Este proyecto es parcialmente financiado con recursos provenientes del Programa de Desarrollo Municipal, Convenio de Préstamo N 3860-AR BIRF.

Transcripción

1 INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL PROYECTO PNUD N ARG/95/005 DESARROLLO MUNICIPAL (Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2003) Al Señor Director Nacional del Proyecto PNUD N ARG/95/005. La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha examinado los estados financieros detallados en I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2003, correspondientes al Proyecto N ARG/95/005 Desarrollo Municipal, de acuerdo al Documento suscripto el 22 de agosto de 1995 entre el Gobierno Argentino y el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) y posteriores revisiones, a fin de que este último brinde asistencia al proyecto en las gestiones necesarias para su ejecución. Este proyecto es parcialmente financiado con recursos provenientes del Programa de Desarrollo Municipal, Convenio de Préstamo N 3860-AR BIRF. I- ESTADOS AUDITADOS a) Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2003, expresado en pesos y en dólares estadounidenses. b) Estados Contables (de Activo y Pasivo) del Proyecto al 31 de diciembre de 2003, expresado en pesos y en dólares estadounidenses, y; Notas 1 y 2 que forman parte de los estados precedentes. c) Información Financiera Complementaria, que incluye: - Copia del Listado Informe combinado de Gastos, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2003, emitido en dólares estadounidenses por la Sede del PNUD en Nueva York, y certificado por la UEN (Unidad Ejecutora Nacional). 1

2 Los estados expuestos en a) y b) precedentes surgen de registros contables llevados en pesos y se encuentran expresados en dólares estadounidenses al tipo de cambio operacional fijado por el PNUD de acuerdo a lo señalado en Notas 1 y 2 a los estados financieros. Fueron confeccionados por la UEN y son de su exclusiva responsabilidad. Se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen. Nuestra tarea tuvo por objeto expresar una opinión basada en el examen de auditoría realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 23/02/04 y el 30/04/04. II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el apartado B del capítulo VI del Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno del PNUD, incluyendo pruebas de los registros contable-financieros, análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el proyecto, verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el documento del Proyecto y demás procedimientos que se consideraron necesarios, tal como se detallan en nuestra declaración de procedimientos adjunta. El dictamen de la auditoría se limitó a los fondos recibidos y gastos realizados por el organismo gubernamental de ejecución del proyecto y no abarcó los gastos efectuados por el Organismo de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD). 2

3 IV- DICTAMEN En opinión de esta Auditoría General de la Nación, el Estado de Origen y Aplicación de Fondos e información financiera complementaria detallados en I- precedente exponen razonablemente la situación financiera del Proyecto PNUD N ARG/95/005 Desarrollo Municipal al 31 de diciembre de 2003, así como las transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con prácticas contable-financieras usuales y con los requisitos establecidos en el Documento de Proyecto del 22/08/95 y posteriores revisiones. Con relación a lo estipulado en el apartado B del capítulo VI del Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica ejecutados por el Gobierno mencionado en el párrafo II- Alcance del Trabajo de Auditoría, corresponde remitirse a las observaciones y recomendaciones señaladas en el Memorando a la Dirección del Proyecto que acompaña al presente Informe. BUENOS AIRES, 19 de mayo de Dr. Rubén CARBALLAL Supervisor D.C.E.E.-AGN Dr. Roberto DI LEONE Coordinador D.C.E.E.-AGN 3

4 MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO PNUD N ARG/95/005 DESARROLLO MUNICIPAL (Ejercicio finalizado el 31/12/03) Al Señor Director Nacional del Proyecto PNUD N ARG/95/005. Como resultado de la revisión practicada sobre los estados financieros por el período comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2003, correspondientes al Proyecto PNUD N ARG/95/005 Desarrollo Municipal, han surgido observaciones y consecuentes recomendaciones sobre aspectos relativos a procedimientos administrativo-contables y del sistema de control interno existentes en la Unidad Ejecutora Nacional (UEN), que hemos considerado necesario informar para su conocimiento y acción futura. Sobre la base de las muestras determinadas durante el desarrollo de nuestro examen, surgen los siguientes comentarios: OBSERVACIONES DEL EJERCICIO 1) OPERACIÓN Y MANTENIMIENTO Observación: No consta entre los antecedentes de la compra de un portero eléctrico, nota de necesidad suscripto por un responsable ni acto dispositivo o informe técnico, que determine la selección de la firma proveedora (MAXICOM). Comentario de la UEN: La firma Maxicom es proveedora habitual de esta UEN. Dicha aclaración esta informada a la 4

