la información almacenada localmente en los equipos asignados a cada usuario que esté relacionada sus respectivas tareas laborales, así como de las bases de datos asociadas a los tres sistemas principales de Organización Iliniza S.A. 3. RESPONSABILIDAD. Verificación de cumplimiento: Cumplimiento: Gerente General o su delegado Jefe de Sistemas 4. DEFINICIONES. Respaldos de Información: Son copias de los datos originales, fuera de la infraestructura que se realiza, con el fin de disponer de un medio para recuperarlos en caso de su pérdida. Servidor de archivos: Es un tipo de servidor que almacena y distribuye diferentes tipos de archivos de datos digitales entre los clientes de una red de información. Disco Duro Local: Es el dispositivo de almacenamiento de datos que emplea un sistema de grabación magnética para almacenar archivos digitales y está instalado en los equipos de cada usuario. Disco Duro Externo: Es una unidad de disco duro que es fácil de instalar y transportar de un equipo a otro, sin necesidad de consumir constantemente energía eléctrica. Elaborado por: Efraín Montenegro Cargo: Jefe de Sistemas Fecha: Julio 2018 Firma: Revisado por: Alexandra Yánez Cargo: Gerente General Fecha: Julio 2018 Firma: Aprobado por: Vicente Sánchez Cargo: Presidente Fecha: Julio 2018 Firma:

2 HOJA: Pág. 2 de 12 Partición de Sistema: Es la fracción del disco duro en la que está almacenado el sistema operativo. Particiones de Datos: Es la fracción del disco duro en la que están almacenados los datos locales de cada usuario de la red de información. Base de Datos: Conjunto de datos relacionados que se almacenan de forma que se pueda acceder a ellos de manera sencilla, con la posibilidad de relacionarlos, ordenarlos en base a diferentes criterios, etc. Respaldo de Bases de Datos: Consiste en procesos de almacenamiento de información de tipo completo, diferencial o incremental de bases de datos de diferentes sistemas. 5. DESARROLLO Respaldo de dispositivos y equipos de usuarios Dispositivos y equipos disponibles. 1) Disco duro local en cada equipo de usuario, con dos particiones identificadas como Sistema y Datos. 2) Disco duro externo identificado como OI-DSK-1. 3) Servidor de archivos en la red local de Organización Iliniza S.A., identificado como OI-AD-1. 4) Servidor de sincronización en la red local de Organización Iliniza S.A., identificado como OI-SOC-G Tipos de respaldos a realizar. 1) Respaldo automático en servidor de sincronización OI-SOC-G1. 2) Respaldo manual en disco duro externo OI-DSK-1. 3) Respaldo manual en Servidor de Archivos OI-AD-1.

3 HOJA: Pág. 3 de Tipos de usuarios y frecuencia de ejecución de respaldos en la red de Organización Iliniza S.A. Respaldo Automático Tipo Identificación Frecuencia 1 Usuarios en Gerencias. Permanente 2 Usuarios en Jefaturas. Permanente 3 Usuarios en Ventas. Permanente 4 Usuarios en Asistencia. Permanente Respaldo Manual Tipo Identificación Frecuencia 1 Usuarios en Gerencias. 1 cada 3 meses 2 Usuarios en Jefaturas. 1 cada 3 meses 3 Usuarios en Ventas. 1 cada 3 meses 4 Usuarios en Asistencia. 1 cada 3 meses Estructura de directorios a respaldar. Cada equipo de usuario cuenta con una partición de disco duro llamada Datos, ingresando a la misma se encuentra la siguiente estructura de directorios: La carpeta PERSONAL se usa para que el usuario la utilice para guardar información personal y no relacionada a sus tareas laborales, estas pueden ser: - Archivos de música. - Archivos de imagen.

4 HOJA: Pág. 4 de 12 - Archivos de video. - Archivos de datos. ESTA INFORMACIÓN NO SE INCLUIRÁ EN EL RESPALDO PERTINENTE A LA INFORMACIÓN RELACIONADA A LA ORGANIZACIÓN. Las carpetas Mis Documentos y Correos están relacionadas a la información propia de Organización Iliniza S. A. generada en las tareas del respectivo usuario. El formato OI-FR-104, Cronograma de Mantenimiento, presenta la información resumida de los equipos que se deben respaldar, así como su respectivo usuario responsable. Respaldo automático en servidor de sincronización OI-SOC-G1. 1. Cada usuario dispone de credenciales, usuario y contraseña, en el servidor OI-SOC- G1 con el siguiente formato: nombre.apellido. 2. La aplicación OwnCloud, en cada equipo de usuario sincroniza automáticamente todos los datos hacia el servidor OI-SOC-G1, en el directorio principal: /home/respaldos/nombre.apellido/files.

