Se realizarán pagos parciales durante el proceso de la obra a través de las estimaciones.

Transcripción

1 Planos arquitectónicos Cortes Elevaciones Estructurales Especificaciones Instalaciones eléctricas, hidráulicas, sanitarias, electromecánicas (aires acondicionados), voz y datos (telefonia, Internet, sistemas Acusticos, musicalización, etc) Planos de herrería Planos de carpintería Planos de acabados o Especificaciones de obra o Generadores de obra o Análisis de precios unitarios o Presupuesto La elaboración de estimaciones dependerán de los avances de la obra y los tiempos en que se estipulen de entrega de la misma, estimaciones que pueden realizarse desde los 15 días o de manera mensual. Se realizarán pagos parciales durante el proceso de la obra a través de las estimaciones. Para poder realizar pagos parciales es necesario presentar las estimaciones junto con notas en la Bitácora de Obra, Generadoras de Obras y fotografías. La Bitácora de Obra sirve para registrar avances, calidad y cambios de proyectos y especificaciones de obra. Cuando se recibe la obra se revisa el buen funcionamiento de equipo e instalaciones. La excepciones que se pueden dar en el proceso de licitación pública se encuentran descritas en la Ley de Obra Pública del estado en el capítulo V, artículo 57. Los excedentes de obra se plasman en los formatos Ajustes de Costos, Incremento de Volumen y Conceptos Extraordinarios. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 50

2 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO: Licitación de Obra Pública FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE 1 11 AREA: Coordinación Administrativa del Patronato de la UAN. DEPARTAMENTO: Asesoría de Obra Pública RESPONSABLE ACT. FORMA O DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES NUM. DOCUMENTO INICIA PROCEDIMIENTO ASESOR DE OBRA PÚBLICA 1 Recibe de la Coordinadora Administrativa, copias del Acta de Sesión aprobada, del Seguimiento de Acuerdos en donde están solicitando que se realice la Obra Pública y copia del Certificado de Tesorería para corrobar que existe recurso para realizar la obra. Acta de Sesión Seguimiento de Acuerdos Certificado de Tesorería 2 Se reúne con el Órgano Usuario, le solicita y recibe de él, el Proyecto Ejecutivo. Revisa que el Proyecto cumpla con los requisitos descritos en las normas de operación. Empieza a integrar expediente con el seguimiento de acuerdos, el acta de sesión y el certificado de tesorería. Proyecto Ejecutivo 3 4 NO CUMPLE CON LOS REQUISITOS DESCRITOS Solicita y recibe de la Coordinadora Administrativa recurso para complementar el expediente técnico y realiza las acciones necesarias para obtenerlo. Conecta con la actividad no. 4 CUMPLE CON LOS REQUISITOS DESCRITOS Solicita y recibe Presupuestos de cuando menos 3 contratistas, analiza si los montos son de 4,445 salarios mínimos vigentes o menos. Integra proyecto ejecutivo en expediente. Presupuestos MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 51

3 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO: AREA: Coordinación Administrativa del Patronato de la UAN. ACT. RESPONSABLE NUM. ASESOR DE OBRA PÚBLICA Licitación de Obra Pública FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE 2 11 DEPARTAMENTO: Asesoría de Obra Pública DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES NO SON DE 4,445 SALARIOS MÍNIMOS O MENOS. Conecta con la actividad no. 24. FORMA O DOCUMENTO 5 Analiza los presupuestos, emite Dictamen de Adjudicación Directa (2O) eligiendo al contratista que haya otorgado el mejor precio, calidad, financiamiento, oportunidad y demás circunstancias pertinentes. Turna un original del Dictamen a la Coordinadora Administrativa y el otro al expediente. 6 Emite Oficio (O y C) informándole al contratista que le fue adjudicada la obra solicitándole se presente en las instalacciones de la Coordinación Administrativa del Patronato en los próximos 10 días natuales a firmar contrato, integra copia del mismo al expediente. Dictamen de Adjudicación Directa Oficio NO SE PRESENTÓ Adjudica la realización de la obra a la segunda propuesta más solvente. Conecta con la actividad no. 6 SE PRESENTÓ Recibe al contratista y verifica si se encuentra registrado en el padrón de contratistas. Integra al expediente los presupuestos recibidos. NO ESTÁ REGISTRADO EN EL PADRÓN DE CONTRATISTAS Entrega al contratista formato para que se registre en el padrón de contratistas y Registro de Padrón de Contratistas MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 52

4 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO: Licitación de Obra Pública FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE 3 11 AREA: Coordinación Administrativa del Patronato de la UAN. DEPARTAMENTO: Asesoría de Obra Pública RESPONSABLE ACT. FORMA O DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES NUM. DOCUMENTO ASESOR DE solicita anexe documentación soporte descrita en el formato. Recibe del Documentos (requisitos) OBRA PÚBLICA contratista formato requisitado y documentos. Emite Oficio (2O) asignando Oficio número de contratista y se lo entrega al mismo. Archiva en el Padrón de Contratistas los requisitos y el oficio de asignación. Conecta con la actividad no ESTÁ REGISTRADO EN EL PADRÓN DE CONTRATISTAS. Analiza requerimientos llegando a un acuerdo, elabora contrato en 2 originales (mediante el Asesor Juridico del Patronato), le solicita lo firme y se lo entrega, pide entregue garantías en el tiempo establecido. Integra un original del contrato al expediente. Contrato 11 Recibe garantías y factura del contratista solicitando anticipo. Verifica que se encuentren elaboradas correctamente. Garantías Factura de anticipo NO ESTÁN ELABORADAS CORRECTAMENTE. Regresa garantías y/o factura al contratista y solicita realizar las modificaciones necesarias a las mismas. Conecta con la actividad no. 11 ESTÁN ELABORADAS CORRECTAMENTE. Entrega la factura del anticipo a la Coordinadora Administrativa y le solicita realice el pago. (Ver procedimiento de pago). Solicita inicien con la obra en la fecha estipulada en el contrato. Integra garantías al expediente. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 53

