INSTITUTO NACIONAL DE SALUD DEL NIÑO

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3 INSTITUTO NACIONAL DE SALUD DEL NIÑO MANUAL DE PROCESOS Y S OFICINA DE LOGISTICA VIEMBRE

4 ÍNDICE CAPÍTULO I Introducción 3 CAPÍTULO II Objetivo del Manual 4 CAPÍTULO III Base Legal 4 CAPÍTULO IV Procedimientos 5 Inventario de Procedimientos 5 Elaboración del Plan Anual de Contrataciones. 7 Modificación del Plan Anual de Contrataciones 11 Determinación de Valores Referenciales y Aprobación de Expediente de Contratación 14 Adquisición sin proceso 18 Conformación de Comité para Procesos de Bienes y Servicios 22 Selección de Proceso de Adjudicación de Menor Cuantía 24 Selección de Proceso de Adjudicación Directa, Concurso y Licitación Pública 28 Absolución de Observaciones a las Bases 33 Seguimiento de proveedores 36 Recepción y Verificación de Bienes 39 Ingreso, Internamiento y Distribución de Bienes Donados 42 Internamiento y Registro de Bienes 45 Recepción y Almacenamiento de Insumos para Nutrición 49 Distribución de Bienes 52 Solicitud, Distribución y Control de Consumo de Gases 55 Control de Existencias Valoradas 59 Movimiento de Bienes particulares 62 Movimiento Externo Bienes Patrimoniales 66 Movimiento Interno de Bienes patrimoniales 70 Inventario de Almacén 75 Inventario de Activo Fijos 78 Baja de bienes (activos fijos, medicamentos e instrumentos médicos) 81 Transferencia o Donación de Bienes 84 Control de Ingreso y Consumo de Insumos Químicos y Productos Fiscalizados 86 Requerimiento de Productos Producidos en el INSN 93 4

5 CAPÍTULO I.- INTRODUCCIÓN El Instituto Nacional de Salud del Niño (INSN) es un órgano desconcentrado del Ministerio de Salud, responsable de brindar atención especializada en salud a niños y adolescentes, así como del desarrollo de la investigación científica e innovación de la metodología, tecnología y normas, para su difusión y aprendizaje por los profesionales y técnicos del Sector Salud, e incrementar y sistematizar la interrelación científica internacional en el campo de su especialidad. El INSN, en cumplimiento de la Directiva Nº 007-MINSA/OGPP-V.02- Directiva para la Formulación de Documentos Técnicos Normativos de Gestión Institucional, debe formular el Manual de Procesos y Procedimientos, diseñado de acuerdo al modelo de gestión por procesos, donde se percibe a la organización como un sistema interrelacionado de procesos generadores de valor con orientación al cliente. El presente manual describe los procedimientos de la Oficina de Logística, unidad orgánica encargada de las actividades del sistema logístico, que aseguren el suministro oportuno de bienes y servicios que se necesita para la prestación de servicios de calidad y oportunidad requerida. Los procedimientos descritos en el presente manual corresponden al proceso de Logístico Integrado, integrado en 4 subprocesos, que son los siguientes: Programación de bienes y servicios: tiene como objeto programar la atención de las necesidades de bienes y servicios de los clientes internos del INSN. Adquisición de Bienes y Servicios: su objetivo es adquirir los bienes y servicios previamente requeridos y programados. Almacenamiento y Distribución: cuyo objetivo es recibir, conservar y distribuir oportunamente los bienes adquiridos por el INSN. Control de Bienes: Su objetivo es controlar el adecuado uso de los bienes adquiridos. Este documento es una herramienta que permite gestionar integralmente los procesos institucionales e identificar sus oportunidades de mejora continua, por lo tanto el responsable de la Oficina de Logística deberá asegurar el eficiente uso del presente Manual de Procesos y Procedimientos. 5

6 CAPÍTULO II.- OBJETIVOS DEL MANUAL Estandarizar y establecer los procedimientos del proceso de Investigación. Designar a los responsables de la ejecución y monitoreo de desempeño de los procedimientos. CAPÍTULO III.- BASE LEGAL La aplicación del presente manual se sujeta a lo prescrito en la siguiente base legal: 1. Ley del Ministerio de Salud - Ley Nº Reglamento de la Ley del Ministerio de Salud - D.S. Nº SA. 3. Ley General de Salud - Ley Nº Reglamento de Organización y Funciones del Instituto Nacional de Salud del Niño - R.M. Nº /MINSA. 5. Ley de Contrataciones del Estado aprobado con D.L Nº1017 y su reglamento D.S Nº EF. 6. Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto Nº Directiva Anual del Ministerio de Economía y Finanzas sobre presupuesto de la Republica. 8. Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales y su Reglamento D.S. N VIVIENDA. 9. Ley de Control de Insumos Químicos y productos Fiscalizados Nº y su Reglamento D.S. Nº PCM. 10. Manual de Organización y Funciones de la Oficina de Logística R.D N 435-DG-INSN Manual de Administración de Almacenes para el Sector Público Nacional R.J N INAP/DNA. 12. Directiva Anual del Ministerio de Economía y Finanzas sobre presupuesto de la Republica. 13. Reglamento de las Donaciones del INSN R.D. Nº INSN-DG-OP. 14. Normas para el Control de Bienes Patrimoniales del INSN. R.D. Nº DG - INSN Delegación de facultades para la aprobación de Bases Administrativas de Adquisiciones y Expedientes de Contratación R.D. Nº 120-DG-INSN

