Guía Respaldos sistema Documentos Digitales C2K

Transcripción

1 Guía Respaldos sistema Documentos Digitales C2K Estimado usuario, es grato para nosotros informar que hay cambios importantes en el funcionamiento de los sistemas de la línea Control2000, uno de los cambios es la generación y recuperación de respaldos de su información y el objetivo de esta guía es mostrar paso a paso la nueva modalidad para dicho proceso por medio de una nueva aplicación (Respaldos). Importante!!! Para realizar cualquier respaldo los sistemas deberán estar cerrados y será necesario contar con el apoyo de su personal de sistemas para llevar a cabo los siguientes pasos. Para comenzar a realizar nuestro respaldo, damos doble clic en el icono Respaldos que se encuentra en el escritorio. Al abrir por primera vez la aplicación de Respaldos aparecerá un mensaje indicando que va a crear la base de datos Respaldos, le indicamos que Sí. Aparecerá una ventana haciendo referencia que la base datos fue creada correctamente, damos clic en OK. La aplicación cuenta con funciones para realizar y recuperar respaldos los cuales son: Respaldo manual: Esta opción sirve para realizar un respaldo en el momento que se requiera. Respaldo a través de una tarea programada: Con esta opción podrá configurar los parámetros que se requieran para que se realice su respaldo programado conforme sea conveniente. Recuperación de respaldo: Opción creada para recuperar nuestra información a través de un respaldo guardado en el servidor o desde un.zip externo generado en esta misma aplicación.

2 Respaldo Manual Se da doble clic al icono de Respaldos creado en el escritorio Abrirá la pantalla principal de respaldos Para iniciar el respaldo hacemos clic en el botón Respaldar BD Muestra la ventana de Respaldar Base de Datos, en la cual es necesario seleccionar el sistema de Documentos Digitales

3 Inmediatamente en el cuadro de abajo mostrara la lista de empresas que están dadas de altas en DD Seleccione la empresa de la cual desea hacer el respaldo. Posteriormente de clic en el botón Respaldar.

4 Comienza con el proceso de respaldo. Manda una ventana indicando que concluyo con éxito el proceso de respaldo, de clic en el en botón OK. En la aplicación de Respaldos C2K también se tiene una opción para que se genere un respaldo de la base principal C2K_aplicaciones_1, la cual contiene el catálogo de empresas de los sistemas en versión Firebird y las tablas comunes utilizadas en el sistema de Contafiscal C2K.

5 Una vez que eligió la empresa y la opción de la base de datos principal c2k_aplicaciones_1, de clic en el botón de Respaldar. Comienza con el proceso de respaldo. Manda una ventana indicando que concluyo con éxito el proceso de respaldo, de clic en el botón OK. En caso de requerirlo también se puede obtener un Zip adicional de los respaldos realizados anteriormente, para guardarlos en un dispositivo externo. Sera necesario elegir la ruta en donde se desea guardar el respaldo adicional.

6 Una vez que eligió la empresa, la opción de la base de datos principal c2k_aplicaciones_1, y selecciono la ruta en donde se guardara la copia adicional del respaldo, de clic en el botón de Respaldar. Comienza con el proceso de respaldo. Aparece la siguiente ventana en la cual indica que se concluyó con éxito y hace mención de las rutas donde se generaron los respaldos. Hacemos clic en OK para finalizar el proceso.

7 Respaldo a través de tareas programadas Para iniciar con el respaldo, hacemos clic en el botón Tareas Programadas Nos muestra la siguiente ventana para configurar el respaldo. Hacemos clic en el botón de Nuevo. Como primer dato nos pide, dar un nombre a la tarea. Por ejemplo: Respaldo En el siguiente bloque pide seleccionar la empresa a respaldar, se da clic en el botón de los 3 puntos

8 Mostrará la ventana para elegir el sistema de la empresa a realizar el respaldo programado. Aparece la lista de empresas del sistema que se seleccionó, deberá dar doble clic en la empresa de la cual se realizara la tarea programada. También se tiene una opción para que se genere un respaldo de la base principal C2K_aplicaciones_1, la cual contiene el catálogo de empresas de los sistemas en versión Firebird y las tablas comunes utilizadas en el sistema de Contafiscal C2K.