5 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO: Licitación de Obra Pública FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE 4 11 AREA: Coordinación Administrativa del Patronato de la UAN. DEPARTAMENTO: Asesoría de Obra Pública RESPONSABLE ACT. FORMA O DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES NUM. DOCUMENTO ASESOR DE OBRA PÚBLICA 14 Registra en Bitácora de Obra el inicio y la evolución de la misma, lleva a cabo Estimaciones (O y C) y solicita a la Bitácora de Obra Coordinadora Administrativa realizar Estimaciopagos parciales durante su proceso en nes base a ellas. (ver procedimiento de pago). Integra original de las estimaciones al expediente y la copia a la Coord. Admva. Archiva Bitácora temporalmente. 15 Recibe la obra terminada y revisa que la obra física cumpla con las especificaciones técnicas descritas en el Proyecto Ejecutivo y con su funcionamiento. 16 NO CUMPLE CON LAS ESPECIFICACIONES TÉCNICAS NI CON SU FUNCIONAMIENTO. Solicita al contratista que realice las modificaciones necesarias y se apegue a las especificaciones técnicas descritas en el Proyecto Ejecutivo. Conecta con la actividad no CUMPLE CON LAS ESPECIFICACIONES TÉCNICAS Y CON SU FUNCIONAMIENTO. Revisa si existen excedentes significativos a través del análisis de los Cuadros Comparativos, Generadores de Obra y Ánalisis de Precios Unitarios. NO EXISTEN EXCEDENTES SIGNIFICATIVOS. Conecta con la actividad no. 21 Cuadros Comparativos Generadores de Obra Precios Unitarios. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 54

6 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO: Licitación de Obra Pública FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE 5 11 AREA: Coordinación Administrativa del Patronato de la UAN. DEPARTAMENTO: Asesoría de Obra Pública RESPONSABLE ACT. FORMA O DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES NUM. DOCUMENTO 18 Analiza si los conceptos plasmados fueron ASESOR DE OBRA PÚBLICA autorizados conforme a la Bitácora de Obra. 19 NO ESTÁ AUTORIZADO CONFORME A BITÁCORA Comunica al contratista que solo se autorizarán los conceptos establecidos en el contrato y en la Bitácora de Obra. Conecta con la actividad no ESTÁ AUTORIZADO CONFORME A BITÁCORA Solicita y obtiene autorización del presupueto para realizar el pago del excedente mediante sesión de Junta de Gobierno con la copia del Acta de Sesión. (Ver procedimiento de Atención de Solicitudes de Programas y/o Proyectos). Acta de Sesión 21 Hace estimación final y recibe del contratista factura y recibo amparando el costo total de la obra. Integra al expediente los cuadros comparativos, los generadores de obra y los precios unitarios. 22 Hace constar la entrega satisfactoria de la obra pública mediante Acta de Entrega- Recepción en donde firman miembros del Patronato y el contratista. Entrega factura a la Coordinadora Administrativa y solicita realice el pago total. (ver procedimiento de pago). Entrega copia del Acta al contratista e integra la original de la misma junto con la estimación final y el recibo al expediente. Estimación final Factura Recibo Acta de Entrega- Recepción MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 55

7 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO: AREA: Coordinación Administrativa del Patronato de la UAN. ACT. RESPONSABLE NUM. ASESOR DE OBRA PÚBLICA Licitación de Obra Pública FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE 6 11 DEPARTAMENTO: Asesoría de Obra Pública DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES NOTA. Las firmas que deben de llevar las Actas de Entrega Recepción y el acuse de recibido están descritas en las normas de operación. 23 Realiza entrega de obra al Órgano Usuario de la UAN mediante Acta de Entrega Recepción (2O) y acuse de recibido (3O) debidamente firmados. Integra un original del Acta de Entrega y del Acuse de Recibo al expediente. Entrega las segundas originales a la Secretaría de Administración y Finanzas de la UAN y un original del Acuse de Recibido al Órgano Usuario. TERMINA PROCEDIMIENTO. ES MAYOR DE 37,645 SALARIOS MÍNIMOS. Conecta con la actividad no. 41 FORMA O DOCUMENTO Acta de Entrega- Recepción Acuse de recibido 24 NO ES MAYOR DE 37,645 SALARIOS MÍNIMOS. Determina que la forma de realizar la adjudicación sea a través de una invitación a cuando menos 3 contratistas. 25 Define la Convocatoria, Invitación y Bases de Licitación a cuando menos tres Contratistas (4O) en base a las características de la obra y a los requisitos marcados en la Ley de Obra Pública en el art. 25. Elije contratistas, les envía invitación y revisa si se encuentran registrados en el Padrón de Contratistas. Archiva invitación en expediente. Convocato ria Invitación Bases de Licitación MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 56

8 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO: AREA: Coordinación Administrativa del Patronato de la UAN. ACT. RESPONSABLE NUM. ASESOR DE OBRA PÚBLICA 26 Licitación de Obra Pública FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE 7 11 DEPARTAMENTO: Asesoría de Obra Pública DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES NO ESTÁN REGISTRADOS EN EL PADRÓN DE CONTRATISTAS. Entrega al contratista formato para que se registre en el padrón de contratistas y solicita anexe documentación soporte descrita en el formato. Recibe del contratista formtao requisitado y documentos. Emite oficio (2O) asignando número de contratista y se lo entrega al mismo. Archiva en el Padrón de Contratistas los requisitos y el oficio de asignación. Conecta con la actividad no. 27. FORMA O DOCUMENTO Registro de Padrón de Contratistas Documentos (requisitos) Oficio de Asignación 27 ESTÁN REGISTRADOS EN EL PADRÓN DE CONTRATISTAS. Recibe de los contratistas fichas de depósito por la compra de las bases y convocatoria, se les entrega y emite mediante la Auxiliar Administrativa recibos de pago como comprobante del mismo. Integra al archivo de la contabilidad las fichas de depósito y una copia de los recibos de pago y al expediente originales de la convocatoria, de las bases de invitación y copia de los recibos de pago. 28 Realiza visita de obra verificando físicamente el lugar en donde se llevará a cabo la misma y solicita a los convocados presenten las dudas al área técnica para que prepare las respuestas y darlas a conocer en la Junta de Aclaraciones. 29 Lleva a cabo Junta de Aclaraciones con los contratistas y demás personas que acudan, resuelve todas sus dudas. Levanta Acta de Junta de Aclaraciones y.. Fichas de depósito Recibos de pago Dudas Acta de Aclaraciones MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 57

9 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO: AREA: Coordinación Administrativa del Patronato de la UAN. ACT. RESPONSABLE NUM. ASESOR DE OBRA PÚBLICA Licitación de Obra Pública FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE 8 11 DEPARTAMENTO: Asesoría de Obra Pública DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES distribuye las copias necesarias según el no. de asistentes. Integra Acta y dudas en expediente. 30 Verifica si se presentaron el mínimo de contratistas antes de iniciar con la Reunión de Recepción de Propuestas y Apertura Técnica. FORMA O DOCUMENTO NO SE PRESENTARON EL MÍNIMO DE CONTRATISTAS. Emite Acta de Recepción de Propuestas y Apertura Técnica declarando desierta la Invitación de cuando menos tres contratistas. Distribuye copias entre los asistentes e integra original al expediente, mismo que archiva definitivamente. Conecta con la actividad no. 25. SE PRESENTARON EL MÍNIMO DE CONTRATISTAS. Lleva a cabo reunión de Recepción de Propuestas y Apertura Técnica y verifica que cumplan con la documentación requerida establecidas en la convocatoria, bases de licitación y ley de la materia. NO CUMPLEN CON LA DOCUMENTACIÓN REQUERIDA Emite Acta de Recepción de Propuestas y Apertura Técnica declarando desierta la Invitación de cuando menos tres contratistas. Distribuye copias entre los asistentes e integra original junto con las propuestas al expediente, mismo que archiva definitivamente. Conecta con la actividad no. 25. Acta de Recepción de Propuestas y Apertura Técnica Propuestas Técnicas Propuestas Económicas Acta de Recepción de Propuestas y Apertura Técnica MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 58