7 CAPÍTULO IV.- S INVENTARIO DE S PROCESO-SUBPROCESO LOGISTICA INTEGRADA - PROGRAMACIÓN OFICINA/DIRECCIÓN OFICINA DE LOGÍSTICA OFICINA/DIRECCIÓN UNIDAD DE PROGRAMACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS N Orden Código del Procedimiento 1 LOG-OL-01 2 LOG-OL-02 Procedimiento y/o documento de origen Requerimientos y necesidades de bienes y servicios Comunicación de variación presupuestal o Disposición de variación de metas Denominación del Procedimiento Elaboración del Plan Anual de Contrataciones Modificación del Plan Anual de Contrataciones Resultado /Producto Plan anual de adquisiciones Resolución de modificación de PAC Usuario INSN SEACE INSN SEACE Base legal Ley de Contrataciones del Estado aprobado con D.L Nº1017 y su reglamento D.S Nº EF. Directiva Anual del Ministerio de Economía y Finanzas sobre presupuesto de la Republica. Ley de Contrataciones del Estado aprobado con D.L Nº1017 y su reglamento D.S Nº EF. Directiva Anual del Ministerio de Economía y Finanzas sobre presupuesto de la Republica. PROCESO-SUBPROCESO LOGISTICA INTEGRADA - ADQUICIÓN Y CONTRATACIÓN OFICINA/DIRECCIÓN OFICINA DE LOGÍSTICA OFICINA/DIRECCIÓN UNIDAD DE LICITACIONES Y CONCURSO PÚBLICO/UNIDAD DE ADQUICIÓN Y CONTRATACIONES N Orden Código del Procedimiento 1 LOG-OL-03 2 LOG-OL-04 3 LOG-OL-05 4 LOG-OL-06 5 LOG-OL-07 6 LOG-OL-08 7 LOG-OL-09 Procedimiento y/o documento Denominación del de origen Procedimiento Solicitud de Bienes y/o Servicios Determinación de Valores Referenciales y aprobación de Expediente de Contratación Resultado /Producto Expediente de Contratación Expediente de Compra Adquisición sin proceso Orden de Compra o Servicio Procesos de Selección Expediente de contratación Expediente de contratación Solicitud de elevación de bases Orden de Compra o Servicio Conformes o no Conformes Conformación de Comité para Procesos de Bienes y Servicios Selección de Proceso de Adjudicación de Menor Cuantía Selección de Proceso de Adjudicación Directa, Concurso y Licitación Pública Absolución de Observaciones a las Bases Seguimiento de Proveedores R.D de designación de integrantes de Comité Orden de Compra o Servicio Contrato-Orden de Compra/Servicio Pronunciamiento Expediente de Contratación Usuario Unidad de Adquisición y Contrataciones Comité Especial Proveedor Almacén Oficina de Logística Proveedor Almacén SEACE Comité Especial o Permanente Oficina de Economía Base legal Ley de Contrataciones del Estado aprobado con D.L Nº1017 y su reglamento D.S Nº EF. Directiva Anual del Ministerio de Economía y Finanzas sobre presupuesto de la Republica. Delegación de facultades para la aprobación de Bases Administrativas de Adquisiciones y Expedientes de Contratación R.D. Nº 120-DG-INSN Ley de Contrataciones del Estado aprobado con D.L Nº1017 y su reglamento D.S Nº EF. Ley de Contrataciones del Estado aprobado con D.L Nº1017 y su reglamento D.S Nº EF. Ley de Contrataciones del Estado aprobado con D.L Nº1017 y su reglamento D.S Nº EF. Directiva Anual del Ministerio de Economía y Finanzas sobre presupuesto de la Republica. Delegación de facultades para la aprobación de Bases Administrativas de Adquisiciones y Expedientes de Contratación R.D. Nº 120-DG-INSN Ley de Contrataciones del Estado aprobado con D.L Nº1017 y su reglamento D.S Nº EF. Directiva Anual del Ministerio de Economía y Finanzas sobre presupuesto de la Republica. Ley de Contrataciones del Estado aprobado con D.L Nº1017 y su reglamento D.S Nº EF. Directiva Anual del Ministerio de Economía y Finanzas Ley de Contrataciones del Estado aprobado con D.L Nº1017 y su reglamento D.S Nº EF. PROCESO-SUBPROCESO OFICINA/DIRECCIÓN OFICINA/DIRECCIÓN LOGÍSTICO INTEGRADO - ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCIÓN OFICINA DE LOGISTICA UNIDAD DE ALMACÉN, VALORIZACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE BIENES N Orden Código del Procedimiento 1 LOG-OL-10 Procedimiento y/o documento de origen Orden de Compra, Guía de Remisión, Protocolo o PECOSA Denominación del Procedimiento Recepción y Verificación de Bienes Resultado /Producto Orden de Compra, Guía de Remisión, PECOSA, y Protocolo sellado Usuario Almacén Base legal Manual de Administración de Almacenes para el Sector Público Nacional R.J N INAP/DNA 2 LOG-OL-11 3 LOG-OL-12 Documentos de recibo de bienes donados Ingreso, Verificación, Internamiento y Distribución de Bienes Donados Guía de remisión / Orden de Internamiento y Registro Compra/Orden de Trabajo/Acta de Bienes de apertura de donación Registro de donaciones / Acta de recibo de donación Registro del GA Tarjeta de Control Visible Registro en el NABIP Unidad de Almacén, Valorización y Distribución de Bienes Unidad de Almacén, Valorización y Distribución Unidad de Verificación y Control Patrimonial Manual de Administración de Almacenes para el Sector Público Nacional R.J N INAP/DNA Reglamento de las Donaciones del INSN R.D. Nº INSN-DG-OP. Normas para el Control de Bienes Patrimoniales del INSN. R.D. Nº DG - INSN-2008 Manual de Administración de Almacenes para el Sector Público Nacional R.J N INAP/DNA 4 LOG-NUT-01 Orden de Compra Recepción y Almacenamiento de Insumos para Nutrición PECOSA Unidad de Almacén, Manual de Administración de Almacenes para el Sector Valorización y Distribución Público Nacional R.J N INAP/DNA de Bienes 5 LOG-OL-13 6 LOG-OL-14 Requerimiento Distribución de Bienes PECOSA Valorizada Kardex Almacén Requerimiento de gas Solicitud, Distribución y Control de Consumo de Gases PECOSA Kardex Almacén Manual de Administración de Almacenes para el Sector Público Nacional R.J N INAP/DNA Manual de Administración de Almacenes para el Sector Público Nacional R.J N INAP/DNA 7

8 -SUBPROCESO LOGÍSTICO INTEGRADO - CONTROL DE BIENES OFICINA/DIRECCIÓN OFICINA DE LOGISTICA OFICINA/DIRECCIÓN UNIDAD DE VERIFICACIÓN Y CONTROL PATRIMONIAL N Orden Código del Procedimiento 1 LOG-OL-15 2 LOG-OL-16 3 LOG-OL-17 4 LOG-OL-18 Procedimiento y/o documento de origen Nota de Entrada/Orden de Compra/PECOSA Solicitud Solicitud Denominación del Procedimiento Control de Existencias valoradas Movimiento de Bienes Particulares Movimiento Externo de Bienes Patrimoniales Préstamo de bienes/solicitud de Movimiento Interno de entrega de bienes Bienes Patrimoniales Resultado /Producto Acta de conciliación Papeleta de movimiento de bienes Formato de desplazamiento Préstamo de bienes culminado/inventario Físico Actualizado Usuario MINSA Unidad de Verificación y Control Patrimonial Unidad de Verificación y Control Patrimonial Unidad de Verificación y Control Patrimonial Base legal Manual de Administración de Almacenes para el Sector Público Nacional R.J N INAP/DNA Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales y su Reglamento D.S. N VIVIENDA Normas para el Control de Bienes Patrimoniales del INSN. R.D. Nº DG - INSN-2008 Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales y su Reglamento D.S. N VIVIENDA Normas para el Control de Bienes Patrimoniales del INSN. R.D. Nº DG - INSN-2009 Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales y su Reglamento D.S. N VIVIENDA Normas para el Control de Bienes Patrimoniales del INSN. R.D. Nº DG - INSN LOG-OL-19 Programa de Inventario Inventario de Almacén Informe de Inventario Almacén/Comisión de Inventario Manual de Administración de almacenes para el sector público nacional R.J N INAP/DNA 6 LOG-OL-20 Programación de inventario Inventario de activos fijos Informe Final de Inventario SBN Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales y su Reglamento D.S. N VIVIENDA 7 LOG-OL-21 Solicitud de informe técnico de baja Baja de bienes (activos fijos, medicamentos e instrumentos médicos) Resolución de baja del bien SBN Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales y su Reglamento D.S. N VIVIENDA 8 LOG-OL-22 9 LOG-OL-23 Solicitud de informe técnico de Transferencia o Donación baja de Bienes Certificado de Usuarios de IQPF Control de Ingreso y Consumo de Insumos Químicos y Productos Fiscalizados Resolución de baja del bien Registro de Ingreso y Uso de IQPF SBN Ministerio de Producción Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales y su Reglamento D.S. N VIVIENDA Ley de Control de Insumos Químicos y productos Fiscalizados Nº y su Reglamento D.S. Nº PCM. PROCESO-SUBPROCESO OFICINA/DIRECCIÓN OFICINA/DIRECCIÓN LOGÍSTICO INTEGRADO - PRESTACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS OFICINA DE LOGISTICA UNIDAD DE ALMACÉN, VALORIZACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE BIENES 1 LOG-OL-24 Requerimiento de formatería o prendas Requerimiento de bienes producidos por el INSN Orden de Trabajo/ PECOSA Almacén Manual de Administración de Almacenes para el Sector Público Nacional R.J N INAP/DNA 8