9 Parámetros del respaldo: 1.- Almacenar respaldo en: Por default los respaldos programados se guardaran en el servidor de base de datos, en la siguiente ruta: C:\Program Files\C2K_CS\ServidorDatos\Respaldos 2k 2.- Tipos de protección: a) Sin contraseña: El respaldo se creara sin password. b) Contraseña general: Esta opción nos creara un respaldo con contraseña, que se quedara guardada en la aplicación. (Ver configuración de contraseña) c) Contraseña personal: En esta opción se creara un respaldo protegido con contraseña que solo el usuario sabrá. Importante!!! Para realizar la programación del respaldo para el sistema de Documentos Digitales C2K, el tipo de protección deberá ser SIN contraseña y las opciones de Contraseña general y Contraseña personal no se recomienda. 3.- Tipo de respaldo: Existen 6 tipos de respaldo, se elegirá el que más se adecue a sus necesidades. Crítico: El respaldo se hará diariamente. Se guardaran los respaldos de los últimos 7 días, posteriormente 1 por semana, durante 4 semanas, posteriormente 1 de cada mes.

10 Estándar: El respaldo se hará diariamente. Se guardaran los respaldos de los últimos 3 días, posteriormente 1 por semanas durante 4 semanas, posteriormente 1 de cada mes. Ligero: El respaldo se hará un día sí y dos no. Se guardara 1 respaldo cada tercer día durante las últimas 4 semanas, posteriormente 1 de cada mes. Personalizado1: El respaldo se hará diariamente. Se guardaran los respaldos del último día, posteriormente 1 por semana, posteriormente 1 de cada mes. Personalizado2: El respaldo se hará solo un día a la semana. Se guardara 1 respaldo durante la última semana, posteriormente 1 de cada mes.

11 Personalizado3: Los respaldos se harán los días de la semana que estén habilitados. Se guardaran todos los respaldos. Si se desea borran alguno, deberá hacerlo manualmente. qué fecha y hora se iniciara el respaldo programado. Importante!!! Para cualquier tipo de respaldo que seleccione, deberá colocar a partir de Una vez que hayamos definido la tarea programada del respaldo, hacemos clic en el botón de Aceptar. Manda el siguiente mensaje, indicando que para que se puedan guardar los respaldos de manera automática, deberá estar ejecutándose o minimizada la aplicación de Respaldos C2K, de clic en el botón Aceptar.

12 Las tareas programadas cuentan con un estatus, ya sea activo o inactivo. El estatus podremos visualizarlo en la parte superior derecha. Podemos cambiar el estatus de la tarea programada con botón Desactivar. El botón dirá activar o desactivar dependiendo del estatus de que se tenga asignado.

13 Recuperación de respaldos. Para iniciar con la recuperación de algún respaldo, hacemos clic en el botón Recuperación de Respaldos. Abre la ventana en la que indica que seleccionemos la ubicación y el respaldo, para posteriormente elegir forma de recuperación. Existen 2 ubicaciones desde donde recuperar un respaldo: Desde el servidor de Base de Datos y Otra ubicación.

14 Importante!!! Para cualquiera de las 2 ubicaciones aplican las mismas formas de recuperación de respaldos. 1.- Servidor Base de Datos Una vez que se seleccionó en la ubicación del respaldo la opción de Servidor Base de Datos, en la siguiente opción pide seleccionar el sistema del cual se hará la recuperación del respaldo, seleccione el sistema de Documentos Digitales. Al seleccionar el sistema, en el cuadro de la parte de abajo, nos enlista los respaldos que se han generado en el servidor de base de datos. cuyo nombre corresponda al texto capturado en el campo. Del lado derecho aparecerá una opción la cual permite filtrar la lista de los respaldos, para ubicar el respaldo

15 Importante!!!Verifique en la columna de fecha del respaldo, cual es el más reciente. Una vez que se seleccionó el respaldo que se desea recuperar, muestra las opciones de recuperación de la base de datos: a) Remplazar una Base de Datos existente: Al elegir esta opción, es necesario que se seleccione el grupo y la empresa. Del lado derecho en la opción de grupo, se desglosara la lista de grupos que se tienen dados de alta en el sistema de Documentos Digitales C2K, elegirá el grupo que correspondiente. Una vez que se eligió el grupo, es necesario que seleccione la empresa correspondiente para recuperar el respaldo. Ya que se eligió el grupo y la empresa correspondiente, de clic en el botón Recuperar Base de Datos.

