Fecha de emisión: 27-Jun-2017

Transcripción

1 INTRODUCCIÓN. La plataforma Web de la Universidad ECCI tiene como finalidad ofrecer sitios y aplicaciones que cumplan con los más altos estándares en cuanto a diseño, usabilidad, tecnología y accesibilidad, basados en una estrategia de comunicación enfocada en brindar servicio a toda la comunidad de la Universidad ECCI. OBJETIVO. Establecer las políticas internas que rigen la elaboración de contenidos y su publicación en el portal web, de acuerdo a las disposiciones vigentes en esta materia. DISPOSICIONES GENERALES. El presente documento estipula las políticas de publicación de contenidos Web bajo las exigencias del Ministerio de Educación Nacional y demás entes legales, preservando el buen uso y dando cumplimiento al manual de imagen corporativa, propendiendo por la buena reputación de la marca en el portal web de la Universidad ECCI. 1. DEL FORMATO Y TAMAÑO DE CONTENIDOS A PUBLICAR La información será publicada en formato HTML preferiblemente, y el material de apoyo adicional deberá publicarse en formato PDF Para publicar archivos de audio y video, se recomienda utilizar prioritariamente los formatos Mp3 y Mp Las imágenes a publicar deberán estar en formato JPG y PNG. Las imágenes a publicar deberán tener un tamaño máximo de 20 kb Los archivos en formato PDF, JPG y PNG deberán tener un tamaño máximo de 1 Mb, para los archivos MP3 y MP4 el tamaño máximo será de 280 Mb. 2. DE LOS REQUISITOS DEL MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL. Las imágenes, información y demás contenidos deben cumplir con los lineamientos establecidos en el manual de imagen corporativa y con lo reglamentado por el Ministerio de

2 Educación Nacional en la RESOLUCIÓN No del 20 de Junio de 2016 o cualquier otra que reemplace esta. 3. DE LAS PUBLICACIONES La actualización de información correspondiente a programas de pregrado, posgrado y cursos de educación continuada se realizará una vez por semestre La información para actualización correspondiente a programas de pregrado, posgrado y educación continuada será recibida con dos meses de antelación a la fecha de publicación, la cual será previamente informada por la Dirección de En caso de requerirse imagen o flyer para la promoción de eventos dentro de la página web, la dependencia solicitante deberá, en primera instancia, radicar la solicitud en el área de diseño gráfico con mínimo dos semanas de antelación al evento. No obstante, las solicitudes que requieran video, deberán ser radicadas con mínimo 5 semanas de antelación al evento para su posterior publicación dentro del portal. 4. DE LAS RESPONSABILIDADES DE LAS DEPENDENCIAS Cada dependencia es responsable de mantener actualizada la información de las secciones asignadas, para la visualización de su área dentro del portal web. Por tanto, no es responsabilidad de la Dirección de que la información que se encuentre en la Web no esté actualizada, es decir, cada dependencia debe solicitar la actualización en la Web cuando realice un cambio de información Es responsabilidad de las dependencias solicitar con la debida antelación, la publicación de congresos, seminarios, encuentros y demás eventos que requieran desarrollo y elaboración de piezas de diseño gráfico.