5 HOJA: Pág. 5 de El servidor registra los cambios y permite recuperar versiones antiguas de archivos modificados accidentalmente, incluyendo borrado accidental. Respaldo manual en disco duro externo OI-DSK-1 1. Abrir la carpeta del tipo de usuario en el directorio raíz del disco duro externo. 2. Abrir la carpeta con el mismo nombre del equipo que utiliza el usuario, estos nombres se encuentran registrados en el formato OI-FR-104. En el caso de no encontrarse la carpeta se debe crear con este mismo esquema. 3. Crear una carpeta con la fecha del respaldo en formato ISO Se puede extraer la información directamente del equipo del usuario utilizando la aplicación Total Commander instalada en los equipos proceder a realizar una copia completa de las carpetas Mis Documentos y Correos a la carpeta creada.

6 HOJA: Pág. 6 de También se puede extraer la información del servidor en servidor de sincronización OI-SOC-G1, accediendo al directorio raíz de los usuarios: Vigencia de los respaldos de los usuarios. Se mantienen tres copias de la información de cada usuario, la primera en cada equipo de usuario, la segunda en el disco duro externo OI-DSK-1, la tercera en el servidor de archivos OI-AD-1. Considerando e volumen de información de la Organización Iliniza S.A. se mantendrá vigentes los respaldos de acuerdo a lo siguiente: 1. Respaldo local en cada equipo de usuario: última sincronización. 2. Respaldo en servidor de sincronización OI-SOC-G1: última sincronización. 3. Respaldo en disco duro externo OI-DSK-1: dos últimas copias.

7 HOJA: Pág. 7 de 12 Las copias anteriores se borrarán de todas las ubicaciones disponibles Respaldo de base de datos del Sistema ERP QBIZ Frecuencia de los respaldos. La copia de la base de datos principal se realiza con una frecuencia diaria en el servidor local SERVIDOR, semanal en el disco de respaldo externo OI-DSK-2, y mensual en el servidor OI-AD Proceso de respaldo. Se detallan los pasos a continuación: 1. Se crea un procedimiento de respaldo automático mediante el administrador de SQL Server como un trabajo de mantenimiento con el siguiente código transaccional: BACKUP DATABASE [BDQuality] TO DISK = N'C:\Respaldos\QBIZ\BDQuality_backup_2016_03_10_063346_ bak' WITH NOFORMAT, NOINIT, NAME = N'BDQuality_backup_2016_03_10_063346_ ', GO as int = position from msdb..backupset where database_name=n'bdquality' and backup_set_id=(select max(backup_set_id) from msdb..backupset where database_name=n'bdquality' ) 2. El código implementado realiza una copia completa de la base de datos a las 22:00 horas y solo se debe reconfigurar en caso de error. Observación: En caso de error, utilizar los siguientes pasos para restablecer la tarea:

8 HOJA: Pág. 8 de Mediante el administrador de SQL Server, ejecutar el asistente de planes de mantenimiento. 2. Configurar la tarea de respaldo con una programación de ejecución diaria a las 22:00, sin definir ninguna fecha para la finalización del mantenimiento, para que la tarea se mantenga siempre activa. 3. En la siguiente pantalla elegir la opción de Copia de seguridad de la base datos (completa).

9 HOJA: Pág. 9 de Finalmente elegir el lugar donde se va a guardar la copia diaria y finalizar el asistente. 3. El respaldo local automático se almacena en el equipo SERVIDOR en la ubicación: C:\Respaldos\QBIZ. 4. De forma automática, los días sábados, se copian los respaldos de la base de datos principal desde \\SERVIDOR\QBIZ-RESPALDOS\ hacia \\OI-AD- 1\RESPALDOS-SISTEMAS\QBIZ\. 5. De forma manual, los cinco respaldos correspondientes a los días laborables se copian semanalmente hacia el disco duro externo OI-DSK-2, en la carpeta del sistema QBIZ, se pueden obtener desde el servidor SERVIDOR o desde OI-AD Quedan tres copias de la base de datos principal, una en el servidor local SERVIDOR, otra en el disco duro externo de respaldos OI-DSK-2, y en el servidor de archivos compartidos OI-AD Vigencia de los respaldos de la base de datos de ERP QBIZ. Considerando e volumen de información de la Organización Iliniza S.A. se mantendrá vigentes los respaldos del último mes realizado. Las copias anteriores se borrarán de todas las ubicaciones disponibles. Se registra el respaldo mensual en el formato de registro OI-FR-158 Control de respaldos QBIZ.