16 Empezara a hacer el proceso de recuperación del respaldo, y al finalizar mandara el mensaje Se ha restaurado la Base de Datos, de clic en OK para terminar el proceso. b) Crear una nueva Base de Datos y registrarla en un grupo en el que la empresa no está registrada: Al elegir esta opción, es necesario que se seleccione el grupo donde se recuperara el respaldo. Se habilitara la opción de grupo, seleccione el correspondiente donde se recuperara el respaldo. Ya que se eligió el grupo de clic en el botón Recuperar Base de Datos. Empezara a hacer el proceso de recuperación del respaldo, y al finalizar mandara el mensaje Recuperación exitosa, la BD de Documentos Digitales quedo registrada en el nuevo grupo, de clic en OK para terminar el proceso.

17 c) Crear una nueva Base de Datos y registrarla en un nuevo grupo: En esta opción será necesario escribir el nombre para el nuevo grupo en donde se recuperara el respaldo seleccionado. Ya que se escribió el nombre del grupo de clic en el botón Recuperar Base de Datos. Empezara a hacer el proceso de recuperación del respaldo, y al finalizar mandara el mensaje Empresa de Recuperación, de clic en OK para terminar el proceso. 2.- Otra ubicación La siguiente opción de recuperación de respaldos es Otra, en la cual es necesario elegir la ruta de donde se encuentra el Zip del respaldo. Una vez que se seleccionó la ruta del respaldo que se desea recuperar, en la parte de abajo se muestran las opciones de recuperación de las bases de datos anteriormente mencionadas.

18 Importante!!! La aplicación de Respaldos C2K tiene la opción de restaurar también la base de datos principal c2k_aplicaciones_1, la cual contiene el catálogo de empresas y las tablas comunes utilizadas en el sistema de Contafiscal C2K Para realizar esta recuperación es importante que se apoye con su personal de sistemas y llame a soporte para verificar que el proceso que hará es el correcto. Existen 2 opciones para la recuperación de esta base de datos principal: a) Recuperar el catálogo de empresas y tablas comunes (BD Aplicación) creando una nueva base de datos Aplicación: Se deberá indicar el nombre para la nueva base de datos y la aplicación creara una nueva base de datos c2k_aplicaciones_1. NOTA: Por ejemplo si ya se tiene creada una base de aplicaciones C2K_APLICACIONES_1 el sistema generara una nueva base llamada C2K_APLICACIONES_2

19 Una vez que se asignó el nombre para la nueva base de datos, de clic en el botón Recuperar Base de Datos. Mandara el siguiente mensaje de alerta, haciendo mención a que Se creara una nueva base de datos, pero se tendrá que recuperar el respaldos de cada grupo, cada empresa o cada ejercicio, si se está seguro de que se desea continuar con el proceso de recuperación, de clic en el botón de Sí. Empezara a hacer el proceso de recuperación del respaldo, y al finalizar mandara el mensaje Se ha restaurado el catálogo de empresas y tablas comunes como una nueva base de datos aplicación, de clic en OK para terminar el proceso. b) Recuperar el catálogo de empresas y tablas comunes (BD Aplicación) remplazando la seleccionada en el campo correspondiente: Este proceso hará el reemplazo de la base de datos que se encuentre actualmente sobrescribiendo la base existente. Para esta opción será necesario seleccionar en el campo de base de datos destino, la base la cual será reemplazada por la base de datos del respaldo.

20 Una vez que se seleccionó la base de datos a sobrescribir, de clic en el botón Recuperar Base de Datos. Mandara el siguiente mensaje de alerta, haciendo mención que esta opción de recuperación solo se recomienda por si se dañó la base de datos principal, en caso de estar seguro que esta opción es la adecuada de clic en el botón Sí. Empezara a hacer el proceso de recuperación del respaldo, y al finalizar mandara el mensaje Se ha restaurado el catálogo de empresas y tablas comunes reemplazando la base de datos aplicación C2K_APLICACIONES_1, de clic en OK para terminar el proceso. Importante!!!En ambos casos de recuperación de la base de datos aplicación, posteriormente se tendrá que hacer la recuperación de cada respaldo o registró empresa por empresa.