5 Cancillería y esta aprobó la erogación. Recomendación: Independientemente de que la firma sea proveedora habitual de los servicios, aplicar en todos los casos los procedimientos de selección establecidos en el Manual de Gestión de Proyectos Ejecutados por el Gobierno del PNUD. 2) EQUIPOS NO FUNGIBLES Observaciones: 1) No consta en el concurso de precios para la compra del equipo informático (Memoria RAM, Discos, Placas de red): - Nota de pedido suscripta por un responsable detallando la necesidad. - Informe técnico que apruebe la compra. - Remito del proveedor con la constancia de la recepción. - Difiere el tipo de cambio que surge del presupuesto con el de PNUD para ese día. 2) En algunos casos no consta nota de pedido suscripta por un responsable determinando la necesidad del gasto, ni remito de recepción. 3) En algunos casos la retención del IVA se omitió o se efectuó en forma errónea. 4) En los siguientes casos, para la compra de equipo, no obra entre los antecedentes que el proyecto haya aplicado concurso de precios (invitación de por lo menos 3 proveedores diferentes): 1. Un conmutador (línea 45.02, Equipo no fungible) 2. Siete teléfonos Panasonic (línea 45.01, Equipo no fungible). 3. Conexión para la central telefónica (línea 45.03, Operación y mantenimiento). 5) Del análisis de los antecedentes para la adquisición de un Server, equipos de computación e impresoras, no se tuvo a la vista: 5

6 - Lista breve de posibles oferentes. - Límites para la presentación de ofertas. - Constancia de invitación a las firmas participantes. El cuadro comparativo no tiene fecha ni firma del o de los responsables. - Informe técnico de evaluación para adjudicar a la firma ARRAY S.R.L. Los presupuestos presentados por las tres empresas están sin firmar. La forma de pago establece un anticipo de 40% y el resto contra entrega de los materiales. No hay solicitud de autorización al PNUD para el pago del anticipo. Comentarios de la UEN: 1) - En función a la gravedad de la situación, como consecuencia del ingreso a nuestros sistemas de un virus informático, y los riesgos que esta situación presentaba, no se generaron pedidos de compra ni informe que apruebe dicha compra; con lo cual se continúo con el proceso habitual de adquisición de bienes, verificado ante Cancillería, quien aprobó dicha contratación. - Dada la característica del trabajo y las exigencias del proveedor respecto del pago, se conformó el trabajo sobre la factura del proveedor. - Debido a los problemas informáticos generados por el virus en los equipos, no se pudo acceder por internet a las cotizaciones oficiales, teniendo que recurrir vía telefónica a varias agencias de cambio. 2) Idem la observación anterior. 3) Para el caso de las retenciones no efectuadas, se instrumentó el control correctivo correspondiente 4) El criterio utilizado por esta Unidad está basado en la identificación de cada componente de la compra, asignándole a cada uno de ellos un número en nuestro inventario de bienes de uso, por lo tanto se imputó presupuestariamente acompañando este criterio. 6

7 Dado que el costo de operación y conexión no se encontraba distribuido por el Proveedor sino que, se presentaba como una suma global, esta Unidad no puede determinar la asignación a cada componente, entendió que se debía imputar a la línea Operación y Mantenimiento. 5) Se puso a disposición de la Auditoria en tiempo y forma toda la documentación requerida que contempla las observaciones enunciadas. Recomendaciones: 1) y 2) En caso de excepciones documentar y fundamentar expresamente tales circunstancias. 3) Profundizar los controles, a efectos de no incurrir en errores al momento de aplicar la normativa fiscal vigente. 4) y 5) Dar cumplimiento a lo dispuesto en el Manual de Gestión de Proyectos Ejecutados por el Gobierno respecto a la metodología aplicada para la compra de equipamiento (capítulo IV -Recursos Físicos- punto 11 como mínimo, 3 cotizaciones de diferentes proveedores ). 3) CAPACITACION Observación: Respecto de las órdenes de pago Nºs 817, 827 y 828 que corresponden a liquidaciones de pasajes y viáticos, no se acompañan antecedentes que justifiquen la imputación del gasto, sólo se adjuntan tarjetas de embarque y una factura por la compra de los pasajes. Comentario de la UEN: Ante una consulta del Coordinador Ejecutivo de la UEP de Chubut con respecto a problemáticas administrativas, financieras y contables surgidas en esas áreas, solicitaron 7