10 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO: AREA: Coordinación Administrativa del Patronato de la UAN. ACT. RESPONSABLE NUM. ASESOR DE OBRA PÚBLICA 34 Licitación de Obra Pública FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE 9 11 DEPARTAMENTO: Asesoría de Obra Pública DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES CUMPLEN CON LA DOCUMENTACIÓN REQUERIDA Lleva a cabo el análisis detallado de las propuestas técnicas de los contratistas. Emite Dictamen Técnico de resultados del análisis y lo integra al expediente. 35 Lleva a cabo reunión de Dictamen Técnico y Apertura Económica, lee el dictamen y verifica si cumplen con los requerimientos económicos (cuantitativos) establecidos en la convocatoria, bases de licitación y ley de la materia NO CUMPLEN CON LOS REQUERIMIENTOS ECONÓMICOS Emite Acta de Dictamen Técnico y Apertura Económica declarando desierta la Invitación de cuando menos tres contratistas. Distribuye copias entre los asistentes e integra original junto con las propuestas al expediente, mismo que archiva definitivamente. Conecta con la actividad no. 25. CUMPLEN CON LOS REQUERIMIENTOS ECONÓMICOS Revisa las propuestas económicas y verifican que cumplan con los requerimientos económicos (cualitativos) establecidos en la convocatoria, bases de licitación y ley de la materia. NO CUMPLEN CON LOS REQUERIMIENTOS ECONÓMICOS Emite Acta de Dictamen Técnico y Apertura Económica declarando desierta la Invitación de cuando menos tres Contratistas. FORMA O DOCUMENTO Dictamen Técnico Acta de Dictamen Técnico y Apertura Económica Acta de Dictamen Técnico y Apertura Económica MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 59

11 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO: AREA: Coordinación Administrativa del Patronato de la UAN. ACT. RESPONSABLE NUM. ASESOR DE OBRA PÚBLICA Licitación de Obra Pública FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE DEPARTAMENTO: Asesoría de Obra Pública DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Distribuye copias entre los asistentes e integra original junto con las propuestas al expediente, mismo que archiva definitivamente. Conecta con la actividad no Lleva a cabo análisis detallado de las propuestas económicas de los contratistas. Emite Dictamen de Resultados del análisis económico. FORMA O DOCUMENTO 40 Lleva a cabo reunión de Dictamen Económico y Fallo, lee el dictamen económico y Emite fallo mediante Acta de Dictamen Económico y Fallo donde se indica al contratista que se le adjudicará la obra o el servicio, razón de la invitación. Distribuye copias entre los asistentes e integra original junto con las propuestas al expediente, mismo que archiva definitivamente. Conecta con la actividad no Define Convocatoria y Bases de Licitación Pública (O y 3C) en base a las características de los bienes y/o servicios y a los requisitos marcados en la Ley de Adq. Art Solicita mediante oficio (O y 3C) la publicación de la Convocatoria en el Periódico Oficial, en un Periódico Estatal y a uno de distribución Nacional. Espera ver respuesta de mínimo dos contratistas. Acta de Dictamen Económico y Fallo Bases de Licitación Convocato ria Oficio de Solicitud MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 60

12 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO: AREA: Coordinación Administrativa del Patronato de la UAN. ACT. RESPONSABLE NUM. ASESOR DE OBRA PÚBLICA 43 Licitación de Obra Pública FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE DEPARTAMENTO: Asesoría de Obra Pública DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES NO HUBO RESPUESTA DE MÍNIMO DOS CONTRATISTAS Emite Acta declarando desierta la Licitación Pública a cuando menos dos contratistas. Distribuye copias entre los asistentes e integra original al expediente, mismo que archiva definitivamente. Conecta con la actividad no. 41. FORMA O DOCUMENTO Acta de Declaración 44 HUBO RESPUESTA DE MÍNIMO DOS CONTRATISTAS Recibe ficha de depósito de banco como pago por la compra de las bases y emite recibo de pago a través de la Auxiliar Administrativo. Entrega original del recibo de pago a los contratistas junto con las Bases de Licitación, integra al archivo de contabilidad fichas de pago y copia de los recibos de pago y al expediente le integra copias de los recibos de pago. Fichas de depósito Recibos de pago Conecta con la actividad no. 29. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 61

13 PROCEDIMIENTO: DIAGRAMA DE FLUJO Licitación de Obra Pública ÁREA: Coordinación Administrativa del Patronato de la UAN. ASESOR DE OBRA PÚBLICA I N I C I A FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE 1 11 DEPARTAMENTO: Asesoría de Obra Pública 1 Recibe de la Coordinadora Administrativa, Acta de Sesión aprobada Seguimiento de Acuerdos y Certificado de Tesorería en donde están solicitando que se realice la Obra Pública. 1C Certificado de Tesorería 1C Seguimiento de Acuerdos 1C Acta de Sesión 2 Se reúne con el Órgano Usuario, le solicita y recibe de el, el Proyecto Ejecutivo. Revisa que el proyecto cumpla con los requisitos descritos en las normas de operación. Empieza a integrar expediente. Proyecto Ejecutivo 1C Seguimiento de Acuerdos 1C Acta de Sesión 1C Certificado de Tesorería 3 CUMPLE CON LOS REQUISITOS DESCRITOS? NO Solicita y recibe de la Coord. Admva. recurso para complementar el expediente técnico y realiza las acciones necesarias para obtenerlo. Proyecto Ejecutivo 1 SI 4 1 Solicita y recibe presupuestos de cuando menos tres contratistas, analiza si los montos son de 4,445 salarios mínimos vigentes o menos? Proyecto Ejecutivo 3O Presupuestos SON DE 4,445 SALARIOS MÍNIMOS O MENOS? NO 2 SI A MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 62

