ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA DEL PATRONATO PARA ADMINISTRAR EL IMPUESTO ESPECIAL DESTINADO A LA UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE NAYARIT COORDINACIÓN GENERAL

Transcripción

1 ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA DEL PATRONATO PARA ADMINISTRAR EL IMPUESTO ESPECIAL DESTINADO A LA UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE NAYARIT COORDINACIÓN GENERAL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad Administrativa Fecha de Elaboración Responsable de su Elaboración Coordinación General 29 de Mayo de 2008 Fecha de Actualización 25 Mayo

2 2

3 CONTENIDO PÁGINA INTRODUCCIÓN I. OBJETIVO DEL MANUAL... 4 II. PRESENTACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS... 5 II.1 ÍNDICE DE LOS PROCEDIMIENTOS... 6 DESARROLLO DE LOS PROCEDIMIENTOS II.1.1 Recepción, Registro y Atención de Documentos.. 8 II.1.2 Atención de Solicitudes de Aprobación de Programas y/o Proyectos.. II.1.3 Adquisiciones, Arrendamiento y Contratación de Bienes y/o Servicios II.1.4 Licitación de Obra Pública.. 43 II.1.5 Pago de Facturas, Nóminas, Recibos de Honorarios, etc. II.1.6. Contabilidad III. FORMATOS Y GUÍAS DE LLENADO IV. ANEXOS.. 90 V. GLOSARIO DE TÉRMINOS. 105 VI. AUTORIZACIÓN DEL MANUAL. 107 VII. ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA

4 INTRODUCCIÓN El presente se ha elaborado para atender las disposiciones que marcan las Leyes del estado de Nayarit, así como la necesidad de orientar a los servidores públicos sobre el desarrollo de sus actividades al detallar las formas en que deben ser realizadas. Este documento permite conocer los procedimientos que la estructura administrativa del Patronato para Administrar el Impuesto Especial destinado a la Universidad Autónoma de Nayarit debe realizar en apoyo para el cumplimiento de sus atribuciones. El contiene las, normas de operación, descripción y diagramación de los procedimientos, formatos y sus guías de llenado, concluyendo con un glosario de términos. El presente Manual podrá ser modificado cuantas veces sea necesario y, el área encargada de realizar dichas modificaciones será la Coordinación General. 4

5 I. OBJETIVO DEL MANUAL Brindar al personal adscrito a la Estructura Administrativa, un instrumento normativo y de apoyo, que permita dar a conocer los procedimientos inherentes al Patronato para Administrar el Impuesto Especial destinado a la Universidad Autónoma de Nayarit para la mejor realización, control y seguimiento de los objetivos institucionales. 5

6 II. PRESENTACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS 6

7 II.1 ÍNDICE DE LOS PROCEDIMIENTOS Estructura Administrativa II.1.1 Recepción, Registro y Atención de Documentos 8 Objetivo del Procedimiento... 8 Normas de Operación... 8 Descripción del Procedimiento... 9 Diagramas de Flujo II.1.2 Atención de Solicitudes para su Análisis, Discusión y en su caso Aprobación de Programas y/o Proyectos. 13 Objetivo del Procedimiento Normas de Operación Descripción del Procedimiento Diagramas de Flujo II.1.3 Adquisiciones, Arrendamientos y Contratación de Bienes y/o Servicios Objetivo del Procedimiento Normas de Operación Descripción del Procedimiento Diagramas de Flujo II.1.4 Licitación de Obra Pública Objetivo del Procedimiento Normas de Operación Descripción del Procedimiento Diagramas de Flujo II.1.5 Pago de Facturas, Nóminas, Recibos de Honorarios, Aportaciones a la UAN, etc... 66

8 Objetivo del Procedimiento Normas de Operación Descripción del Procedimiento Diagramas de Flujo II Contabilidad Objetivo del Procedimiento Normas de Operación Descripción del Procedimiento.. Diagramas de Flujo

9 DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO II.1.1 Recepción, Registro y Atención de Documentos Nombre del Procedimiento: Recepción, Registro y Atención de Documentos Objetivo del Procedimiento: Recibir y dar trámite a la documentación recibida en la Coordinación General del Patronato de la UAN de manera rápida, respondiendo así a las necesidades de la Universidad y de todo lo que como consecuencia resulte de su actuar. 9 Normas de Operación: Los oficios pueden ir dirigidos directamente al Patronato para Administrar el Impuesto Especial destinado a la Universidad Autónoma de Nayarit, al Presidente y/o a la Coordinadora General del Patronato.

10 PROCEDIMIENTO: DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Recepción, Registro y Atención de Documentos. AREA: Estructura Administrativa DEPARTAMENTO: Coordinación General RESPONSABLE ACT. NUM. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES FORMA O DOCUMENTO 1 INICIA PROCEDIMIENTO Recibe documentos de Instituciones Públicas y/o Documentos Privadas en general, revisa si con oficios. NOTA. Los documentos pueden ser: oficios, escritos, facturas y/o recibos de honorarios, etc. AUXILIAR ADMINISTRATIVO NO SON OFICIOS Conecta con la Actividad no.3 2 SON OFICIOS Saca copias de los oficios, archiva originales en su carpeta correspondiente. 3 Registra oficios en el formato Registro y Seguimiento de Oficios Recibidos de recibido, turna a la Coordinación General las copias de los oficios y/o escritos, facturas y recibos de honorarios y espera recibir indicaciones sobre que hacer con los documentos. 4 Recibe indicaciones de la Coordinación General sobre qué hacer con los oficios y demás documentación. Oficios Carpeta de Oficios recibidos Registro y Seguimiento de Oficios Recibidos. 10

11 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 5 6 Entrega a las áreas correspondientes los oficios y documentos asignados obteniendo acuse de recibido en el formato Registro y Seguimiento de Oficios Recibidos. Turna formato a la Coordinación General obteniendo firma de enterado y lo archiva temporalmente para cualquier aclaración o duda y/o hasta que lleguen otros oficios. TERMINA PROCEDIMIENTO 11

12 12

13 13

14 DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO 14 II.1.2 Atención de Solicitudes para su Análisis, Discusión y en su caso Aprobación de Programas y/o Proyectos

15 Nombre del Procedimiento: Atención de Solicitudes para su Análisis, Discusión y en su caso Aprobación de Programas y/o Proyectos Objetivo del Procedimiento: Atender y dar trámite para que se autoricen en las Juntas de Gobierno las solicitudes de programas y/o proyectos que en beneficio de la Universidad Autónoma de Nayarit se necesiten llevar a cabo con estricto apego a los lineamientos establecidos en las Leyes aplicables. Normas de Operación: Todos los oficios que lleguen a esta oficina deberán ser recibidos y registrados por el Auxiliar Administrativo en una Relación de Oficios Recibidos para después enviarlos a la Coordinación General, que es quien se encargará de distribuirlos a las diferentes áreas según su competencia para que se atiendan. La relación de Solicitudes de Programas y/o Proyectos que se presentará al Secretario Técnico para un previo análisis, deberá de ir acompañada de las solicitudes junto con el soporte documental (requisitos), mismos que se encuentran descrito en el art. 43 fracción II del Reglamento de la Ley del Patronato para Administrar el Impuesto Especial destinado a la Universidad Autónoma de Nayarit. 15 El Presidente del Patronato en unión con el Secretario formularán la orden del día que se llevarán a cabo en las sesiones según articulo 29, fracción II del Reglamento de la Ley del Patronato para Administrar el Impuesto Especial destinado a la Universidad Autónoma de Nayarit. Los miembros del Patronato de la UAN, funcionarán colegiadamente, celebrando cuando menos una sesión mensual ordinaria, misma que se deberá convocar con 48 horas de anticipación. Para las sesiones extraordinarias dicha convocatoria deberá girarse con 24 horas de anticipación, de conformidad con el artículo 17 del citado Reglamento.