9 SUB PROCESO MBRE DEL PROPÓTO ALCANCE MARCO LEGAL INDICADOR Plan anual aprobado en el plazo establecido FICHA DE DESCRIPCIÓN DE LOGÍSTICO INTEGRADO PROGRAMACIÓN Elaboración del Plan Anual de Contrataciones. FECHA: CODIGO: LOG-OL-01 Formular y aprobar el Plan Anual de Contrataciones del Instituto Nacional de Salud del Niño. A los Órganos de Dirección, Control, Asesoría, Apoyo y de Línea Ley del Ministerio de Salud N y su Reglamento D.S N SA Ley de Contrataciones del Estado aprobado con D.L Nº1017 y su reglamento D.S Nº EF. Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto Nº INDICES DE PERFORMANCE UNIDAD DE MEDIDA FUENTE RESPONSABLE N Resolución de Aprobación Oficina de Logística RMAS Reglamento de Organización y Funciones del Instituto Nacional de Salud del Niño R.M. Nº /MINSA. Manual de Organización y Funciones de la Oficina de Logística R.D N 435-DG-INSN Directiva Anual del Ministerio de Economía y Finanzas sobre presupuesto de la Republica. INICIO DESCRIPCIÓN DEL 1. El Director de la Oficina de Logística revisa la ley de presupuesto y coordina las actividades para la solicitud de requerimiento y cuadro de necesidades a unidades orgánicas. 2. La Unidad de Programación de Bienes y Servicios (UPBS) solicita a las unidades orgánicas el requerimiento y cuadro de necesidades anuales de acuerdo a metas establecidas. 3. Las Unidades Orgánicas determinan, priorizan y remiten sus requerimientos de bienes y servicios indicando sus especificaciones técnicas. 4. La UPBS: 4.1 Consolida el cuadro de necesidades del Instituto. 4.2 Realiza el estudio de mercado en coordinación con unidades orgánicas. 4.3 Define el valor referencial. 4.4 Remite el requerimiento de gasto con la visación de la Oficina de Logística y la Oficina Ejecutiva de Administración (OEA). 5. La Oficina Ejecutiva de Planeamiento Estratégico ejecuta los procedimientos de Programación de Presupuesto y Formulación de Presupuesto, obtenida la autorización del MINSA, remite el informe de Presupuesto Institucional aprobado a la UPBS. 6. La UPBS: 6.1 Prioriza los procesos de contratación según el presupuesto aprobado y programa su ejecución. 6.2 Elabora y remite el proyecto de Plan Anual de Contrataciones y proyecto de Resolución. 7. El Director de Logística revisa el proyecto: MANUAL DE S VERÓN 1.0 Si no está conforme, devuelve el proyecto para reformulación. Si es conforme remite el proyecto a la OEA. 8. El Director de OEA revisa el proyecto: 9

10 Si no es conforme, devuelve al Director de Logística para correcciones y/o reformulación. Si es conforme remite a la Oficina de Asesoría Jurídica. 9. La Oficina de Asesoría Jurídica visa el proyecto y remite a la Oficina de Logística quien remite a la Dirección General. 10. La Dirección General revisa y aprueba el Plan Anual de Contrataciones y dispone la publicación en SEACE y Web Institucional. 11. La UPBS registra y publica el Plan en el SEACE. FIN ENTRADAS MBRE FUENTE FRECUENCIA TIPO Requerimientos y necesidades de bienes y servicios Unidades Orgánicas del Instituto Anual Manual SALIDAS MBRE DESTI FRECUENCIA TIPO Plan Anual de Adquisiciones Instituto Nacional de Salud del Niño/ SEACE Anual Manual DEFINICIONES: Estudio de mercado: La investigación y el análisis previo de las condiciones del mercado que realiza la Oficina de Logística para determinar las características de lo que se va a adquirir o contratar, hasta la culminación del contrato incluyendo la información previa referida a las características técnicas, valor referencial, de los procesos que se efectúen por Licitaciones Públicas y Concursos Públicos. Indagaciones: Son las averiguaciones previas que realiza la Oficina de Logística para determinar las características de lo que se va a adquirir o contratar y el valor referencial de los procesos que se efectúen por adjudicaciones directas y menores cuantías. SEACE: Sistema Electrónico de Contrataciones del Estado. REGISTROS: ANEXOS: Flujograma del procedimiento 10

11 SUB PROCESO Director Sistema Administrativo I LOGISTICO INTEGRADO PROGRAMACION LOGISTICA ELABORACION DE PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES Dirección General del INSN Oficina Ejecutiva de Administración Oficina de Logística Director de Sistema Administrativo II Unidad de Programación de Bienes y Servicios Unidades Orgánicas MANUAL DE S VERON 1.0 Oficina Ejecutiva de Planeamiento Estratégico Inicio Revisa ley y coordina actividades Solicita requerimientos y cuadros de necesidades anuales Determina, prioriza y remite requerimientos de bienes y servicios con sus especificaciones técnicas Consolida cuadro de necesidades del Instituto REQUERIMIENTO DEL SERVICIO Realiza estudio de mercado en coordinación con unidades orgánicas REQUERIMIENTO DE GASTO Establece el valor referencial REQUERIMIENTO DE GASTO Visa el requerimiento REQUERIMIENTO DE GASTO Visa el requerimiento PROGRAMACIÓN PRESUPUESTAL GF-OEPE-01 FORMULACIÒN DE PRESUPUESTO GF-OEPE-02 INFORME Prioriza procesos de selección estimando fechas según presupuesto aprobado Elabora informe de Presupuesto Institucional aprobado por R.M y remite 1 CODIGO : LOG-OL-01 FECHA: 11