14 PROCEDIMIENTO: DIAGRAMA DE FLUJO Licitación de Obra Pública ÁREA: Coordinación Administrativa del Patronato de la UAN. ASESOR DE OBRA PÚBLICA A FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE 2 11 DEPARTAMENTO: Asesoría de Obra Pública Coord. Admva. 2O Analiza los presupuestos, emite Dictamen de Adjudicación Directa, eligiendo al contratista que haya otorgado el mejor precio, calidad, financiamiento, oportunidad y demás circunstancias pertinentes. Turna Dictamen a la Coord. Admva. 1O Dictamen de Adjudicación Directa 5 3O Presupuestos 3, 15 Emite Oficio informándole al contratista que le fue adjudicada la obra solicitándole se presente en las instalaciones de la Coordinación Administrativa del Patronato en los próximos 10 días naturales a firmar contrato. 1C Oficio 3O Presupuestos 6 Oficio O Contratistas 7 SE PRESENTÓ? NO Adjudica la obra a la segunda propuesta más solvente. SI 8 Recibe al contratista y verifica si se encuentra registrado en el padrón de contratistas. 3 3O Presupuestos ESTÁ REGISTRADO EN EL PADRÓN DE CONTRATISTAS? SI NO Entrega al contratista formato para que se registre en el padrón de contratistas y solicita anexe documentación descrita en el formato. Recibe de contratistas formato requisitado y doctos. emite oficio asignando no. de contratista. Registro de Padrón de Contratistas 4 9 Documentos (requisitos) 1O Oficio 2O B Contratistas MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 63

15 PROCEDIMIENTO: DIAGRAMA DE FLUJO Licitación de Obra Pública ÁREA: Coordinación Administrativa del Patronato de la UAN. ASESOR DE OBRA PÚBLICA B FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE 3 11 DEPARTAMENTO: Asesoría de Obra Pública 4 10 Analizan requerimientos llegando a un acuerdo, elabora Contrato, le solicita lo firme y se lo entrega, pide entregue garantías en el tiempo establecido. Contratistas 1O Contrato 1O Contrato 5 11 Recibe Garantías y Factura del contratista solicitando anticipo y verifica que se encuentren elaboradas correctamente. 3O Factura de anticipo Garantías 12 ESTÁN ELABORADAS CORRECTA- MENTE? NO Regresa garantías y/o factura al contratista y solicita realizar modificaciones a las mismas. SI Entrega la factura del anticipo a la Coordinadora Administrativa y le solicita realice el pago del anticipo al contratista. (ver procedimiento de pago). Solicita inicien con la obra en la fecha estipulada en el contrato. 3O Garantías 13 Factura de anticipo 5 Coord. Admva. 3O Garantias Factura de anticipo 14 T Registra en Bitácora de Obra el inicio y la evolución de la misma, lleva a cabo estimaciones y solicita a la Coord. Admva. realizar pagos parciales durante su proceso en base a ellas. (ver procedimiento de pago). Bitácora de Obra O Estimaciones 1C Estimaciones Coord. Admva. C MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 64

16 PROCEDIMIENTO: DIAGRAMA DE FLUJO Licitación de Obra Pública ÁREA: Coordinación Administrativa del Patronato de la UAN. FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE 4 11 DEPARTAMENTO: Asesoría de Obra Pública ASESOR DE OBRA PÚBLICA C 6 15 Recibe la obra terminada y revisa que la obra física cumpla con las especificación técnicas descritas en el Proyecto Ejecutivo y con su funcionamiento. 16 CUMPLE CON LAS ESPECIFICACIONES TÉCNICAS Y CON SU FUNCIONAMIENTO? SI NO Solicita al contratista que realice las modificaciones necesarias y se apegue a las especificaciones técnicas descritas en el Proyecto Ejecutivo Revisa si existen excedentes significativos a través del análisis de los cuadros Comparativos, Generadores de Obra y el Análisis de Precios Unitarios. Análisis de precios unitarios Cuadros comparativos Generadores de obra EXISTEN EXCEDENTES SIGNIFICATIVOS? NO 7 SI 18 Analiza si los conceptos fueron autorizados conforme a la Bitácora de Obra Análisis de precios unitarios Cuadros comparativos Generadores de obra D MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 65

17 PROCEDIMIENTO: DIAGRAMA DE FLUJO Licitación de Obra Pública ÁREA: Coordinación Administrativa del Patronato de la UAN. ASESOR DE OBRA PÚBLICA D FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE 5 11 DEPARTAMENTO: Asesoría de Obra Pública 19 1C Solicita y obtiene autorización de presupuesto para realizar el pago del excedente mediante sesión de Junta de Gobierno. (ver procedimiento Atención de Solicitudes de Programas y/o Proyectos ) Análisis de precios unitarios Acta de Sesión AUTORIZADO CONFORME A BITÁCORA SI 20 NO Cuadros comparativos Generadores de obra Comunica al contratista que solo autorizará los conceptos establecidos en el contrato y la bitácora de obra. 8 Cuadros comparativos Generadores de obra Análisis de precios unitarios 7,8 21 Hace Estimación Final y recibe del contratista Factura y Recibo amparando el costo total de la obra. Factura Recibo Estimación Final Cuadros comparativos Generadores de obra Análisis de precios unitarios Contratista Hace constar la entrega satisfactoria de la obra mediante Acta Entrega-.Recepción en donde firman miembros del Patronato y el contratista. Entrega factura a la Coord. Admva., solicita realice el pago total al contratista. (ver procedimiento de pago). 1C Acta Entrega- Recepción 22 Factura 1O Acta Entrega- Recepción Estimación final Recibo Coord. Admva. E MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 66

18 PROCEDIMIENTO: DIAGRAMA DE FLUJO Licitación de Obra Pública ÁREA: Coordinación Administrativa del Patronato de la UAN. ASESOR DE OBRA PÚBLICA E FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE 6 11 DEPARTAMENTO: Asesoría de Obra Pública Las firmas que deben de llevar las Actas de Entrega - Recepción y el acuse de recibido están descritas en las normas de operación. 23 Órgano Ususario S. de A. F. de la UAN 2O Acuse de Recibido 2O Acta Entrega- Recepción Realiza entrega de obra al órgano usuario de la UAN mediante Acta de Entrega-Recepción y acuse de recibido debidamente firmados. 3O Acuse de Recibido 1O Acuse de Recibido 1O Acta Entrega- Recepción T E R M I N A 2 ES MAYOR DE 37,645 SALARIOS MÍNIMOS? Si 9 No 24 Determina que la forma de realizar la adjudicación sea a través de una invitación a cuando menos 3 Contratistas. 3O Presupuestos F MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 67