16 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO: Atención de Solicitudes para su Análisis, Discusión y en su caso Aprobación de Programas y/o Proyectos. AREA: Estructura Administrativa del Patronato de la UAN. DEPARTAMENTO: Área Jurídica ACT. FORMA O RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES NUM. DOCUMENTO 1 INICIA PROCEDIMIENTO Solicitudes Recibe del Patronato de la UAN Solicitud de Programas de P. y/o P. y/o Proyectos junto con los Requisitos necesarios, los revisa y verifica si cumplen con los especificados en el art. Requisitos 43 del Reglamento Interior del Patronato. ÁREA JURÍDICA 2 NO CUMPLEN CON LOS REQUISITOS Señala los requisitos que deberá contener y/o soportar a la solicitud y regresa documentos para que promueva su modificación. Conecta con la actividad no. 1 3 CUMPLEN CON LOS REQUISITOS Registra la solicitud en Relación de Propuestas de Solicitudes de Programas y /o Proyectos, se la envía al Secretario Técnico junto con las solicitudes, sus requisitos y los Informes Financieros para su análisis con una semana de anticipación a la Junta de Gobierno a realizarse. NOTA. Las fechas en que se realizarán las Juntas de Gobierno están definidas en el Calendario de Sesiones definido al inicio de cada año 4 Se presenta con la Coordinación General y el área Relación de S. P. y/o P. Informes Financieros 16

17 AREA JURÍDICA competente para atender las solicitudes ante el Secretario Técnico, las analizan y emiten opinión sobre su atención antes de presentarse a la Junta de Gobierno. 5 Elaboran en conjunto Proyecto de Convocatoria y lo turnan al Presidente y Secretario del Patronato de la UAN para su validación junto con los estados financieros. Proyecto de Convocatoria PRESIDENTE Y SECRETARIO DEL PATRONATO 6 Reciben documentos, analizan si los proyectos y/o programas descritos en el Proyecto de Convocatoria son indispensables y están contenidos en el POA. NO SON INDISPENSABLES Y NO ESTÁN CONTENIDOS EN EL POA 7 Regresan documentos al Asesor Jurídico y solicitan se realicen las modificaciones necesarias al Proyecto de Convocatoria. Conecta con la actividad no SON INDISPENSABLES Y ESTÁN CONTENIDOS EN EL POA Validan Proyecto de Convocatoria y lo regresan al Asesor Jurídico para que prepare la información necesaria para llevar a cabo la Junta de Gobierno. 9 Prepara convocatoria (emite 9 originales) para sesionar en la Junta de Gobierno, obtiene firma del Presidente del Patronato, y las entrega al resto de los miembros del mismo junto con las solicitudes y requisitos que las respaldan con dos días hábiles de anticipación al día de la Junta. Archiva Informes financieros y proyecto de convocatoria. NOTA. Los miembros del Patronato se mencionan en el 17

18 ÁREA JURÍDICA Art. 4 del Reglamento del Patronato de la UAN. 10 Celebran Junta de Gobierno y levantan en Libro de Gobierno y Acta de Sesión los asuntos tratados, obtiene aprobación de los mismos con firma de los miembros del Patronato en la siguiente sesión. Archiva los siguientes documentos: Acta de Sesión - copia Convocatoria original Solicitud de Programas y/o Proyectos original Requisitos original Relación de Solicitudes de Programas y/o Proyectos original. 11 Registra acuerdos en el formato de Seguimiento de Acuerdos y en el Libro de Gobierno. Entrega a la Coordinación General del Patronato de la UAN Acta de Sesión, formato de Seguimiento de Acuerdos y el Libro de Gobierno para que continúe con su trámite. Archiva copia del formato de Seguimiento de Acuerdos. Formato de Seguimiento de Acuerdos 18 TERMINA PROCEDIMIENTO.

19 19

20 20

21 21

22 DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO 22 II.1.3 Adquisiciones, Arrendamientos y Contratación de Bienes y/o Servicios

23 Nombre del Procedimiento: Adquisiciones, Arrendamientos y Contratación de Bienes y/o Servicios. Objetivo del Procedimiento: Abastecer a los órganos solicitantes de la Universidad Autónoma de Nayarit que requieran previamente aprobados por la Junta de Gobierno, la adquisición, arrendamientos o la contratación de servicios a través de los procedimientos de licitación pública, invitación a cuando menos tres oferentes y adjudicación directa para que puedan cumplir con sus funciones de manera eficaz y eficiente. Normas de Operación: El Libro de Gobierno estará bajo el resguardo de la Coordinación General. La Solicitud de Cotización, el cheque y la póliza de cheques son elaboradas por la Auxiliar Administrativo. Los anticipos que de les pueden otorgar a los proveedores solo podrán ser del 30%. Las garantías pueden ser presentadas en fianzas o en cheques cruzados. Las garantías obligatorias son dos: 23 o Para el cumplimiento del contrato o Vicios ocultos Una tercera garantía puede ser de anticipo (no es obligatoria), solo si el proveedor requiere el anticipo. El contrato para los proveedores lo deberá elaborar el Asesor Jurídico del Patronato de la UAN. Los cheques solo podrán ser firmados por el Presidente y el Tesorero del Patronato de la UAN y la póliza de cheques deberá contener firma del responsable de la Coordinación General del Patronato y la antefirma del Auxiliar Administrativo. Cuando el Patronato de la UAN recibe los bienes y/o servicios, formaliza la entrega mediante Acta de Entrega Recepción, misma que debe de ser firmada por miembros del Patronato de la UAN que son: el Presidente, el Tesorero, el Secretario y el Secretario Técnico y por la otra parte, la persona física o moral Oferente Adjudicado. Cuando el Patronato de la UAN realiza la entrega al Órgano Usuario, lo lleva a cabo mediante Acta de Entrega Recepción y un acuse de recibido. El Acta la firman el Presidente, el Tesorero, el Secretario y el Secretario Técnico por parte del Patronato de la UAN y por parte de la Universidad, el Secretario de Administración y Finanzas,