12 SUB PROCESO Oficina Ejecutiva de Administración Oficina de Logística Unidad de Programación de Bienes y Director Sistema Administrativo I Servicios LOGISTICO INTEGRADO PROGRAMACION LOGISTICA ELABORACION DE PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES Dirección General del INSN Director de Sistema Administrativo II Oficina de Asesoría Jurídica MANUAL DE S VERON 1.0 Director de Programa Sectorial III 1 Elabora y remite proyecto de Plan Anual de Contrataciones y proyecto de Resolución PROYECTO DE RESOLUCIÓN PAC Revisa plan Conforme? PAC Revisa plan Conforme? PAC Visa plan PAC PAC Revisa y aprueba Plan Anual de Contrataciones PAC Registra y publica Plan en el SEACE Dispone la publicación en SEACE y Web Institucional 12 Fin CODIGO : LOG-OL-01 FECHA:

13 SUB PROCESO MBRE DEL PROPÓTO ALCANCE MARCO LEGAL INDICADOR Plan Anual modificado FICHA DE DESCRIPCIÓN DE LOGÍSTICO INTEGRADO PROGRAMACIÓN MANUAL DE S VERÓN 1.0 Modificación del Plan Anual de Contrataciones FECHA: CODIGO: LOG-OL-02 Modificar el Plan Anual de Contrataciones del Instituto Nacional de Salud del Niño de conformidad con los lineamientos establecidos. A los Órganos de Dirección, Control, Asesoría, Apoyo y de Línea Ley del Ministerio de Salud N y su Reglamento D.S N SA Ley de Contrataciones del Estado aprobado con D.L Nº1017 y su reglamento D.S Nº EF. Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto Ley Nº INDICES DE PERFORMANCE UNIDAD DE MEDIDA N de modificaciones FUENTE Resolución de Aprobación RMAS RESPONSABLE Oficina de Logística Reglamento de Organización y Funciones del Instituto Nacional de Salud del Niño R.M. Nº /MINSA. Manual de Organización y Funciones de la Oficina de Logística R.D N 435-DG-INSN-2009 Directiva Anual del Ministerio de Economía y Finanzas sobre presupuesto de la Republica. DESCRIPCIÓN DEL INICIO 1. Si la modificación del Plan Anual de Contrataciones (PAC) es por variación de las metas institucionales, la Dirección General evalúa periódicamente el cumplimiento del Plan Anual y adopta medidas correctivas correspondientes, disponiendo la reprogramación de metas institucionales. 2. Si la modificación del PAC es por reprogramación de la asignación presupuestal, la Oficina Ejecutiva de Planeamiento Estratégico informa a la Dirección de la Oficina Ejecutiva de Administración. 3. El Director de la OEA comunica las variaciones presupuestales a la Dirección de Logística, solicitando la priorización de necesidades a unidades orgánicas. 4. El Director de Logística solicita la priorización de las necesidades a las Unidad Orgánica. 5. Las Unidades Orgánicas prioriza la necesidad de bienes y servicios o formula un nuevo requerimiento de necesidades. 6. El Director de Logística recibe la variación de metas o priorización de necesidades y remite para su inclusión en el PAC. 7. La Unidad de Programación de Bienes y Servicios (UPBS) analiza la variación presupuestal o modificación de metas según el PAC aprobado: 7.1 Si no es necesario modificar el PAC, finaliza el procedimiento. 7.2 Si es necesario la modificación del PAC, analiza los motivos: Si es por exclusión de procesos, la UPBS elabora el proyecto de Resolución de exclusión de procesos. Si es por Inclusión de Procesos, la UPBS realiza estudio de mercado y/o indagaciones en coordinación con unidad orgánica, define las características técnicas, valor referencial y tipo de proceso, y elabora el proyecto de R.D de inclusión del proceso. Si es por variación del tipo de proceso de selección, la UPBS define el nuevo valor referencial y tipo de proceso, y elabora el proyecto de R.D para modifica PAC por variación del tipo de proceso. 13

14 8. El Director de Logística recibe y firma el proyecto de resolución. 9. El Director de la OEA revisa y da la conformidad el proyecto de resolución. 10. La Oficina de Asesoría Jurídica visa el proyecto de resolución. 11. La Dirección General firma la Resolución Directoral de la modificación del PAC y dispone la publicación en SEACE y Web Institucional. 12. La UPBS registra y publica el Plan en el SEACE. FIN ENTRADAS MBRE FUENTE FRECUENCIA TIPO Comunicación de variación presupuestal o Disposición de variación de metas Oficina Ejecutiva de Planeamiento Estratégico Dirección General SALIDAS Mensual Manual MBRE DESTI FRECUENCIA TIPO Resolución de modificación de PAC DEFINICIONES: REGISTROS: ANEXOS: Flujograma del procedimiento Página Web del Instituto Nacional de Salud del Niño - SEACE Anual Manual 14

15 SUB PROCESO Director de Programa Sectorial III Director de Sistema Administrativo II LOGISTICO INTEGRADO PROGRAMACION LOGÍSTICA MODIFICACION DEL PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES Dirección General del INSN Oficina Ejecutiva de Administración Oficina de Logística Director de Sistema Unidad de Programación de Bienes y Servicios Administrativo I MANUAL DE S VERON 1.0 Unidades Orgánicas del INSN Oficina de Asesoría Jurídica Inicio Modificación es por variación de presupuesto o de metas institucionales? Metas Institucionales Evalúa periódicamente el cumplimiento del PAC Dispone reprogramación de metas Asignación presupuestal Recibe de la Oficina Ejecutiva de Planeamiento Estratégico la comunicación de variación presupuestal e informa Solicita priorización de necesidades a unidad orgánica Recibe reprogramación de metas o priorización de necesidades Analiza variación presupuestal o modificación de metas según PAC aprobado Elabora proyecto de Resolución de exclusión de procesos Es necesario modificar PAC? Por exclusión de procesos? 1 Prioriza necesidad o formula nuevo requerimiento Elabora proyecto de R.D de inclusión del proceso Realiza estudio de mercado y determina el valor referencial y tipo de proceso Por inclusión de procesos? PROYECTO Visa proyecto de resolución Elabora proyecto de R.D por variación del tipo de proceso Define nuevo valor referencial y tipo de proceso Por variación del tipo de proceso de selección? PROYECTO Revisa y otorga conformidad PROYECTO Firma R.D de modificación del PAC y dispone la publicación en SEACE y Web Institucional Registra y publica Plan en el SEACE Visa proyecto de plan 1 Fin CODIGO : LOG-OL-02 FECHA: 15