19 PROCEDIMIENTO: DIAGRAMA DE FLUJO Licitación de Obra Pública ÁREA: Coordinación Administrativa del Patronato de la UAN. F ASESOR DE OBRA PÚBLICA FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE 7 11 DEPARTAMENTO: Asesoría de Obra Pública 11, 12,13, 14 y Contratistas Define la Convocatoria, Invitación y Bases de licitación a cuando menos tres Contratistas en base a las características de la obra y a los requisitos marcados en la Ley de Obra Pública en el art. 25. Elije contratistas y revisa si se encuentran registrados en el padrón. O Invitación 3O Invitación 4O Bases de Licitación 4O Convocatoria ESTÁN REGISTRA- DOS EN EL PADRÓN? SI NO 4O Entrega al contratisas formato para que se registre en el padrón de contratistas y solicita anexe documentación descrita en el formato. Recibe de ellos formato requisitado y documentos. Asigna no. de contratista 4O Bases de Licitación Convocatoria mediante oficio Registro de Padrón de Contratistas Documentos (requisitos) 1O Oficio 2O Contabilidad 1O 10 Recibe de los contratistas Fichas de Depósito por la compra de las bases y convocatoria, se les entrega y emite mediante la Auxiliar Administrativo Recibos de Pago como comprobante del mismo. 3C 1O Bases de Licitación Fichas de Deposito 3C Recibos de Pagos 27 O Recibos de Pagos 3O Bases de Invitación 3O Convocatoria Invitación 3O Contratistas Contratistas Convocatoria 28 Realiza visita de obra verificando físicamente el lugar en donde se llevará a cabo la misma y solicita a los convocados presenten las dudas al área técnica para que prepare las repuestas y darlas a conocer en la junta de aclaraciones Dudas G MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 68

20 PROCEDIMIENTO: DIAGRAMA DE FLUJO Licitación de Obra Pública ÁREA: Coordinación Administrativa del Patronato de la UAN. ASESOR DE OBRA PÚBLICA FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE 8 11 DEPARTAMENTO: Asesoría de Obra Pública 17 G Lleva a cabo Junta de Aclaraciones con los contratistas y demás personas que acudan y resuelve todas sus dudas. Levanta Acta de Junta de Aclaraciones y distribuye las copias necesarias según número de asistentes. Dudas O Acta Aclaraciones 29 C Actas de Aclaraciones Asistentes 30 Verifica si se presentaron el mínimo de Contratistas antes de iniciar con la Reunión de Recepción de Propuestas y Apertura Técnica. 31 SE PRESENTARON EL MÍNIMO DE CONTRATISTAS? SI NO Emite Acta declarando desierta la licitación (Invitación a cuando menos tres contratistas). Acta de O Recep. de Pro. y Apertura Técnica 1C Lleva a cabo reunión de Recepción de Propuestas y Apertura Técnica y verifica que cumplan con la documentación requerida establecidas en la Convocatoria, Bases de Invitación y Ley de la Materia. 32 Propuestas Técnica Propuestas Económica 11 Asistentes 33 CUMPLEN CON LA DOCUMENTA- CIÓN REQUERIDA? SI H NO Asistentes Emite Acta declarando desierta la licitación (Invitación a cuando menos tres contratistas). 1C Acta de Recep. de Pro. y Apertura Técnica 12 Acta de O Recep. de Pro. y Apertura Técnica Propuestas Técnica Propuestas Económicas MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 69

21 PROCEDIMIENTO: DIAGRAMA DE FLUJO Licitación de Obra Pública ÁREA: Coordinación Administrativa del Patronato de la UAN. H ASESOR DE OBRA PÚBLICA FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE 9 11 DEPARTAMENTO: Asesoría de Obra Pública 34 Lleva a cabo análisis detallado de las propuestas técnicas de los cotratistas. Emiten Dictamen Técnico de resultado del análisis. Propuestas Técnica Propuestas Económica Dictamen Técnico O Lleva a cabo reunión de Dictamen Técnico y Apertura Económica, lee el dictamen técnico y verifica si cumplen con los requerimientos económicos (cuantitativa) establecidos en la convocatoria, bases de licitación y ley de la materia. CUMPLEN CON LOS REQUERIMIEN- TOS ECONÓMICOS? SI 35 Propuestas Técnica 37 Revisa las propuestas económicas y verifican que cumplan con los requerimientos económicos (cualitativas) establecidos en la convocatoria, bases de licitación y ley de la materia. Propuestas Económica NO Emite Acta declarando desierta la licitación (Invitación a cuando menos 3 cotratistas). 1C Acta de Dictamen Téc. y Apert. Económ. Asistentes 13 Acta de O Dictamen Téc. y Apert. Económ. Propuestas Técnica Propuestas Económicas Propuestas Técnica Propuestas Económica CUMPLEN CON LOS REQUERIMIEN- TOS ECONÓMICOS? SI I NO Emite Acta declarando desierta la licitación (Invitación a cuando menos 3 contratistas). 1C Acta de Dictamen Téc. y Apert. Económ. Asistentes 14 Acta de O Dictamen Téc. y Apert. Económ. Propuestas Técnica Propuestas Económicas MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 70

22 PROCEDIMIENTO: DIAGRAMA DE FLUJO Licitación de Obra Pública ÁREA: Coordinación Administrativa del Patronato de la UAN. I ASESOR DE OBRA PÚBLICA FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE DEPARTAMENTO: Asesoría de Obra Pública 39 Lleva a cabo análisis detallado de las propuestas económicas de los contratistas. Emite Dictamen de resultado del análisis económico. Propuestas Técnica Propuestas Económica O Dictamen Económico 40 Asistentes Lleva a cabo reunión de Dictamen Económico y Fallo, lee el dictamen económico y Emite fallo mediante acta donde se indica al contratista que se le adjudicará la obra o el servicio, razón de la invitación. Acta de C Dictamen Econ. y Fallo Acta de O Dictamen Econ. y Fallo Propuestas Técnica Propuestas Económica C Define Convocatoria y Bases de Licitación Pública en base a las características de los bienes y/o servicios y a los requisitos marcados en la Ley de Adq. Art. 40 3C Bases de Licitación Pública Convocatoria O Bases de Licitación Pública O Convocatoria J MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 71

23 PROCEDIMIENTO: DIAGRAMA DE FLUJO Licitación de Obra Pública ÁREA: Coordinación Administrativa del Patronato de la UAN. ASESOR DE OBRA PÚBLICA FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE DEPARTAMENTO: Asesoría de Obra Pública J 42 Periodicos 3C Bases de Licitación Pública Solicita mediante oficio la publicación de la Convocatoria en el Periódico Oficial, en un Periódico Estatal y a uno de distribución Nacional. Espera ver si hubo respuesta de mínimo dos contratistas. 3C Oficio de solicitud 3C Convocatoria O Oficio de O solicitud Bases de Licitación Pública O Convocatoria 43 HUBO RESPUESTA DE MÍNIMOS DOS CONTRATISTAS? SI Emite Acta declarando desierta la licitación (Invitación a cuando menos 2 contratistas). O Acta de Declaración 1C NO 16 Asistentes 44 Contabilidad 2C Recibe Ficha de Deposito de banco como pago por la compra de las bases y emite recibo de pago a través de la Coordinación Administrativa. Fichas de Depósito 1C Recibos de Pago O Recibos de Pagos 3C Bases de Licitación Pública Contratistas 17 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 72