8 el entrenamiento para los responsables de dichas áreas, por este motivo vinieron la Ag. Nora Socino y el Señor Marino de la UEP, pagándose los pasajes y viáticos correspondientes. Es de destacar la existencia de líneas presupuestarias especificas para atender estos puntos, habiéndose imputado a dichas líneas. Recomendación: Tener en cuenta lo establecido en el Manual de Gestión de Proyectos Ejecutados por el Gobierno (punto 84 del Capítulo III Recursos Humanos-) respecto a los gastos que se imputan bajo esta línea no se puede proporcionar capacitación a los profesionales y/o administrativos contratados por el Proyecto. 4) CONSULTORES Observaciones: 1) En un caso no se aplica el procedimiento de selección establecido por el PNUD en el Manual de Gestión de Proyectos Ejecutados por el Gobierno (un mínimo de tres postulantes). 2) En varios casos falta sello aclaratorio de quien aprueba los informes presentados por los consultores contratados por el Proyecto, fecha de presentación y aprobación. 3) En un caso los Currículos de los profesionales no seleccionados no tienen ni firma del profesional ni fecha de presentación a la UEN. 4) En algunos casos los cuadros de evaluación no están fechados ni firmados. 5) En un caso no consta en el legajo individual el cuadro de evaluación correspondiente. Comentarios de la UEN: 1) Dada la urgencia en fortalecer, tal lo expresado en los Términos de Referencia elevados al Banco para su aprobación, y no contándose con el tiempo que conlleva 8

9 aplicar los procedimientos habituales, por excepción se contrató al Consultor dada la experiencia, idoneidad y teniendo en cuenta que no revestía el carácter de una contratación permanente sino temporaria hasta la resolución de los problemas. 2) Se subsanará Se coloca el sello aclaratorio del Coordinador Ejecutivo de la U.E.N., persona que aprobó el informe, el día 26 de marzo de La fecha de aprobación corresponde al período del informe y el último pago del contrato da como aprobado el informe. 3) En futuras contrataciones se solicitará los Currículos firmados. 4) y 5) El cuadro fue confeccionado en el momento de la elevación a Cancillería del Formulario Solicitud de Contratación y que dicha solicitud da como aprobada la evaluación aprobada. Recomendación: Mantener legajos completos con toda la información que respalde el proceso de selección, evaluación, contratación y cumplimiento de los trabajos por parte de los consultores contratados por el Proyecto. 5) VIAJES Y VIATICOS Observaciones: 1) En un caso la fecha de la solicitud de viáticos es posterior a la del viaje realizado. 2) Se liquidan gastos en concepto de transporte terrestre no adjuntándose los comprobantes correspondientes. 3) a) En algunos casos los comprobantes respaldatorios no identifican al Proyecto. b) En varios casos no se especifica el destino de los viajes. 4) En las facturas por compra de pasajes no se especifican destino y beneficiarios de los 9

10 mismos. 5) Hay un comprobante de remise por $16,00. con destino a un domicilio no relacionado con el Proyecto. Comentarios de la UEN: 1) El error se produjo al confeccionar el Form. Solicitud de Anticipo de Viáticos y Ordenes de Pasajes, por cuanto no se modificó la fecha que contenía el Formulario confeccionado con anterioridad al presente. 2) Los importes liquidados en concepto de transporte terrestre son los aplicables en función al Decreto 1343/74, Anexo I, Artículo 3ro., Punto IV f., por cuanto las comisiones de los consultores ha sido realizada en automóvil. 3) y 4) En lo sucesivo se incorporarán los datos observados 5) Corresponde a un traslado del consultor desde aeroparque hasta el domicilio indicado. Recomendaciones: 1) Profundizar los controles verificando las fechas de confección de los formlarios de Solicitud de anticipo de Viáticos y Ordenes de Pasaje. 2) Tener en cuenta para aquellas comisiones que se efectuan en automovil lo dispuesto en el Manual de Gestión de Proyectos Ejecutados por el Gobierno (capítulo III Recursos Humanos- punto 100). 3) y 4) Profundizar los controles administrativos a efectos de mejorar la calidad de la información. 5) Se deberá abonar gastos de traslado siempre y cuando tenga relación con la actividad laboral. 10