16 SUB PROCESO MBRE DEL PROPÓTO ALCANCE MARCO LEGAL INDICADOR Número de requerimientos sin especificaciones técnicas Número de expedientes de contratación aprobados sobre número total de requerimientos FICHA DE DESCRIPCIÓN DE LOGÍSTICO INTEGRADO ADQUICION Y CONTRATACIÓN Determinación de Valores Referenciales y aprobación de Expediente de Contratación FECHA: CODIGO: LOG-OL-03 Determinar el valor referencial del bien o servicio requerido y aprobar el expediente de contratación. A los Órganos de Dirección, Control, Asesoría, Apoyo y de Línea Ley del Ministerio de Salud N y su Reglamento D.S N SA Ley de Contrataciones del Estado aprobado con D.L Nº1017 y su reglamento D.S Nº EF. Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto - Ley Nº INDICES DE PERFORMANCE UNIDAD DE MEDIDA Requerimientos observados Porcentaje de requerimientos atendidos RMAS FUENTE Base de datos Base de datos RESPONSABLE Oficina de Logística Oficina de Logística Reglamento de Organización y Funciones del Instituto Nacional de Salud del Niño R.M. Nº /MINSA. Manual de Organización y Funciones de la Oficina de Logística R.D N 435-DG-INSN-2009 Delegación de facultades para la aprobación de Bases Administrativas de Adquisiciones y Expedientes de Contratación R.D. Nº 120-DG-INSN INICIO DESCRIPCIÓN DEL 1. Las Unidades Orgánicas elaboran su requerimiento de bienes o servicios indicando sus especificaciones técnicas. 2. El Director de la Oficina Ejecutiva de Administración recibe el requerimiento y da el visto bueno. 3. El Director de Logística revisa el requerimiento y verifica que este programado en el Plan Anual de Contrataciones (PAC) o posea las autorizaciones correspondiente con el sustento del caso. Si autoriza adquisición, solicita el desarrollo del estudio de mercado. Si no autoriza adquisición, solicita la reformulación del requerimiento a la Unidad orgánica. 4. La Unidad de Programación de Bienes y Servicios (UPBS): 4.1. Realiza el estudio de mercado tomando como referencia cotizaciones, catálogos, bases de procesos similares publicados en Internet y valores históricos de compra realizadas por el Instituto Determina el valor referencial. MANUAL DE S VERÓN Determina el clasificador de gasto del requerimiento Genera el pedido de compra o servicio. Si la adquisición es sin proceso de selección, prepara el expediente de contratación y deriva a la Dirección de Logística. Si la adquisición es con proceso de selección, elabora el resumen ejecutivo del valor referencial para los procesos de adjudicación directa, concurso y licitación pública Emite el requerimiento de consolidado de pedidos Si es Adjudicación de Menor Cuantía programada o Adjudicación Directa o Concurso o 16

17 Licitación Pública, elabora el resumen ejecutivo del valor referencial. 5. El Director de la Oficina de Logística solicita la disponibilidad presupuestal a la Oficina Ejecutiva de Planeamiento Estratégico (OEPE). 6. La OEPE verifica si existe disponibilidad presupuestal: Si existe disponibilidad, autoriza certificación presupuestal. Si no existe disponibilidad, devuelve el expediente. 7. La UPBS recibe la disponibilidad presupuestal y deriva el expediente de contratación a la Dirección de la Oficina de Logística. 8. El Director de la Oficina de Logística: FIN 8.1. Revisa y aprueba el expediente Si es adjudicación sin proceso o adjudicación de menor cuantía, remite el expediente a la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones de Bienes y Servicios quien ejecuta el procedimiento de Adquisición sin proceso o el procedimiento de Selección de Proceso de Adjudicación de Menor Cuantía Si el proceso es por adjudicación directa, concurso o licitación pública, remite el expediente al Director de la OEA quien aprueba y autoriza la conformación del Comité Especial. ENTRADAS MBRE FUENTE FRECUENCIA TIPO Solicitud de Bienes y/o Servicios Unidad Orgánica Variable Manual SALIDAS MBRE DESTI FRECUENCIA TIPO Expediente de Contratación DEFINICIONES REGISTROS: Unidad de Adquisición y Contrataciones-Comité Especial ANEXOS: Flujograma del procedimiento Variable Manual 17

18 SUB PROCESO Unidades Orgánicas del INSN Director de Sistema Administrativo II LOGISTICO INTEGRADO ADQUICION Y CONTRATACION DETERMINACIÓN DE VALORES REFERENCIALES Y APROBACIÓN DEL EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN Oficina Ejecutiva de Administración Director de Sistema Administrativo I Oficina de Logística MANUAL DE S VERON 1.0 Unidad de Programación de Bienes y Servicios Inicio REQUERIMIENTO Elabora requerimiento indicando las especificaciones técnicas del bien o servicio REQUERIMIENTO Revisa y da visto bueno al requerimiento Verifica que este programado o posea las autorizaciones correspondientes Autoriza adquisición? REQUERIMIENTO Solicita reformular requerimiento REQUERIMIENTO Dispone realizar estudio de mercado Realiza estudio de mercado Determina valor referencial Determina el clasificador de gasto Genera Pedido de Compra o Servicio Emite requerimiento de consolidado de pedidos Elabora resumen ejecutivo del valor referencial Es adquisición sin proceso o AMC no programado? Solicita disponibilidad presupuestal 1 18 CODIGO : LOG-OL-03 FECHA:

19 SUB PROCESO Oficina Ejecutiva de Planeamiento Estratégico Unidad de Presupuesto Director de Sistema Administrativo II LOGISTICO INTEGRADO ADQUICION Y CONTRATACION DETERMINACIÓN DE VALORES REFERENCIALES Y APROBACIÓN DEL EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN Director de Sistema Administrativo I Oficina Ejecutiva de Administración Unidad de Programación de Bienes y Servicios Oficina de Logística Unidad de Licitaciones y Concursos Públicos MANUAL DE S VERON 1.0 Unidad de Adquisición y Contrataciones 1 Existe disponibilidad presupuestal? 1 EXPEDIENTE Otorga disponibilidad Es adjudicación de menor cuantía o ASP? EXPEDIENTE EXPEDIENTE EXPEDIENTE EXPEDIENTE Aprueba expediente de contratación y autoriza conformación de Comité Especial EXPEDIENTE Revisa y aprueba expediente EXPEDIENTE Aprueba expediente de contratación Verifica documentación completa Remite expediente al Comité Especial EXPEDIENTE Verifica documentación completa y elabora Inicia procedimiento de Adquisición sin Proceso o remite expediente al Comité Especial Permanente si es una menor cuantía 1 FIN 19 CODIGO : LOG-OL-03 FECHA:

20 MANUAL DE S VERÓN 1.0 FICHA DE DESCRIPCIÓN DE PROCESO SUB PROCESO MBRE DEL PROPÓTO ALCANCE MARCO LEGAL LOGÍSTICO INTEGRADO ADQUICION Y CONTRATACIÓN Adquisición sin Proceso FECHA: CODIGO: LOG-OL-04 Adquirir de manera oportuna los bienes y servicios requeridos por la Institución, que no son considerados en la Ley de Contrataciones del Estado. A los Órganos de Dirección, Control, Asesoría, Apoyo y de Línea. Ley del Ministerio de Salud N y su Reglamento D.S N SA Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto Ley Nº INDICADOR Tiempo promedio de emisión de expediente de contratación Nº de orden de compra/servicio sobre Número de expedientes aprobados INDICES DE PERFORMANCE UNIDAD DE MEDIDA FUENTE RESPONSABLE Días GA Oficina de Logística Porcentaje de expedientes con orden RMAS GA Oficina de Logística Reglamento de Organización y Funciones del Instituto Nacional de Salud del Niño R.M. Nº /MINSA. Manual de Organización y Funciones de la Oficina de Logística R.D N 435-DG-INSN INICIO DESCRIPCIÓN DEL 1. La Unidad de Adquisiciones y Contrataciones (UAC) recibe el expediente aprobado, genera y publica la solicitud de cotizaciones a los proveedores. 2. El Proveedor se registra en la UAC y entrega su propuesta técnica y económica en mesa de partes del INSN. 3. La Unidad de Trámite Documentario registra las propuestas según procedimiento establecido. 4. La UAC recoge y remite la propuesta técnica a la unidad orgánica solicitante y la propuesta económica a la Oficina de Logística. 5. La Unidad Orgánica apertura, evalúa y aprueba las propuestas técnicas que cumplan los requisitos establecidos en el requerimiento. 6. La UAC deriva a la Dirección de la Oficina de Logística las propuestas técnicas evaluadas. 7. El Director de la Oficina de Logística apertura, evalúa y selecciona las propuestas económicas. 8. La UAC elabora el cuadro comparativo, identifica al(a los) proveedor(es) con mayor puntaje y emite la orden de compra o servicio. 9. La Unidad de Programación de Bienes y Servicios compromete la certificación al(a los) proveedor(es) seleccionado(s), en el sistema integrado de administración financiera (AF). 10. La UAC registra la orden de compra/servicio en el sistema integrado de administración financiera (AF). 11. El Responsable de la UAC y el Director de la Oficina de Logística firma la orden de compra o servicio. 12. La UAC : 20

21 12.1 Faxea la orden de compra/servicio al proveedor y coordina su atención Si es orden de compra, registra y distribuye la original y tres copias al almacén quien ejecuta el procedimiento de Recepción y Verificación de Bienes, y archiva dos copias En ambos casos realiza el procedimiento de Seguimiento de Proveedores. FIN ENTRADAS MBRE FUENTE FRECUENCIA TIPO Expediente de Compra Unidad de Programación de Bienes y Servicios SALIDAS Diario Mecanizado MBRE DESTI FRECUENCIA TIPO Orden de Compra o Servicio DEFINICIONES: REGISTROS: Proveedor Almacén ANEXOS: Flujograma del procedimiento Diario Mecanizado 21

22 SUB PROCESO Unidad de Adquisiciones y Contrataciones de Bienes y Servicios Técnico / Auxiliar Administrativo LOGISTICO INTEGRADO ADQUICION Y CONTRATACION ADQUICION N PROCESO Dirección General del INSN Oficina Ejecutiva de Administración - Oficina de Logística Unidad de Programación de Bienes y Servicios Técnico / Auxiliar Administrativo Director de Sistema Administrativo I Oficina de Secretaría Trámite Documentario MANUAL DE S VERON 1.0 Unidad orgánica Proveedor Inicio Recibe expediente aprobado y genera solicitud de cotización Publica solicitud de cotizaciones PROPUESTA LISTADO Registra propuestas PROPUESTA Se registra y entrega propuesta LISTADO PROPUESTA ECONÓMICA PROPUESTA TÉCNICA Recoge propuestas PROPUESTA TÉCNICA PROPUESTA ECONÓMICA Elabora el cuadro comparativo Apertura, evalúa y selecciona propuestas económicas PROPUESTA TÉCNICA PROPUESTA ECONÓMICA PROPUESTA TÉCNICA Apertura, evalúa y aprueba propuesta técnica ORDEN DE COMPRA/ SERVICIO Emite orden de compra o servicio Compromete certificación ORDEN DE COMPRA/ SERVICIO 1 CODIGO : LOG-OL-04 FECHA.: 22

23 SUB PROCESO LOGISTICO INTEGRADO ADQUICION Y CONTRATACION ADQUICION N PROCESO Dirección General del INSN Oficina Ejecutiva de Administración - Oficina de Logística Unidad de Adquisiciones y Contrataciones de Bienes y Servicios Técnico / Auxiliar Administrativo Especialista Administrativo (Responsable) MANUAL DE S VERON 1.0 Director de Sistema Administrativo I 1 ORDEN DE COMPRA/ Registra Orden de SERVICIO Compra/Servicio en el Sistema Integrado de Administración Financiera (AF) Firma orden de compra o servicio ORDEN DE COMPRA/ SERVICIO ORDEN DE COMPRA/ SERVICIO Firma orden de compra o servicio Faxea orden de compra/ servicio al proveedor y coordina la atención Orden de Servicio Es orden de compra o orden de servicio? Orden de Compra Registra y distribuye orden de compra a Almacén ORDEN DE COMPRA/ ORDEN SERVICIO DE COMPRA/ SERVICIO SEGUIMIENTO A PROVEEDORES RECEPCIÓN Y VERIFICACIÓN DE BIENES Fin 23 CODIGO : LOG-OL-04 FECHA:

24 SUB PROCESO MBRE DEL PROPÓTO ALCANCE MARCO LEGAL INDICADOR Número de comité conformados sobre Número de procesos de selección FICHA DE DESCRIPCIÓN DE LOGÍSTICO INTEGRADO ADQUICION Y CONTRATACIÓN Conformación de Comité para Procesos de Bienes y Servicios FECHA: CODIGO: LOG-OL-05 Establecer las actividades para designar a los miembros del Comité Especial. A la Dirección General, a la Dirección de la Oficina de Asesoría Jurídica, a la Dirección de la Oficina Ejecutiva de Administración y a la Dirección de la Oficina de Logística. Ley del Ministerio de Salud N y su Reglamento D.S N SA. Ley de Contrataciones del Estado aprobado con D.L Nº1017 y su reglamento D.S Nº EF. Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto Ley Nº INDICES DE PERFORMANCE UNIDAD DE MEDIDA Porcentaje de procesos de selección con comités FUENTE Archivo de Resolución Directoral RMAS RESPONSABLE Oficina de Secretaría Reglamento de Organización y Funciones del Instituto Nacional de Salud del Niño R.M. Nº /MINSA. Manual de Organización y Funciones de la Oficina de Logística R.D N 435-DG-INSN INICIO DESCRIPCIÓN DEL 1. El Director de Logística propone a los representantes de la oficina con sus respectivos suplentes para que integren el Comité Especial de procesos de bienes y servicios. 2. El Director de la OEA en conjunto con el Director General propone los demás participantes con sus respectivos suplentes e informa a Logística. 3. El Director de Logística elabora el proyecto de Resolución Directoral (R.D.). 4. El Director de la OEA visa el proyecto de R.D. 5. La Oficina de Asesoría Jurídica visa el proyecto de R.D. 6. La Dirección General firma la R.D de conformación de Comité y remite a Logística. 7. El Director de Logística notifica a integrantes de Comité. FIN ENTRADAS MBRE FUENTE FRECUENCIA TIPO Procesos de Selección Oficina de Logística Mensual Manual SALIDAS MBRE DESTI FRECUENCIA TIPO R.D de designación de integrantes de Comité DEFINICIONES: REGISTROS: ANEXOS: Flujograma del procedimiento MANUAL DE S VERÓN 1.0 Oficina de Logística Mensual Manual 24