24 DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO II.1. 5 Pago de Facturas, Nóminas, Recibos de Honorarios, etc. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 73

25 Nombre del Procedimiento: Pago de Facturas, Nóminas, Recibos de Honorarios, etc. Objetivo del Procedimiento: Realizar los pagos de facturas, nóminas, recibos de honorarios, etc. recibidos por la Coordinación Administratica del Patronato de la UAN como retribución por un bien y/o servicios recibidos en beneficio de la Universidad Autónoma de Nayarit. Normas de Operación: El recurso se encuentra distribuido en tres cuentas de Instituciones Bancarias de la siguiente manera: o Banamex, para efectuar pagos sobre gastos administrativos o Bancomer, para efectuar pagos sobre obra pública. o Santander, para efectuar pagos sobre bienes y servicios. Los otros servicios pueden ser: o Agua o Luz o Teléfono o IMSS o Etc. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 74

26 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE 1 2 PROCEDIMIENTO: Pago de Facturas, Nóminas, Recibos de Honorarios, etc. AREA: Coordinación Administrativa del Patronato de la UAN. DEPARTAMENTO: Coordinación Administrativa RESPONSABLE ACT. NUM. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES AUXILIAR ADMINISTRATIVO 1 I N I C I A PROCEDIMIENTO Recibe de la Coordinadora Administrativa indicaciones de realizar pagos junto con sus respectivos soportes documentales como los pueden ser las facturas, nóminas, recibos de honorarios u otros. FORMA O DOCUMENTO Soporte documental 2 Elaborar cheque y poliza de cheque (O y 2C), antefirma la póliza y los turna a la Coordinadora Administrativa para su revisión y autorización. Cheque Póliza de cheque COORDINADORA ADMINISTRATIVA 3 Recibe documentos y revisa si están elaborados correctamente. 4 NO ESTÁN CORRECTAMENTE ELABORADOS Señala modificación a realizar y devuelve documentos para su corrección. Conecta con la actividad no ESTÁN CORRECTAMENTE ELABORADOS Antefirma póliza de cheques y la envía junto con el cheque al Presidente y al Tesorero del Patronato de la UAN para su revisión y autorización. PRESIDENTE Y TESORERO 6 Reciben documentos, revisan si están correctamente aplicados los recursos y correctamente elaborados los documentos. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 75

27 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE 2 2 PROCEDIMIENTO: Pago de Facturas, Nóminas, Recibos de Honorarios, etc. AREA: Coordinación Administrativa del Patronato de la UAN. DEPARTAMENTO: Coordinación Administrativa RESPONSABLE ACT. NUM. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PRESIDENTE Y TESORERO 7 NO ESTÁN BIEN APLICADOS LOS RECURSOS Y LOS DOCUMENTOS ELABORADOS INCORRECTAMENTE. Realiza observaciones y regresa documentos para que lleven a cabo las modificaciones pertinentes. Conecta con la actividad no ESTÁN BIEN APLICADOS LOS RECURSOS Y LOS DOCUMENTOS ELABORADOS CORRECTAMENTE. Firman cheque y lo regresan junto con la póliza de cheques a la Coordinadora Administrativa. FORMA O DOCUMENTO COORDINADORA ADMINISTRATIVA AUXILIAR ADMINISTRATIVO 9 Recibe documentos y los turna a la Auxiliar Administrativo para que realice el pago requerido. 10 Recibe documentos, realiza pago y registra datos en el formato Control de cheques. Distribuye los documentos de la siguiente manera: Cheque y 1era. copia de la póliza Proveedor o contratista. Original de la póliza de cheques y soporte documental Contablidad. 2da. copia de la póliza al expediente. Control de cheques Coordinadora Administrativa. NOTA: EL formato de Control de Cheques se entregará de manera mensual a la Coordinadora Administrativa. TERMINA PROCEDIMIENTO Control de cheques MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 76

28 FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE DIAGRAMA DE FLUJO 1 3 PROCEDIMIENTO: Pago de Facturas, Nóminas, Recibos de Honorarios, etc. ÁREA: Coordinación Administrativa AUXILIAR ADMINISTRATIVO DEPARTAMENTO: Coordinación Administrativa COORDINADORA ADMINISTRATIVA I N I C I A 1 Recibe de la Coordinadora Administrativa indicaciones de realizar pagos juntos con sus respectivos soportes (factura, nómina, recibo de honorarios u otros). Soporte documental 1,2 2 Elabora cheque y póliza de cheques. Antefirma la póliza y los turna a la Coordinadora Administrativa para su revisión y autorización. Cheque Póliza de cheque O 1C 2C Soporte documental 3 Recibe documentos y revisa si están elaborados correctamente. Cheque Póliza de cheque O 1C 2C 4 Soporte documental 1C 2C O Póliza de cheque Cheque Señala modificaciones a realizar y devuelve documentos. No Están correctamente elaborado? Si 1 Soporte documental A MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 77

29 FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE DIAGRAMA DE FLUJO 2 3 PROCEDIMIENTO: Pago de Facturas, Nóminas, Recibos de Honorarios, etc. ÁREA: Coordinación Administrativa AUXILIAR ADMINISTRATIVO DEPARTAMENTO: Coordinación Administrativa COORDINADORA ADMINISTRATIVA A 5 Antefirma póliza y la envía junto con el cheque al Presidente y al Tesorero del Patronato para su revisión y autorización. Cheque Póliza de cheque O 1C 2C Soporte documental PRESIDENTE Y TESORERO 6 Reciben documentos, revisan si están correctamente aplicados los recursos y correctamente elaborados los documentos. Cheque Póliza de cheque O 1C 2C 7 Soporte documental Realiza observaciones y regresa documentos para que lleven a cabo las modificaciones pertinentes. Cheque No Están correctamente aplicado los recursos y elaborados correctamente? 1C Póliza de cheque Soporte documental 2 Si B MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 78