3 5. DE LAS RESPONSABILIDADES DE LA DIRECCIÓN DE MERCADEO Y PUBLICIDAD Verificar el total cumplimiento de la resolución del 20 de junio de Verificar que los contenidos se encuentren de acuerdo con lo reglamentad o por el Ministerio de Educación Nacional Realizar la revisión de redacción, estilo y ortografía a los diferentes contenidos otorgados por las dependencias Verificar enlaces que no sean funcionales Verificar que las publicaciones, dependiendo del contenido y del área solicitante, sean avaladas por un superior Ante solicitudes que impliquen desarrollo de mini sitios adicionales, la Dirección de asesorará, determinará y aprobará la creación de estos, en caso de considerarse completamente necesario Generar contenido adicional para alimentar el blog perteneciente a la nueva página web Revisar y aprobar los contenidos para el blog, remitidos desde otras dependencias Garantizar que el sitio esté en línea Trabajar de la mano con la dirección de TIC todo lo relacionado a soporte técnico. 6. DE LA RECEPCIÓN DE SOLICITUDES DE PUBLICACIÓN La solicitud de publicación o actualización de información, debe realizarse a través de la plataforma GLPI en el siguiente link: La solicitud debe describirse claramente indicando la sección, el link y el apartado específico, donde debe realizarse la publicación o modificación La información debe ser adjuntada en formato Word o PDF dentro de la plataforma GLPI, junto con las especificaciones de actualización o publicación La solicitud será resuelta en un plazo máximo de cinco días hábiles, dependiendo del contenido y diseño de imágenes, en caso de ser requerido En caso de requerirse un desarrollo avanzado, como la creación de mini sitios dentro de la solicitud, el tiempo de entrega se acordará entre las partes.

4 6.6. Al momento de realizarse la publicación o actualización en el sitio web, el solicitante será informado a través de la plataforma GLPI, y deberá verificar y cerrar el caso en un tiempo menor a un día hábil En caso de presentar varias solicitudes, estas deberán realizarse por aparte Las solicitudes deben tener seguimiento en el sistema GLPI por parte del Jefe del área solicitante. 7. DE LAS PUBLICACIONES EN EL BLOG Las publicaciones realizadas en el blog, serán de índole investigativa, académica e informativa y temas relacionados con la promoción y uso del buen nombre de la Universidad ECCI La información incluida en las publicaciones del blog, deberá componerse en primera instancia de un título, subtítulo, texto y foto. Adicional a eso, la publicación podrá ir acompañada de un video, el cual debe estar publicado previamente, en la cuenta oficial de YouTube de la Universidad La solicitud de publicación en el blog, debe realizarse a través de la plataforma GLPI, adjuntando en los formatos que corresponda, la información mencionada en el ítem El contenido enviado para publicación, estará sujeto a revisión y corrección de estilo y ortografía Una vez recibida la solicitud, el tiempo máximo de publicación será de cinco días hábiles En caso de no cumplir con los estándares mencionados en el presente protocolo, no se realizará la publicación solicitada. La Universidad ECCI es autónoma y se reserva el derecho de publicación. (Ver documento de Términos y Condiciones de uso de la página web).

5 8. DE LOS TIEMPOS DE RESPUESTA. Con el objetivo de mantener actualizada a la comunidad interna y externa a través de nuestro portal web, se estipulan los siguientes tiempos de respuesta ante las solicitudes realizadas: Desarrollo Blog Contenido Soporte a editores TIPO DE PIEZA Portal Web: Sitio con home, páginas internas, secciones, contactos, mapas de ubicación, etc. Creación de mini sitios: Desarrollo hecho dentro de la página actual de la universidad, cuyo contenido comprende información de interés general e imágenes. Landing Page: Un pantallazo con contenido general e imágenes. Nota o artículo con imagen, con posibilidad de insertar video. Actualización de información general de las diferentes áreas dentro de la página web. Actualización de información correspondiente a programa de pregrado, posgrado o educación continuada. Información de interés temporal, con objetivo netamente informativo, a publicarse en el banner del home principal de la página web. Nota importante: Ubicada en la parte superior del home principal de la página web, la nota importante se utiliza para comunicar información relevante ante posibles eventualidades que intervengan en el normal funcionamiento de la Universidad. Soporte para aquellas personas o dependencias que tengan perfil de editores para realizar modificación de contenidos. TIEMPOS DE RESPUESTA 30 días hábiles 15 días hábiles 15 días hábiles 5 días hábiles 6 días hábiles 2 a 30 días hábiles 6 días hábiles Inmediato 5 días hábiles 8.1. De las solicitudes urgentes Pedidos urgentes. Las solicitudes web requeridas de manera urgente deben realizarse a través del formato FR-MP-005, cuya aprobación debe ser avalada por todos los miembros de Consejo Superior.