25 SUB PROCESO LOGISTICO INTEGRADO ADQUICION Y CONTRATACION CONFORMACION DEL COMITÉ PARA PROCESOS DE BIENES Y SERVICIOS Dirección General del INSN Oficina Ejecutiva de Administración MANUAL DE S VERON 1.0 Oficina de Logística Director de Sistema Administrativo I Director de Sistema Administrativo II Oficina de Asesoría Jurídica Director de Programa Sectorial III Inicio Propone a representantes y suplentes de la oficina de logística para la conformación del Comité PROYECTO R.D. Propone en conjunto con la Dirección General a los demás participantes con sus respectivos suplentes e informa Elabora proyecto de R.D PROYECTO R.D. Visa proyecto de Resolución Directoral PROYECTO R.D. Visa proyecto de Resolución Directoral RESOLUCION DIRECTORAL Firma R.D de conformación del Comité Notifica y entrega la R.D a integrantes del Comité Fin 25 CODIGO : LOG-OL-05 FECHA:

26 SUB PROCESO MBRE DEL PROPÓTO ALCANCE MARCO LEGAL INDICADOR Porcentaje de procesos de menor cuantía con otorgamiento de buena pro vs el total de proceso Nº de procesos declarados en desierto FICHA DE DESCRIPCIÓN DE LOGÍSTICO INTEGRADO ADQUICION Y CONTRATACIÓN Selección de Proceso de Adjudicación de Menor Cuantía FECHA: CODIGO: LOG-OL-06 Adjudicar oportunamente los procesos de selección de menor cuantía. A la Oficina de Logística, al Comité Especial Permanente y a la Oficina de Secretaria. Ley del Ministerio de Salud N y su Reglamento D.S N SA Ley de Contrataciones del Estado aprobado con D.L Nº1017 y sus modificatorias. Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado. D.S Nº EF. Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto INDICES DE PERFORMANCE UNIDAD DE MEDIDA FUENTE RESPONSABLE % Acta de Comité Oficina de Logística Nº Acta de Comité Oficina de Logística RMAS Reglamento de Organización y Funciones del Instituto Nacional de Salud del Niño R.M. Nº /MINSA. Manual de Organización y Funciones de la Oficina de Logística R.D N 435-DG-INSN-2009 Directiva Anual del Ministerio de Economía y Finanzas sobre presupuesto de la Republica. Delegación de facultades para la aprobación de Bases Administrativas de Adquisiciones y Expedientes de Contratación R.D. Nº 120-DG-INSN INICIO DESCRIPCIÓN DEL 1. El Presidente del Comité Especial Permanente recibe el expediente de contratación aprobado y convoca a los integrantes para la instalación del comité. 2. El Comité emite el acta de instalación, elabora las bases del proceso y remite a la Dirección de la Oficina Ejecutiva de Administración (OEA). 3. El Director de la OEA revisa y aprueba las bases. 4. La Unidad de Adquisiciones y Contrataciones publica la convocatoria y las bases en el SEACE. 5. La Unidad de Trámite Documentario recibe y registra las propuestas técnicas y económicas. 6. La Unidad de Adquisiciones y Contrataciones: 6.1 Recoge propuestas y verifica el registro de postores en el SEACE. 6.2 Remite las propuestas al Comité adjuntando el reporte de proveedores penalizados. 7. El Comité Especial Permanente: MANUAL DE S VERÓN Apertura propuesta y revisa el cumplimiento de requisitos de forma de presentación. 7.2 Si la propuesta presenta observaciones, solicita al postor la subsanación en el plazo correspondiente. 7.3 Recibe y revisa nuevamente la propuesta corregida, de continuar la observación, descalifica al postor. 26

27 7.4 Si la propuesta no presenta observaciones, verifica el cumplimiento de los requisitos técnicos. 7.5 Si el postor no cumple con los requisitos técnicos, lo descalifica. 7.6 Si ninguna propuesta cumple con los requisitos técnicos, declara el proceso desierto. 7.7 Si existe propuestas que cumplan los requisitos técnicos, las admite, califica y selecciona las que cumplan el mínimo puntaje establecido. 7.8 Califica la propuesta económica y determina el puntaje total. 7.9 Si la propuesta no cumple con el puntaje mínimo, la descalifica Elabora el cuadro comparativo con las propuestas que alcanzaron el puntaje mínimo Elabora el acta de otorgamiento de la buena pro al postor que obtuvo el máximo puntaje Notifica a postores y publica el otorgamiento de buena pro en el SEACE Si el postor presenta recurso de apelación, ejecuta el procedimiento administrativo Recurso de Apelación en Procesos de Selección. 8. La Unidad de Adquisiciones y Contratación: 8.1 Publica el consentimiento de la buena pro en el SEACE según el plazo establecido en la normativa. 8.2 Emite y registra la orden de compra o servicio en el SEACE y AF. 9. El Responsable de la Unidad de Adquisiciones y el Director de Logística firma la orden de compra o servicio. 10. La Unidad de Adquisiciones y Contratación: 10.1 Faxea la orden de compra o servicio al proveedor y coordina su oportuna atención Si es orden de compra, registra y distribuye la orden al Almacén, quien ejecuta el procedimiento de Recepción y Verificación de Bienes Realiza el procedimiento de Seguimiento de Atención a Proveedores. FIN ENTRADAS MBRE FUENTE FRECUENCIA TIPO Expediente de contratación Director de Logística Variable Mecanizado SALIDAS MBRE DESTI FRECUENCIA TIPO Orden de Compra/Servicio Proveedor Almacén DEFINICIONES: SEACE: Sistema Electrónico de Contrataciones del Estado. REGISTROS: ANEXOS: Flujograma del procedimiento Variable Mecanizado 27

28 SUB PROCESO Comité Especial Permanente LOGISTICO INTEGRADO ADQUICION SELECCIÓN DE PROCESO DE ADJUDICACIÓN DE MER CUANTÍA Oficina de Secretaría Trámite Documentario Oficina Ejecutiva de Administración Oficina de Logística Unidad de Adquisiciones y Contrataciones MANUAL DE S VERON 1.0 Director Inicio BASES Recibe expediente y convoca a integrantes para la instalación del Comité Emite acta de instalación Elabora las bases del proceso Aprueba bases BASES PROPUESTA LISTADO Recepciona propuestas técnicas y económicas Publica convocatoria y las bases en el SEACE Recoge y verifica registro de los postores en el SEACE Apertura la propuesta y revisa presentación Propuesta tiene observaciones? PROPUESTA REPORTE Remite propuestas adjuntando reporte de proveedores penalizados Solicita al postor subsanación Recibe y revisa propuesta Continua observación? Descalifica postor Verifica que propuesta cumpla con requisitos técnicos 1 CODIGO : LOG-OL-06 FECHA: 28