24 además de llevar la firma también de dos testigos, misma que será la Coordinación General del Patronato de la UAN y un representante por parte del Órgano Usuario. Por otra parte, el acuse de recibo es firmado la Coordinación General del Patronato de la UAN y el Representante del Órgano Usuario. La asistencia a las Juntas de Aclaraciones, Reuniones de Recepción de Propuestas y Apertura Técnica y Aperturas Económicas es libre y pueden presentarse cualquier persona. Los integrantes del Comité de Adquisiciones están descritos en la Ley de Adquisiciones, arrendamientos, servicios y almacenes del Estado de Nayarit. Las Juntas de Aclaraciones no son obligatorias. La Reunión de Recepción de Propuestas y de Apertura Técnica es obligatoria para todos los proveedores. En el proceso de invitación a cuando menos tres oferentes, deberán de ser mínimo tres como su nombre lo indica. En el proceso de licitación pública deberán de ser mínimo dos oferentes para que se pueda llevar a cabo. Si se llegará a declarar desierta en una segunda licitación se pasará a una adjudicación directa. 24

25 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO: Adquisiciones, Arrendamiento y Contratación de Bienes y/o Servicios. AREA: Estructura Administrativa del Patronato de la DEPARTAMENTO: Coordinación General UAN. ACT. FORMA O RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES NUM. DOCUMENTO INICIA PROCEDIMIENTO 1 Acta de Sesión COORDINACIÓN GENERAL Recibe del Asesor Jurídico, Acta de Sesión aprobada en donde están solicitando que se realicen adquisiciones, además del formato de Seguimiento de Acuerdos y el Libro de Gobierno. Archiva el Seguimiento de Acuerdos y el Libro de Gobierno. 2 Se cerciora de que exista el recurso suficiente para realizar la adquisición solicitada y emite Certificado de Tesorería en (original y copia) para corroborarlo. Empieza a integrar expediente con el Certificado de Tesorería original y la copia la archiva junto con los demás Certificados. 3 Revisa el Acta de Sesión, identifica quién será el Órgano Usuario y le solicita entregue requisitado el Formato de Requisición de Bienes y/o Servicios. Integra el Acta en Expediente. Seguimiento de Acuerdos Libro de Gobierno. Certificado de Tesorería Expediente 4 Recibe formato de Requisición del Órgano Usuario, elabora en base al mismo Solicitud de Cotización y las entrega a mínimo tres proveedores. Verifica si se encuentran registrados en el padrón de proveedores. Integra la Requisición en Expediente. Requisiciones Solicitud de Cotización COORDINACIÓN 5 NO ESTÁN REGISTRADOS EN EL PADRÓN DE 25

26 GENERAL PROVEEDORES. Entrega al proveedor formato para que se registre en el padrón de proveedores y solicita anexe documentación descrita en el formato. Recibe de proveedores formato requisitado y documentos (requisitos). Emite y envía al proveedor Oficio asignando no. de proveedor. Archiva Registro de Padrón de Proveedores, Documentos (requisitos) y un original del oficio. Conecta con la actividad no. 6. Registro de Padrón de Proveedores Documentos (requisitos). Oficio 6 ESTÁN REGISTRADOS EN EL PADRÓN DE PROVEEDORES. Recibe Cotizaciones de los proveedores, las revisa y verifica que los montos descritos en las cotizaciones se encuentren dentro de los límites para una Adjudicación Directa dentro del Presupuesto de Egresos Vigente. LOS MONTOS NO ESTÁN DENTRO DE LOS LÍMITES PARA 7 UNA ADJUDICACIÓN DIRECTA. Conecta con la actividad no. 22. LOS MONTOS ESTÁN DENTRO DE LOS LÍMITES PARA UNA ADJUDICACIÓN DIRECTA. Determina que la forma de realizar la adquisición sea a través de la Adjudicación Directa y convoca reunión con el Comité de Adquisiciones para analizar las cotizaciones. Cotizaciones (mínimo tres) 26 COORDINACIÓN GENERAL 8 Analizan las cotizaciones y emiten Dictamen de Adjudicación Directa en Acta de Comité, eligiendo al proveedor que haya otorgado el mejor precio, calidad, financiamiento, oportunidad y demás circunstancias pertinentes. Integra Dictamen de Adjudicación Directa. 9 Comunica al proveedor mediante Oficio que se le adjudicará el bien y/o servicio, espera se presente en un plazo no mayor de 10 días.

27 NO SE PRESENTA 10 Se le adjudicará al segundo proveedor siempre y cuando no sea superior al 5% entre la primera y la segunda cotización. Conecta con la actividad no Afina detalles del bien y/o servicio con el proveedor, le entrega Contrato, solicita lo firme y verifica si requiere anticipo. Archiva en expediente las cotizaciones y un original del contrato. NO REQUIERE ANTICIPO 12 Solicita y recibe dos garantías (fianza o cheque cruzado y factura de anticipo) del proveedor. Conecta con la actividad no REQUIERE ANTICIPO Solicita y recibe tres Garantías y Factura de anticipo del proveedor (fianza o cheque cruzado). 14 Verifica que las garantías y la factura se encuentren elaboradas correctamente. Contrato Garantías (dos) Factura Garantías (tres) Factura ESTÁN ELABORADAS INCORRECTAMENTE. Regresa garantías y factura al proveedor y solicita realizar modificaciones a las mismas. Conecta con la actividad no. 14 COORDINACIÓN GENERAL ESTÁN ELABORADAS CORRECTAMENTE. Entrega factura al Auxiliar Administrativo, solicita realice pago 16 de anticipo a el proveedor (ver procedimiento de pago) y espera los bienes y/o servicios en la fecha estipulada. 17 Recibe los bienes y/o servicios y factura, revisa si cumplen con las especificaciones técnicas solicitadas. 18 NO CUMPLEN CON LAS ESPECIFICACIONES TÉCNICAS SOLICITADAS. Solicita al proveedor llevarse los bienes, servicios y/o factura que no cumplan con las especificaciones técnicas y cubrir con lo Factura

28 solicitado a la menor brevedad posible. Conecta con la actividad no CUMPLEN CON LAS ESPECIFICACIONES TÉCNICAS SOLICITADAS. Hace constar la entrega satisfactoria de los bienes y/o servicios mediante Acta de Entrega-Recepción (O y C) en donde firman miembros del Patronato de la UAN y el Oferente Adjudicado. Entrega una copia del Acta al proveedor y la original la archiva en expediente. Acta de Entrega Recepción NOTA. Las firmas que deben de llevar las Actas de Entrega Recepción y el acuse de recibido están descritos en las normas de operación. 20 Realiza entrega de bienes y/o servicios al Órgano Usuario de la UAN mediante Acta de Entrega Recepción y acuse de recibido debidamente firmados. Distribuye los siguientes documentos: Expediente 1er original del Acta de Entrega Recepción y del Acuse de Recibo. Secretaría de Administración y Finanzas de la UAN- 2da original del Acta de Entrega Recepción y del Acuse de Recibo. Órgano Usuario- 3er original del Acuse de Recibo. Acta de Entrega Recepción Acuse de Recibido 28 COORDINACIÓN GENERAL 21 Entrega factura a la Auxiliar Administrativo, solicita realice pago total a el proveedor (ver procedimiento de pago). Archiva expediente. TERMINA PROCEDIMIENTO. 22 LOS MONTOS ESTÁN DENTRO DE LOS LÍMITES PARA UNA LICITACIÓN. Conecta con la actividad no. 41. LOS MONTOS NO ESTÁN DENTRO DE LOS LÍMITES PARA UNA LICITACIÓN. Determina que la forma de realizar la adquisición sea a través