21 Registrar BD La finalidad de este módulo es dar la posibilidad de registrar una base de datos directamente con el archivo extensión FDB sin depender de contar con un respaldo generado por la aplicación. Para iniciar con la recuperación de algún respaldo, hacemos clic en el botón Registrar BD. Manda la siguiente ventana en la cual es necesario dar clic en el botón del folder Abrirá el explorador de archivos, en la cual será necesario ubicar la carpeta en donde se tenga guardado el archivo con extensión.fdb, una vez ubicada la empresa, de clic en el botón Abrir.

22 Se puede tener 2 archivos extensión FDB generados en Documentos Digitales C2K: I) Nomenclatura C2K_EMPRESAS_N.FDB Una vez que ya se seleccionó el archivo con prefijo C2K_EMPRESAS_N.FDB, la aplicación detecta que es una base de Documentos Digitales y solicita el nombre y el RFC a registrar. Importante!!! En caso de no saber estos datos, no se podrá hacer la recuperación ya que el sistema asignara los datos que se hayan capturado en estos campos!!! Ya capturados el nombre y el RFC de la empresa a registrar de clic en el botón Siguiente. La siguiente ventana es para elegir el grupo donde se registrara esta empresa, se puede elegir uno que ya este dado de alta previamente, y dar clic en Terminar o bien dar clic en Nuevo Grupo y en Terminar.

23 Si se seleccionó la opción de un nuevo grupo, mandara la ventana para capturar el nombre del grupo que se creara, y dar clic en el botón OK. Empieza a hacer el proceso de registro. Al finalizar manda el mensaje de que termino con éxito el proceso, de clic en el botón OK Importante!!! Para recuperar las empresas con esta nomenclatura, será necesario realizarlo directamente desde el equipo servidor, ya que la aplicación requiere de los componentes que se encuentran instalados en el equipo principal, para reconocer que la base es de DD. II) Nomenclatura DD_RFC_N.FDB Si la base de datos a registrar tiene la nomenclatura DD_RFC_N.FDB, solamente pedirá el nombre de la empresa a registrar, una vez que se capturo el nombre de clic en Siguiente.

24 La siguiente ventana que manda es para elegir el grupo donde se registrara esta empresa, se puede elegir uno que ya este dado de alta previamente, y dar clic en Terminar o bien dar clic en Nuevo Grupo y en Terminar. Empieza a hacer el proceso de registro. Al finalizar manda el mensaje de que termino con éxito el proceso, de clic en el botón OK

25 Configuración de contraseña Importante!!! Los respaldos del sistema de Documentos Digitales, NO necesitan de una contraseña. Esta contraseña nos sirve para generar un respaldo protegido. La contraseña puede ser alfanumérica con un máximo de 20 caracteres. Para dar de alta una contraseña hacemos clic en el botón Configuración. Servicio almacenamiento: de En esta opción se registran los datos del servicio previamente contratado, para el almacenamiento en la nube (servidor web). Servicio en construcción Password Respaldos: Esta opción nos configura la contraseña general que se usara para la protección de los respaldos. Hacemos clic en el botón de los 3 puntos. Importante!!! Esta contraseña es fija al elegir esta opción no es necesario ingresarla nuevamente al momento de generar un respaldo.

26 Al hacer clic nos aparecerá una nueva ventana, donde pondremos la contraseña y la confirmación de esta, una vez definida, hacemos clic en el botón de Aceptar. En automático nos guarda la contraseña, en el campo correspondiente. Contraseña personal: Para crear esta contraseña activaremos la opción de Contraseña personal. Nos abre una ventana para configurar esta contraseña, la cual tendremos que confirmar, una vez definida hacemos clic en el botón Aceptar.

27 Bitácora Podemos visualizar todos los respaldos que se van generando en la aplicación. Para esto hacemos clic en el botón Bitácora, que se encuentra en la parte superior de la pantalla. Nos mostrara una ventana en la cual, visualizaremos todos los respaldos que se han ido generando dentro de la aplicación Comuníquese con nosotros! Contáctenos a los teléfonos: Fax: soporte@control2000.com.mx Estrategia Empresarial S.A. de C.V.