29 SUB PROCESO LOGISTICO INTEGRADO ADQUICION SELECCIÓN DE PROCESO DE ADJUDICACIÓN DE MER CUANTÍA MANUAL DE S VERON 1.0 Comité Especial Permanente Oficina de Logística Unidad de Adquisiciones y Contrataciones- Licitaciones y Concurso Públicos Especialista Administrativo Técnico / Auxiliar Administrativo (Responsable) Director de Sistema Administrativo I 1 Postor cumple requisitos técnicos mínimos? Al menor un postor cumple y acredita requisitos mínimos? Admite propuestas que cumplan con requisitos mínimos Publica el consentimiento de la Buena Pro en el SEACE según plazo establecido Declara el proceso desierto 1 Califica propuesta técnica y selecciona las que cumplan en mínimo puntaje establecido Califica propuesta económica y determina puntaje total Propuesta cumple con puntaje mínimo? Descalifica propuesta Elabora cuadro comparativo y el acta de otorgamiento Notifica a postores y publica otorgamiento de Buena Pro en el SEACE Orden de Servicio ORDEN Emite y registra en el SEACE y AF la orden de compra o servicio Faxea orden de compra o servicio al proveedor y coordina atención Es orden de compra o orden de servicio? Orden de Compra Registra y distribuye orden de compra a Almacén ORDEN DE COMPRA ORDEN DE COMPRA ORDEN Firma orden de compra o servicio ORDEN Firma orden de compra o servicio Postor presenta apelación? SEGUIMIENTO A PROVEEDORES RECEPCIÓN Y VERIFICACIÓN DE BIENES RECURSO DE APELACIÓN EXPEDIENTE 1 Fin CODIGO : LOG-OL-06 FECHA 29

30 MANUAL DE S VERÓN 1.0 PROCESO SUB PROCESO MBRE DEL PROPÓTO ALCANCE FICHA DE DESCRIPCIÓN DE LOGÍSTICO INTEGRADO ADQUICION Y CONTRATACIÓN Selección de Proceso de Adjudicación FECHA: Directa, Concurso y Licitación Pública CODIGO: LOG-OL-07 Establecer las actividades para la presentación, evaluación y otorgamiento de Buena Pro de propuestas de procesos de selección de Adjudicación Directa, Licitación y Concurso Público. A la Oficina Ejecutiva de Administración, a la Oficina de Logística, a la Oficina de Secretaría y al Comité Especial. MARCO LEGAL INDICADOR Porcentaje de procesos con otorgamiento de buena pro vs el total de proceso Nº de procesos declarados en desierto Ley del Ministerio de Salud N y su Reglamento D.S N SA Ley de Contrataciones del Estado aprobado con D.L Nº1017 y su reglamento D.S Nº EF. Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto Ley Nº INDICES DE PERFORMANCE UNIDAD DE MEDIDA FUENTE RESPONSABLE % Acta de Comité Oficina de Logística Nº Acta de Comité Oficina de Logística RMAS Reglamento de Organización y Funciones del Instituto Nacional de Salud del Niño R.M. Nº /MINSA. Manual de Organización y Funciones de la Oficina de Logística R.D N 435-DG-INSN-2009 Delegación de facultades para la aprobación de Bases Administrativas de Adquisiciones y Expedientes de Contratación R.D. Nº 120-DG-INSN INICIO DESCRIPCIÓN DEL 1. El Presidente del Comité Especial recibe el expediente aprobado y convoca a sus integrantes para la instalación. 2. El Comité Especial elabora las bases del proceso. 3. El Director de la Oficina Ejecutiva de Administración aprueba las bases. 4. El Comité Especial: 4.1 Publica la convocatoria en el SEACE. 4.2 Verifica que el registro de participantes sea conforme con las normativas establecidas. 4.3 Si los postores presentan consultas y/o observaciones, las absuelve mediante un pliego absolutorio y notifica en el SEACE y alternativamente a los correos electrónicos de los postores. 4.4 Si los postores elevan observaciones a las bases, ejecuta el procedimiento de Absolución de Observaciones a las Bases. 4.5 Integra las bases y publica en SEACE. 5. Si es adjudicación directa selectiva, la Unidad de Trámite Documentario recibe y registra las propuestas técnicas y económicas. 6. La Unidad de Procesos Licitaciones y Concursos Públicos recoge y remite las propuestas al Comité (pasa al punto 7.2). 30

31 7. El Comité Especial de Adquisiciones y Contrataciones: 7.1 Si el proceso de selección es adjudicación directa, concurso o licitación pública, convoca a participantes según el registro de inscripción: Si el participante se encuentra ausente, se tiene por desistido. Si el participante se encuentra presente al llamado, solicita acreditar su presentación. 7.2 Recibe las propuestas en dos sobres (técnica y económica) en presencia de notario público en caso sea un acto público. 7.3 Apertura la propuesta técnica y evalúa los requisitos mínimos: Si existen subsanaciones por defectos de forma, otorga dos días de plazo para la subsanación; si el defecto continua descalifica al postor. Si no existe subsanaciones por defectos de forma, revisa si el postor cumple con los requisitos mínimos de las bases. Si el postor no cumple con requisitos mínimos, se tiene por no presentada la propuesta. 7.4 Verifica si al menos un postor cumple y acredita requisitos mínimos: Si no cumplen, declara desierto el proceso. Si al menos un postor cumple y acredita requisitos mínimos, admite las propuestas y aplica los factores establecidos en bases. 7.5 Realiza la evaluación técnica y selecciona a los que tengan más del puntaje mínimo establecido. 7.6 Realiza la evaluación económica y determina el puntaje total: Si el postor no cumple con puntaje mínimo, descalifica la propuesta. Si el postor cumple con puntaje mínimo, elabora el cuadro comparativo en orden de prelación según puntaje técnico y económico, y selecciona al proveedor. 7.7 Elabora el acta de otorgamiento. 7.8 Notifica a los postores y publica en el SEACE el otorgamiento de Buena Pro. Si el Postor presenta el recurso de apelación, ejecuta el procedimiento de Solución de Controversia durante el proceso de selección. 7.9 Publica el consentimiento de la Buena Pro en SEACE. 8. La Unidad de Procesos Licitaciones y Concursos Públicos cita al proveedor y emite su contrato y registra en el SEACE. 9. La Unidad de Adquisiciones y Contratación recibe copia del contrato y emite y registra la orden de compra o servicio en el AF. 10. El Responsable de la Unidad de Adquisiciones y el Director de Logística firma la orden de compra o servicio. 11. La Unidad de Adquisiciones y Contratación: FIN 11.1 Faxea la orden de compra o servicio al proveedor y coordina su oportuna atención Si es orden de compra, registra y distribuye la orden al Almacén, quien ejecuta el procedimiento de Recepción y Verificación de Bienes Realiza el procedimiento de Seguimiento de Atención a Proveedores. ENTRADAS MBRE FUENTE FRECUENCIA TIPO Expediente Aprobado Dirección de la Oficina Ejecutiva de Administración SALIDAS Variable Mecanizado MBRE DESTI FRECUENCIA TIPO Contrato Orden de Compra o Servicio SEACE Variable Mecanizado 31