11 6) GASTOS VARIOS Observaciones: 1) Se ha verificado que en ciertos casos los presupuestos presentados, no tienen sello de recepción del Programa, fecha y firma del proveedor. 2) Para la contratación del servicio de limpieza no se adjuntan 3 presupuestos, tampoco obra como documentación respaldatoria el contrato. 3) Para la contratación del servidor de internet no se adjuntan 3 presupuestos, tampoco obra como documentación respaldatoria el contrato con la firma proveedora del servicio. 4) Se incluye dentro del la línea presupuestaria un curso de Ingles, cuando el mismo debería estar contemplado dentro de la línea correspondiente a Capacitación. Comentarios de la UEN: 1) En lo sucesivo se aplicarán los controles sobre los aspectos observados. 2) La prestación de los servicios de limpieza por parte de esta empresa data desde mediados del año 2000, se estima que el contrato se extravió en las mudanzas que sufrió el Programa. 3) La contratación del servicio fue realizada en forma telefónica, acordándose con el Proveedor el posterior envío del contrato de adhesión; el mismo fue reclamado en reiteradas oportunidades. Se insistirá en el reclamo del mismo. 4) Se acepta la recomendación y se tendrá en cuenta para futuras imputaciones. Recomendación: Extremar la aplicación de los controles sobre los aspectos señalados en la documentación auditada. Mantener archivos completos de la información. Efectuar un correcto análisis de cuenta al momento de imputar las erogaciones del Proyecto. 11

12 7) Obra Remodelación Oficina de Perón 315 Piso 2º Of. 9, Contratista: Norberto Rodriguez Construcciones $ ,01. Observaciones: 1) Se otorgó un anticipo de $ ,01 situación no contemplada en las normas PNUD. 2) No consta recibo del pago efectuado. Comentario de la UEN 1) Las características de los trabajos a realizar y, las condiciones actuales del mercado y la economía, hicieron que no se encontrara ningún Proveedor que aceptara el trabajo sin recibir un anticipo financiero. 2) Se solicitará al Proveedor el recibo correspondiente. Recomendación: Dar cumplimiento a la normativa PNUD (Manual de Gestión de Proyectos Ejecutados por el Gobierno) BUENOS AIRES, 19 de mayo de Dr. Rubén CARBALLAL Supervisor D.C.E.E.-AGN Dr. Roberto DI LEONE Coordinador D.C.E.E.-AGN 12

13 DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL PROYECTO PNUD N ARG/95/005 DESARROLLO MUNICIPAL (Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2003) El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el apartado B del capítulo VI del Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno del PNUD, incluyendo los siguientes procedimientos: - Confrontación de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/03 con los registros que les dieron sustento; - tests o pruebas de transacciones; - verificación de los procesos de desembolso de fondos; - verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento de Proyecto; - análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el Proyecto; - análisis del movimiento de la cuenta bancaria del proyecto; - análisis y verificación de la metodología de contratación de consultores; - verificación de la metodología de adquisición, uso, control y disposición del equipo no fungible; - inspección ocular del equipo no fungible; - circularización bancaria y confirmaciones a terceros; - como así también la aplicación de otros procedimientos en la medida que se los consideró necesarios en las circunstancias. 13

14 El alcance del examen comprendió, el 100 % de los orígenes de fondos y el 38,10 % de las aplicaciones expuestas en el Estado de Origen y Aplicación de Fondos del Proyecto, por el ejercicio finalizado el 31/12/03 de acuerdo al siguiente detalle: Rubros Importe total $ Incid.Del Rubro Total Muestra $ Porcentaje de Muestra Equipos ,80 5, ,19 43,58 Viajes y Viáticos ,08 13, ,15 33,31 Honorarios ,50 54, ,50 48,02 Gastos Varios ,38 11, ,12 34,85 Alquiler Oficina ,48 5,11 0,00 0,00 Oper. y Mantenim ,69 0, ,49 54,34 Capacitación 1.369,84 0, ,84 100,00 Costos Directos ,21 8,64 0,00 0,00 Gastos Bcarios ,29 0, ,29 100,00 Total General ,27 100, ,58 38,10 Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares. Corresponde destacar que la Unidad Ejecutora Nacional no obstaculizó nuestra gestión, facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente. BUENOS AIRES, 19 de mayo de Dr. Rubén CARBALLAL Supervisor D.C.E.E.-AGN Dr. Roberto DI LEONE Coordinador D.C.E.E.-AGN 14