29 de una invitación a cuando menos tres oferentes. 23 Define la Convocatoria y Bases para la Invitación a cuando menos tres Oferentes (4O) en base a las caracteristicas de los bienes y/o servicios y a los requisitos marcados en la Ley de Adquisiciones en el art. 40. Elije proveedores y revisa si se encuentran registrados en el Padrón de Proveedores. Bases de Invitación Convocatoria NO ESTÁN REGISTRADOS EN EL PADRÓN. Entrega al proveedor formato para que se registre en el padrón de proveedores y solicita anexe documentación descrita en el formato. Recibe de proveedores formato requisitado y junto con los requisitos. Emite Oficio en 2 originales asignando no. de proveedor y se lo entrega al proveedor. Archiva el Registro de Padrón de Proveedores junto con los requisitos y el oficio de asignación. Conecta con la actividad no. 24. ESTÁN REGISTRADOS EN EL PADRÓN. Envía Bases de Invitación y Convocatoria a los proveedores, recibe de ellos fichas de depósito de pago de bases y emite recibos de pago. Verifica si los proveedores presentaron dudas por escrito. Distribuye los documentos de la siguiente manera: Proveedores originales de la Convocatoria, Bases de Licitación y del Recibo de pago. Expediente - una original de las Bases de Invitación, una de la Convocatoria y una copia de cada uno de los recibos de pago. Contabilidad - fichas de pago y una copia de cada uno de los recibo de pago. Registro de Padrón de Proveedores Documentos (requisitos) Oficio Fichas de pago. Recibos de pago. Contabili-dad 29 COORDINACIÓN GENERAL NO PRESENTARON DUDAS Conecta con la actividad no PRESENTARON DUDAS

30 Convoca a Reunión de Comité de Adquisiciones, analiza las dudas y se prepara para aclararlas en la Junta de Aclaraciones. Dudas 27 Lleva a cabo Junta de Aclaraciones con los proveedores y demás personas que acudan y resuelve todas sus dudas. Levanta Acta de Junta de Aclaraciones (O y C) y distribuye las copias necesarias según número de asistentes. Integra en Expediente el original del Acta de Aclaraciones y dudas. 28 Verifica si se presentaron el mínimo de proveedores antes de iniciar con la Reunión de Recepción de Propuestas y Apertura Técnica. Acta de Aclaraciones COORDINACIÓN GENERAL NO SE PRESENTARON EL MÍNIMO DE PROVEEDORES Emite Acta declarando desierta la licitación (Invitación a cuando menos 3 oferentes). Integra original del Acta al Expediente y lo archiva y entrega copia de la misma a los asistentes. Conecta con la actividad no. 23. SE PRESENTARON EL MÍNIMO DE PROVEEDORES. Lleva a cabo Reunión de Recepción de Propuestas y Apertura Técnica y verifica que cumplan con la documentación requerida y establecida en la Convocatoria, Bases de Licitación y en la Ley de la Materia. NO CUMPLEN CON LA DOCUMENTACIÓN REQUERIDA. Emite Acta declarando desierta la licitación (Invitación a cuando menos 3 oferentes) y entrega copias de la misma a los asistentes. Integra original del Acta al Expediente junto con las propuestas técnicas y económicas recibidas de los proveedores y lo archiva definitivamente. Conecta con la actividad no. 23. Acta de Recepción de Propuestas y Apertura Técnica Propuestas Técnicas Propuestas Económicas Acta de Recepción de Propuestas y Apertura Técnica 30

31 32 CUMPLEN CON LA DOCUMENTACIÓN REQUERIDA. Lleva a cabo Reunión de Comité de Adquisiciones y realizan análisis detallado de las propuestas técnicas de los oferentes. Emiten Dictamen Técnico de resultados del análisis y lo integra al Expediente. Dictamen Técnico 33 Lleva a cabo Reunión de Dictamen Técnico y Apertura Económica, lee el Dictamen Técnico y verifica si cumplen con los requerimientos técnicos establecidos en la Convocatoria, Bases de Licitación y Ley de la Materia. 34 NO CUMPLEN CON LOS REQUERIMIENTOS TÉCNICOS. Emite Acta de Dictamen Técnico y Apertura Económica declarando desierta la licitación (Invitación a cuando menos 3 oferentes) y entrega copias de la misma a los asistentes. Integra original del Acta al Expediente junto con las propuestas técnicas y económicas recibidas de los proveedores y lo archiva definitivamente. Conecta con la actividad no. 23. Acta de Dictamen Técnico y Apertura Económica CUMPLEN CON LOS REQUERIMIENTOS TÉCNICOS. Revisa las Propuestas Económicas y verifica que cumplan con los requerimientos económicos establecidos en la Convocatoria, Bases de Invitación y Ley de la Materia. NO CUMPLEN CON LOS REQUERIMIENTOS ECONÓMICOS. Emite Acta de Dictamen Técnico y Apertura Económica declarando desierta la licitación (invitación a cuando menos tres oferentes), entrega copias a los asistentes. Integra original del Acta al Expediente junto con las propuestas técnicas y económicas recibidas de los proveedores y lo archiva definitivamente. Conecta con la actividad no. 23. Acta de Dictamen Técnico y Apertura Económica CUMPLEN CON LOS REQUERIMIENTOS ECONÓMICOS. Lleva a cabo Reunión de Comité de Adquisiciones y hacen