30 FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE DIAGRAMA DE FLUJO 3 3 PROCEDIMIENTO: Pago de Facturas, Nóminas, Recibos de Honorarios, etc. ÁREA: Coordinación Administrativa AUXILIAR ADMINISTRATIVO DEPARTAMENTO: Coordinación Administrativa COORDINADORA ADMINISTRATIVA B 8 Firman cheque y lo regresan junto con la póliza de cheques y el soporte el soporte documental a la Coordinadora Administrativa. Cheque Póliza de cheque O 1C 2C Soporte documental COORDINADORA ADMINISTRATIVA 9 Recibe documentos y los turna a la Auxiliar Administrativo para que realice el pago requerido. Cheque Póliza de cheque O 1C 2C Recibe documentos, realiza pago y registra datos en el formato de Control de Cheques. 10 Soporte documental Coord. Admva. Control de Cheques 2C Póliza de cheque Proveedores Cheque 1C Póliza de cheque O Contabilidad Póliza de cheque Soporte documental El formato de Control de Cheques se entregará de manera mensual a la Coord. Administrativa. T E R M I N A MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 79

31 III. FORMATOS Y GUÍAS DE LLENADO MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 80

32 SOLICITUD DE COTIZACIÓN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 81

33 GUÍA DE LLENADO DE LA SOLICITUD DE COTIZACIÓN 1. Anotar el nombre o razón social del Proveedor al cual se le está requiriendo la cotización. 2. Anotar el nombre de la persona a quién se le deberá de dirigir la solicitud de cotización. 3. Deberá de anotar el área de la Universidad Autónoma de Nayarit que está solicitando los bienes y/o servicios. 4. Anotar el número de teléfono al cual se le podrá localizar al proveedor. 5. Deberá de anotar el nombre de la Coordinadora Administrativa del Patronato de la UAN a la cual debe ser dirigida la cotización. 6. Deberá anotar con números consecutivos los diferentes artículos que se solicitarán y se harán en orden de aparición. 7. Deberá anotar las especificaciones técnicas de los bienes que se desea adquirir. 8. Deberá anotar la cantidad de artículos de las mismas especificaciones que se desea adquiri. A partir de este punto lo deberá de llenar el proveedor. 9. Deberá de anotar el precio unitario por cada tipo de artículo sin IVA. 10. Deberá de anotar el IVA que causa por cada tipo de articulo (precio unitario). 11. Deberá de anotar el costo total de los artículos anotados en la misma fila con todo y el IVA. 12, 13, 14 y 15. Deberá de anotarse la suma de todas y cada una de las columnas para identificar el costo total de los bienes y/o servicios solicitados. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 82

34 SOLICITUD DE INSCRIPCIÓN AL PADRÓN DE PROVEEDORES DE BIENES Y/O SERVICIOS Y SU GUÍA DE LLENADO. COMITÉ DE ADQUISICIONES DEL PATRONATO Solicitud de inscripción al padrón de proveedores de bienes y servicios No. Clave Proveedor Nombre, Denominación o Razón Social del Solicitante R.F.C. CURP Domicilio, Calle y Número Colonia Municipio CP Ciudad Estado Teléfono Fax Nombre teléfono del Representante de Ventas Nombre teléfono del Representante de Legal No. de la Escritura Publica en la que consta Su Acta Constitutiva Fecha No. de Tomo No. de Fojas Nombre, Número y lugar del Notario Público ante el cual se dio fe de la misma Giro comercial (describa brevemente su actividad preponderante) Anteriormente ha sido proveedor de la Universidad: Si No De ser afirmativo cuantos años de antigüedad 1. Acta constitutiva/acta de nacimiento 2. Poder General o especial para Actos de Administración o de Dominio del representante legal (Personas Físicas: solo en caso de tenerlo) 3. Alta ante la S.H.C.P. (R-1 inicial y cedula) incluyendo modificaciones DOCUMENTOS QUE SE ANEXAN 4. Listado de productos y/o servicios (genéricos) 5. Declaración Anual (ISR) y parciales, al momento solicitar su inscripción o renovación 6. Identificación Oficial vigente MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 83

35 Nota: El presentar este formato como solicitud de inscripción al padrón de proveedores de bienes y servicios del Patronato Administrador del Impuesto Adicional del 10% destinado a la Universidad Autónoma de Nayarit, no implica la aceptación del mismo. Manifiesto bajo protesta de decir verdad, que los datos contenidos en el presente formato son verídicos y autorizo al Comité de Adquisiciones del Patronato Administrador del Impuesto Adicional del 10% destinado a la Universidad Autónoma de Nayarit para que lleve a cabo su verificación. Igualmente declaro, que ni el suscrito, ni la persona o empresa que represento tenemos alguna relación con grupos u organizaciones vinculadas con actividades ilícitas, ni estar en alguno de los supuestos del Art. 34 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Servicios y Almacenes del Estado de Nayarit. Así mismo me obligo a informar oportunamente al Comité de Adquisiciones del Patronato Administrador del Impuesto Adicional del 10% destinado a la Universidad Autónoma de Nayarit cualquier cambio que hubiera en los datos generales de mi representada o en los supuestos de la ley anteriormente descritos. Sello de la Empresa Sello del Comité de Adquisiciones Firma y Fecha del Propietario o Representante Legal PATRONATO PARA ADMINISTRAR EL IMPUESTO ADICIONAL DEL 10% DESTINADO A LA UNIVERSIDAD AUTONOMA DE NAYARIT COMITÉ DE ADQUISICIONES Solicitud de inscripción al padrón de proveedores de bienes y servicios INFORMACIÓN GENERAL La inscripción es totalmente gratuita Cómo realizar el trámite para pertenecer al padrón de proveedores? 1. Llenar la solicitud registrando los datos en los apartados correspondientes (no deberá contener teléfonos celulares ni radio localizadores) 2. Presentar la solicitud en 2 tantos 3. Anexar los documentos correspondientes a: Persona física Persona Moral/jurídica 4. Presentar o en su caso enviar por algún servicio de paquetería a las oficinas del Patronato Administrador del Impuesto Adicional del 10% destinado a la Universidad Autónoma de Nayarit, ubicadas en: Bilbao No. 8-A ALTOS Ciudad del Valle Tepic, Nayarit CP Teléfono: Para conservar su registro es indispensable renovarlo anualmente antes del 1 de abril de cada año, con el siguiente documento: Copia de la declaración anual de impuestos del ejercicio anterior (ISR) y parciales MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 84