10 HOJA: Pág. 10 de Respaldo de base de datos del Sistema ERP TMAX Frecuencia de los respaldos. La copia de todos los archivos correspondientes al sistema TMAX se realizará de forma mensual en todas las posibles ubicaciones Proceso de respaldo. Se detallan los pasos a continuación: 1. El sistema principal se encuentra localizado en el servidor OI-AD-1, C:\TM2000. Una vez al mes de forma automática se realiza una copia comprimida en la ubicación E:\RESPALDOS-SISTEMAS\TM2000\. 2. Una vez al mes se realiza una copia recursiva comprimida hacia el equipo SERVIDOR de forma automática en la ubicación: \\SERVIDOR\RESPALDOS\TMAX2000\. 3. Manualmente, se realiza una copia del contenido de la ubicación: "\\SERVIDOR\RESPALDOS\TMAX2000\", hacia el disco duro externo de respaldo OI-DSK-2 en la ubicación correspondiente. 4. El respaldo de estos archivos sobre el disco duro externo se hará de forma incremental, durante cada mes se incrementará el número de archivos en el directorio de respaldos. 5. Quedan tres copias del sistema, una en el servidor local OI-AD-1, otra en el disco duro externo de respaldos OI-DSK-2 y otra en el servidor SERVIDOR Vigencia de los respaldos de la base de datos de ERP TMAX200. Considerando e volumen de información de la Organización Iliniza S.A. se mantendrá vigentes los respaldos de los dos últimos meses realizados. Las copias anteriores se borrarán de todas las ubicaciones disponibles. Se registra el respaldo mensual en el formato de registro OI-FR-159 Control de respaldos TMAX.

11 HOJA: Pág. 11 de Respaldo de base de datos del Sistema de análisis de agua AQUAPROOF Frecuencia de los respaldos. La copia de la base de datos principal y los archivos adjuntos se realiza con una frecuencia semanal en el servidor local OI-SLM-H1, semanal en el disco de respaldo externo OI-DSK-2, y mensual en el servidor OI-AD Proceso de respaldo. Se detallan los pasos a continuación: 1. El sistema está instalado en el equipo servidor OI-SLM-H1, en la ubicación: /opt/tomcat/webapps/proof/, Una vez por semana se realiza una copia comprimida automática de la base de datos local y la información en la ubicación: /home/respaldos/. 2. Una vez al mes se realiza una copia recursiva comprimida hacia el equipo OI- AD-1 de forma automática en la ubicación: \\OI-AD-1\RESPALDOS- SISTEMAS\AQUAPROOF\. 6. Manualmente, se realiza una copia del contenido de la ubicación: "\\OI-AD- 1\RESPALDOS-SISTEMAS\AQUAPROOF\", hacia el disco duro externo de respaldo OI-DSK-2 en la ubicación correspondiente. 7. El respaldo de estos archivos sobre el disco duro externo se hará de forma incremental, durante cada mes se incrementará el número de archivos en el directorio de respaldos. 8. Quedan tres copias del sistema, una en el servidor local OI-SLM-H1, otra en el disco duro externo de respaldos OI-DSK-2 y otra en el servidor OI-AD-1.

12 HOJA: Pág. 12 de Vigencia de los respaldos de la base de datos de ERP TMAX200. Considerando e volumen de información de la Organización Iliniza S. A. se mantendrá vigentes los respaldos de los dos últimos meses realizados. Las copias anteriores se borrarán de todas las ubicaciones disponibles. Se registra el respaldo mensual en el formato de registro OI-FR-160 Control de respaldos AQUAPROOF. 6. REFERENCIAS. ISO 9001:2015: Determina los requisitos para un Sistema de Gestión de la Calidad (SGC), que pueden utilizarse para su aplicación interna por las organizaciones, sin importar si el producto o servicio lo brinda una organización pública o empresa privadas. 7. ANEXOS. NINGUNO. 8. REGISTROS. OI-FR-104 Cronograma de Mantenimiento. OI-FR-157 Control de respaldos de datos de usuarios. OI-FR-158 Control de respaldos QBIZ. OI-FR-159 Control de respaldos TMAX. OI-FR-160 Control de respaldos AQUAPROOF.