32 COORDINACIÓN GENERAL 37 análisis detallado de las propuestas económicas de los oferentes. Emiten Dictamen Técnico mostrando el resultado del análisis y lo integra al expediente. 38 Lleva a cabo Reunión de Dictamen Económico y Fallo, lee el dictamen económico y verifica si cumplen con los requerimientos económicos establecidos en la Convocatoria, Bases de Licitación y Ley de la Materia. Dictamen Económico NO CUMPLEN CON LOS REQUERIMIENTOS ECONÓMICOS. Emite Acta de Dictamen Económico y Fallo declarando desierta la licitación (Invitación a cuando menos 3 oferentes) y entrega copias de la misma a los asistentes. Integra original del Acta al Expediente con las propuestas técnicas y económicas recibidas de los proveedores y lo archiva definitivamente. Conecta con la actividad no. 23 CUMPLEN CON LOS REQUERIMIENTOS ECONÓMICOS. Emite Fallo mediante Acta (O y C) donde se indica a los asistentes a cual proveedor se le adjudicará el bien y/o servicio, razón de la Invitación. Integra la original del Acta en Expediente y las propuestas económicas y técnicas. Conecta con la actividad no. 9. Acta de Dictamen Económico y Fallo. Acta de Dictamen Económico y Fallo. 32 COORDINACIÓN GENERAL 41 Define Convocatoria y Bases de la Licitación Pública (O y 3C) en base a las características de los bienes y/o servicios y a los requisitos marcados en la Ley de Adquisiciones, art Solicita mediante oficio la publicación de la Convocatoria en el Periódico Oficial, en un Periódico Estatal y a uno de distribución Nacional. Espera ver respuesta de mínimo dos oferentes. Entrega oficio de solicitud a los periódicos y Convocatoria e integra en el expediente los originales de los mismos. Bases de Licitación Pública Convocatoria Oficio de Solicitud

33 43 NO HUBO RESPUESTA DE MÍNIMO DOS OFERENTES Emite Acta declarando desierta la Licitación Pública (cuando menos 2 oferentes). Entrega copia de la misma a los asistentes e integra la original al Expediente y lo archiva. Conecta con la actividad no. 40. Acta de Declaración (Desierta la Licitación) 44 HUBO RESPUESTA DE MÍNIMO DOS OFERENTES. Recibe ficha de depósito de banco como pago por la compra de las Bases de Licitación y oficio en donde conste que se encuentre bajo los supuestos del art. 34 de la Ley de Adquisiciones. Emite Recibo de Pago y les entrega original de los mismos a los proveedores junto con copias de las Bases de Licitación. Las fichas de pago y las copias de los recibos de pago se integran al archivo de contabilidad y al expediente se van el original del oficio y una copia de los recibos de pago. Conecta con la actividad no. 27. Fichas de Pago Recibos de Pago 33

34 34

35 35

36 36

37 37

38 38

39 39

40 40

41 41

42 42

43 43

44 DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO 44 II.1.4 Licitación de Obra Pública

45 Nombre del Procedimiento: Licitación de Obra Pública Objetivo del Procedimiento: Abastecer a los áreas de la Universidad Autónoma de Nayarit que soliciten la construcción, instalación, conservación, mantenimiento, reparación y demolición de bienes inmuebles a través de los procedimientos de licitación pública, invitación a cuando menos tres oferentes y adjudicación directa para que puedan cumplir con sus funciones de manera eficaz y eficiente. Normas de Operación: La solicitud de presupuesto lo realiza a través de una reunión con los contratistas en donde les puede mostrar los requerimientos del proyecto mediante un catalogo ciego, planos o con el proyecto ejecutivo. Los anticipos que se les pueden otorgar a los contratistas podrán ser del 30% o hasta el 50% dependiendo del tipo de obra. Una garantía es un documento que busca asegurar el cumplimiento de una obligación, garantiza el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato. 45 Las fianzas son: o Para el cumplimiento del contrato o Vicios ocultos (se entrega hasta que se culmine la obra) o De anticipo El Contrato y las Actas que se requieren para llevar a cabo el procedimiento de licitación los elaborará el Asesor Jurídico del Patronato de la UAN. Los Cheques solo podrán ser firmados por el Presidente y el Tesorero del Patronato de la UAN y la póliza de cheques deberá contener firma de la Coordinadora General del Patronato y la antefirma del Auxiliar Administrativo. Cuando el Patronato de la UAN recibe del contratista obra pública, formaliza la entrega mediante Acta de Entrega Recepción, misma que debe de ser firmada por el Presidente, el Tesorero y el Área Responsable de Obra Pública y por la otra parte, el Contratista.

46 Cuando el Patronato de la UAN realiza la entrega al Órgano Usuario, lo lleva a cabo mediante Acta de Entrega Recepción. El Acta la firman el Presidente, el Tesorero, y el Área Responsable de Obra Pública por parte del Patronato de la UAN; y por parte de la Universidad, el Secretario de Administración y Finanzas. (Eliminación de acuse de recibo) La asistencia a las Juntas de Aclaraciones, Reuniones de Recepción de Propuestas y Apertura Técnica y Aperturas Económicas es libre y pueden presentarse cualquier persona sin tener voz y voto. La asistencia a las Juntas de Aclaraciones no son obligatorias para los licitantes. La Reunión de Recepción de Propuestas y de Apertura Técnica es obligatoria para todos los licitantes. En el proceso de invitación a cuando menos tres contratistas, deberán de ser mínimo tres como su nombre lo indica. El proceso de licitación pública podrá llevarse a cabo aun cuando solamente haya una empresa licitante debidamente inscrita. Y se declarará desierta cuando ninguna empresa se haya inscrito o ninguna de las inscritas cumple con las condiciones técnicas, económicas y legales exigidas por el Patronato. Si se llegará a declarar desierta en una segunda licitación se pasará a una adjudicación directa. 46 Para poder iniciar con la gestión de la obra pública es necesario que el Órgano Usuario o el Patronato un presente un Proyecto Ejecutivo con los siguientes requisitos (enunciativos más no limitativos): o Memoria descriptiva del proyecto o Localización del proyecto Localización de la obra (plano de localización) o Plano del estado actual Plantas arquitectónicas Cortes Elevaciones o Propuesta Planos arquitectónicos Cortes Elevaciones Estructurales Especificaciones Instalaciones eléctricas, hidráulicas, sanitarias, electromecánicas (aires acondicionados), voz y datos (telefonía, Internet, sistemas Acústicos, musicalización, etc.)

47 Planos de herrería Planos de carpintería Planos de acabados o Especificaciones de obra o Generadores de obra o Análisis de precios unitarios o Presupuesto La elaboración de estimaciones dependerán de los avances de la obra y los tiempos en que se estipulen de entrega de la misma, estimaciones que pueden realizarse desde los 15 días o de manera mensual. Se realizarán pagos parciales durante el proceso de la obra a través de las estimaciones. Para poder realizar pagos parciales es necesario presentar las estimaciones con notas de Bitácora de Obra, Generadoras de Obras y fotografías, y en su caso pruebas de laboratorio. La Bitácora de Obra sirve para registrar avances, calidad y cambios de proyectos y especificaciones de obra. Cuando se recibe la obra se revisa el buen funcionamiento de equipo e instalaciones. 47 Las excepciones que se pueden dar en el proceso de licitación pública se encuentran descritas en la Ley de Obra Pública del estado en el capítulo V, artículo 57. Los excedentes de obra se plasman en el formato de estimación como conceptos extraordinarios o en cuadros comparativos para incremento de volumen.