36 En el momento en que ocurra deberá avisar con una carta membretada de la empresa, informándonos: 1. Cambio de domicilio ante la S.H.C.P. (presentando copia del aviso) 2. Modificaciones al acta constitutiva (incremento o disminución de actividades, cambio de poder y/o representante legal de la empresa (presentando copia certificada) 3. Cambio de teléfonos 4. Cambio de representante de ventas El no dar aviso de cualquier modificación a sus datos de proveedor es motivo de Suspensión y/o Baja definitiva en el Padrón de Proveedores. PUNTOS RELEVANTES EN LA EVALUACIÓN PARA LA CLASIFICACIÓN DE PROVEEDORES A. Contar con la infraestructura de acuerdo a las actividades señaladas en la documentación B. Contar con experiencia comprobable a través de la presentación de documentos C. Contar con instalaciones de acuerdo a las actividades señaladas documentación (oficinas, bodegas, exhibidores, etc.) Atentamente L.C. Maria Esther Fránquez Partida Coordinadora Administrativa del Patronato Administrador del Impuesto Adicional del 10% destinado a la Universidad Autónoma de Nayarit. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 85

37 RELACIÓN DE PROPUESTAS PARA PRESENTAR EN SESIÓN DE PATRONATO MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 86

38 GUÍA DE LLENADO RELACIÓN DE PROPUESTAS PARA PRESENTAR EN SESIONES DE GOBIERNO 1. Deberá anotar el periodo en el cual se presentarán las propuestas enumeradas y si es ordinaria o extraordinaria. 2. Deberá anotar el nombre de la persona a la cual irá dirigida la relación de propuestas. 3. Asignar número de propuesta que se vaya recibiendo, la asignación deberá ser en orden secuencial. 4. Anotar la fecha en que el Patronato de la UAN recibe la propuesta o solicitud. 5. Deberá de anotar el no. de oficio. 6. Deberá de anotar el nombre de la persona y el cargo de quién está presentando (firmando) la propuesta. 7. Anotar la cantidad que el suscrito solicita para adquirir los bienes, servios y/u obras públicas en beneficio de la Universidad. 8. Anotar algun comentario que sea necesario y que pueda ayudar para atender y dar respuesta a las propuestas presentadas. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 87

39 CERTIFICADO DE TESORERÍA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 88

40 GUÍA DE LLENADO DEL FORMATO DEL CERTIFICADO DE TESORERÍA 1. Deberá de anotar la clave asignada según el año en que se expedirá el certificado y el número de certificado expedido. 2. Anotar el nombre de la persona en cargada de la Coordinación Administrativa del Patronato de la UAN. 3. Anotar el número de acuerdo que le fue asignado en la relación de propuestas aprobadas en sesiones de Patronato. 4. Deberá de anotar si la sesión fue ordinaria o extraordinaria. 5, 6 y 7. Anotar el día, el mes y el año en que fue celebrada la sesión de Patronato. 8. Anotar con letra el año en que fue celebrada la Sesión de Patronato. 9. Deberá anotar con números la disponibilidad financiera que se tiene para poder realizar la adquisición de bienes, servicio y obra pública. 10. Deberá anotar con letras la disponibilidad financiera que se tiene para poder realizar la adquisición de bienes, servicio y obra pública. 11. Deberá anotar el bien, servicio u obra pública que fue aprobado en la Sesión de Patronato. 12. Deberá anotar el nombre del Tesorero del Patronato quien será el único que puede firmar el Certificado. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 89

41 CONCENTRADO DE ACUERDOS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 90

42 GUÍA DE LLENADO DEL FORMATO CONCENTRADO DE ACUERDOS 1 y 2. Anotar el mes y el año en que se levantaron los acuerdos de las Sesiones de Patronato. 3. Anotar el número de acuerdo que se generó en las Sesiones de Patronato, además deberán de ser asignados en forma consecutiva. 4. Deberá de anotar el acuerdo al que se llego en las Sesiones de Patronato junto con las caracteristicas, la cantidad y el periodo de aprobación del mismo. 5. Anotar algún comentario o información que sea necesaria y que pueda ayudar para atender y dar respuesta al acuerdo generado. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 91

43 CONTROL Y SEGUIMIENTO DE OFICIOS RECIBIDOS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 92

44 GUÍA DE LLENADO DEL FORMATO CONTROL Y SEGUIMIENTO DE OFICIOS RECIBIDOS 1. Anotar el periodo en que se recibieron los oficios (los meses). 2. Anotar el año en que se recibieron los oficios. 3. Anotar fecha en que fue expedido el oficio. 4. Anotar la fecha en que fue recibido por la Coordinación Administrativa del Patronato de la UAN. 5. Anotar el número de oficio con el que fue expedido. 6. Anotar la dependencia o institución de procedencia. 7. Anotar el nombre y cargo de la persona a quien va dirigido el oficio. 8. Anotar la razón u objetivo por la cual fue enviado el oficio registrado. 9. Anotar el nombre y cargo de la persona que emitio el oficio. 10. Anotar el área (fecha y nombre del encargado del área) la cual se hará cargo de atender la solicitud u objetivo del oficio. 11. La Coordinadora Administrativa deberá plasmar su firma de revisado para corroborar los tiempos de entrega. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 93

45 IV. ANEXOS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 94

46 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 95

47 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 96

48 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 97

49 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 98

50 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 99

51 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 100

52 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 101

53 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 102

54 REQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 103

55 FORMATOS GENERADORES MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 104

56 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 105

57 FORMATOS DE CUADROS COMPARATIVOS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 106

58 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 107

59 FORMATOS RECIBO Y ESTADO DE CUENTAS PRESUPUESTO GENERAL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 108

60 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 109

61 V. GLOSARIO DE TÉRMINOS Actas de Sesión: Son los documentos en donde se registran los acuerdos que se originan dentro de las Sesiones de Patronato de la UAN llamadas tambien Junta de Gobierno. Certificado de Tesorería: Es el documento que expide el Tesorero del Patronato para checar el saldo existente en banco y corroborar así que existe el suficiente como para llevar a cabo la compra del bien y/o servicio o la obra pública solicitada. Contratista: Es la persona que se le adjudicará la realización de la obra pública. Coordinación Administrativa: Área administrativa mediante la cual los miembros del Patronato de la UAN llevan a cabo el cumplimiento de sus atribuciones. Cotización: Son los documentos que muestran las caracteristicas físicas y costos de los bienes y/o servicios solicitados. Garantía: es un documento qe busca asegurar el cumplimiento de una obligación, garantiza el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato. IMSS: Instituto Mexicano del Seguro Social. IVA: Impuesto al valor agregado. Ley de Adquisiciones: Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Servicios y Almacenes del Estado de Nayarit.: Ley de Obra Pública: Ley de Obra Pública del Estado de Nayarit. Obra Pública: Es la construcción, instalación, conservación, mantenimiento, reparación y demolición de bienes inmuebles destinados a un servicio público o al uso común. Oferente Adjudicado: Es la pesona física o moral a quien se le adjudicará la compra del bien y/o servicio. Órgano Usuario: Es representado por la Unidad Académica o área que está solicitando la adquisición del bien, servicio y obra pública. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 110