Instructivo para Administrar Plantillas de Mail

Transcripción

1 Instructivo para Administrar Plantillas de Mail Como Crear una Plantilla de Mail en Outlook 2007 Para poder incorporar una plantilla de mail personalizada en Outlook se debe crear un archivo con formato HTML que contenga el logo de la institución. Una vez obtenido o confeccionado el archivo, por ejemplo EncabezadoMai.html se debe copiar en la siguiente carpeta, dependiendo del sistema operativo de la PC a Configurar. Nota Si el archivo HTML contiene imágenes vinculadas también se deben incluir en la carpeta. - Microsoft Windows XP, Microsoft Windows Server 2003: unidad:\archivos de programa\archivos comunes\microsoft Shared\Stationery - Microsoft Windows Vista, Microsoft Windows 7: unidad:\program Files\Common Files\Microsoft Shared\Stationery Aplicar diseños de fondo de Outlook y temas a todos los mensajes Nota Este procedimiento funciona sólo si el formato que utiliza para los mensajes es HTML. 1

2 1. Desde la ventana principal de Outlook, en el menú Herramientas, haga clic en Opciones y, a continuación, haga clic en la ficha Formato de correo. 2. En la lista Redactar en este formato, haga clic en HTML. 3. Haga clic en Diseño de fondo y fuentes. 4. En la ficha Diseño de fondo personal, haga clic en Temas. 5. En Elija un tema, haga clic en el tema o el diseño de fondo que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar. 6. Seleccione las opciones de fuente que desee utilizar. 7. Si desea que los comentarios que escriba en las respuestas a los mensajes aparezcan etiquetados con su nombre, active la casilla de verificación Marcar mis comentarios con escriba una etiqueta, como su nombre. 8. Si desea que la fuente aparezca en un color diferente cada vez que responde a un mensaje o lo reenvía, active la casilla de verificación Elegir un color nuevo al responder o reenviar mensajes. 9. Haga clic en Aceptar dos veces. 2

3 Cuando cree nuevos mensajes, usarán automáticamente el diseño de fondo o el tema que haya elegido. Sugerencia Para elegir temas o diseños de fondo de Outlook desde un mensaje abierto, en la ficha Insertar, en el grupo Incluir, haga clic en Firma y, a continuación, haga clic en Firmas. Haga clic en la ficha Diseño de fondo personal y después en Temas. Aplicar diseños de fondo y temas de Outlook a un solo mensaje 1. Desde la ventana principal de Outlook, en el menú Acciones, elija Nuevo mensaje de correo con y, a continuación, haga clic en Más diseños de fondo. 2. En Elija un tema, haga clic en el tema o el diseño de fondo que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar. 3. Redacte el mensaje y envíelo. Nota Los diseños de fondo o los temas no se pueden aplicar a las respuestas. Dejar de usar diseños de fondo y temas de Outlook 1. Desde la ventana principal de Outlook, en el menú Herramientas, haga clic en Opciones y, a continuación, haga clic en la ficha Formato de correo. 2. Haga clic en Diseño de fondo y fuentes. 3. En la ficha Diseño de fondo personal, haga clic en Temas. 4. En Elija un tema, haga clic en Sin tema y, a continuación, haga clic en Aceptar tres veces. Como Crear una Plantilla de Mail en WebMail de Google Por defecto GMAIL no permite insertar imágenes en el correo. Para habilitar esa función debemos entrar en nuestra cuenta de azul.der.unicen.edu.ar Accedemos como siempre a nuestra cuenta desde la página principal. 3

4 En la ventana principal de nuestro correo, en la parte superior derecha seleccionamos Configuración. En la ventana que nos aparece hacer click en la pestaña Labs. En esta pestaña encontraremos múltiples gadgets que podremos habilitar. En este caso, solo nos interesan dos aplicaciones. La primera Inserción de imágenes. Bajamos por la pantalla hasta encontrarlo. Están por orden alfabético. 4

5 Seleccionamos el campo Habilitar. Quedará marcada y por lo tanto nos permitirá insertar imágenes en nuestra futura plantilla o en cualquier correo que queramos enviar. El segundo servicio que vamos a instalar es el que nos permitirá crear la plantilla. Se llama Respuestas prediseñadas. Seleccionamos de nuevo en el campo Habilitar. Quedará marcado y por lo tanto nos permitirá guardar nuestras futuras plantillas. Ahora ya podemos seleccionar Guardar cambios que se encuentra en el final de la página. 5

6 Crear la plantilla Para crear la plantilla hacemos click en la página principal de nuestro correo en Redactar. Insertamos en el cuerpo del mensaje una cabecera que hemos preparado. Gracias al nuevo servicio incorporado veremos un icono para insertar imágenes. Seleccionamos el icono que nos permitirá buscar una imagen. Nos aparecerá la ventana Examinar que nos permitirá buscar la imagen en nuestra Pc. Una vez que la hayamos encontrado, la seleccionamos y hacemos click en Aceptar. 6

7 Podemos incluso seleccionando la imagen crear un hipervínculo a una dirección web. En nuestro caso vincularíamos la cabecera a nuestra web de Para ello seleccionaremos la imagen y hacemos click en el botón habilitado para links. Ahora sólo tenemos que poner un saludo, el cuerpo del mensaje, en caso de que deseemos tener un mensaje tipo completo, y el saludo final con otra imagen o un hipervínculo si lo deseamos. 7

8 Una vez finalizada la configuración seleccionamos el botón Respuestas prediseñadas/nueva respuesta prediseñada que se encuentra en la cabecera. Nos pedirá un nombre. Lo escribimos y Click en Aceptar. Escribir un mensaje con una plantilla Ya tenemos hecha nuestra plantilla. Ahora cuando queramos usarla sólo tendremos que clickear en Redactar como siempre, y en la opción Respuestas prediseñadas tendremos para elegir entre las diferentes plantillas que hayamos hecho. En nuestro caso clickeamos en Insertar Encabezado Mail 8

9 Podemos administrar nuestras plantillas, suprimiendo las que ya no deseemos con Suprimir, o creando más con Nueva respuesta prediseñada Utilizar distintas plantillas dependiendo el destinatario del mail o la cuenta de envio. 9