48 PROCEDIMIENTO: DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Licitación de Obra Pública AREA: Estructura Administrativa del Patronato de la DEPARTAMENTO: Área Responsable de Obra Pública UAN. ACT. FORMA O RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES NUM. DOCUMENTO 1 INICIA PROCEDIMIENTO Recibe de la Coordinación General copias del Acta de Sesión aprobada, y copia del Certificado de Tesorería para corroborar que existe recurso para realizar la obra. Acta de Sesión Seguimiento de Acuerdos Certificado de Tesorería ASESOR DE OBRA PÚBLICA 2 Se reúne con el Órgano Usuario, le solicita y recibe de él, el Proyecto Ejecutivo. Revisa que el Proyecto cumpla con los requisitos descritos en las normas de operación. Empieza a integrar expediente con el acta de sesión y el certificado de tesorería. NO CUMPLE CON LOS REQUISITOS DESCRITOS Solicita y recibe de la Coordinación General recursos para 3 complementar el expediente técnico y realiza las acciones necesarias para obtenerlo. Conecta con la actividad no. 4 CUMPLE CON LOS REQUISITOS DESCRITOS Solicita y recibe Presupuestos de cuando menos 3 contratistas, 4 analiza si los montos son de 4,445 salarios mínimos vigentes o menos. Integra proyecto ejecutivo en expediente. SON DE 4,445 SALARIOS MÍNIMOS O MÁS. Conecta con la actividad no Analiza los presupuestos, emite Dictamen de Adjudicación Proyecto Ejecutivo Expediente Presupuestos 48

49 ASESOR DE OBRA PÚBLICA Directa (2O) eligiendo al contratista que haya otorgado el mejor precio, calidad, financiamiento, oportunidad y demás circunstancias pertinentes. Turna el original del Dictamen al expediente. 6 Emite Oficio (O y C) informándole al contratista que le fue adjudicada la obra solicitándole se presente en las instalaciones de la Estructura Administrativa del Patronato en los próximos 10 días naturales a firmar contrato, integra copia del mismo al expediente. NO SE PRESENTÓ 7 Adjudica la realización de la obra a la segunda propuesta más solvente. Conecta con la actividad no. 6 SE PRESENTÓ 8 Recibe al contratista y verifica si se encuentra registrado en el padrón de contratistas. Integra al expediente los presupuestos recibidos. NO ESTÁ REGISTRADO EN EL PADRÓN DE CONTRATISTAS Entrega al contratista formato para que se registre en el padrón 9 de contratistas y solicita anexe documentación soporte descrita en el formato. Recibe del contratista formato requisitado y documentos. Emite Oficio (2O) asignando número de contratista y se lo entrega al mismo. Archiva en el Padrón de Contratistas los requisitos y el oficio de asignación. Conecta con la actividad no. 10 ESTÁ REGISTRADO EN EL PADRÓN DE CONTRATISTAS. Analiza requerimientos llegando a un acuerdo, elabora contrato 10 en 2 originales (mediante el Asesor Jurídico del Patronato), le solicita lo firme y se lo entrega, pide entregue garantías en el tiempo establecido. Integra un original del contrato al expediente. 11 Recibe garantías y factura del contratista solicitando anticipo. Verifica que se encuentren elaboradas correctamente. NO ESTÁN ELABORADAS CORRECTAMENTE. Registro de Padrón de Contratistas Contrato Garantías Factura de anticipo 49

50 ASESOR DE OBRA PÚBLICA ASESOR DE OBRA PÚBLICA Regresa garantías y/o factura al contratista y solicita realizar las modificaciones necesarias a las mismas. Conecta con la actividad no. 11 ESTÁN ELABORADAS CORRECTAMENTE. Entrega la factura del anticipo a la Coordinación General para realización del pago. (Ver procedimiento de pago). Solicita inicien con la obra en la fecha estipulada en el contrato. Integra garantías al expediente. Registra en Bitácora de Obra el inicio y la evolución de la misma, lleva a cabo Estimaciones (O y C) y solicita a la Coordinadora General realizar pagos parciales durante su proceso en base a ellas. (Ver procedimiento de pago). Integra original de las estimaciones y copia de la factura al expediente y la factura original a la Coordinación General para contabilidad. Archiva Bitácora temporalmente. 15 Recibe la obra terminada y revisa que la obra física cumpla con las especificaciones técnicas descritas en el Proyecto Ejecutivo y con su funcionamiento. 16 NO CUMPLE CON LAS ESPECIFICACIONES TÉCNICAS NI CON SU FUNCIONAMIENTO. Solicita al contratista que realice las modificaciones necesarias y se apegue a las especificaciones técnicas descritas en el Proyecto Ejecutivo. Conecta con la actividad no CUMPLE CON LAS ESPECIFICACIONES TÉCNICAS Y CON SU FUNCIONAMIENTO. Revisa si existen excedentes significativos a través del análisis de los Cuadros Comparativos, Generadores de Obra y Análisis de Precios Unitarios. NO EXISTEN EXCEDENTES SIGNIFICATIVOS. Conecta con la actividad no. 21 Cuadros Comparativos Generadores de Obra Precios Unitarios. 50

51 18 Analiza si los conceptos plasmados fueron autorizados conforme a la Bitácora de Obra. ASESOR DE OBRA PÚBLICA 19 NO ESTÁ AUTORIZADO CONFORME A BITÁCORA Comunica al contratista que solo se autorizarán los conceptos establecidos en el contrato y en la Bitácora de Obra. Conecta con la actividad no. 21. ESTÁ AUTORIZADO CONFORME A BITÁCORA Solicita y obtiene autorización del presupuesto para realizar el 20 pago del excedente mediante sesión de Junta de Gobierno con la copia del Acta de Sesión. (Ver procedimiento de Atención de Solicitudes de Programas y/o Proyectos). 21 Hace estimación final y recibe del contratista factura y recibo amparando el costo total de la obra. Integra al expediente los cuadros comparativos, los generadores de obra y los precios unitarios. 22 Hace constar la entrega satisfactoria de la obra pública mediante Acta de Entrega-Recepción en donde firman miembros del Patronato y el contratista. Entrega factura a la Coordinación General y solicita realice el pago total. (Ver procedimiento de pago). Entrega copia del Acta al contratista e integra la original de la misma junto con la estimación final, copia de la factura y el recibo al expediente. NOTA. Las firmas que deben de llevar las Actas de Entrega Recepción están descritas en las normas de operación. 23 Realiza entrega de obra al Órgano Usuario de la UAN mediante Acta de Entrega Recepción (2O) debidamente firmados. Integra un original del Acta de Entrega al expediente. Entrega las segundas originales a la Secretaría de Administración y Finanzas de la UAN. TERMINA PROCEDIMIENTO. Acta de Sesión Estimación final Factura Recibo Acta de Entrega- Recepción Acta de Entrega- Recepción Acuse de recibido 51

52 24 ES MAYOR DE 37,645 SALARIOS MÍNIMOS. Conecta con la actividad no. 41 NO ES MAYOR DE 37,645 SALARIOS MÍNIMOS. Determina que la forma de realizar la adjudicación sea a través de una invitación a cuando menos 3 contratistas. 25 Define la Convocatoria, Invitación y Bases de Licitación a cuando menos tres Contratistas (4O) en base a las características de la obra y a los requisitos marcados en la Ley de Obra Pública en el art. 25 Elige a los posibles licitantes, les envía invitación y revisa si se encuentran registrados en el Padrón de Contratistas. Archiva invitación en expediente. Convocatoria Invitación Bases de Licitación ASESOR DE OBRA PÚBLICA 26 NO ESTÁN REGISTRADOS EN EL PADRÓN DE CONTRATISTAS. Entrega al contratista formato para que se registre en el padrón de contratistas y solicita anexe documentación soporte descrita en el formato. Recibe del contratista formato requisitado y documentos. Emite oficio (2O) asignando número de contratista y se lo entrega al mismo. Archiva en el Padrón de Contratistas los requisitos y el oficio de asignación. Conecta con la actividad no ESTÁN REGISTRADOS EN EL PADRÓN DE CONTRATISTAS Recibe de los licitantes las fichas de depósito por la compra de las bases y convocatoria, se les entrega y emite mediante el Auxiliar Administrativo recibos de pago como comprobante del mismo. Integra al archivo de la contabilidad las fichas de depósito y una copia de los recibos de pago y al expediente originales de la convocatoria, de las bases de licitación y copia de los recibos de pago. 28 Realiza visita de obra verificando físicamente el lugar en donde se llevará a cabo la misma y solicita a los convocados presenten las dudas al área técnica para que prepare las respuestas y Registro de Padrón de Contratistas Documentos (requisitos) Oficio de Asignación Dudas 52

53 darlas a conocer en la Junta de Aclaraciones. 29 Lleva a cabo Junta de Aclaraciones con los licitantes y demás personas que acudan, resuelve todas sus dudas. Levanta Acta de Junta de Aclaraciones y distribuye las copias necesarias según el número de asistentes. Integra Acta y dudas en expediente 30 Verifica si se presentaron el mínimo de licitantes antes de iniciar con la Reunión de Recepción de Propuestas y Apertura Técnica. Acta de Aclaraciones ASESOR DE OBRA PÚBLICA NO SE PRESENTARON EL MÍNIMO DE LICITANTES. Emite Acta de Recepción de Propuestas y Apertura Técnica declarando desierta la Invitación de cuando menos tres contratistas. Distribuye copias entre los asistentes e integra original al expediente, mismo que archiva definitivamente. Conecta con la actividad no. 25. SE PRESENTARON EL MÍNIMO DE LICITANTES. Lleva a cabo reunión de Recepción de Propuestas y Apertura Técnica y verifica que cumplan con la documentación requerida establecidas en la convocatoria, bases de licitación y ley de la materia. NO CUMPLEN CON LA DOCUMENTACIÓN REQUERIDA Emite Acta de Recepción de Propuestas y Apertura Técnica declarando desierta la Invitación de cuando menos tres contratistas. Distribuye copias entre los asistentes e integra original junto con las propuestas al expediente, mismo que archiva definitivamente. Conecta con la actividad no. 25. CUMPLEN CON LA DOCUMENTACIÓN REQUERIDA Lleva a cabo el análisis detallado de las propuestas técnicas de los contratistas. Emite Dictamen Técnico de resultados del análisis y lo integra al expediente. Acta de Recepción de Propuestas y Apertura Técnica Propuestas Técnicas Propuestas Económicas Acta de Recepción de Propuestas y Apertura Técnica Dictamen Técnico 53

54 35 Lleva a cabo reunión de Dictamen Técnico y Apertura Económica, lee el dictamen y verifica si cumplen con los requerimientos económicos (cuantitativos) establecidos en la convocatoria, bases de licitación y ley de la materia. ASESOR DE OBRA PÚBLICA NO CUMPLEN CON LOS REQUERIMIENTOS ECONÓMICOS Emite Acta de Dictamen Técnico y Apertura Económica declarando desierta la Invitación de cuando menos tres contratistas. Distribuye copias entre los asistentes e integra original junto con las propuestas al expediente, mismo que archiva definitivamente. Conecta con la actividad no. 25. CUMPLEN CON LOS REQUERIMIENTOS ECONÓMICOS Revisa las propuestas económicas y verifican que cumplan con los requerimientos económicos (cualitativos) establecidos en la convocatoria, bases de licitación y ley de la materia. NO CUMPLEN CON LOS REQUERIMIENTOS ECONÓMICOS Emite Acta de Dictamen Técnico y Apertura Económica 38 declarando desierta la Invitación de cuando menos tres Contratistas. Distribuye copias entre los asistentes e integra original junto con las propuestas al expediente, mismo que archiva definitivamente. Conecta con la actividad no Lleva a cabo análisis detallado de las propuestas económicas de los contratistas. Emite Dictamen de Resultados del análisis económico. 40 Lleva a cabo reunión de Dictamen Económico y Fallo, lee el dictamen económico y Emite fallo mediante Acta de Dictamen Económico y Fallo donde se indica al contratista que se le adjudicará la obra o el servicio, razón de la invitación. Distribuye copias entre los asistentes e integra original junto con las propuestas al expediente, mismo que archiva definitivamente. Acta de Dictamen Técnico y Apertura Económica Acta de Dictamen Técnico y Apertura Económica Acta de Dictamen Económico y Fallo 54

55 Conecta con la actividad no Define Convocatoria y Bases de Licitación Pública (O y 3C) de acuerdo con los requisitos contemplados en el Artículo 25 de la Ley de Obra Pública del Estado de Nayarit. 42 Solicita mediante oficio (O y 3C) la publicación de la Convocatoria en el Periódico Oficial y en un Periódico Estatal. NO HUBO RESPUESTA DE LICITANTES. Emite Acta declarando desierta la Licitación Pública. 43 Y la archiva en el expediente. Conecta con la actividad no HUBO RESPUESTA DE MÍNIMO UN LICITANTE. Recibe ficha de depósito de banco como pago por la compra de las bases y emite recibo de pago a través de la Auxiliar Administrativo. Entrega original del recibo de pago a los contratistas junto con las Bases de Licitación, integra al archivo de contabilidad fichas de pago y copia de los recibos de pago y al expediente le integra copias de los recibos de pago. Conecta con la actividad no. 29. Bases de Licitación Convocatoria Oficio de Solicitud Acta de Declaración Fichas de depósito Recibos de pago 55

56 56

57 57

58 58

59 59

60 60

61 61

62 62

63 63

64 64

65 65

66 66

67 DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO II.1. 5 Pago de Facturas, Nóminas, Recibos de Honorarios, etc. 67

68 Nombre del Procedimiento: Pago de Facturas, Nóminas, Recibos de Honorarios, etc. Objetivo del Procedimiento: Realizar los pagos de facturas, nóminas, recibos de honorarios, etc. recibidos por la Coordinación General del Patronato de la UAN como retribución por un bien y/o servicios recibidos en beneficio de la Universidad Autónoma de Nayarit. Normas de Operación: El recurso se encuentra distribuido en tres cuentas de Instituciones Bancarias de la siguiente manera: o Banamex, para efectuar pagos sobre gastos administrativos o Bancomer, para efectuar pagos sobre obra pública. o Santander, para efectuar pagos sobre bienes y servicios. Los otros servicios pueden ser: o Agua o Luz o Teléfono o IMSS o Etc. 68

69 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO: Pago de Facturas, Nóminas, Recibos de Honorarios, etc. AREA: Estructura Administrativa del Patronato de la DEPARTAMENTO: Coordinación General UAN. ACT. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES NUM. AUXILIAR ADMINISTRATIVO 1 I N I C I A PROCEDIMIENTO Recibe de la Coordinadora Administrativa indicaciones de realizar pagos junto con sus respectivos soportes documentales como los pueden ser las facturas, nóminas, recibos de honorarios u otros. FORMA O DOCUMENTO Soporte documental COORDINACIÓN GENERAL PRESIDENTE Y TESORERO 2 Elaborar cheque y póliza de cheque (O y 2C), antefirma la póliza y los turna a la Coordinadora Administrativa para su revisión y autorización. 3 Recibe documentos y revisa si están elaborados correctamente. NO ESTÁN CORRECTAMENTE ELABORADOS Señala modificación a realizar y devuelve documentos para su 4 corrección. Conecta con la actividad no. 2. ESTÁN CORRECTAMENTE ELABORADOS Antefirma póliza de cheques y la envía junto con el cheque al 5 Presidente y al Tesorero del Patronato de la UAN para su revisión y autorización. 6 Reciben documentos, revisan si están correctamente aplicados los recursos y correctamente elaborados los documentos. NO ESTÁN BIEN APLICADOS LOS RECURSOS Y LOS DOCUMENTOS ELABORADOS INCORRECTAMENTE. Realiza observaciones y regresa documentos para que lleven a Cheque Póliza de cheque 69

70 PRESIDENTE Y TESORERO 7 cabo las modificaciones pertinentes. Conecta con la actividad no ESTÁN BIEN APLICADOS LOS RECURSOS Y LOS DOCUMENTOS ELABORADOS CORRECTAMENTE. Firman cheque y lo regresan junto con la póliza de cheques a la Coordinación General. COORDINACIÓN GENERAL AUXILIAR ADMINISTRATIVO 9 Recibe documentos y los turna a la Auxiliar Administrativo para que realice el pago requerido. 10 Recibe documentos, realiza pago y registra datos en el formato Control de cheques. Distribuye los documentos de la siguiente manera: Cheque y 1era. copia de la póliza Proveedor o contratista. Original de la póliza de cheques y soporte documental Contablidad. 2da. copia de la póliza al expediente. Control de cheques Coordinación General. Control de cheques 70 NOTA: EL formato de Control de Cheques se entregará de manera mensual a la Coordinación General. TERMINA PROCEDIMIENTO

71 71

72 72

73 73

74 DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO 74 II.1. 6 Contabilidad

75 Nombre del Procedimiento: Contabilidad Objetivo del Procedimiento: Recibir, ordenar, analizar y registrar las operaciones practicadas por el Patronato de la UAN, para generar la información que permita tomar decisiones, cumplir las obligaciones fiscales y administrar de forma adecuada los recursos financieros. 75 Registrar coherente y sistemáticamente los ingresos y egresos efectuados por el Patronato con la finalidad de llevar una cuenta pública transparente y organizada conforme las autoridades competentes lo requieran. Normas de Operación: El asesor contable recibirá de la Coordinación General toda la documentación para su registro en el programa contable utilizado.

76 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO: AREA: Contabilidad RESPONSABLE AUXILIAR CONTABLE Contabilidad ACT. NUM DEPARTAMENTO: Contabilidad DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES INICIA PROCEDIMIENTO Recibe documentos de auxiliar administrativo NOTA. Los documentos pueden ser: oficios, escritos, facturas y/o recibos de honorarios, cheques, recibos de efectivo, estados de cuenta bancarios, etc. Los documentos recibidos se clasifican en egresos e ingresos; los egresos se clasifican por número de cheque; y los ingresos se clasifican por fecha. Se captura la información en el Sistema Automatizado de Contabilidad Gubernamental (SACG). NOTA. Se captura el cumplimiento de las obligaciones fiscales del mes inmediato anterior; seguido por los egresos de Santander, Bancomer y Banamex; posteriormente se registran los ingresos dando preferencia a las aportaciones gubernamentales, licitaciones e ingresos propios. Se realizan las conciliaciones bancarias. NOTA. Al término de cada trimestre se realiza un enlace virtual de la información del SACG al SISCEF (Sistema de Consolidación de Estados FORMA O DOCUMENTO Documentos 76

77 AUXILIAR CONTABLE Financieros); dicho programa consiste únicamente en organizar y presentar la misma información en el formato establecido por gobierno del estado para uniformarse con las demás entidades y hacer más ágil y efectiva la consolidación de la cuenta pública. Se imprime toda la documentación generada y se archiva con la documentación comprobatoria. NOTA. Se recaban las firmas en los documentos que así lo ameriten. Se calculan las obligaciones fiscales. Se entrega la documentación al auxiliar administrativo. Documentos Hojas de pago de impuestos 77 TERMINA PROCEDIMIENTO

78 Diagrama de flujo Fecha autorización Hoja De Procedimiento: Contabilidad Área: Estructura Administrativa 25 de Mayo de Departamento: Asesoría contable Inicia Auxiliar Contable Auxiliar Administrativo Recibe del Auxiliar Administrativo pólizas con su respectivo soporte (oficios, escritos, facturas y/o recibos de honorarios, cheques, recibos de efectivo, estados de cuenta bancarios) 1 Documentos Clasificación de los documentos en egresos e ingresos; los egresos se clasifican por número de cheque; y los ingresos se clasifican por fecha. 2 Captura la información en el Sistema Automatizado de Contabilidad Gubernamental (SACG). Realiza las conciliaciones bancarias. 4 Imprime toda la documentación generada y se adjunta la documentación comprobatoria. Se calculan las obligaciones fiscales. Devolución de documentación al auxiliar administrativo Pago de impto. del mes inme ant Pólizas y facturas y/o recibos de honorarios, cheques entre otros escritos Hoja de pago de impuestos (ISR, IVA e impuesto sobre nomina) Recibe la documentación y separa para proceder a archivar. Pólizas, soporte de pólizas, hoja de impuestos (ISR, IVA e impuesto sobre nomina) y estados de cuenta. Turna a la Coordinación General documentos para pago de impuestos. ISR, IVA e impuesto sobre nomina Termina 78

79 III. FORMATOS Y GUÍAS DE LLENADO 79

80 SOLICITUD DE COTIZACIÓN 80